Beispiele - Konfigurationsdatei erstellen
Beispiele - Konfigurationsdatei erstellen
Beispieldaten
Beispiele
In den nachfolgenden Beispielen werden ausschließlich Besonderheiten beschrieben.
Beispieldaten
Diese können über den Support oder das Vertriebszentrum angefordert werden.
ASCII-Assistent
Über den Assistenten können Sie die Beispiele anschauen. Sie können auch ohne die hinterlegte CFG die Testdaten öffnen und selbst versuchen die unterschiedlichen Möglichkeiten zu konfigurieren.
Allgemeine Hinweise zur Beschreibung
Beispiel optische Kennzeichnungen
Es werden in der Beschreibung bestimmte Merkmale bzw. Verbindungen optisch in den Erklärungen zur Feldbeschreibung, Suchen/Ersetzen und dem Ergebnis hervorgehoben. Diese Merkmale bzw. Verbindungen werden farblich unterschieden, damit erkennbar ist, wie sich die Daten trennen lassen, um diese entsprechend formatiert/gefiltert importieren zu können – Beispiel:
Stammdaten und Allgemeines
Mandant 10
Sind die Daten für das jeweilige Dateiformat wie z.B. Stammdaten in der Datendatei in einer Zeile und können für die Spalten eindeutige Feldzuordnungen getroffen werden, ist wie folgt vorzugehen.
Vorlauf ASCII-Import Treiber
Eigenschaften Dateiformat
In diesem Fall stehen pro Konto die Stammdaten in einer Zeile und sind standardmäßig entsprechend einer ASCII-Datei aufgebaut mit einem Semikolon als Feldtrenner.
In der ersten Zeile der Importdatei ist das Spaltenformat enthalten. Insofern kann bei Erste Importzeile eine 2 eingetragen werden, dadurch wird die erste Zeile gar nicht erst importiert. Alles andere wird nicht geändert, der Dialog ist mit OK zu verlassen.
Thema auswählen
Ist das entsprechende Thema ausgewählt, werden auch nur die Feldzuordnungen in der Auswahl angeboten, die zu diesem Thema gehören. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Feldzuordnung von einem anderen Thema verwendet werden und die Auswahl ist nicht so umfangreich.
Feldzuordnung
Danach wird für alle Spalten die Feldzuordnung festgelegt.
Nun ist der ASCII-Assistent zu schließen und folgende Frage mit Ja zu beantworten.
Anschließend können die Vorschau und der Import vorgenommen werden.
Buchungen - Datumsformate umsetzen
Mandant 20
Das Format für ein Datumsfeld kann sehr unterschiedlich sein. In diesem Beispiel werden 3 verschiedene Möglichkeiten beschrieben. Starten Sie den Assistenten.
In folgenden Spalten sind die unterschiedlichen Datumsformate enthalten und die entsprechenden Feldzuordnungen sind bereits eingestellt.
Feldzuordnung Buchungsdatum (Spalte 1)
In den Eigenschaften der Spalte 1 ist die Feldzuordnung Buchungsdatum eingestellt.
Der Feldinhalt entspricht nicht dem benötigten Format TT.MM.JJJJ sondern lautet 
Suchen
Hier ist es erforderlich den Monat und das Jahr aus dem Feldinhalt heraus zu trennen.
Suchen - eingeben
Ersetzen
Da der Tag nicht im Feldinhalt enthalten ist, wird bspw. der Erste des Monats eingesetzt (für das Buchungsdatum benötigen wir auch den Tag).
Ersetzen - eingeben
Feldzuordnung Belegdatum (Spalte 9)
In den Eigenschaften der Spalte 9 ist die Feldzuordnung Belegdatum eingestellt.
Der Feldinhalt entspricht nicht dem benötigten Datumsformat TT.MM.JJJJ sondern lautet 
Suchen
Das Belegdatum ist zum einen ohne Punkte dargestellt und zum anderen nicht in der richtigen Reihenfolge.
Suchen - eingeben
Ersetzen
Ersetzen - eingeben
Feldzuordnung Nettofälligkeitsdatum (Spalte 11)
Suchen
Suchen - eingeben
Ersetzen
Es sind lediglich die Punkte mit einzugeben.
Ersetzen - eingeben
!!!Hinweis: Symbol aus linker Tabellenspalte wurde entfernt!!!
Buchungen - Gegenkonto und Steuerschlüssel trennen
Mandant 30
Feldzuordnung Gegenkonto (Spalte 2)
Das Gegenkonto ist 3-, 4- oder 5-stellig.
Suchen
Suchen - eingeben
Ersetzen
Ersetzen - eingeben
Ergebnis
Feldzuordnung Steuerschlüssel (ebenfalls Spalte 2)
Für die Spalte 2 wurden 2 Feldzuordnungen (Gegenkonto und Steuerschlüssel) definiert. Zuvor wurde bereits Suchen/Ersetzen für das Gegenkonto beschrieben. Jetzt wird noch der Steuerschlüssel, der 1- oder 2-stellig sein kann, beschrieben.
Suchen
Ersetzen
Ersetzen - eingeben
Ergebnis
Buchungen - Dezimaltrennzeichen fehlt – Nachkommastellen auffüllen
Mandant 40
Feldzuordnung Betrag (Spalte 3)
Der Betrag ist ohne Dezimaltrennzeichen, die Nachkommastellen sind jedoch generell mit Nullen aufgefüllt wie z.B. für 10 EUR ist der Feldinhalt 
Suchen
Suchen – eingeben bzw. wird vorgeschlagen
Ersetzen
Ersetzen – eingeben bzw. wird vorgeschlagen
!!!Hinweis: Symbol aus linker Tabellenspalte wurde entfernt!!!
Buchungen - Dezimaltrennzeichen fehlt - keine Auffüllung der Nachkommastellen
Mandant 50
Feldzuordnung Betrag (Spalte 1)
Eigenschaften Dateiformat
In den Eigenschaften Dateiformat ist der Satzart-Typ auszuwählen. In diesem Fall wird der Satzart-Typ Regular Expression-Satzart verwendet und die Satzartspalte ist die Spalte 1 mit der Feldzuordnung Betrag.
