Controlling
Controlling
Aktivierung Projekt Controlling
Menü: Erweitert / Mandanten verwalten / Projektverwaltung.
Setzen Sie das Kontrollkästchen für Controlling
Aktivieren Sie anschließen den Mandanten
Einrichtung
Um die Verknüpfung der Sachkonten im Rechnungswesen mit den Kostenarten im Controlling zu erstellen, muss folgendes Pflegeprogramm gestartet werden:
Rechnungswesen / Extras / Pflegeprogramme / Kontenzuordnung aus Controlling holen.
Um die Übergabe bestehender Vorjahre zu verhindern, sollte nur das aktuelle Wirtschaftsjahr ausgewählt werden. Zukünftig neu angelegte Wirtschaftsjahre werden automatisch mit dieser Steuerung angelegt.
Optional kann das Kontrollkästchen für die Kostenstelleneingabepflicht aktiviert werden. Dadurch können die entsprechenden Sachkonten nicht ohne Kostenstelle bebucht werden.
ACHTUNG:
Bei Aktivierung der Kostenstellenpflicht können keine Buchungen ohne Kostenstelle gebucht werden, d.h. auch bei Bilanzbuchungen muss immer eine Kostenstelle eingegeben werden.
Alternativ kann für jedes Sachkonto eine Stammkostenstelle hinterlegt werden:
Rechnungswesen /Stammdaten / Sachkonten / Reiter Zusatzdaten.
Die Kostenstelle kann bei Buchungen bestätigt oder geändert werden.
Wird die Kostenstellenpflicht nicht aktiviert, können im Controlling Buchungen ohne Kostenstelle über eine Verteilung einer oder mehreren Kostenstellen zugeordnet werden.
Detaillierte Erläuterungen finden Sie in der Controlling-Dokumentation unter Verteilungsstamm und Verteilung. Nach Bestätigung mit OK erscheint folgende Meldung:
Die Aktivierung erfolgt unter:
Rechnungswesen / Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung / Reiter Grunddaten.
Optional kann in diesem Dialog auch die Übergabevariante in das Controlling angepasst werden. Detaillierte Erläuterungen finden Sie in der Controlling-Dokumentation ab Punkt Einstellungen in ADDISON Finanzbuchhaltung.
So richten Sie anschließend das Controlling ein
Wechseln Sie in das Projekt Controlling
Rufen Sie folgenden Menüpunkt auf: Stammdaten | Modelldaten.
Wählen Sie das Stammdatenmodell 882 aus und importieren Sie dieses anschließend.
(Der Import dauert nur sehr kurz, es erfolgt keine gesonderte Meldung nach Abschluss).Schließen Sie nun diesen Dialog.
Öffnen Sie anschließend den Firmenstamm.
Über das Fernglas wählen Sie nun das Modell 882 aus.
Führen Sie den Import über die Schaltfläche Import Modelldaten durch.
Schließen Sie den Firmenstamm über die Schaltfläche OK.
Bestätigen Sie die Abfrage zur Aktivierung des Stammdatenmodells mit Ja.
Rufen Sie nun im Menü Wirtschaftsjahre verwalten auf.
Das Wirtschaftsjahr legen Sie durch Auswahl und Bestätigung mit OK an.
Stammdaten im Controlling
Mit den beschriebenen Schritten sind im Controlling folgende Stammdaten angelegt.
Zeilenstamm
In dem rot umrandeten Bereich sehen Sie im Zeilenstamm die Zuordnung der Sachkonten zu den einzelnen Auswertungen (Info).
Kostenstellenstamm
Durch die Kostenstellen erfolgt die Trennung in die einzelnen Sphären. Über den Bereich Gesamt kann die Gesamtkörperschaft ausgewertet werden.
Auswertungsstamm
Es stehen Ihnen unter der Gruppe Auswertungen standardisierte Auswertungen zur Verfügung. Diese können Sie optional ändern oder erweitern.
Nutzung von bestehenden Kostenstellen
Alte Kostenstellen können über das Pflegeprogramm Kostenstelle ändern angepasst werden.
Der neuen Kostenstelle muss als erste Stelle die Sphäre vorangestellt werden. Damit werden auch alle Buchungen geändert.
Eine detaillierte Erläuterung finden Sie in der Controlling Dokumentation unter Stammdaten / Stammdatenliste.
Nutzung optionaler Sphären
Das Kostenstellen-Modell muss zu diesem Zweck individuell angepasst werden. Je nach Kostenstellen-Struktur bzw. Länge der verwendeten Kostenstellen können Automatikbereiche mit der Option Intervall je Sphäre angelegt werden. Detaillierte Erläuterungen finden Sie in der Controlling-Dokumentation unter Stammdaten / Kostenstelle und Bereiche / Kategorien.
Auswertungen im Controlling
Über den Menüpunkt Info können Sie die vordefinierten Auswertungen öffnen:
Die Auswahl der Gesamtkörperschaft bzw. der einzelnen Zweckbetriebe erfolgt im Seitenbereich.
Austausch Controlling Modelle
Das bereits ausgelieferte Controlling Modell 882 wurde grundlegend überarbeitet.
Für EÜR wird das neue Modell 881 ausgeliefert.
!Finanzbuchhaltung benutzerhandbuch skr42 image5.png Besonders wichtige Hinweise
Mit dem neuen Modell sind die Kostenarten inkl. Kontenzuordnung der aktuellen BWA-Gliederung angepasst worden. Daher ist ein Austausch des Modells 882 dringend zu empfehlen.
Bereits erstelle Planwerte können nicht übernommen werden, ggfls. muss die Planung neu erstellt werden!
