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Mandanten & Kontakte → Mandant auswählen → Nutzer

Die Liste zeigt zwei Tabs: Portalbenutzer (Mandantenmitarbeiter, die mit Ihrer Kanzlei direkt zusammenarbeiten) und Arbeitnehmer des Mandanten. Beide Tabs sind identisch aufgebaut.

Bestehenden Nutzer bearbeiten

Klicken Sie auf den Pfeil links in der Nutzerzeile.
Klicken Sie auf den gewünschten Zugriff.

Der Einstellungsdialog öffnet sich mit Tabs für die Einstellungen des Profils, der Berichtskreise, Apps und des Benutzerkontos.

Wichtig: Jeder Tab hat einen eigenen Speichern-Button. Änderungen gehen verloren, wenn Sie den Tab wechseln, ohne vorher zu speichern.

Welchen Tab verwenden?

Ich möchte …	Tab
Zugang für diesen Mandanten sperren oder befristen	Mitarbeiterzugriff
Festlegen, welche Dokumente der Nutzer sieht	Berichtskreise
Bestimmte Apps im Portal sperren	Apps sperren
Zugang für alle Mandanten sperren oder E-Mail ändern	Benutzerkonto

Benutzerprofil aktiv (Tab Mitarbeiterzugriff) deaktiviert den Zugang nur für diesen Mandanten. Benutzerkonto ist aktiv (Tab Benutzerkonto) deaktiviert das gesamte Konto mandantenübergreifend.

Neuen Nutzer anlegen

Klicken Sie oben rechts auf + Neuen Nutzer hinzufügen. Der Assistent führt Sie in vier Schritten:

Schritt 1 – Basisdaten: Vorname und Nachname sind Pflicht. Optional: E-Mail-Adresse (erforderlich für die Einladungs-E-Mail) und ob der Nutzer Admin-Rechte erhalten soll.

Schritt 2 – Einstellungen kopieren: Wählen Sie einen bestehenden Nutzer als Vorlage, wenn der neue Nutzer eine ähnliche Rolle übernimmt. Die kopierten Einstellungen können in den Folgeschritten noch angepasst werden.

Schritt 3 – App-Zugriff: Legen Sie fest, welche Apps der Nutzer verwenden darf.

Schritt 4 – Berichtskreise: Wählen Sie, auf welche Dokumentenkategorien der Nutzer Zugriff hat.

Wähle Sie am Ende ob sie dem neuen Nutzer die Zugangsdaten per E-Mail zusenden möchten, od er sie als PDF herunterladen wollen. Der Nutzer erscheint anschließend in der Liste mit dem Badge EINGELADEN.

Häufige Fragen

Wie kann ich Nutzer vorübergehend deaktivieren?

Tab Mitarbeiterzugriff → Toggle Benutzerprofil aktiv deaktivieren. Der Nutzer bleibt im System erhalten und kann jederzeit reaktiviert werden. Nur der Zugang zu diesem Mandanten ist gesperrt.

Wie kann ich Nutzer für alle Mandanten sperren?

Tab Benutzerkonto → Toggle Benutzerkonto ist aktiv deaktivieren.

Wie setze ich das Passwort eines Nutzers zurück?

Öffnen Sie den Portalbenutzerzugriff des Nutzers, wechseln Sie zum Tab Benutzerkonto und klicken Sie auf Zugang zurücksetzen. Der Nutzer erhält eine E-Mail mit einem Link zum Festlegen eines neuen Passworts.

Wie lege ich neue Arbeitnehmer an?

Arbeitnehmer werden nicht in dieser Liste angelegt, sondern in der Lohnsoftware.

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