Eigenschaften Satzart
Alle Einstellungen gelten nur für diese Satzart.
Der Satzart wird ein sprechender Name wie z.B. Suche 1stellige Beträge gegeben.
Zusätzlich wird das Thema Buchungen ausgewählt.
Nachdem die Eigenschaften für die neue Satzart Nr. 1 Suche 1stellige Beträge definiert und mit OK bestätigt wurde, ist im Bereich 6 außer der Standardsatzart auch die neue Satzart Nr. 1 Suche 1stellige Beträge zu sehen.
Jetzt können für die Datensätze der Standardsatzart und durch Klick auf die Satzart Suche 1stellige Beträge jeweils unterschiedliche Feldzuordnungen getroffen werden.
Wird die Standardsatzart markiert, dann ist im Bereich 3 zu sehen, dass die restlichen Datensätze mit den Beträgen ab 2 Stellen angezeigt werden.
Ist die Suche 1stellige Beträge markiert, ist im Bereich 3 der Dateiinhalt so gefiltert, dass ausschließlich die Datensätze mit 1stelligen Beträgen angezeigt werden.
Feldzuordnungen Standardsatzart
Nachdem die Satzarten definiert sind, können die Feldzuordnungen pro Satzart festgelegt werden.
Feldzuordnung Standardsatzart Betrag (Spalte 1)
Der Feldinhalt einspricht nicht dem benötigten Format für den Betrag.
Suchen
Suchen - eingeben
Ersetzen
Durch die Eingabe des Kommas, werden die Dezimalstellen korrekt erkannt.
Ersetzen - eingeben
!!!Hinweis: Symbol aus linker Tabellenspalte wurde entfernt!!!
Feldzuordnungen Satzart “Suche 1stellige Beträge“ Betrag (Spalte 1)
Der Feldinhalt einspricht nicht dem benötigten Format, es fehlt das Dezimaltrennzeichen und es sind nur 1stellige Cent-Beträge 
Suchen
Suchen - eingeben
Ersetzen
Ersetzen - eingeben
Die Beträge sind jetzt alle mit 2-stelligen Dezimalstellen.
Verschiedene Umschlüsselungen von Sach- und Personenkonten
Mandant 60
In diesem Beispiel werden verschiedene Umschlüsselungen von Sach- und Personenkonten vorgenommen.
Die Kundenkonten werden über eine Umschlüsselungstabelle umgesetzt, die im angegebenen Verzeichnis vorhanden sein muss. Es ist sinnvoll in der Tabelle gleich alle möglichen Kundenkonten anzugeben.
Es gibt Buchungen mit USt-IdNr, nur einem Länderkennzeichen oder ohne USt-IdNr. und Länderkennzeichen.
Die Buchungen mit den Länderkennzeichen werden auf ein anderes Sachkonto gebucht – dies kann über Suchen/Ersetzen geregelt werden, wenn immer das gleiche Sachkonto verwendet wird.
Damit die Sachkonten auf entsprechende andere Sachkonten umgeschlüsselt werden können, ist es erforderlich mit Satzarten zu arbeiten.
Eigenschaften Dateiformat
Die erste Importzeile ist auf 2 zu setzen, damit die Feldbeschreibung beim Import ignoriert wird.
Der Satzarttyp wird in Regular Expression-Satzart geändert und gefiltert wird nach der Satzartspalte 7.
Alle benötigten Satzarten können nur auf Grund der hier definierten Satzartspalte gefiltert werden.
Eigenschaften Satzart – anlegen erste Satzart
Außer der Standardsatzart werden noch 2 weitere Satzarten benötigt.
Für die erste Satzart wird der Satzartname Länderkennzeichen vergeben.
Es handelt sich um Buchungen und insofern wird das Thema auf Buchungen eingestellt.
Die Satzartkennung kann eingegeben werden, sobald der Check bei Standardsatzart entfernt wird.
Das Länderkennzeichen hat genau 2 Zeichen und damit kann mit dem Regulären Ausdruck ^..$ gesucht werden.
Das Zeichen ^ steht für Feld-Anfang, ein Punkt ist genau 1 Zeichen und das Dollar-Zeichen $ steht für Feld-Ende.
D.h. es wird gefiltert nach einem Feldinhalt der max. 2 Zeichen hat.
Eigenschaften Satzart – anlegen zweite Satzart
Die zweite Satzart filtert Buchungen, die eine USt-Identnummer haben, heraus.
Für die zweite neue Satzart wird der Satzartname UStIdentnummer vergeben.
Im Feld Regulärer Ausdruck werden die Buchungen herausgefiltert, die in der Spalte 7 mehr als 2 Zeichen haben.
Standardsatzart
Hier verbleiben alle Buchungen, die keinen Inhalt in der Spalte 7 haben.
==
Feldzuordnungen Standardsatzarten
Für alle 3 Satzarten sind folgende Feldzuordnungen zu treffen. Nur die speziellen Feldzuordnungen werden anschließend beschrieben.
Feldzuordnung Kontonummer (Spalte 3)
Der Mandant hat Standard-Kontenbereiche, deshalb müssen die 9-stelligen Personenkonten auf 5-stellige Personenkonten umgeschlüsselt werden.
Dazu ist es notwendig eine Umschlüsselungsdatei (über Excel) zu erstellen, die in der ersten Spalte die bisherige Kontonummer und in der zweiten Spalte die Kontonummer, wie sie in der Finanzbuchhaltung sein soll, enthält. Diese Datei dann als CSV-Datei speichern, dadurch ist automatisch zwischen der ersten und zweiten Spalte das Trennzeichen Semikolon enthalten.
Wählen Sie die Umschlüsselungsdatei Umschlüsselung_P-Konten.csv aus. Es werden jetzt alle vorhandenen Personenkonten angezeigt. Bestätigen Sie dies mit Übernehmen.
