Automatischer Zahlungsverkehr Lieferantenkonten (SEPA Überweisungen)

OP-Vorschlag Zahlungen - Programmübersicht

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: OP-Verwaltung / Lieferantenzahlungen vorschlagen

Programmzweck

Dieses Programm selektiert automatisch die zwischen dem

Erstellungsdatum der Zahlungen und dem
Termin des voraussichtlich nächsten Zahllaufs

fälligen Offenen-Posten von Lieferantenkonten.

Die Selektion wird in Form eines Zahlstapels zusammengefasst, aufgrund dessen später die eigentliche Erstellung der Zahlungsträger in Form von Überweisungen, Schecks oder einer Datenträgeraustauschdatei erfolgt (Programm Allgemeiner Zahlungsverkehr). Die erzeugten Zahlstapel werden standardmäßig gleich in Form einer Zahlungsvorschlagsliste gedruckt.

Die Berechnung der Fälligkeit eines Offenen-Posten entscheidet darüber, ob ein OP automatisch zur Zahlung vorgeschlagen wird oder ob er erst beim nächsten Zahlungslauf „an der Reihe“ ist. Dadurch können die gewährten Zahlungsziele der Lieferanten optimal ausgeschöpft werden.

Offene-Posten, die sich in einem Zahlstapel befinden, sind für andere Programme, mit denen ebenfalls Offene-Posten bearbeitet werden können, gesperrt wie z. B.: Buchen mit OP-Ausgleich, OP-Ausziffern.

Daher müssen die Zahlstapel nach dem erfolgreichen Erstellen der Zahlungsträger gelöscht bzw. wenn sie nicht weiterverarbeitet wurden, gelöscht und gleichzeitig zurückgesetzt werden (Vorlaufprogramm Dialogfreigabe Zahlungen)

Nachbearbeitungsmöglichkeiten für einen Zahlstapel

Zahlstapel verändern / erweitern

Über das Programm Dialogfreigabe Zahlungen kann der Zahlstapel vor der Erstellung der eigentlichen Zahlungsträger nach Bedarf verändert werden.

Sie können beispielsweise

weitere Konten einfügen oder
bestimmte Offene-Posten wieder entfernen.
Über das Programm Dialogfreigabe Zahlungen kann der geänderte Zahlstapel zur Kontrolle beliebig oft gedruckt werden.

Zahlstapel gleich zu Zahlungsträgern verarbeiten

Über das Programm Allgemeiner Zahlungsverkehr kann der Zahlstapel zu Zahlungsträgern weiterverarbeitet werden.

Nach der Erstellung der Zahlungsträger wird gleichzeitig die automatische Verbuchung durchgeführt.

Zahlstapel wieder zurücksetzen und löschen

Wenn der Zahlstapel nicht zu Zahlungsträgern verarbeitet werden soll, kann er über das Vorlaufprogramm der Dialogfreigabe Zahlungen gelöscht und zurückgesetzt werden.

OP-Vorschlag Zahlungen – Durchführung

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: OP-Verwaltung / Lieferantenzahlungen vorschlagen

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Erstellungsdatum der Zahlungen

Das Erstellungsdatum der Zahlungen (standardmäßig Tagesdatum) ist das Datum, mit dem der Zahlvorschlag erstellt wird und maßgeblich für die Fälligkeitsberechnung.

Tage bis zum nächsten Zahlungslauf

Hier können die Anzahl Tage eingegeben werden bis der nächste Zahlungslauf gemacht wird. Damit wird dann Datum des nächsten Eingabefeldes voraussichtlicher Termin nächste Zahlungen automatisch berechnet und vorbelegt.

Die vorgegebene Anzahl Tage werden gespeichert und beim nächsten Aufruf des Programms wieder neu vorgeschlagen.

Voraussichtlicher Termin nächste Zahlungen

Das Programm ermittelt in Verbindung mit dem Erstelldatum der Zahlungen und dem voraussichtlichen Termin nächste Zahlungen (standardmäßig Tagesdatum + 10 Tage), ob ein Offener-Posten automatisch zur Zahlung vorgeschlagen wird oder ob er erst bei einem der nächsten Zahlungsläufe berücksichtigt wird.

