Das zentrale Organisationsmittel - Die Akte
Das zentrale Organisationsmittel - Die Akte
Das Programm arbeitet mit einem sehr bekannten Instrument: Der Akte. Dabei verhält sich eine Akte in diesem Programm analog zu einer herkömmlichen Akte, wie Sie sie bisher kennen.
Eine Akte enthält Register und Dokumente. Die Beschriftung eines Dokuments oder eines Registers kann jederzeit geändert werden. Register und Dokumente können in ein anderes Register verschoben oder auch gelöscht werden. Dokumente können in mehreren Registern abgelegt sein, vergleichbar mit einer Kopie die bei einer herkömmlichen Akte in einem weiteren Register abgelegt ist.
Bei den Registern wird zwischen Ordnungs- und Anwendungsregister unterschieden. Während ein Ordnungsregister lediglich "ordnenden" Charakter hat ist bei einem Anwendungsregister eine Programmfunktion hinterlegt.
Diese Akte wird im Aktenmanager (Ordnerstruktur), dem zentralen Organisations-Werkzeug dieses Programms, übersichtlich und hierarchisch dargestellt und bietet so direkten Zugriff auf das gewünschte Dokument oder Register.
Das Programm unterscheidet dabei zwischen folgenden Aktentypen:
- der Mandantenakte
- der Kanzleiakte
- der Zentralakte
- der Mitarbeiterakte
Die Mandantenakte
Die Mandantenakte entspricht Ihren "echten" Mandantenakten. Sie beinhaltet Register, in denen Dokumente abgelegt sind. Sie können diese Dokumente einsehen, bearbeiten oder auch neue erstellen.
Die Mandantenakte ermöglicht es Ihnen, die für den jeweiligen Mandanten benötigten Dokumente direkt aufzurufen. Diese Funktionalität beschränkt sich dabei nicht nur auf die programm-eigenen Dokumente; auch Fremdformate wie beispielsweise MS Word-Dokumente können in einem Register abgelegt werden und verhalten sich dabei identisch.
Sie können zwischen mehreren Dokumenten hin und her wechseln, indem Sie über das Menü Fenster das gewünschte Dokument auswählen. Darüber hinaus wird jedes geöffnete Dokument als Registerkarte angezeigt, so dass Sie durch Anklicken des jeweiligen Reiters zwischen den geöffneten Dokumenten wechseln können.
Wie Sie es von anderen Programm her kennen, z.B. MS Word, können Sie auch für die Mandantenakte Aktenvorlagen erstellen. Sie können so für jede Mandantengruppe die "passende" Vorlage verwenden, wobei die Software mit zahlreichen Vorlagen ausgeliefert wird.
Die Kanzleiakte
Die Kanzleiakte enthält alle Ihre Kanzlei betreffenden Dokumente.
Eine Kanzleiakte wird angelegt wie eine Mandantenakte. Auch hier werden Aktenvorlagen ausgeliefert, und es können eigene erstellt werden.
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Hinweis: Im Auslieferungszustand, d.h. direkt nach der Erstinstallation, hat ausschließlich der Systemmitarbeiter Lizenznehmer das Recht, auf die Kanzleiakte zuzugreifen. Über die Mitarbeiterliste bzw. das Mitarbeiterstammblatt kann er weitere Mitarbeiter anlegen und diesen ebenfalls dieses Recht erteilen . |
Wird eine neue Kanzlei angelegt (bei Mehrkanzleimanagement), ist deren Akte nicht automatisch für alle Mitarbeiter gesperrt. Dies muss für die neue Kanzlei manuell über die Benutzerrechte erfolgen. Deshalb hat nach der Installation des Programms nur der Lizenznehmer das Recht, neue Kanzleiakten anzulegen.
Die Filterung im Dokument Mandatsverzeichnis der Kanzleiakte basiert auf den Zuordnungen, die sich
- aus der Zuweisung "zuständige Kanzlei" und zusätzlich
- aus der "Auftragsart-Kanzlei-Partner-Mitarbeiter-Zuordnung"
im Mandantenstammblatt ergeben. Das bedeutet, im Mandatsverzeichnis der Kanzleiakte werden nur die Mandanten angezeigt, bei denen die Kanzlei als zuständige Kanzlei eingetragen ist oder in der Registerkarte Auftragswesen einer Auftragsart zugeordnet wurde.
Wenn Sie alle Mandanten sehen möchten, müssen Sie das Mandatsverzeichnis in der Zentralakte öffnen.
Auch in der Kanzleiakte können Sie zwischen mehreren Dokumenten hin und her wechseln, indem Sie über das Menü Fenster das gewünschte Dokument auswählen. Darüber hinaus wird jedes geöffnete Dokument als Registerkarte angezeigt, so dass Sie durch Anklicken des jeweiligen Reiters zwischen den geöffneten Dokumenten wechseln können.
