Daten einlesen in den GDPdU-Konverter

Daten einlesen in den GDPdU-Konverter

Im Menüband gelangen Sie über die Schaltfläche Importordner öffnen in die Ordnerauswahl.

Markieren Sie den Ordner mit den zu konvertierenden Daten.

Die Konvertierung muss pro Wirtschaftsjahr durchgeführt werden. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Im Anschluss wird das Auslesen der Inhalte der Daten gestartet.

Oder wählen als weitere Möglichkeit über die Menüleiste den Ordner für die Import-Dateien aus. Auch hier wird das Auslesen der Daten gestartet.

Wenn der ausgewählte Fremdanbieter nicht zu den hinterlegten Datensätzen passt, dann erhalten Sie zum Beispiel folgenden Hinweis:

Wurde in den Datensätzen vom Vorsystem kein Wirtschaftsjahr mitgegeben, erhalten Sie folgenden Hinweis-Dialog. Die Eintragung des Wirtschaftsjahres im Bereich Mandant werden entsprechend farblich hervorgehoben.

Sollten Sie diesen Vorgang schon einmal für den gleichen Datensatz gestartet haben, so erhalten Sie folgende Meldung. In den Einstellungen kann dieser Hinweis unterdrückt werden.

Es wird geprüft, ob im Export-Ordner bereits eine Datei bzw. Ordner mit der ausgelesenen Mandantennummer existiert. In den Administratoren Einstellungen kann dieser Hinweis unterdrückt werden. Detailinformationen erhalten Sie im Kapitel [Einstellungen].

Sollten Sie einen Ordner ausgewählt haben, in dem sich mehrere Wirtschaftsjahre befinden, erhalten Sie folgende Meldung. Wählen Sie stattdessen das einzelne Wirtschaftsjahr aus und starten Sie die Konvertierung erneut.

Handelt es bei den zu konvertierenden Daten um Datev-Daten so erscheint der Hinweis, dass die Aufbereitung über unseren Datev-Archiv Konverter durchzuführen ist. Sie finden dieses Programm in derselben Menügruppe wie den GDPdU-Konverter.

Mandantendaten, Wirtschaftsjahr, Sachkontenrahmen, Skipkonten

Die Angaben zu Mandantennummer, Wirtschaftsjahr und dem verwendeten Sachkontenrahmen werden bei einer ersten Analyse bei der Auswahl des Verzeichnisses ermittelt.

Zu jeder GDPdU-Datenausgabe gehört eine index.xml Datei. Nach der Analyse der Datei werden die vorhandenen Informationen angezeigt.

Mandant

Die ausgelesene Mandantennummer wird im Feld Mandanten-Nr.: angezeigt. Konnte keine Mandantennummer ermittelt werden, so wird die Standard Mandantennummer aus den erweiterten Einstellungen herangezogen.

Sie haben die Möglichkeit im darunterliegenden Eingabefeld eine neue Mandantennummer einzutragen. Die Daten werden anschließend mit der neuen Mandantennummer konvertiert.

Dokumente

Wurden im Rahmen der Erstellung der GDPdU-Daten auch Belege mitgeliefert, so können diese in SBA (ScannenBuchenArchivieren) abgelegt werden.

Für die Konvertierung der Daten in die AKTE | SBS Rewe neo® Software steht Ihnen die Option Filesystem zur Verfügung. Die Optionen SBA und DocuWare sind inaktiv und können nicht verwendet werden.

Übernahme in das SBA-Archiv AKTE | SBS Rewe neo®

Sind die Buchungen mit Beleganhängen importiert worden, können Sie über die Belegliste im Mandanten in das SBA-Archiv übernommen werden. Dazu kann im Menüpunkt Verbinden die Archivierung der Dokumentverknüpfung verwendet werden:

Sollten Sie das o.g. Archivierungsprogramm nicht im Einsatz haben, so wählen Sie bitte die Möglichkeit Filesystem aus. Die Dokumente werden dann unter dem ADDISON bzw. AKTE / SBS Rewe neo® Installationsverzeichnis/Software/Daten/ Mandantennummer abgelegt.

Es können sowohl Belege im PDF als auch im TIFF Format aufbereitet und eingelesen werden. Der Belegimport wird aktuell von folgenden Programmen unterstützt:

• csPlus
• Datev
• SBS
• tse:nit
• Lexware Buchhalter, Premium, Professional

WJ von: | WJ bis: | Periode Von-Bis:

Das Wirtschaftsjahr das innerhalb der index.xml Datei ausgelesen wurde, wird vorbelegt. Sollte das Wirtschaftsjahr nicht erkannt werden, erhalten Sie einen Hinweis. (siehe Punkt Daten einlesen in den GDPdU-Konverter) Die Daten werden aus den erweiterten Einstellungen übernommen und farblich hervorgehoben.

Ebenfalls werden die Perioden von-bis aus den Daten eingetragen. Eine monatliche Umwandlung von Daten ist somit möglich und kann als Permanent-Schnittstelle verwendet werden.

