Bearbeitung

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Importieren der Kontoauszüge

Programmstart

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

Erfassung weitere / ADDISON Banking / Baummenü Eintrag Kontierungsimport / Registerkarte Importdatei

Anpassung Seitenbereich

Der Seitenbereich wurde an die neuen Symbole angepasst und Teile der Toolbar in den Seitenbereich verlagert.

SEPA-fähig

Alle bestehenden Banking-Importvarianten wurden für den Import mit SEPA-Informationen (IBAN, SwiftBIC) angepasst.

Das bedeutet, sofern ihr Konto auf ein SEPA-Konto umgestellt wird, können die Kontoauszüge importiert werden.

(Umsatz.txt, MT940.txt)

PayPal Kontoumsätze

Über den Import PayPal können Kontoumsätze von PayPal-Konten importiert und verarbeitet werden.

Voraussetzung

Es können nur PayPal-Kontoumsätze verarbeitet werden, die mit dem Multicashprogramm exportiert wurden.

Hier wurden für den Export ADDISON individuelle Anpassungen vorgenommen, die die Verbuchung der PayPal-Gebühren betreffen.

Diese Schnittstelle ist in allen Versionen windata professional 8 ab der Version 8.5.0.43 enthalten.

Der Bezug von windata professional 8 erfolgt ausschließlich über:

windata GmbH & Co.KG Herrenstraße 18 88353 Kißlegg Postfach 11 18 88349 Kißlegg Deutschland Telefon (0 75 63) 18 01-0 Telefax (0 75 63) 18 01-79

[mailto:[email protected] [email protected]]  [http://www.windata.de/ www.windata.de]

Einrichtung PayPal-Konto in Windata

Die Einrichtung des PayPal-Kontos erfolgt über den Bereich PayPal / PayPal-Konten / Neu

Nähere Informationen zur Einrichtung eines PayPal-Kontos stehen Ihnen über die -Schaltfläche zur Verfügung.

Fiktive Bankverbindung

Für den Import nach ADDISON ist es zwingend notwendig den PayPal-Umsätzen eine entsprechende (fiktive) Bankverbindung voranzustellen.

Diese Bankverbindung ergänzen Sie im folgenden Dialog:

Export aus windata

Den Export der PayPal Kontenumsätze aus windata starten Sie über das Gruppenmenü Import/Export.

Hier wählen Sie bitte Exportieren aus.

Im folgenden Dialog Exportieren wählen Sie bei Zu exportierenden Daten PayPal-Umsätze und beim Exportformat PayPal-ADDISON aus.

Über die Weiter-Schaltfläche setzen Sie den Export fort.

Im folgenden Dialog wählen Sie das zu exportierende PayPal-Konto und den gewünschten Zeitraum der Umsätze aus.

Über die Weiter-Schaltfläche setzen Sie den Export fort.

Wählen Sie im Dialog Speichern unter einen Speicherort der PayPal-Kontoumsätze aus und starten den Export über die OK-Schaltfläche.

Nach Beendigung des Exportes erhalten Sie die folgende Meldung mit dem Hinweis auf die Anzahl der exportierten Datensätze.

Aufruf der Regelverwaltung über die Toolbar

Bei der Auswahl der Banking Importdateien steht nun über die Toolbar die Regelverwaltung der Mandantenregeln zur Verfügung.

Die Bereiche Erweiterte Ansichten und Kopieren in Zwischenablage sind hier deaktiviert.

Buchungsstapel

Buchungsstapelbezeichnung, die beim Import verwendet wird.

Ein automatisch erzeugter Buchungstext wird bereits vorgeschlagen.

Dieser kann geändert werden.

Schaltfläche Pfade

• Konfigurationsdatei

Hier tragen Sie bitte die entsprechende Konfigurationsdatei (MT940.cfg, Umsatz.cfg oder DTAUS.cfg) mit vollständiger Pfadangabe ein. Diese ist abhängig von dem Dateityp, den Sie einlesen möchten.

Wenn eine Bankdatei im MT940-Format eingelesen wird, tragen Sie bitte MT940.cfg ein. Die Datei liegt standardmäßig im Verzeichnis LW:\ZMIS\Import\Fibu.

Wenn eine Bankdatei im Format Umsatz.txt eingelesen wird, tragen Sie bitte Umsatz.cfg ein. Die Datei liegt standardmäßig im Verzeichnis LW:\ZMIS\Import\Fibu.

Wenn eine Bankdatei im DTAUS-Format eingelesen wird, tragen Sie bitte DTAUS.cfg ein. Die Datei liegt standardmäßig im Verzeichnis LW:\ZMIS\Import\Fibu

• Importpfad

Hier geben Sie bitte den Namen des Verzeichnisses an, in dem die zu importierende Bankdatei angelegt wurde. Geben Sie bitte nur den Dateipfad ohne Dateinamen an.

Wenn eine Datei von einem Multicash-Programm erstellt wird, dann heißt diese Datei i.d.R. immer Umsatz.txt.

Wenn eine Bankdatei im MT940-Format eingelesen wird, wechseln die Dateinamen oftmals mit jedem Abruf. Standardmäßig heißen die Dateien: STAxxxxx.STA. Diese Dateien besitzen eine fortlaufende Nummer, die bei jedem Abruf hochgezählt wird.

Das Programm prüft das komplette Verzeichnis nach Dateien im vorgegebenen Format anhand der Konfiguration.

• Aufteilung der Ursprungs Kontoauszugsdatei

Die ursprüngliche Kontoauszugsdatei, die auch Daten mehrerer Mandanten enthalten kann, wird beim Aufruf von ADDISON Banking immer automatisch in ein Unterverzeichnis kopiert und dabei aufgeteilt.

Beispiel:

Sie haben in ADDISON Banking als Importpfad das folgende Verzeichnis zugeordnet und Ihre Kontoauszugsdatei aus dem Bankverzeichnis dorthin kopiert/exportiert:

C:\Bankexporte\Umsatz.txt

Beim Aufruf von ADDISON Banking wird die Umsatz.txt in folgendes Unterverzeichnis verschoben und dabei aufgeteilt.

*C:\Bankexporte\Umsatz*

Bei Dateien im MT940 Format heißt das Verzeichnis

*C:\Bankexporte\Swift*

Dabei wird für jede Hausbankverbindung und neuen Buchungsmonat eine separate Datei angelegt:

Der Dateiname ist wie folgt aufgebaut:

60070070_24242424_1105_03032006_091313_0.txt

BLZ – Bankkontonummer – Buchungsmonat [MMJJ] – Datum der Dateierstellung – Uhrzeit - fortlaufende Nummer.

Für einen Buchungsmonat kann es auch mehrere Dateien geben, wenn der Abruf der Kontoauszüge beispielsweise täglich gemacht wird.

Prüfung des Importpfades

Steht der bisher für den Import verwendete Importpfad aktuell nicht zu Verfügung, dann erhalten Sie die folgende Hinweismeldung.

Die bisherige Pfadangabe bleibt nun bestehen und wird nicht durch einen systemseitigen Standardpfad ersetzt.

Importdatum von / bis

Das Importdatum wird bei allen Bankingimportvarianten mit den Datumsinformationen der zu importierenden Bankingdatei(en) vorbelegt.

Ausnahme:

• Rechenzentrumskontierungsimport

Hier gibt es nur 1 Importdatei pro Monat

Bisher wurde als Zeitraum immer die aktuelle Buchungsperiode vorgeschlagen.

Kontenliste

Über dieses Eingabefeld geben Sie die Bankverbindung ein, für die Sie Kontoauszüge importieren möchten. Dazu tragen Sie die Sachkontonummer ein, die Sie in ZMIS bei der betreffenden Hausbankverbindung zugeordnet haben. Sie können auch mehrere Sachkonten (aller Hausbankverbindungen) vorgeben.

Wenn Sie hier nichts eingeben, schlägt Ihnen das Programm automatisch die Sachkontonummern aller Hausbanken aus ZMiS vor.

Liste Bankkontoauszugs-Dateien

Hier werden die im Importverzeichnis verfügbaren Kontoauszugsdaten angezeigt. Der Import kann über die folgenden Einstellungen erweitert oder eingeschränkt werden.

• Importdatum von bis
• Sachkontonummer der Bank aus dem Feld Kontoliste
• Check Komplette Datei einlesen (Karteikartenreiter Bankkonto)
• Auszugsdatum (bei Hausbankverbindung in ZMIS)
  bereits importierte Bankkontoauszüge werden hier nicht mehr zum Import angeboten, auch wenn Sie über den Export aus einem Multi cash-Programm erneut zur Verfügung gestellt werden.