Die Zentralakte
In der Zentralakte werden die Grundeinstellungen (Konfigurationen) für die Kanzlei vorgenommen. Dazu zählt in erster Linie die Verwaltung des gesamten Stammdatenpools.
Die Zentralakte wird mit dem Programm ausgeliefert und kann nicht gelöscht werden.
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Hinweis: Im Auslieferungszustand, d.h. direkt nach der Erstinstallation, hat ausschließlich der Systemmitarbeiter Lizenznehmer das Recht, auf die Kanzleiakte zuzugreifen. Über die Mitarbeiterliste bzw. das Mitarbeiterstammblatt kann er weitere Mitarbeiter anlegen und diesen ebenfalls dieses Recht erteilen . |
Die Mitarbeiterakte
Die Mitarbeiterakte umfasst den gesamten Zuständigkeitsbereich des Mitarbeiters und erlaubt die schnellere Navigation über seine Mandate bzw. Aufträge hinweg. Generell dient die Mitarbeiterakte als Hilfsmittel, um schnell auf Mandantenakten zugreifen zu können.
Die Mitarbeiterakte wird mit dem Programm ausgeliefert und kann nicht gelöscht werden.
Die Filterung nach zuständigen Mandanten im Dokument Mandatsverzeichnis der Mitarbeiterakte basiert auf den Zuordnungen, die sich
- aus der Zuweisung "zuständiger Mitarbeiter" und zusätzlich
- aus der "Auftragsart-Kanzlei-Partner-Mitarbeiter-Zuordnung"
im Mandantenstammblatt ergeben.
Mit der Mitarbeiterakte hat jeder Mitarbeiter die Übersicht
- über die Mandate, für die er zuständig ist,
- über seinen gesamten Auftrags- bzw. Aufgabenbestand,
- über seine erbrachten Leistungen über mehrere Mandate hinweg,
- über alle Posteingänge, die an ihn gerichtet sind bzw. seinen Aufgabenbereich betreffen,
- über alle Postausgänge, die der Mitarbeiter veranlasst hat bzw. seinen Aufgabenbereich betreffen.
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Hinweis: Im Auslieferungszustand, d.h. direkt nach der Erstinstallation, hat ausschließlich der Systemmitarbeiter Lizenznehmer das Recht, auf die Kanzleiakte zuzugreifen. Über die Mitarbeiterliste bzw. das Mitarbeiterstammblatt kann er weitere Mitarbeiter anlegen und diesen ebenfalls dieses Recht erteilen . |
Grundsätzlich hat die Mitarbeiterakte für jeden Mitarbeiter eine identische Struktur.
Vorteile: Es können allgemeine Informationen hinterlegt werden, die für alle Mitarbeiter verfügbar sind. Die Struktur der Mitarbeiterakte kann zentral festgelegt werden.
Nachteil: Die Mitarbeiter können die Akte nicht individuell ihrer Arbeitsweise bzw. ihren Wünschen anpassen. Änderungen (neue Struktur, neue Dokumente, Dokumenteigenschaften etc.) betreffen immer alle Mitarbeiter.
Abhilfe schafft hier die Benutzerrechte-Funktion Mitarbeiterakte individuell pflegen.
Die individuelle Mitarbeiterakte
Über die Benutzerrechte-Funktion Mitarbeiterakte individuell pflegen kann festgelegt werden, dass Änderungen, die der Mitarbeiter, der dieses Recht besitzt, an der Mitarbeiterakte durchführt (Aktenstruktur, Dokumenteigenschaften), für andere Mitarbeiter nicht sichtbar sind. Eine Verknüpfung zur zentralen Mitarbeiterakte existiert nicht, d.h. Änderungen in der zentralen Mitarbeiterakte wirken sich nicht auf die individuellen Mitarbeiterakten aus.
Dem Team Alle Mitarbeiter ist standardmäßig dieses Recht entzogen, so dass im Auslieferungszustand alle Mitarbeiter auf die zentrale Mitarbeiterakte zugreifen.
Mitarbeitern, die mit einer individuellen Mitarbeiterakte arbeiten sollen, sollte das Benutzerrecht Aktenstruktur ändern in der Mitarbeiterakte erteilt werden. Nur dann können sie auch wirklich die Struktur ihrer Mitarbeiterakte anpassen.
Akte eines anderen Mitarbeiters öffnen
Mitarbeiter, die das Benutzerrecht auf den Datenbereich Rechteverwaltung besitzen, können über das Menü Akte | Akte eines anderen Mitarbeiters öffnen alle individuellen Mitarbeiterakten öffnen.
Es wird dann einer Auswahl angezeigt, die alle Mitarbeiter auflistet, die eine individuelle Mitarbeiterakte besitzen. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter und betätigen die Schaltfläche OK. Die "fremde" Mitarbeiterakte wird geöffnet. Hierbei erfolgt keine Abfrage eines evtl. vergebenen Passworts.