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Bereich Ablage – Navigationsbaum

ADDISON Grundfunktionen
Letzte Aktualisierung: Lesezeit 8 Minuten

    Bereich Ablage – Navigationsbaum

    Allgemein

    Programmaufruf

    Im ADDISON Hauptfenster:

    Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Seitenbereich / Registerkarte Ablage

    Im Office Manager Fenster:

    Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Fenster / Ordnerfenster / Registerkarte Dokumente

    Programmzweck

    Im Bereich Ablage wird der Navigationsbaum des Office Managers angezeigt. Der Navigationsbaum stellt die Ablagestruktur der Kanzlei dar.

    In den Fächern der Ablagestruktur werden die Einträge (Dokumente und Notizen) abgelegt.

    Die Ablagestruktur des Office Managers sollte der Papierablage der Kanzlei angepasst werden, um einen hohen Wiedererkennungseffekt zu erzeugen.

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    Ordner-Bereiche

    Die Ablagestruktur des Office Managers gliedert sich in bis zu sechs Bereiche:

    • Benutzer
      individuell je Benutzer
    • Kanzlei einheitlich für die ganze Kanzlei
    • ADDISON Systemordner mit Sonderfunktionen
    • ADDISON Direkt Ablage von Belegen und Verwaltung von Nachrichten
    • DocuWare
      Recherche und Abspeicherung von Dokumenten
    • Outlook Zugriff auf Outlook und Ablage der Mails in der Ordnerstruktur

    Benutzer

    Der Bereich Benutzer wird von jedem BBS-Benutzer selbst verwaltet und kann dementsprechend für jeden Benutzer individuell konfiguriert werden. Z.B. kann hierzu auf Fächer verwiesen werden, die in den Bereichen Kanzlei und ADDISON angelegt sind, um eine andere Ansicht für diese Fächer zu definieren (siehe Kapitel Ansicht definieren).

    Der Bereich Benutzer kann nur sinnvoll genutzt werden, wenn BBS eingerichtet ist. Er erhält dann den Namen des angemeldeten BBS-Benutzers. Ist BBS nicht eingerichtet, erscheint als Bezeichnung LOKAL. In diesem Fall wird für alle Benutzer die gleiche Struktur angezeigt.

    Systemfächer (z.B. Eingangskorb und Fällige Aufgaben) können nicht umbenannt werden, da Ihnen Programmfunktionen zugeordnet sind.

    Nur sofern BBS eingerichtet ist können auch Nachrichten innerhalb der ADDISON Software versendet werden.

    Kanzlei

    Das von ADDISON ausgelieferte Referenzmodell bezieht sich auf den Bereich Kanzlei. Es wird automatisch beim erstmaligen Einsatz des Office Managers generiert.

    Der Bereich Kanzlei gilt einheitlich für alle Mandanten (Kanzleiaktenplan). Individuelle Anpassungen des Kanzleiaktenplans an die interne Organisationsstruktur des Steuerberaters sind problemlos möglich, jedoch nur durch den BBS-Administrator (sofern BBS eingerichtet ist). Benutzer ohne BBS-Administrator-rechte haben nicht das Recht, den Kanzleiaktenplan zu verändern.

    ADDISON

    Im Bereich ADDISON werden Systemfächer mit Sonderfunktionen dargestellt, die nicht verändert werden können und nur von ADDISON gepflegt werden.

    In den Systemfächern werden u.a. Bilanzberichte, Erläuterungen zu Steuererklärungen, Notizen und Verwaltungsakte abgelegt.

    Sollen Fächer aus dem Bereich ADDISON in den Bereichen Kanzlei oder Benutzer dargestellt werden, kann dies über Verweisordner im entsprechenden Bereich geschehen.

    ADDISON Direkt

    Ablage von Belegen, die über ADDISON Direkt gesendet werden, sowie die Ablage von eingehenden und ausgehenden Nachrichten.

    DocuWare

    Zugriff auf die DocuWare – Recherche und die Archivierung der abzulegenden Dokumente.

    Outlook

    Über diese Anbindung können Outlook – Kontakte bearbeitet werden. Kalendereintragungen können eingesehen und bearbeitet werden. Des Weiteren können E-Mails über diesen Punkt im Office Manager abgerufen werden und in die jeweilige Ordnerstruktur abgelegt werden.

