Besonderheiten beim Import von JobAgent-Aufträgen

Besonderheiten beim Import von JobAgent-Aufträgen

Bei einigen Auftragsarten gibt es Besonderheiten, die nur beim Import mit dem JobAgent zu beachten bzw. möglich sind.

Namenskonventionen für Importdateien (MTA-Format)

Damit Importdateien einer Firma bzw. einer Kanzlei zugeordnet werden können, muss die Firmennummer bzw. die Kanzleinummer im Dateinamen enthalten sein. Bei Importdateien für Kanzleien ist der Kanzleinummer ein „K“ voranzustellen. Die Mandanten-, Firmen- oder Kanzleinummer muss in der Dateibezeichnung von links ausgehend die erste Zahl sein.

Beispiel einer Importdatei für Buchungen für Mandant 999:

Buchungen_999_Monat0808.mta

Beispiel einer Importdatei für Buchungen für Kanzlei 1:

Buchungen_K1_Monat0808.mta

Wichtig! Besonderheit Auftragstyp Wirtschaftsgüter / Überschreiben bestehender Daten

Bei Ausführung eines Auftrags der Art Import Wirtschaftsgüter oder eines Textimports der Wirtschaftsgüter anliefert werden ggfs. bereits vorhandene Wirtschaftgüter des entsprechenden Wirtschaftjahres des Mandanten überschrieben, sofern Sie die gleiche Nummer wie die Wirtschaftsgüter in der Importdatei haben . Prüfen Sie dementsprechend vor der Ausführung des Auftrags, ob in dem Wirtschaftsjahr des Mandanten die vorhandenen Wirtschaftsgüter überschreiben werden dürfen. Diese Prüfung können Sie z.B. im Dokument Abschreibungsverzeichnis im letzten Monat des entsprechenden Wirtschaftsjahres vornehmen.

Auftragsart Textdatei-Import (Skripte mit UserInput bzw. UserInputEx)

Die Auftragsart Textdatei-Import unterstützt Importe für Kunden, Lieferanten, Buchungen und Wirtschaftsgüter. Der Import anderer Systeme des Textdatei-Imports kann mit dem JobAgent nicht automatisiert werden.

Beim Import über den JobAgent werden bei der Auftragsart Textdatei-Import für Benutzereingaben (UserInput bzw. UserInputEx) die Standardeinstellungen des entsprechenden Imports vorbesetzt. Im Programm Text-Import haben diese Felder die Bezeichnung UserInput bzw. UserInputEx. Über einen Userinput können Sie beispielsweise beim Import von Buchungen definieren, in welchen Buchungsmonat die entsprechenden Buchungen einfließen sollen oder ob für die Importdatei die Logik der Automatikkonten zur Steuerermittlung greifen soll oder nicht.

Eingaben dieser Art werden bei der Verwendung von Importskripten im Dialog Eingaben des Anwenders, während des manuellen Imports definiert. Diese werden vom Import per JobAgent nicht unterstützt. Diese Benutzereingaben werden beim automatischen Import von Textdateien durch den JobAgent unterdrückt und mit den entsprechenden Standardwerten vorbesetzt.
Wenn Sie entsprechende Textdatei-Importskripte mit Benutzereingabe nutzen, müssen Sie diese prüfen, ggf. anpassen um den Import per JobAgent zu ermöglichen.

NoDel in Dateiname der Importdatei

Mit dem Textdatei-Import haben Sie die Möglichkeit die Inhalte mehrerer Text-Dateien mit ein und demselben Import-Skript zu verknüpfen. Damit können z.B. in einer der Text-Dateien Grundinformationen wie Stammdaten geliefert werden und in einer weiteren Datei, die mit dem Skript verknüpft ist die Daten, die sich regelmäßig ändern.

Der JobAgent löscht/verschiebt im Standardfall alle Text-Dateien, die in dem Quellverzeichnis des Auftrags unter Textdatei angegeben wurden.

Dieses automatische Löschen/Verschieben können Sie unterbinden, indem Sie der Datei, die dauerhaft in dem entsprechenden Verzeichnis erhalten bleiben soll einen Dateinamen geben, der die Bezeichnung "nodel" beinhaltet.

Beispiel:

Stammdaten_nodel.csv

Textimport mit mehreren Dateien für alle Mandanten/Kanzleien

Für Importskripte, die mehrere Dateien benötigen und für alle Mandanten/Kanzleien über den JobAgent importiert werden sollen, kann mit Platzhaltern gearbeitet werden.

Im Standard werden die im Importskript hinterlegten Dateinamen vorgeschlagen und mit dem Platzhalter * am Ende versehen. Der Name der Textdatei und der Datenpfad kann individuell festgelegt werden.

Mit der Schaltfläche kann der Dateipfad für die Textdatei ausgewählt werden.

Mit der Schaltfläche … kann der Beginn des Dateinamens festgelegt werden.

Der eingegebene Dateiname wird automatisch mit dem Platzhalter * ergänzt. Eine Ausnahme ist, wenn der eingegebene Dateiname mit nodel endet. In diesem Fall wird er nicht um den Platzhalter * ergänzt. Die Datei ist für alle Mandanten/Kanzleien gültig (siehe vorheriges Kapitel NoDel in Dateiname der Importdatei) .

