BBS einrichten

Vorbereitungen

Die Arbeitsorganisation (insbesondere die Zuständigkeiten der Mitarbeiter) ist bestimmend für die Eigenschaften von Benutzern und Gruppen innerhalb von BBS. Sie sollten nur so viele Benutzer und Gruppen einrichten, wie nötig, damit die Übersicht gewahrt bleibt.

Achten Sie auf folgende Punkte:

Wird es einen oder mehrere Systemverwalter geben?
Wird nur ein Kennwortschutz gewünscht? Wenn ja, können Sie die weiteren Punkte ignorieren.
Werden einzelne Projekte (Anwendungen) von bestimmten Mitarbeitern bearbeitet?
Werden Teile einer Anwendung von bestimmten Mitarbeitern bearbeitet?
Existieren Nummernkreise für Mandanten und werden einzelne Nummernkreise von bestimmten Mitarbeitern bearbeitet?
Gibt es sensible Bereiche, die nur von dafür autorisierten Mitarbeitern bearbeitet werden dürfen?

Nach Klärung der o.g. Punkte können Sie die erforderlichen Benutzer und Gruppen einrichten.

Szenarien für die Rechtevergabe

Beachten Sie bei der Rechtevergabe, dass

sich die Rechte eines Benutzers aus der Summe der Rechte aller Gruppen, in denen er Mitglied ist, ergeben und
bei Mandantensperren die Summe aller Sperren gilt.

Eine Besonderheit bildet das Projekt „ADDISON“. Es muss grundsätzlich freigegeben werden, damit sich ein Benutzer überhaupt bei der ADDISON Software anmelden kann.

Zudem sind Mandantensperren im Projekt „ADDISON“ möglich (Generalsperren), d.h. dass diese unabhängig von den Mandantenrechten in anderen Projekten wirken. Ein Mandant, der im Projekt „ADDISON“ gesperrt ist, kann in keinem Projekt bearbeitet werden.

Einfacher Kennwortschutz für Fremdsoftware

Wenn lediglich ein Schutz gegen Datenbankzugriffe aus Fremdsoftware gewünscht wird, besteht kein Handlungsbedarf.

Falls Sie Ihre Datenbank bereits autorisiert haben, können Sie BBS für die ADDISON Software deaktivieren. Dazu darf die Option „Diese Datenbank mit BBS schützen“ unter „Optionen/Einstellungen“ nicht aktiviert sein.

Der Schutz gegen Zugriffe von Fremdsoftware bleibt trotzdem erhalten (Stichwort „Autorisierung“).

Einfacher Kennwortschutz für die ADDISON Software

Wenn lediglich ein Kennwortschutz für die ADDISON Software gewünscht wird, bei dem alle Benutzer die gleichen Rechte haben, müssen Sie keine Gruppen einrichten. Sie müssen lediglich einen oder mehrere Benutzer einrichten, die per Vorgabe Mitglieder der Gruppe STANDARD mit allen Rechten sind.

Es ist nicht notwendig, für jeden Mitarbeiter einen eigenen Benutzer einzurichten. BBS erlaubt das mehrmalige Anmelden unter gleichem Namen.

Mitarbeiterbezogene Rechtevergabe

Hierbei steht der einzelne Mitarbeiter im Mittelpunkt. Dazu müssen Sie für jeden Benutzer eine eigene Gruppe einrichten, in der nur der betreffende Benutzer Mitglied ist. Dies ermöglicht Ihnen, für jeden Benutzer individuelle Projektrechte (sowohl für Attribute als auch für Mandanten) zuzuordnen.

Beachten Sie, dass Sie Mandanten generell für alle Projekte sperren können, indem Sie die Sperren im Projekt „ADDISON“ vergeben.

Arbeitsgruppenbezogene Rechtevergabe

Hierbei stehen Tätigkeiten einzelner Arbeitsgruppen im Mittelpunkt. Dazu müssen Sie Gruppen für bestimmte Arbeitsgebiete einrichten und diese den jeweiligen Mitarbeitern (Benutzern) zuordnen. Dies ermöglicht Ihnen, mehreren Benutzern rasch die gleichen Rechte innerhalb einer Arbeitsgruppe zuzuordnen.

Ferner können Sie unterschiedliche (Projekt-) Gruppen für verschiedene Nummernkreise (Mandantensperren) einrichten.

Beachten Sie, dass Sie Mandanten generell für alle Projekte sperren können, indem Sie die Sperren im Projekt „ADDISON“ vergeben.

Umsetzung

Nachdem Sie geklärt haben, welche Zugriffe Sie erlauben bzw. sperren wollen, müssen Sie anhand der BBS-Anwendung BBS-Benutzer/BBS-Gruppen hinzufügen und ggf. Grundeinstellungen ändern.

Führen Sie die folgenden Schritte mit dem zuständigen Systemadministrator durch:

Ändern Sie zu Ihrer eigenen Sicherheit das Kennwort des Benutzers ADMIN (es lautet standardmäßig service, wobei auch die Groß-/Kleinschreibung von Bedeutung ist). Den Dialog zum Ändern des Kennworts erhalten Sie, indem Sie den Benutzer ADMIN auswählen und im Kontext-Menü Kennwort ändern wählen.
Richten Sie zu ihrer eigenen Sicherheit einen weiteren Administrator ein. Dieser ermöglicht Ihnen den Zugang zum System, falls Sie das Kennwort vom Benutzer ADMIN vergessen.
Legen Sie die Eigenschaften der Gruppe STANDARD fest: geben Sie z.B. nur die Projekte ADDISON und ZMIS frei. Wenn Sie bestimmte Mandanten von vornherein von der Bearbeitung ausschließen wollen, sperren Sie diese im Projekt ADDISON (Generalsperren).
Richten Sie die erforderlichen Gruppen mit den jeweiligen Rechten ein. Dabei können Sie auch bereits vorhandene Gruppen kopieren und entsprechend abändern (Rechtevergabe).
Richten Sie die Benutzer ein und weisen Sie diese den Gruppen zu. Verwenden Sie ein Kennwort, unter dem sich die Mitarbeiter zunächst anmelden können. Auch hier können Sie die Kopierfunktion nutzen, wenn mehrere Benutzer gleiche/ähnliche Eigenschaften haben sollen.
Autorisieren Sie jetzt die Datenbank. Da ab dem Zeitpunkt der Autorisierung stets ein Login erforderlich ist, sollten bis dahin möglichst alle Benutzer eingerichtet worden sein.
Erzeugen Sie einen Report mit Benutzer- und Gruppeninformationen.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Einführung von BBS und weisen Sie sie auf die Möglichkeit hin, das Kennwort beim Login zu ändern (das Kennwort sollte aus Sicherheitsgründen nicht gleich lauten wie der Benutzername). Weisen Sie darauf hin, dass bei der Kennworteingabe auch die Groß-/Kleinschreibung von Bedeutung ist.

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