Besonderheiten - Kontenrahmenwechsel
Besonderheiten - Kontenrahmenwechsel
Bei Datenübernahmen ist es keine Seltenheit, dass die Daten in einem anderen Kontenrahmen oder mit erweiterten Kontenlängen vom Datenlieferanten ankommen. Insbesondere bei den verschiedensten Vorsystemen ist eine abweichende Kontenlogik oder auch Abweichungen ganzer Kontenbereiche denkbar.
Damit die Konvertierung der Daten bereits sofort in Ihren verwendeten Kanzlei-Standard Kontenrahmen vorgenommen werden kann, müssen Sie ggf. einen Kontenrahmenwechsel oder eine Erweiterung der Kontenrahmen vornehmen.
Im Startbildschirm wird -innerhalb der Registerkarte SKR- der abgebende Sachkontenrahmen angezeigt sowie die Länge der Sach- und Personenkonten.
Wichtiger Hinweis: Konnte der Kontenrahmen nicht aus den GDPdU-Daten (index.xml Datei) ausgelesen werden, so ist der Kontenrahmen zuvor zu ermitteln und manuell anzugeben.
Mit dem Auslesen der GDPdU-Daten -aus der index.xml Datei- wird Ihnen die Sachkontenlänge angezeigt. Ist im Vorsystem bereits mit erweiterten Konten gearbeitet worden, handelt es sich nicht mehr um den Standard-Kontenrahmen und es findet ein Kontenrahmenwechsel statt.
Der GDPdU-Konverter stellt beim Erkennen einer abweichenden Kontenlänge automatisch den Kontenrahmen für den Projektdatenimport auf die vorbelegte andere Nummer um. Detailinformationen erhalten Sie im Kapitel Erweiterter Kontenrahmenwechsel.
Änderungen ohne Kontenrahmenwechsel
Im Startbildschirm wird -innerhalb der Registerkarte Kontenrahmen- der abgebende Sachkontenrahmen angezeigt sowie die Länge der Sach- und Personenkonten.
Entspricht der Kontenrahmen auch Ihren bereits in der Kanzlei verwendeten Kontenrahmen, so sind keine weiteren Einstellungen notwendig.
Bei einem SKR 04 mit der Standardlänge der Sachkonten 4 wird dann auch der Wert 4 als Kontenrahmennummer für den Projektdatenimport gezogen.
Beispiel für eine Standardschlüsselung für die Aufbereitung und Übernahme des SKR04:
Sie wollen ausschließlich die Länge der Personenkonten ändern?
Dann wählen Sie die gewünschte Kontenlänge aus und die Personenkonten werden entsprechend um x-Stellen erweitert. Mit dem Projektdatenimport werden die abweichenden Personenkontenbereiche automatisch in den Firmenstammdaten / Finanzbuchhaltung in ADDISON hinterlegt.
Bei der Ausgabe der Daten nach AKTE/SBS Rewe neo® werden die erweiterten Sach- und Personenkontenlänge in die MTA-Datei übergeben. Der Import in AKTE/SBS Rewe neo® setzt voraus, dass ein entsprechender Kontenrahmen im Mandantenstammblatt hinterlegt ist.
Einfacher Kontenrahmenwechsel
Im Startbildschirm wird innerhalb der Registerkarte SKR der abgebende Sachkontenrahmen angezeigt sowie die Länge der Sach- und Personenkonten.
Entspricht der Kontenrahmen nicht dem verwendeten Standardkontenrahmen in Ihrer Kanzlei, so ist ein Kontenrahmenwechsel vor dem Import möglich.
Wurde in den GDPdU-Daten der Kontenrahmen SKR04 erkannt und Sie buchen jedoch standardmäßig in Ihrer Kanzlei mit dem SKR03, so wählen Sie bei neuer SKR die Nummer 3 aus.
Die Feldbeschriftungen werden nun blau unterlegt als Kennzeichen, dass ein abweichender Kontenrahmen ausgewählt wurde.
Gleichzeitig wurde das Register in Kr-Wechsel Standard umbenannt die Standard-Umsetzungstabelle KR04KR03.csv geladen und die darin enthaltenen Umleitungskonten wurden eingeblendet.
Bei einem Kontenrahmenwechsel müssen die Konten aus dem bisherigen Kontenrahmen in den neuen Rahmen umgeleitet werden. Dies erfolgt über Umleitungstabellen. Über die Optionen stellen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten dar welche Umleitungstabelle der Konverter bei der Aufbereitung berücksichtigen soll.
Optionen
Über die Schaltfläche Speichern unter… können Sie sich eine Umleitung.csv Datei im Ordner der Import-Dateien abspeichern. Die Umleitung.csv kann nun speziell auf die Bedürfnisse Ihres Mandanten angepasst werden.
: Über das Symbol in der Menüleiste Import Ordner öffnen, springen Sie in den Ordner in dem die Umleitung.csv Datei abgelegt wurde. Nachdem Sie die Datei angepasst haben, rufen Sie den GDPdU-Konverter erneut auf. : Sie können auch über die Schaltfläche Umleitung einlesen gehen. Wählen Sie das Verzeichnis aus, indem die Datei liegt. Nachdem die Datei eingelesen wurde, wird diese im Feld Individual angezeigt. Bei erneuten Programmstart erkennt der Konverter, dass im GDPdU-Verzeichnis die Umleitung.csv Datei befindet und zeigt diese beim Feld Gelesen aus Verzeichnis GDPdU an. : Die individuelle Kontenrahmenwechseldatei muss mit Uml* beginnen ansonsten steht Ihnen diese innerhalb der Auswahl nicht zur Verfügung.
Sollten Sie sich bereits im Vorfeld eine eigene Umleitungstabelle angelegt haben, so kann diese einfach über die Schaltfläche Umleitung einlesen herangezogen werden. Nach dem Einlesen der csv-Datei wird diese im Feld Individual angezeigt.
Die Schaltfläche Bearbeiten wird demnächst mit einem weiteren Service Release freigeben. Sie erhalten dadurch die Möglichkeit, direkt im Dialog die noch nicht umgeleiteten Konten zu erkennen und diesen ein neues Konto zuzuordnen.
Gelesen aus Verzeichnis
Sie erkennen auf einen Blick welche Datei für den Kontenrahmenwechsel herangezogen und für die Aufbereitung der Daten verwendet wird.
- GDPdU: Befindet sich eine Datei mit dem Namen Umleitung.csv im gleichen Ordner wo sich die einzulesen Daten befinden, wird diese angezeigt.
- Sicherung: Wurden bereits für einen Mandanten die Daten aufbereitet und danach der Ursprungsort der einzulesenden Dateien verändert, so wurde die Umleitung.csv in ein Sicherungsverzeichnis kopiert. Die Erkennung erfolgt auf Basis der bereits verwendeten Mandanten-Nummer.
- Standard: Im Installationsverzeichnis der Desktop Toolbox befinden sich die Standard Kontenrahmenwechsel Dateien und werden Ihnen für einen Kontenrahmenwechsel angeboten.
- Individual: Wurde eine andere Umleitungstabelle für den Kontenrahmenwechsel bereits angelegt, kann die Datei über die Schaltfläche Umleitung einlesen verwendet werden. Diese wird Ihnen im Feld individual angezeigt.
Unterkonten beim Kontenrahmenwechsel
Wenn Sie mit Unterkonten buchen wollen, so sind diese zwingend in der Umleitungsdatei zu hinterlegen. Die Konvertierung wird diese Unterkonten berücksichtigen und beim Import in ADDISON sowie AKTE/SBS Rewe neo® automatisch anlegen. Die Stammdaten der Sachkonten müssen nach dem Import angepasst werden da die Unterkonten nur mit dem Namen des Hauptkontos angelegt werden können.
Beispiel ein Mandant der ursprünglich im SKR 04 gebucht wurde, wird auf einen SKR 03 mit Unterkonten umgeleitet:
Unterkonten werden dabei in der Umleitungstabelle mit den Endwerten .x hinterlegt.
Erweiterter Kontenrahmenwechsel
Im Startbildschirm wird innerhalb der Registerkarte SKR der abgebende Sachkontenrahmen angezeigt sowie die Länge der Sach- und Personenkonten.
Der GDPdU-Konverter setzt beim Erkennen einer abweichenden Konfiguration des Kontenrahmens automatisch den Kontenrahmen für den Projektdatenimport auf eine andere Nummer um. Ebenfalls kann es vorkommen, dass man mit den numerischen Längen der Standardkontenrahmen nicht mehr auskommt und eine Erweiterung des gesamten Kontenrahmens benötigt.
Wenn in Ihrer ADDISON-Datenbank schon erweiterte Kontenrahmen angelegt sind und diese andere Kontenrahmen-Nummern haben, können Sie an dieser Stelle auch Ihre eigenen Kontenrahmen-Nummern hinterlegen.
Ansonsten gilt: Erhöht sich der SKR04 bei der Länge der Sachkonten von 4 auf 5, dann heißt er 104, bei der Erhöhung auf die Sachkontenlänge 6 heißt er 204, usw...
Nach diesem Schema erhöhen sich alle Kontenrahmen bei der Nummerierung.
Wird für den Projektdatenimport ein anderer Sachkontenrahmen als der Standardsachkontenrahmen hinterlegt, so muss dieser in ADDISON vorhanden sein.
Für die Ausgabe der Daten nach AKTE/SBS Rewe neo® spielt die KR-Nummer keine Rolle da die Konten entsprechend in die MTA-Datei übergeben werden. Voraussetzung für den Import ist, dass ein entsprechender Kontenrahmen im Mandantenstammblatt hinterlegt ist.
Anlage eines erweiterten Kontenrahmens in ADDISON
Im ADDISON Rechnungswesen wählen Sie den folgenden Programmaufruf:
Stammdaten / Kontenrahmen /Rahmendaten.
Anschließend wählen Sie den zu kopierenden Kontenrahmen über das Fernglas aus und klicken dann auf das Kopieren-Symbol.
Vergeben Sie die neue Kontenrahmennummer und wählen unten den Faktor für die Multiplikation der Sachkontenlängen aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren. Bei der Bezeichnung können Sie den Kontenrahmen individuell betexten.
Anlage eines erweiterten Kontenrahmens in AKTE / SBS Rewe neo®
Öffnen Sie in AKTE /SBS Rewe neo® innerhalb der Zentralakte bzw. den Zentralen Stammdaten das Dokument Kontenrahmen Servicefunktionen.
Wählen Sie für den zu kopierenden Kontenrahmen über das Kontextmenü die Funktion Kopieren und anschließend erneut über das Kontextmenü die Funktion einfügen aus.
Vergeben Sie die neue Kontenrahmenbezeichnung und wählen anschließend die Schaltfläche Erweitern… aus.
Wählen Sie hier aus, um wie viele Stellen der Kontenrahmen erweitert werden soll und bestätigen Sie anschließend mit OK.
Durch Bestätigen der Schaltfläche OK im Dialog Eigenschaften Kontenrahmen wird der Kopiervorgang gestartet und der Kontenrahmen entsprechend angelegt.