In den Eigenschaften von Spalte 3 ist das Verzeichnis in dem die Umschlüsselungsdatei liegt und der Name der Umschlüsselungsdatei hinterlegt.
Wird die Umschlüsselungsdatei umbenannt oder in ein anderes Verzeichnis verlegt, dann muss dies in der Konfigurationsdatei wieder auf die gleiche Weise geändert werden.
Feldzuordnung Datum (Spalte 5)
Da es nur eine Spalte mit dem Belegdatum gibt, wird dieses zusätzlich als Buchungsdatum gesteuert.
Feldzuordnung Gegenkonto (Spalte 6)
Der Mandant benutzt den SKR04. In der Datendatei sind jedoch Erlöskonten vom SKR03 enthalten, deshalb ist auch hier eine Umschlüsselung erforderlich.
Da die Menge der Sachkonten i.d.R. überschaubar ist, wird die Umschlüsselung der Sachkonten direkt in der Konfigurationsdatei gespeichert und dies wird wie folgt gemacht:
In der Spalte Zielwert in TopFib können jetzt die Sachkonten, wie sie in der Fibu für den SKR04 benötigt werden, eingetragen werden.
Nachdem die Sachkonten alle eingetragen sind, ist der Dialog mit Übernehmen zu bestätigen. Wenn noch keine Umschlüsselung hinterlegt war, wird der Dialog Speichern der Umschlüsselungstabelle geöffnet. Die Umschlüsselung benötigt einen Namen, die in der Konfiguration gespeichert wird. Die Umschlüsselung wurde mit Umschlüsselung Sachkonten betitelt.
Der Dialog wird geschlossen und in den Eigenschaften der Spalte 6 der Standardsatzart ist der Name der Umschlüsselung enthalten.
Es empfiehlt sich, die Konfigurationsdatei zwischendurch immer mal wieder zu speichern bzw. zu sichern.
Feldzuordnungen Satzarten Filter Länderkennzeichen (^..$)
Alle Feldzuordnungen sind auch für die Satzart Filter Länderkennzeichen (^..$) getroffen worden.
Feldzuordnung Kontonummer (Spalte 3)
Hier ist die Umschlüsselungsdatei \Umschlüsselung_P-Konten.csv hinterlegt.
Feldzuordnung Gegenkontonummer (Spalte 6)
Auch hier sind die Sachkonten umzuschlüsseln und direkt in der Konfigurationsdatei mit Übernehmen zu speichern. Diese Sachkontenumschlüsselung wurde Umschlüsselung SK Länderkennzeichen benannt.
Feldzuordnungen Satzarten Filter UStIdentnummer (.*)
Alle Feldzuordnungen sind auch für die Satzart Filter UStIdentnummer (.*) getroffen worden.
Feldzuordnung Kontonummer (Spalte 3)
Hier ist die Umschlüsselungsdatei \Umschlüsselung_P-Konten.csv hinterlegt worden.
Feldzuordnung Gegenkontonummer (Spalte 6)
Auch hier werden die Sachkonten umgeschlüsselt und direkt in der Konfigurationsdatei gespeichert. Für diese Buchungen wird immer das gleiche Gegenkonto verwendet.
Diese Umschlüsselung wurde über Suchen/Ersetzen vorgenommen.
Alle Feldzuordnungen und Kontenumschlüsselungen sind vorgenommen. In der Vorschau kann schon festgestellt werden, dass die Sach- und Personenkonten entsprechend umgesetzt sind.
Buchungen - AB-Beträge in anderer Spalte
Mandant 70
Für diese Datendatei wird außer der Standardsatzart eine zusätzliche Satzart benötigt, weil die Beträge für die Umsätze, die getrennt nach Soll/Haben sind, in den Spalten 14 und 15 enthalten sind. Die Beträge für die Anfangsbestandsbuchungen sind in der Spalte 13. Für die Anfangsbestände gibt es keine Trennung nach Soll/Haben, sondern die Haben-Beträge haben das Minus-Vorzeichen.
Außerdem sind in der Spalte 2 Kontenbezeichnungen enthalten. Diese können zur Anlage des jeweiligen Kontos verwendet werden.
Eigenschaften Dateiformat
In den Eigenschaften Dateiformat wurden folgende abweichende Einstellungen getroffen.
In der Spalte 6 Gegenkonto kann die Unterscheidung nach Anfangsbestandskonten getroffen werden.
Satzart Anfangsbestände anlegen
Die neue Satzart wird mit dem Titel Anfangsbestände angelegt.
Eigenschaften Satzart Anfangsbestände
In der Satzart Anfangsbestände werden nur die gefilterten Datensätze angezeigt, die auf Grund der hinterlegten Satzarterkennung in der Datendatei gefunden werden. Alle anderen Datensätze werden damit automatisch in der Standardsatzart ausgewiesen. Dadurch ist es möglich in der jeweiligen Satzart unterschiedliche Feldzuordnungen in den jeweiligen Spalten festzulegen.
Feldzuordnung Standardsatzart
Für die Standardsatzart ist in der Spalte 14 die Feldzuordnung Soll (Betrag) und in der Spalte 15 Haben (Betrag) zugewiesen.
Anzeige Standardsatzart:
In der Standardsatzart werden alle Datensätze ausgewiesen, die nicht in einer zusätzlichen Satzart gefiltert werden konnten.
Feldzuordnung Satzart Anfangsbestände
Für die Satzart Anfangsbestände ist in der Spalte 16 die Feldzuordnung Anfangsbestand (Betrag) zugewiesen.
Gefilterte Anzeige Satzart Anfangsbestände:
Auf Grund der gefilterten Datensätze nach Gegenkonten in den Satzarten und deren Feldzuordnungen werden Beträge entsprechend gefunden und gebucht.
Buchungen - Verschiedene Aufteilungs-Buchungsarten
Mandant 80
Sind in der Datendatei Aufteilungsbuchungen enthalten, die der ADDISON-Logik entsprechen – wie sie z.B. für den ADDISON-Import-Treiber oder Winfib-Treiber aufgebaut sein müssen, dann sind für alle Gegenbuchungen alle erforderlichen Felder vorhanden.
