Benachrichtigungen in der Steuerberatersoftware

Benachrichtigungen in der Steuerberatersoftware

Arten von Nachrichten

Beim Eintritt u.a. von folgenden Ereignissen wird der Steuerberater per Benachrichtigung in der Steuerberatersoftware informiert:

Fehlende Lizenz SMART Connect Integration für übermittelnde Datenquellen

Werden Daten von automatisch übermittelnden Datenquellen oder ADDISON Direkt an SMART Connect übergeben und es fehlt die zur Verarbeitung notwendige Lizenz SMART Connect Integration, werden diese Daten „geparkt“ und wir informieren per Benachrichtigung in der Steuerberatersoftware darüber. Nachdem die Applikation SMART Connect Integration im Konfigurator aktiviert wurde, werden die „geparkten“ Daten importiert und verarbeitet.

Fehlende Daten in den Firmeneinstellungen für übermittelnde Datenquellen

Werden Daten von automatisch übermittelnden Datenquellen oder ADDISON Direkt an SMART Connect übergeben und es fehlen zur Verarbeitung notwendige Firmenstammdaten, da diese z.B. aufgrund eines vom Standard abweichenden Kontenrahmens nicht automatisch gesetzt werden können, werden diese Daten „geparkt“ und wir informieren in der Steuerberatersoftware mit folgenden Benachrichtigungen darüber:

• Differenzenkonten fehlen für die übermittelnde Datenquelle in den Firmeneinstellungen unter Aufwands- und Ertragskonten: Bitte erfassen Sie die fehlenden Konten in SMART Connect.
• Aufwands- und Ertragskonten fehlen für die übermittelnde Datenquelle in den Firmeneinstellungen unter Aufwands- und Ertragskonten: Bitte erfassen Sie die fehlenden Konten in SMART Connect.

Fehlende Wirtschaftsjahre für übermittelnde Datenquellen

Werden Daten von automatisch übermittelnden Datenquellen an SMART Connect übergeben und es fehlen zur Verarbeitung notwendige Wirtschaftsjahre, werden diese Daten „geparkt“ und wir informieren in der Steuerberatersoftware mit folgenden Benachrichtigungen darüber:

• Folgejahr ist nicht vorhanden und kann aufgrund fehlender Bestätigung durch den Steuerberater für das aktuelle Jahr nicht automatisch angelegt werden: Synchronisieren Sie über den Upload die Daten für das neue Wirtschaftsjahr aus der Steuerberatersoftware.
• Vorjahr ist nicht vorhanden: Bitte prüfen Sie die Übermittlung der externen Datenquelle.

Weitere Informationen zum Upload finden Sie in Kapitel 12.4.4. In der Regel wird ein neues Wirtschaftsjahr direkt bei Anlage in der Steuerberatersoftware synchronisiert.

Belege können aufgrund eines fehlenden Wirtschaftsjahres nicht abgerufen werden

Können bei einem Abruf der externen Datenquellen Belege aufgrund eines nicht vorhandenen Wirtschaftsjahres nicht abgerufen werden, informieren wir per Benachrichtigung in der Steuerberatersoftware darüber.

Dies kann bspw. in folgenden Situationen der Fall sein:

• Es kann kein weiteres vorläufiges Wirtschaftsjahr automatisch angelegt werden, da das Vorjahr noch nicht durch einen Upload aus der Steuerberatersoftware bestätigt wurde.
• Es gibt Belege für ein neues Wirtschaftsjahr, welche aber mehr als drei Monate nach dem Ende des letzten bestätigten Wirtschaftsjahres liegen. Dies ist z.B. der Fall, wenn entweder ein automatisch angelegtes, vorläufiges Wirtschaftsjahr existiert und es Belege über diesen Zeitraum hinaus gibt oder wenn ein Wirtschaftsjahr manuell in SMART Connect angelegt und noch nicht durch einen Upload aus der Steuerberatersoftware bestätigt wurde und es Belege über diesen Zeitraum (drei Monate) hinaus gibt.

