Belegmanagement | Beleganalyse

Belege (nicht E-Rechnungen), welche über die Erfassungsmaske hinzugefügt oder durch den ADDISON Direkt Beleghub importiert worden sind, werden direkt durch eine Beleganalyse verarbeitet. 

Für Belege der Datenquelle GetMyInvoices kann eine Beleganalyse ergänzend oder ersetzend aktiviert werden.

 

Bitte beachten Sie: 

• Die Analyse von Belegen aus anderen Datenquellen wird derzeit nicht unterstützt.
• Die Beleganalyse steht nur für Anwender ab ADDISON Direkt Belegmanagement | Digitales Belegbuchen zur Verfügung.

 

Analysestatus

In der Spalte Analyse bzw. im Feld Analysestatus in der Erfassung können Sie erkennen, ob die Analyse abgeschlossen ist.  

 

 

Für den Fall, dass der Beleg zunächst den Status In Bearbeitung anzeigt, aktualisieren Sie bitte den Status über die gleichlautende Schaltfläche.

 

Analyseergebnis

• Alle durch die Beleganalyse erkannten Daten werden vorbelegt, wenn diese mit einer hinreichenden Sicherheit erkannt wurden.
• Konnte anhand der Beleganalyse ein passendes Personenkonto gefunden werden, wird dieses in der Erfassung direkt vorgeschlagen.
• Bei unsicheren Ergebnissen oder Unstimmigkeiten werden die betreffenden Felder optisch hervorgehoben (orange Umrandung) und ein Hinweis in der Hinweiskomponente wird angezeigt.

Detaillierte Informationen dazu unter Belegmanagement | Arbeiten mit der Hinweiskomponente und Belegmanagement | Alternativwerte in der Erfassung.

Sobald die Analyse abgeschlossen ist, kann der Beleg weiterverarbeitet bzw. ergänzt werden. 

 

Anzeige Workflow-Steps

Die Belege werden - insofern andere Einstellungen dies nicht anderweitig festlegen - nach diesen Kriterien im Erfassungs-Workflow einsortiert:

 

Erkennung aller buchungsrelevanten Daten:

Konnten alle buchungsrelevanten Daten durch die Beleganalyse erkannt werden, werden die Belege im Standard auf diesen beiden Workflow-Status angezeigt - abhängig von der Art des Importes.

• Ein über die Erfassungsmaske erfasster Beleg verbleibt nach der Analyse zunächst im Workflow-Status Erfassung, damit eine direkte Bearbeitung nach dem Hinzufügen möglich ist.
• Belege, die über den Beleg- und Dateiupload importiert worden sind, werden im Standard im Workflow-Step Vorerfasst bereitgestellt. Mit aktivierter Option "Belege nach Import zur Erfassung bereitstellen" erfolgt die Anzeige auf dem Workflow-Status Erfassung.

 

Erkennung nicht aller buchungsrelevanten Daten

Konnten nicht alle buchungsrelevanten Daten erkannt werden, wird der Beleg auf dem Workflow-Status Erfassung angezeigt. Nach Ergänzung der fehlenden Daten kann der Beleg dann weiterverarbeitet werden. Folgende Pflichtfelder müssen vor einer weiteren Verarbeitung gefüllt sein:

• Belegdatum: Das Belegdatum muss in eines der angelegten Wirtschaftsjahre passen, anderenfalls kann der Beleg nicht in der Erfassung weiterverarbeitet werden.
• Belegnummer
• Bruttobetrag: Sofern die Beleganalyse den/die angewendeten Steuersatz/Steuersätze des Beleges nicht eindeutig erkennen konnten, wird der Steuersatz grundsätzlich mit dem steuerfreien Steuersatz vorbelegt.

 

 

Wiederholung der Beleganalyse

Für den Fall, dass eine Beleganalyse nicht durchführbar war, kann über die Schaltfläche Erneute Analyse die Belegerkennung wiederholt werden. 

 

Bitte beachten Sie: 

Nicht in allen Fällen ist eine erneute Analyse sinnvoll. Bei verschlüsselten Dokumenten laden Sie bitte ein unverschlüsseltes Dokument hoch und legen Sie das verschlüsselte Dokument ab. 

 

Aktivierung der Beleganalyse bei Zahlungserstellung

Für die Datenquellen GetMyInvoices, Beleghub und Belegmanagement kann zusätzlich noch eine Beleganalyse aktiviert werden.

Dies ist v.a. dann sinnvoll, wenn Zahlungen oder die Bankabstimmung durch den Mandanten im Belegmanagement erstellt werden sollen, die Verarbeitung mit ADDISON oder ADDISON AKTE für Belege aber über SBA erfolgt, da im Standard hier keine interne Analyse erfolgen würde.

 

 

Aktivierung der Beleganalyse für GetMyInvoices

Für Belege von GetMyInvoices erhalten wir keine Kontoinformationen, so dass hier eine ergänzende, alternativ auch eine ersetzende Analyse möglich ist.

 

 

Damit können die Daten so verbessert werden, dass auch eine für GMI-Belege vollständige Vorbuchung entsteht.