    Funktionen der Fächer

    Allgemein

    In den Bereichen Benutzer und Kanzlei kann die Struktur individuell gestaltet werden, im Bereich Kanzlei jedoch nur durch den BBS-Administrator.

    Fächer können angelegt, gelöscht und verändert werden. Somit wird das Referenzmodell an die kanzleispezifischen Bedürfnisse angepasst.

    Fachtypen

    Jedem Fach ist ein Typ zugeordnet, der beim Anlegen eines Fachs auszuwählen ist.

    Der Typ kann im Nachhinein nicht mehr verändert werden.

    Zwei Fachtypen stehen zur Auswahl:

    • Dokumentenordner
      In diesem Fächertyp werden Einträge erstellt (siehe Kapitel Einträge anlegen).
    • Verweisordner
      Verweisordner zeigen auf ein anderes Fach. Anstelle eines eigenen Inhalts wird der Inhalt des Fachs angezeigt, auf das verwiesen wird. Der Inhalt des Fachs kann allerdings anders dargestellt werden als im Quellfach (z.B. andere Spalten- und Filtereinstellungen).

    Reihenfolge der Fächer

    Die Reihenfolge der Fächer Navigationsbaum kann verändert werden. Mit der Tastenkombination Strg + ↑ bzw. Strg + ↓ kann das markierte Fach nach oben bzw. unten verschoben werden.

    Diese Funktion steht nur dem BBS-Administrator zur Verfügung.

    Verschieben von Fächern per Drag & Drop

    Mittels Drag & Drop können Fächer auf eine andere Ebene in der Ablagestruktur verschoben werden. Fächer können allerdings nur innerhalb eines Bereichs (z.B. Kanzlei) verschoben werden.

    Diese Funktion steht nur dem BBS-Administrator zur Verfügung.

    Neuanlage eines Fachs

    Ablage /Menü / Fach / Neu.

    Bei Neuanlage eines Fachs sind der Name für den Navigationsbaum und der Fachtyp (siehe oben) einzugeben.

    Bei Auswahl Verweisordner im Feld Fachtyp ist über die Schaltfläche Eigenschaften das Fach auszuwählen, auf das verwiesen werden soll.

    Bearbeiten eines Fachs

    Ablage / Menü | Fach | Eigenschaften.

    Der Name des Fachs für den Navigationsbaum kann geändert werden.

    Bei Verweisordnern kann über die Schaltfläche Eigenschaften ein anderes Fach eingestellt werden, dessen Inhalt dargestellt werden soll.

    Löschen eines Fachs

    Ablage | Menü / Fach | Löschen.

    Beim Löschen werden das Fach im Navigationsbaum und alle Einträge des Fachs und ggf. vorhandener Unterfächer gelöscht.

    Die im Fach vorhandenen Einträge können alternativ beim Löschen in ein anderes Fach verschoben werden.

    Drucken eines Fachs

    Ablage | Menü / Fach | Drucken.

    Für jedes Fach kann eine Liste der in dem Fach enthaltenen Einträge erstellt und gedruckt werden. Somit können z.B. die fälligen Aufgaben oder Suchergebnisse auch in Papierform ausgegeben werden.

    Für die Erstellung der Liste der Einträge gibt es zwei Möglichkeiten:

    Untermenüpunkt Auswertung über den Listenmanager: Eine Auswertung mit fixem Aufbau wird im Listenmanager erstellt.

    Untermenüpunkt Dateiausgabe im CSV-Format: Eine CSV-Datei mit variablem Aufbau wird erstellt: Die Spalten in der CSV-Datei entsprechen den angezeigten Spalten im entsprechenden Fach des Office Managers.

    Ansicht definieren

    Siehe Kapitel Ansicht definieren.

    Unterfächer einblenden

    Kontextmenü im Navigationsbaum Unterfächer einblenden.

    Im selektierten Fach werden mit Aktivieren dieser Funktion die Einträge der Unterfächer angezeigt.