Beispiel

Fälligkeitsberechnung bei einem Lieferantenkonto, der standardmäßig bei der Zahlung innerhalb von 10 Tagen 3% Skonto gewährt:

Erstelldatum der Zahlungen:	14.11.
Voraussichtlicher Termin nächste Zahlungen:	24.11.
Rechnung 1 vom 06.11.	Skontoabzug möglich bis 16.11.
Rechnung 2 vom 14.11.	Skontoabzug möglich bis 24.11.
Die Rechnung Nr. 1	Wird beim Zahllauf am 14.11. automatisch vorgeschlagen, da sie beim nächsten, vorgesehenen Zahlungslauf, am 24.11., bereits nicht mehr mit Skontoabzug zahlbar ist.
Die Rechnung Nr. 2	Ist am 24.11. immer noch mit Skontoabzug zahlbar, daher wird sie bei dem Zahlungslauf am 24.11. nicht automatisch vorgeschlagen.

Bei Lieferantenkonten, die lt. ihrer Standard-Zahlungskondition rein netto, also ohne Abzug zahlbar sind, wird die Fälligkeitsberechnung ebenfalls entsprechend durchgeführt.

Tage Skontoverlängerung

Die Standard-Skontofälligkeit bei den Lieferantenkonten wird um die Anzahl der Tage verlängert, die Sie hier eingeben.

Beispiel

Standardzahlungskondition des Lieferanten: 10 Tage 3% Skonto, 30 Tage netto Zahlungsziel.

Rechnung 1 vom 04.11. ist mit Skontoabzug zahlbar bis 14.11.

Ab dem 15.11. ist diese Rechnung ohne Abzug bis spätestens zum 04.12. zahlbar.

Am 16.11. wird ein Zahlungsvorschlag (nächster Zahlvorschlag 26.11.) mit 2 Tagen Skontoverlängerung erstellt.

Die vorliegende Rechnung vom 14.11. wird dabei mit 3% Skontoabzug vorgeschlagen.

Ohne die Eingabe der 2 Tage Skontoverlängerung würde die Rechnung bei diesem Zahlungslauf überhaupt nicht vorgeschlagen werden, denn Sie ist eigentlich am 16.11. nicht mehr mit Skontoabzug, sondern nur noch rein netto zahlbar.

Inlandszahlungen freigeben

Bei der Selektion für die automatische Zahlfreigabe werden nur Lieferantenkonten, die mit der Zahlungsart Überweisung oder Scheck geschlüsselt wurden, freigegeben.

Auslandszahlungen freigeben

Es werden nur Lieferantenkonten, die mit der Zahlungsart Auslandszahlung geschlüsselt wurden, freigegeben.

Skontoabzug bei Gutschriften

Wenn Gutschriften, die nicht einer Rechnung zugeordnet sind (alleinstehende Gutschriften) ebenfalls um den Skonto laut Standard-Zahlungsschlüssel des Lieferanten vermindert werden sollen, muss diese Funktion aktiviert werden.

Konten mit Sollsaldo berücksichtigen

Lieferantenkonten mit Sollsaldo (Guthaben) werden standardmäßig von diesem Programm nicht berücksichtigt und aussortiert, außer Sie aktivieren diese Funktion. Es werden dann jedoch nur Zahlungen für den Lieferanten frei gegeben, wenn die fälligen OPs zusammen einen Habensaldo (Zahlung) ergeben.

Bei fälligem Sollsaldo Gutschriften ignorieren

Diese Option sortiert bei Lieferanten, deren fälliger OP Saldo im Soll steht (Guthaben) die Gutschriften und Anzahlungen, die unter einer eigenständigen Belegnummer gebucht sind, aus.

Somit werden nur die fälligen Rechnungen zur Zahlung frei gegeben werden. Die aussortieren Gutschriften / Zahlungen werden dabei auf dem Protokoll zum ZVK protokolliert.

