Checkliste Durchführung des vorläufigen Jahreswechsels Finanzbuchführung

Voraussetzungen für den vorläufigen Jahreswechsel

Damit der vorläufige Jahreswechsel durchgeführt werden kann, müssen bei der betreffenden Firma die nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt sein.

Befindet sich die Firma in der höchst möglichen Buchungsperiode des aktuellen Wirtschaftsjahres?

Die aktuelle Buchungsperiode muss mit dem letzten Monat des Geschäftsjahres übereinstimmen. Dies können Sie mit einem Blick auf den Befehlsbereich der Finanzbuchführung überprüfen:
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Haben Sie alle Buchungsstapel des aktuellen Wirtschaftsjahres journalisiert?

Ob noch offene Buchungsstapel vorhanden sind, können Sie über das Menü:
Auswertungen / Finanzbuchhaltung und Bilanz / Buchungsjournal überprüfen. Ausnahme: Wenn Sie unter Menü: Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung / Schaltfläche Erweiterte Einstellungen die Funktion Jahreswechsel ohne Journalisierung aktiviert haben, können Sie den Jahreswechsel auch ohne vorherige Journalschreibung durchführen. Bitte beachten Sie, dass lt. den GoBD Buchungsstapel zeitnah zu journalisieren sind.

Haben Sie Ihre Buchhaltung abgestimmt?

Sie sollten, wie auch vor einem Monatswechsel, alle benötigten Auswertungen erstellt, kontrolliert und Ihre Buchführung abgestimmt haben.

Hat Ihre Finanzbuchführungen Anschluss an das Controlling?

Wenn Sie mit Kostenstellen/Kostenträgern buchen, empfehlen wir Ihnen, vor dem vorläufigen Jahreswechsel, die Übergabe der Buchungen an das Controlling durchzuführen.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erfassung / Weitere / Buchen / Übergabe Controlling

Wenn Sie in den Firmenstammdaten / Erweiterte Einstellungen das sofortige Durchbuchen nach Controlling aktiviert haben, können Sie mit dem nächsten Punkt fortfahren.

Aktualisierung der Mandantenkonten mit den gesetzlichen Änderungen

Wenn Sie vor der Durchführung des vorl. Jahreswechsels die DVD 01/2020 installiert haben und dabei die neue Kontenrahmen-Version mit den geänderten Konten für 2020 importiert haben, werden Ihre Mandantenkonten, soweit sie nicht individuell verändert wurden, automatisch beim Jahreswechsel mit dem Standardkontenrahmen abgeglichen und mit den Änderungen für 2020 gepflegt.

Voraussetzung für diesen Abgleich ist noch, dass innerhalb der Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung das Kennzeichen Automatische Kontenaktualisierung auf „auf Nachfrage“ oder auf „ohne Nachfrage“ gesetzt haben.

Hinweis: Die Mandantenkonten können auch noch nach dem Jahreswechsel mit dem Kontenrahmen abgeglichen werden, sollte dieser noch nicht importiert worden sein.

So führen Sie den vorläufigen Jahreswechsel durch

Stellen Sie sicher, dass sich kein anderer Benutzer in dem Bereich Finanzbuchhaltung des aktuellen Mandanten befindet.

Rufen Sie das Jahreswechselprogramm auf

Befehlsbereich: Wirtschaftsjahr / Schaltfläche #3502240: Finanzbuchhaltung checkliste vorl jw finanzbuchhaltung image6.png / Menüpunkt: Vorl. Jahreswechsel Finanzbuchhaltung.
Tragen Sie das Ende Wirtschaftsjahr ein: In der Regel 31.12.JJJJ.

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Wenn Sie bereits die Salden der Anlagekonten und/oder die Konten mit der Steuerung Bestandsvortag beim vorläufigen Jahreswechsel vortragen lassen möchten, aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen.
Wenn Sie mit Planzahlen arbeiten (Ist/Planvergleich innerhalb der BWA), dann nehmen Sie die gewünschte Einstellung für die Ermittlung der neuen Planzahl vor.
Wenn Sie nicht mit Planzahlen arbeiten, wählen Sie keine Planzahlenübernahme. Die Planzahlen können bei Bedarf auch noch nach dem vorläufigen Jahreswechsel übernommen werden. Weitere Informationen zu dem Thema Jahreswechsel finden Sie in der Wiki Hilfe, die Sie über die Funktionstaste F1 aufrufen können.
Wenn Sie innerhalb des Jahreswechsels einen Kontenrahmenwechsel für das folgende Wirtschaftsjahr vornehmen möchten, so geben Sie in diesem Dialog die neue Kontenrahmennummer für das neue Wirtschaftsjahr ein.