Durch das selektive Einlesen können Sie bestimmen, wann Sie einen Kontoauszug einlesen und automatisch kontieren lassen.

In Sicherungsverzeichnis

Der Datenpfad für das Sicherungsverzeichnis kann auf dem Karteikartereiter Sicherung vorgegeben werden.

Beim Import werden die Kontoauszugdateien automatisch gesichert, wenn ein Sicherungspfad vorgegeben wurde. Die nachfolgend beschriebenen Schaltflächen dienen zur manuellen Verwaltung der Kontoauszugsdateien.

• Schaltfläche Kopieren

Kopiert ausgewählte Kontoauszugsdateien in das Sicherungsverzeichnis.

• Schaltfläche Verschieben

Verschiebt ausgewählte Kontoauszugsdateien in das Sicherungsverzeichnis.

• Schaltfläche Löschen

Löscht ausgewählte Kontoauszugsdateien.

Import starten

Zum Import selektieren Sie bitte einen oder mehrere Bankkontoauszüge einer oder mehrerer Bankverbindungen aus dem Vorlauf.

Den Import starten Sie über das Symbol in der Toolbar.

Eine Vorschau der zu importierenden Daten erhalten Sie über die Schaltfläche.

Auswahl Buchungskreis

Der Import der Kontoauszugsinformationen kann nun über die Auswahl Buchungskreis in zuvor definierte Buchungskreise importiert werden.

Wurde in den Banking-Regeln bereits Buchungskreise einzelnen Buchungen zugeordnet, so haben diese Einstellungen Vorrang gegenüber der getroffenen Auswahl im Importvorlauf.

Die Buchungskreisauswahl steht bei allen Banking Importvarianten zur Verfügung.

Import Zahlungssysteme

Zahlungssysteme, wie z.B. Paypal, Kreditkarten oder PayOne stellen Ihren Kunden die Kontoauszüge auch als CSV-Datei zur Verfügung.

Diese Kontoauszüge können konfiguriert und anschließend mit der Banking-Funktionalität importiert werden.

Im Vorlauf ist hierzu eine Sachkontonummer (z.B. Fibukonto von Paypal) vorzugeben.

Die Kontoauszüge werden dann entsprechend den Bankkontoauszügen angezeigt, können als Vorschau angezeigt oder auch importiert werden.

Konfiguration

Die Konfiguration der verschiedenen Zahlungssystemdateien erfolgt in der AsciiKontierung.cfg.

Diese Datei befindet sich im ADDISON-Installationsverzeichnis unter Import\Fibu.

Für die Konfiguration der entsprechenden Zahlungssysteme sollte jeweils eine eigene Konfigurationsdatei erstellt werden.

Dazu kann die AsciiKontierung.cfg kopiert und dann umbenannt werden z.B. Paypal.cfg oder Visa.cfg.

Konfiguration

!Finanzbuchhaltung addison banking image61.png

Für den Import von Kontoauszügen aus dem PayPal Portal können Sie die paypal-banking.cfg verwenden.

Diese Datei befindet sich im ADDISON-Installationsverzeichnis unter Import\Fibu.

Einstellungen:

Trennzeichen

Unter der Sektion [Format] konfigurieren Sie das in der Datei verwendete Trennzeichen (z.B.; , /) mit dem folgenden Eintrag:

• UmsatzTrennzeichen=; (Spaltentrenner)
• Symbolgruppe=. (Tausendertrennzeichen Beträge)

Importfelder

Unter der Sektion [Dateikuerzel] sind die folgenden Felder mit der entsprechenden Spaltennummer zu versehen:

[Dateikuerzel]

Belegdatum=

Buchungsdatum=

Betrag=

Vwz1=

Vwz2=

Vwz3=

Vwz4=

Vwz5=

Vwz6=

Beleg2=

Waehrungskuerzel=

SollHaben=

IdNummer=

;Inhaber=

;Beleg1=

;Beleg2=

Mussfelder

Die folgenden (Muss)Felder sind zwingend mit der entsprechenden Spaltennummer aus der Importdatei zu belegen:

• Belegdatum
• Buchungsdatum
• Betrag
• VWZ1
• IdNummer

Bei der IdNummer wählen Sie bitte eine Spalteninformation, die eine eindeutige Zuordnung der Umsätze gewährleistet z.B. die Spalte Kreditkartennummer bei Umsätzen von Kreditkartenbetreibern oder z.B. die Spalte An E-Mail-Adresse bei PayPal Umsätzen.

BelegNr.1, BelegNr.2 und Inhaber

Das Beleg1 und BelegNr.2 Feld und der Inhaber (Absender) können in der paypal-banking.cfg konfiguriert werden.

• Die Aktivierung erfolgt in der paypal-banking.cfg durch die folgenden Einträge in der Sektion [Dateikuerzel]

Beleg1= z.B 15 (für die gewünschte Spalte Nr. 15)

Beleg2= z.B 15 (für die gewünschte Spalte Nr. 15)

Inhaber= z.B 15 (für die gewünschte Spalte Nr. 15)

Spaltennummerierung

Bei der Spaltennummerierung gilt es folgende Besonderheit zu beachten:

Die Spalten werden von vorn 0 basierend durchgerechnet

(1. Spalte= 0, 2. Spalte = 1 ... n. Spalte = n

Abruf aus Paypal

Für den Abruf der Kontoauszugsdatei melden Sie sich im Webbrowser in Ihrem PayPal Konto an.

Kontoauszug herunterladen

Zum Abruf der PayPal Kontoauszugsdaten wechseln Sie auf den Reiter Mein Konto.

Wählen Sie hier Kontoauszug | Kontoauszugs herunterladen aus

PayPal altes Design

Zeitraum wählen

Wählen Sie nun unter spezifischen Datumsbereich den gewünschten Zeitraum aus.

Format wählen Abgeschlossene Zahlungen (kommagetrennt)

Stellen Sie unter Format wählen das Format Abgeschlossene Zahlungen (kommagetrennt) ein.

Anschließend klicken Sie auf Kontoauszug herunterladen

PayPal neues Design

Wechseln Sie in den Bereich Aktivitäten und anschließend auf Transaktionsliste

Zeitraum wählen

Wählen Sie nun unter spezifischen Datumsbereich den gewünschten Zeitraum aus.

Format wählen Abgeschlossene Zahlungen (kommagetrennt)

Stellen Sie unter Format wählen das Format Abgeschlossene Zahlungen (kommagetrennt) ein.

Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Herunterladen

Als Ergebnis erhalten Sie eine Datei Herunterladen.csv

Bankkonto Zuordnungen

Programmstart

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

Erfassung weitere / ADDISON Banking / Baummenü Eintrag Kontierungsimport / Registerkarte Bankkonto

Letzte Auszugsnummer ignorieren

Beim Einlesen der Kontoauszüge erfolgt keine Prüfung, ob der Kontoauszug bereits importiert wurde.

Generiere die letzte Auszugsnummer aufgrund des Buchungsdatums

Wird keine Kontoauszugsnummer von der Bank mitgeliefert, kann das Auszugsdatum als Kontoauszugsnummer generiert werden. Anhand dieses Datums erfolgt dann die Prüfung auf doppeltes Einlesen.

Nachbearbeitung aller Kontoumsätze

Darüber besteht die Möglichkeit, jede Buchung anzuwählen. Ist dies nicht gecheckt werden nur die nicht kontierten Buchungen angesprungen (Buchungen mit Stopp- und Ausrufezeichen).

komplette Datei einlesen

Wenn Sie diesen Check aktivieren, werden alle Kontoauszugsdaten, auch die der anderen Mandate, in der Kontoauszugsauswahl auf dem 1. Karteikartenreiter angezeigt. Dadurch ist auch ein mandantenübergreifender Import möglich.

Mandantenbezogene Importverzeichnisse beim Splitting erzeugen

Beim Öffnen der Banking Importe werden, wie bisher, die Importdateien im Importverzeichnis gelesen und gesplittet. Das Zielverzeichnis ist aber nicht mehr das Verzeichnis swift ,umsatz oder camt, sondern die Verzeichnisse swift, umsatz oder camt/{MandantenNummer}.

Die Aktivierung steht beim ADDISON Banking für die Importe

• Umsatz.txt und
• mt940 (sta-Dateien)
• CAMT Kontierungsimport ) zur Verfügung

Die Zuordnung der Mandantennummern erfolgt anhand der in ZMIS hinterlegten Bankverbindungen der jeweiligen Mandanten.

Achtung:

• Wenn das mandantenbezogene Splitting aktiviert wurde, dann ist dies bei allen anderen Mandanten, die auf dasselbe Importverzeichnis und Importvariante (mt940 oder umsatz.txt) zugreifen, ebenfalls manuell zu aktivieren
• Soll das Splitting wieder deaktiviert werden, so müssen die Importdateien aus den einzelnen Mandantenordner in das ursprüngliche Importverzeichnis zurückkopiert werden.

Beispiel:

Ordner 0

Im Odner 0 werden alle Bankverbindungen aufgeführt, die in der zu Importierenden Datei vorhanden sind, für die es aber keine Zuordnung zu einem Mandanten in ZMIS gibt.

Beim Starten / Reiterwechsel wird geprüft, ob Banking Dateien aus dem 0-Verzeichnis in Mandantenverzeichnisse verschoben werden können.

Kontozuordnungen

Programmstart

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

Erfassung weitere / ADDISON Banking / Baummenü Eintrag Kontierungsimport / Registerkarte Kontozuordnung

Programmzweck

Vorgabe spezieller Konten für Einnahmen bzw. Ausgaben für Mandanten ohne Personenkonten oder ohne OP-Verwaltung.

Gegenkonto für Einnahmen

Handelt es sich um eine Einnahme, die nicht zugeordnet werden konnte, kann hierfür eine Kontonummer hinterlegt werden. Alle nicht zuordenbaren Einnahmen werden dann auf diesem Konto gebucht und mit einem Ausrufezeichen zur Nachbearbeitung versehen.

Dies bietet sich bei kleineren Mandanten an, die ohne OP-Verwaltung bearbeitet werden.

Kost1/Kost2

Die zugeordneten Kostenstellen werden in dieser Buchung mit abgestellt.

Gegenkonto für Ausgaben

Handelt es sich um eine Ausgabe, die nicht zugeordnet werden konnte, kann hierfür eine Kontonummer hinterlegt werden. Alle nicht zuordenbaren Ausgaben werden dann auf diesem Konto gebucht und mit einem Ausrufezeichen zur Nachbearbeitung versehen.

Dies bietet sich bei kleineren Mandanten an, die ohne OP-Verwaltung bearbeitet werden.

Kost1/Kost2

Die zugeordneten Kostenstellen werden in dieser Buchung mit abgestellt.

Wenn kein OP gefunden, dann auf Differenzenkonto buchen

Wird ein Personenkonto nach Bezeichnung oder Bankverbindung erkannt und es ist auf diesem kein Offener-Posten vorhanden, so wird die Buchung gegen das Differenzenkonto gebucht.

Bei Erkennung Lieferant auf Differenzenkonto buchen

Wird ein Lieferant erkannt, nach Bezeichnung oder Bankverbindung, wird in diesem Fall kein Vorschlag erzeugt.

Rücküberweisung von Kunden nicht kontieren

Wird bei einem Zahlungsausgang ein Kundenkonto erkannt, wird in diesem Fall kein Vorschlag erzeugt.

Nur auf Differenzenkonto buchen

Die gesamte automatische Erkennung wird ausgeschaltet. Die Belege werden nur importiert und gegen das Differenzenkonto gebucht.

Automatisch Behandlung Rücklastschriften

Im Banking Programm besteht die Möglichkeit Rücklastschriften gesondert zu behandeln.

Dies bietet sich vor allem für Unternehmen an, die jährlich 1-mal eine Lastschrift im Privatkundenbereich durchführen.

Hier kommt es sehr häufig vor, dass Lastschriften platzen, da die Bankverbindungen ungültig sind, Konten nicht gedeckt sind, falsche Bankverbindungen gemeldet wurde usw.

Optional kann im Banking Vorlauf eingestellt werden, dass mit der Funktion Rücklastschriften gearbeitet wird.

Alle Buchungen aus Rücklastschriften werden dann gesondert über eine Buchungsnotiz gekennzeichnet.

Dabei wird unterschieden nach:

1. Bankkonto erloschen

2. Bankverbindung falsch

3. keine Einzugsermächtigung

4. Widerspruch Lastschrift

5. Rückgabe Lastschrift

Aktivierung der Buchungsnotizen

Für die Verwendung der Buchungsnotizen bei den Rücklastschriften kopieren Sie bitte den nachfolgenden Eintrag in die entsprechende umsatz.cfg bzw. mt940.cfg.

Die Standardkonfigurationsdateien befinden sich im ADDISON Installationsverzeichnis unter Import\Fibu.

[Buchungsnotiz]

0=Bankkonto erloschen;KONTO ERLOSCHEN

1=Bankverbindung falsch;Bankverbindung falsch;KTO-NR. FALSCH

2=Keine Einzugsermächtigung;keine Einzugsermächtigung;Keine Einzugsermächtigung

3=Widerspruch Lastschrift;Widerspruch Lastschrift;WEGEN WIDERSPRUCHS

4=Rückgabe Lastschrift;Rückgabe Lastschrift

Auswertung - auch mit Office-Anbindung

Die markierten Buchungen können dann in einem separaten Lauf ausgewertet werden.

Über Rechnungswesen / Auswertungen / Buchungsnotizen steht Ihnen eine Office-Anbindung zur Verfügung. Darüber können direkt schon Kundenanschreiben erzeugt werden, für alle Kunden deren Konto zum Beispiel erloschen ist.

Somit können Sie bei den betroffenen Kunden auf einfache Art und Weise eine neue gültige Bankverbindung anfordern.

Buchen

Wird eine solche Buchung nachbearbeitet, kann über einen Zusatzdialog die ursprüngliche Rechnung und Zahlung wieder rückausgeziffert werden. Im OP-Bereich stehen anschließend 3 Offene Posten unter dieser Belegnummer.

Angezeigt im Dialog werden die ausgezifferten OP's der letzten 3 Monate.

Dieser Dialog wird automatisch angezeigt, sofern im Bankingvorlauf / Reiter Kontenzuordnung / Bereich allgemein die Funktion Rücklastschriften aktiviert wurde.

Kein Prüfkennzeichen an der Buchung bei Verbuchung an Personenkonto ohne OP-Ausgleich

Ist diese Option aktiviert, werden Zahlungsbuchungen an ein Personenkonto ohne ein Prüfkennzeichen (Ausrufezeichen) verbucht und müssen somit nicht mehr bearbeitet werden, auch wenn kein OP-Ausgleich erfolgte.

Dies ist z.B. notwendig, wenn die Zahlungsbuchung vor der Rechnungsverbuchung erfolgte.

Das Ergebnis, wenn die Option nicht aktiviert wurde:

Voraussetzungen:

• Das Personenkonto wurde über eine Regel eindeutig erkannt

• Sicherheit der Regelerkennung ist bereits in der Vorschau als ´hoch´ gekennzeichnet

• :

Die Sicherheit der Regelerkennung kann in der Vorschau und hier durch einen Doppelklick auf die entsprechende Buchung in der Zusatzinfo geprüft werden.

Ist hier die Sicherheit nur ´mittel´, dann bleibt die Buchung auch nach Übernahme/Import in die Fibu mit einem Ausrufekennzeichen (Sicherheit mittel) versehen

Belegoptionen

Programmstart

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

Erfassung weitere / ADDISON Banking / Baummenü Eintrag Kontierungsimport / Registerkarte Belegoptionen

Programmzweck

Steuerung für Buchungstext und Belegnummern

Buchungstext aus Verwendungszweck

Hierüber besteht die Möglichkeit, den Verwendungszweck automatisch komplett in den Buchungstext zu übernehmen. Dadurch ist dieser auf dem Kontoblatt sichtbar und kann jederzeit über die Info nochmals angezeigt werden.

Name bei Kunden / Lieferanten

Darüber kann der Name aus dem elektronischen Kontoauszug in den Buchungstext übernommen werden.

Bietet sich an, wenn man ohne OP-Verwaltung arbeitet. Dadurch ist auf dem Kostenkonto bzw. Erlöskonto der Name in der Zahlung sichtbar.

Auszugsnummer / Belegnummer

Die Auszugsnummer aus dem Kontoauszug oder aber eine vorgegebene Belegnummer kann wahlweise in die Belegnummer 1 oder Belegnummer 2 übernommen werden.

Dabei gilt es zu beachten,

• eine vorgegebene Belegnummer kann nur in die Belegnummer 1 übernommen werden, wenn ohne OP-Verwaltung gearbeitet wird.

