Buchungserfassung

Buchungserfassung

Vorlaufprogramm Buchen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erfassung | Buchen

Programmzweck

Geschäftsvorfälle werden in Buchungsstapeln erfasst. Für jeden Buchungsstapel müssen Vorlaufdaten (Buchungsdatum) eingegeben werden. Diese haben folgende Funktionen:

Sie identifizieren den Buchungsstapel eindeutig.

Sie bestimmen die Buchungsperiode, in welche die erfassten Buchungen bei der Verarbeitung einfließen sollen.

Bereits bestehende Buchungsstapel, die noch nicht journalisiert wurden, können erneut ausgewählt und mit weiteren Buchungen ergänzt werden.

Neu

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu zum Anlegen eines Buchungsstapels.

• Buchungsdatum (Datum)

Der aktuelle Buchungsmonat aus den Firmenstammdaten wird automatisch als Buchungsdatum für neue Stapel vorgeschlagen.

Das Buchungsdatum bestimmt, in welche Buchungsperiode die erfassten Buchungen einlaufen, unabhängig vom Belegdatum.

Sie können auch für zurückliegende Buchungsperioden noch Buchungsstapel anlegen, indem Sie das vorgeschlagene Buchungsdatum entsprechend abändern. Bitte beachten Sie dabei, dass Sie bei umsatzsteuerwirksamen Buchungen in zurückliegende Perioden ggf. eine berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. eine komplett neue Auswertung erstellen müssen.

Für Konten, für die bereits der original Kontendruck durchgeführt wurde und die nachträglich in zurückliegenden Buchungsperioden bebucht werden, erstellt das Kontendruckprogramm beim nächsten original Kontendruck automatisch alle Kontoblätter ab der zurückliegenden Buchungsperiode noch einmal.

Ist das Buchungsdatum größer als die aktuelle Buchungsperiode, kann das Buchungsdatum automatisch übernommen werden. Wird der Dialog mit "Ja" bestätigt, wird die aktuelle Buchungsperiode angepasst. Alle Auswertungen basieren standardmäßig dann auf diesen neuen Auswertungsmonat.

Wichtiger Hinweis!

Wenn Sie einen Buchungsstapel mit einem Buchungsdatum, das vor der aktuellen Buchungsperiode liegt, anlegen, bekommen Sie folgende Meldung.

• Buchungsstapel

Für jeden Buchungsstapel muss eine Bezeichnung erfasst werden. Diese Bezeichnung muss eindeutig sein, d.h., es können nicht mehrere Buchungsstapel mit der gleichen Bezeichnung pro Firma angelegt werden. Benennen Sie beispielsweise die Buchungsstapel für die Kasse nicht nur "Kasse", sondern "Kasse Jun. 2021" und "Kasse Jul. 2021", dadurch haben Sie die Möglichkeit die Buchungsstapel offen zu lassen, also nicht festschreiben zu müssen.

Diese Bezeichnung kann für alle nicht journalisierten Buchungsstapel geändert werden.

• Buchungsmasken

Die Buchungsmaske, die in den Stammdaten – Firmendaten hinterlegt ist, wird automatisch vorgeschlagen. Eine andere Buchungsmaske kann hier temporär ausgewählt werden. Beim nächsten Öffnen des Buchungsvorlaufes wird wieder die Buchungsmaske aus dem Firmenstamm vorgeschlagen.

Werden Buchungen mit Währung erfasst oder geändert, dann muss im Firmenstamm bereits eine Buchungsmaske mit Währung hinterlegt werden.

Buchungsmaske 1 Buchungsmaske 6 mit Währung

Vertikalerfassung – Erfassung mit Buchungsarten möglich

Buchungsmaske 2 Buchungsmaske 7 mit Währung

Horizontalerfassung (Sl/BSl getrennt) – Erfassung mit Buchungsarten möglich

Buchungsmaske 3 Buchungsmaske 8 mit Währung

Vertikalerfassung (Sl im Konto und Gegenkonto)

Für diese Buchungsmaske empfehlen wir die Kontenrahmen ADDISON SKR13. Da in dieser Buchungsmaske ausschließlich mit 2stelligen Steuerschlüsseln, max. 4stelligen Sachkonten und 5stelligen Personenkonten gearbeitet werden kann.

Buchungsmaske 5 Buchungsmaske 9 mit Währung

Horizontalerfassung (SL/BSL im Feld)

Für diese Buchungsmaske empfehlen wir die Kontenrahmen ADDISON SKR03 und ADDISON SKR04. Da in dieser Buchungsmaske ausschließlich mit 1stelligen Steuerschlüsseln, max. 4stelligen Sachkonten und 5stelligen Personenkonten gearbeitet werden kann. Außerdem sind dazu die Besonderheiten zu beachten, wie im folgenden Feld Horizontaler Buchungsmaske 5 und 9 beschrieben ist.

Innerhalb dieser Buchungsmasken können nur 1-stellige Steuer- und Berichtigungsschlüssel eingegeben werden.

2-stellige Steuerschlüssel können dennoch verwendet werden, wenn diese fest im Sachkonto zugeordnet werden (Automatikkonten).

Des Weiteren müssen die Sachkonen 4-stellig und die Personenkonten 5-stellig sein.

Bei diesen Buchungsmasken werden im Gegenkontofeld der Berichtigungs- und Steuerschlüssel zusammen mit der Kontonummer eingegeben.

Dabei ist zu beachten, wenn Sie beispielsweise einen Steuerschlüssel eingeben möchten, aber nur eine 3-stellige Kontonummer bebuchen, dass Sie dann die 2 Stellen zwischen dem Steuerschlüssel und der Kontonummer mit Füllnullen eingeben.

Beispiel Buchung mit USt-Steuerschlüssel 9 auf Anlagenkonto 300:

Einteilung im Gegenkontofeld:

Horizontalerfassung Konto Soll an Konto Haben Buchungsmaske 10

Entspricht der Buchungsmaske 2 bzw. 7, mit dem Unterschied, dass das Feld Gegenkonto umbenannt ist in Konto Soll und das Feld Konto in Konto Haben.

Wenn der Betrag mit Enter bestätigt wird, dann wird auf dem Konto, welches im Feld "Konto Soll" eingegeben wurde, im Soll gebucht.

Wird jedoch der Betrag mit der Minus- oder Plus-Taste bestätigt, dann wird auf dem Konto, welches im "Konto Soll" eingegeben wurde, im Haben gebucht. In diesem Fall erscheint oben rechts die Meldung

Mit Währung kann nicht gebucht werden.

Buchungsmaske 4

Bilanzeröffnung

Alternative Zahlungsausgleichserfassung

Diese Buchungsmaske wird ausschließlich für Zahlungsbuchungen verwendet. Diese kann nicht in den Firmendaten hinterlegt werden, sondern nur temporär und nur im Buchungsvorlauf ausgewählt werden.

Wird in dieser Buchungsmaske die Leertaste gedrückt, kommt man die die Buchungsmaske, die im Firmenstamm hinterlegt ist. Allerdings ist kein Rücksprung mit der Leertaste in die Zahlungsausgleichsmaske mehr möglich.

Die Leertaste in allen anderen Buchungsmasken wird nicht mehr für das automatische Umschalten in diese Maske unterstützt.

Mittelstands-Buchungsmaske

In dieser Buchungsmaske werden viele Informationen automatisch angezeigt, sobald die erforderlichen Felder, wie z.B. Konten und Betrag erfasst sind.

Die Buchungsmaske kann im Firmenstamm eingestellt werden oder temporär im Vorlauf Buchen. Diese Buchungsmaske ist generell mit Währung.

• :

Aktivieren Sie im Erfassungsschema die Felder, die tatsächlich gefüllt werden. Felder, die nur sporadisch benötigt werden, können Sie auf nicht aktiv setzen und bei Bedarf mit der Maus in das entsprechende Feld klicken.

Sobald die erforderlichen Felder, wie z.B. Konten und Betrag erfasst sind, werden folgende Felder automatisch gefüllt.

Buchung Mittelstands-Buchungsmaske

• Leistungsdatum - der Versteuerungszeitraum wird auf Grund des Belegdatums vorgeschlagen und kann ggf. geändert werden
• Posteingangsdatum – der Versteuerungszeitraum wird auf Grund des Posteingangsdatums vorgeschlagen und kann ggf. geändert werden
• Steuerschlüssel (StSl) - wenn dieser beim Sachkonten hinterlegt ist
• Ablochkennziffer (AblKZ) - wenn diese beim Sachkonten hinterlegt ist oder aus dem hinterlegten Steuerschlüssel
• Währungsschlüssel (W) - erfasst, dann wird der Kurs lt. Kurstabelle entsprechend dem erfassten Belegdatum automatisch vorgeschlagen
• Skontokonto (Skto. Kto.) - ist der Skontobetrag erfasst, wird das Skontokonto lt. Steuerschlüssel angezeigt.
• Steuerschlüssel (StSl/Art/%) - Anzeige erfolgt nicht, wenn im Konto und Gegenkonto Sachkonten mit hinterlegtem Steuerschlüssel erfasst sind.
• StSl - Steuerschlüssel vom Automatikkonto bzw. erfasster Steuerschlüssel
• Art - ist die Steuerart des Steuerschlüssels
• % - Steuer-%-Satz lt. Steuerschlüssel
• Steuerkonto (St.Kto.) - lt. Steuerschlüssel
• USt-Identnummer - sofern diese beim Personenkonto hinterlegt ist
• → wird sie generell angezeigt
• → nur für die Buchungen, die in der Zusammenfassenden Meldung bzw. EU-Journal ausgewiesen werden müssen, wird die USt-Identnummer automatisch angefügt.

Controlling Mittelstands-Buchungsmaske

• Ist beim erfassten Konto/Gegenkonto Kost 1/2 aktiviert, werden die entsprechenden Felder automatisch geöffnet und ggf. gleich mit den hinterlegten Stammkostenstelle oder dem Kost-%-Sl vorgeschlagen.
• Wird der Kost-%-Sl vorgeschlagen bzw. erfasst, wird durch Bestätigung der Kost-Aufteilungsdialog geöffnet, um die Kost-Buchungen zu prüfen oder ggf. anzupassen.
• Ist der Kost-%-Sl hinterlegt und die Felder werden nicht mit Enter bestätigt, geht am Ende der Buchung der Kost-Aufteilungsdialog automatisch zur Prüfung auf.
• Sollte weder ein Kost-%-Sl oder eine Kostenstelle erfasst werden, kann der Kost-Aufteilungs-Dialog durch einen Klick auf die Schaltfläche "A" oder mit der Tastenkombination Strg+Shift+C (in den Kost-Feldern) geöffnet werden.

Buchungszusatzdaten Mittelstands-Buchungsmaske

• Zahlschlüssel (ZahlSl) - der beim Personenkonto hinterlegt ist wird angezeigt plus der ZahlSl-Bezeichnung.
• Skontierfähiger Betrag - entspricht dem erfassten Betrag und kann geändert werden.
• Skontostufen - werden aufgrund des ZahlSl und dem erfassten Betrag ermittelt
• Zahlungsart - die beim Personenkonten hinterlegt ist
• IBAN - es wird die, die als Hausbank beim Personenkonto definiert ist, angezeigt. Soll eine abweichende Bankverbindung verwendet werden, kann diese mit F2 ausgewählt oder erfasst werden.
• Bankname - der hinterlegten IBAN wird angezeigt
• Mandatsreferenz - des Kundenkontos bzw. der verwendeten Bankverbindung wird angezeigt.

Bankverbindung – Mittelstands-Buchungsmaske

Folgendes ist bezüglich der Bankverbindung zu beachten:

• Die Bankverbindung wird automatisch von der 1. Hausbank angezeigt. Wenn nichts verändert wird, wird diese nicht für die erfasste Buchung gespeichert. Damit wird automatisch beim ZV die 1. Hausbank verwendet.
• Änderungen einer Bankverbindung sollen generell in den Stammdaten des Personenkontos vorgenommen werden.
• Sobald in den Bankverbindungsfeldern etwas verändert wird, wird die Bankverbindung für die erfasste Buchung gespeichert. Insofern ist darauf zu achten, dass in den Stammdaten des Personenkontos bezüglich der Bankverbindungen nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden. Ansonsten muss für die Buchung die Bankverbindung in der Detailinfo entsprechend geändert werden.
• Wird eine Mandatsreferenz erfasst, muss diese entsprechend angelegt sein – hier erfolgt keine Prüfung.
• Wird eine Bankverbindung mit Mandatsreferenz vorgeschlagen, darf die Mandatsreferenz nicht für diese Bankverbindung geändert werden. Dies ist in den Stammdaten des Personenkontos zu ändern.
• AZV-Bankverbindungen können nicht einer einzelnen Buchung mitgegeben werden. Insofern wird hier auch keine Auswahl angeboten.

Erfassungsschema – die Aktivierung dieser Felder ist nur für die Mittelstands-Buchungsmaske

Aktivieren Sie im Erfassungsschema die Felder, die tatsächlich gefüllt werden. Felder, die nur sporadisch benötigt werden, können Sie auf nicht aktiv setzen und bei Bedarf mit der Maus in das entsprechende Feld klicken und die Eingaben vornehmen.

Ist z.B. "Buchungszusatzdaten" aktiv, kommt man mit der Entertaste in die einzelnen Felder. Sind die "Buchungszusatzdaten" nicht aktiv, kann mit der Maus in die einzelnen Felder geklickt und die Eingabe vorgenommen werden.

Die folgenden Feldaktivierungen sind ausschließlich für die Mittelstands-Buchungsmaske.

• Buchungskreis

Sie können hier eine Vorauswahl für einen bestimmten Buchungskreis einstellen. Innerhalb des Buchungsstapels können Sie auch auf andere Buchungskreise buchen.

Die Einstellung bleibt für den markierten Buchungsstapel gespeichert, bis eine andere Auswahl getroffen wird. Die Einstellung wird sofort gespeichert, wobei sie jederzeit geändert werden kann.

Innerhalb des Buchungsstapels kann ein anderer Buchungskreis eingestellt werden. Dazu können die neuen Tastenkombinationen Strg+0 für den Standardbuchungskreis oder Strg+1, Strg+2 bis Strg+9 für die individuellen Buchungskreise 1 bis 9 benutzt werden.

Der Buchungskreis bleibt gespeichert, bis ein anderer Buchungskreis eingestellt wird. Wird im Buchungsstapel ein anderer Buchungskreis benutzt als im Vorlauf eingestellt ist, bleibt die Einstellung im Vorlauf erhalten.

Wurden bereits Buchungen erfasst z.B. mit Buchungskreis 1 und die Einstellung im Vorlauf wird z.B. auf Buchungskreis 2 eingestellt, dann werden die bereits erfassten Buchungen nicht auf den Buchungskreis 2 geändert.

Sollte es erforderlich sein, dass der Buchungskreis an einer oder mehreren Buchungen geändert werden muss, dann ist die entsprechende Buchung zu öffnen, der Buchungskreis muss geändert werden und die Buchung muss über die Schaltfläche Korrektur bzw. mit der Plustaste neu gebucht werden.

Wichtiger Hinweis!

Ist der Standardbuchungskreis eingestellt und im Buchen die letzte Buchung z.B. mit dem Buchungskreis 1 gebucht und der Buchungsstapel geschlossen worden, dann ist beim erneuten Öffnen des Buchungsstapels der Standardbuchungskreis eingestellt und nicht der zuletzt bebuchte Buchungskreis.

• Erfassungsschema aus Vorlage:

Durch die Auswahl der Vorlage wird das Erfassungsschema, das in der Vorlage hinterlegt ist, für den Buchungsstapel, der damit geöffnet wird, benutzt.

Die Vorlagen können im Vorlauf Buchen oder in den Firmendaten über das Menü "Buchungsstapelfunktionen" angelegt bzw. bearbeitet werden.

• Buchungsperiode

Standardmäßig werden alle Buchungsstapel angezeigt.

Durch Aufklappen der Auswahl kann eine andere Periode ausgewählt werden, dies wird automatisch gespeichert.

Durch die Auswahl "aktuelle" werden ausschließlich die Buchungsstapel der aktuellen Buchungsperiode angezeigt.

Benutzer

Entsprechend der BBS Einstellungen werden die Buchungsstapel des aktiven Benutzers angezeigt.

Sortierung

Temporär können Sie eine andere Sortierung der Buchungsstapel vornehmen, in dem Sie auf die Spaltenbeschriftung "Buchungsstapel" oder "Bu.-Datum" klicken.

Beim nächsten Öffnen des Buchungsvorlaufes ist die Sortierung wieder wie ursprünglich.

Buchen

Durch Klicken auf die Schaltfläche Buchen beenden Sie den Vorlauf. Sie sind jetzt im Programm Buchen im Dialog und können mit der ersten Buchung beginnen.

Vorlagen …

Legen Sie für alle wiederkehrenden Belegkreise Buchungsstapel-Vorlagen mit dem gewünschten Erfassungsschema an. Bei der Neuanlage eines Buchungsstapels können Sie dann die entsprechende Buchungsstapel-Vorlage auswählen, dadurch müssen Sie nicht immer wieder bei der Anlage eines neuen Buchungsstapels das Erfassungsschema neu vorgeben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um eine neue Vorlage zu erstellen. Über die Schaltfläche Bearbeiten können Sie die Vorlage ändern.

Vergeben Sie eine Bezeichnung für die Vorlage und für den künftigen Buchungsstapel. Legen Sie außerdem hier fest, welche Einstellungen diese Vorlage generell haben soll und bestätigen Sie mit OK.

Sind die Vorlagen angelegt, stehen diese in diesem Dialog zur Verfügung. Markieren Sie die Vorlage, für die Sie einen Buchungsstapel anlegen möchten, und bestätigen mit OK.

In folgendem Dialog können Sie die Vorschläge für die Anlage des Buchungsstapels noch verändern.

Das Buchungsdatum wird auf Grund der aktuellen Buchungsperiode vorgeschlagen und kann hier geändert werden. Im Feld Buchungsstapel können Sie die Bezeichnung des Buchungsstapels noch verändern.

Es können nicht mehrere Buchungsstapel mit gleichen Bezeichnungen angelegt werden, insofern sollte das Häkchen bei "Datum an Stapelbezeichnung anhängen" gesetzt werden.

Wird das Häkchen nicht gesetzt und 2-mal ein Buchungsstapel mit der Bezeichnung z.B. Kasse angelegt werden, kommt folgende Meldung.

Erfassungsschema aus Vorlage:

Sind Vorlagen angelegt, dann kann hier das Erfassungsschema, welches in der Vorlage eingestellt ist, für die Buchungsstapel zugeordnet werden.

• Löschen

Markieren Sie den Buchungsstapel, der gelöscht werden soll.

Mit der "Strg"-Taste können einzelne Stapel markiert werden, mit der "Shift"-Taste können mehrere Stapel gleichzeitig markiert werden.

Beim Löschen wird der Buchungsstapel gelöscht, d.h. für alle Buchungen des Buchungsstapels wird die Aktualisierung auf den Konten und in den Offenen-Posten rückgängig gemacht.

• Aktualisieren

Ist ein Buchungsstapel nicht aktualisiert, weil beispielsweise Buchungen über die Datenübernahme importiert wurden, jedoch in den Optionen der Datenübernahme kein Haken bei Sofort aktualisieren gesetzt ist, dann werden die Buchungen nicht automatisch aktualisiert. Dadurch sind die Buchungssätze zwar vorhanden, die Kontensalden sind jedoch noch nicht aktualisiert.

• Prüfen

Solang ein Buchungsstapel zum Prüfen markiert ist, kann dieser beispielsweise mit weiteren Buchungen ergänzt werden. Beim Verlassen des Buchungsstapels werden Sie folgendes gefragt: Haben Sie den Stapel kontrolliert und wollen das Prüfkennzeichen wegsetzen? Beantworten Sie die Frage mit Ja, wenn die Prüfung erledigt ist. Mit Nein beantworten Sie die Frage, wenn der Buchungsstapel noch nicht komplett bearbeitet und noch nicht unter Listen \ Buchungsjournal zur Journalisierung vorgeschlagen werden soll.

• Info

Den Inhalt eines Buchungsstapels können Sie sich am Bildschirm anzeigen lassen, wenn Sie den Buchungsstapel markieren und auf die Schaltfläche Info klicken.

• Eigenschaften

Über die Schaltfläche Eigenschaften werden Ihnen die Eigenschaften des markierten Buchungsstapels angezeigt.

Buchungsstapel prüfen

Hier können Sie ein "Prüfkennzeichen" setzen oder wegsetzen.

Buchungsstapel ist exportiert worden

Das Buchungsexportkennzeichen kann hier gesetzt oder wegsetzt werden.

Ist hier das Kennzeichen gesetzt, kommt beim Öffnen des Buchungsstapels folgende Meldung.

• Buchungsstapel in andere Periode verschieben

Über die Schaltfläche "Verschieben" können Sie einen Buchungsstapel, der beispielsweise in einem falschen Buchungsmonat erfasst wurde, in einen anderen verschieben und dabei das Belegdatum entsprechend anpassen lassen. Die neue Buchungsperiode muss innerhalb vom Wirtschaftsjahr liegen.

Belegdatum anpassen

Nur der Monat des Belegdatums wird angepasst, außer der neue Buchungsmonat hat weniger Tage, dann wird auch der Tag vom Belegdatum z.B. vom 31. auf den 30. bzw. 28./29. geändert.

Sollte versehentlich ein falscher Monat mit Anpassung des Belegdatums gewählt worden sein und wurde dadurch der Tag des Belegdatums verändert, kann dieser nicht mehr automatisch bei erneutem Verschieben des Buchungsstapels angepasst werden. Gegebenenfalls muss das Belegdatum dann durch Ändern der Buchung wiederhergestellt werden.

Wichtiger Hinweis!

Wurde unterjährig ein Wechsel der Versteuerungsart z.B. von Sollversteuerer nach Istversteuerer vorgenommen, dann kann ein Buchungsstapel nur in eine Periode verschoben werden, mit gleicher Versteuerungsart.

Verschieben in Vorjahre oder Folgejahre ist nicht möglich.

Buchungen in andere Monate verschieben

Wurden alle Buchungen eines Mandanten in einem Monat erfasst, können diese anschließend auf die entsprechenden Monate verteilt werden.

Das Kriterium zur Verteilung in andere Monate ist das Belegdatum der Buchung.

Markieren Sie einen Buchungsstapel im Vorlauf des Buchungsprogrammes und drücken auf die Schaltfläche "Verschieben".

Markieren dort den Radio "aufgrund des Belegdatums".

Jetzt werden alle Buchungen des Stapels in die Monate des Belegdatums verschoben.

Ist das Belegdatum kleiner als das Geschäftsjahr, werden die Buchungen in den ersten Monat des Geschäftsjahres verschoben.

Ist das Belegdatum größer als das Geschäftsjahr, werden die Buchungen in den letzten Monat des Geschäftsjahres verschoben.

Wichtige Hinweise!

Ist unterjährig ein Wechsel der Versteuerungsart z.B. von Sollversteuerer nach Istversteuerer vorgenommen worden, dann ist keine Verschiebung in andere Monate möglich.

Leistungsdatum entfernen

Zusätzlich zu den Optionen „komplett, neue Periode“ und „aufgrund des Belegdatums“, kann der Check zur Entfernung des Leistungsdatums gesetzt werden.

Buchungen, an denen das Leistungsdatum entfernt wurde, werden mit dem Kennzeichen „zu prüfen“ versehen. Diese Buchungen müssen nach Ausführung überprüft werden.

Das Steuerkonto „noch nicht fällige Vorsteuer“ wird in diesen Fällen durch das jeweilige Vorsteuerkonto ersetzt.

Anhängen

Mit der Funktion Anhängen können Sie mehrere Buchungsstapel zu einem Buchungsstapel zusammenfassen.

Dazu markieren Sie einen vorhandenen Buchungsstapel, in den alle anderen Buchungsstapel hinzugefügt werden sollen. Oder Sie legen zuvor einen neuen leeren Buchungsstapel an, um in diesem andere Buchungsstapel zusammen zu fassen. Nachdem Sie auf die Schaltfläche Anhängen geklickt haben, können Sie die Buchungsstapel von links nach rechts (oder umgekehrt) schieben, die in den oben angezeigt Masterstapel angehängt werden sollen.

Sie können einen anderen Masterstapel auswählen, in dem Sie auf der rechten Seite den gewünschten Buchungsstapel markieren und auf die Schaltfläche Master klicken. Der markierte Buchungsstapel wird jetzt als Masterstapel angezeigt und der bisher ausgewählte Buchungsstapel wird auf der rechten Seite angezeigt.

Belegdatum anpassen bei Stapeln aus anderen Monaten

Nur der Monat des Belegdatums wird angepasst, außer der neue Buchungsmonat hat weniger Tage, dann wird auch der Tag vom Belegdatum z.B. vom 31. auf den 30. bzw. 28./29. geändert.

Sollte versehentlich ein falscher Monat mit Anpassung des Belegdatums gewählt worden sein und wurde dadurch der Tag des Belegdatums verändert, kann dieser nicht mehr automatisch bei erneutem Anhängen des Buchungsstapels an einen anderen Buchungsstapel angepasst werden. Gegebenenfalls muss das Belegdatum dann durch Ändern der Buchung wiederhergestellt werden.

Leistungsdatum entfernen

Zusätzlich zu der Option „Belegdatum anpassen bei Stapeln aus anderen Monaten“, kann der Check zur Entfernung des Leistungsdatums gesetzt werden.

Buchungen, an denen das Leistungsdatum entfernt wurde, werden mit dem Kennzeichen „zu prüfen“ versehen. Diese Buchungen müssen nach Ausführung überprüft werden.

Das Steuerkonto „noch nicht fällige Vorsteuer“ wird in diesen Fällen durch das jeweilige Vorsteuerkonto ersetzt.

Wichtiger Hinweis!

Wurde unterjährig ein Wechsel der Versteuerungsart z.B. von Sollversteuerer nach Istversteuerer vorgenommen, dann kann ein Buchungsstapel nur an einen Buchungsstapel angehängt werden, welcher mit der gleichen Versteuerungsart angelegt wurde.

Sobald die Auswahl komplett ist können Sie mit der Schaltfläche Start die Funktion Anhängen durchführen. Folgende Meldung ist entsprechend zu beantworten.

Wichtige Hinweise!

Kopieren

Im Vorlauf "Buchen" kann mit der Schaltfläche "kopieren" ein bestehender Buchungsstapel kopiert werden. Geben sie dazu die erforderliche Periode z.B. 08.2020 ein.

Besteht eine Verbindung zum Projekt ANL und gibt es in diesem Buchungsstapel Buchungen, die mit einem Wirtschaftsgut verbunden sind oder wurden darin andere Buchungen vorgenommen, die eine ANL-Verbindung haben, wie z.B. ein Buchgewinn:

• der Buchungsstapel wird kopiert
• die Buchungen haben jedoch keine Verbindung zum ANL-Projekt
• ggf. diese Buchungen öffnen und erneut buchen, damit die Verbindung zu ANL hergestellt werden kann

Belegdatum anpassen

Es ist der Check bei "Belegdatum anpassen" zu setzen, wenn das Belegdatum angepasst werden soll.

Beispiel:

• bisherige Buchungsperiode des Buchungsstapels 07.2020
• das Belegdatum einer Buchung 13.07.2020
• die neue Periode wird 08.2020

Ergebnis: Das Belegdatum 13.07.2020 wird geändert in 13.08.2020.

Der Monat und das Jahr des Belegdatums wird angepasst. Hat der neue Buchungsmonat weniger Tage, dann wird auch der Tag vom Belegdatum z.B. vom 31. auf den 30. bzw. 28./29. geändert.

Sollte versehentlich ein falscher Monat mit Anpassung des Belegdatums gewählt worden sein und wurde dadurch der Tag des Belegdatums verändert, kann dieser nicht mehr automatisch bei erneutem Kopieren des Buchungsstapels angepasst werden. Gegebenenfalls muss das Belegdatum dann durch Ändern der Buchung wiederhergestellt werden, oder der Buchungsstapel wird gelöscht und nochmal kopiert.

Wird ein Buchungsstapel mit der Buchungsperiode 14.xxxx ins Folgejahr oder Vorjahr z.B. in die Periode 01.xxxx kopiert, dann wird lediglich beim Belegdatum das Jahr angepasst - nicht der Monat.

Leistungsdatum entfernen

Zusätzlich zu der Option „Belegdatum anpassen“, kann der Check zur Entfernung des Leistungsdatums gesetzt werden.

Buchungen, an denen das Leistungsdatum entfernt wurde, werden mit dem Kennzeichen „zu prüfen“ versehen. Diese Buchungen müssen nach Ausführung überprüft werden.

Das Steuerkonto „noch nicht fällige Vorsteuer“ wird in diesen Fällen durch das jeweilige Vorsteuerkonto ersetzt.

Mit Dokumente

Ist an der zu kopierenden Buchung ein Dokumentenlink hinterlegt, wird dieser, durch diese Option, ebenfalls kopiert.

In der Kontenblattinfo kann dann auch das Dokument geöffnet werden, das auch an der Originalbuchung hinterlegt ist.

Eigenschaften Buchungsstapel

Der kopierte Buchungsstapel erhält die Eigenschaft "Buchungsstapel prüfen".

Solang der Check gesetzt ist, wird der Buchungsstapel in den Auswertungen | Buchungsjournal nicht angezeigt. Sobald der Buchungsstapel geöffnet und wieder verlassen wird kommt folgende Frage. Wird die Frage mit JA beantwortet, wird das Prüfkennzeichen automatisch entfernt.

Der Check bei "Buchungsstapel prüfen" kann auch manuell entfernt.

Besonders wichtige Hinweise

Es kann kein Buchungsstapel in ein Wirtschaftsjahr kopiert werden, in dem ein anderer Kontenrahmen hinterlegt ist.

Soll durch die Eingabe der neuen Periode der Buchungsstapel in ein anderes Wirtschaftsjahr kopiert werden, dann kommt sicherheitshalber folgende Abfrage. Ggf. mit Nein bestätigen und den Vorgang wiederholen.

In einen Zeitraum, für den eine andere Versteuerungsart im Firmenstamm hinterlegt ist, kann der Buchungsstapel nicht kopiert werden.

Zahlungsbuchungen für Personenkonten werden nicht kopiert. D.h., sind in einem Buchungsstapel außer Personenkontenzahlungen noch andere Buchungen enthalten, dann werden alle Buchungen außer den Personenkontenzahlungen kopiert. Im Protokoll werden diese Buchungen protokolliert.

Ist das Projekt Anlagenbuchhaltung angelegt:

• Wirtschaftsgutbuchungen, die in der Fibu erfasst wurden und kopiert werden, werden nicht ins Anlageprojekt kopiert bzw. übernommen
• Buchungsstapel, die durch das Projekt Anlagebuchhaltung entstanden sind bzw. automatisch angelegt wurden, können nicht kopiert werden.

Eigenschaft „zu prüfen“ oder nicht „aktualisiert“ bei Buchungsstapeln

Weist ein Stapel die Eigenschaft „zu prüfen“ auf oder ist nicht „aktualisiert“, so wird er farblich hervorgehoben. Dadurch soll auf einen Blick erkennbar sein, für welchen Buchungsstapel ggf. Maßnahmen ergriffen werden müssen. Voraussetzung hierfür ist, dass innerhalb der Einstellungen der Check zu prüfende/ nicht aktualisierte Buchungsstapel farbig anzeigen aktiviert wurde. Dieser ist benutzerbezogen und standardmäßig nicht aktiviert.

Sortierung von Buchungsstapeln

Sie haben die Möglichkeit die aufgelisteten Buchungsstapel nach mehreren Kriterien zu sortieren. Rufen Sie dafür innerhalb den Buchungsstapelvorlaufs die Einstellungen / Mehrfachsortierung auf. Die Einstellung wird nach dem Schließen benutzerbezogen gespeichert und beim nächsten Aufruf erneut angewendet. Um die Mehrfachsortierung rückzusetzen, wählen Sie den Eintrag Standardsortierung innerhalb der Einstellungen.

Buchen im Dialog

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erfassung | Buchen

Programmzweck

In diesem Programm wird die Buchungserfassung vorgenommen. Dazu können Sie die verschiedenen Tasten und Funktionen verwenden, die Ihnen eine einfache und schnelle Nutzung des Buchungsprogramms ermöglichen.

Innerhalb der Erfassung können Sie sich mit Strg+F1 eine Funktions- und Tastenhilfe anzeigen und gegebenenfalls ausdrucken lassen (siehe auch Funktionen der Buchungssymbolleiste). Außerdem haben Sie die Möglichkeit eine Funktionsübersicht anzeigen zu lassen, die Sie erhalten, wenn die rechte Maustaste betätigt wird (siehe auch Beschreibung Buchungsfunktionen). Eine ausführliche Tastenübersicht für das komplette Buchungsprogramm finden Sie im Kapitel Tastenbelegung Buchungsprogramm.

Beschreibung der Buchungsmaske

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erfassung | Buchen

Buchungsstapel

Über das Fernglas kann der Buchungsstapel gewechselt werden.

Wechsel in die einzelnen Buchungsansichten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Buchungsjournal, um in die Auswahl zu gelangen.

Anzeige Buchungen Anzeige Kontenblatt Anzeige OPs Anzeige Detailbuchung

Buchungsjournal: Anzeige der Buchungen in der Reihenfolge wie sie erfasst oder importiert wurden.

Kontoblatt: Anzeige der Buchungen, die im ausgewählten Wirtschaftsjahr erfasst sind, des eingegebenen Kontos. im Feld Konto bzw. Gegenkonto (horizontale Buchungsmaske)

OP –Ansicht: Anzeige aller offenen Posten des eingegebenen OP-Kontos. im Feld Konto bzw. Gegenkonto (horizontale Buchungsmaske)

Buchungsdetailansicht: Anzeige der Einzelkontierzeilen einer Buchung des erfassten Kontos im Feld Konto. Dazu müssen Sie die Buchung mit den Pfeiltasten in der Toolbar in die Buchungsmaske holen bzw. wenn eine Aufteilungsbuchung erfasst wird, wird diese Ansicht automatisch eingestellt.

Buchungsart (BA)

In den Buchungsmasken "Vertikalerfassung", "Horizontalerfassung (SL/BSl getrennt)" (mit oder ohne Währung) und mit der Mittelstands-Buchungsmaske kann mit Buchungsarten gebucht werden.

Es kann weiterhin auch ohne Buchungsarten gebucht werden.

Standardmäßig ist das Feld Buchungsart im Erfassungsschema auf nicht aktiv gesetzt.

Durch die Eingabe einer Buchungsart werden automatisch bestimmte Prüfungen durchgeführt, die dafür sorgen, dass automatisch mit dem entsprechenden Vorzeichen gebucht wird.

Im neuen Feld Buchungsart kann der Buchungsartenschlüssel eingegeben, mit der Taste F2 oder über das Fernglas ausgewählt werden.

Erfassungsschema F7

Legen Sie im Erfassungsschema fest, mit welchen Einstellungen Sie arbeiten möchten.

Buchungsart

Für die Buchungsarten können im Erfassungsschema die Felder "aktiv" und "duplizieren" gesetzt.

Wir empfehlen deshalb, die Belege beispielsweise nach Ausgangsrechnungen oder Eingangsrechnungen zu sortieren, dann können Sie das Häkchen bei duplizieren setzen und damit muss nicht für jede Buchung ein Eingabe erfolgen und das Feld muss auch nicht bestätigt werden.

Wenn Sie zwischendurch eine andere Buchungsart eingeben müssen, dann können Sie mit der Pfeiltaste nach oben in das Feld Buchungsart zurückgehen.

Buchungsart - ATB Vorzeichen f. Gegenbuchung automatisch

Benötigen Sie bei den Gegenbuchungen einer Aufteilungsbuchung unterschiedliche Vorzeichen, dann können Sie die Standardeinstellung lassen.

Haben Sie jedoch bei den Gegenbuchungen in einer Aufteilungsbuchung immer das gleiche Vorzeichen, dann können Sie bei "Buchungsart - ATB Vorzeichen f. Gegenbuchungen automatisch" das Häkchen setzen.

Mit dieser Einstellung wird bei allen Gegenbuchungen einer Aufteilungsbuchung automatisch das entsprechende Vorzeichen verwendet.

Sie buchen mit dem Buchungsartenschlüssel 4 eine Eingangsrechnung.

• Im Feld Konto muss das Lieferantenkonto bei einer Aufteilungsbuchung erfasst werden, Gegenkonto nichts bzw. Null
• Der Rechnungsbetrag wird durch den Buchungsartenschlüssel 4 automatisch im Haben gebucht
• Durch das Häkchen bei "Buchungsart - ATB Vorzeichen f. Gegenbuchungen automatisch " werden automatisch alle Gegenbuchungen mit dem Vorzeichen Soll gebucht - egal mit welcher Taste also Plus, Minus oder Enter der Betrag bestätigt wird.

Die Buchungsartenschlüssel haben folgende Funktionen:

Beachten Sie bitte, dass das entsprechende Vorzeichen auf Grund der verwendeten Buchungsart automatisch gesetzt wird.

Für die jeweilige Buchungsart werden die Eingaben im Feld Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel geprüft. Sollte eine Eingabe nicht zur erfassten Buchungsart passen, werden Sie darauf mit entsprechenden Meldungen hingewiesen.

Für Aufteilungsbuchungen wird das Vorzeichen für die Gegenbuchungen entsprechend der Einstellung im Erfassungsschema behandelt.

Besonders wichtiger Hinweis

Wird zusätzlich zu irgendeiner Buchungsart ein Buchungsschlüssel (z.B. BSl 2 oder 8) mit der Funktion "Storno …." eingegeben, werden automatisch alle Vorzeichen gedreht.

Wird z.B. der Buchungsartenschlüssel 4 verwendet und ein Buchungsschlüssel für Storno eingegeben, dann wird auf dem Lieferantenkonto im Soll und die Gegenbuchung im Haben gebucht.

Wird ein Buchungsschlüssel mit der Funktion "Aufhebung der Sl-Automatik" (z.B. 4 oder 8) verwendet, wird kein Steuerschlüssel verlangt bzw. ein hinterlegter Steuerschlüssel beim Sachkonto wird ignoriert.

Standard

Keine Buchungsart (0) entspricht dem Standard, es wird ohne Schlüssel Buchungsart gebucht. Das entsprechende Vorzeichen muss wie bisher entsprechend ausgelöst werden, durch betätigen der Taste Plus bzw. Minus für Haben oder Enter für Soll.

Buchungsart 1 SO = Sollbuchung

Der erfasste Betrag wird generell im Soll auf dem Konto, welches im Feld Konto erfasst ist, gebucht.

Diese Buchungsart kann für alle Kontenarten verwendet werden.

Buchungsart 2 HA = Habenbuchung

Der erfasste Betrag wird generell im Haben auf dem Konto, welches im Feld Konto erfasst ist, gebucht.

Diese Buchungsart kann für alle Kontenarten verwendet werden.

Buchungsart 3 AR = Ausgangsrechnung

Der erfasste Betrag wird auf dem Kundenkonto im Soll gebucht.

Für die Ausgangsrechnung muss im Feld Konto oder Gegenkonto ein Kundenkonto (kein Lieferantenkonto, welches als Mischkonto angelegt ist), im anderen Feld muss ein Sachkonto mit der Kontenart Normalkonto oder Ertragskonto eingegeben werden. Ein Steuerschlüssel für Ausgangsrechnungen muss eingegeben werden, sofern dieser nicht beim Sachkonto hinterlegt ist.

Buchungsart 4 ER = Eingangsrechnung

Der erfasste Betrag wird auf dem Lieferantenkonto im Haben gebucht.

Für die Eingangsrechnung muss im Feld Konto oder Gegenkonto ein Lieferantenkonto (kein Kundenkonto, welches als Mischkonto angelegt ist), im anderen Feld muss ein Sachkonto mit der Kontenart Normalkonto, Aufwandskonto oder Anlagekonto eingegeben werden. Ein Steuerschlüssel für Eingangsrechnungen muss eingegeben werden, sofern dieser nicht beim Sachkonto hinterlegt ist.

Buchungsart 5 AG = Ausgangsgutschrift

Der erfasste Betrag wird auf dem Kundenkonto im Haben gebucht.

Für die Ausgangsgutschrift muss im Feld Konto oder Gegenkonto ein Kundenkonto (kein Lieferantenkonto, welches als Mischkonto angelegt ist), im anderen Feld muss ein Sachkonto mit der Kontenart Normalkonto oder Ertragskonto eingegeben werden. Ein Steuerschlüssel für Ausgangsgutschriften muss eingegeben werden, sofern dieser nicht beim Sachkonto hinterlegt ist.

Buchungsart 6 EG = Eingangsgutschrift

Der erfasste Betrag wird auf dem Lieferantenkonto im Soll gebucht.

Für die Eingangsgutschrift muss im Feld Konto oder Gegenkonto ein Lieferantenkonto (kein Kundenkonto, welches als Mischkonto angelegt ist), im anderen Feld muss ein Sachkonto mit der Kontenart Normalkonto, Aufwandskonto oder Anlagekonto eingegeben werden. Ein Steuerschlüssel für Eingangsgutschriften muss eingegeben werden, sofern dieser nicht beim Sachkonto hinterlegt ist.

Buchungsart 7 AZ = Ausgangszahlung

Der erfasste Betrag wird auf dem Lieferantenkonto im Soll gebucht.

Für die Ausgangszahlung muss im Feld Konto oder Gegenkonto ein Lieferantenkonto (kein Kundenkonto, welches als Mischkonto angelegt ist), im anderen Feld muss ein Sachkonto mit der Kontenart Finanzkonto, Kassenkonto oder OP-Konto eingegeben werden.

Buchungsart 8 EZ = Eingangszahlung

Der erfasste Betrag wird auf dem Kundenkonto im Haben gebucht.

Für die Eingangszahlung muss im Feld Konto oder Gegenkonto ein Kundenkonto (kein Lieferantenkonto, welches als Mischkonto angelegt ist), im anderen Feld muss ein Sachkonto mit der Kontenart Finanzkonto, Kassenkonto oder OP-Konto eingegeben werden.

Buchungsart 9 VB = Verzugszinsen

Buchungen mit diesem Buchungsartenschlüssel werden nicht für die Verzugszinsberechnung der Mahnung herangezogen.

Buchungsart 10 VP = Verzugspauschale

Buchungen mit diesem Buchungsartenschlüssel werden nicht für die Verzugszinsberechnung der Mahnung herangezogen.

Buchungsart 11 MG = Mahngebühr

Buchungen mit diesem Buchungsartenschlüssel werden nicht für die Verzugszinsberechnung der Mahnung herangezogen.

Buchungsart 90 AP = Anpassungsbilanz

s. Doku Jahresabschluss - Buchungsregeln

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Besonders wichtiger Hinweis

Eine Umbuchung von einem Personenkonto auf ein anderes Personenkonto ist mit einer Buchungsart nicht möglich.

Grundsätzlich kann bei dieser Umbuchung der Warenumsatz nicht korrekt ermittelt werden. Es würde der erfasste Betrag (i.d.R. der Bruttobetrag) im Warenumsatz berücksichtigt. Insofern soll generell auf dem entsprechenden Personenkonto eine Stornobuchung erfolgen und auf dem anderen Personenkonto der Beleg neu erfasst werden.

Spalte Buchungsart BA in der Ansicht anzeigen

Über die Erweiterten Funktionen können Sie sich die Spalte BA für Buchungsart anzeigen lassen. Drücken Sie dazu die rechte Maustaste und wählen Erweiterte Funktionen | Spalteneinstellung … aus.

In der Spalte Bezeichnung finden Sie die Bezeichnung "BA". Setzen Sie das Häkchen und schieben es durch klicken auf die Schaltfläche nach oben an die Position, die für Sie am besten passt.

Diese Einstellung kann auch in der Kontenblattinfo vorgenommen werden.

Journale

Im Journal wird in der Spalte Buchungsschlüssel/Buchungsart BSl./BA die erfasste Buchungsart in Form des Kürzels angedruckt. Wird eine Buchungsart und ein Buchungsschlüssel erfasst, werden diese untereinander für diese Buchung angedruckt.

Buchungs-SL (Buchungsschlüssel)

Buchungsschlüssel müssen nur für besondere Buchungsvorgänge wie z.B. Stornobuchungen eingeben werden. Die genauen Funktionen der Buchungsschlüssel sind im Kapitel Stammdaten/Buchungsschlüssel beschrieben.

Buchungsschlüssel Anzahlungen automatisiert für UStVA bzw. UStJe

Sollen angeforderte Anzahlungen über die Finanzbuchhaltung abgewickelt werden, ist darauf zu achten, dass die Umsatzsteuer aus der Anzahlung erst in die UStVA einfließt, wenn die Zahlung geleistet wurde.

Die Rechnung für die Anzahlung wird auf das entsprechende Personenkonto gebucht. Als Sachkonto wird ein Verrechnungskonto (Kontenart muss Finanzkonto sein) genommen, auf dem brutto gebucht wird. Zu diesem Zeitpunkt ist noch keine Umsatzsteuer fällig.

Lastschriftverfahren oder Überweisungen könnten jetzt durchgeführt werden, da der Anzahlungs-OP mit dem entsprechenden Buchungsschlüssel für Anzahlungen gebucht wurde.

Wird die Zahlung gebucht, manuell über den OP-Ausgleich oder ESC oder über den Zahlungsverkehr, wird automatisch beim Ausgleich des Offenen Posten eine Umbuchung erzeugt vom Verrechnungskonto auf erhaltene/geleistete Anzahlungen. Eine Umbuchung erfolgt nicht, wenn direkt im Buchen im Dialog (also nicht über OP-Ausgleich F6 oder ESC) die Zahlung gebucht wird.

Das Konto erhaltene Anzahlungen muss mit einem Steuerschlüssel und den erforderlichen Ablochkennziffern für die UStVa bzw. UStJe angelegt sein. Die dabei entstehende Umsatz- bzw. Vorsteuer wird dann gebucht. Das Konto "erhaltene/geleistete Anzahlungen" fließt in die Umsatzsteuervoranmeldung ein. Dadurch wird die Steuer erst angemeldet, wenn die Zahlung erfolgte.

Um hierfür den Automatismus einzurichten, müssen in den Firmendaten | 2. Reiter | Schaltfläche Anzahlungen die erforderlichen Anzahlungsumbuchungen angelegt sein.

Die Rechnung (Anforderung der Vorauszahlung) muss mit dem Buchungsschlüssel "Anzahlungen" gebucht sein. Der Buchungsschlüssel ist das Kriterium für die spätere Umbuchung der Steuer auf Grund der Zahlungsbuchung.

Dieser Buchungsschlüssel ist neu anzulegen, da in der Standardauslieferung hierfür bisher keiner vorgesehen ist. Die Neuanlage des Buchungsschlüssels erfolgt über:

Stammdaten | Firmenübergreifende Stammdaten | Buchungsschlüssel

Besonders wichtiger Hinweis

Sind in einer Rechnung für Vorauszahlungen unterschiedliche Steuersätze enthalten, kann der Automatismus nur genutzt werden, wenn die Rechnung in Einzelbuchungen (Aufteilungsbuchung ist nicht möglich) erfasst wird. Dazu kann auch die Funktion Sammelbuchung (Strg+S) verwendet werden.

Grundsätzlich ist es möglich mit einer Zahlung mehrere Anzahlungsrechnungen, die mit dem Buchungsschlüssel "Anzahlungen" erfasst wurden, mit unterschiedlichen Steuersätzen auszugleichen.

Allerdings wird bei Skontoabzug generell das Skontikonto des Standardsteuerschlüssels, der in den Stammdaten | Kontenrahmen | Rahmendaten hinterlegt ist, verwendet. Ist ein abweichender Standardsteuerschlüssel in den Firmendaten | Erweiterte Einstellungen | Abweichender Standardsteuerschlüssel hinterlegt, dann wird dieser herangezogen.

Soll der Skonto nicht auf das Skontikonto, das im Standardsteuerschlüssel hinterlegt ist, gebucht werden, dann muss der Skonto separat im Buchen im Dialog gebucht werden.

Sind Anzahlungsrechnungen bzw. Zahlungen mit Skonto für die Zusammenfassende Meldung relevant, kann dafür der Automatismus nicht genutzt werden.

Istversteuerer – da das Verrechnungskonto (Angefordert) ein Finanzkonto sein muss, würde bereits für die Rechnungsbuchung die Steuer umgebucht werden. Insofern kann dieser Automatismus nicht genutzt werden.

Datum

Hier geben Sie das Belegdatum der Buchung ein.

Sie können in diesem Feld auch nur den Tag des Belegdatums erfassen. Das Programm ergänzt dann automatisch das Belegdatum entsprechend dem Buchungsdatum vom aktiven Buchungsstapel um den Monat sowie das Jahr.

Ist das Belegdatum größer als das Buchungsdatum, wird ein Hinweis angezeigt, die Buchung kann jedoch erfasst werden. Ist das Belegdatum kleiner als das Buchungsdatum, erfolgt kein Hinweis. Außer im Erfassungsschema wurde folgende Einstellung getroffen.

Das Belegdatum hat keinen Einfluss auf den Monat, in welche die Buchung einfließen soll. Das wird ausschließlich durch das Buchungsdatum des Buchungsstapels bestimmt.

Das Belegdatum wird u.a. für die Fälligkeitsberechnung bei den Personenkonten benötigt.

Wichtige Hinweise!

Ist im Belegdatum ein größerer Monat als in der aktuellen Buchungsperiode eingegeben worden, dann kommt folgende Meldung.

Wird ein älterer Monat eingegeben, erfolgt keine Meldung.

Beispiel: aktuelle Buchungsperiode ist

Eingegeben wird der 12.11.2017.

Wird im Belegdatum das Jahr z.B. 2016 oder 2018 abweichend zum aktuellen Wirtschaftsjahr z.B. 2017 eingegeben, erfolgt folgende Meldung.

Ist im Erfassungsschema (F7) für die Systemeinstellung "Belegdatum nur im WJ" angehakt und wird im Belegdatum das Jahr z.B. 2016 oder 2018 abweichend zum aktuellen Wirtschaftsjahr z.B. 2017 eingegeben, erfolgt folgende Meldung. Damit verbunden ist, dass dieses Belegdatum abgewiesen wird und die Buchung nicht gebucht werden kann.

Belegnummer 1

Die Belegnummer 1 sollte eingegeben werden. Sie ist das Sortierkriterium für den Kontendruck und die Offene-Posten Verwaltung. Sie ist außerdem die Hauptbelegnummer, nach der die Offenen-Posten zusammengefasst werden und die vorrangig auf den Auswertungen (auch Zahlungsbelegen) erscheint.

Man gibt in der Regel die Nummer des Buchungsbeleges, des Kontoauszuges oder die Rechnungsnummer ein.

Im Belegnummernfeld können sowohl Zahlen wie auch Buchstaben erfasst werden.

Über das Erfassungsschema kann gesteuert werden, dass die Belegnummer bei einer neuen Buchung um 1 erhöht wird.

Eine eindeutige Belegnummer (Rechnungsnummer) ist durch eine Fakturierung sicherzustellen bzw. durch eine interne Belegnummer aller Belege, die allerdings manuell vergeben werden muss. In der Finanzbuchhaltung werden lediglich die Belegnummern erfasst, die auf dem Beleg stehen.

Das Belegnummernfeld fast max. 15 Stellen.

Wird direkt im Buchen (nicht ESC oder OP-Ausgleich F6) eine Zahlung mit Skonto gebucht, dann wird der Steuerschlüssel der Rechnung herangezogen und damit automatisch auf das entsprechende Skontokonto gebucht.

Voraussetzung ist

• der Zahlbetrag plus Skonto entspricht dem ursprünglichen Rechnungsbetrag
• die Belegnummer 1 muss identisch der Belegnummer 1, die für die ursprüngliche Rechnung erfasst wurde, sein
• wird zu einer bestehenden Rechnungsbuchung eine Anzahlung gebucht, wird der Steuerschlüssel von der Rechnungsbuchung nicht übernommen. D.h., der Rest der Rechnung und Anzahlung mit Skonto ausgeglichen, dann wird der anteilige Skonto der Anzahlung mit dem Standard-Steuerschlüssel und damit auf das Skontikonto, der beim Steuerschlüssel hinterlegt ist, gebucht.

Besonders wichtiger Hinweis

Zahlungsbuchungen mit Währung - in diesem Fall wird der Steuerschlüssel der Rechnung nicht automatisch herangezogen. Es wird der Standardsteuerschlüssel vorgeschlagen, dieser ist ggf. zu ändern.

Belegnummer 2

Die Belegnummer 2 kann eingegeben werden. Sie hat informatorischen Charakter und stellt die interne Belegnummer dar.

Sie wird zusätzlich auf den Auswertungen mit ausgedruckt (Erfassungsjournal, Buchungsjournal, Kontendruck, OP-Liste).

Z.B. kann bei einer Eingangsrechnung als Belegnummer 1 die Rechnungsnummer des Lieferanten und als Belegnummer 2 die interne Belegnummer vergeben werden.

Über das Erfassungsschema kann gesteuert werden, dass die Belegnummer bei einer neuen Buchung um 1 erhöht wird.

Das Belegnummernfeld fast max. 15 Stellen.

Konto / Gegenkonto

Die Kontonummer muss eingegeben werden. Bei der Eingabe einer Kontonummer wird vom Programm überprüft, ob das Konto beim Mandanten (Firma) bereits angelegt ist.

Ist das Konto vorhanden, wird die Kurzbezeichnung angezeigt.

Ist das Konto nicht vorhanden, wird es automatisch aus dem zugeordneten Kontenrahmen übernommen.

Ist es im Kontenrahmen nicht angelegt, kann es direkt aus dem Buchungsprogramm heraus angelegt werden.

Für die erfasste Konto und Gegenkontonummer werden die Kurzbezeichnung und der Saldo angezeigt.

Soll die Gegenbuchung auf mehreren Konten durchgeführt werden, muss als Gegenkonto ‘0’ = Aufteilungsbuchung eingegeben werden.

Mit F2 gelangen Sie in den Kontensuchdialog bzw. in die Stammdaten. Ist das Eingabefeld mit einer Kontonummer gefüllt, verzweigt das Programm in die entsprechenden Stammdatenprogramme, ansonsten in die Kontensuche.

Personenkontonummer auf Grund der Belegnummer suchen

Das Personenkonto kann durch die Belegnummer gefunden werden. Dazu wird im Feld Konto oder Gegenkonto die Belegnummer, die z.B. auf dem Kontoauszug im Verwendungszweck steht, eingegeben und mit der Taste F4 ausgelöst. Gibt es nur einen offenen Posten mit genau dieser Belegnummer wird sofort die Kontonummer im Feld Konto/Gegenkonto angezeigt. Gibt es mehrere offenen Posten, die mit genau der eingegebenen Belegnummer gebucht sind, werden diese im Auswahl-Dialog angezeigt. Die gewünschte Kontonummer kann mit einem Doppelklick oder den Pfeiltasten oben/unten bzw. Bild oben/unten ins Feld Konto/Gegenkonto übernommen werden.

Konto auf Grund der Kurzbezeichnung suchen – jedoch nicht vorhanden

Wird auf Grund der Kontokurzbezeichnung im Konto oder Gegenkonto nach einem Konto gesucht, das jedoch nicht existiert, wird folgender Dialog geöffnet. Durch die Auswahl des Kontenbereiches wird automatisch der entsprechende Stammdatendatendialog geöffnet und das Konto kann angelegt werden.

Ist die Einstellung "Bevorzugte suche Kontenfelder" im Erfassungsschema F7 wie folgt eingestellt, dann wird nach der Kurzbezeichnung der Sach- und Personenkonten gesucht.

Wichtige Hinweise!

In der Buchungsmaske 5 wirkt die Plustaste, um die Buchung zu beenden, nur dann, wenn im Gegenkonto eine Kontonummer eingegeben wurde.

Wird ein Konto ab dem 1.1.2007 bebucht, welches mit einem Steuerschlüssel mit 16% oder einer Ablochkennziffer mit 16% angelegt ist, kommt folgende Meldung.

W-ID (Währungsschlüssel)

Eine W-ID wird nur dann erfasst, wenn diese nicht der Hauswährung, die in den Stammdaten/Firmendaten hinterlegt ist, entspricht. Ansonsten wird keine W-ID erfasst.

Der Buchwährungsbetrag wird automatisch errechnet und sofort angezeigt. Wird keine abweichende W-ID eingegeben, entspricht der Betrag dem Buchwährungsbetrag.

Betrag

Der Buchungsbetrag muss eingegeben und mit dem richtigen Vorzeichen erfasst werden.

Eine Soll- oder Habenbuchung wird durch das Vorzeichen des Buchungsbetrages gesteuert.

Im numerischen Block der Tastatur wird der Buchungsbetrag durch die Eingabe der nachfolgenden Tasten bestätigt. Dabei bezieht sich das Vorzeichen immer auf das Feld Kontonummer:

Enter-Taste Sollbuchung

Große Plus-Taste Habenbuchung

oder

Kleine Minus-Taste Habenbuchung

Das Vorzeichen bezieht sich immer auf die Kontonummer, die im Feld Konto eingegeben wurde.

In der Buchungsmaske Horizontal Konto Soll an Konto Haben bezieht sich das Vorzeichen auf das Feld Konto Soll.

Skonto

Skonto kann nur beim Buchen von Eingangs- oder Ausgangszahlungen eingegeben werden, d.h. das Gegenkonto muss ein Konto mit Kontoart Finanzkonto, OP-Konto oder Kassenkonto sein.

Der Skontobetrag wird immer positiv, also mit der Enter-Taste eingegeben.

In allen Buchungsmasken wird der Skonto-%-Satz angezeigt, sobald der Skontobetrag erfasst wurde. Die Berechnung des Skonto-%-Satzes bezieht sich an dieser Stelle generell auf den erfassten Zahlbetrag und den erfassten Skontobetrag (Zahlbetrag plus Skontobetrag = 100%).

F2 Skontoprüfung

Es wird eine Prüfung des noch offenen Betrages dieser Belegnummer durchgeführt. Außerdem wird Ihnen der Skontobetrag mit dem ermittelten Prozentsatz, sowie die Dauer des Zahlungseinganges angezeigt. Dieser Betrag kann jetzt automatisch in das Skontofeld übernommen werden. Dadurch wäre die gesamte Belegnummer ausgeglichen und die OPs werden anschließend automatisch ausgeziffert.

Der Skonto wird laut Zahlungskonditionsschlüssel ermittelt. Die Anzeige des errechneten Skontos erfolgt auch dann, wenn die Skontofrist abgelaufen ist. Sie entscheiden, ob der Skonto noch gewährt wird oder nicht.

St.-Sl (Steuerschlüssel)

Grundsätzlich werden die fest hinterlegten Steuerschlüssel der Sachkonten automatisch verwendet und angezeigt.

Der Steuerschlüssel bezieht sich immer auf das Sachkonto. Wenn ein Steuerschlüssel einem Sachkonto fest zugeordnet wurde, dann wird dieser automatisch übernommen. Bei Sachkonten ohne Steuerschlüsselzuordnung kann der entsprechende Vor- oder Umsatzsteuerschlüssel eingegeben werden.

Der Steuerbetrag wird aufgrund des Steuerschlüssels automatisch errechnet und angezeigt. Nach dem Steuerbetrag werden die Steuerart sowie der Steuerprozentsatz angezeigt:

U = Umsatzsteuer, V = Vorsteuer, E = Erwerbsteuer oder B = Steuer nach 13 b

Hinweise zum Steuerschüssel -Aufteilungsbuchungen

Wird innerhalb einer Aufteilungsbuchung die Steuerbuchung separat in einer Summe auf das Steuerkonto erfasst, müssen Sie die Steuerschlüssel bei den einzelnen Sachkontengegenbuchungen entfernen, weil sonst die Steuer aus den benutzen Steuerschlüsseln auch errechnet und gebucht werden würde. Diese Buchungsart darf nicht verwendet werden, wenn es sich um eine Buchung Mit "Umsatzsteuer EU" handelt.

Innerhalb einer Aufteilungsbuchung können maximal 3 verschiedene Steuerschlüssel verwendet werden. Werden mehr als 3 verschiedene Steuerschlüssel verwendet, kommt folgende Meldung - d.h. ab dem 4. Steuerschlüssel, der eingegeben werden kann, wird jedoch keine Steuerbuchung erstellt und damit ist eine Steuerdifferenz möglich.

Alternativ kann eine Sammelbuchung gebucht werden.

Hinweise zum Steuerschüssel

Buchungen - Personenkonten an Sachkonten mit der Kontenart = Normal-, Ertrags- oder Aufwandskonten und ohne fest hinterlegtem Steuerschlüssel

Wenn kein Steuerschlüssel beim Sachkonto (Normal-/Ertrags-/Aufwandskonten) fest hinterlegt ist und kein Steuerschlüssel bei einer Buchung eingegeben wird, wird automatisch der USt- oder VSt-Steuerschlüssel aus den Stammdaten \ Firmendaten \ Grunddaten-Erweiterte Einstellungen, entsprechend der Kontenart des Sachkontos, verwendet.

Hinweise zum Steuerschüssel - Abweichender Standardsteuerschlüssel

Menü: Stammdaten | Kontenrahmen | Rahmendaten sind Standardsteuerschlüssel hinterlegt, diese werden beispielsweise bei Zahlungen mit Skontoabzug benutzt, wenn die Rechnung ohne Steuerschlüssel gebucht ist.

Ist allerdings beim gerade benutzten Mandanten in den Stammdaten | Firmendaten| Grunddaten| Erweiterte Einstellungen ein "abweichende Standardsteuerschlüssel" hinterlegt, dann werden die dort hinterlegten Steuerschlüssel herangezogen.

Hinweise zum Steuerschüssel - Zahlungsbuchung mit Skonto bzw. Istversteuerer

Bei Zahlungsbuchungen mit Skonto und generell beim Istversteuerer wird der Standardsteuerschlüssel vorgeschlagen. Wird die Zahlungsbuchung mit der Belegnummer 1 erfasst, die identisch der Belegnummer 1 von der ursprünglich gebuchten Rechnung ist, dann wird beim endgültigen Bestätigen der Buchung automatisch der Steuerschlüssel der Ursprungsrechnung herangezogen.

Hinweise zum Steuerschüssel -Buchung Sachkonto an Sachkonto

Sobald ein Steuerschlüssel im Feld Steuerschlüssel und im Feld Konto und Gegenkonto ein Sachkonten erfasst wurden, für die kein Steuerschlüssel fest hinterlegt ist, wird generell der Steuerschlüssel zu dem Sachkonto, das im Feld Gegenkonto erfasst wurde, herangezogen. Im folgenden Beispiel wird auf das erfasste Konto 3000 Brutto und auf das Gegenkonto 3001 Netto gebucht.

Werden als Konto und Gegenkonto Sachkonten eingegeben, bei denen ein Steuerschlüssel fest hinterlegt ist, wird entsprechend der hinterlegten Steuerschlüssel die Steuer ermittelt.

Werden als Konto und Gegenkonto Sachkonten eingegeben, bei denen das eine Sachkonto einen Steuerschlüssel fest hinterlegt hat und das andere ohne Steuerschlüssel angelegt ist, wird nur für das Sachkonto 3400 mit Steuerschlüssel die Steuer ermittelt und entsprechend gebucht. Im folgenden Beispiel wird für das im Feld Konto erfasste Sachkonto 3400 Netto und für das Gegenkonto 3000 Brutto und die Steuer separat gebucht.

Versteuerungsarten

Entsprechend der eingestellten Versteuerungsart in den Firmendaten, wird die Steuer auf Grund des eingegebenen Steuerschlüssels ermittelt und auf das fällige oder nicht fällige Steuerkonto bzw. bei einer Steuerfreien Buchhaltung keine Steuer gebucht.

Beim Wechsel der Versteuerungsart gibt es Ausnahmen, die u.a. im Folgenden beschrieben sind.

Hinweise zu Steuerschlüsseln -Sollversteuerer

Ist in allen Wirtschaftsjahren in den Firmendaten Sollversteuerer hinterlegt, dann wird generell die Steuer bei Eingabe eines Steuerschlüssels, mit dem %-Satz und dem Steuerkonto wie es beim Steuerschlüssel hinterlegt ist, auf fällige Steuer gebucht.

Kunden und Lieferanten sowie Forderungs- und Verbindlichkeitskonten an Wareneinkauf, Erlöse, Anlagekonten oder Kosten:

Für Rechnungen und Gutschriften erfolgt die Steuer auf das fällige Steuerkonto

Kunden und Lieferanten sowie Forderungs- und Verbindlichkeitskonten an Finanzkonten:

Zahlungen und Anzahlungen – aus dem Skontobetrag erfolgt die Steuerrückrechnung auf das fällige Steuerkonto

Sachkontenbuchungen:

wie z.B. Wareneinkauf an Finanzkonto oder Erlöse an Finanzkonto – Steuer erfolgt auf das fällige Steuerkonto

Bei Zahlungsbuchungen mit Skonto wird der Standardsteuerschlüssel vorgeschlagen. Wird die Zahlungsbuchung mit der Belegnummer 1 erfasst, die identisch der Belegnummer 1 von der ursprünglich gebuchten Rechnung ist, dann wird beim endgültigen Bestätigen der Buchung automatisch der Steuerschlüssel der Ursprungsrechnung herangezogen.

Hinweise zu Steuerschlüsseln -Istversteuerer

Ist in allen Wirtschaftsjahren in den Firmendaten Istversteuerer hinterlegt, dann wird die Steuer bei Eingabe eines Steuerschlüssels, mit dem %-Satz und dem Steuerkonto wie es beim Steuerschlüssel hinterlegt ist, auf nicht fällige Steuer gebucht oder eine Umbuchung von nicht fälliger Steuer an fällige Steuer vorgenommen.

Für Lieferanten bzw. Verbindlichkeitskonten wird die Steuer wie beim Sollversteuerer gebucht.

Kunden und Forderungskonto an Erlöse oder Normalkonten:

Für Rechnungen und Gutschriften erfolgt die Steuer auf das nicht fällige Steuerkonto.

Kunden und Forderungskonto an Finanzkonten:

Für Zahlungen und Anzahlungen aus dem Skontobetrag erfolgt die Steuerrückrechnung auf das fällige Steuerkonto.

Außerdem wird vom Rechnungs-/Gutschriftbetrag die Steuer von nicht fällige an fällige Steuer umgebucht.

Sachkontenbuchungen, wie z.B. Erlöse an Finanzkonto:

Die Verbuchung der Steuer erfolgt direkt auf das fällige Steuerkonto.

Kundenzahlungen mit OP-Ausgleichsdialog:

Der Ausgleich wird über die OP-Suche (ESC), OP-Ausgleich (F6) oder Freigabe über die OP-Informationen (Ansicht OPs) vorgenommen:

In diesen Fällen wird generell bzw. automatisch der Steuerschlüssel herangezogen, der für die Rechnung/Gutschrift bzw. bei dem OP, den Sie mit der Zahlung ausgleichen, ursprünglich miterfasst wurde.

Kundenzahlungen ohne OP-Ausgleichsdialog:

Wird direkt im Buchen im Dialog eine Zahlung mit oder ohne Skonto gebucht (also nicht über die OP-Suche, OP-Ausgleich oder Freigabe über die OP-Informationen):

Ist im Firmenstamm Istversteuerer eingerichtet, dann wird für Zahlungen, die direkt über Buchen im Dialog erfasst werden, der Standardsteuerschlüssel vorgeschlagen. Wenn der angezeigte Standardsteuerschlüssel akzeptiert wird, wird die Steuer aus dem hinterlegten %-Satz vom Standardsteuerschlüssel für die Umbuchung "nicht fällige Steuer" auf "fällige Steuer" herangezogen. Für die Steuerrückrechnung vom Skonto wird die Steuer direkt auf die fällige Steuer gebucht.

Wird die Zahlungsbuchung mit der Belegnummer 1 erfasst, die identisch der Belegnummer 1 von der ursprünglich gebuchten Rechnung ist, dann wird beim endgültigen Bestätigen der Buchung automatisch der Steuerschlüssel der Ursprungsrechnung herangezogen.

Hinweise zu Steuerschlüsseln -Sollversteuerer Istversteuerer

Ist ein Wechsel der Versteuerungsart in diesem Fall von Soll- nach Istversteuerer vorgenommen worden, gilt grundsätzlich das gleiche Verhalten im jeweiligen Soll- oder Istversteuerungszeitraum (siehe unter Soll- oder Istversteuerer im vorangegangen beschrieben). Lediglich bei Zahlungen gibt es folgende Ausnahme.

Kunden oder Forderungskonto an Finanzkonten:

Zahlungen und Anzahlungen

Wird z.B. eine Rechnung, die im Sollversteuerungszeitraum erfasst wurde, im Istversteuererzeitraum bezahlt, dann erfolgt keine Umbuchung von nicht fälliger Steuer auf Steuer – weil die Steuer bereits mit der Rechnungsbuchung abgeführt wurde

aus dem Skontobetrag erfolgt die Steuerrückrechnung auf das fällige Steuerkonto

Hinweise zu Steuerschlüsseln -Istversteuerer Sollversteuerer

Ist ein Wechsel der Versteuerungsart in diesem Fall von Ist- nach Sollversteuerer vorgenommen worden, gilt grundsätzlich das gleiche Verhalten im jeweiligen Soll- oder Istversteuerungszeitraum (siehe unter Soll- oder Istversteuerer im vorangegangen beschrieben). Lediglich bei Zahlungen gibt es folgende Ausnahme.

Kunden oder Forderungskonto an Finanzkonten:

Zahlungen und Anzahlungen

Soll für eine Anzahlung keine Steuer gebucht werden, dann muss diese direkt im Buchen im Dialog mit dem Buchungsschlüssel 4 gebucht werden.

Wird z.B. eine Rechnung, die im Istversteuerungszeitraum erfasst wurde, im Sollversteuererungszeitraum bezahlt, dann erfolgt keine Umbuchung von nicht fälliger Steuer auf fällige Steuer – weil es zwei Arten gibt, um die Steuer abzuführen:

Entweder wird die nicht fällige Steuer auf einem Mal an das Finanzamt abgeführt, dazu ist es erforderlich die fällige Steuer in der USt unter der Ablochkennziffer "Steuer infolge Wechsels der Besteuerungsform" auszuweisen. Insofern ist eine Umbuchung der nicht fälligen Steuer auf das entsprechende Konto mit der erforderlichen Ablochkennziffer umzubuchen.

Oder es wird bei jeder Zahlung, für die eine Rechnung aus dem Istversteuerungszeitraum ausgeglichen wird, eine händische Umbuchung von nicht fälliger Steuer auf das entsprechende Konto mit der erforderlichen Ablochkennziffer erfasst. Damit Sie wissen, für welche Offenen Posten eine Umbuchung erforderlich ist, erstellen Sie eine OP-Liste zum Zeitpunkt des Wechsels der Besteuerungsform. Auch dazu ist es erforderlich die fällige Steuer in der USt unter der Ablochkennziffer "Steuer infolge Wechsels der Besteuerungsform" auszuweisen.

Hinweise zu Steuerschlüsseln -Steuerfreie Buchführung

Wenn im Firmenstamm die Steuerfreie Buchführung eingerichtet ist, wird keine Steuerbuchung vom benutzten Steuerschlüssel erstellt, jedoch wird der Steuerschlüssel angezeigt und auch in den einzelnen Kontierzeilen der jeweiligen Buchung gespeichert.

Zahlungen mit Skonto:

Zu beachten ist, wenn ein Wechsel der Versteuerungsart erfolgt, dann müssen Zahlungen, für die Offenen Posten die aus dem Steuerfreienzeitraum stammen und ausgeglichen werden sollen, ausschließlich über Buchen im Dialog gebucht werden. Der vorgeschlagene Steuerschlüssel muss ggf. geändert werden.

Fälligkeit

Die Nettofälligkeit von Rechnungen kann eingegeben werden. Diese überdeckt die Standard-Zahlungskondition eines Kontos für die betreffende Buchung.

Buchungstext

Beachten Sie bitte die Buchungstexteinstellungen in den Stammdaten Menü: Stammdaten / Firmenübergreifende Stammdaten / Buchungstexteinstellung. Entsprechend der Einstellungen kann der Buchungstext, der für das Konto erfasst wurde, beispielsweise automatisch für die Gegenbuchung übernommen werden.

Wurde dem Konto ein Buchungstext fest zugeordnet, wird dieser Text automatisch angezeigt.

Geben Sie einen 2-stelligen Buchungstextschlüssel ein, wird automatisch der hinterlegte Buchungstext angezeigt.

Die Eingabe des Buchungstextschlüssels ist auch nachdem Sie einen individuellen Text erfasst haben möglich, indem Sie das Nummernzeichen vor und hinter die Textkennziffer setzten.

Bsp: #12#. Am Ende vom eingegeben Text genügt auch: #12.

Wird ein Buchungstext erfasst, der länger ist als angezeigt werden kann, dann kann der Text gescrollt werden.

Mit der Taste F8 werden vom erfassten Konto (Maske vertikal) bzw. Gegenkonto (Maske horizontal) die letzten 20 Buchungen, für die ein Buchungstext erfasst wurde, angezeigt. Der gewünschte Text kann mit einem Doppelklick oder den Pfeiltasten oben/unten bzw. Bild oben/unten ins Feld Buchungstext übernommen werden.

Ist ein Sammelkonto im Konto (Maske vertikal) bzw. Gegenkonto (Maske horizontal), dann wirkt im Feld Buchungstext die Taste F8 wie kopieren. D.h., ist in der zuvor erfassten Buchung ein Buchungstext erfasst worden, dann wird dieser mit F8 übernommen.

Text Gegenbuchung

Durch Drücken der F4-Taste gelangen Sie in die Texteingabe für die Gegenbuchung:

Hier kann der Buchungstext explizit für das Gegenkonto eingegeben werden.

Wurde dem Konto ein Buchungstext fest zugeordnet, wird dieser Text automatisch angezeigt. Wenn Sie diesen Text für die Gegenbuchung übernehmen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Wenn Sie für die Gegenbuchung jedoch einen anderen Buchungstext benötigen, überschreiben Sie einfach den Vorschlag mit dem gewünschten Text.

Beachten Sie bitte die Buchungstexteinstellungen in den Stammdaten (Menü: Stammdaten | Firmenübergreifende Stammdaten | Buchungstexteinstellung):

Entsprechend der Einstellungen kann der Buchungstext, der für das Konto erfasst wurde, beispielsweise automatisch für die Gegenbuchung übernommen werden.

Platzhalter

Buchungstextschlüssel können mit Platzhalter versehen werden (s. Doku Stammdaten.pdf).

Wichtiger Hinweis

Ist beim Konto oder Gegenkonto in den Sachkonten-Stammdaten im Register Informationen Buchungstexteingabe erzwingen hinterlegt, dann muss beim Buchen auf dieses Sachkonto ein Buchungstext eingegeben werden. Eine Leereingabe ist nicht möglich.

Kosteingabe

Handelt es sich bei der eingegebenen Konto- und/oder Gegenkontonummer um ein Konto, dem in den Stammdaten im Feld Kostenart Kost 1 und/oder Kost 2 zugeordnet wurde, können Sie eine maximal 8-stellige Kostenstellennummer für Kost1 und/oder Kost 2 eingeben. Der Kosteingabe-Dialog öffnet sich automatisch, je nachdem welche Felder alle aktiv sind, sobald das letzte Feld bestätigt wurde oder mit der Plustaste die Buchung beendet wird.

Soll jedoch der Betrag auf unterschiedliche Kostenstellen und Menge aufgeteilt erfasst werden, dann drücken Sie die Tasten Strg+A im Feld Kost 1 und erfassen die Aufteilung. Anschließend kann im Feld Kost 2 ebenfalls mit Strg+A die Aufteilung für den Kostenträger mit Menge erfasst werden.

Sie können in den geöffneten Feldern für Konto und oder Gegenkonto jeweils die Kostenstelle/Kostenträger und Menge erfassen.

Wichtige Hinweise!

Wird für eine Buchung mit einer Kostaufteilung der Betrag nachträglich geändert und nicht erneut der Kost-Aufteilungsdialog geöffnet kommt folgende Meldung.

Erfassungszeile pro Kostenstelle/Kostenträger

In der Erfassungszeile wird pro Kostenstelle/Kostenträger der Betrag oder Prozentsatz und ggf. die Menge erfasst.

Sobald Buchen bestätigt wird, wird die erfasste Zeile im oberen Bereich angezeigt. Ab der 2. Erfassungszeile wird der Restbetrag vorgeschlagen. Dieser kann übertippt werden oder es wird ein anderer Prozentsatz eingegeben und der Betrag wird automatisch ermittelt.

Aufteilungsbetrag

Die "Aufteilungssumme" entspricht dem ermittelten Nettobetrag, den Sie in der Buchung, erfasst haben. Sie haben z.B. eine Eingangsrechnung mit 1.190 EUR auf ein Wareneingangskonto mit 19% VSt erfasst, dann wird in der Aufteilungssumme der Nettobetrag von 1.000 EUR für die Kostaufteilung als Kontrollsumme angezeigt.

Wird eine Rechnung bereits als Aufteilungsbuchung erfasst, ist es möglich, dass der Nettobetrag nicht unbedingt ermittelt werden kann.

Summe gebucht

Sobald eine Erfassungszeile pro Kostenstelle/Kostenträger erfasst und gebucht ist, wird dieser Wert in der "Summe gebucht" angezeigt und alle weiteren Erfassungszeilen werden entsprechend addiert.

Restbetrag

Sobald Sie alle Erfassungszeilen gebucht haben, kann über die Summe "Summe gebucht" und "Restbetrag" festgestellt werden, ob der Gesamtbetrag bzw. Gesamtmenge der Rechnung entspricht.

Nummer

Erfassen Sie hier die Kostenstelle/Kostenträger.

Betrag

Im Feld Betrag wird für diese Kostenstelle/Kostenträger der Betrag erfasst und der Prozentsatz automatisch ermittelt. Der Betrag muss mit Komma erfasst werden. Für die Eingabe von z.B. 500 EUR kann "500," erfasst werden. Die Nachkommastellen werden entsprechend mit Nullen 500,00 gefüllt.

Prozent

Im Feld Prozent wird für diese Kostenstelle/Kostenträger der Prozentsatz erfasst und der Betrag automatisch ermittelt. Der Prozentsatz muss mit Komma erfasst werden. Für die Eingabe von z.B. 5 % kann "5," erfasst werden. Die Nachkommastellen werden entsprechend mit Nullen 5,00 gefüllt.

Menge

Hier erfassen Sie die Teilmenge für die erfasste Kostenstelle/Kostenträger. Für die Dezimalstellen muss mit Komma erfasst werden. Für die Eingabe von z.B. 1 Stück kann "1," erfasst werden. Die Nachkommastellen werden entsprechend mit Nullen 1,00 gefüllt. Sind es 5,85 t, dann erfassen Sie "5,85".

Wird keine Menge erfasst und bestätigt, wird der Dialog ohne Hinweis geschlossen.

Buchen (innerhalb Kostaufteilung)

Sobald Buchen mit Enter oder der Maus bestätigt wird, ist die Zeile gebucht. Wobei die Zeilen jederzeit geändert oder gelöscht werden können.

Der komplette Aufteilungsbetrag ist auf den verschiedenen Kostenstellen/Kostenträger aufzuteilen.

Ist der Aufteilungsbetrag nicht komplett erfasst, muss mit der Summe gebucht übereinstimmen, kommt folgende Meldung.

Nach oben oder unten

Mit diesen Schaltflächen können Sie eine bereits erfasste Zeile suchen bzw. auswählen. Die dadurch markierte Zeile wird in der Erfassungszeile angezeigt und kann erneut bearbeitet werden.

Löschen

Die Zeile, die durch einen Mausklick oder durch "nach oben oder unten" markiert wurde kann mit der Schaltfläche Löschen entfernt werden.

OK

Sobald OK bestätigt wird, wird der Kostdialog geschlossen und verarbeitet.

Sie können auch mit der Plustaste anstatt mit OK, die Kostaufteilung abschließen. Ist der Restbetrag nicht null, dann kommt auch hier ein entsprechender Hinweis.

Wichtige Hinweise!

Eine Kosteingabe für Diverse Personenkonten ist nicht möglich.

Kostprozentschlüssel (%Sl)

Mit einem Kostprozentschlüssel (%Sl) kann eine prozentuale Aufteilung pro Kostenstelle/Kostenträger vorerfasst werden. Dieser wird im Kostaufteilungsdialog im Buchen angelegt.

Vorgehensweise Anlage %SL

• Im Kostaufteilungsdialog die erforderlichen Kostenstellen mit Beträgen oder Prozent erfassen
• Über Schaltfläche "Vorlage speichern" wird der Schlüssel, mit der erfassten Bezeichnung, den erfassten Kostenstellen und %-Angaben gespeichert

• Die Bezeichnung soll einen "sprechenden" Namen bekommen für die spätere Auswahl des Schlüssels

Vorgehensweise Buchung mit einem bestehenden %SL erfassen

• Kostaufteilungsdialog öffnen und über die Schaltfläche "Aus Vorlage" kann der erforderliche %Sl ausgewählt werden

• Nach Auswahl des %Sl wird sofort der erfasste Betrag entsprechend der hinterlegten Prozentsätze aufgeteilt

• Mit einem Doppelklick auf eine der Kostaufteilungszeile kann auch die Kostenstelle oder Betrag entsprechend geändert werden

Vorgehensweise über Sachkonten Stammdaten

• Nachdem %Sl angelegt sind, können diese auch beim Sachkonto hinterlegt werden. Die Auswahl erfolgt über das Fernglas.

• Wird jetzt auf das Sachkonto gebucht und der Kostdialog geöffnet, ist automatisch das Eingabefeld für Kost 1 bzw. 2 deaktiviert und der Focus liegt auf der Schaltfläche Kostaufteilung "A" - folgende Möglichkeiten haben Sie an dieser Stelle
• Entweder wird "A" mit Enter bestätigt, dann wird der Kostaufteilungsdialog geöffnet und die Daten können geprüft und ggf. geändert werden. Ist auch für Kost 2 ein %Sl hinterlegt, ist anschließend der Focus bei Kost 2 auf "A" und kann genauso mit Enter geöffnet, geprüft und ggf. geändert werden.
• Oder es kann gleich mit der Plustaste "+" die Kostaufteilung bestätigt werden, ohne dass der Kostaufteilungsdialog geöffnet wird. Ist auch für Kost 2 ein %Sl hinterlegt, wird auch die Buchung sofort mit den entsprechenden hinterlegten Kostangaben gebucht.

Handelt es sich um ein Mengenkonto und es ist noch keine Menge erfasst, wird der Dialog mit Auslösung der Plustaste oder auch mit Enter ohne Hinweis geschlossen.

Wird nachträglich durch Änderung der Buchung der Betrag geändert und beim Sachkonto ist ein %Sl hinterlegt, wird die Kostaufteilung nicht automatisch geändert. Es kann einfach ein %Sl aus der Vorlage ausgewählt werden, damit werden alle bisherigen Kostaufteilungen gelöscht und der Betrag wird neu aufgeteilt.

Anschriftendialog ‘Diverses Konto’

Dieser Dialog erscheint nach der Bestätigung des Buchungstextfeldes automatisch bei Kunden- oder Lieferantenkonten, welche in den Stammdaten mit dem Zusatz ‘diverses Konto’ angelegt wurden.

Hier können Sie den Namen und die Anschrift erfassen. Diese Angaben werden dann auf der Offenen-Posten-Liste zusätzlich ausgedruckt.

Wenn Sie nur den Namen erfassen möchten, können Sie nach der Eingabe von diesem den Dialog vorzeitig mit der Kurzbuchungstaste (Große Plus-Taste im Nummernblock) beenden.

Über das Programm OP-Info/Detail-Info können Sie diese Angaben für "Diverse Offenen-Posten" auch noch nachträglich ergänzen oder ändern.

Buchen (innerhalb der Buchungsmaske)

Die Buchungen werden sofort nach der Bestätigung komplett verbucht. Die Salden auf den Konten sind damit gleich aktualisiert und nach jeder einzelnen Buchung auf dem neuesten Stand. Bei Personenkontenbuchungen werden die Offenen-Posten sofort angelegt.

Wichtiger Hinweis

Bei Umbuchungen von einem Sachkonto auf ein anderes Sachkonto ist zu beachten, dass automatisch z.B. der Steuerschlüssel, sofern dieser beim Sachkonto hinterlegt ist, herangezogen wird.

Es gibt jedoch auch bestimmte Funktionalitäten wie z.B. für Geschäftsvorfälle 13b. Für jeden Geschäftsvorfall 13b muss ein entsprechender Sachverhalt für die UStVA ausgewählt. Bei einer Umbuchung von einem Skontikonto auf ein 13b-Skontikonto wird jetzt der Sachverhalt-Dialog geöffnet.

Eine Umbuchung von einem 13b-Sachkonto auf ein anderes 13b-Sachkonto ist über ein Verrechnungskonto zu buchen, dann kann der jeweils erforderliche Sachverhalt ausgewählt werden. Ansonsten wird folgende Meldung angezeigt.

Funktionen im Buchen

Funktionen

In der Buchungserfassung gibt es eine Reihe von Funktionen, die über die Tastatur aufrufbar sind bzw. über die Toolbar oder das Menü ausgeführt werden können. Öffnen Sie das Menü entweder mit der Maus oder über Ihre Tastatur mit der Taste "Menü".

Schaltflächen

Über die Schaltflächen können folgende Funktionen ausgeführt werden.

	Zugriff auf weitere Programmfunktionen
	Haben Sie eine Buchung geändert und wollen ans Ende der Datei, um eine neue weitere Buchung zu erfassen, dann klicken Sie auf Neuanlegen.
	Je nachdem welche Ansicht ausgewählt ist, wird beim Drucken automatisch die entsprechende Auswertung erstellt.
	Wurden eine oder mehrere bereits erfasste Buchungen markiert, werden diese durch Klicken auf diesen Knopf gelöscht.
	Mit dem Klick auf diesen Knopf wird die erste Buchung in diesem Buchungsstapel angezeigt.
	Mit dem Klick auf diesen Knopf wird die vorherige Buchung in diesem Buchungsstapel angezeigt.
	Mit dem Klick auf diesen Knopf wird die nächste Buchung in diesem Buchungsstapel angezeigt.
	Mit dem Klick auf diesen Knopf wird die letzte Buchung in diesem Buchungsstapel angezeigt.
	Über diese Schaltfläche kann der gewünschte Filter aktiviert bzw. deaktiviert werden.
	Mit den Filterfunktionen können Sie die Kontierzeilen reduziert und damit übersichtlich nach den gewünschten Kriterien anzeigen lassen. Sie können pro Kriterium einen Filter anlegen. Für unterschiedliche Kriterien können Sie mehrere Filter anlegen. Die Einstellungen sind für jeden Arbeitsplatz vorzunehmen und werden pro Arbeitsplatz gespeichert.
	Über diese Funktion kann SBA geöffnet oder geschlossen werden. Außerdem wird hier die installierte Version von SBA angezeigt. Sollte nicht die erforderliche Mindestversion von SBA installiert sein, dann wird diese ebenfalls hier angezeigt. In diesem Fall muss mindestens die hier angezeigte SBA Version installiert werden.
	Sobald die Buchung markiert ist, kann mit diesem Symbol das verknüpfte Dokument sofort angezeigt werden. Sind mehrere Belege mit dieser Buchung verknüpft wird ein Auswahldialog angezeigt:
	Innerhalb des Dialoges können Sie den Beleg herunterladen.
	Sie haben die Möglichkeit einen Beleg zu löschen, sofern die Buchung noch nicht journalisiert wurde.
	Das Master-Dokument ist das Haupt-Dokument der Buchung. Der Check kann nicht geändert werden bei SBA-Buchungen oder wenn die Buchung journalisiert wurde.
	Der Aufruf eines Dokuments erfolgt per Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag.
	Ist eine Buchung mit einem Dokument verknüpft, hat diese die Kennung . Ordnen Sie sich ggf. die Spalte "Dokument" zu.
	Beim Ändern der Buchung automatisch das jeweilige Dokument angezeigt. Wurden mehrere Belege zugeordnet wird auch hier der Auswahldialog angezeigt.
	Mit dieser Suchfunktion können Sie mit einer oder mehreren Bedingungen innerhalb des aktiven Buchungsstapels nach den entsprechenden Buchungen suchen.
	Damit können Sie sofort ein neues Wirtschaftsgut für die Anlagenbuchhaltung erfassen. Auch kann ein bestehendes Wirtschaftsgut entsprechend geändert werden.
	Hiermit öffnen Sie den Dialog für die Zusatzdaten.
	Um z.B. temporär Einstellungen für den aktiven Buchungsstapel vorzunehmen, benutzen Sie diesen Knopf.
	Markieren Sie die Buchung, die Sie ändern möchten und klicken auf diesen Knopf. Sobald die Buchung zum Ändern geöffnet wird, wird die Schaltfläche Buchen in Korrektur geändert.
	Hiermit können Sie das Feld Buchungsnotiz ein- bzw. ausschalten.
	Wenn Sie eine Sammelzahlung oder Sammelbuchung eröffnen wollen, können Sie diese Schaltfläche verwenden.
	Hier starten Sie das Haufe-Buchungs-ABC. Voraussetzung ist, dass die Zugangsdaten unter Online\Fachinformationen\Haufe erfasst sind. Nach dem Start werden im Seitenbereich die verschiedenen Themen angeboten. Im Suchfeld können Sie gezielt nach verschiedenen Begriffen suchen, geben Sie dazu beispielsweise "*bewirt" ein. Durch einen Doppelklick auf eine der gefundenen Möglichkeiten erhalten Sie die folgenden Details: Sobald der Dialog geschlossen wurde, werden im Seitenbereich die verschiedenen Themen auf Grund des Suchkriteriums wieder angezeigt.
	Wählen Sie hier aus für welchen Buchungskreis Sie die nächste bzw. die nächsten Buchungen erfassen wollen.

Kontexthilfe

Klicken Sie mit der rechten Maustaste innerhalb der Buchungsmaske, um die Kontexthilfe zu erhalten. Auch hier finden Sie die Funktionen, die innerhalb des Buchens zu benutzen sind.

Buchungskontextmenü

Neue Buchung/Buchung löschen/Aktuelle Buchung ändern/Stornobuchung anlegen/Buchungszeile kopieren

Diese Funktionen können nur benutzt werden, wenn eine Buchung im Zugriff ist.

Für Aufteilungsbuchungen – die lediglich 1 Gegenbuchung haben – kann kein Storno und keine Kopie angelegt werden.

REB Workflow

Kontoauszugsinformation RZ

Bei Buchungsstapeln, die über das Service RZ abgerufen worden sind, kann die dazugehörige Importdatei angezeigt werden.

Diese wird aus dem Verzeichnis ZMIS\Import\Fibu\RZ\Backuprz gelesen.

Voraussetzung:

Das Sachkonto (Bank) muss ein Finanzkonto sein. Über die Bankverbindung der zentralen Mandantenverwaltung wird die entsprechende Datei dem Mandanten zugeordnet.

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie in einem Buchungsstapel sind, der über Service RZ Buchungen verfügt.

Suchen und Ersetzen

Ruft den "Suchen und Ersetzen-Dialog" auf. Damit können Sie über mehrere Buchungen hinweg einzelne oder mehrere Eingabefelder verändern, ohne dass Sie dazu jede Buchung einzeln aufrufen und ändern müssen.

Diese Funktion ist nur vorhanden, wenn keine Buchung im Zugriff (Änderungsmodus) ist.

Alle Ersetzen

Ersetzt alle ausgewählten bzw. alle Buchungen eines Buchungsstapels.

Besonders wichtiger Hinweis

Suchen Zeigt die betreffenden Buchungen der Reihe nach einzeln an und Sie können entscheiden, ob die Buchung geändert werden soll.

Die Suchfunktion wird für jedes Feld separat vorgenommen.

Beispiel

Suche nach Belegdatum 1.6.2014 und suche nach Konto 4711

Im Buchungsstapel gibt es 10 Buchungen mit dem Belegdatum 1.6.2014 und 8 Buchungen auf Konto 4711. Die Buchungen auf Konto 4711 haben aber alle das Belegdatum 25.6.2014.

Ergebnis – die Änderungen werden für alle 18 Buchungen vorgenommen.

Die Änderungen können ggf. nur durch eine erneutes Suchen/Ersetzen rückgängig gemacht werden.

Insofern sollte vor dem Suchen/Ersetzen zumindest von diesem Buchungsstapel eine Sicherung über Extras | Export | Buchungen für ADDISON gemacht werden.

Hinweis

Es gibt bestimmte Buchungskonstellationen, für die die Feldinhalte nicht automatisch ersetzt werden können. Dann erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis vom Programm. Beispielsweise können die Buchungsbeträge von Aufteilungsbuchungen nicht geändert werden, da sonst die Buchungen in sich nicht mehr aufgehen würden.

Wenn das Konto oder Gegenkonto durch das Bilanzeröffnungskonto oder Vortragskonto ersetzt wird, dann wird automatisch der entsprechende Buchungsschlüssel mit ersetzt.

Ist im Konto das Vortragskonto 9090 mit Buchungsschlüssel 4 erfasst und soll nun durch das Bilanzeröffnungskonto 9000 ersetzt werden, dann wird das Konto 9090 durch 9000 und der Buchungsschlüssel 4 durch 7 ersetzt.

Buchungen neu aktualisieren

Wurden Stammdaten beispielsweise von einem Sachkonto geändert, welches mehrfach im aktuell geöffnet Buchungsstapel vorhanden ist, können über diese Funktion die ausgewählten Buchungen aktualisiert werden.

Diese Funktion ist nur vorhanden, wenn keine Buchung im Zugriff (Änderungsmodus) ist.

REB Workflow starten …

Mit dieser Funktion ist das Starten des Freigabeprozesses für gebuchte Belege direkt aus dem Buchen mit SBA heraus möglich. Diese Funktion ist nur im Buchen mit SBA vorhanden. Die genaue Funktionsbeschreibung finden Sie in der Hilfe ADDISON Finanzbuchhaltung - REB.

Sammelbuchung eröffnen (und schließen)

Ist ein neuer Buchungsstapel eröffnet oder eine Buchung abgeschlossen kann der Sammelbuchungsdialog geöffnet werden.

OP-Ausgleich

Sobald ein Finanzkonto im Feld Konto oder Gegenkonto eingegeben wurde, kann der F6-OP-Ausgleichsdialog aufgerufen werden.

Skontoprüfung F2

Sobald ein Finanzkonto im Feld Konto oder Gegenkonto eingegeben wurde, kann der Skontoprüfungsdialog aufgerufen werden.

Dialog Erweiterte Angaben, Notiz, Datei hinzufügen

Der Dialog kann mit Strg+Z geöffnet werden. Soll sich der Dialog für jede Buchung öffnen, dann können Sie den Check in den Stammdaten | Firmendaten Schaltfläche Erweiterte Einstellungen bei "Dialog Erweiterte Angaben anzeigen" setzen.

• Freie Felder: Innerhalb des Dialoges zu den Erweiterten Angaben können beispielsweise freien Felder erfasst werden, sofern diese unter Stammdaten | freie Felder definiert wurden.

  :

• Buchungsnotiz: Zu einer Buchung können Sie eine Notiz erfassen wie z.B. eine Rückfrage beim Mandanten zu einer Buchung und dieser eine entsprechende Kategorie zuordnen.

• Dateiverknüpfung: Wollen Sie zur gerade erfassten Buchung ein bestimmtes Dokument verknüpfen, dann wählen Sie hier aus, um welche Art von Verknüpfung es sich handelt. Sie können die Belege darüber hinaus per Drag&Drop an eine Buchung anfügen.

Oder geben den entsprechenden Link mit.

Dokument aus DocuWare verknüpfen

In diesem Fall wird DocuWare-Dokument ausgewählt und über hinzufügen kann das entsprechende Dokument in DocuWare gesucht und übernommen werden.

Das entsprechende Dokument mit einem Doppelklick übernehmen.

Die ID, wird entsprechend der Dateiverknüpfungsart, des Dokumentes wird automatisch umgewandelt. In der Kontenblattinfo kann dann das Dokument angezeigt werden.

• UStV-EU: Hier können Daten zur UStV-EU erfasst werden. Für mehr Informationen lesen Sie bitte das Kapitel „Erfassung UStV-EU-Dialog

Dialog Gegenbuchungstext

In diesem Dialog kann für das erfasste Gegenkonto ein Buchungstext erfasst werden.

Dialog Zusatzdaten

Erfassen Sie hier weitere Daten, die für den Beleg erforderlich sind wie beispielsweise abweichende Zahlungsbedingungen.

Dialog Kostenstellen

Der Kostenstellendialog geht automatisch auf, wenn eine Buchung auf Konten, für die Kost 1 und/oder 2 in den Stammdaten hinterlegt ist.

Dialog Anzeige CPD-Daten

Sobald ein Personenkonto mit dem Kennzeichen "Diverses Konto", welches in den Personenkontenstammdaten zu hinterlegen ist, gebucht wird, wird der Dialog automatisch geöffnet. Erfassen Sie hier die Anschrift und ggf. die Bankverbindung.

Dialog Info Buchungen

Über diesen Dialog kann nach bestimmten Kriterien eine Buchung gesucht werden.

Dialog Belegnummern ausgleichen

Diesen Dialog erreichen Sie auch, wenn im Feld Belegnummer 1 die F3 Taste gedrückt wird.

Dialog Detailinformationen

Die Detailinfo zu einer Buchung (Summen und Salden einer Buchung) wird in einem eigenen Dialogfenster angezeigt. Sie können Buchung für Buchung in der aktuellen Journalansicht durchgehen ohne den Fokus zu verlieren, und sich bei Bedarf die Detail-Info einblenden lassen.

Darüber können Sie weitere Zusatzinformationen zur markierten Buchung anschauen oder ändern. Auch können Sie hier die Spaltenansicht nach Ihren Bedürfnissen einstellen.

In diesem Dialog ist es möglich bestimmte Zusatzangaben nachträglich zu erfassen oder zu ändern. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, werden folgende Felder geöffnet und können geändert werden.

Alle Konten:

• Buchungstext

Kundenkonten:

• Mahnstatus
• Mahnhistorie

Kunden- und Lieferantenkonten:

• Valutadatum
• Fixe Nettofälligkeit
• Zahlungskondition
• Zahlungsart
• Zahlstatus – in dem der Haken bei "Zur Zahlung sperren gesetzt oder entfernt wird
• OP-Vermerk
• Skontierfähiger Betrag
• Auswahl einer Zusatzadresse
• Auswahl abweichender Sortierschlüssel
• USt-Identnr. - diese muss regelkonform sein, ansonsten ist die Buchung zu öffnen und zu korrigieren

Wollen Sie nachträglich noch die Kostenstellen erfassen oder ändern, können Sie den Kosteingabedialog über die Schaltfläche "Kostenstelle ändern" öffnen.

Wichtige Hinweise!

ACHTUNG: Sobald Sie diesen Dialog schließen, werden alle Eingaben gespeichert. Änderungen die Sie hier vornehmen können programmseitig nicht zurückgesetzt werden. Sobald Sie eine Angabe erfassen oder ändern, kann diese nur durch eine erneute Eingabe geändert werden.

T-Konto

Über den Reiter T-Konto können Sie sich alle Kontierzeilen in Form von T-Konten anschauen.

Erweiterte Funktionen

Spalteneinstellungen

In diesem Einstellungsdialog können Sie die anzuzeigenden Spalten und die Spaltenreihenfolge nach Ihrem Bedarf definieren.

Eine bestimmte neue einzufügende Spalte können Sie in der Liste suchen, indem Sie in die linke Liste klicken und den Anfangsbuchstaben der neu einzufügenden Spalte eingeben. Über die Schaltfläche am Ende einfügen wird das Kontrollkästchen des aktuell ausgewählt Spaltenfelds markiert und die Spalte wird an das Ende der betreffenden Ansicht verschoben.

Mit den Schaltflächen nach oben oder nach unten können Sie dieses Feld an die gewünschte Position verschieben.

Sie können auch ein Spaltenfeld in eine Ansicht einfügen, in dem Sie einen Doppelklick auf das gewünschte Feld machen.

Diese Einstellungen werden arbeitsplatzbezogen gespeichert.

Verschieben in anderen Monat

Hierüber können einzelne Buchungen verschoben werden. Markieren Sie dafür eine oder mehrere Kontierzeilen mit der rechten Maustaste und wählen Sie innerhalb der Erweiterten Einstellungen „Verschieben in anderen Monat“. Die Buchungen werden innerhalb der gewünschten Periode in den automatisch angelegten Stapel „Buchungsliste“ verschoben. Innerhalb des Ursprungsstapels wird die betreffende Buchung entfernt.

Diese Funktion kann auch jahresübergreifend verwendet werden.

Wichtiger Hinweis: Hierbei wird die Buchung verschoben. Das heißt, es findet keine automatische Anpassung des Belegdatums statt.

Das Verschieben ist bei den folgenden Datensätzen nicht möglich:

• Ausgezifferte OPs
• Buchungen, die durch das Programmmodul Anlagenbuchhaltung automatisch erzeugt wurden
• Buchungen, die eine Verbindung zum Rechnungseingangsbuch aufweisen und bei denen der Workflow noch nicht abgeschlossen ist

Wurde ein Wechsel der Versteuerungsart z.B. von Steuerfrei nach Sollversteuerer vorgenommen, dann kann ein Buchungsstapel nur in eine Periode mit gleicher Versteuerungsart verschoben werden.

Verschieben in anderen Mandanten

Hierüber können einzelne Buchungen in andere Monate und eine andere Mandantennummer verschoben werden. Markieren Sie dafür eine oder mehrere Kontierzeilen mit der rechten Maustaste und wählen Sie innerhalb der Erweiterten Einstellungen „Verschieben in anderen Mandanten“. Die Buchungen werden innerhalb der gewünschten Periode in den automatisch angelegten Stapel „Buchungsliste“ verschoben. Innerhalb des Ursprungsstapels wird die betreffende Buchung entfernt.

Diese Funktion kann auch jahresübergreifend verwendet werden.

Wichtiger Hinweis: Hierbei wird die Buchung verschoben. Das heißt es findet keine automatische Anpassung des Belegdatums statt.

Das Verschieben ist bei den folgenden Datensätzen nicht möglich:

• Ausgezifferte OPs
• Buchungen, die durch das Programmmodul Anlagenbuchhaltung automatisch erzeugt wurden
• Buchungen, die eine Verbindung zum Rechnungseingangsbuch aufweisen und bei denen der Workflow noch nicht abgeschlossen ist
• Übernahme in einen Mandanten mit abweichendem Kontenrahmen

Wurde ein Wechsel der Versteuerungsart z.B. von Steuerfrei nach Sollversteuerer vorgenommen, dann kann ein Buchungsstapel nur in eine Periode mit gleicher Versteuerungsart verschoben werden.

Konto gesperrt oder Hinweis

Ist beim Konto in den Stammdaten das Kennzeichen "Hinweis" gesetzt und ein Hinweistext hinterlegt, dann wird durch Bestätigen des erfassten Kontos der hinterlegte Hinweistext als Meldung angezeigt. Ist kein Hinweistext hinterlegt, wird auch keine Meldung angezeigt.

Ist das Konto auf gesperrt gesetzt, kann das Konto nicht bebucht werden.

Die Meldung wird nur angezeigt, wenn das erfasste Konto mit Enter bestätigt wird. Ansonsten kommt die Meldung am Ende der Buchung.

Verbuchung der Dokumente aus SMART Connect

Allgemeines

Sobald für den Mandanten SMART Connect aktiviert wurde, steht Ihnen folgende Schaltfläche zur Verfügung:

Die Schaltfläche wird ausgegraut dargestellt, sofern der aktuelle Benutzer nicht mit dem Portal verbunden ist oder keinen Portalzugang besitzt. Bei vorhandenem Portalzugang wird Ihnen neben Ihrem Benutzer (oben rechts) folgendes Symbol angezeigt:

Eine weitere Ursache für eine ausgegraute Schaltfläche ist, dass Sie nicht über folgendes BBS verfügen: Fibu / Buchen Anbindung SMART Connect

Wird die Schaltfläche wie folgt dargestellt , stehen innerhalb der beiden Workflowsteps „unvollständig“ bzw. „zu prüfen“ der Anwendung SMART Connect Dokumente bereit. Diese können direkt innerhalb des Buchens bearbeitet werden. Die vorgenommenen Änderungen an der Buchung werden von hier zurück an SMART Connect übertragen. Der Workflowstep der fertiggestellten Belege wechselt automatisch auf „archiviert“.

Stehen aktuell keine zu bearbeitenden Datensätze zur Verfügung, wird die Schaltfläche wie folgt dargestellt:

Hinweis

Haben Sie neben SMART Connect auch die SMART Box aktiviert, so werden sie Buchungen auch automatisch an die SMART Box übertragen.

In folgenden Buchungsmasken steht Ihnen die Verbuchung der Belege zur Verfügung:

• Vertikalerfassung
• Horizontalerfassung (SL/BSl ein Feld)
• Horizontalerfassung (SL/BSl getrennt)
• Vertikalerfassung (SL im Konto/ Gegenkonto)
• Horizontalerfassung Konto Soll an Konto Haben

Öffnen Sie die Belegliste, werden Ihnen alle Datensätze der oben genannten Workflowsteps angezeigt. Diese werden nach der Periode vorgefiltert, in welcher sich auch der Buchungsstapel befindet. Sie haben die Möglichkeit über diese Filterauswahl zu sehen, für welche Buchungsperioden ebenfalls Dokumente bereitstehen.

Wechseln Sie die Periode über die Monatsauswahl, erfolgt automatisch eine Abfrage, ob Sie in einen passenden Buchungsstapel wechseln möchten.

Wird die Abfrage mit „Ja“ bestätigt, wird Ihnen automatisch ein Buchungsstapel innerhalb der ausgewählten Periode angelegt. Bei Beantwortung mit „Nein“, verbleiben Sie im aktuell geöffneten Stapel.

Hinweis

Öffnen Sie die Belegliste innerhalb der Buchungsperioden 13 oder 14, werden Ihnen automatisch alle Belege aller Perioden angezeigt. Auch hier haben Sie die Möglichkeit über die Periodenauswahl einen bestimmten Zeitraum auszuwählen.

Das im Bild markierte Kästchen gibt Ihnen Auskunft über die Anzahl der Belege. Rechts wird die Gesamtanzahl aller Datensätze innerhalb der beiden Workflowsteps „unvollständig“ sowie „zu prüfen“ angezeigt. Die Anzahl der Belege der aktuell ausgewählten Periode werden links angezeigt.

Beispiel:

Die Gesamtanzahl aller Belege über alle Buchungsmonate hinweg beträgt 7. Für den ausgewählten Zeitraum Dezember steht 1 Beleg zur Bearbeitung bereit.

Mit einem klick auf die Spaltenüberschrift werden die Daten innerhalb der Belegliste sortiert.

Innerhalb der Belegliste können beliebige Datensätze für die Verbuchung ausgewählt werden. Je nach Einstellungen innerhalb von SMART Connect werden diese Datensätze bereits als Normal-, Aufteilungs- oder Sammelbuchung übertragen.

Falls gewünscht können für diese Art der Belegverarbeitung folgende Tastenkombinationen verwendet werden:

• Strg+Shift+V: Öffnen bzw. Schließen der Belegliste
• Strg+Shift+S: Wechsel zwischen Belegliste und Buchungsmaske

• F5: Sprung aus der Belegliste ins Buchungsjournal bzw. in die Buchungsmaske:

Verbuchung von Datensätzen

Wird eine bereits erfasste Buchung geändert oder gelöscht, werden auch diese Daten innerhalb von SMART Connect direkt aktualisiert. Im Falle einer Änderung werden die neuen Eingaben innerhalb der archivierten Buchungen aktualisiert. Wird eine Buchung gelöscht, so wird diese auf den ursprünglichen Workflowstep zurück verschoben.

Die Stammdaten neu angelegter Sach- oder Personenkonten werden bei der Verbuchung ebenfalls an SMART Connect übermittelt. Wurde ein Personenkonto innerhalb von SMART Connect neu angelegt, so werden diese nach Bestätigung der folgenden Abfrage mit „Ja“ im Stammdatendialog von Addison vorgeschlagen:

Kontextmenü

Über die rechte Maustaste innerhalb der Belegliste kann folgendes Kontextmenü aufgerufen werden:

Dokumente ablegen

Befindet sich innerhalb der Belegdaten ein Dokument, welches nicht verbucht werden soll, so kann dieser Datensatz über die rechte Maustaste über den Menüeintrag „Dokumente ablegen“ aus der Liste entfernt werden. Bitte geben Sie hier den Ablagegrund an.

Die abgelegten Daten finden Sie innerhalb von SMART Connect unter „Services“.

Innerhalb dieses Menüs kann die Ablage auch zurückgesetzt werden.

Dokumente löschen

Alternativ können die Daten aus der Belegliste auch gelöscht werden. Eine Wiederherstellung der Dokumente ist nach dem Löschen nicht möglich.

Hinweis

Dokumente für die ein Zahlsatz innerhalb von SMART Connect erstellt wurde können nicht gelöscht werden.

Rating-Informationen

Ab sofort wird Ihnen innerhalb des hybriden Buchens das Rating von Belegen visuell über das zu Prüfen bzw. STOPP-Symbol angezeigt. Die Hintergrundinformation für die Einstufung des Ratings kann über die rechte Maus / Rating-Information eingesehen werden. Für importierte Buchungen bzw. nach der Verbuchung hybrider Datensätze kann die Rating-Information über das Notizen-Symbol im Buchen oder Kontenblatt eingeblendet werden.

Standardsortierung

Standardmäßig werden die Datensätze innerhalb der Belegliste sortiert wie innerhalb von SMART Connect. Mit einem Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift innerhalb der Belegliste kann nach dem entsprechenden Inhalt auf- oder absteigend sortiert werden. Diese Sortierung wird auch nach dem Schließen der Belegliste gespeichert. Über den Menüeintrag Standardsortierung kann die getroffene Einstellung verworfen werden.

Buchungsansichten

Überblick

Die Anzeige der Buchungen kann variabel gestaltet werden. Sie können zwischen den Buchungen des aktuellen Buchungsstapels, den Buchungen auf dem Konto, den Offenen Posten des Kontos oder den Einzelbuchungen einer Aufteilungsbuchung wählen bzw. umschalten.

Aus den unterschiedlichen Ansichten, außer der Buchungsdetailinfo, besteht die Möglichkeit 1 Buchung zu ändern oder zu löschen. Soll eine Buchung aus der Kontoanzeige oder der OP-Anzeige geändert werden, wechselt das Programm gegebenenfalls in einen anderen Buchungsstapel. Wurde dieser Stapel bereits journalisiert, kann die Buchung nicht mehr geändert werden.

Die Anzeige wird über die senkrecht angeordnete Symbolleiste gesteuert.

Wechsel in die einzelnen Buchungsansichten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Buchungsjournal um in die Auswahl zu gelangen.

Anzeige Buchungen Anzeige Kontenblatt Anzeige OPs Anzeige Detailbuchung

Buchungsjournalansicht: Anzeige der Buchungen aus dem aktuellen Buchungsstapel (Standardeinstellung)

Kontoblattansicht: der erfassten Kontonr. im Feld Konto bzw. Gegenkonto (horizontale Buchungsmaske)

OP –Ansicht: der erfassten OP-Kontonr. im Feld Konto bzw. Gegenkonto (horizontale Buchungsmaske)

Buchungsdetailansicht: Anzeige der Einzelkontierzeilen einer Buchung, der erfassten Kontonr. im Feld Konto.

Selektion von Buchungen

In der Journalansicht können mehrere Buchungen auf verschiedene Arten selektiert werden, um beispielsweise mit der Funktion Suchen und Ersetzen mehrere ausgewählte Buchungen zu ändern.

Doppelklick – Buchung wird zum Ändern oder Löschen geöffnet. Es können mehrere Buchungen für einen Löschvorgang markiert und anschließend über das Papierkorbsymbol gelöscht werden.

Mehrere Buchungen können nicht in der Kontenblattansicht oder OP-Ansicht gelöscht werden. Dies ist nur in der Journalansicht möglich.

Einfacher Klick – Buchung wird als Duplizierzeile markiert. Werden jetzt in der Buchungszeile Datenfelder mit der *-Taste dupliziert, wird der Wert aus der markierten Buchung übernommen. Mit F8 kann die ganze Buchung kopiert werden.

Mehrfachselektieren mit der Maus - Mit der Maus können Sie mehrere Buchungen auf einmal markieren, indem Sie den Mauszeiger mit gedrückter linker Maustaste über die Buchungen ziehen.

Die "Strg"-Taste gedrückt halten und zusätzlich mit der Maus die gewünschten Buchungen einzeln markieren.

Wird die "Shift"-Taste benutzt können mehrere Buchungen markiert werden, in dem die 1. und letzte Buchung, von fortlaufenden Buchungsnummern, mit der Maus angeklickt wird.

Buchungsansicht Journal

Anzeige Buchungsjournal (Strg+Umschalt+B)

Anzeige aller Buchungen des aktuellen Buchungsstapels.

Buchungsansicht Kontoblatt

Kontenblatt Information (Strg+Umschalt+F)

Alle Buchungen vom erfassten Konto, das im Feld Konto eingegeben wurde, werden angezeigt. Über die Pfeiltaste auf der rechten Seite können Sie im Konto blättern, d.h. auf das nächste bebuchte Konto wechseln oder das vorherige Konto.

Es werden hierbei alle Buchungen des Kontos angezeigt. Oberhalb der Buchungen wird zusätzlich der Anfangsbestand, die Jahresverkehrszahlen in Soll und Haben sowie der aktuelle Saldo angezeigt.

Über das Kontextmenü | Menüpunkt Suchen können Sie innerhalb von der Kontoblattansicht die Buchungen nach bestimmten Kriterien durchsuchen.

Wenn Sie eine Buchung selektieren, die in einem anderen Buchungsstapel erfasst wurde, wechselt das Buchungsprogramm in diesen Buchungsstapel.

Buchungsansicht OP-Info

OP Information (Strg+Umschalt+O)

In dieser Anzeige werden alle OPs eines Kontos angezeigt, entweder die Offen-Posten des Kontos oder Gegenkontos. Ausgeglichene Posten sind nicht mehr ersichtlich.

Über das Kontextmenü | Menüpunkt Suchen können Sie innerhalb von der OP-Ansicht die Buchungen nach bestimmten Kriterien durchsuchen.

Sind für eine Belegnummer mehrere offene Posten vorhanden, wird für der offene Posten in der Spalte Plus/Minus mit + oder - gekennzeichnet. Diese Zeile enthält den gesamten Betrag dieser Belegnummer.

Bei Minus (nicht gerafft) werden alle offenen Posten zu dieser Belegnummer einzeln angezeigt und die einzelnen offenen Posten, die darunter angezeigt werden, erhalten Pünktchen. Hat der offene Posten ein Plus, dann wird nur der Gesamtbetrag dieser Belegnummer ausgewiesen, die einzelnen offenen Posten können Sie durch klicken auf das Plus aufklappen. Klicken Sie auf Minus werden die offenen Posten wieder zu einer Position gerafft.

Buchungsansicht Detailinfo

Anzeige Buchungsdetailinfo Strg+Umschalt+D)

Es werden dabei alle bereits erfassten Einzelbuchungen angezeigt sowie der noch offene Aufteilungsbetrag.

Die einzelnen Spalten, der unterschiedlichen Anzeigen, können schmaler oder breiter gezogen werden. Die Einstellungen werden nicht gespeichert.

Die Muss - Felder im Buchungssatz

Die Reihenfolge der Eingabefelder richtet sich nach der ausgewählten Buchungsmaske.

Der Buchungssatz wird einzeilig erfasst. Die Gegenbuchung erfolgt automatisch.

Die nachfolgenden 4 bzw. 5 Datenfelder sind so genannte Mussfelder im Buchungssatz. Diese stellen die "Minimaleingabe in einem Buchungssatz dar.

Die Eingabe der Belegnummer 1 wird vom Programm nicht zwingend vorausgesetzt. Wenn die Firma mit Offener-Posten Verwaltung angelegt wurde, muss die Belegnummer 1 immer erfasst werden, damit die Offenen-Posten unterschieden werden können.

Wichtige Hinweise!

Für bestimmte Buchungsarten sind Prüfungen enthalten, um Sie darauf aufmerksam zu machen, dass ggf. ein Eingabefehler vorliegt. Mit folgenden Meldungen möchten wir Sie darauf aufmerksam machen.

Vorlauf Buchen

Wenn Sie einen Buchungsstapel mit einem Buchungsdatum, das vor der aktuellen Buchungsperiode liegt, anlegen, bekommen Sie folgende Meldung.

Erfassungsschema

Sollten Sie das Buchungstextfeld deaktivieren, dann kommt folgender Hinweis.

Buchen im Dialog

Im Feld Konto und Gegenkonto wurde ein identisches Konto, sofern das Konto ohne Kost angelegt ist.

Im Feld Konto und Gegenkonto wurde jeweils ein Personenkonto eingegeben.

Beachten Sie bitte, dass mit dieser Buchung der Warenumsatz nicht korrigiert werden kann. Es könnte sich um eine Umbuchung handeln, die entweder eine Rechnung, Gutschrift oder eine Zahlung sein kann. Der Warenumsatz kann nur korrekt ermittelt werden, wenn auf dem einen Personenkonto die Buchung über das ursprüngliche Gegenkonto storniert und für das andere Personenkonto wieder mit dem entsprechenden Sachkonto eingebucht wird.

Buchungs-Zusatzdaten (F9)

Programmzweck

Bei Buchungen auf Personenkonten können die Standard-Zahlungskonditionen für diese Buchung individuell geändert werden:

Valutadatum

Wenn Sie ein Valutadatum eingeben, wird die Berechnung der Fälligkeit des Offenen-Postens aufgrund des Zahlungskonditions-Schlüssels nicht vom Belegdatum, sondern vom Valutadatum vorgenommen.

Das Valutadatum "überdeckt" sozusagen das Belegdatum für die Fälligkeitsberechnung.

Das Valutadatum wird in der OP-Liste in einer separaten Spalte ausgewiesen.

Zahlungskonditionen

Der Zahlungsschlüssel, der dem Personenkonto zugeordnet wurde, wird automatisch angezeigt. Diesen Schlüssel können Sie übernehmen, oder durch einen anderen Zahlungsschlüssel ersetzen. Geben Sie einen anderen Zahlungsschlüssel ein, ist dieser nur für die gerade erfasste Buchung relevant.

Skontierfähiger Betrag

Der Rechnungsbetrag wird automatisch als skontierfähiger Betrag angezeigt. Diesen Betrag können Sie übernehmen, oder vermindern; z.B., wenn weiterberechnete Verpackungskosten nicht skontierfähig sind.

Bei Dienstleistungsrechnungen wird normalerweise kein Skontoabzug gewährt (skontierfähiger Betrag = 0). Der skontierfähige Betrag wird immer mit der Entertaste bestätigt.

Zahlungsart

Wählen sie hier die Zahlungsart aus, wenn für diese Buchung eine abweichende Zahlungsart gelten soll, als beim Kunden- bzw. Lieferantenkonto hinterlegt ist.

Sperren für Mahnwesen

Sie können bereits beim Buchen einen Offenen-Posten für das Mahnwesen sperren.

OP-Vermerk

Zusätzlich kann ein interner OP-Vermerk eingegeben werden, z.B. der Grund für die Sperrung des OP. Dieser Vermerk wird in der OP-Liste ausgedruckt und in der OP-Detail-Info angezeigt.

Abw. Sortierschlüssel

Der abweichende Sortierschlüssel ist zu erfassen, wenn für einen Beleg ein anderer Sortierschlüssel gilt als der im Personenkonto fest hinterlegte Sortierschlüssel 1.

Buchungsbezogene Bankverbindung

Erfassen Sie hier ggf. eine Bankverbindung, die ausschließlich für diese Buchung im Zahlungsverkehr verwendet wird.

Wenn Sie hier eine buchungsbezogene Bankverbindung erfassen, ist die Angabe der SEPA Mandatsreferenz optional.

Wenn Sie keine SEPA Mandatsreferenz angeben, wird standardmäßig immer das jüngst gültige SEPA-Mandat im Zahlungsverkehr automatisch herangezogen und verwendet.

SEPA Lastschrift Mandatsreferenz

Hier können Sie einer Buchung ein bestimmtes SEPA Lastschriftmandat über dessen Mandatsreferenz zuordnen, wenn Sie z.B. mehrere Mandate für eine Schuldnerbankverbindung angelegt haben.

Das kann der Fall sein, wenn Sie die SEPA Mandate vertragsbezogen und nicht kundenbezogen ausstellen und verwalten.

Bei der Lastschrifterstellung im Zahlungsverkehr wird anschließend das entsprechende SEPA Lastschriftmandat verwendet.

Die SEPA Lastschrift Mandatsreferenz kann nur bei Buchungen auf Kundenkonten und nicht "Diversen Kundenkonten" erfasst werden.

Erfassungsschema (F7)

Programmaufruf

Buchungsmaske: F7-Taste

Programmzweck

Über das Erfassungsschema können Sie Eingabefelder bei der Erfassung ausschließen oder die zuvor eingegebenen Werte duplizieren lassen.

Während Sie Geschäftsvorfälle erfassen, können Sie das Erfassungsschema ändern, indem Sie das Symbol Erfassungsschema anwählen oder die F7 Taste drücken.

Die Aktivierung der Felder Posteingangsdatum und %-Sl für Kost 1 und 2 sind ausschließlich für die Mittelstands-Buchungsmaske.

Standard

Das Erfassungsschema ist standardmäßig vorbelegt. Dieses Schema kann individuell geändert werden.

Spalte Feld duplizieren

Wird ein Feld als Duplizierfeld gekennzeichnet, wird der in der vorherigen Erfassung eingegebene Wert dupliziert. Eine Eingabe in diesem Feld ist nicht möglich.

Ist das Feld gleichzeitig ein Aktivfeld, kann der duplizierte Wert überschrieben werden.

Spalte Feld aktiv

In jedem Feld, das als aktiv gekennzeichnet wird, kann in der Erfassung eine Eingabe erfolgen. Aktiv heißt lediglich, dass das Programm im Erfassungsablauf bei diesem Eingabefeld eine Eingabe erwartet. Eine Pflicht-Eingabe ist nicht unbedingt nötig. Ist das Feld nicht aktiv, wird es übersprungen. Ist das Feld gleichzeitig ein Duplizierfeld, kann der duplizierte Wert überschrieben werden.

Spalte Feld erh. + 1

Zusätzlich können Sie die Belegnummer 1 und 2 aus der letzten Buchungserfassung um 1 erhöhen lassen.

Wichtiger Hinweis!

Ist die Belegnummer 99999999999999, dann wird auf 100000000000000 hoch gesetzt – allerdings ist eine weitere Hochsetzung der Belegnummer auf 100000000000001 dann nicht mehr möglich.

Sollten Sie das Buchungstextfeld deaktivieren, dann kommt folgender Hinweis.

OP-Ausgleichsdialog

Über die Schaltfläche OP-Zahlungen wird eine weitere Standardbelegung modifiziert, die für den OP-Ausgleichdialog verwendet wird. Zusätzlich werden dann in der Buchungserfassungsmaske der Buchungsmaske 1 die Felder Skonto und Steuerschlüssel übersprungen. Dadurch reduzieren sich die Eingaben beim Verbuchen der Zahlungen. Nach Eingabe des Buchungstextes und durch Drücken der Entertaste befinden Sie sich im OP-Zahlungsausgleich.

Text Gegenbuchung

Ist im Erfassungsschema der Gegenbuchungstext aktiviert worden, dann gelangt man automatisch nach Eingabe des Buchungstextes in das Eingabefeld für den Gegenbuchungstext. Sofern die Buchungszusatzdaten auch aktiviert sind, gelangt man danach automatisch in den Gegenbuchungstext.

Soll nur sporadisch der Gegenbuchungstext erfasst werden, kann mit F4 aus dem Buchungstextfeld der Eingabedialog erreicht werden.

Buchungszusatzdaten

Sind im Erfassungsschema die Buchungszusatzdaten aktiviert gelangt man automatisch nach der Bestätigung des Buchungstextes in den Buchungszusatzdaten.

Sollen nur sporadisch die Buchungszusatzdaten erfasst werden, kann mit F9 aus dem Buchungstextfeld der Eingabedialog erreicht werden.

Wirtschaftsgutanlage

Ist das Projekt Anlage für den Mandant angelegt, können Wirtschaftsgüter in einer Kurzform automatisch angelegt bzw. gebucht werden.

Sobald das Feld auf aktiv gesetzt und ein Konto mit der Kontenart Anlagekonto bebucht wird, geht automatisch der Wirtschaftsgutdialog auf. Das Wirtschaftsgut kann in Kurzform angelegt und später im Projekt Anlage komplettiert werden.

Bevorzugte Suche Kunden Lieferanten Sachkonten Alle Konten

Im Kontensuchdialog (F2 bzw. Strg+F2) wird die Einstellung anschießend berücksichtigt und es wird dort der voreingestellte Kontenbereich für die Suche ausgewählt.

Wenn Sie eine Kontenbezeichnung direkt im Konto- oder Gegenkontofeld eingeben, wird ebenfalls in dem voreingestellten Kontenbereich gesucht.

Ansicht nach Kontofeld

Die Buchungsansichten (Journal, Kontoblatt, OP) richten sich in den horizontalen Buchungsmasken nach dem Gegenkontofeld. Über diese Option können Sie einstellen, dass sich die Anzeige auf das Kontofeld bezieht. So können Sie sich beispielsweise das Kontoblatt der Bank bei Bankbuchungen einblenden lassen.

Bei Skontoverbuchung (Anlagekonten oder Aufwandskonto) Rückbuchen auf GKto OP

Ist der Check bei "Rückbuchen auf GKto OP" gesetzt, wird der Skonto auf das Anlagekonto bzw. Aufwandskonto zurück gebucht, sofern die Rechnungsbuchungen als Normalbuchungen (keine Aufteilungsbuchungen) erfasst wurden - auch wenn mehrere Rechnungen mit einer Zahlung ausgeglichen werden, wird auf das Anlagekonto bzw. Aufwandskonto zurück gebucht.

Mit Deaktivieren dieser Funktion wird die Rückbuchung auf das im Steuerschlüssel der Buchung hinterlegte Skontokonto durchgeführt.

Arbeitsplatzeinstellungen

Detailansicht Aufteilungsbuchung

Automatisches Umschalten in die Detailansicht der gerade erfassten Aufteilungsbuchung

Kommaautomatik für Unterkonten

• Einstellung ausschließlich für Buchungsmaske 5 und 9 (Horizontalerfassung (SL/BSL ein Feld)
• Legen Sie hier fest, ob die Kommaautomatik für die Eingabe bei Unterkonten verwendet werden soll oder für die Kurzeingabe Steuerschlüssel und Konto im Feld Gegenkonto (9,100 – expandiert wird 900100).

Buchungsart (BA) – ATB Vorzeichen für Gegenbuchungen gleich

• Benötigen Sie bei den Gegenbuchungen innerhalb einer Aufteilungsbuchung (ATB) unterschiedliche Vorzeichen, dann können Sie die Standardeinstellung lassen.

Haben Sie jedoch bei den Gegenbuchungen in einer Aufteilungsbuchung immer das gleiche Vorzeichen, dann können Sie bei "Buchungsart ATB Vorzeichen" das Häkchen setzen.

Mit dieser Einstellung wird bei allen Gegenbuchungen einer Aufteilungsbuchung automatisch das entsprechende Vorzeichen verwendet.

Beispiel:

Sie buchen mit dem Buchungsartenschlüssel 4 eine Eingangsrechnung.

Im Feld Konto muss das Lieferantenkonto bei einer Aufteilungsbuchung erfasst werden, Gegenkonto nichts bzw. Null.

Der Rechnungsbetrag wird durch den Buchungsartenschlüssel 4 automatisch im Haben gebucht.

Durch das Häkchen bei "Buchungsart ATB Vorzeichen" werden automatisch alle Gegenbuchungen mit dem Vorzeichen Soll gebucht - egal mit welcher Taste also Plus, Minus oder Enter der Betrag bestätigt ausgelöst wird.

Immer netto buchen (Strg+T bzw. F4)"

• Mit der neuen Funktion wird für den Arbeitsplatz eingestellt, dass bei Aufteilungsbuchungen und Sammelbuchungen automatisch auf Grund des erfassten Nettobetrages der Steuerbetrag errechnet und ebenfalls automatisch auf das Steuerkonto, welcher beim erfassten Steuerschlüssel hinterlegt ist, gebucht wird.
• Wenn Sie bisher mit der Funktion Strg+T innerhalb der Aufteilungsbuchung oder F4 innerhalb der Sammelbuchung gebucht haben, mussten Sie bei jeder weiteren Aufteilungsbuchung oder Sammelbuchung die Strg+T bzw. F4 drücken.

Buchen Sie alle Aufteilungsbuchungen mit Strg+T und/oder Sammelbuchungen mit F4, dann können Sie das Häkchen bei "Immer netto buchen (Strg+T bzw. F4)" setzen. Diese Einstellung ist dann für diesen Arbeitsplatz gespeichert.

Kommaautomatik

• Noch nicht implementiert.

Sachkonten, Kundenkonten, Lieferantenkonten im Seitenbereich anzeigen

Im Seitenbereich können die einzelnen Kontenbereiche angezeigt werden. Nachdem die Einstellung getroffen ist, muss einmalig der Buchungsstapel verlassen werden. Nach neuem Öffnen des Buchungsstapels wird der Seitenbereich angezeigt.

Wird aus dem Feld Konto oder Gegenkonto direkt in den Seitenbereich gewechselt und ein Konto gesucht oder in der Liste ausgewählt, kann mit einem Doppelklick das Konto in die Buchungsmaske übernommen werden - mit der Buchungsmaschine geht dies nicht.

Systemeinstellungen

Diese Einstellungen werden erst durch Schließen und erneutes Öffnen des Buchungsstapels aktiv.

Belegdatum nur im WJ

Wird diese Funktion aktiviert, kann eine Buchung nur mit einem Belegdatum, welches innerhalb des Wirtschaftsjahres liegt, erfasst werden. Ansonsten kommt folgende Meldung.

F5 öffnet Kurzinfo

Der Aufruf des Buchungs-Infodialoges (Anzeige aller Buchungen eines Stapels) wird mit den Tasten Strg+F5 durchgeführt.

Mit der F5-Taste können Sie standardmäßig bequem zwischen den Eingabefeldern der Buchungsmaske und den Ansichten (Journal, Kontoblatt OP) hin und her wechseln.

Mit dieser Einstellung wird über die Taste Strg+F5 der Buchungs-Infodialog aufgerufen.

Keine Anzahlungen

Mit dieser Funktion wird im OP-Ausgleich (F6) die Summe "Rest" auf Grund des freigegebenen OP-Betrages berechnet. Außerdem wird im unteren Bereich der Betrag des offenen Postens angezeigt, auch wenn der erfasste Zahlbetrag, der im Feld "Ausgleich" angezeigt wird, geringer ist als der OP-Betrag.

Beispiel

Vorgeschlagen wird der OP-Betrag

Der OP-Betrag wird mit dem erfassten Zahlbetrag "Ausgleich" saldiert in der Summe "Rest" angezeigt und damit kann die Gutschrift ausgeglichen werden.

Wird, obwohl die Summe "Rest" noch nicht Null ergibt, auf "Ausgleichen geklickt bzw. mit der Plustaste abgeschlossen, dann kommt folgende Abfrage. Beantworten Sie die Frage mit Nein, dann bleiben Sie im OP-Ausgleich und können noch Änderungen vornehmen. Beantworten Sie die Frage mit Ja, dann wechselt das Programm in den OP-Restausgleichsdialog. Dort kann der Restbetrag auf entsprechende Konten gebucht werden. Ein Rücksprung in den OP-Ausgleich ist dann nicht mehr möglich.

Sobald diese Funktion im Erfassungsschema gespeichert wurde, ist diese aktiv für alle Arbeitsplätze.

Strg+F2

Standardmäßig hat die Taste F2 die Funktion in allen Feldern, in denen eine Auswahl über das Fernglas zur Verfügung steht, die Auswahl zu öffnen.

Mit dieser Funktion können Sie die Funktion von F2 auf die Tastenkombination Strg+F2 verlegen. Damit haben Sie die Möglichkeit bei Zahlungsbuchungen mit Skonto die Skontoprüfung aus jedem Feld mit F2 zu öffnen.

Anzeige S/H statt +/-

Soll die Betragsspalte in den verschiedenen Ansichten mit S für Soll oder H für Haben angezeigt werden, dann ist dieses Häkchen zu setzen. Wollen Sie stattdessen bei einem Habenwert ein Minus, dann ist das Häkchen zu entfernen. Bei Sollwerten wird kein Vorzeichen angezeigt.

Verbindung Anlagenbuchhaltung

Diese Einstellung wird empfohlen, wenn Die Anbindung zu ANL benutzt wird (s. Abschnitt ANL-Anbindung).

Standardschema speichern

Die aktuelle Einstellung wird als kanzleiweiter Standard gespeichert und künftig bei der Neuanlage von Buchungsstapeln verwendet. Diese Schaltfläche kann durch explizites BBS Recht geschützt werden. Dazu ist der Check bei diesem BBS-Recht zu entfernen.

Wichtige Hinweise!

Nach Änderungen im Erfassungsschema muss bei einigen Änderungen der Buchungsstapel neu geöffnet werden. Ggf. kommt auch bei einer Änderung folgende Meldung.

Tipp

Legen Sie für alle wiederkehrenden Belegkreise Buchungsstapel-Vorlagen mit dem gewünschten Erfassungsschema an. Bei der Neuanlage eines Buchungsstapels können Sie dann die entsprechende Buchungsstapel-Vorlage auswählen, dadurch müssen Sie nicht immer wieder bei der Anlage eines neuen Buchungsstapels das Erfassungsschema neu vorgeben.

Kontrollsumme (F3)

Programmaufruf

Buchungsmaske: F3-Taste

Programmzweck

Wenn Sie Buchungen erfassen, wird der Buchungsbetrag bezogen auf den eingegebenen Buchungsbetrag des Kontos in die Kontrollsumme saldiert.

Über die Funktionstaste F3 können Sie auch einen Kontrollsummenbetrag vorgeben und jede nachfolgende Buchung wird zu diesem Betrag saldiert. Der eingegebene Betrag im Feld Kontrollsumme ist mit der Enter-Taste zu bestätigen.

Dieses Verfahren ist bei der Buchung von Banken sinnvoll:

Geben Sie den alten Banksaldo lt. Kontoauszug ein und erfassen Sie dann den Bankbeleg. Nach der letzten Buchung des Kontoauszuges muss die Kontrollsumme mit dem neuen Banksaldo übereinstimmen.

Die eingegebene Kontrollsumme wird im Erfassungs- und Buchungsjournal als ‘Vorgegebene Kontrollsumme’, und die errechnete Kontrollsumme wird als ‘Berechnete Kontrollsumme’ angedruckt.

Aufteilungssumme

Wenn ein Buchungsbetrag auf mehrere Gegenkonten aufgeteilt werden soll, spricht man von einer Aufteilungsbuchung. Der Buchungsbetrag der 1. Buchung wird in das Feld Aufteilungssumme saldiert.

Handelt es sich bei dieser Buchung um eine Bruttobuchung (ohne Steuerrückrechnung) wird der Bruttobetrag saldiert; mit Steuerrückrechnung wird der Nettobetrag saldiert. Durch jede weitere Gegenbuchung verringert sich die Aufteilungssumme entsprechend. Nach der letzten Gegenbuchung muss die Aufteilungssumme Null sein. Das Buchungsprogramm kann nicht beendet werden, wenn in der Aufteilungssumme noch ein Betrag vorhanden ist.

Eine Aufteilungsbuchung können Sie mit folgenden Tasten abbrechen:

F12 Abbruch

Strg + D Buchung löschen

Symbol Buchung löschen

Kontensuchdialog

Kontensuche nach Sach- und Personenkonten

Über diesen Dialog können Sie nach allen Arten von Konten suchen.

Die Suche kann nach Kontonummer, Kontobezeichnung und bei Personenkonten noch nach Ort sein. Kontobezeichnung und Ort können verknüpft werden. So kann z.B. nach einem Unternehmen mit Standort gesucht werden.

Für alle Kontenarten kann die Anzeige auf "alle Konten" oder nur "bebuchte Konten" eingestellt werden.

Bestehende Mandanten müssen für Suche nach dem Ort einmalig reorganisiert werden. Dabei ist der Check "Personenkonten mit Ort" zu setzen. Bei neuen Mandanten ist dieser Check sofort gesetzt.

Sortierung der Spalten

Wenn Sie die Überschrift einer Spalte markieren, können Sie hier aufsteigend bzw. absteigend sortieren.

Anzeige der Buchungssätze (Strg+F5-Taste)

Programmaufruf

Buchungsprogramm: Funktionstaste Strg+F5 (Programmaufruf kann über Erfassungsschema (F7) auf F5 umgelenkt werden)

Programmzweck

In diesem Dialog werden die einzelnen Buchungszeilen des Buchungsstapels angezeigt. Buchung und Gegenbuchung werden in einer Zeile angezeigt.

Mit diesem Programm können Sie innerhalb der erfassten Buchungen nach verschiedenen Suchkriterien suchen und anschließend eine Buchung zum Ändern in die Buchungsmaske übernehmen.

Kontierzeile anzeigen

Möchten Sie die Kontierzeilen einer Buchung ansehen, führen Sie bitte einen Doppelklick auf die betreffende Buchung aus.

Buchung ändern

Markieren Sie die Buchung die Sie ändern wollen und klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern. Die Buchung wird in die Buchungsmaske übernommen und kann jetzt geändert werden.

Übernehmen

Markieren Sie die Buchung die Sie übernehmen wollen und klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Die Buchung wird in die Buchungsmaske übernommen und lediglich angezeigt.

Buchen von Fremdwährungsbelegen

In der Finanzbuchhaltung können auch Belege, die in einer anderen Währung als die der Hauswährung ausgestellt sind, erfasst werden. Für die Umrechnung in die Hauswährung ist ein Währungskurs notwendig. Diese Kurse können direkt beim Buchen erfasst werden, es besteht aber auch die Möglichkeit, die Kurse über Stammdaten zu verwalten. Der entsprechend gültige Kurs wird beim Buchen vorgeschlagen.

Die erfassten Fremdwährungsbeträge als auch der Kurs werden auf den Auswertungen sowie in den Infoprogrammen mit ausgewiesen.

Erfassen eines Fremdwährungsbelegs

Für das Buchen von Währungsbelegen benötigen Sie eine entsprechende Buchungsmaske, in der Sie den Währungsschlüssel oder aber auch den ISO-Code vorgeben können. Hierfür stehen Ihnen die Buchungsmasken 6-9 zur Verfügung.

Im Währungsschlüssel geben Sie bitte den entsprechenden Währungsschlüssel oder aber den ISO-Code vor, z.B. 20 bzw. USD für US-Dollar. Im Buchungsbetrag erfassen Sie bitte den Betrag Ihres Beleges, also den Fremdwährungsbetrag.

Am Ende der Buchung zeigt Ihnen das Programm den zu diesem Belegdatum passenden Kurs an. Dieser kann übertippt werden. Der entsprechende Buchwährungsbetrag wird dann anhand des Kurses errechnet.

Über die F9-Taste haben Sie die Möglichkeit, den erfassten Kurs automatisch in die Kurstabelle mit aufzunehmen. Dadurch sparen Sie sich die Verwaltung der Kurse über das Stammdatenprogramm.

Der Beleg in US-Dollar wird umgerechnet in die Hauswährung EUR und auf den Konten mit diesem Betrag gebucht. Der Währungsbetrag als auch der Kurs wird in den Buchungen mit abgestellt, damit dieser wieder angezeigt bzw. gedruckt werden kann. Anstelle eines Kurses kann auch direkt der Buchungsbetrag in EUR erfasst werden.

In den Infoprogrammen können die währungsspezifischen Daten mit angezeigt werden. Die Zusatzfelder wie WSL, Kurs und Belegwährung sind hierzu in den Ansichts-Einstellungen zu aktivieren. Diese können Sie über die rechte Maustaste / erweiterte Funktionen / Spalteneinstellungen auswählen.

Zahlungsbuchungen von Fremdwährungsbelege

Entgegen der Rechnung können Zahlungen in EUR oder aber auch in der Drittwährung gebucht werden (Auslandsüberweisung).

Wird eine Zahlung in Fremdwährung eingegeben, gibt es 2 Varianten:

Verbuchung über OP-Ausgleichsdialog (F6)

Die Zahlung wird als Währungsbetrag mit dem Kurs aus dem Kontoauszug über den OP-Ausgleich gebucht, hier wird die Zahlung der Rechnung eindeutig zugeordnet. Dabei kann eine Kursdifferenz ermittelt werden, die dann auch automatisch verbucht wird. Die Kursdifferenz steht im EUR-Feld des Restausgleichsbetrages.

Verbuchung ohne OP-Ausgleichsdialog (F6)

Die Zahlung wird als Währungsbetrag mit dem Kurs aus dem Kontoauszug gebucht. Dabei wird ein OP für die Zahlung angelegt. Gleicht sich die Belegnummer in EUR nicht aus, ist der noch offene Betrag die Kursdifferenz, die manuell ausgeglichen werden muss.

Zahlungsbuchungen in EUR (mit und ohne OP-Ausgleich)

Wird ein Fremdwährungsbeleg in EUR bezahlt, wird auf dem Personenkonto als auch der OP in EUR gebucht. Ist der Kurs zum Zeitpunkt der Zahlung anders, gleicht sich der OP nicht aus. Das bedeutet, der noch offene Betrag dieser Belegnummer stellt die Kursdifferenz dar und muss manuell ausgebucht werden.

Entstehung von Kursdifferenzen

Kursdifferenzen entstehen, wenn zum Zeitpunkt der Zahlung ein anderer Kurs vorliegt als zum Zeitpunkt der Rechnungsbuchung. Gleicht sich der Fremdwährungsbetrag eines Offenen-Posten aus, der Euro-Betrag aber nicht, dann stellt dieser Euro-Betrag die Kursdifferenz dar.

Währungskonten

Um den leidigen Kursdifferenzen aus dem Weg zu gehen, haben Sie die Möglichkeit sich bei Ihrer Bank ein Währungskonto einzurichten, z.B. ein US-Dollar-Konto. Alle Transaktionen auf diesem Konto werden in US$ durchgeführt. Für die Finanzbuchhaltung gilt hier, dass Sie auf einem Währungskonto nur in der hinterlegten Währung buchen können. Als Kurs können Sie den zuletzt aktuellen Kurs heranziehen. Ein Währungskonto wird in der Buchhaltung in zwei Währungen geführt. Das eine ist die entsprechende Fremdwährung, die zweite ist die Hauswährung in EUR.

Kursdifferenz zum Wirtschaftsjahrende

Spätestens am Jahresende muss ein Währungskonto für die Bilanz bewertet werden. Hierzu wird der Fremdwährungssaldo anhand des Kurses zum Jahresende umgerechnet. Das Konto weist einen Saldo in EUR auf. Die Differenz zum ermittelten Saldo zum Jahresende darf auf diesem Konto nur in EUR gebucht werden. Um auf einem Währungskonto nur in EUR zu buchen ist mit dem Buchungsschlüssel mit der Funktion "Umrechnungsdifferenz Währungskonten" zu buchen. Hierzu importieren Sie bitte die Buchungsschlüssel neu oder legen einen Buchungsschlüssel mit dieser Funktion an.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Extras / Import / Modellkontenrahmen / Buchungsschlüssel Einen Buchungsschlüssel legen Sie unter Menü: Stammdaten / firmenübergreifende Stammdaten / Buchungsschlüssel an.

Währungskonten definieren Sie bei den Sachkonten unter Menü: Stammdaten / Sachkonten. Sie können nur Finanzkonten als Währungskonto definieren. Hierzu müssen Sie im Sachkonto einen Währungsschlüssel hinterlegen.

In den Personenkonten haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, einen Währungsschlüssel zu hinterlegen. Dieser Schlüssel bewirkt, dass beim Buchen die entsprechende Währung vorgeschlagen wird. Entgegen dem Sachkonto können Sie hier allerdings auch mit anderen Währungen buchen. Die vorgeschlagene Währung kann übertippt werden.

Rückwirkender Abruf von Währungskursen zum Belegdatum

Mit diesem Programmstand ist es nun möglich, dass Währungskurse, die für das zu buchende Belegdatum noch nicht vorhanden sind und in der Vergangenheit liegen, adhoc heruntergeladen und in der Datenbank gespeichert werden.

Dieser rückwirkende Abruf von Währungskursen zum Belegdatum kann in den ADDISON Op-tionen aktiviert werden.

• Aufruf:

ADDISON Optionen / Allgemein / Reiter Übergreifend / fehlende Währungskurse zum Belegdatum abrufen

• Manuelle Änderung des abgerufenen Tageskurses protokollieren

Wird der abgerufene Tageskurs manuell durch den Anwender geändert und ist die Option Tageskurs aktualisieren (F9) aktiviert, so wird diese Änderung im Protokoll der Anwenderaktionen protokolliert.

Buchen von EU-Tatbeständen

Buchungen für EU-Tatbestände können mit Personenkonten oder aber mit Sachkonten gebucht werden. "Diverse Konten" können ebenfalls für EU-Tatbestände verwendet werden.

Das Führen von reinen Sachkontobuchhaltungen wird dadurch trotz der Notwendigkeit, EU Tatbestände zu verbuchen, unterstützt.

Voraussetzung

Voraussetzung für die Erfassung einer USt-Identnummer zur Buchung bilden die Sachkonten für EU-Tatbestände (UStVA - Ablochkennziffern 41, 42 und 77). Abhängig vom Sachkonto wird im Buchungsprogramm ein Erfassungsdialog für die ID-Nummer eingeblendet.

Zahlungsbuchungen

von EU-Tatbestände mit Skonto:

Wird bei der Zahlungsbuchung ein Steuerschlüssel vorgegeben, der für EU-Tatbestände steht (Standard-Schlüssel = 11), dann besteht die Möglichkeit zur Zahlungsbuchung eine ID-Nummer zu erfassen.

Wird ein Offener Posten über den OP-Ausgleich mit Skonto ausgeziffert, dann wird die ID-Nummer automatisch aus der Rechnung übernommen. Eine nochmalige Eingabe der ID-Nummer ist nicht notwendig.

Hinweis: Ein Ausgleich von mehreren Offenen Posten mit einer Zahlung ist nur mit gleichen ID-Nummern möglich. Liegen zu einer Zahlung unterschiedliche ID-Nummern vor, dann muss diese Zahlung über die Sammelbuchungsfunktion des Buchungsprogramms erfolgen.

Buchungen von EU-Tatbeständen im Wareneingangsbereich

Beim Buchen von Erwerbsteuerfällen wird ein Dialog für die Erfassung der ID-Nummer geöffnet. Hier sollte die ID des Lieferanten vorgegeben werden, da ein Vorsteuerabzug nur durch Vorlage einer ID-Nummer erlaubt ist. Die ID-Nummer kann im Kontoblatt auf dem Wareneingangskonto bzw. Kostenkonto angezeigt werden. Hierzu muss in der Ansicht des Kontoblattes die ID-Nummer mit aufgenommen werden.

Buchen von Tatbeständen nach § 13b UStG

Leistungsempfänger als Steuerschuldner

Ab dem 01.01.2002 ist das Umsatzsteuer Abzugsverfahren nach § 52 Abs. 3 UStDV aufgehoben.

An dessen Stelle tritt § 13b UStG.

Für die korrekte Meldung in der Umsatzsteuer Voranmeldung müssen Stammdaten angelegt werden.

Hinweis: Die Stammdaten sind standardmäßig in den mitgelieferten Kontenrahmen enthalten und müssen nur bei individuellen Kontenrahmen angelegt werden.

Beispiel SKR03 Verwendung eines Kontos mit Automatikumbuchung

Konto 1758: Umsatzsteuer § 13b Abs. 2 UStG

Kontenart: Umsatzsteuerkonto

UStVA Ablochkennziffer: 52

USt-Jahresablochkennziffer: 871

Konto 1577: Abziehbare Vorsteuer § 13b UStG 19%

Kontenart: Vorsteuerkonto

UStVA Ablochkennziffer: 67

USt-Jahresablochkennziffer: 467

Konto 3125: Leist. ausl. UN 19%VSt/19%USt

Kontenart: Normalkonto

Kein Steuerschlüssel

Keine UStVA Ablochkennziffer

Keine USt-Jahresablochkennziffer

Automatikumbuchungen

Die Automatikumbuchung ist bei dem Konto 3125 folgendermaßen eingerichtet:

Beispiel SKR03 Verwendung eines Kontos ohne Automatikumbuchung und eines 13b Steuerschlüssels

Konto 3121: Bauleistungen 19%Vorst. /19% USt

Kontenart: Normalkonto

Steuerschlüssel: 94

Keine UStVA Ablochkennziffer

Keine USt-Jahresablochkennziffer

Dialog im Buchen

Bei Verwendung eines Kontos ohne Automatikumbuchung in Verbindung mit einem 13b Steuerschlüssel erscheint im Buchen folgender Dialog:

Auswahl des Sachverhaltes

Hier wählen Sie den gewünschten Sachverhalt aus.

Die Umbuchung der Steuer erfolgt aufgrund des gewählten Steuerschlüssels.

Hinweis

Bei Verwendung von 13b Steuerschlüssel an denen die Ablochkennziffer 60/68 für die Umsatzsteuer-Voranmeldung hinterlegt ist wird der Dialog für ergänzende Angaben zu Umsätzen nach § 13b UStG aufgerufen.

Wichtiger Hinweis

Zahlungen mit Skonto über den OP-Ausgleichs- oder ESC-Dialog auf unterschiedliche Kennziffern müssen einzeln erfasst werden.

Gültig ab

Die Auswahl der Sachverhalte über den obigen Dialog ist erst für Buchungszeiträume ab 2010 möglich.

Ergänzende Angaben zu Umsätzen nach § 13b UStG

Mit Wirkung zum 01.07.2011 wurde der § 13b UStG neu gefasst. Dazu wurde ein neuer Dialog für ergänzende Angaben zu Umsätzen nach § 13b UStG im Buchen aufgenommen.

Dialog im Buchen

Bei Verwendung eines Kontos ohne Automatikumbuchung in Verbindung mit einem 13b Steuerschlüssel an dem die Kennziffer 60/68 hinterlegt ist erscheint im Buchen folgender Dialog:

Auswahl des Sachverhaltes

Hier wählen Sie den gewünschten Sachverhalt aus.

Hinweis

Bei Verwendung von 13b Steuerschlüssel an denen nicht die Ablochkennziffer 60/68 für die Umsatzsteuer-Voranmeldung hinterlegt ist wird der Dialog für Umsätze für die der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b UStG schuldet aufgerufen.

Wichtiger Hinweis

Zahlungen mit Skonto über den OP-Ausgleichs- oder ESC-Dialog auf unterschiedliche Kennziffern müssen einzeln erfasst werden.

Gültig ab

Die Auswahl der Sachverhalte über den obigen Dialog ist erst für Buchungszeiträume ab dem 01.07.2011 möglich.

Buchen im Vorjahr

Mögliche Buchungsperioden im Vorjahr

Nach der Durchführung des vorläufigen Jahreswechsels können noch Buchungen im Vorjahr gemacht werden. Öffnen Sie dazu die Listbox mit den Wirtschaftsjahren und wählen das gewünschte Geschäftsjahr aus.

Standardmäßig wird im vorläufig abgeschlossenen Wirtschaftsjahr automatisch der Buchungsmonat 13 vorgeschlagen. Sie können jedoch bei Bedarf auch noch in eine andere Buchungsperiode des Vorjahres z.B. in den Monat 12 buchen.

Bitte beachten Sie dabei, dass die Übernahme der Anfangsbestände nicht automatisch erfolgt. Sobald im Menü: Erfassung im Symbol "Monatswechsel-/Jahreswechselfunktion" der BLAUE Pfeil ROT gefärbt ist, sind Endbestände aus dem Vorjahr vorhanden.

Entscheiden Sie zu welchem Zeitpunkt die Endbestände ins entsprechende Wirtschaftsjahr übertragen werden sollen.

Über das Menü: Erfassung | weitere | EB-Buchungen aus Vorjahr erstellen werden die Anfangsbestände in einem Buchungsstapel angelegt mit der Bezeichnung "Jahresabgleich Datum/Uhrzeit".

Buchen mit ANL-Anbindung

Programmaufruf

Die Anbindung zur Anlagenbuchhaltung kann über die Tastenkombination Strg+L oder das Icon "Zuordnung von Wirtschaftsgütern" aufgerufen werden.

Programmzweck

Innerhalb der Finanzbuchhaltung bzw. Bilanzperiode besteht die Möglichkeit, bereits während des Buchens in den Erfassungsdialog der Anlagenbuchhaltung zu wechseln, um so das Wirtschaftsgut neu anzulegen.

Automatischer Programmaufruf

Für einen automatischen Aufruf des Dialogs "Wirtschaftsgut auswählen" kann im Erfassungsschema-Dialog (F 7) die Systemeinstellung "Verbindung Anlagenbuchhaltung" aktiviert werden.

Wird dieser Check gesetzt, erfolgt bei jeder Buchung auf ein Anlagenkonto eine Verzweigung in den Erfassungsdialog der Anlagebuchhaltung. Außerdem wird diese Funktion für alle Arbeitsplätze und alle Buchungsstapel aktiviert.

Soll der automatische Programmaufruf nicht auf allen Arbeitsplätzen und allen Buchungsstapel aktiviert werden, dann ist im Erfassungsschema-Dialog (F7) die "Verbindung Anlagenbuchhaltung" nur für den geöffneten Buchungsstapel zu aktivieren.

Wird dieser Check gesetzt, erfolgt bei jeder Buchung auf ein Anlagenkonto eine Verzweigung in den Erfassungsdialog der Anlagebuchhaltung.

Neues Wirtschaftsgut erfassen

Eine 6-stellige Anlagennummer (Kontonummer in Verbindung mit der laufenden Wirtschaftsgutnummer) wird automatisch vom Programm vorgeschlagen.

Mit der Bestätigung, das Wirtschaftsgut neu anzulegen, wird das Fibukonto, das Anschaffungsdatum in Form des Belegdatums und des Anschaffungsbetrages (Nettobetrag) aus der Fibu Buchungsmaske übernommen.

Lediglich die Bezeichnung, ggf. eine Änderung der Abschreibungsart sowie die Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts ist einzugeben.

Mit der "+ Taste" wird die Anlage des Wirtschaftsgutes und die aktuelle Buchung bestätigt.

Bestehendes Wirtschaftsgut auswählen

Soll zu einem bestehenden Wirtschaftsgut ein Teilzugang gebucht werden, dann ist "Bestehendes Wirtschaftsgut auswählen" zu verwenden. Aus den angezeigten Wirtschaftsgütern kann das entsprechende Wirtschaftsgut ausgewählt werden.

Mit der Bestätigung des ausgewählten Wirtschaftsgutes öffnet sich der Dialog "Bewegung erfassen" und die entsprechende Änderung kann vorgenommen werden.

Ändern Normalbuchung

Normalbuchung = Lieferant an Anlagekonto oder Bank an Anlagekonto (oder umgekehrt)

• Wird eine bereits gebuchte Normalbuchung geändert z.B. der erfasste Betrag, wird ebenfalls der Dialog "Bewegung bearbeiten" mit dem ursprünglichen Wirtschaftsgut automatisch geöffnet und der Betrag ist bereits geändert.

Ändern/Verwerfen Aufteilungsbuchung

• Aufteilungsbuchung = Lieferant an Gegenkonto Null, mehrere
• Gegenbuchungen
• Wird eine Aufteilungsbuchung neu erfasst und wird für die Gegenbuchung ein Anlagekonto bebucht, dann kann innerhalb der Aufteilungsbuchung nichts mehr geändert werden. Wird die neu erfasste Aufteilungsbuchung jedoch verworfen, indem die Schaltfläche "Neu" verwendet wird, dann werden bereits bestehende Wirtschaftsgüter automatisch gelöscht.
• Eine bereits gebuchte Aufteilungsbuchung, die in einer Gegenbuchung ein Anlagekonto hat, kann nicht geändert werden.

Stornobuchung

Wird eine Buchung mit einem Buchungsschlüssel erfasst, der die Funktion Storno oder Storno + Aufhebung der Sl-Automatik besitzt, wird ebenfalls der Dialog "Wirtschaftsgut auswählen" automatisch geöffnet. Es ist das entsprechende "bestehende Wirtschaftsgut" ist auszuwählen.

Gutschrift

Wird eine Gutschrift auf ein Anlagekonto gebucht, wird ebenfalls der Dialog "Wirtschaftsgut auswählen" automatisch geöffnet. Es ist das entsprechende "bestehende Wirtschaftsgut" ist auszuwählen.

Sammelbuchung

Wird die gerade ausgeführte Sammelbuchung verworfen oder sollen die Buchungen der gerade ausgeführten Sammelbuchung gelöscht werden, dann werden ohne Hinweis die Buchungen, die bereits ausgeführten ANL-Bewegungen, in ANL gelöscht.

Im Erfassungsschema kann der Check bei folgender Einstellung gesetzt sein.

Skonto

Der Skonto wird ausschließlich nur dann nach ANL übernommen, wenn die Zahlung über den Zahlungsverkehr, ESC (OP-Suche), OP-Ausgleich (F6) gebucht werden und nachfolgende Bedingungen erfüllt sind.

Eine Rückbuchung des Skontos auf das Anlagekonto erfolgt ausschließlich nur dann, wenn die Rechnung als Normalbuchung (nicht als Aufteilungsbuchung) erfasst wurde. Außerdem nur, wenn für die Rechnungsbuchung ein Vorsteuerschlüssel (z.B. kein 13b-Steuerschlüssel) verwendet wurde.

Buchen mit Buchungskreisen

Buchungs- und Auswertungskreise bilden die Voraussetzung für die Berechnung und Erstellung einer Bilanz nach verschiedenen Bilanzierungsformen (Steuerbilanz, Handelsbilanz, USGAAP, IAS).

Buchungskreise

Jede Buchung kann unabhängig vom Buchungsstapel einem bestimmten Buchungskreis zugeordnet werden. Hierdurch können die Buchungen einer Periode in die vordefinierten Bereiche unterteilt werden.

Es können bis zu 32 Buchungskreise mit und ohne OP-Verwaltung angelegt werden.

Im Vorlauf Buchen kann eine Voreinstellung für den Buchungskreis getroffen werden. Wurde hier bereits eine Voreinstellung getroffen, kann diese in der Buchungsmaske nicht mehr verändert werden. Haben Sie keine Voreinstellung getroffen, kann für jede Buchung ein Buchungskreis ausgewählt werden.

Auswertungskreise

Über die Auswertungskreise wird festgelegt, welche Buchungskreise jeweils ausgewertet werden sollen. Die Buchungskreise können entsprechend den Anforderungen individuell zusammengestellt werden.

Möglichkeiten

Durch die Flexibilität der Buchungs- und Auswertungskreise ergeben sich noch weitere Möglichkeiten:

• Zwischenbilanzen
• Gestaltungsspielraum für Mandantengespräch
• Privatbuchungen
• Wiederkehrende Buchungen
• .....

Die Buchungs- und Auswertungskreise gelten übergreifend für alle Wirtschaftsjahre und den Projekten des Mandanten.

Es können neben dem Standardbuchungskreis insgesamt 8 weitere Buchungskreise angelegt werden. Werden keine Buchungsstandards festgelegt, fließen alle Buchungen in den Standardbuchungskreis und werden über den Standardauswertungskreis ausgewertet. Eine Umstellung ist somit zunächst nicht nötig.

Buchungskreis in der Erfassung

Die Buchungsstapel werden wie gewohnt über den Buchungsvorlauf angelegt. Innerhalb der Buchungsmasken kann zwischen den in den Stammdaten angelegten Buchungskreisen gewechselt und diese den einzelnen Buchungen zugeordnet werden.

Auswahl Buchungskreis

Über die Spalte BK ist bei jeder Buchung ersichtlich, welchem Buchungskreis diese zugeordnet ist.

Wichtiger Hinweis

Offene-Posten können nur über die Buchungskreise, für die in den Stammdaten mit OP-Verwaltung angelegt wurden, gebucht werden!

Buchen auf Unterkonten bzw. Filialen

Unterkonten

Es besteht die Möglichkeit Unterkonten für Sachkonten zu führen.

Die detaillierte Beschreibung bezüglich der Darlehenskonten bzw. Gesellschafterkonten entnehmen Sie bitte der Dokumentation Jahresabschluss Benutzerhandbuch (Bilanz.pdf).

Voraussetzung dafür ist, dass beim Sachkonto in den Zusatzdaten der Check bei "Unterkonten verwalten" gesetzt ist. Dort können auch die einzelnen Unterkonten angelegt werden.

Um alle angelegten Unterkonten anzeigen zu lassen, kann im Feld Konto oder Gegenkonto ein Konto mit Unterkonto (muss angelegt sein) eingegeben werden und mit F2 werden alle vorhandenen Unterkonten angezeigt.

Oder es wird das Konto plus Komma oder Punkt erfasst

Und bestätigt, dann werden alle vorhandenen Unterkonten angezeigt bzw. das entsprechende Unterkonto kann ausgewählt werden.

Ist es erforderlich ein weiteres Unterkonto anzulegen, dann kann das Sachkonto mit der neuen Unterkontonummer eingegeben und folgende Frage mit Ja beantwortet werden.

Geben Sie dann die neue Unterkontonummer und die Bezeichnung ein.

Die Unterkonten werden mit Zusatznummer im Sachkonto geführt, so dass ein Konto beim Buchen mit 9600.1 angesprochen wird. Hierbei ist der Punkt mit einzugeben. Anstatt dem Punkt können Sie auch ein Komma eingeben (Buchungsmaske 5 – je nachdem wie dies im Erfassungsschema eingestellt ist)

Die Buchungen werden alle auf dem Hauptkonto geführt, es besteht jedoch die Möglichkeit, die Unterkonten einzeln darzustellen.

Dafür wurden diverse Programme angepasst wie z.B. Kontenblattinfo, Saldenliste oder Buchungsjournal. Die größere Auswirkung bzw. Darstellung dieser Unterkonten finden Sie in der Bilanz.

Auch können für Personenkonten Unterkonten geführt werden. Diese werden als Filialen geführt. Legen Sie diese beim Personenkonto in den Zusatzadressen an.

Ist die erfasste FilialNr. nicht angelegt, können Sie während der Erfassung die Filiale anlegen, in dem Sie folgende Frage mit Ja beantworten.

Anschließen können Sie alle erforderlichen Daten für diese Filiale erfassen.

In der Buchungsjournalanzeige wird das erfasste Konto mit dem Unterkonto angezeigt.

UStIdennr. Filiale

Ist eine UStIdennr. bei der Filiale hinterlegt wird diese für relevante ZM-Buchungen herangezogen.

Zahlungsbuchungen mit Skonto sind pro Rechnungsbuchung durchzuführen, ansonsten wird der Skonto zusammengefasst und die UStIdennr. vom Hauptkonto verwendet.

Erfassung freie Felder

Freie Felder an der Buchung

• Sie können bis zu 20 freie Felder an der Buchung mit übergeben. Die freien Felder können erfasst werden oder über die Importe von Buchungen eingespielt werden.
• Über das Erfassungsschema (F7) kann festgelegt werden, dass der Dialog automatisch geöffnet wird oder er wird mit Strg+Z geöffnet.

• Über Stammdaten /Freie Felder /Finanzbuchhaltung - Buchungen werden die Freien Feldern ggf. mit entsprechender Kategorie angelegt.
• Die komplette Beschreibung der freien Felder finden Sie in der Hilfe bzw. in der Dokumentation Finanzbuchhaltung\Freie Felder

Erfassung UStV-EU-Dialog

Buchungserfassung

Über den Aufruf des Dialoges "Erweiterte Angaben, Notiz, Datei hinzufügen …" mit der rechte Maustaste oder das Buchungskontextmenü im Buchen gelangen Sie auf den Reiter UStV-EU.

Nacherfassung:

Zur Nacherfassung haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können den Dialog für eine nachträgliche Änderung über die rechte Maustaste oder das Buchungskontextmenü in einer geöffneten Buchung im Buchen aufrufen. Alternativ können Sie in der Kontenblattinfo den Dialog über die rechte Maustaste, das Buchungskontextmenü oder Strg- + Z-Taste aufrufen und Ihre Änderungen vornehmen.

Reiter UStV-EU

Pflichtangaben für den UStV-EU-Dialog

Folgende Pflichtfelder werden vor dem Verlassen des Dialoges mit "OK" geprüft und dürfen nicht leer sein:

Name/Firmenname

Land

Postleitzahl: Pflichtangabe, sofern es sich um einen inländischen Lieferanten bzw. Dienstleistungserbringer handelt, wenn also als Staat des Lieferanten bzw. Dienstleistungserbringers "Deutschland" angegeben wird. In diesem Fall muss die Postleitzahl aus exakt 5 Ziffern bestehen

Ort

Sachverhalt

USt-IdentNummer.: Abhängig vom angegebenen Sachverhalt ist die Angabe der USt-IdNr. verpflichtend, optional oder unzulässig:

Sachverhalt = "E": unzulässig

Sachverhalt = "K": optional

Sachverhalt = "R": Pflichtangabe

Bemessungsgrundlage (maximal zulässige Anzahl Ziffern 11)

Umsatzsteuerbetrag (maximal zulässige Anzahl Ziffern 11)

Vorsteuerbetrag (maximal zulässige Anzahl Ziffern 11)

Sprache: Es handelt sich um eine Pflichtangabe, sofern ergänzende Angaben gemacht werden

Kategorie

Weitere Pflichtangaben

Dem Vergütungsantrag sind auf elektronischem Weg die Rechnungen und Einfuhrbelege in Kopie beizufügen, wenn das Entgelt für den Umsatz oder die Einfuhr mindestens 1.000 EUR, bei Rechnungen über den Bezug von Kraftstoffen mindestens 250 EUR beträgt. Zulässige Dateiformate sind PDF, JPEG und TIFF bis zu einer Größe von 5 MB je Antrag.

Hinweis:

Im Programm erfolgen keine Prüfungen der Bemessungsgrundlage und der damit verbundenen Erfassung eines elektronischen Beleges.

Personenkonten

Zuvor erfasste Stammdaten werden bei Buchungen auf ein Personenkonto in den Dialog übernommen. Diese Daten sind editierbar, werden aber nicht in die Stammdaten zurückgeschrieben. Daten, die zuvor in den Stammdaten nicht erfasst wurden, werden in die Stammdaten übernommen.

Wichtiger Hinweis

Wird der Dialog mit "Abrechen" verlassen werden keine Daten gespeichert.

Für die CSV-Datei werden nur Buchungen berücksichtigt, bei denen der UStV-EU Dialog gefüllt wurde.

Buchen der Umsatzsteuer EU - "Kleine einzige Anlaufstelle (KEA)" (Mini one stop shop MOSS)

Gültig bis zum 30.06.2021

Kleine einzige Anlaufstelle (KEA) - Übermittlung über MOSS

Der MOSS bietet die Möglichkeit, sich in einem EU Mitgliedstaat (Mitgliedstaat der Identifizierung = MSI) zu registrieren und sämtliche unter die Sonderregelung fallende Umsätze über den BZSt zu erklären und die resultierende Umsatzsteuer zu bezahlen. Nützt ein Unternehmer den MOSS, entfällt die Verpflichtung sich für die elektronisch erbrachten sonstige Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- oder Fernsehdienstleistungen an Nichtunternehmer in der EU in jedem Mitgliedstaat, in dem er derartige Leistungen erbringt, für umsatzsteuerliche Zwecke registrieren zu lassen und in der Folge dort Steuererklärungen einzureichen und dort Zahlungen zu tätigen. Folgendes ist zu beachten.

Steuerschlüssel

Für die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 gibt es den Steuerschlüssel 44. Im SKR13 ist der Steuerschlüssel 76 enthalten.

In den Steuerschlüsseln sind folgende Steuerkonten hinterlegt:

SKR03 - Steuerkonto 1728

SKR04 - Steuerkonto 3798

SKR13 - Steuerkonto 1878

Das Steuerkonten sind auch beim "Konto noch nicht fällige USt" hinterlegt.

Die Steuerart für diese Steuerschlüssel muss "Umsatzsteuer EU (KEA/MOSS) = "M" sein.

Istversteuerer

Bei Zahlungen wird die Steuer auf das Steuerkonto gebucht, das beim Steuerschlüssel im Feld "Konto noch nicht fällige USt" hinterlegt ist, dadurch ist es ein durchlaufender Posten.

Buchen Rechnungen

Grundsätzlich ist die Buchung wie gewohnt mit dem Steuerschlüssel 44 bzw. 76 zu buchen. Die Steuer wird auf das Steuerkonto gebucht, das beim Steuerschlüssel hinterlegt ist.

Sobald die Buchung mit einem Steuerschlüssel, der die Steuerart "M" hat, gebucht wird, wird der Auswahl-Dialog für die EU-Länder geöffnet. Hier ist das entsprechende EU-Land auszuwählen (kann auch mit dem Anfangsbuchstaben des Landes z.B. "S" gesucht werden).

Der Prozentsatz des ausgewählten EU-Landes wird angezeigt, dieser ist fest hinterlegt.

Aufgrund des Prozentsatzes, vom ausgewählten EU-Land, wird die Steuer errechnet und auf das entsprechende Steuerkonto gebucht.

Folgende EU-Länder sind mit diesen Prozentsätzen implementiert.

Aufteilungsbuchung

Die Steuer darf nicht separat gebucht werden. D.h. die Gegenbuchungen müssen immer mit Steuerschlüssel, im Feld "St.-Sl." gebucht werden. In den Standardkonten ist der entsprechende Steuerschlüssel hinterlegt und wird automatisch vorgeschlagen.

Wird auf ein Sachkonto gebucht, bei dem der Steuerschlüssel nicht hinterlegt ist, muss der Steuerschlüssel erfasst werden. Auch darf der Steuerschlüssel nicht in folgendem Dialog erfasst werden.

Am Ende der Buchung kommt folgende Meldung, wenn die vorgenannten Kriterien nicht erfüllt sind.

Der Steuerschlüssel "USt EU" darf nicht entfernt werden.

Buchen Zahlungen

Das EU-Land mit dem entsprechenden Prozentsatz wird entsprechend der auszugleichenden offenen Posten herangezogen. Damit verbunden wird für die Skontobuchung die Steuerrückrechnung, wie im Abschnitt 2. der Doku Buchen.pdf beschrieben, automatisch vorgenommen.

Ausnahmen

In folgenden Dialogen oder Funktionen steht die Auswahl der Steuerschlüssel mit der Steuerart "M" nicht zur Verfügung.

• Buchen:

Sammelbuchung

Restausgleichsdialog

Aufteilungsbuchung - OP-Steuerschlüssel

• Stammdaten:

Umbuchungen nach § 63 UStDV (Berliner verfahren)

Sachkonten Stammdaten - Automatikumbuchungen

Automatikumbuchung am Steuerschlüssel

Firmenstamm - Anzahlungen

Buchen mit dem One-Stop-Shop-Verfahren OSS-Verfahren) – ab dem 01.07.2021

Ab dem 1. Juli 2021 treten die mit dem Legislativpaket der EU zur Modernisierung der Mehrwertbesteuerung des grenzüberschreitenden Handels (sog. Mehrwertsteuer-Digitalpaket) beschlossenen Änderungen in Kraft. Diese Änderungen wurden in Deutschland durch das Jahressteuergesetz 2020 umgesetzt.

Die bislang bestehende Sonderregelung Mini-One-Stop-Shop, die für Telekommunikations-, Rundfunk-, Fernseh- und auf elektronischem Weg erbrachte Dienstleistungen an Nichtunternehmer im übrigen Gemeinschaftsgebiet gilt, wird zum One-Stop-Shop (OSS) ausgeweitet.

Das bisherige Mini-One-Stop-Shop (MOSS) findet nur noch für Leistungen vor dem 01.07.2021 Anwendung.

Mit dem Jahressteuergesetz 2020 wurden die §§ 18i,18j und 18k UStG zur Umsetzung des Mehrwertsteuer-Digitalpakets eingeführt.

§ 18i UStG (Nicht-EU-Regelung): Besonderes Besteuerungsverfahren für von nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmern erbrachte sonstige Leistungen

§ 18j UStG (EU-Regelung): Besonderes Besteuerungsverfahren

• für den innergemeinschaftlichen Fernverkauf
• für Lieferungen innerhalb eines Mitgliedstaats über eine elektronische Schnittstelle
• für von im Gemeinschaftsgebiet, nicht aber im Mitgliedstaat des Verbrauchs ansässigen Unternehmen erbrachte sonstige Leistungen

§18 k UStG (Import-One-Stop-Shop): Besonderes Besteuerungsverfahren für Fernverkäufe von aus dem Drittlandsgebiet eingeführten Gegenständen in Sendungen mit einem Sachwert von höchstens 150,-Euro.

Diese Sachverhalte können im Rahmen eines besonderen Besteuerungsverfahrens ab dem 01. Juli 2021 im amtlich vorgeschriebenen Datenformat einheitlich für alle Mitgliedsstaaten beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) elektronisch eingereicht werden.

ADDISON wird die Umsetzung des Besteuerungsverfahrens nach § 18j UStG unterstützen. Sachverhalte, welche unter die §§18i und 18k UStG fallen, müssen manuell über das BZStOnline-Portal erfasst werden.

Für die Teilnahme an diesen besonderen Besteuerungsverfahren besteht ein Wahlrecht.

Unternehmer, die am bisherigen MOSS-Verfahren teilgenommen haben, benötigen keine neue Registrierung.

Bei einer Teilnahme am OSS-Verfahren müssen die betroffenen Umsätze quartalsweise elektronisch dem Bundeszentralamt für Steuern gemeldet werden.

I. Quartal bis 30.04.

II. Quartal bis 31.07

III. Quartal bis 31.10

VI. Quartal bis 31.01

Wurden keine Umsätze im Meldezeitraum generiert, so ist eine „Null“-Meldung abzugeben.

Die Zahlung der erklärten Steuerbeträge muss innerhalb eines Monats nach Ablauf eines Besteuerungszeitraums (Kalendervierteljahr) erfolgen. Ein Lastschrifteinzug ist nicht möglich.

Steuerschlüssel

Für Lieferungen und sonstige Leistungen an Erwerber i. S. d § 3c Abs.1 S.3 UStG in der EU, wurden neue Steuerschlüssel eingeführt:

Steuerschlüssel	OSS-Sachverhalt	OSS-Auswertung	UStVA (Ablochkennziffer)
240	Im anderen EU-Land steuerpflichtige Lieferung Lieferung aus Deutschland an Privatperson in EU. Umsatzgrenze überschritten Steuerpflichtig im Bestimmungsland	Ja	45
250	Nicht steuerbare sonstige Leistung EU Erbringung einer sonstigen Leistung eines deutschen Unternehmers an eine Privatperson in der EU. Umsatzgrenze überschritten Steuerpflichtig im Bestimmungsland	Ja	45
44/ 280	Elektronische Dienstleistung Im anderen EU-Mitgliedsstaat steuerpflichtige elektr. Dienstleistung eines deutschen Unternehmers an eine Privatperson. Umsatzgrenze überschritten Steuerpflichtig im Bestimmungsland	Ja	45
	U=Ursprung; B=Bestimmung
241	Im anderen EU-Mitgliedstaat steuerpflichtige Lieferung, Ursprungsland nicht Inland Innergemeinschaftlicher Fernverkauf eines deutschen Unternehmers aus einem EU-Land (U) in ein anderes EU-Land (B) Umsatzgrenze überschritten Steuerpflichtig im Bestimmungsland	Ja	45
	Im anderen EU-Mitgliedstaat steuerpflichtige Lieferung, Ursprungsland nicht Inland Innergemeinschaftlicher Fernverkauf eines deutschen Unternehmers innerhalb eines EU-Landes Umsatzgrenze überschritten Steuerpflichtig im EU-Land	Nein	45
242	Im anderen EU-Mitgliedstaat steuerpflichtige Lieferung, Ursprungsland nicht Inland Innergemeinschaftlicher Fernverkauf eines deutschen Unternehmers aus einem EU-Land (U) in ein anderes EU-Land (B) Umsatzgrenze nicht überschritten Steuerpflichtig im Ursprungsland	Nein	45
251	Im anderen EU-Mitgliedstaat steuerpflichtige sonstige Leistung, Ursprungsland nicht Inland Erbringung einer sonstigen Leistung eines deutschen Unternehmers aus EU-Land (U) an einen Endabnehmer in EU-Land (B). Umsatzgrenze überschritten Steuerpflichtig im Bestimmungsland	Ja	45
	Im anderen EU-Mitgliedstaat steuerpflichtige sonstige Leistung, Ursprungsland nicht Inland Erbringung einer sonstigen Leistung eines deutschen Unternehmers aus EU-Land an einen Endabnehmer im gleichen EU-Land. Umsatzgrenze überschritten Steuerpflichtig im EU-Land	Nein	45
252	Im anderen EU-Mitgliedstaat steuerpflichtige sonstige Leistung, Ursprungsland nicht Inland Erbringung einer sonstigen Leistung eines deutschen Unternehmers aus EU-Land (U) an einen Endabnehmer in EU-Land (B). Umsatzgrenze nicht überschritten Steuerpflichtig im Ursprungsland	Nein	45
290	Im Inland steuerpflichtige EU-Lieferung, Ursprungsland nicht Inland Innergemeinschaftlicher Fernverkauf (Steuersatz 7%) eines deutschen Unternehmers aus einem EU-Land (U) nach Deutschland. Steuerpflichtig in Deutschland (Bestimmungsland)	Nein	86
291	Im Inland steuerpflichtige EU-Lieferung, Ursprungsland nicht Inland Innergemeinschaftlicher Fernverkauf (Steuersatz 19%) eines deutschen Unternehmers aus einem EU-Land (U) nach Deutschland. Steuerpflichtig in Deutschland (Bestimmungsland)	Nein	81
295	Im Inland steuerpflichtige sonstige Leistung Sonstige Leistung, die im Inland zu versteuern ist (Steuersatz 7%). Umsatzschwelle nicht überschritten Steuerpflichtig im Ursprungsland (Deutschland)	Nein	86
296	Im Inland steuerpflichtige sonstige Leistung Sonstige Leistung, die im Inland zu versteuern ist (Steuersatz 19%). Umsatzschwelle nicht überschritten Steuerpflichtig im Ursprungsland (Deutschland)	Nein	81

Diese Steuerschlüssel stehen Ihnen innerhalb der Kontenrahmen 3, 4 und 13 zur Verfügung.

Buchungen können ab dem Beleg- bzw. Leistungsdatum 01.07.2021 mit den genannten Steuerschlüsseln erfasst werden. Neue Konten sind dafür nicht vorgesehen.  Für die genannten Standardsteuerschlüssel ist die steuerliche Fallart bereits fest vordefiniert:

Bestimmungsland:

Im oberen Bereich finden Sie die Angaben des jeweiligen Bestimmungslandes. Das Feld Prozentsatz kann hier nur ausgewählt werden, sofern der Sachverhalt auch im Bestimmungsland zu versteuern ist.

Steuerart:

Ob es sich um eine Elektronische Dienstleistung, sonstige Leistung oder eine Lieferung handelt, wird im Falle der Standardsteuerschlüssel bereits automatisch vorbelegt.

Ist der Check Lieferungen/ Sonstige Leistungen aus dem EU-Ausland nicht gesetzt, können die Angaben zum Ursprungsland nicht gefüllt werden. Hierbei wird angenommen, dass es sich um Sachverhalte handelt, deren Ausführung/ Versendung aus Deutschland heraus erfolgt.

Ursprungsland:

Hier können die Angaben des Ursprungslandes gefüllt werden. Voraussetzung hierfür ist der oben genannte Check. Die Auswahl des Prozentsatzes ist nur möglich, sofern der Check kein Ausweis auf der OSS-Auswertung gesetzt ist.

Der Check „kein Ausweis auf der OSS-Auswertung“ wird für Sachverhalte benötigt, bei denen die Umsatzschwelle nicht überschritten oder eine Lieferung/ sonstige Leistung innerhalb eines EU-Landes durchgeführt wird.

Dieser Check kann nur unter folgenden Voraussetzungen gesetzt werden:

• Es handelt sich um eine Warenlieferung.
• Die Warenlieferung erfolgt aus einem anderen EU-Mitgliedsstaat.
• Die Warenlieferung wird auf der OSS-Auswertung ausgewiesen.

Im Fall eines individuell angelegten Steuerschlüssels der Steuerart „Umsatzsteuer EU“, kann diese Auswahl individuell getroffen werden.

Der Steuerschlüssel 44 (vormals für MOSS verwendet) kann ab dem 01.07.2021 ebenfalls für die Erfassung der elektronischen Dienstleistungen verwendet werden. Anhand des Beleg- bzw. Leistungsdatums wird automatisch gesteuert, welcher der Dialoge (MOSS oder OSS) Ihnen angezeigt wird. Da die Auswertung nur bis zum 30.06.2021 übermittelt werden kann ist hier zu beachten, dass bei Verwendung des Leistungsdatums in die Leistungsperiode zu buchen ist.

Konsolidierung

Eine Konsolidierung ist für das OSS-Verfahren nicht möglich.

Istversteuerung

Bei Zahlungen wird die Steuer auf das Steuerkonto gebucht, welches beim Steuerschlüssel im Feld "Konto noch nicht fällige USt" hinterlegt ist. Das Steuerkonto ist im Falle der OSS-Steuerschlüssel gleich dem "Konto noch nicht fällige USt". Dadurch ist es ein durchlaufender Posten.

Aufteilungsbuchung

Die Steuer darf nicht separat gebucht werden. D.h. die Gegenbuchungen müssen immer mit einem Steuerschlüssel im Feld "St.-Sl." erfasst werden. Eine Erfassung als OP-St.-Sl. Ist nicht zulässig:

Sollte dies nicht beachtet werden, so wird folgende Fehlermeldung angezeigt: Der Steuerschlüssel "USt EU" darf nicht entfernt werden.

Buchen Zahlungen

Das EU-Land und der Steuerprozentsatz werden entsprechend der auszugleichenden offenen Posten herangezogen. Damit verbunden wird für die Skontobuchung die Steuerrückrechnung, wie im Abschnitt 2. der Doku Buchen.pdf beschrieben, automatisch vorgenommen.

Ausnahmen

In folgenden Dialogen oder Funktionen steht die Auswahl der Steuerschlüssel mit der Steuerart "M" nicht zur Verfügung.

• Buchen:

Sammelbuchung

Restausgleichsdialog

Aufteilungsbuchung - OP-Steuerschlüssel

• Stammdaten:

Umbuchungen nach § 63 UStDV (Berliner verfahren)

Sachkonten Stammdaten - Automatikumbuchungen

Automatikumbuchung am Steuerschlüssel

Firmenstamm - Anzahlungen

Beispielbuchung: Kundenrechnung mit dem OSS-Verfahren buchen

Ein deutscher Unternehmer verkauft und versendet einen Saugrobotter an einen privaten Kunden mit Sitz in Österreich. Der deutsche Unternehmer hat die EU-weite Lieferschwelle (10.000 EUR) bereits überschritten.

Die Lieferung ist somit in einem anderen EU-Land steuerpflichtig. Darüber hinaus muss der Umsatz im Bestimmungsland gemeldet werden.

Die Meldung kann seit dem 01.07.2021 wahlweise aus Vereinfachungsgründen über das BZSt im sogenannten One-Stop-Shop Verfahren gemacht werden und gleichzeitig kann auch die Steuerschuld über dieses Verfahren beglichen werden.

Die Teilnahme an diesem Verfahren bedingt eine vorherige Registrierung beim BZSt.

Wenn Sie eine Buchung mit einem OSS-relevanten Steuerschüssel erfassen, können Sie anschließend über den OSS-Dialog das EU-Land erfassen und den ausländischen Steuersatz auswählen.

Warenverkauf

BuSl	Datum		Belegnummer 1		Kontonummer	Gegenkonto		Buchungsbetrag		StSl
	04.11		Oss1		20400	8320/4320		1.200,00		240
Skonto		Fälligkeit		Buchungstext			USt-Identnummer

20400 Kunde Osswalda Ossendorf			8320/4320 Erlöse aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen Lieferungen Ausweis unter USt KEZ 45
1.200,00					1.000,00
1767/3817 Umsatzsteuer aus im anderen EU-Land steuerpflichtigen Lieferungen (Finanzkonto)
		200,00

In der OSS-Auswertung werden die erfassten Umsätze ausgewiesen:

Leistungsdatum - Aufwendungen periodengerecht auf Grund des Leistungsdatums buchen

GoBD zum 01.01.2015

Nach den GoBD ist jeder Geschäftsvorfall periodengerecht der Abrechnungsperiode zuzuordnen, in der er angefallen ist. Dabei muss nach den verschiedenen steuerlichen Sachverhalten wie folgt unterschieden werden:

• Vorsteuer: Die im Aufwand abzugsfähige Vorsteuer darf erst geltend gemacht werden, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
• Innergemeinschaftlicher Erwerb (im Sinne des § 1a): Die Steuer entsteht mit Ausstellung der Rechnung, spätestens jedoch mit Ablauf des dem Erwerb folgenden Kalendermonats.
• §13b (1) UStG: Für nach § 3a Absatz 2 im Inland steuerpflichtige sonstige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistungen ausgeführt worden sind.
• §13b (2) UStG: Die Steuer entsteht mit Ausstellung der Rechnung, spätestens jedoch mit Ablauf des der Ausführung der Leistung folgenden Kalendermonats
• Umsatzsteuer: Nach vereinbarten Entgelten (Sollversteuerung) mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistungen ausgeführt worden sind. Im Falle der Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten (Istversteuerung) mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Entgelte vereinnahmt worden sind.

Für alle Sachverhalte kann künftig das Leistungsdatum innerhalb der Buchungsmaske erfasst werden. Das Feld kann über das Erfassungsschema (F7) aktiviert werden.

Bitte beachten sie, dass die Verwendung des Leistungsdatums in den Fällen §13b UStG und Erwerb erst ab dem Wirtschaftsjahr 01.01.2021 möglich ist.

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Stammdaten / Kontenrahmen / Steuerschlüssel. Hierüber kann die Steuerung der Konten "nicht fällig" bzw. Steuer "fällig" eingesehen werden.

Innerhalb der Buchungsmasken wurde das Feld Leistungsdatum separat integriert und kann damit direkt bei der Erfassung eingegeben werden. Das Feld kann über das Erfassungsschema (F7) aktiviert werden.

Der Steuerprozentsatz ist mit Einführung des Leistungsdatums nicht mehr abhängig von der Buchungsperiode, sondern vom erfassten Datum. Wird ein Leistungsdatum erfasst, so ist dieses maßgeblich. Wird nur das Belegdatum erfasst, so ist dieses Datum für den herangezogenen Steuersatz relevant.

Für die Auswertungen bleibt die verwendete Buchungsperiode die Grundlage zur Darstellung der Datensätze.

Die Erfassung der Buchungen ist innerhalb der Rechnungs- oder Leistungsperiode möglich.

Bitte beachten Sie, dass das Datum der Leistung nicht weiter in der Zukunft liegen darf als das Rechnungsdatum. Werden Buchungsstapel auf Grund des Belegdatums in eine andere Buchungsperiode verschoben, so muss die UStVA ohne Einzelaufstellung Aufwand (Grunddaten 2) erstellt werden.

Wird innerhalb einer Aufteilungsbuchung ein Steuerschlüssel mit folgender Steuerart verwendet, muss händisch vom nicht fälligen Vorsteuerkonto auf das entsprechende Konto umgebucht werden.

Wurde im Vorjahr ein Kontenrahmenwechsel durchgeführt, so kann keine automatische Umbuchung der Steuer erfolgen. Diese sind manuell umzubuchen. Für die steuerlichen Fallarten 13b und Erwerbsteuer, müssen die Ablochkennziffern für die UStVA direkt am Sachkonto des Steuerkontos hinterlegt werden.

Erfassung innerhalb der Leistungsperiode

Wird eine Buchung innerhalb der Leistungsperiode erfasst, so wird mit Abschluss der Buchung der Dialog zum Leistungsdatum geöffnet. Je nach steuerlichem Sachverhalt wird Ihnen automatisch der versteuerungszeitraum vorgeschlagen. Dieser kann editiert werden.

Die Auflösung der Steuer erfolgt mit dem Monatswechsel in die Periode des Belegdatums oder mit Erstellung der entsprechenden UStVA, sofern der Versteuerungszeitraum nicht der Leistungsperiode entspricht.

Erfassung innerhalb der Rechnungsperiode

Wird die Buchung inklusive Leistungsdatum in der Rechnungsperiode erfasst, so wird mit Abschluss der Buchung ein Dialog zum Verschieben in die Leistungsperiode geöffnet:

Wird die Auswahl mit „Ja“ bestätigt, wird die Buchung automatisch in der Buchungsperiode der Leistung verschoben. Ein entsprechender Stapel wird automatisch angelegt. Der Versteuerungszeitraum ist in diesem Fall editierbar.

Im Falle der Aufteilungsbuchung muss der Versteuerungszeitraum manuell angegeben werden, da dieser aufgrund der möglichen Konstellationen mit verschiedenen Steuerschlüsseln innerhalb der Gegenbuchungen nicht automatisch ermittelt werden kann. Es kann pro Buchung nur ein Versteuerungszeitraum erfasst werden. Sollen verschiedene steuerliche Sachverhalte in einer Aufteilung erfasst werden, empfehlen wir Ihnen die Funktion der Sammelbuchung zu verwenden. Hierbei kann pro Gegenbuchung ein Leistungsdatum und damit ein Versteuerungszeitraum erfasst werden.

Bestätigen Sie die Abfrage mit „Nein“, so verbleibt die Buchung im aktuellen Stapel. Die Steuerbuchungen erfolgen, sofort auf das jeweilige Steuerkonto. D.h. die Steuer wird in diesen Fällen nicht abgegrenzt.

Bitte beachten Sie, dass bei einem Wechsel der Versteuerungsart bzw. des Kontenrahmens, zwingend in der Leistungsperiode zu buchen ist. Eine Verschiebung aus der Rechnungsperiode heraus ist nicht möglich.

Buchungsbeispiele:

Erfassung einer Ausgangsrechnung: Belegdatum 04.01.2021 und Leistungsdatum 28.12.2020

• Erfassung in der Leistungsperiode:

Aufgrund des Leistungsdatums wird der Steuerprozentsatz iHv 16% USt herangezogen. Als Versteuerungszeitraum wird in diesem Fall 12.2020 ausgewiesen bei Abschluss der Buchung. Der Ausweis der Steuer erfolgt im Dezember 2020 innerhalb der Kennziffer 35:

• Erfassung in der Rechnungsperiode:

Aufgrund des Leistungsdatums wird auch hier der korrekte Steuersatz iHv 16% Umsatzsteuer ausgewiesen. Bei Abschluss der Buchung haben Sie nun die Möglichkeit die Buchung in die Leistungsperiode zu verschieben. Die Buchung wird in diesem Fall in das Vorjahr verschoben.

Verbleibt die Buchung in der Rechnungsperiode, erfolgt der Ausweis des Erlöses nebst Umsatzsteuer in der UStVA Januar:

Erfassung einer Eingangsrechnung: Belegdatum 04.01.2021 und Leistungsdatum 28.12.2020

• Erfassung in der Leistungsperiode:

Aufgrund des Leistungsdatums wird der Steuerprozentsatz iHv 16% VSt herangezogen. Als Versteuerungszeitraum wird in diesem Fall 01.2021 ausgewiesen. Bei Abschluss der Buchung erfolgt eine Verbuchung der Vorsteuer auf das Konto „VSt in Folgeperiode/ Folgejahr abziehbar“. Die Umbuchung wird durch das Programm automatisch durchgeführt, sobald der Monatswechsel erfolgt bzw. die Umsatzsteuervoranmeldung Januar erstellt wird.

• Erfassung in der Rechnungsperiode:

Aufgrund des Leistungsdatums wird auch hier der korrekte Steuersatz iHv 16% Vorsteuer ausgewiesen. Bei Abschluss der Buchung haben Sie nun die Möglichkeit die Buchung in die Leistungsperiode zu verschieben. Die Buchung wird in diesem Fall in das Vorjahr verschoben.

Verbleibt die Buchung in der Rechnungsperiode, erfolgt der Ausweis der Vorsteuer im Januar 2021:

D.h. es erfolgt keine Umbuchung über das Konto „VSt in Folgeperiode/ Folgejahr abziehbar“.

Wird die Buchung in die Leistungsperiode verschoben, so erfolgt eine Verschiebung in das Jahr 2020. Die VSt wird in diesem Fall abgegrenzt.

Erfassung ohne Leistungsdatum

Wird kein Leistungsdatum erfasst, so ist das Belegdatum maßgeblich für den Steuerprozentsatz. Dies trifft sowohl für Eingangs-, als auch für Ausgangsrechnungen zu:

Das Leistungsdatum nachträglich von einer Buchung entfernen

Es ist möglich das Leistungsdatum nachträglich bei einer bereits erfassten Buchung wieder zu entfernen. Dafür muss die betreffende Buchung geöffnet werden. Das kann direkt über den Buchungsstapel erfolgen oder über die Plus-Taste innerhalb des Kontenblattes. Über die L-Schaltfläche neben dem Belegdatum oder die Tastenkombination Strg + r wird der Dialog mit den Daten des erfassten Leistungsdatums geöffnet werden. Es müssen sowohl das Datum als auch der Versteuerungszeitraum entfernt werden.

Der Steuersatz zum Steuerschlüssel wird bei Abschluss der Buchung erneut anhand des Belegdatums geprüft.

Aufteilungsbuchung (ATB) ändern

Aufteilungsbuchung ändern

• Es kann immer mal vorkommen, dass innerhalb einer Aufteilungsbuchung etwas geändert werden muss, wie z.B. ein falsch erfasster Betrag und damit kann die Aufteilungsbuchung nicht abgeschlossen werden. Um dies schnell und leicht zu berichtigen, kann dies wie folgt durchgeführt werden.

• Wir empfehlen dafür die Standardeinstellung im Erfassungsschema (F7) → "Detailansicht Aufteilungsbuchung" beizubehalten. Dadurch wird automatisch beim neu erfassen oder ändern einer Aufteilungsbuchung in die Ansicht Buchungsdetails gewechselt.

  

• Sollten Sie die empfohlene Einstellung nicht verwenden, dann ist es erforderlich in die Ansicht "Buchungsdetails" zu wechseln.

Ändern während der Neuerfassung einer Aufteilungsbuchung

• Während der Erfassung einer Aufteilungsbuchung können bereits gebuchte Gegenbuchungen wie folgt geändert werden.

• Die Neuerfassung einer Aufteilungsbuchung beginnt damit, dass das Personenkonto oder Finanzkonto im Feld Konto und Null bzw. leer im Feld Gegenkonto eingegeben wird.

  :

• Sobald der Beginn der Aufteilungsbuchung gebucht wurde, wird automatisch in die Ansicht "Buchungsdetails" gewechselt. Jede weitere erfasste Gegenbuchung wird in der Ansicht angezeigt, bis die gesamte Aufteilung abgeschlossen ist.

Beispiel 1

• In folgendem Beispiel wurde auf dem Konto 5405 ein Betrag von 390 EUR anstatt 300 EUR gebucht. Mit einem Doppelklick auf diese Kontierzeile wird die Gegenbuchung wieder in die Buchungsmaske übernommen und kann korrigiert werden. Nachdem die Buchung erneut gebucht wurde, wird in diesem Fall die Aufteilungsbuchung direkt beendet, weil diese jetzt auf Null in der Aufteilungssumme aufgeht.

  :

• Wird eine Kontierzeile geändert und die Aufteilungssumme ist damit noch nicht auf Null, kann einfach die nächste Gegenbuchung erfasst werden.

Beispiel 2

• In diesem Beispiel wird von der zweiten Gegenbuchung das Konto 5305 auf 5302 geändert und erneut gebucht.

  :

• Sobald gebucht ist, wird die Ansicht aktualisiert und der Rest der Aufteilungsbuchung kann erfasst werden.

  : :

• Ergibt die Summe "Aufteilung" Null, ist die Aufteilungsbuchung abgeschlossen und automatisch wird in die zuvor eingestellte Ansicht z. B. Kontoblatt zurück gewechselt.

Aufteilungsbuchung ändern, nachdem diese bereits komplett gebucht ist

Prinzipiell ist hier die Vorgehensweise wie bei einer neu erfassten Aufteilungsbuchung.

Die Aufteilungsbuchung wie gewohnt öffnen und mit einem Doppelklick auf die entsprechende Kontierzeile holen Sie die Buchung in die Buchungsmaske. Der Unterschied besteht darin, dass, wenn Sie mehrere Kontierzeilen hintereinander ändern wollen, alle Felder mit der Entertaste zu bestätigen sind. Möchten Sie nur eine Kontierzeile ändern, dann können Sie die Aufteilungsbuchung mit der Plustaste oder einem Klick auf die Schaltfläche Korrektur abschließen.

Informationen pro Buchung

Neue Informationen an der Buchung

Bei allen neu erfassten Buchungen wird der Entstehungszeitpunkt genauer festgehalten. So wird jetzt der Benutzer mit Datum und Uhrzeit an der Buchung gespeichert. Das gleiche gilt auch für Änderungen. Ebenso ist ersichtlich, ob die Buchung erfasst wurde oder durch Importe in das System gelangt ist. Auch in der Kontenblattinfo sind die neuen Informationen ersichtlich.

Die Klammer in der Anzeige steht für ein Dokument, das mit der Buchung verlinkt wurde, ähnlich dem Anhang einer E-Mail.

RAP- Dauerbuchung anlegen

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erfassung | Buchen

RAP-Dauerbuchung anlegen

Diese Funktion ist ausschließlich für Ein- und Ausgangsrechnungen, um Kosten bzw. Aufwendungen und Erlöse bzw. Erträge automatisch anteilmäßig in die erforderlichen Buchungsperioden zu buchen.

Dies können z.B. Versicherungen oder Wartungsgebühren sein, die auf "X" Monate verteilt zu buchen sind, unabhängig davon, ob diese zu leisten sind oder erhalten werden.

Die Kosten bzw. Aufwendungen werden auf das entsprechende Sachkonto mit Steuerschlüssel an Lieferant, Bank oder Verbindlichkeitskonto gebucht. Dabei kann es sich um eine Normalbuchung oder eine Aufteilungsbuchung handeln.

Die Erlöse bzw. Erträge werden auf das entsprechende Sachkonto mit Steuerschlüssel an Kunde, Bank oder Forderungskonto gebucht. Dabei kann es sich um eine Normalbuchung oder eine Aufteilungsbuchung handeln.

Voraussetzungen zur Anlage einer RAP-Dauerbuchung

• Eingangsrechnungen bzw. Auszahlungen werden entweder auf einem Lieferantenkonto, Finanzkonten wie z.B. Bank oder Kasse (entsprechen der Kontenart Finanzkonto) oder Verbindlichkeitskonto (Kontenart Verbindlichkeitskonto) gebucht.
• Ausgangsrechnungen/Einzahlungen werden entweder auf einem Kundenkonto, Finanzkonten wie z.B. Bank oder Kasse (entsprechen der Kontenart Finanzkonto) oder Forderungskonto (Kontenart Forderungskonto) gebucht.
• Kosten bzw. Aufwendungen werden auf Sachkonten gebucht, die die Kontenart Normalkonto oder Aufwandskonto haben. Alle anderen Kontenarten wie z.B. Anlagekonto werden nicht unterstützt.
• Erlöse bzw. Erträge werden auf Sachkonten gebucht, die die Kontenart Normalkonto oder Ertragskonto haben.

Für Aufteilungsbuchungen, die lediglich 1 Gegenbuchung haben, kann keine RAP-Dauerbuchung angelegt werden.

Ursprungsbuchung bleibt unverändert

Die Ursprungsbuchung wird nicht verändert.

Wurde die Eingangsrechnung mit z.B. Vorsteuer bzw. die Ausgangsrechnung z.B. mit Umsatzsteuer gebucht, wird diese auch entsprechend auf der UStVA ausgewiesen.

Was wird automatisch durchgeführt?

• Es wird automatisch eine RAP-Ausbuchung mit Buchungsschlüssel 4 gebucht. Dabei wird lediglich der Nettobetrag an das eingegebene RAP-Konto gebucht. Die RAP-Ausbuchung wird mit Buchungsschlüssel 4 erstellt, damit keine Steuer gebucht wird, weil diese bereits mit der ursprünglichen Buchung gebucht wurde.
• Die RAP-Ausbuchung wird bei Anlage im Buchen im aktuellen Buchungsstapel erstellt (bei Anlage über das Kontoblatt im automatisch angelegten Buchungsstapel "Buchungsliste xx.xxxx").
• Zudem wird automatisch eine RAP-Dauerbuchung angelegt, mit den Daten, die im RAP-Dauerbuchung-Dialog eingegeben wurden. Diese wird ebenfalls mit Buchungsschlüssel 4 angelegt, damit an dieser Stelle keine Steuer gebucht wird.
• Wenn ein Buchungsstapel verlassen wird, mit dem Dauerbuchungen erstellt wurden, kommt folgende Frage: Für die aktuelle oder ältere Buchungsperiode sind in diesem Buchungsstapel RAP-Dauerbuchungen erstellt worden, sollen diese jetzt ausgeführt werden?
• Wird die Frage mit "Ja" bestätigt, dann werden für den ausgewählten Dauerbuchungsstapel (können auch mehrere sein) die Dauerbuchungen für diese Periode bzw. bis zu dieser Periode ausgeführt. Andernfalls sind die Dauerbuchungen manuell auszuführen.

Was muss durchgeführt werden?

Für die folgenden Monate bzw. bei Verneinung der o.g. Abfrage sind die Dauerbuchungen z.B. am Anfang des Monats oder nach dem Jahreswechsel auszuführen.

Vorgehensweise

Die Ursprungsbuchung ist gebucht.

Markieren Sie diese und wählen Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) die Funktion "RAP-Dauerbuchung angelegen" aus.

Angaben für die Dauerbuchung

Folgende Angaben sind informativ bzw. werden für die Anlage der Dauerbuchungen benötigt:

DB-Buchungsstapel

Ein Dauerbuchungsstapel ist auszuwählen.

Ist kein Dauerbuchungsstapel vorhanden, wird ein Dauerbuchungsstapel mit der Bezeichnung "Buchungsliste DB" automatisch angelegt und vorgeschlagen.

Buchungsnr.

Entspricht der letzten Buchungsnummer (Spalte Nr.) plus 1 im aktuell geöffneten Buchungsstapel.

Beginn-Datum

Ist nicht änderbar und entspricht dem Belegdatum der Ursprungsbuchung.

Ende-Datum

Ist nicht änderbar und entspricht dem Belegdatum plus "Anzahl der Aufteilungen".

Beispiel:

Beginn-Datum ist der 15.06.2018 lt. Eingangsrechnungsdatum, die erste Ausführung soll ebenfalls 15.06.2018 sein und soll auf 12 Monate verteilt gebucht werden, dann ist das Ende-Datum und somit letztes Ausführungsdatum der 15.05.2019.

Erste Ausführung

Vorgeschlagen werden das Beginn-Datum bzw. Belegdatum und kann geändert werden. Das Ende-Datum wird entsprechend neu berechnet und in diesem Dialog angezeigt.

Anzahl Aufteilungen

Monatlich – die Dauerbuchung für die angegebenen Monate ausführen – entsprechend wird das Ende-Datum berechnet.

RAP-Konto

Auf das hier angegebene Sachkonto werden die Ausbuchung und die aufgeteilten Einzelbuchungen gebucht.

Sobald alle RAP-Dauerbuchungen eines RAP-Vorganges ausgeführt sind, ist der Saldo für diesen Vorgang auf dem RAP-Konto = Null, der sich auch über den Jahreswechsel hinaus ergeben kann.

Buchungstext

Es wird automatisch der Buchungstext "RAP 70000 - plus Text aus Ursprungsbuchung" (z.B. Konto 70000 ersetzt durch RAP-Konto) vorgeschlagen und kann geändert werden.

Beispiel

Es wird von einer Buchung Aufwandskonto 3400 mit Nettobetrag 1.000,- an Lieferant eine RAP-Dauerbuchung erstellt.

Davon wird eine RAP-Dauerbuchung angelegt.

Nachdem der Dialog mit OK bestätigt wurde, wird sofort die Ausbuchung auf das RAP-Konto erstellt. Sind von dieser Dauerbuchung alle Einzelbuchungen für alle Perioden ausgeführt, dann hat das RAP-Konto einen Saldo 0,00 und auf dem Aufwands- bzw. Ertragskonto ist der Gesamtnettobetrag der Ursprungsbuchung gebucht.

Besonders wichtige Hinweise

Zwischen der Ursprungsbuchung und der RAP-Ausbuchung, sowie der RAP-Dauerbuchung gibt es keinerlei Verbindung.

D.h. wird z.B. die Ursprungbuchung wertmäßig nachträglich geändert, dann muss entweder die RAP-Ausbuchung und die RAP-Dauerbuchung entsprechend händisch angepasst werden. Oder die RAP-Ausbuchung und die RAP-Dauerbuchungen löschen und eine neue RAP-Dauerbuchung und damit die RAP-Ausbuchung anlegen.

Da es keine Verbindung zwischen der Ursprungsbuchung und der RAP-Ausbuchung, sowie der RAP-Dauerbuchungen gibt, könnten auch mehrere RAP-Dauerbuchungen plus RAP-Ausbuchungen angelegt werden.

Minimalbetrag

Ist der Betrag zu gering, um diesen aufzuteilen, wird die RAP-Ausbuchung und RAP-Dauerbuchung nicht erstellt.

Rundungsdifferenzen

Ist der Nettobetrag z.B. 1.000,- nicht durch die Anzahl Aufteilungen z.B. 12 teilbar, kann es zu Rundungsdifferenzen kommen. In diesem Fall wird nicht 1.000,- ausgebucht sondern 999,96 und die Dauerbuchung wird mit einem Betrag von 83,33 angelegt. Nach Ausführung der 12 Dauerbuchungen, sind 12 mal 83,33 = 999,96 wieder eingebucht.