Automatischer Zahlungsverkehr Kundenkonten (SEPA Lastschriften)

OP-Vorschlag Lastschriften - Programmübersicht

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: OP-Verwaltung / Kundenzahlungen vorschlagen

Programmzweck

Dieses Programm selektiert automatisch die zwischen dem

Erstellungsdatum und dem
Datum des nächsten Zahllaufs

fälligen Offenen-Posten von Kundenkonten für die spätere Erstellung von Zahlungsträgern in Form von Lastschriften bzw. Rücküberweisungen und stellt diese in einem Zahlstapel zusammen.

Der Zahlstapel wird standardmäßig auch gleich in Form einer Zahlungsvorschlagsliste ausgedruckt.

Lastschriften können ausschließlich in Dateiform als SEPA Zahlungsdatei und nicht beleghaft erstellt werden.

Offene-Posten, die sich in einem Zahlstapel befinden, sind für andere Programme, mit denen ebenfalls Offene-Posten bearbeitet werden können, gesperrt wie z. B.: Buchen mit OP-Ausgleich, OP-Ausziffern.

Daher müssen die Zahlstapel nach dem erfolgreichen Erstellen der Zahlungsträger gelöscht bzw. wenn sie nicht weiterverarbeitet wurden, gelöscht und gleichzeitig zurückgesetzt werden Menü: OP-Verwaltung / Zahlungen frei geben.

Nachbearbeitungsmöglichkeiten eines Zahlstapels

Zahlstapel verändern / erweitern

Über das Programm Dialogfreigabe Zahlungen kann der Zahlstapel vor der Erstellung der eigentlichen Zahlungsträger nach Bedarf verändert werden.

Sie können beispielsweise

weitere Konten einfügen oder
bestimmte Offene-Posten wieder entfernen.
Über das Programm Dialogfreigabe Zahlungen kann der geänderte Zahlstapel zur Kontrolle beliebig oft gedruckt werden.
Zahlstapel gleich zu Zahlungsträgern verarbeiten
Über das Programm Allgemeiner Zahlungsverkehr kann der Zahlstapel zu Zahlungsträgern weiterverarbeitet werden.

Nach der Erstellung der Zahlungsträger wird gleichzeitig die automatische Verbuchung durchgeführt.
Zahlstapel wieder zurücksetzen und löschen
Wenn der Zahlstapel nicht zu Zahlungsträgern verarbeitet werden soll, kann er über das Vorlaufprogramm der Dialogfreigabe Zahlungen gelöscht und zurückgesetzt werden.

Voraussetzungen für die Erstellung von SEPA Lastschriften

Über die Programmteile Kundenzahlungen vorschlagen und Zahlungen frei geben können Kundeneinzüge als SEPA Basis- bzw. Firmen-Lastschriften freigegeben werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

In der Zentralen Mandantenverwaltung (ZMIS) wurde innerhalb der Hausbankverwaltung eine gültige Gläubiger ID erfasst
Die Hausbankverbindung wurde mit einer gültigen IBAN und einem SWIFT Code ergänzt (Der SWIFT Code ist nur noch verpflichtend bis 31.01.2014 für inländische Zahlungen und bis 31.01.2016 für grenzüberschreitende Zahlungen)
Die Kundenbankverbindungen wurden mit einer IBAN und einem SWIFT Code ergänzt (SWIFT Code ist für inländische Bankverbindungen nur noch bis 31.01.2014 und für ausländische Schuldnerbankverbindungen bis 31.01.2016 verpflichtend)
Für die Bankverbindung des Kundenkontos wurde ein gültiges SEPA Lastschriftmandat angelegt
Das SEPA Lastschriftmandat enthält ein Signaturdatum
Ferner wird über das Länderkennzeichen der IBAN geprüft, ob ein für SEPA Zahlungen gültiges Land angesprochen wird
Das Kundenkonto darf nicht als Diverses Kundenkonto geschlüsselt sein

Fälligkeitsberechnung bei SEPA Lastschriften

Bei SEPA Lastschriften gibt es die sogenannte, bisherige Fälligkeit bei Sicht nicht mehr, hierbei wurden die Lastschriftdateien von der Bank direkt nach dem Eingang der Zahlungsdatei weiterverarbeitet.

SEPA Lastschriften müssen zwingend mit einem konkreten Fälligkeitsdatum bei der Bank eingereicht werden.

Dabei müssen unterschiedliche Einreichungs-Vorlauftage bei der Dateieinreichung berücksichtigt werden.

Beispielsweise bei SEPA Basis-Lastschriften und einem Ersteinzug: 1 Vorlauftag (zzgl. in der Regel 1 Bearbeitungstag).

Sie als Zahlungsempfänger müssen die SEPA-Lastschriften zum Einzug so einreichen, dass sie dem Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen rechtzeitig vorliegt.

Wenn Sie die Einreichungs-Vorlauftage nicht berücksichtigen, werden die SEPA-Lastschriften i.d.R. von der Bank abgewiesen.

Es gibt in ADDISON zwei unterschiedliche Arten, SEPA Lastschriften zu erstellen:

Variante 1: Bündeln der Rechnungen

Alle Offenen Posten eines Kundenkontos werden zu einer SEPA Lastschrift zusammengefasst. ADDISON ermittelt das frühste mögliche Fälligkeitsdatum aufgrund des SEPA Dateierstellungsdatum und der SEPA Mandatsstammdaten (Mandatsart).
Damit die Pre Notification Pflicht erfüllt wird, sollte hier jedoch dem Schuldner ein Zahlungsavis geschickt werden.

Variante 2: Jede Rechnung einzeln einziehen

Jeder OP eines Kundenkontos wird mit dessen Fälligkeit mit einer separaten SEPA Lastschrift eingezogen. Hierbei werden die Vorlauftage bezogen auf jeden OP berücksichtigt.

Zahlfreigabe bei Variante 1 (bündeln der Rechnungen zu einer SEPA Lastschrift)

Die Programmteile Kundenzahlungen vorschlagen und Zahlungen freigeben berücksichtigen bei dieser Variante die Vorlauftage, die Sie im globalen Bankenstamm erfasst haben.

Wenn Sie dort nichts eingegeben haben, werden von ADDISON für SEPA Lastschriften die nachfolgend aufgeführten Vorlauftage verwendet.

Basislastschriften Einreichung Vorlauftage:

=====Einmal- und Erstlastschrift=====	6 Bankarbeitstage
Folgelastschrift	3 Bankarbeitstage

Seit dem 20.11.2016 gelten folgende Vorlauftage, wenn die Lastschriften mit der Zahlungsdateiversion V 3.0 ausgegeben werden (Einstellung im Zentralen Mandantenstamm / Hausbankverbindungen / Karteikartenreiter SEPA Daten).

Unter der SEPA Dateiversion ist die Beflaggung von Erstlastschriften zudem entfallen.

Folgelastschrift	2 Bankarbeitstage
Einmallastschrift	2 Bankarbeitstage

Firmenlastschriften Einreichung Vorlauftage:

Einmal und Erstlastschrift	2 Bankarbeitstage
Folgelastschrift	2 Bankarbeitstage

Wenn Sie einen automatischen Lastschriftvorschlag erstellen, berücksichtigt das Programm aufgrund der Mandatsstammdaten der Kundenbankverbindung, indem es beispielsweise prüft, ob es sich um eine Einmal-, Erst- oder Folgelastschrift handelt, die notwendigen Vorlauftage und rechnet diese zum Datum nächster Lastschrifteinzug hinzu, damit bei SEPA Lastschriften die Offenen-Posten rechtzeitig eingezogen werden.