Wichtiger Hinweis

• Wird mit OP-Verwaltung gearbeitet, so wird die Auszugsnummer nur in die Belegnummer 2 übernommen, da in der Belegnummer 1 automatisch die Rechnungsnummer des gefundenen Offenen-Posten abgestellt wird um den OP-Ausgleich zu erzeugen.

Extra Skonto %

Hier können Sie einen Prozentsatz eintragen, der automatisch auf ein Skontokonto ausgebucht wird, wenn der Zahlbetrag zum OP-Betrag differiert. Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn bei Personenkonten keine Zahlungsschlüssel mit entsprechenden Skontokonditionen zugeordnet wurden.

Bei Personenkonten mit Skontokondition wird der Prozentsatz additiv zum Standard-Prozentsatz des Personenkontos berücksichtigt. Er wird auch berücksichtigt, wenn z.B. die Skontotage der Standard Zahlungskondition der Kunden/Lieferanten überschritten wurden.

Suchoptionen

Programmstart

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

Erfassung weitere / ADDISON Banking / Baummenü Eintrag Kontierungsimport / Registerkarte Suchoptionen

Programmzweck

Einstellung von Suchoptionen

• Bereich Bankkonto

Suche über Bankleitzahl bei Personenkonten

Hierüber kann festgelegt werden, dass auch eine Suche über die hinterlegte 1. Bankverbindung beim Kunden bzw. Lieferanten erfolgen soll.

Suche über OP-Beträge

Haben Sie viele gleiche OP-Beträge, macht eine Suche über den OP-Betrag keinen Sinn, da die erstellten Vorschläge dann oftmals nicht zutreffen können. Für diesen Fall sollte die Suche über OP-Beträge ausgeschalten werden.

Suche über numerische Einträge im Verwendungszweck

Diese Funktion sucht im Verwendungszweck nach numerischen Werten, z.B. eine Rechnungsnummer. Im Verwendungszweck steht aber nur diese eine Zahl, kein Hinweis auf Kundennummer oder Rechnungsnummer. Das Programm versucht diese Zahl entsprechend zu interpretieren und erstellt eventuell einen Vorschlag, der aber zum Teil sehr vage sein kann. Diese Funktion kann ebenfalls abgeschaltet werden, um zu viele falsche Vorschläge zu vermeiden.

Option Saldenabgleich

Durch die Option Saldenabgleich werden bei Übereinstimmung des Zahlbetrages mit dem Kontensaldo des passenden Personenkontos (Saldo geht auf null auf) alle offen Posten (Belegnummern) zum Ausgleich vorbelegt und ausgeziffert.

Dabei können Skontoprüfungen nur dann erfolgen, wenn das Sachkonto ein Finanzkonto ist.

• Bereich Strukturschablonen

Strukturschablonen Rechnungsnummer/ Kundennummer

Über die Angabe solch einer Struktur kann das Programm nach einer bestimmten Stellenanzahl von Nummern suchen. Dabei wird nur die definierte Länge einer Nummer entweder in die Belegnummer oder in die Kundennummer übernommen.

Wichtiger Hinweis

• Sind die Rechnungsnummern im System unterschiedlicher Länge, sollte hier keinerlei Angabe erfolgen.

• Bereich allgemein

• 

Anzahl Zeichen Bezeichnungssuche

Hier kann für bestimmte Fälle die Suche über den Namen des Kunden beeinflusst werden. Standardmäßig wird nach den ersten 10 Stellen gesucht. Wird die Anzahl verringert, haben Sie eine größere Chance auf Übereinstimmung mit einem angelegten Konto. Allerdings können dann auch Kontenduplikate mit gleicher Bezeichnung häufiger auftreten, da bei geringerer Anzahl es auch zu mehr Treffern kommen kann.

Globale Regeln deaktivieren (NEU ab DVD 3/2022) In bestimmten Fällen ist es sinnvoll, zur Verbesserung der Trefferquote, die Analyse, ohne die globalen Banking Regeln durchzuführen. Es werden dann keine BelegNummern aufgrund der hier hinterlegten Vortexte gefunden.

Erkennungsprotokoll beim Import erstellen (NEU ab DVD 3/2022) Mit dieser Option erhalten Sie nun auch beim Import der Bankbewegungen zusätzliche Informationen, aufgrund welcher Regeln und gewählten Optionen die Verbuchung durchgeführt wurde.

Diese erweiterten Informationen standen bisher nur in der Banking Vorschau unter Zusatzinfo zur Verfügung.

Über die Schaltfläche Drucken können Sie das Importprotokoll in den Listenmanager und/oder der Druckvorschau anzeigen/abstellen lassen.

Suchoptionen 2

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erfassung weitere / ADDISON Banking / Baummenü Eintrag Kontierungsimport / Registerkarte Suchoptionen 2 Programmzweck Detaillierte Suche nach Beleg-und Kundennummern aufgrund der Eingrenzung auf eine gewünschte Länge/Anzahl Stellen, sowie über die BelegNr.2.

Suche über BelegNr. 2 Die Suche wird zusätzlich zur BelegNr.1 (Standard) um die BelegNr. 2 erweitert.

Suche über BelegNr.2 über gesamte OP-Liste Beim Import wird in der Erkennungsprozedur eine BelegNr.2 einer zutreffenden BelegNr.1 zugeordnet, sodass die OP-Suche nun nur über die BelegNr.1 gestartet wird. Die OP-Suche wird in diesem Fall deutlich schneller.

Suche über BelegNr.ohne Vortexte Zusätzlich zur Suche über Regeln und der Suchoption Suche über nummerische Einträge im Verwendungszweck kann eine nummerische BelegNr.-Suche aktiviert werden. Ergebnisse aus dieser Suche werden wie gefundene BelegNr. aus Regeln behandelt

minimale/maximale Länge Durch die Eingaben von Min/Max-Grenzen bei der Länge der Belegnummer wird eine gezielte Suche nach BelegNr. Ermöglicht

alphanummerische Beleg-Nr.-Suche (Belegmuster) Mit der alphanummerischen Beleg-Nr.-Suche können Sie durch die Verwendung der Variablen x ein Belegmuster abbilden, das der im Verwendungszweck gesuchten Belegnummer/Rechnungsnummer entspricht.

Ergebnisse aus dieser Suche werden wie gefundene BelegNr. aus Regeln behandelt

Die Variable x steht hier für ein beliebiges Zeichen.

Die Suche erfolgt dann exakt nach dem eingetragenen Belegmuster.

Über Einträge in den Feldern minimale / maximale Länge kann zusätzlich die Länge, der zu suchenden Beleg-Nr. eingegrenzt werden.

Bei Eingabe von Trennzeichen (z.B. / - \ usw.) müssen diese bei der Bestimmung der Länge mitgezählt werden

Beispiele:	BelegNr.	mgl. Belegmuster	Erläuterung
	2015-12345/RE	xxxx-xxxxx/xx	Es wird genau nach den BelegNr. gesucht, die dem Belegmuster nach Art und Länge entsprechen (hier 13 Zeichen)
	2015-12345/RE	2015-xxxxx/RE	Die gesuchte BelegNr muss genau die Informationen enthalten (2015, Trennzeichen und RE), die im Belegmuster angegeben wurden.
	2015-12345/RE	201x-xxxxx Min. Länge = 10 Max Länge=13	Die gesuchte BelegNr. muss 201x- enthalten und hat eine Mindestanzahl von 10 Zeichen und Maximal 13 Zeichen. Es werden durch die Vorgabe der Maximallänge auch BelegNr. gefunden, die z.B. mit /RE im Verwendungszweck vorhanden sind. Gefunden werden mit u.a. Belegmuster z.B. folgende Belegnummern: z.B. 2015-12345/RE 2014-12345 2015-12345678 2015-12345\AB
Suche über KundenNr. ohne Vortexte	Zusätzlich zur Suche über Regeln und der Suchoption Suche über nummerische Einträge im Verwendungszweck kann eine nummerische KundenNr.-Suche aktiviert werden. Ergebnisse aus dieser Suche werden wie gefundene KundenNr. aus Regeln behandelt.
Minimale/maximale Länge	Durch die Eingaben von Min/Max-Grenzen bei der Länge der Kundenkonten wird eine gezielte Suche nach KundenNr. ermöglicht

Vorschau

Programmstart

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erfassung weitere / ADDISON Banking / Baummenü Eintrag Kontierungsimport / Registerkarte Vorschau

Aufruf in der Toolbar

Der Aufruf der Banking Regelanlage (Mandantenregeln), Erweiterte Ansichten sowie das Kopieren der Zwischenablage ist in die Toolbar integriert worden.