Im Falle einer solchen Nachricht ist durch einen Upload aus der Steuerberatersoftware, das Wirtschaftsjahr anzupassen bzw. zu korrigieren.

Weitere Informationen zum Upload finden Sie in Kapitel 12.4.4. In der Regel wird ein neues Wirtschaftsjahr direkt bei Anlage in der Steuerberatersoftware synchronisiert.

Belegen mit unvollständigen Buchungsdaten

Werden bei einem Abruf der externen Datenquellen Belege mit unvollständigen Buchungsdaten (Belegnummer, Belegdatum oder Betrag fehlen oder sind 0) übermittelt, werden diese auf dem Register Unvollständig angezeigt.

Wir informieren per Benachrichtigung in der Steuerberatersoftware, wenn bei einem Abruf der externen Datenquelle Belege auf dem Register Unvollständig abgestellt werden. So ist der Steuerberater darüber direkt informiert, dass Belege mit unvollständigen Buchungsdaten abgestellt wurden, welche zu prüfen, nachzubearbeiten und zu übertragen oder über die direkte Buchungserfassung zu verarbeiten sind.

Weitere Informationen dazu finden Sie in den entsprechenden Kapiteln 5.1.1 oder 10.8.4.

Import von Buchungsdaten mit fehlerhaften Konten/Gegenkonten

Wurde beim Import von Buchungen aus externen Datenquellen bei leeren, negativen und/oder Konten außerhalb des zulässigen Kontenbereichs das betroffene Konto durch ein in den Firmeneinstellungen hinterlegtes Differenzenkonto ersetzt, informieren wir per Benachrichtigung unter Angabe der fehlerhaften Information zu dem jeweiligen Konto aus der ursprünglichen Datei.

Zusätzlich erfolgt ein Eintrag in dem jeweiligen Importprotokoll in SMART Connect unter dem Menüpunkt “Services”.

Deaktivierung des automatischen Abrufs aufgrund von ungültigen Zugangsdaten

Wird bei automatischen Abrufen von externen Datenquellen drei Mal in Folge festgestellt, dass die hinterlegten Zugangsdaten nicht mehr gültig sind, wird der automatische Abruf deaktiviert und wir informieren per Benachrichtigung in der Steuerberatersoftware darüber.

Aktualisieren Sie die Zugangsdaten der entsprechenden Datenquelle in SMART Connect unter Firmeneinstellungen | Externe Datenquellen, indem Sie auf die Datenquelle klicken und den korrekten API-Key hinterlegen. Aktivieren Sie bei Bedarf den automatischen Abruf und indem Sie Speichern, werden die neu hinterlegten Zugangsdaten auf ihre Gültigkeit überprüft.

Benachrichtigungen betreffend nicht übernommener Personenkonten von sevdesk

Können beim Abruf der Datenquelle sevdesk aufgrund der vorgenommenen Einstellungen (siehe 10.5.6) Personenkonten und in Folge auch Belege nicht übernommen werden, informieren wir mit folgenden Benachrichtigungen:

• Kontakte können aufgrund fehlender Kunden-/Lieferantennummer bzw. Debitor-/Kreditornummer nicht abgerufen werden: Bitte überprüfen und berichtigen Sie die Kontakte in sevdesk.
• Kontakte können nicht abgerufen werden, da die vergebene Nummer nicht in den entsprechenden Personenkontenbereich passt: Bitte überprüfen und berichtigen Sie die Kontakte in sevdesk.
• Kontakte können nicht abgerufen werden, da alle Kontonummern eines Personenkontenbereiches bereits vergeben sind.

Die entsprechenden Nummern der Kontakte sind in sevdesk zu berichtigen, so dass diese übereinstimmend mit den zuvor getroffenen Einstellungen sind. Beim nächsten Abruf werden die berichtigten Kontakte nebst etwaigen Belegen dann in SMART Connect übernommen. Ggf. kontaktieren Sie bitte den Kundensupport.