Diverse Konten berücksichtigen

Lieferantenkonten, mit dem Kennzeichen Diverses Konto im Lieferantenstamm können wahlweise vom Zahlvorschlag ausgeschlossen werden.

Verbandsregulierung (nur Konten mit Verband)

Siehe Kapitel: OP-Vorschlag Zahlungen mit Verbandsregulierung.

Regulierungskonto:

Hier können Sie für den Zahlungsverkehr mit Verbandsregulierung ein oder mehrere Hauptlieferanten vorgeben.

Die Hauptlieferanten geben Sie mit Komma getrennt ein.

Auch die Angabe von einem Kontenbereich ist möglich, beispielsweise: 90500-90550.

Bitte beachten Sie, wenn Sie ein Regulierungskonto vorgegeben haben, dann werden nur Lieferantenkonten beim Zahlvorschlag berücksichtigt, denen innerhalb der Lieferantenkontenstammdaten ein Hauptlieferant (Regulierungskonto) zugeordnet wurde.

Drucken der erstellten Zahlstapel

Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird der Zahlstapel in Form einer Zahlungsvorschlagsliste sofort gedruckt. (Listenmanager)

Druck sortieren nach Empf. Bezeichnung

Die Konten werden auf der Zahlungsvorschlagsliste nach Kontobezeichnung 1 (Nachname/Firmenname) sortiert.

Name Konto nach Seitenwechsel nochmals drucken

Wenn die freigegebenen Offenen-Posten eines Lieferantenkontos auf der Folgeseite gedruckt werden, werden beim Aktivieren dieser Option der Lieferantenkontoname und die Bankverbindungsdaten erneut geduckt.

SBA REB Freizeichner andrucken

Auf der Zahlungsvorschlagliste der Lieferantenkonten können Sie den Namen des Freizeichners aus dem SBA REB in der Hinweisspalte optional andrucken lassen.

Erfolgte die Freigabe für den Zahlungsverkehr im SBA REB durch mehrere Freizeichner, werden alle Freizeichner entsprechend in der Hinweisspalte aufgeführt.

Wurde ein Beleg trotz Ablehnung verbucht, so ist dies auch in der Hinweisspalte ersichtlich.

Diese Information wird vom Rechnungseingangsbuch (REB) an der Rechnungsbuchung als Buchungsnotiz gespeichert.

Voraussetzung dafür ist, dass vor dem Verbuchen des Belegs das Genehmigungsverfahren (Workflow) für den Beleg im SBA REB abgeschlossen wurde.

Mit Anwendung der neuen Variante Verbuchen vor dem Starten eines Workflows (möglich seit DVD 3/2017) erfolgt keine Übernahme dieser Daten in das Buchungsnotizfeld.

Bankverbindungen und Limits

Hier werden die ersten 3 Hausbankverbindungen aus der zentralen Mandantenverwaltung vorgeschlagen und können bei Bedarf geändert werden. Wenn Sie bei den Hausbanken (Registerkarte ADDISON Banking, Fibu-Konto) das entsprechende Fibu Sachkonto (nicht Verrechnungskonto) zugeordnet haben, wird hier der aktuelle Banksaldo angezeigt.

Je Bank kann ein Limitbetrag, der Betrag der maximal pro Bank gezahlt werden soll, vorgegeben werden. Übersteigt die Summe der Überweisungen/Schecks diesen Betrag, wird zur nächsten Bank gewechselt. Fremdwährungsbeträge werden zum Kurs der Rechnung in EUR umgerechnet und vom Limit herunter gerechnet.

Sind die Limitbeträge aller Banken ausgeschöpft, werden die Lieferanten, die keiner Bank mehr zuordenbar waren, in einem separaten Protokoll aufgeführt (Listenmanager). Für jede Hausbankverbindung wird ein eigener Zahlstapel angelegt.

OPs (Eingrenzung der Offenen-Posten)

Alle

Es werden alle fälligen Offenen-Posten zur Zahlung vorgeschlagen.

Nur skontierfähige

Es werden nur die mit Skontoabzug zahlbaren Offenen-Posten vorgeschlagen.

Nur netto fällige

Es werden nur netto fällige Offenen-Posten (ohne Abzug zahlbare) vorgeschlagen.