Bei Aufteilungsbuchungen wird der Steuerschlüssel nicht vom Sachkonto, sofern ein Steuerschlüssel fest hinterlegt ist, für die Steuer herangezogen.
- Wird für die Gegenbuchungen ein Bruttobetrag übergeben, dann muss auch ein Steuerschlüssel übergeben werden.
- Bei einer Brutto-Aufteilungsbuchung wird in der Detailinfo der verwendete Steuerschlüssel angezeigt. In den Spalten Steuer und Steuer % wird der gebuchte Steuerbetrag und Steuer-%-Satz angezeigt.
- Wird für die Gegenbuchungen ein Nettobetrag übergeben, dann darf kein Steuerschlüssel übergeben werden (OP-Steuerschlüssel kann übergeben werden). Dafür ist aber die Steuerbuchung mit zu übergeben.
- Bei einer Netto-Aufteilungsbuchung wird in der Detailinfo der verwendete Steuerschlüssel angezeigt. In der Spalte Steuer wird kein Betrag ausgewiesen, weil keine Steuer automatisch gebucht wird. In der Spalte Steuer % wird der Steuer-%-Satz vom verwendeten OP-Steuerschlüssel angezeigt.
- Ist beim Sachkonto kein Steuerschlüssel fest hinterlegt, dann wird der Standardsteuerschlüssel automatisch als OP-Steuerschlüssel herangezogen – d.h., dass keine Steuer auf Grund des OP-Steuerschlüssels ermittelt und gebucht wird.
- Ist beim Sachkonto ein Steuerschlüssel fest hinterlegt, dann wird dieser automatisch als OP-Steuerschlüssel herangezogen – d.h. auch hier wird keine Steuer auf Grund des OP-Steuerschlüssels ermittelt und gebucht.
Eigenschaften Dateiformat
Hier ist lediglich die Erste Importzeile auf 2 zu setzen.
Eigenschaften Satzart
In diesem Fall sind die Checks bei Aufteilungsbuchungen aktivieren und Aufteilung im selben Konto-Feld wie ATB-Start zu setzen.
Feldzuordnungen
Für die Feldzuordnungen gibt es keine Besonderheiten.
Buchung Belegnr. 1 - für die Brutto-Aufteilungsbuchung wird durch den übergebenen Steuerschlüssel automatisch Steuer gebucht – der Steuerschlüssel wird in der Spalte St-Sl angezeigt.
Buchung Belegnr. 2 – die Steuerbuchungen wurden mitgegeben, da es sich um eine Nettoaufteilungsbuchung handelt – der Steuerschlüssel wird nicht in der Spalte St-Sl angezeigt.
Wird ein Personenkonto an ein Sachkonto, das keinen Steuerschlüssel fest hinterlegt hat, gebucht, dann wird im Protokoll darauf hingewiesen, dass der Standardsteuerschlüssel als OP-Steuerschlüssel verwendet wird. Steuer wird vom OP-Steuerschlüssel nicht gebucht.
Ggf. ist der Standardsteuerschlüssel falsch als OP-Steuerschlüssel – wenn z.B. ein 7-%-Steuerbetrag gebucht wird und an der Kontierzeile steht der OP-Standardsteuerschlüssel 9 für 19%. Es kann entweder der Standardsteuerschlüssel geändert werden oder es wird bei den Sachkonten der erforderliche Steuerschlüssel hinterlegt.
- Wird auf Grund eines Steuerschlüssels die Steuer gebucht, wird im Journal in der Spalte Steuerbetrag der ermittelte und gebuchte Steuerbetrag ausgewiesen.
- Wird auf ein Sachkonto Netto gebucht und bei diesem Sachkonto ist ein Steuerschlüssel hinterlegt, dann wird der Steuerschlüssel als OP-Steuerschlüssel für die Buchung herangezogen. Steuer wird nicht gebucht.
- Wird die Steuerbuchung übergeben, dann wird diese auch als Einzelgegenbuchung im Journal dargestellt.
Buchungen – Aufteilungsbuchung- Felder ziehen bzw. schleppen
Mandant 90
In diesem Beispiel ist es so, dass in den Gegenbuchungen die Kontonummer, das Belegdatum und die Belegnummer nicht enthalten sind. Damit die Buchungen als komplette Aufteilungsbuchungen importiert werden, müssen diese Felder geschleppt werden.
Eigenschaften Dateiformat
Hier ist lediglich die Erste Importzeile auf 2 zu setzen.
Eigenschaften Satzart
Für diese Variante von Aufteilungsbuchungen müssen die Checks bei
- Aufteilungsbuchung aktivieren
- Vorzeichen drehen, wenn ATB-Start in Gegenkontofeld
- Feldinhalte nur innerhalb ATB ziehen
gesetzt werden.
Feldzuordnungen
In den Spalten Belegdatum, Belegnummer und Kontonummer sind in den Folgezeilen die erforderlichen Feldinhalte nicht vorhanden. Diese sind jedoch für die Aufteilungsbuchung notwendig.
Die Feldinhalte müssen von der Beginn-Zeile der jeweiligen Aufteilungsbuchung für die Gegenbuchungen gezogen bzw. geschleppt werden. Dafür wird in den Eigenschaften der Spalten 2, 3 und 4 der Check bei Ziehen (Zie) gesetzt. Dadurch wird beispielsweise für die erste Aufteilungsbuchung das Belegdatum 12.11.2013, die Belegnr. 1 und die Kontonummer 12008 für die 3 Gegenbuchungen gezogen.
Die Felder Belegdatum, Belegnr. und Kontonummer werden für die Gegenbuchungen aus der Beginn-Zeile der Aufteilungsbuchung übernommen.
Buchungen - Aufteilungsbuchung umschlüsseln - Bereichssatzart GKonto und Suchen/Ersetzen Kost
Mandant 100
In der Beginnzeile der Aufteilungsbuchung ist im Gegenkonto das Forderungskonto 1200 enthalten anstatt der Null. Das Kriterium für eine Aufteilungsbuchung ist damit nicht gegeben. Insofern muss das Gegenkonto nur für die jeweilige Beginnzeile der Aufteilungsbuchung umgeschlüsselt werden.
Außerdem sind die Kostenstellen alphanumerisch und werden deshalb umgeschlüsselt.
Eigenschaften Dateiformat
Mit der Bereichssatzart, die für die Spalte 3 gesetzt wird, werden die Sachkonten-Gegenbuchungen herausgefiltert.
Eigenschaften Standardsatzart
In der Standardsatz wird festgelegt:
- Thema
- Aufteilungsbuchung aktivieren
Eigenschaften Satzart Gegenbuchung
In der Gegenbuchung wird festgelegt:
- Thema
- Satzarterkennung: Bereich von Konto 1 bis 9999
- Aufteilungsbuchung aktivieren
- Aufteilung im selben Konto-Feld wie ATB
Feldzuordnungen Standardsatzart
Für folgende Spalten sind die Feldzuordnungen der Standardsatzart ausgewählt:
Spalte 1: Undefiniert, weil nur Hauswährung
Spalte 2: Betrag
Spalte 3: Kontonummer
Spalte 4: Belegnr. 1
Spalte 5: Zahlungskondition (Buchen)
Spalte 6: Belegdatum und Buchungsdatum
Spalte 7: Gegenkonto
Spalte 8: Kost für Gegenkonto, weil Kost nur für das Gegenkonto relevant ist
Feldzuordnung Gegenkonto (Spalte 7)
Der Feldinhalt Gegenkonto 1200 muss mit Null ersetzt werden.
Suchen
Das Konto 1200 wird gesucht, um dies durch Null zu ersetzen.
Ersetzen
Das Konto 1200 muss, um das Kriterium für eine Aufteilungsbuchung zu erfüllen, in Null umgewandelt werden.
Alle Beginnzeilen der jeweiligen Aufteilungsbuchung, die im Gegenkonto das Konto 1200 haben, werden durch Null ersetzt.
Die Buchung mit der Belegnr. 4 hat als Gegenkonto 4405, dies wird nicht ersetzt. Diese Buchung ist keine Aufteilungsbuchung, deshalb wird diese als Normalbuchung importiert.
Feldzuordnung Gegenbu.-Kost 1 (Spalte 8)
Da in dieser Satzart eine Normalbuchung enthalten ist, ist eine Feldzuordnung Kost für die Gegenbuchung zu definieren (Spaltentitel Gegenbu.-Kost).
Suchen
Der Feldinhalt ist alphanumerisch und es sollen nur die letzten 3 Ziffern als Kostenstelle übernommen werden.
Suchen - eingeben
Ersetzen
Ersetzen – eingeben
!!!Hinweis: Symbol aus linker Tabellenspalte wurde entfernt!!!
Für die Normalbuchung wird die Kostenstelle 150 importiert.
Feldzuordnungen Satzart Gegenbuchung
Für folgende Spalten sind die Feldzuordnungen der Satzart Gegenbuchung ausgewählt:
Spalte 1: Undefiniert, weil nur Hauswährung
Spalte 2: Betrag
Spalte 3: Kontonummer
Spalte 4: Belegnr. 1
Spalte 5: Zahlungskondition (Buchen)
Spalte 6: Belegdatum und Buchungsdatum
Spalte 7: Gegenkonto
Spalte 8: Kost für Konto bzw. Gegenkonto
==
Feldzuordnung Kost 1 bzw. Gegenbu.-Kost 1 (Spalte 8)
Hier ist eine Feldzuordnung Kost für die Gegenbuchung zu definieren → Kost 1 und/oder Gegenbu.-Kost ist ausgewählt.
Suchen
Der Feldinhalt ist alphanumerisch und es sollen nur die letzten 3 Ziffern als Kostenstelle übernommen werden.
Suchen - eingeben
Ersetzen
Ersetzen – eingeben
Für die Aufteilungsbuchungen wird die Kostenstelle z.B. 150 importiert.
Die Vorschau füllt Kost 1 und 2.
Sollten die Kostenstellen nach dem Import nicht enthalten sein, dann müssen die Sachkontenstammdaten ergänzt werden. Stammdaten/ Sachkonten / Zusatzdaten / Übergabe Controlling – Kost 1, 2 oder Kost 1 und 2.
Dies kann auch noch nach dem Import gemacht werden.
Import einer Saldenliste
Mandant 110
Die Datendatei einer Saldenliste enthält i.d.R. in den Spalten die monatlichen Verkehrszahlen getrennt nach Soll und Haben. Dafür sind die erforderlichen Feldzuordnungen zu treffen.
Eigenschaften Dateiformat
Die erste Zeile in der Datendatei enthält die Titel der Spalten und die zweite Zeile enthält die Vorzeichen der Verkehrszahlen.
Bis die Feldzuordnungen getroffen sind, kann erst einmal bei Erste Importzeile die 2. Zeile eingetragen werden. Dies hat den Vorteil, dass die Zeile Titel sichtbar bleibt. Am Ende wird die Erste Importzeile auf 3 gesetzt, damit der Import nicht versucht die Zeile zu importieren.
In der Datendatei sind Zwischensummen enthalten, die nicht importiert werden dürfen. Diese würden auf das Differenzkonto gebucht und im Protokoll entsprechend protokoliert werden.
Insofern ist eine Satzart zu definieren, damit diese Zeilen herausgefiltert und nicht importiert werden.
Auswahl Feldzuordnungen eingrenzen
Es ist sehr wichtig die Feldauswahl einzugrenzen, damit in der Auswahl auch nur die Feldzuordnungen zur Verfügung stehen, die überhaupt für die Saldenliste zugelassen sind.
Eigenschaften Satzart
Das Thema ist auf Sachkonten einzustellen..