Der Aufruf über das Kontextmenü der rechten Maus-Taste sowie über STRG+E ist weiterhin möglich.

Regelverwaltung

Erweiterte Ansichten

Vorschau in Zwischenablage kopieren

Start Infodialog (NEU ab DVD 3/2022)

Über diese Schaltfläche erhalten Sie zusätzliche Informationen zu den Banking Erkennungsdetails der entsprechenden Bewegung.

Zusätzlich können Sie nun die angezeigten Erkennungsdetails über die Schaltfläche Kopieren in die Zwischenablage übernehmen oder über die Schaltfläche Drucken z.B. in den Listenmanager abstellen.

Dies könnte ggf. für die Weiterleitung an den Kundensupport verwendet werden.

Programmzweck

Die eingelesenen Umsätze werden hier mit Kontierung angezeigt.

In dieser Phase kann bereits eine Regel neu angelegt werden. Dies erfolgt über die ICONS in der Toolbar; über die rechte Maustaste oder aber auf der markierten Buchung über Tastatur mit STRG-E.

Zur Prüfung von angelegten Regeln kann die Vorschau beliebig oft durchgeführt werden.

Erweiterte Ansichteneinstellungen

Die Spaltenbreiten können nun durch einfachen Doppelklick (wie in Excel) auf die optimale Spaltenbreite geändert werden.

Dies erfolgt durch Doppelklick auf die Trennlinie zwischen der jeweiligen Spaltenüberschrift.

Die individuellen Spalteneinstellungen werden über die OK-Schaltfläche unter Einstellungen abgespeichert.

Anzeige von Buchungstext und Verwendungszweck

In der Banking-Vorschau werden nun der Buchungstext und der Verwendungszweck in einem neuen Infobereich am Ende des Vorschaudialoges angezeigt.

Kopieren in Zwischenablage

• :

• Die angezeigten Informationen in der Banking-Vorschau können

• in die Zwischenablage kopiert und z.B. nach Excel übergeben werden.

• Es werden nur die Spalten kopiert, die auch in der Ansicht aktiv sind.

Der Aufruf erfolgt über die rechte-Maustast im Vorschaudialog

Wichtiger Hinweis

• Die Vorschau führt keinerlei Buchungen durch, sondern dient lediglich zur Vorabprüfung. Dabei können Regeln angelegt werden, damit beim eigentlichen Import schon korrekt kontiert werden kann.

Sicherung

Programmstart

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erfassung weitere / ADDISON Banking / Baummenü Eintrag Kontierungsimport / Registerkarte Sicherung

Sicherung

Hier geben Sie einen Datenpfad für die automatische Sicherung der Bankkontoauszugsdateien beim Import vor. Sie sollten in jedem Fall einen Pfad eingeben, damit Sie den Import ggf. wiederholen können.

Liste Bankkontoauszugs-dateien

Die nachfolgend beschriebenen Schaltflächen dienen zur manuellen Verwaltung der Kontoauszugsdateien.

• Schaltfläche Kopieren

Kopiert die ausgewählten Kontoauszugsdateien in das Importverzeichnis. Der Import kann anschließend wiederholt werden. Bitte achten Sie darauf, dass Sie ggf. dafür die Bankkontoauszugsnummer in ZMIS zurücksetzen müssen.

• Schaltfläche Verschieben

Verschiebt ausgewählten Kontoauszugsdateien in das Importverzeichnis.

• Schaltfläche Löschen

Löscht ausgewählte Kontoauszugsdateien.

Nachkontieren der Belege

So gut ein System auch automatisch kontieren kann bzw. die Kontierungsregeln entsprechend gut aufgebaut sind, wird es immer Belege geben, die nachkontiert werden müssen.

Nachbearbeitung im Buchen

Durch den Import der Kontoauszüge wurde ein Buchungsstapel erzeugt. Wählen Sie bitte das Buchungsprogramm an Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Buchen / Buchen im Dialog.

Die importierten Buchungsstapel haben von vornherein automatisch das Kennzeichen prüfen.

Wurde der Stapel nachkontiert und die Buchungserfassung verlassen, haben Sie die Möglichkeit dieses Merkmal des Buchungsstapels zurückzusetzen.

Dieses Kennzeichen des Buchungsstapels dient dazu, dass nicht vollständig nachkontierte Buchungsstapel versehentlich journalisiert werden. Ein Journaldruck der Buchungsstapel aus dem ADDISON Banking-Programm ist erst möglich, wenn das Prüfkennzeichen zurückgesetzt wurde.

Wenn Sie die Buchungen nachkontieren wollen, markieren Sie die Buchungsstapel und wechseln über die Schaltfläche Buchen in die ausgewählte Buchungsmaske. Ein Buchungsstapel aus dem ADDISON Banking-Programm kann mit jeder Buchungsmaske nachkontiert werden.

Beispiel Buchungsmaske

!Finanzbuchhaltung addison banking image107.jpeg

Beispiel Buchungsmaske

!Finanzbuchhaltung addison banking image109.jpeg

Für beide Buchungsmasken gilt, dass der Verwendungszweck des Kontoauszuges im unteren Bereich angezeigt wird. In der Überschrift des Verwendungszweckes sehen Sie den Empfänger bzw. Absender, sowie dessen Bankverbindung. Im unteren Teil werden bis 12 Verwendungszwecke angezeigt sowie der Betrag entweder als Ausgang oder Eingang.

Nicht kontierte Buchungen sind in der Anzeige mit einem - Kennzeichen versehen.

Vage kontierte Buchungen sind mit einem versehen. Hier handelt es sich um Buchungen, die nicht eindeutig kontiert werden konnten. Wenn im Verwendungszweck keine brauchbaren Hinweise zu finden sind, wird aufgrund der Bezeichnung des Absenders/Empfängers gesucht. Solche Buchungen sind dann mit dem versehen, da die Zuordnung eventuell nicht ganz korrekt sein kann.

Vorgehensweise beim Nachkontieren

Markieren Sie die erste nicht kontierte Buchung im Infoteil. Im unteren Bereich wird der entsprechende Verwendungszweck dazu angezeigt.

Drücken Sie die +-Taste im numerischen Zeichenblock. Der Cursor steht anschließend +direkt im Gegenkonto der Buchungsmaske. Das Gegenkonto ist bereits zur Änderung markiert.

Im obigen Beispiel handelt es sich um eine nicht kontierte Buchung. Stimmt die Gegenkontonummer, lösen Sie die Buchung mit der +-Taste aus. Ansonsten geben Sie eine neue Gegenkontonummer ein und lösen im Feld Gegenkonto die Buchung mit der +-Taste aus.

Danach gilt die Buchung als kontiert, das bzw. das verschwindet danach.

Anschließend ist automatisch die nächste nicht vollständig kontierte Buchung markiert.

Wenn Sie sich die nicht kontierten Buchungen lediglich erst mal anschauen wollen, markieren Sie die erste nicht kontierte Buchung. Mit der Strg--Taste gelangen Sie zur nächsten nicht kontierten Buchung bzw. mit der Strg--Taste zur vorherigen nicht kontierten Buchung.

Wurden mit einer Zahlung ein oder mehrere Offene-Posten ausgeglichen, im Verwendungszweck steht aber keinerlei Hinweis auf die Belegnummer, kann die Zahlung keinem OP zugeordnet werden. Beim Nachkontieren drücken Sie bitte in der Gegenkontonummer die F6-Taste und Sie gelangen in den OP-Ausgleich. Dort können Sie die Zahlung dann einem bzw. mehreren Offene-Posten zuordnen. Werden alle Felder durchgetastet, gelangen Sie automatisch in den OP-Ausgleich, da dieser im Erfassungsschema aktiviert ist.

• Wichtiger Hinweis

Wurden mit einer Zahlung – Sammelzahlung mehrere Rechnungen verschiedener Personenkonten bezahlt, kann diese Zahlung in mehrere Einzelbuchungen aufgelöst werden.

Über die Funktion STRG – S Sammelbuchung haben Sie die Möglichkeit diese Zahlungen auf mehrere Konten, auch Personenkonten, aufzuteilen.

Markieren Sie die Zahlung zum Ändern, drücken Sie die STRG-S Taste. Damit wird die Sammelbuchung eröffnet. Jetzt können Sie alle Einzelzahlungen buchen. Über die Summenfunktion in der Anzeige haben Sie die Kontrolle des noch zu verteilenden Betrages.