    Fächer mit Sonderfunktionen

    Allgemein

    Die im Benutzerbereich der Ablagestruktur standardmäßig vorhandenen Fächer besitzen Sonderfunktionen, die nachfolgend beschrieben sind:

    Ungelesene Einträge

    Von anderen Benutzern versendete Notizen werden im Fach Ungelesene Einträge angezeigt, bis diese gelesen wurden. Nach dem Lesen werden die Einträge in diesem Fach nicht mehr angezeigt.

    Folgende Aktionen führen dazu, dass Einträge als gelesen markiert werden:

    • Verweis öffnen bzw. Doppelklick auf den Eintrag.
    • Bearbeiten des Eintrags über Kontextmenü (rechte Maustaste) | Eigenschaften.
    • Manuell als gelesen markieren über Kontextmenü (rechte Maustaste) / Als gelesen markieren.

    Eingangskorb

    Von anderen Benutzern versendete Notizen werden im Fach Eingangskorb gespeichert. Ungelesene Einträge werden in Fettschrift dargestellt. Optional kann bei neu eingetroffenen Notizen automatisch eine Meldung angezeigt werden.

    Weitere Informationen zum Versand von Notizen erhalten Sie in den Kapiteln Bearbeitungsnotiz und Funktionen der Einträge.

    Favoriten

    Häufig verwendete Fächer im Office Manager können als Favoriten im Benutzer-Bereich eingefügt werden.

    Ein Favoritenordner ist ein Verweisordner, der den Inhalt eines anderen Fachs anzeigt. Ein Verweisordner hat keinen eigenen Inhalt.

    In den Fächern im Favoritenordner können vom Originalfach abweichende Spalten- und Filtereinstellungen definiert werden.

    Um ein Fach dem Favoritenordner hinzuzufügen, klicken Sie einfach im gewünschten Fach im Kontextmenü (rechte Maustaste) Zu Favoritenordner hinzufügen an.

    Suchergebnisse

    Eine Suche erfolgt über alle Fächer im Office Manager. Die Darstellung des Ergebnisses erfolgt in einer Trefferliste.

    Die Ergebnisse der letzten Suche werden im Office Manager im Fach Suchergebnisse gespeichert. Jeder Benutzer kann sich die Ansicht der Ergebnisse über den Menüpunkt Ansicht definieren im Fach Suchergebnisse anpassen.

    Weitere Informationen zu den Suchergebnissen erhalten Sie im Kapitel Suchfunktionen.

    Fällige Aufgaben

    Jedem Eintrag im Office Manager kann ein Termin zugeordnet werden. Dadurch kann schnelle Übersicht für zur Bearbeitung anstehende Termine geschaffen werden. Die fälligen Einträge werden im Fach Fällige Aufgaben und optional automatisch bei Programmstart im Fenster Fällige Aufgaben oder in Mein ADDISON angezeigt.

    Weitere Informationen zu den Fälligen Aufgaben erhalten Sie im Kapitel Wiedervorlage.

    Outlook-Ansichten im Bereich Ablage

    Programmaufruf

    Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Seitenbereich / Registerkarte Ablage / Fach Outlook

    Programmzweck

    Posteingang, Kontakte und Kalender aus Microsoft Outlook (nicht Outlook Express) können optional im Office Manager angezeigt werden. Die Anzeige erfolgt im Bereich Ablage in der Ablagestruktur des Office Managers. Hier wird ein Fach Outlook eingeblendet, in dem als Unterfächer Posteingang, Kontakte oder Kalender angeklickt werden können.

    Durch Anklicken eines der Fächer wird der entsprechende Bereich aus Outlook angezeigt. Die Elemente des entsprechenden Bereichs können bearbeitet werden.

    Funktionen in den Outlook-Ansichten

    Über die Symbolleiste stehen die Funktionen Neues Element erstellen, Element löschen und E-Mail registrieren zur Verfügung.

    Mittels Kontextmenü (rechte Maustaste) auf ein Outlook-Element stehen weitere Funktionen zur Verfügung. Das Kontextmenü wird durch Microsoft Outlook bereitgestellt. Informationen zu den Funktionen des Kontextmenüs erhalten Sie in der Hilfe von Microsoft Outlook.

    Option Outlook-Ordner anzeigen

    Das Ein-/Ausblenden des Outlook-Bereichs in der Ablagestruktur erfolgt über Ablage / Menü / Einstellungen /Microsoft Outlook | Outlook-Ordner anzeigen.

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