Hier wird auch das Buchungsjahr festgelegt, weil i.d.R. in der Datendatei kein Buchungsdatum enthalten ist.
Wird das Buchungsdatum nicht eingestellt, dann werden die Buchungen im aktuell geöffneten Wirtschaftsjahr importiert. Wobei man grundsätzlich im entsprechenden Wirtschaftsjahr stehen sollte, bevor der Import gestartet wird.
Außerdem sind in der Datendatei die Haben-Verkehrszahlen zusätzlich mit dem Vorzeichen versehen. Mit der Feldzuordnung z.B. Haben-Teil P1 wird der Betrag automatisch im Haben gebucht. Durch das mitgegebene Vorzeichen Minus wird der Betrag als Storno betrachtet. Insofern müssen für die Haben-Verkehrszahlen die Beträge gedreht werden. Dazu ist der Check bei Habenbeträgen zu setzen.
Es wird noch eine zweite Satzart benötigt, weil es noch eine Summenzeile gibt, die sich GESAMTSUMME nennt. Dazu ist folgendes erforderlich:
Damit ist die Satzart für die Filterung der Gesamtsumme vorhanden.
Feldzuordnungen
Die Feldzuordnungen sind nur für die Standartsatzart vorzunehmen.
Für die Verkehrszahlen der Saldenliste werden die Feldzuordnungen der monatlichen Werte getrennt nach Soll und Haben getroffen. Dies wäre auch für die Anfangsbestände möglich, sofern diese in der Datendatei auch monatlich und/oder getrennt nach Soll und Haben enthalten wären.
In diesem Fall gibt es jedoch nur eine Spalte für den Anfangsbestand, der als Saldo mit dem entsprechenden Vorzeichen enthalten ist.
Feldzuordnung Bezeichnung (Spalte 2)
Die Bezeichnung wird in die Kurz- und Langbezeichnung der Sachkonten übernommen.
Feldzuordnung Anfangsbestand (Spalte 3)
Da in der Datendatei nur der Saldo vom Anfangsbestand inklusive dem Vorzeichen enthalten ist, ist hier die Feldzuordnung AB P1 (Anfangsbestand Periode 1) zu nehmen.
Feldzuordnung Verkehrszahl Soll und Haben (Spalten 4 bis 27)
Für die monatlichen Verkehrszahlen von Januar bis Dezember werden für die Sollbeträge Soll P1 (Sollbetrag Periode 1) bis Soll P12 und für die Habenbeträge werden die Haben-Teil P1 (Habenbetrag Periode 1) bis Haben P12 verwendet.
Diese Feldzuordnungen haben außerdem die Funktion, dass eine Storno-Verkehrszahl wie eine Stornobuchung gebucht wird. D.h. hat z.B. eine Soll-Verkehrszahl vor dem Betrag ein Minus, dann wird der Betrag mit Minus auf der Sollseite ausgewiesen.
Zusätzlich wird für die Storno-Verkehrszahl der Buchungsschlüssel 8 (Storno + Aufhebung der Sl-Automatik) gesetzt.
Alle anderen Buchungen, die nicht mit dem Minus-Vorzeichen importiert werden, werden automatisch mit dem Buchungsschlüssel 4 versehen (Aufhebung der Sl-Automatik). Anfangsbestandsbuchungen bekommen den Buchungsschlüssel 7 (Anfangsbestand).
Die Vorschau zeigt zum einen die Buchungen der Anfangsbestände und Monats-Verkehrszahlen und zum anderen Stammdaten.
Vorschau Ansicht Buchungen
Die Buchungen werden automatisch mit unterschiedlichen Buchungsschlüsseln versehen.
- Die Anfangsbestände erhalten den Buchungsschlüssel 7 (Anfangsbestand), dadurch wird beim Import automatisch das Gegenkonto auf das entsprechende Anfangsbestandskonto z.B. 9000 gebucht.
- Die Buchungen der Monats-Verkehrszahlen erhalten den Buchungsschlüssel 4 (Aufhebung der Sl-Automatik), dadurch wird für Buchungen auf Sachkonten mit fest hinterlegtem Steuerschlüssel keine Steuer ermittelt und gebucht.
- Die Buchungen der Storno-Monats-Verkehrszahlen erhalten den Buchungsschlüssel 8 (Storno + Aufhebung der Sl-Automatik), dadurch wird für Buchungen auf Sachkonten mit fest hinterlegtem Steuerschlüssel keine Steuer ermittelt und gebucht. Außerdem wird der Betrag auf der Soll- oder Habenseite mit Minus gebucht.
Nach dem Import ist für jede Periode ein Buchungsstapel vorhanden mit den Buchungen der Verkehrszahlen.
Im Buchungsstapel für Periode 01 sind auch die Anfangsbestände enthalten.
Kontenblattinfo
Saldeninfo
Vorschau Ansicht Stammdaten
Die Bezeichnung wird für Kurz- und Langbezeichnung übernommen.
Währungsbuchungen – Kurs übergeben oder automatisch ziehen
Mandant 120
Für Währungsbuchungen muss entweder ein Kurs über die Datendatei mit übergeben werden oder es wird in der Konfigurationsdatei eine entsprechende Option mitgegeben. Durch die Option wird der Kurs automatisch aus der Währungstabelle gezogen, sofern diese vorhanden sind.
In diesem Beispiel werden die zwei Möglichkeiten beschrieben. Diese können sowohl für Normalbuchungen als auch für Währungsbuchungen mit oder ohne Satzarten verwendet werden.
Eigenschaften Dateiformat und Eigenschaften Satzart
In diesen Dateien gibt es keine Besonderheiten.
Konfigurationsdatei – mit Kurs
Der Kurs ist in der 2. Spalte enthalten. Dafür ist die entsprechende Feldzuordnung zu treffen.
Feldzuordnung Kurs zu Hauswährung
Wird die Feldzuordnung Kurs zu Hauswährung verwendet, wird der Betrag aus der Datendatei dividiert durch den Kurs.