Die Sammelbuchungsfunktion wird automatisch beendet, sobald der Betrag auf null abgebaut ist.

In der Sammelbuchungsfunktion stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung wie OP-Ausgleich (F6-Taste) oder aber die OP-Suche über die ESC-Taste.

Drucken eines Buchungsstapels von ADDISON Banking

Wenn Sie einen ADDISON Banking-Stapel im Buchungsprogramm bearbeiten, können Sie diesen Stapel über die Erfassung ausdrucken. Zur Buchung wird zusätzlich noch der Verwendungszweck mit ausgedruckt. Markieren Sie eine Buchung und drücken Sie die Schaltfläche des in der Toolbar.

Über das Programm Kassen-/Bankenjournal kann vom Bankkonto ein Kontoauszug gedruckt werden. Dabei wird der Verwendungszweck mit ausgedruckt sowie die Tagessalden berechnet.

Abgleich der Bankverbindungen von Kunden und Lieferanten

Ist ein Buchungsstapel komplett nachbearbeitet, d.h. es gibt keine Buchungen mit Ausrufezeichen oder Stoppzeichen, kann der Stapel zur weiteren Bearbeitung frei gegeben werden. Ein Buchungsjournal kann beispielsweise erst nach Freigabe des Stapels erstellt werden.

Wird das Prüfkennzeichen weggesetzt, können anschließend die Bankverbindungen aktualisiert werden.

In diesem Fall wird die Bankverbindung aus der Umsatzzeile des Kontoauszuges im Personenkonto eingetragen.

• Voraussetzung(en):

• Die erste Bankverbindung des Kontos muss noch frei sein

• Buchung darf keine Aufteilungsbuchung sein

• An der Buchung müssen BLZ/Kontonummer oder IBAN stehen

• Es darf kein Kennzeichen „vage“ oder „keine Erkennung“ gesetzt sein

• Es muss ein Personenkonto sein

• Es darf kein „diverses Konto“ sein

• In der Kontobezeichnung darf nicht „Diverse“ stehen

• Das Konto muss „gelockt“ werden können

• Im Konto darf nicht die Zahlungsart „Abbuchungsauftragsverfahren“ oder „Einzugsermächtigungsverfahren“ stehen

Über die eingetragene(n) Bankverbindung(en) kann ein Personenkonto beim nächsten Kontierungslauf gesucht werden. Über diese Funktion kann sich der Datenbestand im Bereich der Personenkonten ständig erweitern und somit im Laufe der Zeit eine bessere Kontierungsquote erreichen.

Kontierungsregeln bearbeiten

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / Regeln für ADDISON Banking

Ansicht vorhandene Kontierungsregeln

Hier werden die für die Regel aktivierten Felder angezeigt.

Nummer

Eine fortlaufende Nummer, lediglich zur Anzeige.

Bezeichnung

Eine eindeutige Bezeichnung der Kontierungsregel.

Konto

Das zugeordnete Sachkonto.

Suchtext / Vortext

Ein definierter Suchtext wird in dieser Spalte angezeigt.

Letzte Verwendung

Datum, an dem die Regel zuletzt verwendet wurde

Bankverbindung

Eine definierte Bankverbindung wird in dieser Spalte angezeigt.

Auftraggeber

Name des Auftraggebers.

Betrag

Der zugeordnete Betrag.

Gültig von

Datum, ab wann die Regel gültig ist

Gültig bis

Datum, bis wann die Regel gültig ist

Nach oben /unten

Hierüber kann die Reihenfolge beim Suchen beeinflusst werden. Dies wird benötigt, wenn es eine Regel gibt, die z.B. alle Gutschriften auf ein bestimmtes Konto buchen soll. Diese muss immer als letztes stehen, da die Regeln der Reihenfolge nach abgearbeitet werden. Sollte eine Regel zutreffen, wird die weitere Suche abgebrochen.

Wichtiger Hinweis

Diese beiden Schaltflächen sind nur aktiv, wenn die Regeln nach Nummern sortiert sind.

Import

Über die Schaltfläche Import können Sie

• Banking-Regeln importieren z. B. von Mandanten

• Regeln aus Datev und Datev Pro (Lerndatei) importieren

Export

Über die Schaltfläche Export können die vorhandenen Regeln exportiert werden.

Durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschriften können die Regeln nach Kontonummer oder nach Verwendungszwecken sortiert werden.

Mandantenbezogene Regeln

Regeln für den Mandanten können z.B. Miete, Versicherungen sein. Es sind also immer regelmäßige Buchungen. Regeln können über bestimmte Inhalte definiert werden

• Inhalte aus dem Verwendungszweck

• Auftraggeber

• Geschäftsvorfall-Textschlüssel

• Betrag

• Absender- bzw. Empfängerbankverbindungen.

Bei elektronisch übermittelten Kontoauszügen wird sehr häufig auch die Bankverbindung mit übertragen (abhängig vom Cash-Programm).

Kontierungsregeln anlegen bzw. ändern

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

Rechnungswesen / Stammdaten / Regeln für ADDISON Banking

Damit Buchungen, die nicht kontiert werden konnten, eventuell beim nächsten Kontierungslauf automatisch zugeordnet werden können, besteht die Möglichkeit Regeln zu definieren. Anhand dieser Kontierungsregeln kann beim nächsten Import eines Kontoauszuges das Gegenkonto ermittelt werden.

Regeln können aus der Vorschau oder aus dem Buchen heraus angelegt werden. Voraussetzung ist, dass die Buchung markiert ist.

Neue Regel anlegen

Um Kontierungsregeln zu erfassen, drücken Sie bitte während der Buchungserfassung die Strg-E-Taste oder aber die rechte Maustaste und wählen dort Regeln für ADDISON Banking aus.

Ansicht Regeldialog

Reiter Optionen

Über die Schaltfläche Optionen können Sie für die einzelnen Regeln einen Gültigkeitszeitraum vergeben.

Speichern des Gültigkeitszeitraumes

Nachdem Sie einen Gültigkeitszeitraum eingetragen haben, wechseln Sie bitte auf den Ihre Regel zutreffenden Regeltypen (Suchtext oder Beleg/Kontonr.-Regel) und betätigen hier die Schaltfläche übernehmen.

Mehrfachseletion

Durch Mehrfachselektion von Regelkriterien erhalten Sie vielfältige Kombinationsmöglichkeiten zur Anlage individueller Regeln.

Bereich: Regel definieren

In diesem Bereich hat der Benutzer die Möglichkeit individuelle Regeln zu definieren.

Dabei stehen Ihnen, durch die Aufnahme neuer Felder, weitere Kombinationsmöglichkeiten zur Verfügung.

Werden mehrere Kriterien ausgewählt, so müssen alle gewählten Kriterien zutreffen, um eine Verbuchung ohne Stopp-Kennzeichen auszuführen z.B. Suche über Suchtext und Betrag.

Bezeichnung

Hier kann eine eindeutige Bezeichnung der Kontierungsregel eingetragen werden z.B. Miete Haus 1.

Die Bezeichnung stellt kein Suchkriterium dar, sondern soll eine übersichtliche Erfassung und Darstellung der vorhandenen Regeln ermöglichen.

Suchtext

Dieser Text wird im Verwendungszweck gesucht und muss inhaltlich zu 100 % übereinstimmen. Die Suche geht über alle Zeilen des Verwendungszweckes hinweg.

.* Menge von Zeichen, wird für variable Bestandteile im Verwendungszweck herangezogen, um z.B.: ein Datum aus dem Verwendungszweck zu ersetzen, da sich dieses beim nächsten Abruf verändert.

Auftraggeber

Name des Auftraggebers.

Dieser wird mit der Information aus der Bankbuchung belegt bzw. kann bei Neuanlage ohne Bankbuchung durch manuelle Eingabe belegt werden.

GV-Textschlüssel

Dieses Feld wird mit dem Geschäftsvorfall-Textschlüssel z.B. 051 und der Bezeichnung = Überweisung belegt, wenn diese aus dem Kontoauszug hervorgehen. Bei manueller Eingabe können Sie die entsprechenden Textschlüssel über das Icon auswählen.

GV-Textschlüssel-Text

Der Geschäftsvorfalltext wurde bisher anhand des Geschäftsvorfalltextschlüssels (GVT) aus einer im Programm hinterlegten Standardschlüsseltabelle herangezogen.

Aufgrund zunehmend abweichender Geschäftsvorfalltexte für den gleichen GV-Textschlüssel, wird nun bei der Neuanlage von Regeln der Geschäftsvorfalltext direkt aus der Bankdatei herangezogen.