Abw. Sortier-Sl berücks

Mit dieser Funktion wird der abweichende Sortier-SL, den Sie beispielweise im Buchungsprogramm (F9 Buchungszusatzdaten) je OP erfassen können, berücksichtigt, wenn Sie den Zahlvorschlag nach Sortierschlüssel erstellen lassen. Damit können Sie beispielsweise den OPs projektbezogene Sortier-Sl zuordnen, und dann eine projektbezogene Zahlung vornehmen.

Wenn Sie die neue Option aktivieren, wird automatisch je Sortier-SL ein eigener Zahlstapel angelegt.

Schaltfläche Filterung

Die Schaltfläche Filterung steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie in den Stammdaten freie Felder definiert haben.

Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Produktdokumentation Freie Felder.

Zahlungsart

Überweisung

Beim Inlandszahlungsverkehr werden nur Lieferanten mit der Zahlungsart Überweisung berücksichtigt.

Scheck

Beim Inlandszahlungsverkehr werden nur Lieferanten mit der Zahlungsart Scheck berücksichtigt.

Zahlungsart von OP berücksichtigen bei Konten ohne Zahlungsart

Wenn Sie diesen Check aktivieren, werden zusätzlich Lieferantenkonten und deren Offene-Posten bei OP-Vorschlag berücksichtigt, bei denen keine feste Zahlungsart im Kontenstamm zugeordnet ist. Dabei werden nur Offene-Posten frei gegeben, bei denen eine Zahlungsart direkt beim Offenen-Posten gesteuert wurde.

Die Zahlungsart können Sie im Buchungsprogramm über F9 Buchungszusatzdaten erfassen.

Zahlungsart von OP berücksichtigen bei Konten mit Zahlungsart

Wenn Sie diesen Check aktivieren, werden die Offenen-Posten nicht aufgrund der fest hinterlegten Zahlungsart beim Lieferantenkonto freigegeben, sondern mit der bei den Offenen-Posten hinterlegten Zahlungsart. Die Zahlungsart können Sie im Buchungsprogramm über F9 Buchungszusatzdaten erfassen.

Hinweis: Für Auslandszahlungen muss die Zahlungsart im Kontenstamm hinterlegt sein.

Allgemeines / Besonderheiten

Bankverbindungen je Offenen Posten separat berücksichtigen

Über das Buchungsprogramm können Sie für Offenen Posten über die Buchungszusatzdaten (F9) eine Bankverbindung erfassen je OP erfassen.

Diese wird dann automatisch vom Zahlungsverkehr für die Lastschrifterstellung bzw. für die Überweisungserstellung verwendet. Die Bankverbindung des Offenen-Postens hat Vorrang gegenüber der Bankverbindung, die im Kunden- oder Lieferantenkonto hinterlegt wurde.

Somit können Sie künftig beispielsweise 2 Rechnungen von einem Lieferanten in einem Zahlungslauf an 2 unterschiedliche Bankverbindungen des Lieferanten überweisen.

Besonderheiten, wenn Bankverbindungen am Offenen-Posten erfasst wurden

Lieferantenkonto OPs mit Kunden OPs verrechnen

Wenn im Lieferantenstamm eine Kundenkontonummer in dem Feld Verrechnen mit Kundenkonto eingetragen wurde, wird für alle fälligen Offenen Posten die Bankverbindung verwendet, die im Lieferantenstamm hinterlegt wurde, unabhängig davon, ob bei den einzelnen OPs eine abweichende Bankverbindung erfasst wurden.

Rücküberweisungen beim Lastschriftlauf

Wenn beim Lastschriftlauf die Zahlsumme der fälligen Offenen-Posten negativ ist, d.h. einen Habensaldo ergibt, und Sie aktiviert haben, dass in so einem Fall automatisch Rücküberweisungen erstellt werden sollen, dann wird die Rücküberweisung mit der Bankverbindung, die Sie im Kundenstamm hinterlegt haben erstellt und die abweichenden Bankverbindungen der Offenen-Posten werden dabei nicht beachtet.