Beschreibung Einlagern - Auslagern
Beschreibung Einlagern - Auslagern
Programmaufruf
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erweitert / Datentransfer / Ein-/ Auslagern
Aktenkoffer
Beim ersten Start von Ein-/Auslagern ist die Anzeige des Aktenkoffers leer und es muss ein Aktenkoffer angelegt werden.
Ansonsten wird beim Start von Ein-/Auslagern der letzte verwendete Aktenkoffer angezeigt.
Über die Liste können alle angelegten Aktenkoffer gewählt werden.
Ist beim 1. Aufruf am aktuellen Arbeitsplatz noch kein Aktenkoffer vorhanden, kommt folgende Fehlermeldung:
Es muss ein neuer Aktenkoffer angelegt werden.
Server
Beim Server ist die Adresse des Servers auf dem sich die der Zieldatenbank befindet einzugeben.
Ist das Ziel ein Lokales Laufwerk, muss der Eintrag PSLOCAL lauten.
Soll auf einen anderen Server zugegriffen werden, muss als Servername die IP-Adresse des Servers eingetragen werden,
auf dem sich die Zieldatenbank (Auslagerungsdatenbank) befindet. Beispiel: 192.168.10.2
DB Name
Sollen Daten in eine lokale Datenbank ausgegeben werden, tragen Sie unter DB-Name das Verzeichnis ein, in dem sich die leere Datenbank oder die Auslagerungsdatenbank (Zieldatenbank) befindet. Beispiel: c:\Test\EinAus
Soll auf einen anderen Server zugegriffen werden, tragen Sie den Datenbanknamen der Auslagerungsdatenbank (Zieldatenbank) ein. Im Normalfall ist dieser Name "dbkanz".
Beispiel: \AD-QS-W2K\DATEN\R3db\Kanzlei
Beispiele
Beispiel 1: Lokale Zieldatenbank
Beispiel 2: Zieldatenbank auf anderem Server
Beispiel 3: Zieldatenbank direkt in einer lokalen Installation
Ist auf den Zielpfad noch keine Datenbank vorhanden kommt folgend Abfrage.
Mit bestätigen von Ja wird eine leere Datenbank in das angegebene Verzeichnis kopiert.
Wichtiger Hinweis
Der Zugriff von einer lokalen Datenbank in eine Netzdatenbank ist zurzeit nicht möglich.
Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor.
- Starten Sie ADDISON Software im Netz, damit ist die Hauptdatenbank die Netzdatenbank.
- Wählen Sie als Ziel das Notebook und lagern Sie den gewünschten Mandanten vom Notebook ein.
Installation
Die Eingabe eines Verzeichnisses im Feld „Installation“ ist nur sinnvoll unter folgenden Voraussetzungen:
- Dokumente des ADDISON Office Managers (z.B. auch Erläuterungen zu den Steuern) sollen ausgelagert werden.
- Bilanzberichte sollen mit ausgelagert werden-
- Das Auslagern erfolgt direkt in eine lokale Installation ohne den Umweg über eine 3. Datenbank. Das bedeutet, die Zieldatenbank ist gleichzeitig die lokale Hauptdatenbank.
Die Eingabe des Verzeichnisses der lokalen Installation (z.B. c:\zmis) bewirkt, dass die Dokumente des ADDISON Office Managers direkt in die Struktur der lokalen Installation kopiert werden (z.B. c:\zmis\daten\mandnr...).
Das Verzeichnis der lokalen Installation ist aus Server-Sicht einzutragen. Das bedeutet, dass z.B. bei Terminalserver-Installationen, bei denen das lokale Laufwerk (z.B. C:) als Netzlaufwerk (z.B. L:) in der Terminalserver-Sitzung angezeigt wird, im Feld Installation das entsprechende Netzlaufwerk (z.B. L:) einzutragen ist.
Soll über Netzlaufwerk (z.B. von einer Terminalserver-Sitzung) in eine lokale Installation ausgelagert werden, ist es notwendig, dass bei der lokalen Installation in der Datei tomain.ini folgender Eintrag gesetzt ist:
[ADOffice]
Datenpfad=$(ZMISPATH)\Daten
Notiz
Das Notizfeld wird für nachrichtliche weitere Angaben verwendet.
Aktuellen BBS Benutzer übernehmen
Durch Aktivieren des Kästchens 
Neu
Über die Schaltfläche 
- die Adresse des Servers,
- den Datenbanknamen der Zieldatenbank (Auslagerungsdatenbank) und
- ggf. den Pfad einer lokalen Installation, in die ausgelagert werden soll.
Eine Notiz kann als Hinweis zusätzlich vergeben werden.
Bearbeiten
Daten des angezeigten Aktenordners können geändert werden
Löschen
Der Angezeigte Aktenordner kann gelöscht werden.
Die Daten des Aktenordners werden in der Datei Koffer.INI im ZMiS Verzeichnis gespeichert.
Hauptdatenbank und Auslagerungsdatenbank
Hauptdatenbank
Die Hauptdatenbank ist die Datenbank mit der aktuell gearbeitet wird.
Es können alle angezeigten Mandanten ausgelagert werden.
Auslagerungsdatenbank
Die Auslagerungsdatenbank ist die Zieldatenbank, auf die von der Hauptdatenbank gesichert wird.
Es können alle angezeigten Mandanten eingelagert werden.
Vermerken
Mandanten, die verlagert oder abgeglichen werden sollen, müssen markiert werden. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, einem Mandanten den entsprechenden Vermerk zuzuweisen.
Das Vermerken wird über die Schaltfläche 
Die Kästchen in den Spalten „zu verlagern“ und „abzugleichen“ können jetzt aktiviert werden. Dadurch erfolgt das Vermerken für das Auslagern bzw. Einlagern aus der Auslagerungsdatenbank.