Somit ist es möglich, für den gleichen GVT-Schlüssel mit unterschiedlichen Geschäftsvorfalltexten, differenzierte Regeln anzulegen.

Wird kein Geschäftsvorfalltext verwendet, dann geht die Regel nur über den GVT-Textschlüssel (z.B. 005)

Voraussetzungen

Anpassung in der umsatz.cfg notwendig

Hier wurde der gelb markierte Eintrag ergänzt mit der Spaltennumer 34.

Diese Spaltennummer muss durch die korrekte Spaltennummer des Geschäftvorfalltextes aus der zu importierenden Umsatz.txt ersetzt werden.

Die anderen Importformate (mt940.cfg und rz.cfg) müssen nicht manuell angepasst werden.

Betrag

Das Betragsfeld wird mit der Information aus der Bankbuchung belegt bzw. kann bei Neuanlage ohne Bankbuchung durch manuelle Eingabe belegt werden.

BLZ / Bankkonto

Diese Felder wurden aus dem Reiter Bankverbindungen übernommen und werden ebenfalls mit der Information aus der Bankbuchung vorbelegt (wenn vorhanden).

IBAN

Sind in der Bankbuchung an Stelle von BLZ und Bankkonto Angaben zu IBAN enthalten, dann werden die entsprechenden Felder belegt.

Bankverbindung Neu ist im Bereich der Regeldefinition, die Möglichkeit die getroffenen Regel-Einstellungen nur für 1 bestimmte Haus-Bankverbindung zu aktivieren. Dazu klicken rechts vom Feld Bankverbindung und öffnen den Auswahldialog der beim Mandanten angelegten Bankverbindungen und wählen die gewünschte Bankverbindung aus.

Damit können nun pro Hausbankverbindung unterschiedliche Buchungs-Regeln angelegt werden z.B. bei Suche über den GV-Textschlüssel für Überweisung kann auf unterschiedliche Sachkonten verbucht werden.

Im Standard ist "Keine Einschränkung" gesetzt, sodass die Regelsuche wie bisher für alle Bankverbindungen des Mandanten gelten.

Bereich: Buchung definieren

Konto

Hier geben Sie das entsprechende Sachkonto/Personenkonto zum Buchungsvorgang ein. Das Konto muss bereits in den Stammdaten vorhanden sein.

Unterkonten

Die Verwendung von Unterkonten ist im Bereich der Regelanlage | Buchungsdefinition möglich.

Bei der Eingabe wird geprüft, ob das Hauptkonto für die Verwendung von Unterkonten aktiviert wurde.

Wurde das Hauptkonto noch nicht für die Unterkontenverwaltung aktiviert, so erhalten Sie die folgende Hinweismeldung:

Eine Aktivierung des Hauptkontos für die Unterkontenverwaltung erreichen Sie durch setzen des Checks über

Rechnungswesen | Stammdaten | Sachkonten | Reiter Zusatzdaten

Für die Einrichtung der Unterkonten betätigen Sie die Schaltfläche

Wichtiger Hinweis

Die Verwendung von Unterkonten im Bereich der Aufteilungspositionen / Aufteilungsbuchungen ist nicht möglich.

USt-Identnummer

Hier kann der Buchung eine Identnummer zugeordnet werden, falls es sich um einen EG-Tatbestand handelt.

Buchungskreis

Über den Regeldialog können Buchungen in zuvor angelegte und aktivierte Buchungskreise zugeordnet werden.

Den Auswahldialog der Buchungskreise öffnen Sie durch Anklicken des Dialogfeldes.

Die Spalte BK in der Banking-Vorschau kennzeichnet den Buchungskreis der entsprechenden Buchung.

Über das Kontextmenü der rechten Maus-Taste / erweiterte Ansichten können Sie die BK-Spalte aktivieren

Text

Hier können Sie der Buchung einen individuellen Buchungstext hinterlegen oder aber bestehende Informationen aus dem Verwendungszweck übernehmen.

Ebenso haben Sie hier die Möglichkeit über das den Dialog zur Buchungstextübernahme nach Buchungstextschlüsseln auszuwählen.

Diese waren bisher firmenübergreifend.

Mandanten bezogene Buchungstextschlüssel

Hier haben Sie nun die Möglichkeit mandantenspezifische Buchungstextschlüssel und Buchungstexte anzulegen.

Verwenden Sie hier die gleiche Schlüssel-Nr. z.B. 10 mit einem anderen Buchungstext als in den firmenübergreifenden Buchungstextschlüsseln, dann hat der mandantenspezifische Eintrag immer Vorrang.

Menüaufruf

Stammdaten / individuelle Buchungstextschlüssel

Buchungstextvariable

Sie haben nun die Möglichkeit vordefinierte Buchungstextvariable in den Buchungstext zu übernehmen.

Der Aufruf des Auswahldialoges erfolgt über das -Symbol neben dem Buchungstextfeld.

Nun gelangen Sie in den folgenden Auswahldialog:

Die Übernahme in den Buchungstext erfolgt durch Doppelklick auf die gewählte Buchungstextvariable bzw. durch Markieren der Variable und betätigen der Schaltfläche.

Eine Mehrfachauswahl von Buchungstextvariablen ist möglich.

Buchungstextvariable ABU

Durch die Buchungstextvariable ABU Aktuelle Buchungsperiode haben Sie die Möglichkeit den Buchungstext, um das Datum der aktuellen Buchungstextvariable, zu ergänzen.

Beispiele: Miete 03.2014., Lohn Maier 03.2014 usw.

Buchungstextvariable GVT

Durch die Verknüpfung der Buchungstextvariable GVT Geschäftsvorfall in Worten mit der Variable GVC Nummer des Geschäftsvorfalls wird nun vom entsprechenden Nummerncode

z.B. 051 auf den zugehörigen Text z.B. Überweisungsauftrag geschlossen.

Die Buchungstextvariable GVT kann als eigenständige Variable verwendet werden.

Buchungstextvariable ABUQ

Durch die Buchungstextvariable ABUQ Aktuelles Buchungsquartal haben Sie die Möglichkeit den Buchungstext, um das Datum der aktuellen Buchungstextvariable zu ergänzen.

Beispiele: Miete 3.Quartal 2014., Lohn Maier 03.2014 usw.

Für die Buchungstextvariable AGB und VWZ können Sie zusätzlich die Anzahl der zu übernehmenden Stellen bestimmen.

Dies erreichen Sie durch das Hinzufügen einer () nach der Buchungstextvariable.

Im u.a. Beispiel wird durch das Setzen von (1:10) festgelegt, dass vom Verwendungszweck nur die 1 bis 10 Stelle verwendet wird.

Buchungstextvariable ABU und ABUQ mit Vormonaten

Um Vormonate abzubilden, wurde die Buchungstextvariablen ABU (Aktuelle Buchungsperiode) und ABUQ (Aktuelles Buchungsquartal) um die Eingabe z.B. (-2) für aktuelle Periode 09.2014 = 07.2014 erweitert.

Eingabemöglichkeiten

• Für Vormonat/Vorquartal = (-1)

• Für Vorvormonat/Vorvorquartal = (-2) usw.

Buchungstextvariable ABU und ABUQ mit Folgemonaten

Um Folgemonate abzubilden, wurden die Buchungstextvariablen ABU (Aktuelle Buchungsperiode) und ABUQ (Aktuelles Buchungsquartal) um die Eingabe z.B. (+1) für aktuelle Periode 09.2019 = 10.2019 erweitert.

Eingabemöglichkeiten

• Für Folgemonat/Folgequartal = (+1) usw.

Wichtiger Hinweis

Haben Sie in den Belegoptionen die o.a. Einstellung getroffen, werden die individuellen Buchungstexte aus den Kontierungsregeln nicht um die Informationen aus dem Verwendungszweck ergänzt.

SL

Hier kann ein Steuerschlüssel für die Buchung mit vorgegeben werden. Bei Automatikkonten wird der jeweilige SL aus dem Sachkontenstamm vorbelegt.

Prüfung StSl

Es wird geprüft, dass der verwendete StSl der Art des gewählten Kontos entspricht (z.B. Aufwandskonto → Vorsteuerschlüssel)

Beim Betätigen der Schaltfläche . wird die Prüfung des Steuerschlüssels durchgeführt und Sie erhalten bei fehlerhafter Eingabe

z.B. die folgende Meldung:

[[File:Finanzbuchhaltung_addison_banking_image147.png|447px]]

Kost1 / Kost2 Wichtiger Hinweis

In diesen Feldern kann eine Kostenstelle für die Buchung definiert werden. Das entsprechende Sachkonto muss über

Stammdaten / Sachkonten in den Zusatzdaten für KOST aktiviert werden.

Die Kostenstelle muss im Controlling angelegt sein.

Ist kein Controlling-Projekt aktiviert, so können ebenfalls Kostenstellen erfasst werden. Es findet allerdings keine Überprüfung statt, ob die verwendeten Kostenstellen vorhanden sind.

Aufteilungs-Positionen

Über diese Schaltfläche kann eine Zahlung auf mehrere Konten aufgeteilt werden.

Soll eine Zahlung auf mehrere Konten verteilt werden, so müssen Sie über die Schaltfläche Aufteilung den Dialog dafür aufrufen.

Alle angelegten Aufteilungen werden hier aufgelistet. Über die Schaltflächen können weitere Einzelbuchungen angelegt werden oder gelöscht werden.

Beim Anlegen einer neuen Aufteilung können Sie zwischen festen Betrag, Prozent vom Zahlbetrag bzw. Restbetrag einer Zahlung unterscheiden.

Wird später kontiert muss der Zahlbetrag mit der Aufteilung übereinstimmen. Wurde in der Aufteilung mit Restbetrag gearbeitet, kann immer kontiert werden.

Validierung der Kontenart Wichtiger Hinweis

Bei Aufteilungsbuchungen ist nur die Verwendung der Kontenart Sachkonto zulässig. Bei Eingabe eines Personenkontos erhalten Sie die folgende Hinweismeldung.

Bei der Kontenauswahl über das Fernglas Symbol wurde der Kontensuchdialog auf die Sachkontensuche beschränkt.

SL

Hier kann ein Steuerschlüssel für die Buchung mit vorgegeben werden. Bei Automatikkonten wird der jeweilige SL aus dem Sachkontenstamm vorbelegt.

• Bereich Verwendungszweck

Verwendungszweck

Das ist der Verwendungszweck aus der Umsatzzeile des Kontoauszuges. Er wird auch auf dem Kontoauszug der Bank mit ausgedruckt.

Dieser kann markiert werden oder auch nur Teile hiervon und dann als Suchtext und/oder Buchungstext verwendet werden.

Regel Suchtext Prüfen

Hier wird überprüft, ob der verwendete Inhalt des Suchtextes ein Bestandteil des Verwendungszweckes ist.

• Bereich Suchtext

Alles übernehmen

Der Gesamtverwendungszweck wird in den Suchtext übernommen. Variable Bestandteile können danach einfach gelöscht werden und durch die Zeichen .* ersetzt werden.

Markierung anhängen

Über diese Schaltfläche wird der markierte Verwendungszweck in den Suchtext übernommen bzw. an einen bereits vorhanden angehängt.

Löschen

Der Suchtext wird gelöscht.

==

• Bereich Buchungstext

Markierung übern.

Ein markierter Bereich des Verwendungszweckes wird in das Feld Text (Buchungstext) übernommen.

Markierung anhängen

Über diese Schaltfläche wird der markierte Verwendungszweck in den Buchungstext übernommen bzw. an einen bereits vorhandenen angehängt.

Wichtiger Hinweis

Wird eine Regel neu angelegt, wird der Verwendungszweck, der zu dieser Regel geführt hat, mit abgespeichert. Dies ist aber erst seit der Version 3.0.1 möglich, d.h. ältere Regeln verfügen nicht über den ursprünglichen Verwendungszweck.

Suchfunktionen

Wenn die Kontoauszüge importiert werden, wird direkt beim Einlesen versucht die Buchung automatisch zu kontieren. Hierfür gibt es viele Möglichkeiten, um die entsprechenden Hinweise aus den Verwendungszwecken heraus zu filtern.

Eine generierte Buchung ergibt sich aus den folgenden Angaben des Kontoauszuges:

Beleg-Datum

Aus dem Beleg-Datumsfeld der MT940-Datei bzw. UMSATZ.TXT

Kontonummer

Zugeordnete Kontonummer aus ZMIS zur Bankverbindung

Gegenkontonummer

Wird über Regeln aus dem Verwendungszweck gesucht

Buchungsbetrag

Aus dem Betragsfeld der MT940-Datei bzw. UMSATZ.TXT

Beleg-Nummer

Kontoauszugsnummer / OP-Nummer

Empfänger- / Absenderbank

Bankverbindung

Die Suchfunktionen

1.

Zuerst wird der Verwendungszweck nach den mandanten-spezifischen Suchtexten durchsucht, wie z.B. im vorigen Beispiel Miete usw. Dabei kann dann eine eindeutige Zuordnung gefunden werden.

2.

Als zweites wird aufgrund der Bankverbindung gesucht. Hierbei wird nach allen eingetragenen Bankverbindungen im Personenkonto gesucht.

3.

Als drittes wird der Verwendungszweck nach den übergeordneten Mustern für Kundennummer und Beleg-nummer durchsucht. Dabei werden bereits Rechnungsnummern und Kontonummern erkannt. Mit diesen Informationen werde Offene OP’s bzw. Konten gesucht.

4.

Wurde noch nichts erkannt, wird aufgrund der Bezeichnung des Empfängers/Absenders gesucht. Diese Suche erfolgt bei Zahlungseingängen zuerst über die Kunden, anschließend über Lieferanten. Bei Zahlungsausgängen ist die Suche in umgekehrter Reihenfolge.

5.

Suche nach numerischen Begriffen im Verwendungszweck. Wenn z.B. nur eine Zahl im Verwendungszweck steht, wird geprüft, ob es sich um eine Belegnummer handelt, wenn nicht erfolgt die Prüfung auf eine vorhandene Kontonummer.

6.

Konnte die Zahlung bis hier nicht zugeordnet werden, wird geprüft, ob es den Zahlbetrag als Offenen Posten gibt und es wird dabei ein OP über den Zahlbetrag gesucht.

Wichtiger Hinweis

Bei der Belegnummernsuche können auch mehrere Belegnummern innerhalb eines Verwendungszweckes gefunden werden.

OP-Ausgleich

Konnte eine Zahlung einem Konto zugeordnet werden und der Zahlbetrag ist identisch mit dem OP, wird der zugehörige OP direkt ausgeziffert. In der Belegnummernspalte steht die Kontoauszugsnummer.

Stimmen die Beträge nicht überein, d.h. der OP gleicht sich nicht aus, wird in der Belegnummernspalte die gefundene Belegnummer abgestellt, damit die Zahlung dem OP zugeordnet ist und als Anzahlung auf der OP-Liste ausgewiesen wird. Die Buchung wird mit einem Ausrufezeichen dargestellt.

Wichtiger Hinweis

Über Suchoptionen kann die Suche über OP-Beträge und numerische Einträge ausgeschaltet werden. Da es sich hier um sehr vage Suchfunktionen handelt, ist auch das Ergebnis zu prüfen. Buchungen, die anhand dieser Funktionen erstellt werden, sind daher immer mit einem Ausrufezeichen versehen und müssen kontrolliert werden.

Firmenübergreifende Funktionen

Firmenübergreifende Regeln

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / firmenübergreifende Stammdaten / Regeln für ADDISON Banking

Programmzweck

Diese Regeln stehen für Muster von Schreibweisen für Belegnummer und Kontonummer.

Nummer

Fortlaufende Nummer der Regeln

Bezeichnung

Keine Belegung

Typ

Hierdurch wird erkannt, ob es sich um eine Regel aufgrund eines Musters für Belegnummer oder Kontonummer handelt.

Konto

Keine Belegung.

Suchtext

Anzeige aller definierten Muster

Bankverbindung

Keine Belegung

Auftraggeber

Keine Belegung

Betrag

Keine Belegung

Gültig von

Datum, ab wann die Regel gültig ist

Gültig bis

Datum, bis wann die Regel gültig ist

Speichern unter

Wird eine Standarddatei geändert, d.h. die UMSATZ.CFG bzw. die MT940.CFG, dann muss diese Datei unter einem anderen Namen wieder gespeichert werden. Erst dann können Änderungen durchgeführt werden.

Nach oben /unten

Hierüber kann die Reihenfolge beim Suchen beeinflusst werden.

Wichtiger Hinweis

Änderungen werden hier nur in Ausnahmefälle notwendig sein, da die Dateien mit unterschiedlichen Schreibweisen bereits von ADDISON ausgeliefert werden.