Benachrichtigungen in Verbindung mit der Erstellung von Zahlungsbuchungen

• Fehlendes Verrechnungskonto für Zahlungsbuchungen in SMART Connect

Wurden Zahlungsbuchungen erstellt, ist jedoch noch kein Verrechnungskonto für das verwendete Bankkonto hinterlegt, so sollte dies ergänzt werden. Die Vorgehensweise ist unter 5.10.2 Aktivierung und Einrichtung beschrieben.

• SMART Connect - Erstellung von Zahlungsbuchungen fehlgeschlagen

Es konnte aus fachlichen oder technischen Gründen eine Zahlungsbuchung nicht erstellt werden. Ein Grund kann sein, dass das Wirtschaftsjahr, in welches die Ausführung/Erstellung der Zahlungsbuchung fällt noch nicht in SMART Connect vorhanden ist bzw. synchronisiert wurde. Die betroffenen Zahlungen wurden in SMART Connect unter Services | Fehlgeschlagene Zahlungsbuchungen vermerkt und können dort nach Behebung der Ursache nachträglich erstellt oder alternativ verworfen werden. Die Vorgehensweise ist unter 5.10.5 Fehler bei der Erstellung von Zahlungsbuchungen beschrieben.

Benachrichtigungen im Rahmen der Mehrwertsteuersenkung zum 01.07.2020

Folgende Benachrichtigungen werden in Verbindung mit der Mehrwertsteuersenkung zum 01.07.2020 abgestellt:

• Fehlende Aufwands- und Ertragskonten bei individuellem/abweichendem Kontenrahmen

Ist ein abweichender oder individueller Kontenrahmen in Verwendung, so sind die „neuen“ Sachkonten in SMART Connect unter Firmeneinstellungen / Aufwands- und Ertragskonten nachzupflegen. Solange diese Sachkonten nicht hinterlegt sind, wird für diese Fälle das Differenzen Sachkonto verwendet. Wir informieren an dieser Stelle per Nachricht (Postkorb) an den Steuerberater, bis alle fehlenden Sachkonten hinterlegt sind.

• Deaktivierung der Funktion zur Verwendung von Ertragskonten Artikelkategorien

Ist für Abrufe der Datenquelle sevdesk die Funktion zur Verwendung der Ertragskonten Artikelkategorien aktiviert, so wird diese mit dem Update systemseitig deaktiviert, da die Sachkonten für die verwendeten Artikelkategorien - unabhängig des eingesetzten Sachkontenrahmens - nicht automatisch gefüllt werden können.

Anzeige der Nachrichten

ADDISON-Software

Die Nachrichten werden in ADDISON als Fälliges Ereignis für den Benutzer angezeigt, welcher im CRM für den Fachbereich Fibu als Ansprechpartner hinterlegt ist. Falls dieser nicht gefüllt ist, wird der Hauptansprechpartner herangezogen. Für den Fall, dass kein Ansprechpartner hinterlegt ist, werden die fälligen Aufgaben dem Benutzer ADMIN zugeordnet.

Zudem werden die Nachrichten mit Art Aktion erforderlich im Postkorb angezeigt.

Sind die Nachrichten dort nicht direkt sichtbar, sind ggf. aktive Filtereinstellungen zu deaktivieren oder der Filter über Filter einrichten, um die Aktion erforderlich zu erweitern. Im Standard werden jedoch Nachrichten der Art Aktion erforderlich immer angezeigt.

ADDISON AKTE (tse:nit/cs:Plus)

In AKTE (tse:nit/cs:Plus) wird die Benachrichtigung im Dokument Postkorb sowie im Erinnerungsfenster ausgewiesen:

Im Erinnerungsfenster muss im Bereich Einstellungen - ADDISON Direkt das Kontrollkästchen Hinweise aktiviert und in der Listenauswahl ADDISON Direkt Einträge der letzten Tage eine passende Einstellung getätigt werden, damit die Benachrichtigungen angezeigt werden: