Bildschirmansicht

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Einleitung

In diesem Dokument lernen Sie das Arbeiten mit SBA in ADDISON kennen.

SBA wird zur automatisierten Verarbeitung von Buchungsbelegen verwendet. Nach der Erkennung und Analyse gescannter Rechnungen bildet SBA Buchungsvorschläge, die nach der optischen Kontrolle und ggf. erforderlichen Ergänzungen durch den buchhalterisch geschulten Sachbearbeiter zur Buchung freigegeben und zusammen mit den Rechnungsbildern im Belegarchiv abgelegt werden.

Zusätzliche Informationen entnehmen Sie bitte dem Online-Benutzerhandbuch von SBA. Sie erreichen es durch einen Mausklick auf die Schaltfläche Hilfe in der Dokumentenansicht, der Belegliste und im Bereich Einstellungen.

Informationen zur Installation und Einrichtung sowie zu evtl. Fehlerbehandlungen erhalten Sie in der Dokumentation Installation SBA auf der aktuellen DVD oder im Download-Manager.

Der Arbeitsbereich

Im Folgenden wird der SBA Arbeitsbereich mit seinen Elementen Dokumentenverwaltung, Dokumentenansicht und dem Programmmenü sowie der Menüleiste erläutert.

Bereich Dokumentenverwaltung

Über die Toolbar im Kopfbereich können die wesentlichen Funktionen zum Import von Belegbildern (Scannen oder Einladen) sowie die Ansicht der Belegliste gesteuert werden.

Die Belegliste zeigt die zu verarbeitenden Belege mit Ihren Vorschaubildern oder alternativ in einer reinen Listendarstellung.

Die Liste weist die Ordnungsebenen

• Stapel
• Mappe
• Heftung
• Dokumentenseite

mit verschiedenen Farbcodes und Bearbeitungsstatus aus.

In Abhängigkeit von der selektierten Ordnungsebene sind unterschiedliche Funktionen im Kontextmenü der Belegliste zugänglich.

Über die Stapelverwaltung im Fußbereich lassen sich neben dem Stapel Standard individuelle Stapel definieren und nutzen.

Aufbau der Belegliste: Stapel, Mappen, Heftungen

Ebene Stapel !Finanzbuchhaltung buchen mit sba image109.png

Stapel sind die oberste Ordnungsebene in der Belegliste, vergleichbar mit Bearbeitungskörben. Der Name des aktiven Stapels findet sich als Zeilenbezeichnung in der Liste, wird aber zusätzlich auch als Überschrift oberhalb der Toolbar eingeblendet. Hinter dem Stapelnamen geben zwei Ziffern darüber Auskunft, wie viele Heftungen sich insgesamt im Stapel befinden und wie viele davon aufgrund der aktiven Filtereinstellungen sichtbar sind. Im Beispiel werden 6 von insgesamt 8 Heftungen des Stapels Standard in der Belegliste angezeigt. Der Inhalt eines Stapels kann durch Klicken auf das Symbol ein- bzw. ausgeblendet werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Stapelnamen, öffnet sich das Kontextmenü des Stapels, das verschiedene Bearbeitungsfunktionen ermöglicht.

Ebene Mappe

Ein Stapel enthält eine oder mehrere Mappen, die durch unterschiedliche Mappensymbole und ihre jeweiligen Titel gekennzeichnet werden. Der Inhalt einer Mappe kann durch Klicken auf das Symbol ein- bzw. ausgeblendet werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Mappennamen, öffnet sich das Kontextmenü der Mappe, das verschiedene Bearbeitungsfunktionen ermöglicht. SBA unterscheidet folgende Arten von Mappen:

• Eigene Mappen Eigene Mappen sind durch ein gelbes Mappensymbol gekennzeichnet. Sie werden automatisch erstellt, sobald neue Belege gescannt oder eingeladen werden. Als Titel wird dabei das Tagesdatum gesetzt.

• Vorgangsmappen Mappen, die Sie über das in SBA enthaltene Vorgangssystem zum Belegaustausch von einem anderen Benutzer erhalten haben, sind in der Regel durch ein grünes Mappensymbol gekennzeichnet. Der Titel trägt die Betreffzeile des Vorgangs, die der Absender beim Vorgangsversand angegeben hat. Die Daten des Vorgangs (Absender, Erstelldatum etc.) können über das Kontextmenü der Vorgangsmappe eingesehen werden (Eigenschaften).

• Sonderfall: Vorgangsmappe Anfrage
  Handelt es sich bei dem Vorgang um den Sonderfall Anfrage, bei der der Vorgangsempfänger außer dem Anbringen von Anmerkungen auf den Dokumentenbildern keine inhaltlichen Veränderungen vornehmen kann, wird dies in der Belegliste des Empfängers durch ein rotes Mappensymbol dargestellt. Über einen Anfrage-Vorgang können bspw. einfache ad hoc Rückfragen zwischen SBA Benutzern durchgeführt werden.

• Job- und Workflowmappen / Mappen mit einem blauen Symbol wurden über den JobServer oder den WorkflowServer transportiert. Der JobServer ist ein separat erhältlicher Serverdienst, mit dem in erster Linie technische Prozessschritte, wie bspw. die OCR Texterkennung aus dem SBA‐Client herausgelöst, mit zusätzlichen Optionen zur Scannerintegration kombiniert und um Verteilungs‐ und Benachrichtigungsfunktionen ergänzt werden können. Ziel ist eine zusätzliche zeitliche Entlastung des Benutzers durch Hintergrundprozesse, sowie eine Schonung der Ressourcen des Haupt‐Anwendungsservers durch die Auslagerung ressourcenintensiver Prozesse auf einen Nebenserver. Darüber hinaus lassen sich mit Hilfe des JobServers externe Scanclients (bspw. Niederlassungen oder Mandanten) an den zentralen Verarbeitungsserver anbinden.

  Komplexere Abläufe und Business Workflows, wie bspw. mehrstufige Prüfungs- und Genehmigungsprozesse, lassen sich dagegen mit Hilfe des ebenfalls optional erhältlichen WorkflowServers realisieren. Über WebClients können dabei auch externe Benutzer miteinbezogen werden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Systempartner.

• Ausgegraute Mappen

  : Ausgegraute Mappen mit dem Kennzeichen J befinden sich in der Bearbeitung durch den JobServer und können währenddessen nicht anderweitig bearbeitet werden. Ihnen liegt ein Direktauftrag des aktiven Benutzers zugrunde, der über das Kontextmenü JobServer … in der Belegliste ausgelöst wurde. Im Anschluss an die Bearbeitung wird die Mappe in der Belegliste des Benutzers wieder freigegeben, ein manuelles Abholen des Jobs nach Fertigstellung entfällt.

Ebene Heftung

Eine Mappe enthält eine oder mehrere Heftungen, die durch ihre jeweiligen Titel und ihren Bearbeitungsstatus gekennzeichnet werden.

Als Heftung wird der Verbund von Belegbild (ein bzw. mehrere Dokumentenseiten einer einzelnen Rechnung im TIF Bilddateiformat) und zugehörigen Buchungsdaten (Index) bezeichnet. Den Namen einer Heftung vergibt SBA im Rahmen der Analyse, er entspricht der Bezeichnung des identifizierten Lieferanten- oder Debitorenkontos (hier Beckmann Druck). Die zu einer Heftung gehörenden Dokumentenseiten können durch Klicken auf das Symbol ein- bzw. ausgeblendet werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Heftungsnamen, öffnet sich das Kontextmenü der Heftung, das verschiedene Bearbeitungsfunktionen ermöglicht.

Folgende Symbole kennzeichnen den Status einer Heftung:

Analysestatus

Das erste der vier Kästchen vor dem Heftungsnamen informiert über den Status der Analyse und damit über die Vollständigkeit des SBA Buchungsvorschlags.

• Analysestatus Rot Status Rot , dass die Heftung entweder noch unbearbeitet ist oder dass die Analyse keine buchungsrelevanten Daten extrahieren konnte. Das kann bspw. der Fall sein, wenn es sich um einen rein handschriftlichen Buchungsbeleg handelt (der dann manuell zu buchen ist).
• Analysestatus Gelb Status Gelb besagt, dass im Rahmen der Analyse buchungsrelevante Daten extrahiert werden konnten, diese aber entweder zu ergänzen sind (unvollständiger Buchungsvorschlag) oder die Heftung durch den buchhalterisch geschulten Sachbearbeiter noch zu kontrollieren und freizugeben ist.
• Analysestatus Grün Status Grün kennzeichnet einen vollständigen für das Rechnungswesen freigegebenen Buchungssatz, der vom Sachbearbeiter über die Schaltfläche Buchen bestätigt wurde.

Status Gesperrt

Das Schloss‐Symbol im zweiten Kästchen kennzeichnet eine Heftung als Gesperrt. Der Status wird automatisch durch die Buchungsbestätigung des Sachbearbeiters gesetzt und bewirkt, dass die Buchungsdaten (Index) und der Seitenverbund der Heftung auch bei einer erneuten Analyse nicht mehr verändert werden. Die Sperrung kann darüber hinaus aber auch manuell über das Kontextmenü der Heftung (Befehl Status ändern) vorgenommen werden, bspw. um eine bereits kontrollierte aber noch nicht zur Buchung freigegebene Heftung vor Änderungen zu schützen. Der Status Gesperrt kann über den Befehl Status ändern im Kontextmenü der Heftung aufgehoben werden. Dies gilt nicht, wenn der aktive Benutzer die Heftung im Rahmen eines Anfrage‐Vorgangs erhalten hat. Das Schloss‐Symbol ist in diesem Fall rot. Ein orangefarbenes Schloss‐Symbol kennzeichnet dagegen den Status Fixiert. Er betrifft Heftungen, die unter Verwendung einer individuellen Schnittstelle aus einem vorgelagerten System importiert wurden und aus diesem Grund hinsichtlich der Heftungsgrenzen unverändert bleiben müssen. Nähere Informationen zur Anbindung von Drittsystemen erhalten Sie von Ihrem Vertriebspartner.

Status Exportiert

Das dritte Kästchen zeigt den Exportstatus einer Heftung und kann drei Ausprägungen beinhalten:

• Exportiert FiBu Der zur Heftung zugehörige Buchungssatz wurde im Rechnungswesen freigegeben, der Beleg ist gebucht. Der Status Exportiert FiBu wird automatisch beim Betätigen der Schaltfläche Buchen gesetzt.
• Exportiert DMS Die kompletten Heftungsbestandteile (Dokumentenseiten im TIF Bilddateiformat, OCR Volltexte im TXT Dateiformat und Buchungssatz/Indexdaten im XML Dateiformat) wurden für eine externe Anwendung bereitgestellt. Dieser Status ist nur relevant, wenn Sie SBA zusammen mit einem externen Dokumentenmanagement- oder Workflowsystem nutzen.
• Exportiert FiBu + DMS Beide Exporte sind erfolgt.

Status Archiviert

Das Safe-Symbol im vierten Kästchen kennzeichnet eine Heftung als archiviert. Der Status wird automatisch durch die Buchungsbestätigung des Sachbearbeiters gesetzt und zeigt an, dass die Heftung mit ihren Bestandteilen (Dokumentenseiten, OCR Volltext, Buchungsdaten/Index) im internen Belegarchiv von SBA abgelegt wurde.

Die Bearbeitung des Belegs mit SBA ist abgeschlossen, die Heftung kann daher aus der Belegliste entfernt werden.

Sie kann nun jederzeit aus dem Kontenblatt des Rechnungswesens über den Befehl Dokumentenverweis anzeigen eingeblendet, bzw. im Korrekturmodus aktualisiert werden.

Status Verlinkt

In der Belegliste von SBA werden Heftungen mit verlinkten Dokumenten (bspw. ein den Rechnungsinhalt konkretisierender Lieferschein, der separat im SBA-Belegarchiv Uniarchiv abgelegt wurde) durch das Verknüpfungs-Symbol gekennzeichnet.

Ausgegraute Heftungen !Finanzbuchhaltung buchen mit sba image132.png

Ausgegraute Heftungen befinden sich in der Bearbeitung durch den JobServer und können währenddessen nicht anderweitig bearbeitet werden. Ihnen liegt ein Direktauftrag des aktiven Benutzers zugrunde, der über das Kontextmenü JobServer … in der Belegliste ausgelöst wurde. Im Anschluss an die Bearbeitung wird die Heftung in der Belegliste des Benutzers wieder freigegeben, ein manuelles Abholen des Jobs nach Fertigstellung entfällt.

Ebene Dokumentenseite

Eine Heftung umfasst neben den Buchungsdaten (Index) ein oder mehrere Dokumentenseiten im TIF Bilddateiformat, je nachdem, ob es sich um einen ein- oder mehrseitigen Buchungsbeleg handelt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Seitennamen, öffnet sich das Kontextmenü der Dokumentenseite, das verschiedene Bearbeitungsfunktionen ermöglicht.

• Status Volltext Das Volltext-Symbol weist darauf hin, dass die OCR Zeichenerkennung aus der Dokumentenseite einen maschinengeschriebenen Volltext extrahieren konnte. Dieser kann in der Dokumentenansicht im Register Text eingesehen werden. Der Volltext bildet die Grundlage der Analyse. Ist im Anschluss an die automatisierte Verarbeitung kein Volltext-Symbol erkennbar (i.d.R. verbunden mit Analysestatus Rot), muss der Beleg manuell gebucht werden. Es handelt sich dann zumeist um einen rein handschriftlichen Beleg oder um einen qualitativ sehr minderwertigen Scan.
• Status Anmerkungen Das Anmerkungen-Symbol verdeutlicht, dass auf dem Beleg ein individueller Hinweis, bspw. in Form eines virtuellen Notizzettels, Stempels, Textfelds, einer farbigen Textmarkierung oder ähnlichem angebracht wurde. Bearbeiter können derartige Notizen mittels der Werkzeugleiste Anmerkungen in der SBA Toolbar auf dem Dokumentenbild hinterlassen.

Toolbar der Belegliste

Die Toolbar der Dokumentenverwaltung beinhaltet folgende Verarbeitungs- und Ansichtsfunktionen:

Belege scannen

Um einen am Arbeitsplatz angeschlossenen Dokumentenscanner direkt über die TWAIN-Schnittstelle anzusprechen, klicken Sie auf das Scannersymbol . Folgen Sie anschließend den Anweisungen Ihres jeweiligen Scannertools/Treibers. SBA verarbeitet Bilddateien im TIF-Format, standardmäßig schwarz/weiß mit einer Auflösung von 300 DPI. Details zu den empfohlenen Scannern und zur optimalen Einstellung des Scannertreibers entnehmen Sie bitte den jeweils aktuellen SBA Scannerempfehlungen.

Nach dem Scanvorgang startet SBA automatisch die Texterkennung (OCR) und anschließend die Dokumentenanalyse. Eine Fortschrittsanzeige dokumentiert den Prozessablauf. Die verarbeiteten Heftungen werden anschließend mit ihrem jeweiligen Status in der Belegliste angezeigt. Die Fibu-Erfassungsmaske ist mit den ausgelesenen Daten der ersten Heftung vorbelegt.

Besonderheiten beim Duplex-Scan:

Um bei simultanem Scannen von Vorder- und Rückseiten (Duplex-Scan) leere Rückseiten automatisch entfernen zu lassen, ist vorab in der SBA Verwaltung der Schwellwert des Leerseitenfilters zu setzen und zu aktivieren. Rufen Sie dazu über die SBA Toolbar den Befehl Bearbeiten | Leere Seiten (TIFF) entfernen… auf.

Die Einstellung ist sowohl vom verwendeten Scanner als auch von den jeweiligen Treibereinstellungen abhängig. Ggf. ist im Vorfeld zu testen, mit welcher Dateigröße bei einer leeren Rückseite zu rechnen ist.

Dokumente hinzuladen

Alternativ können Sie über das Symbol Dokument hinzuladen bereits digitalisierte Belegbilder in den Formaten TIF oder PDF importieren. Da die automatisierte Belegverarbeitung zwingend das TIF-Format erfordert, erfolgt beim Import von PDFs eine Formatkonvertierung von PDF nach TIF, die unter Umständen eine Minderung der Bildqualität mit sich führt. Es empfiehlt sich daher, sofern möglich, die Belege direkt im TIF-Format zu scannen.

Sofern es sich bei einer zu importierenden PDF-Datei um eine originär elektronische Rechnung im ZUGFeRD Rechnungsformat handelt, werden die eingebetteten Rechnungsdaten, soweit sie für einen SBA-Buchungsvorschlag Relevanz besitzen, bei der Konvertierung automatisch aus der PDF/A-3 Datei extrahiert und in die Erfassungsmaske übernommen.

Bei derartigen originär elektronischen Dokumenten (neben ZUGFeRD - Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“; Format für den elektronischen Rechnungsaustausch PDFs zählen dazu bspw. auch ausschließlich per E-Mail digital versendete Rechnungen im Standard PDF-Format), ist es empfehlenswert, neben der konvertierten und archivierten Rechnung im TIF-Format auch das ursprüngliche Originalformat unverändert zu archivieren.

Die entsprechende Einstellung dazu nehmen Sie im ArchivManager vor. Wählen Sie dort aus dem Abschnitt Voreinstellungen die Einstellung Automatisches Archivieren beim Einladen. Konvertierte Rechnungen, für die eine Originaldatei verfügbar ist, sind in der Belegliste durch einen blauen Stern auf ihrem Vorschaubild gekennzeichnet.

Nach dem Importvorgang startet SBA automatisch die Texterkennung und anschließend die Dokumentenanalyse. Eine Fortschrittsanzeige dokumentiert den Prozessablauf. Die verarbeiteten Heftungen werden anschließend mit ihrem jeweiligen Status in der Belegliste angezeigt. Die Fibu-Erfassungsmaske ist mit den ausgelesenen Daten der ersten Heftung vorbelegt.

Eben ein- /aus- blenden

Über das Symbol Pfeil nach links können Sie alle Mappen schließen, bspw. um einen schnellen Überblick über die im Stapel befindlichen Mappen zu erhalten. Pfeil nach rechts öffnet dagegen alle Mappen mit ihren enthaltenen Heftungen und den jeweils zugeordneten Dokumentenseiten.

Heftungsansicht

Über die Heftungsansicht Sie, wie die Vorschaubilder der zu verarbeitenden Belegseiten in der Belegliste angezeigt werden.

Wählen Sie die Heftungsansicht Kleines Vorschaubild, so werden die einer Heftung zugeordneten Dokumentenseiten direkt mit ihren Vorschaubildern in der Belegliste angezeigt.

Wählen Sie dagegen die Heftungsansicht Ohne Vorschaubild, so werden Heftungen und ihre zugeordneten Dokumentenseiten als reine Listeneinträge angezeigt.

Um trotzdem sehen zu können, welche Dokumentenseite sich hinter ihrem TIF-Bilddateinamen verbirgt, ohne diese durch Doppelklick auf den Dateinamen in die Dokumentenansicht zu laden, positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Dateinamen (hier bspw. auf UD-ER-2010-00003.tif). Dadurch wird das zugehörige Bild in einem Tooltip-Fenster eingeblendet:

Wählen Sie die Heftungsansicht Ohne Vorschaubild und Tooltip, wenn Sie keine Vorschau von Dokumentenseiten in der Belegliste sehen wollen.

• NEU Konfigurierbare Größe des Seitenvorschau-Tooltips

In der Belegliste besteht nun die Option, die Größe der Seitenvorschau-Tooltips einzustellen.

Der Dialog zum Einstellen des Tooltip-Vergrößerungsfaktors wird über den Menüpunkt Tooltip Vergrößerungsfaktor… aufgerufen.

Stellen Sie den gewünschten Vergrößerungsfaktor über den Schieberegler ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Übernehmen.

Die Tooltips mit der Seitenvorschau werden nur angezeigt, wenn die Anzeigeoption Ohne Vorschaubild eingestellt ist.

Sie erscheinen, wenn man mit dem Mauszeiger über einer Seite kurz innehält.

Statusfilter

Über den Statusfilter steuern Sie, welche Heftungen in der Belegliste angezeigt werden. Es können mehrere Filter gleichzeitig gesetzt werden.

Damit lässt sich Ihr Arbeitsbereich übersichtlicher gestalten, indem Sie bspw. nur die noch zu bearbeitenden Belege (Analysestatus Rot und Gelb) einblenden. Blenden Sie dagegen zum Ende Ihrer SBA-Sitzung die bereits verarbeiteten Heftungen (Status Grün und Archiviert) ein, um diese anschließend aus der Belegliste zu löschen.

Einen aktivierten Filter erkennen Sie daran, dass das Filtersymbol in der Toolbar rot statt blau dargestellt wird.

• NEU Erweiterung der Filterfunktion um benutzerdefinierte Filter

In der Belegliste existiert nun eine zusätzliche Möglichkeit, die angezeigten Belege zu filtern.

Neben den bisherigen Filteroptionen nach Ampel- und Heftungs-Status können nun zusätzlich auch Index-Filter verwendet werden.

Aktivieren Sie die Option Index-Filter anzeigen, um eine zusätzliche Menüleiste einzublenden,

über die Sie die angezeigten Belege nach Indexfeldern, dem Heftungsnamen oder nach Workflownamen (bei Verwendung des SBA REBs) filtern können.

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Springen auf

Über das Pfeilsymbol können Sie direkt eine der zur Auswahl stehenden Seiten anspringen.

An vorhergehende Heftung anhängen

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie eine oder mehrere selektierte Seiten an die vorherige Heftung anfügen, ohne einen etwaigen Gesperrt-Status der Quellheftung aufheben zu müssen. Sofern die Quellheftung anschließend keine Seiten mehr beinhaltet, wird diese nach Bestätigung der entsprechenden Meldung automatisch gelöscht.

Aufbau der Stapelverwaltung und Stapeltransfer

In der Regel wird die Arbeit mit SBA im Stapel Standard stattfinden. Beim Aufruf des SBA-Moduls wird die Dokumentenverwaltung mit dem Bearbeitungsstand der letzten Sitzung und den daraus ggf. noch in Bearbeitung befindlichen Belegen im alphabetisch ersten Stapel geladen.

Stapel anlegen

Über die Stapelverwaltung im Fußbereich der Dokumentenverwaltung lassen sich darüber hinaus aber auch individuelle Stapel anlegen, bspw. um ungeklärte Fälle in einem Stapel Wiedervorlage oder Offene Punkte „beiseitezulegen“.

Um einen neuen Stapel zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die graue Fläche unterhalb des Stapels Standard und wählen Sie Neue Stapel hinzufügen.

Der neue Stapel erscheint unterhalb des Stapels Standard.

Heftungen können einfach mit der Maus im Drag&Drop-Verfahren zwischen den Stapeln verschoben werden.

Stapel mit Anzeige der Heftungsanzahl In der Belegliste wird nun hinter dem Stapelnamen die Anzahl der jeweils enthaltenen Heftungen angezeigt.

Stapeltransfer zwischen Benutzern

Wegen z.B. einer Urlaubsvertretung können von einem anderen Benutzer angelegte SBA-Stapel transferiert werden.

Dazu ist es erforderlich, dem Benutzer „Urlaubsvertretung“ die entsprechenden Rechte zu geben.

1. Starten Sie dazu den BenutzerManager.

2. Markieren Sie den Benutzer und wechseln Sie in den Reiter Stellvertreter.
   

3. Legen Sie im Menü Einstellungen / Stapelzugriff die entsprechende Berechtigung fest.
   

   

4. Hinterlegen Sie die notwendigen Informationen.
   

5. Der „Urlaubsvertreter“ kann am unteren Ende der Belegliste den Stapeltransfer über die rechte Maustaste durchführen.
   

6. Der „Urlaubsvertreter“ wählt den entsprechenden Stapel aus und die Schaltfläche Übernehmen wird aktiv.
   

   

7. Der „Urlaubsvertreter“ bestätigt den Transfer des ausgewählten Stapels über die Schaltfläche Übernehmen.

8. Die folgende Abfrage ist zum Starten des Stapeltransfers mit Ja zu bestätigen.
   

   

9. Beim ursprünglichen Benutzer ist der transferierte Stapel nun leer und die Stapelbezeichnung wurde um das Transferdatum und den Empfänger ergänzt.
   

   

10. Der „Urlaubsvertreter“ hat nun den Stapel im Zugriff, der ebenfalls um das Transferdatum und den ursprünglichen Stapelbesitzer ergänzt wurde.
    

    Die Stapelansicht und Reihenfolge können verändert werden. Sie können bspw. den Arbeitsbereich in der Belegliste vergrößern, indem Sie die vorhandenen Stapel als kleine Symbole anstelle der großen Schaltflächen anzeigen. Positionieren Sie dazu den Mauszeiger mittig auf der Trennlinie zwischen Belegliste und Stapelverwaltung und ziehen Sie die Linie bei gedrückter linker Maustaste nach unten.

Durch einen Klick auf das Pfeilsymbol in der rechten unteren Ecke gelangen Sie in das Stapelmenü, über das Sie weitere Konfigurationen der Stapelschaltflächen vornehmen können.

Mandantenübergreifender Belegtransfer beim Senden als Vorgang
Beim Versand von Vorgängen aus der Belegliste ist es nun möglich, Belege auf andere Mandanten zu transferieren. Diese Funktionalität lässt sich bspw. nutzen, wenn versehentlich Belege im falschen Mandanten gescannt bzw. importiert wurden.

Voraussetzung für diesen Transfer ist, dass im Vorgangsdialog als Empfänger der eigene Benutzer ausgewählt wird und damit Absender und Adressat des Vorgangs identisch sind.

Nur in diesem Fall ist es möglich, einen vom aktuellen Mandanten abweichenden Zielmandanten auszuwählen.

Spezialstapel zur Verarbeitung von XRechnungen im XML-Format

Die XRechnung ist ein XML-basiertes Dokumentenformat, das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird. Mit der Einführung der elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung können elektronische Rechnungen nach diesem Standard an öffentliche Auftraggeber gesendet werden.

Zur Verarbeitung von XRechnungen im XML-Format muss in der Belegliste ein Spezialstapel vom Typ XRechnung angelegt werden.

Klicken Sie dazu im unteren Bereich der Belegliste mit der rechten Maustaste auf ein Stapelsymbol und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Stapel hinzufügen.

Im Bereich Eigenschaften selektieren Sie Spezialstapel und wählen den Typ XRechnung aus.

Vergeben Sie eine passende Bezeichnung im Feld Name, bspw. XRechnungen.

In der Belegliste wird der neue Stapel durch ein spezielles Symbol mit einem grünen X gekennzeichnet.

In diesen Stapel können nun XRechnungen im XML-Format eingeladen und verarbeitet werden. Wird eine eingeladene XML-Datei als gültige XRechnung erkannt, werden die Inhalte der XRechnung in der Dokumentenansicht leserlich dargestellt.

Die Ansicht enthält in der Regel mehrere Reiter, zwischen denen Sie mit einem einfachen Mausklick wechseln können. Im Reiter Anlagen können Sie sich in die XRechnung eingebettete Dokumente anzeigen lassen, die sich zudem mit einem Klick auf den entsprechenden Link öffnen oder speichern lassen.

XRechnungen können weitestgehend analog zu auf Bildern basierenden Rechnungen verarbeitet werden. In einem Spezialstapel für XRechnungen sind aber die möglichen Operationen über das Kontextmenü der Belegliste eingeschränkt. So steht bspw. der Befehl Analysieren, mit dem bei Bild-Dokumenten Rechnungsinformationen ausgelesen werden und anschließend eine automatische Heftung durchgeführt wird nicht zur Verfügung.

Über den Befehl Datenextraktion werden in einem Spezialstapel für XRechnungen die Rechnungsdaten erneut aus der XML-Datei ausgelesen.

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass die XML-Datei einer XRechnung ungültig ist und daraus keine leserliche Ansicht erstellt werden kann, bspw. wenn die Rechnung ein ungültiges Datum enthält.

In solchen Fällen wird in der Dokumentenansicht folgende Meldung angezeigt:

"Fehler bei der Ansichtserstellung der XRechnung" In diesem Fall ist es in der Dokumentenansicht über den Reiter XML jedoch trotzdem möglich, auf die Rohdaten der XRechnung zuzugreifen und dort nach den gewünschten Informationen zu suchen.

Über den Kontextmenü-Befehl Extern anzeigen kann eine XRechnung bei Bedarf auch in einem separaten Fenster dargestellt werden.

Dokumentenansicht

Registerkarte Dokument

Die Dokumentenansicht nimmt den Hauptteil des SBA Arbeitsbereichs ein. In ihr wird die in der Belegliste aktive Seite einer Heftung mit ihren beiden Ebenen Bild und Text in Großansicht dargestellt.

Um eine Heftungsseite in der Dokumentenansicht anzuzeigen führen Sie einen Doppelklick auf den Heftungsnamen in der Belegliste aus. Dadurch wird die erste Seite der Heftung aufgerufen. Alternativ können Sie direkt den Namen der Bilddatei auf Dokumentenseitenebene doppelklicken, um bspw. eine Folgeseite anzuzeigen.

Die in der Dokumentenansicht angezeigte Seite wird durch Fettdruck ihres Dateinamens, des Namens der zugehörigen Heftung, sowie der übergeordneten Mappe in der Belegliste gekennzeichnet. Im Beispiel ist die erste (und einzige) Dokumentenseite der Heftung Beckmann Druck aus der Mappe 08 September in der Dokumentenansicht eingeblendet.

Von der Anzeige durch Doppelklick ist die Selektion durch einfachen Mausklick in der Belegliste zu unterscheiden. Selektierte Seiten sind durch den blau markierten Hintergrund erkennbar. Sie werden nicht in der Dokumentenansicht angezeigt, sind aber ggf. im Tooltip-Fenster in der Belegliste sichtbar (im Beispiel die erste Seite der Heftung TNT Express). Im Kontextmenü der selektierten Dokumentenseite (bzw. Heftung, Mappe) lassen sich verschiedene Bearbeitungsoperationen für mehrere Elemente wählen.

Die Darstellung des Dokumentenbildes kann über verschiedene Ansichtsfunktionen in der SBA Menüleiste angepasst werden (weitere Erläuterungen im Kapitel 1.3.1 Menüleiste).

Belegviewer um Multi-TIFF-Anzeige erweitert Mehrseitige TIFF-Dokumente (sog. Multi-TIFFs) werden bei der Verarbeitung in der Belegliste in einseitige TIFF-Dateien konvertiert. Durch Direktarchivierungen ist es aber auch möglich, mehrseitige TIFF-Dokumente ohne diese Konvertierung zu archivieren. Der Archiv-Belegviewer kann diese mehrseitigen TIFF-Dokumente nun auch integriert anzeigen.

RegisterkarteText

Neben dem Dokumentenbild in der Registerkarte Bild kann der Volltext in der Registerkarte Text eingesehen werden, sofern die OCR Zeichenerkennung aus dem Belegbild einen maschinengeschriebenen Volltext extrahieren konnte. Ist nach der automatischen Erkennung und Analyse keine Registerkarte Text verfügbar, handelt sich in der Regel um einen rein handschriftlichen Beleg oder um einen qualitativ sehr minderwertigen Scan.

Registerkarte Vorgang

Neben der Dokumentenansicht lässt sich in diesem Teil des SBA Arbeitsbereichs auch die Vorgangsliste einblenden, wenn auf die Registerkarte Vorgang geklickt wird. Das in SBA enthaltene Vorgangssystem dient dem Belegaustausch zwischen SBA-Benutzern.

Erhaltene und gesendete Vorgänge werden als getrennte Listen in den Registerkarten Eingang bzw. Ausgang dargestellt. In einer Vorgangsliste sind die jeweiligen Vorgangsdaten und der betreffende Mandant erkennbar. Im aktiven Mandanten kann ein Vorgang durch Doppelklick angenommen werden. Der Eintrag verschwindet dadurch aus der Vorgangsliste, die enthaltenen Belege werden in einer grünen Vorgangsmappe in der Belegliste angezeigt. Handelt es sich bei dem Vorgang um eine Anfrage, bei der der Vorgangsempfänger außer dem Anbringen von Anmerkungen auf den Dokumentenbildern keine inhaltlichen Veränderungen vornehmen kann, wird die Vorgangsmappe in der Belegliste rot dargestellt. Der Titel der Mappe trägt die Betreffzeile des Vorgangs. Die weiteren Vorgangsdaten (Absender, Erstelldatum etc.) können über das Kontextmenü der Vorgangsmappe eingesehen werden (Eigenschaften).

Neben der Vorgangsliste befindet sich die Jobliste. Hier werden ggf. die Jobs bzw. Workflows angezeigt, die Sie über den optional erhältlichen JobServer und/oder WorkflowServer erhalten haben.

Registerkarte Job

In der Jobliste sind die jeweiligen Job- bzw. Workflowdaten und der betreffende Mandant erkennbar. Jobs/Workflows können nur im aktiven Mandanten abgeholt werden.

• Ein Job/Workflow kann durch Doppelklick oder über den Menüpunkt Abholen im Kontextmenü angenommen werden. Es können an dieser Stelle auch mehrere Einträge markiert werden. Der Eintrag verschwindet dadurch aus der Jobliste, die enthaltenen Belege werden in einer blauen Mappe in der Belegliste angezeigt. Der Titel der Mappe trägt den Namen des Jobs bzw. Workflows.
  

• Alternativ können in der Jobliste mehre Jobs selektiert werden und über das Kontextmenü der Jobliste mit dem dann zusätzlichen Menüpunkt Auswahl in eine Sammelmappe zusammenführen abgeholt werden. Die selektierten Jobs werden dann in einem Sammelordner in der SBA Belegliste zusammengefasst.
  

Zusätzlich steht Ihnen über das Kontextmenü der Jobliste der Befehl Löschen (mit Sicherheitsabfrage) zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass beim Löschen eines Jobs aus der Jobliste die enthaltenen Belege endgültig gelöscht werden und damit nicht mehr zugänglich sind. Diese Funktion wird daher nur in Ausnahmefällen anzuwenden sein. Die weiteren Jobdaten (Absender, Erstelldatum etc.) können über das Kontextmenü der Jobmappe eingesehen werden (Eigenschaften).

Die Historie eines Workflows, bspw. die Genehmigungsdaten und Kommentare der Freizeichner im Rahmen eines Workflows zur Freigabe von Eingangsrechnungen, können über das Kontextmenü der Heftung eingesehen werden (Historie).

Programmmenü und Menüleiste

Menüleiste

An dieser Stelle werden die einzelnen Funktionen der Menüleiste erläutert.

Workflow-Status

Ist nur aktiv, wenn das Rechnungseingangsbuch REB installiert ist.

Bild speichern

Wird am angezeigten Dokument etwas verändert durch „Aufrichten“ oder wird eine Anmerkung hinzugefügt, dann muss das Dokument hiermit abgespeichert werden.

Aufrichten

Wurde das Dokument nicht gerade eingescannt, kann es hiermit aufgerichtet werden.

Drucken

Das angezeigte Dokument wird gedruckt. Sollen alle Seiten einer Heftung gedruckt werden, dann ist die über das Menü | Drucken | Heftung vorzunehmen.

Ansichtsfunktion ausschalten

Mit dieser Funktionalität kann in das Dokument geklickt werden, ohne dass sich die Ansicht verändert.

Zoomen

Wird mit dieser Funktionalität gearbeitet und mit der rechten Maustaste in das angezeigte Dokument geklickt, wird die Ansicht vergrößert mit der linken Maustaste verkleinert.

Ausschnitt vergrößern

Durch diese Funktionalität kann ein bestimmter Ausschnitt markiert und damit vergrößert angezeigt werden.

Dokument proportional im Fenster anzeigen

Sobald das Dokument angeklickt wird, wird dies entsprechend in der Höhe und Breite im Fenster angezeigt.

Dokument proportional in der gesamten Fenster- breite anzeigen

Damit wird die komplette Fensterbreite für die Ansicht verwendet.

Dokument proportional in der gesamten Fenster- höhe anzeigen

Damit wird die komplette Fensterhöhe für die Ansicht verwendet.

Dokument links/rechts drehen

Das Dokument wird gedreht.

Dokument an der Horizontalen spiegeln

Sollte das Dokument verkehrt herum gescannt worden sein, kann es hier gedreht werden, dies ist dann zu speichern.

Anmerkung Werkzeugliste an/aus

Es können verschiedene Arten von Stempeln oder Notizen an das Dokument geheftet werden, dies ist dann zu speichern.

Durch das An- bzw. Ausschalten wird die Auswahl der verschiedenen Arten sichtbar angezeigt (weitere Erläuterungen im Kapitel 5 Anmerkungen (Annotations)).

Zwischen Dokumentenansicht und Dokumentenverwaltung kann die Werkzeugleiste Anmerkungen eingeblendet werden, indem Sie in der SBA Toolbar auf das Symbol klicken. Damit lassen sich verschiedene individuelle Notizen, Stempel und Markierungen auf dem Dokumentenbild anbringen. Die Bildänderungen sind anschließend über die Schaltfläche zu speichern.

Suchbereich anzeigen

In diesem Dialog wird, in dem man von Feld zu Feld mit der Entertaste weitergeht, der gefundene Wert wie z.B. das Belegdatum vergrößert angezeigt.

Der Dialog kann eine Stelle, die für Sie günstig im Sichtbereich liegt, geschoben werden und wird automatisch beim nächsten Öffnen wieder an dieser Stelle angezeigt.

Vorheriger/Nächster Beleg

In der Belegliste kann von einer Heftung zur anderen vor oder zurück gesprungen werden.

Vorheriges/Nächstes Dokument

In der Belegliste kann von einem Dokument zum anderen vor oder zurück gesprungen werden.

Hinzufügen von Dokumenten an bereits erfassten Buchungen

Mit folgenden Funktionen können, zu bereits erfassten Buchungen, nachträglich Dokumente hinzugefügt werden.

Durch die Zuordnung erhält die Buchung automatisch den Dokumentenlink, damit das Dokument z.B. in der Kontenblattinfo angezeigt werden kann.

• Einzelzuordnung einer HeftungZu einer bereits erfassten Buchung kann mit dieser Funktionalität nachträglich eine Heftung hinzugefügt werden.
  
  Markieren Sie dazu die entsprechende Buchung und die Heftung und klicken Sie auf die Schaltfläche.
  
  Die Heftung wird automatisch archiviert, gesperrt und in der Belegliste werden die entsprechenden Kennzeichen wie z.B. „gelb“ wird „grün“ gesetzt.
  wird archiviert und gesperrt

• Automatische Zuordnung einer HeftungDurch Auslösen dieser Funktion wird im geöffneten Buchungsstapel und der Belegliste (über alle vorhandenen Heftungen) automatisch auf Grund bestimmter Bedingungen (mindestens - Belegdatum, Belegnummer 1, Betrag) die Zuordnung der Heftungen vorgenommen.
  

• Zuordnung über Drag & DropMit dieser Funktion wird folgender Dialog geöffnet mit den Buchungen vom geöffneten Buchungsstapel und der Belegliste (über alle vorhandenen Heftungen). Hier können entweder per Drag&Drop die Dokumente an die Buchungen gezogen werden oder auf Grund bestimmter Bedingungen (mindestens - Belegdatum, Belegnummer 1, Betrag) automatisch die Zuordnung mit der Schaltfläche "Automatische Zuordnung" vorgenommen werden.
  
  Die Größe und Position der Zuordnungstabelle werden gespeichert, sobald der Dialog mit OK beendet wird. Fahren Sie mit der Maus über das Dokument, dann wird dies vergrößert angezeigt. Darin sind links die Buchungen, die zuvor erfasst wurden, zu sehen. In der Mitte wird die Belegliste und rechts davon wird das Dokument bzw. Heftung angezeigt. Hat die Heftung mehrere Seiten kann mit den Pfeiltasten innerhalb der Heftung geblättert werden.
  Aus der Belegliste kann die entsprechende Heftung durch ziehen mit der Maus der entsprechenden Buchung zugeordnet werden. Sobald eine Heftung einer Buchung zugeordnet ist, bekommt die Buchung das Kennzeichen „Heftklammer“ und in der Belegliste wird die Kennung von „Gelb“ auf „Grün“ gesetzt.
  
  Durch Ziehen der Heftklammer in die Belegliste, kann einer Buchung auch das Dokument wieder entfernt werden.
  Erst wenn die Zuordnungstabelle mit OK verlassen wird, wird der Dokumentenlink tatsächlich an die Buchungen gehängt und in der SBA-Belegliste haben die Heftungen die Kennzeichen archiviert und gesperrt.

Analyse

Für die markierte Heftung wird die Analyse durchgeführt.

Buchung aus Buchungsvorschlag erstellen

Durch die Analyse werden Kontierungsvorschläge erzeugt. Ist der Kontierungsvorschlag der jeweiligen Buchung komplett – Belegdatum, Konto, Gegenkonto und Betrag, werden mit dieser Funktionalität automatisch Buchungen erstellt. Die Dokumente werden automatisch archiviert. Die Buchungen sind zu prüfen. Ggf. können die Buchungen geöffnet und geändert werden.

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Registrieren im Office Manager

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit ein Dokument direkt in den Office Manager abzulegen. Um die Funktion zu nutzen, aktivieren Sie die Heftung (Doppelklick) und klicken Sie auf das Icon. Im nachfolgenden Fenster sind die bereits bekannten Einträge zum Office Manager einzugeben, bspw. das Ablagefach auszuwählen.

Mit Klick auf die Schaltfläche OK wird das Dokument abgelegt. Bitte beachten Sie, dass sich der Beleg weiterhin in der Belegliste befindet und manuell entfernt werden muss.