Der Betrag wird beim Import durch den Kurs geteilt und dieser wird als Eurobetrag gebucht.
Feldzuordnung Kurs zu Hauswährung mult.
Wird die Feldzuordnung Kurs zu Hauswährung mult. verwendet, wird der Betrag aus der Datendatei multipliziert mit dem Kurs.
Der Betrag wird beim Import mit dem Kurs multipliziert und dieser wird als Währungsbetrag gebucht. Der Kurs wird neu berechnet.
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==
==
==
==
Konfigurationsdatei – Kurs automatisch ziehen
Der Kurs soll automatisch aus der Kurstabelle gezogen werden.
Dazu ist es erforderlich, dass in der Konfigurationsdatei in der Sektion [Optionen] der folgende Eintrag gesetzt wird.
Eine Feldzuordnung für den Kurs gibt es nicht.
Der Tagesgenaue Kurs, der in der Währungstabelle vorhanden sein muss, wird beim Import heranzogen. Die Berechnung erfolgt automatisch wie mit der Feldzuordnung Kurs zu Hauswährung.
OP-Abgleich
Mandant 130
Mit dem Thema OP-Abgleich können durch einen Abgleich zwischen den tatsächlich Offenen Posten in der Finanzbuchhaltung und denen, die in der Importdatei enthalten sind die Offenen Posten ausgeziffert werden.
In diesem Beispiel sind OP die bereits bezahlt sind, aber nicht ausgeziffert worden, weil die Zahlungen mit anderer Belegnummer gebucht sind und damit kein Zusammenhang zwischen Rechnung und Zahlung erkannt werden konnte.
So ein Zustand kann es nach Datenübernahmen aus Vorsystemen geben.
In der OP-Liste sind eigentlich nur folgende OP tatsächlich offen.
Konto 70000: Belegnr. 3 mit 1000 H
Konto 71000: Belegnr. 6 mit 100 H
Konto 72000: Saldo Null
Es wird eine OP-Liste in Dateiform für die Auszifferung benötigt, der genau die OP ausweist, die tatsächlich offen sind. Wobei mit der Funktion OP-Abgleich, die Konten mit Nullsalden nicht ausgeziffert werden können - dafür kann das Programm Kleindifferenzen ausgleichen verwendet werden.
Die Funktion OP-Abgleich hat folgende Logik. Es wird in der Fibu in den OPs auf dem entsprechenden Konto, nach genau der Belegnummer und nach genau dem Betrag gesucht. Sind alle OP pro Konto in der Fibu gefunden worden, dann werden alle anderen OP, die auf dem Konto gebucht sind und nicht ausgeziffert sind addiert. Ergibt die Summe 0 dann werden alle diese OP ausgeziffert. Diese OP stellen einen OP-Ring dar, d.h. wird ein OP von diesem OP-Ring wieder geöffnet, sind alle anderen OP auch nicht mehr ausgeziffert.
Gibt die Summe aller anderen OP nicht 0, dann wird gar nichts ausgeziffert.
Eigenschaften Dateiformat
Hier gibt es keine besonderen Einstellungen.
Eigenschaften Satzart
In den Eigenschaften der Satzart ist es zwingend erforderlich das Thema OP-Abgleich einzustellen.
Feldzuordnungen
Das Thema OP-Abgleich ist auszuwählen. Folgende Feldzuordnungen sind möglich:
Vor dem Import war z.B. auf dem Konto 70000 nichts ausgeziffert.
Nach dem Import wurden nur Belegnr. 2 und 3 nicht ausgeziffert. Alle anderen OP ergaben in der Summe Null und wurden ausgeziffert.
OP-Ausziffern
Mandant 140
Mit dem Thema OP-Ausziffern können die Offenen Posten ausgeziffert werden, die im Vorsystem bereits ausgeziffert waren. D.h. es wird eine OP-Liste in Dateiform benötigt, die ausschließlich die ausgezifferten OP enthält.
In diesem Beispiel sind OP, die bereits bezahlt sind, nicht ausgeziffert worden, weil die Zahlungen mit anderer Belegnummer gebucht sind und damit kein Zusammenhang zwischen Rechnung und Zahlung erkannt werden kann.
So ein Zustand kann es nach Datenübernahmen aus Vorsystemen geben.
In der OP-Liste sind eigentlich nur folgende OPs tatsächlich offen:
Konto 70000: Belegnr. 3 mit 1000 H
Konto 71000: Belegnr. 6 mit 100 H
Konto 72000: Saldo Null
Es wird eine OP-Liste in Dateiform für die Auszifferung benötigt, die genau die OP ausweist, die im Vorsystem tatsächlich ausgeziffert waren.
Die Funktion OP-Auszifferung hat folgende Logik. Es wird in der Fibu in den OPs auf dem entsprechenden Konto, nach genau der Belegnummer und nach genau dem Betrag und genau dem Belegdatum gesucht. Sind alle OP pro Konto in der Fibu gefunden worden, dann werden diese OP addiert. Ergibt die Summe 0 dann werden alle gefundenen OP ausgeziffert. Diese OP stellen einen OP-Ring dar, d.h. wird ein OP von diesem OP-Ring wieder geöffnet, sind alle anderen OP auch nicht mehr ausgeziffert.
Eigenschaften Dateiformat
Hier gibt es keine besonderen Einstellungen.
Eigenschaften Satzart
In den Eigenschaften der Satzart ist es zwingend erforderlich das Thema OP-Ausziffern einzustellen.
Feldzuordnungen
Das Thema OP-Ausziffern ist auszuwählen. Folgende Feldzuordnungen sind möglich:
Vor dem Import war z.B. auf dem Konto 70000 nichts ausgeziffert.
Nach dem Import sind nur die Belegnummern 2 und 3 nicht ausgeziffert.
Da das Konto 72000 einen Nullsaldo hat, ist über das Menü Kleindifferenzen ausgleichen die Auszifferung durchzuführen.
OP-Aktualisierung
Mandant 150
Mit dieser Funktion ist es möglich zu bestehenden offenen Posten beispielsweise Mahnstufen zu importieren.
In folgendem Beispiel wird die Mahnstufe und das Mahndatum sowie ein Text für den OP-Vermerk importiert.
Eigenschaften Dateiformat
Hier gibt es keine besonderen Einstellungen.
Eigenschaften Satzart
Das Thema OP-Aktualisierung muss eingestellt sein.
Feldzuordnungen
Das Thema OP ist auszuwählen. Es ist hier zu beachten, dass nicht alle Feldzuordnungen möglich sind.
Zur Identifikation des OPs stehen folgende Felder zur Verfügung
- Mandantennummer (wenn in der Importdatei diese nicht vorhanden, dann wird in den aktuellen Mandanten importiert)
- Kontonummer (obligatorisch, ungleich 0)
- OP-Betrag (obligatorisch, ungleich 0)
- Belegdatum (obligatorisch)
- Gegenkontonummer (optional)
- Belegnummer 1 (optional)
- Buchungstext (optional)
Wenn der OP nicht eindeutig identifiziert werden kann, erfolgt keine Aktualisierung.
Feldzuordnungen für die Suche des OPs
Es sind die Feldzuordnungen für folgende Felder getroffen:
Spalte 1: Mandantennummer
Spalte 2: Kontonummer
Spalte 3: Betrag
Spalte 4: Belegdatum
Spalte 5: Gegenkonto
Spalte 6: Belegnr.1
Folgende Felder können am gefundenen OP aktualisiert:
- Belegnummer 2
- OP-Vermerk
- Valutadatum
- Nettofälligkeit
- Skontierfähiger Betrag
- Zahlungsart
- Zahlstatus
- Mahnstatus
- Mahnstufe
- Mahndatum 1
- Mahndatum 2
- Mahndatum 3
- Mahndatum 4
- Mahndatum 5
- Mahndatum 6
- Mahndatum 7
- Mahndatum 8
- Mahndatum 9
Feldzuordnungen für die Aktualisierung des OPs
Dafür sind folgende Feldzuordnungen ausgewählt:
Spalte 7: OP-Vermerk
Spalte 8: Mahnstufe: hier wird die höchste Mahnstufe erwartet, entsprechend dieser Mahnstufe, sind die Felder Mahndatum 1 bis X mitzugeben
Spalte 9: Mahndatum 1
Spalte 10: Mahndatum 2
Spalte 11: Mahndatum 3
Spalte 12: Mahndatum 4
Spalte 13: Mahndatum 5
Spalte 14: Mahndatum 6
Spalte 15: Mahndatum 7
Spalte 16: Mahndatum 8
Spalte 17: Mahndatum 9
Zum gefundenen OP auf dem Konto 10000, Belegnr. 2, Betrag 1000,00€ wurde der OP-Vermerk hinzugefügt.
Zum gefundenen OP auf dem Konto 13000, Belegnr. 333, Betrag 1000,00€ wurde die höchste Mahnstufe 9 und das Mahndatum pro Mahnstufe hinzugefügt.
Fixe Satzlänge – Datendatei ohne Feldtrenner
Mandant 200
Eine Datendatei kann auch dann importiert werden, wenn sie zwischen den Feldern keinen Feldtrenner z.B. ein Semikolon hat.
Allerdings kann dann der ASCII-Assistent nicht benutzt werden.
Insofern könnte überlegt werden, ob man sich aus der Originaldatei zusätzlich eine kleine Testdatei erstellt und diese mit Feldtrenner und Spaltentiteln, die z.B. auf Grund einer Schnittstellenbeschreibung existieren, ergänzt. Dies hat den Vorteil, dass mit dem Assistenten u.a. die Feldzuordnungen und eventuell erforderlichen Eigenschaften über Suchen/Ersetzen einfacher getroffen bzw. hinzugefügt werden können.
Außerdem kann man gleich die Vorschau ansehen und auch importieren. Sind alle Buchungen in Ordnung, wird aus der Konfigurationsdatei mit Feldtrenner händisch eine Konfigurationsdatei ohne Feldtrenner über einen Editor erstellt.
Eigenschaften Dateiformat
Hier gibt es keine besonderen Einstellungen.
Eigenschaften Satzart
Auch hier werden ggf. die erforderlichen Einstellungen getroffen wie z.B. für die Aufteilungsbuchungen. In diesem Beispiel sind jedoch keine erforderlich.
Feldzuordnungen
Wie gewohnt werden die entsprechenden Feldzuordnungen getroffen und z.B. über Suchen/Ersetzen erforderliche Ergänzungen vorgenommen.
Nachdem die Feldzuordnungen (und anderes) getroffen sind, die Buchungen importiert wurden und das Ergebnis der Buchungen in Ordnung ist, kann jetzt die Konfigurationsdatei ohne Feldtrenner bzw. eine Kopie davon als Basis für die Konfigurationsdatei ohne Feldtrenner herangezogen werden.
Konfigurationsdatei ohne Feldtrenner erstellen
Die kopierte Konfigurationsdatei mit Feltrenner ist mit einem Editor zu öffnen, um erforderliche Änderungen und Ergänzungen vorzunehmen. Der Inhalt ist wie folgt.
Das Merkmal für den fixen Satzaufbau ist Satzaufbau=1. Dieser ist in allen erforderlichen Sektionen der jeweiligen Dateibeschreibung [Fixe Satzlänge ohne** Feltrenner **Dateibeschreibung] einzutragen.
Außerdem ist die Anzahl der Zeichen pro Feld einzutragen. Wie beispielsweise für die Mandantennummer, die 3-stellig ist, sind es die Zeichen von 0 bis 2. Oder der Betrag, der einige Vornullen hat, die dabei zu berücksichtigen sind, wenn bei der nächsten Datendatei Beträge mit der vollen Anzahl Zeichen importiert werden müssten.
Das Ergebnis ist identisch dem Ergebnis mit Feldtrenner.