Beschreibung ASCII-Import-Treiber

Beschreibung ASCII-Import-Treiber

ASCII-Import-Treiber

Über den ASCII-Import-Treiber werden in der Regel ASCII-Dateien aus anderen Systemen übernommen. Die ADDISON Finanzbuchhaltung kann sich an den Datenaufbau anpassen. Dazu muss eine Konfigurationsdatei erstellt werden, welche das Format der einzulesenden Datei beschreibt.

Die Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erfassung / weitere / Datenübernahme / ASCII-Import-Treiber

Mit Hilfe des ASCII-Konfigurationsassistenten kann die Konfigurationsdatei erstellt werden.

Voraussetzung für die ASCII-Datei

Diese ASCII-Dateien, die von anderen Systemen erstellt werden, können vom Aufbau her variabel gestaltet sein. Voraussetzung ist allerdings ein Trennzeichen zwischen den einzelnen Datenfeldern.

ASCII-Dateien mit festen Satzlängen bzw. Feldlängen können zwar importiert werden, jedoch kann die Konfigurationsdatei nicht mittels des ASCII-Assistenten erstellt werden.

Welche Daten können importiert werden?

Es können Buchungen, Saldenlisten, offene Posten und Stammdaten importiert werden, sofern sie einen entsprechenden Satzaufbau haben.

Beispiel Stammdaten

Konto;Bez;Kurzbez;Nachname;Straße;PLZ;Ort;Branche

70000;"Maier GMBH";"Maier GMBH";"Maier GMBH";"Augasse 10";"71638";"Ludwigsburg";"Stanzerei"

75000;"Metzgerei Müller";"Metzgerei Müller";"Metzgerei Müller";"Karlstr. 5";"71638";"Ludwigsburg";"Metzgerei"

Beispiel Buchungen

Es können sowohl Einzelbuchungen als auch Aufteilungsbuchungen importiert werden. Allerdings müssen für die Aufteilungsbuchungen bestimmte Kriterien gegeben sein.

Einzelbuchungen BelegDat;BelegNr;Text;Betrag;Konto;Gegenkonto;SteuerSl

28.01.2022;7506;RG Einzelbuchung;-72,25;70000;5400;9

31.01.2022;15628;GU Einzelbuchung;30,25;70000;5400;9

Aufteilungsbuchungen (eine von vielen Variante)

BelegDat;BelegNr;Text;Betrag;Konto;Gegenkonto;SteuerSl

28.01.2022;7507;RG Aufteilungsbuchung;-72,25;70000;0;9

28.01.2022;7507;RG Aufteilungsbuchung;52,25;70000;5400;9

28.01.2022;7507;RG Aufteilungsbuchung;20,00;70000;5401;9

31.01.2022;7508;GU Aufteilungsbuchung;30,25;70000;0;9

31.01.2022;7508;GU Aufteilungsbuchung;-25,25;70000;5400;9

31.01.2022;7508;GU Aufteilungsbuchung;-5,00;70000;5401;9

Beispiel Saldenliste (eine von vielen Varianten)

"Konto";"Kontobezeichnung";"AB";"VZ Jan";"VZ Jan";"VZ Feb";

"";"";"";"Soll";"Haben";"Soll";"Haben";

"135";"EDV-Software";"3.468,00";"0,00";"-108,00";"0,00";

"150";"Geschäfts- oder Firmenwert";"1,00";"-138,66";"0,00";"0,00";

"235";"beb. Grundstücke";"204.516,76";"0,00";"0,00";"0,00";

Basis CFG

Standardmäßig wird die Konfigurationsdatei Fibuascii.cfg ausgeliefert. Diese finde Sie im ADDISON Installationsverzeichnis unter …Import\Fibu. Wird diese individuell angepasst, dann ist sie zuvor in ein separates Verzeichnis zu kopieren, sodass der Standard erhalten bleibt.

Unabhängig davon geht es oft schneller eine neue CFG zu erstellen, weil es übersichtlicher ist.

Einstellungen im Importvorlauf

Als Importperiode wird immer die aktuelle Buchungsperiode vorgeschlagen. Verfügt die Importdatei über ein Buchungsdatum, wird dieses zur Abgrenzung herangezogen.

Buchungsstapel

Der Feldinhalt wird vom Programm automatisch vorgeschlagen, kann jedoch überschrieben werden.

Anhängen an Stapel

Über das Fernglas können Sie die zu importierenden Buchungen an einen bestehenden Buchungsstapel anhängen lassen.

Importdatei

Wählen Sie hier das Verzeichnis aus, in dem sich die Importdatei befindet.

Datei sichern und löschen

Ist dieser Check gesetzt, wird die Original-Importdatei gelöscht. Möchte Sie zu einem späteren Zeitpunkt nochmals auf die Daten zugreifen können, so ist zwingend ein Sicherungsverzeichnis zu hinterlegen.