Austausch der Modelle
Wechseln Sie in das Projekt Controlling
Rufen Sie den folgenden Menüpunkt auf: Stammdaten | Modelldaten
Wählen und löschen Sie das Modell 882.
Über die Schaltfläche Import öffnen Sie den Import von Stammdatenmodellen
Wählen Sie das Modell 882 aus und starten Sie den Import (Der Import dauert nur sehr kurz, es erfolgt keine gesonderte Meldung nach Abschluss).
Schließen Sie anschließend den Dialog.
Kostenstellen ändern (Pflegeprogramm Controlling)
Die Anpassungen im Modell 882 beinhalten auch die Kostenstellen. Diese können über die folgenden Menüpunkte Controlling / Stammdaten / Pflegeprogramme / Karteikartenreiter Erweitert / Schaltfläche Kostenstelle ändern angepasst werden.
Alte Kostenstelle Neue Kostenstelle 11000 Ideeller Bereich 1
21000 Vermögensverwaltung 2
31000 Zweckbetrieb 3
41000 Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb 4
91000 Sammelposten 9
Die neuen Kostenstellen können Sie direkt im Pflegeprogramm anlegen.
!Finanzbuchhaltung benutzerhandbuch skr42 image5.png Besonders wichtiger Hinweis
Das Pflegeprogramm ändert die Kostenstellen direkt in den Buchungen der Finanzbuchhaltung und kann nicht rückgängig gemacht werden. Bitte beachten Sie die Auswahl des aktuellen Wirtschaftsjahres.
Empfehlung: Planung ausdrucken
Sollten Sie bereits eine Planung erstellt haben, empfehlen wir diese vor der Löschung des Projekts ausdrucken. In der Info ist im ausgelieferten Stammdatenmodell die Auswertung 3 als Planmonatsvergleich angelegt und kann pro Jahr über den Auswertungsmonat gedruckt bzw. exportiert werden.
Ein anschließender Import ist aufgrund abweichender Kostenarten nicht möglich. Der Ausdruck dient ausschließlich als Basis für eine neue zu erstellende Planung.
Projekt Löschen
Menü: Erweitert / Mandanten verwalten / Projektverwaltung.
Projekt neu anlegen
Menü: Erweitert / Mandanten verwalten / Projektverwaltung.
Setzen Sie das Kontrollkästchen für Controlling
Aktivieren Sie anschließen den Mandanten
Einrichtung Controlling
Wechseln Sie in das Projekt Controlling
Rufen Sie folgenden Menüpunkt auf: Stammdaten | Modelldaten.
Wählen Sie das Stammdatenmodell 882 aus und importieren Sie dieses anschließend.
(Der Import dauert nur sehr kurz, es erfolgt keine gesonderte Meldung nach Abschluss).Schließen Sie nun diesen Dialog.
Öffnen Sie anschließend den Firmenstamm.
Über das Fernglas wählen Sie nun das Modell 882 aus.
Führen Sie den Import über die Schaltfläche Import Modelldaten durch.
Schließen Sie den Firmenstamm über die Schaltfläche OK.
Bestätigen Sie die Abfrage zur Aktivierung des Stammdatenmodells mit Ja.
Rufen Sie nun im Menü Wirtschaftsjahre verwalten auf.
Das Wirtschaftsjahr legen Sie durch Auswahl und Bestätigung mit OK an.
Einrichtung Rechnungswesen
Um die Verknüpfung der Sachkonten im Rechnungswesen mit den Kostenarten im Controlling zu erstellen, muss folgendes Pflegeprogramm gestartet werden:
Rechnungswesen / Extras / Pflegeprogramme / Kontenzuordnung aus Controlling holen.
Um die Übergabe bestehender Vorjahre zu verhindern, sollte nur das aktuelle Wirtschaftsjahr ausgewählt werden. Zukünftig neu angelegte Wirtschaftsjahre werden automatisch mit dieser Steuerung angelegt.
Optional kann das Kontrollkästchen für die Kostenstelleneingabepflicht aktiviert werden. Dadurch können die entsprechenden Sachkonten nicht ohne Kostenstelle bebucht werden.
ACHTUNG:
Bei Aktivierung der Kostenstellenpflicht können keine Buchungen ohne Kostenstelle gebucht werden, d.h. auch bei Bilanzbuchungen muss immer eine Kostenstelle eingegeben werden.
Alternativ kann für jedes Sachkonto eine Stammkostenstelle hinterlegt werden:
Rechnungswesen /Stammdaten / Sachkonten / Reiter Zusatzdaten.
Die Kostenstelle kann bei Buchungen bestätigt oder geändert werden.
Wird die Kostenstellenpflicht nicht aktiviert, können im Controlling Buchungen ohne Kostenstelle über eine Verteilung einer oder mehreren Kostenstellen zugeordnet werden.
Detaillierte Erläuterungen finden Sie in der Controlling-Dokumentation unter Verteilungsstamm und Verteilung. Nach Bestätigung mit OK erscheint folgende Meldung:
Die Aktivierung erfolgt unter:
Rechnungswesen / Stammdaten / Firmendaten / Finanzbuchhaltung / Reiter Grunddaten.
Optional kann in diesem Dialog auch die Übergabevariante in Controlling angepasst werden. Detaillierte Erläuterungen finden Sie in der Controlling-Dokumentation ab Punkt Einstellungen in ADDISON Finanzbuchhaltung.
Übergabe der Buchungen
Nach vollständiger Einrichtung des neuen Controlling Projekts müssen die Buchungen aus der Finanzbuchhaltung nochmals für das komplette Wirtschaftsjahr übergeben werden.
Im Controlling muss anschließend die Verteilung gestartet werden.