Office Manager
Mit Aktivieren des Ordners 
Nicht mandantenbezogene Einträge
Über den Ordner „Nicht mandantenbezogene Einträge“ können Einträge, bei denen keine Mandantennummer hinterlegt ist, zum Auslagern vermerkt werden.
Projekte
Über den Ordner „Projekte“ werden alle anderen Projekte zum Auslagern vermerkt.
Bei den Ordnern 
Wurden Projekte in eine andere Datenbank verlagert, haben diese in der Hauptdatenbank automatisch den Status "ist verlagert".
Beispiel
Auswahl einzelner Fächer des Office Managers und bestimmter Projekte zum Auslagern.
Sind nicht alle Projekte oder alle Unterpunkte eines Projektes ausgewählt, so wird der Haken des übergeordneten Projekts grau dargestellt und die Anzahl der ausgewählten Projekte bzw. Unterpunkte angezeigt.
Das Projekt Fibu ist beim Vermerken untergliedert in
„Fibu“ und „Bilanz/EÜR-Reinschriften“ (siehe Bild oben).
Mit „Fibu“ sind die eigentlichen Fibu-Daten gemeint.
Wird auch „Bilanz/EÜR-Reinschriften“ markiert, werden die Word-Bilanzdokumente, die im Office Manager im Fach ADDISON\Bilanzen registriert sind, auch mit ausgelagert. Somit ist es dann nicht mehr notwendig, auch im Office Manager das Fach ADDISON\Bilanzen explizit zu markieren, um die Word-Bilanzdokumente ausgelagert zu bekommen.
Auch die Steuerprojekte sind untergliedert in die einzelnen Veranlagungsjahre und „Erläuterungen“.
Wird der Ordner „Erläuterungen“ vermerkt, werden die Erläuterungen für die markierten Veranlagungsjahre dieses Projekts ausgelagert.
Voraussetzung für das Auslagern der Erläuterungen ist allerdings, dass diese im Office Manager im Fach ADDISON\Steuern registriert sind.
Mandanten auslagern
Dokumente Auslagern
Dokumente (Office Manager, Bilanz/EÜR-Reinschriften, Erläuterungen) können ohne Angabe einer lokalen Installation (Feld Installation im Aktenkoffer) angelegt werden.
In diesem Fall wird unter dem Verzeichnis, in dem die Auslagerungsdatenbank sich befindet, ein Verzeichnis „Daten“ angelegt. Im Verzeichnis Daten wird dann die gleiche Verzeichnisstruktur angelegt, wie sie unter dem Standard-„Daten“-Verzeichnis der Hauptdatenbank angelegt ist.
Beispiel:
Die Auslagerungsdatenbank wird im Verzeichnis c.\auslager angelegt. Es werden Dokumente für den Mandanten 507 ausgelagert. Die Dokumente werden in folgende Verzeichnisstruktur kopiert: c:\auslager\daten\507.
Sofern im Aktenkoffer im Feld Installation ein Verzeichnis eingetragen wird, wird in diesem Verzeichnis ein Datenverzeichnis gesucht.
Auslagern mit Kennzeichnung „abzugleichen“
Ist bei einem Mandanten bei den auszulagernden Projekten das Kästchen „abzugleichen“ aktiviert, werden die Projekte in die Zieldatenbank kopiert und der Mandant wird aus der Anzeige des Bereichs „Hauptdatenbank“ gelöscht.
Über die Schaltfläche
Auslagern mit Kennzeichnung „zu verlagern“
Wurde ein Mandant verlagert, wird er zusätzlich in der Auslagerungsdatenbank angezeigt.
Vermerk „ist verlagert“ bzw. „zu verlagern“
Der ausgelagerte Mandant hat nun in der Hauptdatenbank den Vermerk "ist verlagert" und in der Auslagerungsdatenbank den Vermerk "“zu verlagern".
Hinweismeldung bei ausgelagerten Mandanten
Wird ein Mandant in der Hauptdatenbank zum Bearbeiten ausgewählt, bei dem ein oder mehrere Projekte mit dem Kennzeichen „ist verlagert“ versehen sind, wird bei Auswahl dieses Mandanten eine Hinweismeldung angezeigt.
Die Hinweismeldung weist auf die Gefahr hin, dass sofern ausgelagerte Daten des Mandanten verändert werden, diese beim Einlagern überschrieben werden.
An ausgelagerten Projekten sollten keine Änderungen durchgeführt werden. Aber z.B. das Erstellen einer Auswertung ist i.d.R. möglich, da dadurch keine Änderung an den Daten vorgenommen wird.
Bei verlagerten Einträgen des Office Managers erscheint die Meldung:
Verlagerte Einträge des Office Managers sollten nicht verändert werden, da diese wie bei den anderen Projekten beim Einlagern überschrieben werden.
Im Gegensatz zu den anderen Projekten können aber im Office Manager neue Einträge angelegt werden. Diese werden beim Einlagern des Office Managers nicht überschrieben.
Mandanten einlagern
Ausgelagerte Projekte eines Mandanten können über Einlagern wieder in die ursprüngliche Datenbank zurückgespielt werden.
Im Bereich Auslagerungsdatenbank sind die verlagerten Mandanten aufgeführt. Sollen Mandanten nicht eingelagert werden, ist das Kästchen zu deaktivieren.
Mit der Schaltfläche 
Nach dem Einlagern verschwindet der Mandant aus der Anzeige des Aktenkoffers und kann wieder normal bearbeitet werden.
Hinweis:
Durch das Einlagern werden die vorhandenen Projekte durch die einzulagernden Projekte überschrieben. Sofern Änderungen an einem Projekt in der Hauptdatenbank vorgenommen wurden, gehen diese durch das Einlagern verloren.