Die Platzhalter ermöglichen es z.B. mehrere Dateien, die unterschiedliche Endungen im Dateinamen haben, von einem einzigen Auftrag verarbeiten zu lassen.

Beispiel

• Konfigurierter Name für Textdatei mit Platzhalter:
• Rechnung*.xml -> Die Dateien Rechnung1.xml, Rechnung2.xml, Rechnung3.xml usw. können von dem Auftrag verarbeitet werden.

Unabhängig von der Standardvorbelegung mit Platzhalter kann auch eine feste einzelne Datei ohne Platzhalter für den Auftrag konfiguriert werden. Dazu klicken Sie in das Feld Textdatei drücken auf die Taste F2 und editieren die Pfadangabe entsprechend und entfernen den Platzhalter * und bestätigen die Eingabe mir Enter.

 

 

Löschfunktion beim Import von Buchungen

Bevor der JobAgent neue Buchungssätze importiert, können Sie die Buchungen des betreffenden Wirtschaftsjahres löschen. Dies ist z. B. hilfreich beim wiederholten Import von gleichen Buchungen. Um die Löschfunktion zu nutzen muss das Programm, das die Schnittstellendatei (MTA-Format) erstellt, zusätzliche Properties eintragen. Folgende Möglichkeiten bestehen:

Property	Inhalt	Beschreibung
pbLoeschenKomplett	True	Die Bewegungsdaten des kompletten Wirtschaftsjahres (ohne Stammkonten) werden gelöscht. Sind die Properties „pbyLoeschMonatVon“ und „pbyLoeschMonatBis“ vorhanden, finden diese keine Berücksichtigung.
pbyLoeschMonatVon	1- 12 und 13 für den Abschlussmonat	Legt den Monat im Wirtschaftsjahr fest, ab dem gelöscht werden soll. Bei abweichenden Wirtschaftsjahren ist der Wert abweichend zum Kalendermonat! Fehlt die Property „pbyLoeschMonatBis“, wird diese auf den Wert 13 gesetzt.
pbyLoeschMonatBis	1- 12 und 13 für den Abschlussmonat	Legt den Monat im Wirtschaftsjahr fest, bis zu dem gelöscht werden soll. Bei abweichenden Wirtschaftsjahren ist der Wert abweichend zum Kalendermonat! Fehlt die Property „pbyLoeschMonatVon“ wird diese auf den Wert 1 gesetzt.   Das Löschen eines gesamten Wirtschaftsjahres mit der Property „pbLoeschenKomplett“ (siehe oben) kann gewählt werden, wenn alle Buchungen eines Wirtschaftsjahres gelöscht werden. Die Verarbeitung (Löschung) ist um ein vielfaches schneller, wie das Löschen mit den Properties „pbyLoeschMonatvon“ und „pbyLoeschMonatbis“. Der Unterschied liegt darin, dass beim monatsweisen Löschen die Buchungen einzeln gelöscht werden und nach jeder gelöschten Buchung eine Korrektur der Verkehrszahl erfolgt (Datenbankzugriff).

Mit der Property pbLoeschenKomplett können Sie alle Buchungen eines Wirtschaftsjahres löschen. Diese Verarbeitung ist um ein vielfaches schneller, als das Löschen mit den Properties pbyLoeschMonatvon und pbyLoeschMonatbis. Der Unterschied liegt darin, dass beim monatsweisen Löschen die Buchungen einzeln gelöscht werden und nach jeder gelöschten Buchung eine Korrektur der Verkehrszahl erfolgt (Datenbankzugriff).

Beachten Sie, dass die vorstehend beschriebenen Properties beim manuellen Import von Buchungen (z.B. über das Dokument Buchungsliste) keine Auswirkung haben. Die Löschfunktion ist nur beim automatischen Import mit dem JobAgent aktiv.

Beispiele MTA-Dateien mit Löschvorgang

Beispiel 1 - Komplettes Wirtschaftsjahr wird gelöscht: [Mandant] … pbLoeschenKomplett=True [FibBuchung] … [Buchungssatz] [Grundangaben] … [END] [END] [END] [END] Beispiel 2 - Bestimmte Monate werden gelöscht: [Mandant] … pbyLoeschMonatVon=1 pbyLoeschMonatBis=6 [FibBuchung] … [Buchungssatz] [Grundangaben] … [END] [END] [END] [END]

Ausführung Buchungsimport mit Löschvorgang über SBSyJobStart.exe

Bei der Ausführung der JobAgent-Aufträge durch die SBSyJobStart.exe (siehe auch das Kapitel JobAgent-Aufträge automatisch ausführen) beachten Sie die folgende Besonderheit:

Der Löschvorgang vorhandener Buchungsdaten wird je Aufruf der SBSyJobstart.exe, pro Mandant, Wirtschaftsjahr und von und bis Monat nur beim ersten Import durchgeführt.

Dies ermöglicht, dass mit einem Aufruf der SBSyJobStart.exe je Mandant und Wirtschaftsjahr/Monat mehrere Importdateien eingelesen werden können. Der Löschvorgang vorhandener Daten wird nur bei der ersten Importdatei durchgeführt und somit können mit weiteren Dateien weitere Daten des gleichen Wirtschaftsjahres (Monats) angefügt werden.