OP Vorschlag Lastschriften mit folgenden Daten

Erstellungsdatum	14.11.20xx
Datum nächster Lastschrifteinzug	24.11.20xx
Kundenkonto	Ersteinzug SEPA Basis Lastschrift

Auf das Datum nächster Lastschrifteinzug werden 2 Tage hinzugerechnet (beim nächsten Lastschriftlauf handelt es sich um eine Folgelastschrift, daher sind bei Basislastschriften 2 Vorlauftage anzusetzen - SEPA Dateiversion 3.0) und für die automatische Zahlungsfreigabe werden die OPs somit bis zum 26.11.20xx berücksichtigt.

Sollten in dem Datumsbereich zwischen dem 14.11.20xx und dem 24.11.20xx keine OPs zur Zahlung fällig sein, addiert das Programm auch 2 Vorlauftage dazu, denn dann handelt es sich beim nächsten Lastschriftlauf um eine Erstlastschrift, wo 2 Vorlauftage berücksichtigt werden müssen.

Dateierstellung SEPA Lastschriften bei Bündelvariante

Bei der SEPA Lastschriftdateierstellung werden je Kunde, wenn mehrere Offene-Posten in einem Lastschriftlauf fällig sind, diese zu einer Lastschrift zusammengefasst.

Bei der SEPA Dateierstellung im Programmteil Allgemeiner Zahlungsverkehr werden die Vorlauftage (Bankarbeitstage) zu dem Tagesdatum (Dateierstellungsdatum) hinzugerechnet und als Fälligkeitsdatum innerhalb der einzelnen Lastschriften mitgegeben.

Datum SEPA Lastschrift-Dateierstellung:	14.11.2017
=====Lastschriftfrequenz: Basis Folgelastschrift=====	2 Bankvorlauftage
SEPA Lastschriftfälligkeit	16.11.2017

Splitten von SEPA Lastschriften bei Verwendungszwecküberlauf

Im Firmenstamm der Finanzbuchhaltung können Sie einstellen, dass beim Überlauf des Verwendungszwecktextes eine weitere Lastschrift erstellt wird, damit die Erstellung von einem Zahlungsavis vermieden wird.

Option: Nach Möglichkeit keine Avise drucken (Zahlsätze aufteilen).

SEPA Lastschriften werden, wenn es sich um eine Erstlastschrift handelt, bei dieser Variante generell nicht gesplittet, damit nicht versehentlich Folgelastschriften vor Erstlastschriften bei der Bank eingereicht werden oder bei der Bank aufgrund der Verarbeitungsreihenfolge die Folgelastschriften vor den Erstlastschriften bei der Schuldnerbank eingehen.

Wartefrist für Folgelastschriften

Folgelastschriften dürfen nicht mit einer niedrigeren oder derselben Fälligkeit wie Erstlastschriften bei der Bank eingereicht werden.

Damit Folgelastschriften für eine Schuldnerbankverbindung nicht versehentlich vor Erstlastschriften bei der Bank eingereicht werden, können für eine Schuldnerbankverbindung keine Folgelastschriften frei gegeben werden, solange die Erstlastschrift nicht ausgeführt wurde (Fälligkeitsdatum der Erstlastschrift).

Bei Basislastschriften sind das beispielsweise i. d. R: 2 Bankarbeitstage (SEPA Dateiversion V 3.0) und bei Firmenlastschriften ebenfalls 2 Bankarbeitstage, bzw. je nachdem, wie viele Vorlauftage Sie im globalen Bankenstamm erfasst haben.

Unter der SEPA Dateiversion 3.0 ist die Beflaggung von Erstlastschriften zudem entfallen.

SEPA Lastschrift Zahlfreigabe bei Variante 2 (Einzellastschriften je OP und dessen Fälligkeit erstellen)

Jeder Offener Posten eines Kundenkontos wird mit dessen Fälligkeit durch eine separate SEPA Lastschrift eingezogen. Hierbei werden die Vorlauftage bezogen auf jeden OP berücksichtigt.

Die Offen Posten dürfen maximal ein Fälligkeitsdatum haben, welches 14 Kalendertage in der Zukunft liegt.

Berücksichtigen Sie daher, dass Sie im OP Vorschlag für Kundenkonten im Feld
Tage bis zum nächsten Zahlungslauf maximal 14 Tage eingeben.