Sicherungsverzeichnis

Geben Sie hier ein Verzeichnis an, in dem die Sicherungsdatei abgestellt werden soll. Das Verzeichnis muss ein anderes sein als das Importverzeichnis.

Konfiguration

Eine Konfigurationsdatei ist erforderlich und kann mit dem ASCII-Assistenten erstellt werden.

Datenübernahme-Optionen (Optionale Einstellungen)

Buchungsschlüsselvorgabe

Der hier eingegebene Buchungsschlüssel wird an alle Buchungen automatisch hinzugefügt (Ausnahme – Buchungen, die über einen AB-Buchungsschlüssel verfügen).

Buchungskreisvorgabe

Auswahl des Buchungskreises, in den die Buchungen importiert werden sollen.

Sofort aktualisieren

Dadurch werden die Konten sofort aktualisiert. Dieser Check ist zu empfehlen.

Nach Möglichkeit exklusiv ausführen

Der Mandant kann für die Zeit der Übernahme nur von einem Arbeitsplatz benutzt werden.

Nur neue Konten einfügen

Die Kontenänderungen werden ignoriert, die (Stamm)Datensätze werden nur bei neuen Konten importiert.

MS-DOS-Zeichensatz

In der Regel ist dieser Check nur zu setzen, wenn eine Winfib.asc aus einer MS-DOS Anwendung importiert werden soll.

Kein automatischer Mandantenwechsel (Import nur in aktuellen Mandanten)

Check gesetzt: Ist in den Daten die Mandantennummer enthalten bzw. ist dafür eine Feldzuordnung getroffen worden, dann werden die Daten nur importiert, wenn der Mandant tatsächlich geöffnet ist. Ist in den Daten eine oder mehrere andere Mandantennummern enthalten, dann werden die Daten nicht importiert.

Ist keine Mandantennummer definiert, dann wird generell in den geöffneten Mandanten importiert.

Sie haben die Möglichkeit diese Option mit einem BBS-Attribut zu sperren. Dazu entfernen Sie in den Benutzerberechtigungen in der Sektion Fibu den Check für das Attribut Mandantenwechsel bei Import erlauben.

Dokumente importieren

Mit dieser Option können Sie zusätzlich zu den Buchungen die zugehörigen Belege importieren. Bitte beachten Sie dazu die Ausführungen unter 5.1.

OCR-Erkennung durchführen

Bei einem Import mit Dokumenten in Verbindung mit einer Archivierung über SBA kann über diese Option gesteuert werden, ob eine OCR-Erkennung durchgeführt werden soll. D.h. es wird aus jedem Dokument der Text ausgelesen und ebenfalls archiviert. Dadurch dauert der Import entsprechend länger.

Bei Skontoverbuchung von Anlagenkonten Rückbuchen auf Gkto. OP

Ist der Check nicht gesetzt, wird der Skonto nicht auf das Anlagenkonto, sondern auf das Skontokonto, das im Steuerschlüssel hinterlegt ist, zurückgebucht. Buchungen mit Leistungsdatum in den Leistungsmonat importieren Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit die Buchungen aufgrund des Leistungsdatums automatisch in die Leistungsperiode zu importieren. Die Option kann nicht in Verbindung mit Nettoaufteilungsbuchungen genutzt werden!

Um eine korrekte Behandlung der Vorsteuer zu gewährleisten, sollte diese Funktion nur aktiviert werden, wenn in der Importdatei neben dem Leistungsdatum auch der Versteuerungszeitraum gefüllt ist. Insofern dies nicht gegeben ist, sind die Buchungen nach dem Import ggf. anzupassen.

Bei Anzahlungen Automatikumbuchungen erstellen Mit dieser Option werden automatische Umbuchungen i.V. mit den Anzahlungsketten erstellt. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Import von Anzahlungsketten.

Fehlerhafte Buchungen ebenfalls importieren Mit dieser Option werden auch fehlerhafte Buchungen importiert. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Import von fehlerhaften Buchungen.

Die Einstellungen im Importvorlauf und den Optionen werden pro Treiber-Eintrag gespeichert.

Vorschau der Daten

Die Vorschau der Daten starten Sie über den Button Vorschau.

Die Daten werden im Vorschaufenster angezeigt. Es besteht dabei noch die Möglichkeit in der Ansicht nach Buchungen und Stammdaten zu unterscheiden.

Die Vorschau kann beliebig oft durchgeführt werden. Die Plausibilitätsprüfungen sind weitestgehend die gleichen wie beim Import der Daten.

Import der Daten

Den Import der Daten starten Sie über den Button Import.

Am Ende des Importes wird ein Protokoll erstellt aus dem hervorgeht wie viel Datensätze importiert wurden. Ggf. werden hier auch falsche Daten protokolliert, z.B. falscher Steuerschlüssel.