Da es sich bei den Belegen in der Belegliste um Tif-Dateien handelt, ist es wichtig, dass Sie zur Anzeige der Belege in der Office Manager Ablage ein Standardprogramm benutzten, welchen auch mehrseitige Tif-Dokumente anzeigen kann. Bspw. die Windows Fotoanzeige.

Programmmenü

Im Programmmenü gibt es weitere Programmfunktionen und Einstellungen.

Drucken

Hier können Sie wählen, ob die komplette Heftung oder nur das markierte Dokument gedruckt werden soll. Zusätzlich können Sie hier einstellen, ob mit oder ohne Anmerkung gedruckt werden soll.

Bearbeiten

Folgende Funktionen stehen hier zur Verfügung.

Beachten Sie dabei bitte, dass farbige TIF-Dateien i.d.R. deutlich mehr Speicherplatz im Belegarchiv benötigen. Die Speicherung der Einstellung erfolgt auf Benutzerebene.

Verwalten

Nehmen Sie hier die gewünschten Einstellungen vor.

Sollen z.B. Ausgangsrechnungen gebucht werden, dann können über "Kunden/Lieferanten" einmalig die Kundenstammdaten hier importiert werden.

In den Einstellungen können Sie folgendes festlegen:

• Wurde nachträglich DocuWare installiert, dann können die bisher unter SBA archivierten Dokumente in der Kontenblattinfo trotzdem über den Dokumentverweis angeschaut werden.

• Automatische Analyse: generell sollen die Dokumente nach dem Import automatisch analysiert werden

• Löschen aller gebuchten Belege aus der Belegliste: Sobald die Buchungsmaske verlassen wird, werden die Heftungen aus der Belegliste gelöscht, die gebucht und archiviert sind. Diese Option eignet sich beim Einsatz von SBA ohne REB.

• Löschen aller gebuchten und freigegebenen Belege: Ist diese Option aktiviert, so werden nur alle gebuchten, archivierten und freigebenden Belege beim Verlassen von SBA aus der Belegliste gelöscht. Diese Option eignet sich beim Einsatz von SBA mit REB.

• Ursprungsdateien löschen: Sobald die Dokumente importiert sind, kommt folgende Frage – Entscheiden Sie, ob die Tiff- bzw. PDF-Dateien aus Ihrem Ursprungsverzeichnis automatisch gelöscht werden sollen.
  

• Maschinelles Lernen für diesen Mandanten aktivieren: Entnehmen Sie bitte alle Informationen hierzu dem Abschnitt 5.5 Maschinelles Lernen

• Markierung erkannter Texte einschalten: Sie haben die Möglichkeit, die von der OCR- Analyse erkannten Felder farblich markieren zu lassen. Somit sehen Sie auf den ersten Blick, welche Rechnungsinhalte erkannt wurden. Folgende Felder werden markiert: Belegdatum, Belegnummer 1, Betrag, IBAN, UstID und Steuernummer. Die Aktivierung der Option erfolgt benutzerbezogen.

• Automatischer Sprung auf die Seite mit dem Rechnungsbetrag Mit dieser Option kann der Sprung auf die Seite mit dem Rechnungsbetrag aktiviert werden . Diese Einstellung wird benutzerbezogen gespeichert.

• Dialog Zahlungsinformationen aus EPC-QR-Code anzeigen
  Mit dieser Option können Sie die Anzeige des Zahlungsinformationen-Dialoges an-bzw. abschalten.

• Extras

Hier finden Sie Zugang zu folgenden verwaltenden Programmen in Verbindung mit SBA:

Voreinstellungen

Voreinstellungen

Für eine optimierte Belegverarbeitung ist es empfehlenswert, die Stammdaten des aktiven Mandanten in SBA zu hinterlegen. Sofern kein direkter Abgleich mit dem Rechnungswesen erfolgt, klicken Sie bitte in die Registerkarte Verwaltung, Punkt Ausgang, Rechnungsvariante 1 und ergänzen Sie dort die Daten in den Registerkarten Allgemein, Adresse und Banken. Die Stammdaten des aktiven Mandanten werden bei der Freiform-Analyse von Eingangsrechnungen sowie im Rahmen der Rechnungsprüfung herangezogen.

Um Vorschlagswerte für Konto und Gegenkonto zu erzeugen, müssen die mandantenindividuellen Kontenpläne des Rechnungswesens in SBA verfügbar sein. Importieren Sie die Konten einmalig beim ersten Einrichten des Mandanten.

Dies können Sie in der Registerkarte Verwaltung, unter Kunden bzw. Lieferanten den Abgleich über die Schaltfläche „Importieren“ starten.

Aus Performancegründen sollten Sie nur die Daten abgleichen, die Sie tatsächlich für die Bearbeitung des aktiven Mandanten benötigen. Wenn Sie bspw. im aktiven Mandanten ausschließlich Eingangsrechnungen verarbeiten, beschränken Sie den Import der Personenkonten auf den Lieferantenbereich. Die Einschränkung erfolgt über den Dialog unter Verwaltung | Einstellungen | Kontenimport.

Alternativ können Sie in der Registerkarte Verwaltung, unter Kreditor bzw. Debitor den Abgleich über die Schaltfläche Importieren starten.

Aus Performancegründen sollten Sie nur die Daten abgleichen, die Sie tatsächlich für die Bearbeitung des aktiven Mandanten benötigen. Wenn Sie bspw. im aktiven Mandanten ausschließlich Eingangsrechnungen verarbeiten, beschränken Sie den Import der Personenkonten auf den Kreditorenbereich.

Unter Textfeldoptionen legen Sie fest, ob als Buchungstext bei der Analyse automatisch die zugehörige Bezeichnung zum Inhalt des Feldes Konto (Kreditor- bzw. Debitorkurzbezeichnung) oder des Feldes Gegenkonto (Kurzbezeichnung des Sachkontos) eingefügt werden soll. Alternativ kann das Textfeld leer bleiben, bzw. global ein benutzerdefinierter Text vorgeschlagen werden. Zusätzlich können Sie das Verhalten bei manueller Kontenauswahl definieren. Möchten Sie einen bereits im Rechnungswesen hinterlegten Textvorschlag verwenden, wählen Sie in SBA leer lassen.