Bereich Aktenmanager (Navigation)
Bereich Aktenmanager (Navigation)
Was ist der Aktenmanager?
Der Aktenmanager stellt eine Akte in digitaler Form dar, wie Sie es von einem herkömmlichen Aktenordner kennen. Diese virtuelle Akte enthält Register, Unterregister sowie Dokumente.
Hierzu gehören sowohl alle sich auf dieses Jahr beziehenden Dokumente als auch alle Dokumente die keinen Jahresbezug haben, also "permanent" gelten. Daher existieren in jeder Akte die Register Dauerakte (für eben diese permanenten Dokumente) und Jahresakte (für die jahresabhängigen Dokumente). Sie können bei Bedarf umbenannt, aber nicht gelöscht werden.
Wird innerhalb einer Akte ein neues Jahr angelegt, wird die Aktenstruktur des Vorjahres einschließlich der Dokumente der Dauerakte automatisch übernommen. Dokumente in der Jahresakte können über die Ein- /Auslagerungsfunktion übernommen werden.
Der Aktenmanager ist links am Bildschirmrand angeordnet. Sie können ihn ständig geöffnet lassen. Falls er Sie stört, können Sie ihn "verstecken". Dies stellen Sie in den Programmoptionen (Menübefehl Akte / Optionen) im Register Allgemein, Kategorie Sonstiges / Aktenmanager ausblenden ein. Der Aktenmanager ist dann nur in Form eines weißen vertikalen Balkens sichtbar.
Wenn Sie nun den Mauszeiger auf diesen weißen Balken bewegen, klappt der Aktenmanager selbständig auf. Bewegen Sie die Maus wieder auf die graue Oberfläche, klappt der Aktenmanager wieder zu.
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Hinweis: Der Aktenmanager zeigt Ihnen beim Start die Register stets in dem Zustand (auf- oder zugeklappt) an, den sie beim letzten Schließen der Akte hatten. Dieser Zustand wird benutzer- und arbeitsplatzbezogen gespeichert. |
Um die Breite des geöffneten Aktenmanagers zu verändern, bewegen Sie den Mauspfeil auf den rechten Rand des Aktenmanagers. Der Mauspfeil verändert sich daraufhin zu einem Doppelpfeil. Drücken Sie die Maustaste und verschieben Sie den Rand entsprechend nach links oder rechts.
Die Breite des Aktenmanagers können Sie verändern, wenn in den Programmoptionen die "automatische Ausblendung" verneint ist.
Arbeiten mit dem Aktenmanager
Durch einen Doppelklick auf das entsprechende Symbol im Aktenmanager wird automatisch das dazugehörende Dokument gestartet oder der Registerinhalt aus- bzw. eingeblendet. Es ist also nicht nötig das Programm zu verlassen: Alle Programmfunktionen werden zentral über den Aktenmanager aufgerufen!
Alternativ können Sie auch ein Dokument durch Anklicken markieren (Bezeichnung wird blau unterlegt) und dann entweder die Eingabetaste drücken oder auf das Symbol Öffnen in der Symbolleiste klicken.
Der Aktenmanager unterstützt die von Windows her bekannte "Drag & Drop" Funktion. Sie können also ein Register (Windows: Ordner) oder Dokument anklicken und es mit gedrückt gehaltener Maustaste in ein anderes Register verschieben.
Um jetzt ein Dokument oder ein Register aus einem anderen Register herauszubefördern und es auf die unterste Ebene zu bringen (vergleichbar mit C:\ beim Windows-Explorer) ziehen Sie das Dokument bzw. Register bei gedrückt gehaltener Maustaste auf ein Register der untersten Ebene. Halten Sie die Maustaste weiter gedrückt und ziehen den Mauspfeil zum linken oder rechten Rand des Aktenmanagers. Lassen Sie nun die Maustaste los, und das Dokument wird auf der untersten Ebene angelegt.
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Hinweis: Wenn Sie einen unzulässigen Verschiebevorgang durchführen, erhalten Sie einen Hinweis darauf. Die Aktion wird dann auch nicht vom Programm ausgeführt. |
Sie können die Aktenstruktur natürlich auch bereits beim Anlegen einer neuen Aktenvorlage an Ihren Bedürfnissen anpassen. Dies geschieht über den Dialog Aktenvorlage bearbeiten.
Symbole innerhalb des Aktenmanagers
Folgende Symbole sind im Aktenmanager enthalten:
Symbol Dokument
Dieses Symbol stellt ein Dokument dar. Durch einen Doppelklick wird es geöffnet und die dazugehörende Applikation automatisch gestartet. Die gestrichelten Linien stellen dar, dass es bereits gestartet wurde und somit bereits Informationen enthält.
Symbol Leeres (noch nicht gestartetes) Dokument
Dieses Symbol stellt ebenfalls ein Dokument dar. Durch einen Doppelklick wird es geöffnet und die dazugehörende Applikation automatisch gestartet. Das Dokument ist leer, enthält also noch keinerlei Information.
Symbol geöffnetes Dokument
Dieses Symbol stellt ein Dokument dar, das gerade geöffnet ist. Durch einen Doppelklick im Akttenmanager wird ein Dokument gestartet.
Verknüpfung zu einem Dokument
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Hinweis: Ein Dokument-Symbol mit einem kleinen Pfeil in der linken unteren Ecke stellt eine Verknüpfung dar. Eine Verknüpfung legen Sie durch Kopieren eines Dokuments und anschließendes Einfügen als Verknüpfung im Aktenmanager an. |
Symbol Systemregister
Die Register Dauerakte und Jahresakte sind Systemregister, die in jeder Akte enthalten sind. Sie dienen zur Aufteilung der Akte in einen jahresunabhängigen und einen jahresabhängigen Bereich. Für das Systemregister Jahresakte können Sie die Eigenschaften einstellen, die auf alle im entsprechenden Jahr enthaltenen Dokumente vererbt werden können (siehe auch Sachgebietseigenschaften).
Symbol Anwendungsregister
Einem Anwendungsregister wurde bei der Anlage ein bestimmtes Sachgebiet und damit eine bestimmte Funktionalität zugeordnet. Starten Sie ein solches Anwendungsregister über den Menüpunkt Registerinhalt im Kontextmenü (rechte Maustaste), erhalten Sie ein Fenster. In diesem Fenster werden alle Dokumente angezeigt, die sich in diesem Register befinden.
Über das Pfeilsymbol 
In diesem Bereich konfigurieren Sie, welche Schaltflächen im unteren Bereich der Navigation angezeigt werden und die Reihenfolge. Mit der Funktion Weniger Schaltflächen anzeigen bzw. Weitere Schaltflächen anzeigen können Sie weiterhin einstellen, ob deren Darstellung als beschriebener Listeneintrag oder in Form eines Symboles erfolgt.