Starten Sie die Durchführung des vorläufigen Jahreswechsels über die Schaltfläche OK

Überprüfung individueller Konten

Innerhalb des Jahreswechsellaufs werden alle Mandantenkonten mit dem im Firmenstamm zugeordneten Standardkontenrahmen verglichen.
Voraussetzung: Die Funktion wurde nicht über die Firmenstammdaten deaktiviert
(Listenfeld: Automatische Kontenaktualisierung).
Dabei wird der nachfolgende Dialog eingeblendet:

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Alle Konten, die in dem o.a. Dialog aufgeführt werden, weichen vom zugeordneten Standardkontenrahmen ab und werden auch bei vorliegenden Änderungen im neuen Standardkontenrahmen nicht automatisch mit diesem abgeglichen und müssen nach dem Jahreswechsel ggf. händisch nachgepflegt werden!
Tipp: Diese Konten können Sie sich auch nach dem Jahreswechsel über das nachfolgende Programm ausdrucken lassen: Extras / Pflegeprogramme / Mandantenkonten mit KR-Konten vergleichen. Es gibt zwei Arten von Abweichungen, ein Mandantenkonto weicht nur innerhalb der Bezeichnung zum Kontenrahmen ab oder aber auch zusätzlich in der Kontensteuerung.

**Mandantenkonten mit individueller Kontobezeichnung **Bei diesen Mandantenkonten ist nur die Kontobezeichnung abweichend zum Standardkontenrahmen, d.h. individuell.
Das bedeutet, dass bei diesen Konten Änderungen aus dem Standardkontenrahmen bezüglich der Kontosteuerungen (bsp USt-Abloch-KZ, Steuerschlüssel, automatische Umbuchungen) auf das Mandantenkonto übernommen werden, jedoch die individuelle Kontobezeichnung erhalten bleibt.
Wünschen Sie, dass auch die Kontobezeichnungwiedervom Kontenrahmen übernommen wird, so müssen Siedas Kontrollkästchen"Bezeichnung aus KR übernehmen"anhaken.
Mandantenkonten mit komplett individuelle Steuerung
Mandantenkonten mit dieser Steuerung werden nicht mit dem Kontenrahmen abgeglichen und müssen nach dem Jahreswechsel ggf. händisch geändert werden, wenn Sie von gesetzlichen Änderungen betroffen sind.

Nach dem vorläufigen Jahreswechsel

Nach dem erfolgreich durchgeführten vorläufigen Jahreswechsel stehen Sie automatisch im neuen Wirtschaftsjahr.
Wenn Sie Konten mit automatischem Saldovortrag gesteuert haben, ist automatisch ein Buchungsstapel mit entsprechenden Anfangsbestandsbuchungen im Buchungsprogramm angelegt worden. Menü: Buchen.

Sollte der vorläufige Jahreswechsel nicht durchgeführt worden sein, finden Sie ein Protokoll mit entsprechenden Hinweisen im Listenmanager (F8) mit der Bezeichnung Protokoll vorl. Jahreswechsel.

Durchführung Jahreswechsel Controlling

Wenn Sie in den Firmenstammdaten / Erweiterte Einstellungen das sofortige Durchbuchen in das Controlling aktiviert haben, so tätigen Sie bitte direkt an den Anschluss des vorl. Jahreswechsels in der Finanzbuchhaltung bitte unbedingt auch den Jahreswechsel im Controlling.

Ansonsten können Buchungen mit Kostenstellen nicht erfasst werden, da diese in das entsprechende Wirtschaftsjahr im Controlling durchgebucht werden und dieses Wirtschaftsjahr somit auch im Projekt Controlling vorhanden sein muss.

Jahreswechsel Anlagenbuchführung.

Wenn Sie mit der Anlagenbuchführung arbeiten, führen Sie bitte im Anschluss nach dem vorl. Jahreswechsel in der Finanzbuchführung auch den Jahreswechsel im Projekt Anlagenbuchführung durch.

Für Anlagenbuchungen wie z.B. Anlagenzugänge oder die Neuanlage von Wirtschaftsgütern in der Finanzbuchhaltung muss das entsprechende Wirtschaftsjahr in der Anlagenbuchführung ebenfalls vorhanden sein.