Registerkarten SKR, Details, Kr-Wechsel Frei, Skipkonten Standard

Standard Kontenrahmen

In der Registerkarte Kontenrahmen wird der verwendete Sachkontenrahmen angezeigt sowie die Länge der Sach- und Personenkonten.

Wichtiger Hinweis: Konnte der Kontenrahmen nicht aus den GDPdU-Daten (index.xml Datei) ausgelesen werden, so ist der Kontenrahmen zuvor zu ermitteln und manuell anzugeben.

Mit dem Auslesen der GDPdU-Daten -aus der index.xml Datei- wird Ihnen die Sachkontenlänge angezeigt. Ist im Vorsystem bereits mit erweiterten Konten gearbeitet worden, handelt es sich nicht mehr um den Standard-Kontenrahmen.

Das Programm stellt beim Erkennen einer abweichenden Kontenlänge automatisch den Kontenrahmen für den Projektdatenimport in ADDISON auf die vorbelegte andere Nummer um.

Detailinformationen erhalten Sie im Kapitel [Besonderheiten - Kontenrahmenwechsel].
Des Weiteren werden Ihnen auf dieser Registerkarte die folgenden Daten angezeigt:

• Steuerart
• Steuerzeitraum
• OP-Verwaltung

Wenn diese Angaben in der index.xml Datei vorhanden sind, dann werden die Einstellung vorbelegt. Konnten die Daten nicht ermittelt werden, so werden sie aus den Einstellungen übernommen. Mehr Informationen zu den Einstellungen erhalten Sie im Kapitel [Einstellungen].

Wird für den Projektdatenimport ein anderer Sachkontenrahmen als der Standardsachkontenrahmen vorgegeben, so muss dieser in ADDISON vorhanden sein. Die Vorgabe ist wie folgt festgelegt:

Erhöht sich der SKR04 bei der Länge der Sachkonten von 4 auf 5, dann heißt er 104, bei der Erhöhung auf die Sachkontenlänge 6 heißt er 204, usw... Nach diesem Schema erhöhen sich alle Kontenrahmen bei der Nummerierung.

Weitere Detailinformationen erhalten Sie im Kapitel [Besonderheiten und Kontenrahmenwechsel].

Registerkarte Details

Alter SKR

SV (=Saldenvortrag) Sach-, Debitor- und Kreditorkonten wird angezeigt.

Neuer SKR

Die Kontenbereiche für Sach-, Debitor- und Kreditorkonten werden angezeigt sowie die Saldenvortragskonten.

OP-Ausziffern sind die Konten, die bebucht werden, wenn Sie eine OP-Liste einlesen wollen.

Detailinformationen sowie das Hinterlegen der Konten entnehmen Sie dem Kapitel [Besonderheiten OP-Listen konvertieren].

Registerkarte Kr-Wechsel frei

Der Reiter Kr-Wechsel fei wird nach dem Einlesen bzw. Auswahl der Import-Datei angezeigt. Wenn kein Kontenrahmenwechsel durchgeführt werden soll, so bleibt das Register leer.

Weitere Detailinformationen erhalten Sie im Kapitel [Besonderheiten Kontenrahmenwechsel].

Registerkarte Skipkonten Standard

Bei Skipkonten handelt es sich um Vortrags-, Forderungs- und Verbindlichkeitskonten. Diese werden bei der Konvertierung gesondert behandelt.

Die Saldovortragskonten werden direkt bebucht und nicht gegen das Verrechnungskonto.

Forderungs- und Verbindlichkeitskonten werden nicht übernommen da die Buchungen im Hintergrund über die Personenkonten bebucht werden.

Sollten im Vorsystem noch weitere Forderungskonten oder Verbindlichkeitskonten verwendet worden sein, so sind diese in der csv-Datei zu ergänzen.

Bsp. Konto SKR03 1601 oder SKR04 3301

Wird beispielweise eine Datenübernahme auf Basis der Saldenlisten (Navision Vorjahr) getätigt und es liegen sowohl Saldenlisten für Sachkonten, Debitoren und Kreditoren vor, so ist hier der Check bei SuSa Sachkonten zu setzen.

Weitere Detailinformationen erhalten Sie im Kapitel [Besonderheiten Skipkonten].

Mandant / Anbieter, Wirtschaftsjahr, GDPdU-Kommentar

Mandant / Anbieter

Angezeigt werden die Stammdaten des Mandanten die in der GDPdU-Ausgabe enthalten sind.

Des Weiteren wurde die Registerkarte Mandant mit den enthaltenen Daten gefüllt. Zusätzlich erhalten Sie die Information über den Mandantennamen, PLZ, Ort, Mandantennummer und verwendeter Sachkontenrahmen.

Aktionen

Mit der Schaltfläche Aufbereiten werden die Daten umgewandelt (konvertiert). Die Schaltfläche ist erst dann aktiv, wenn Sie zuvor eine Programmauswahl getroffen, den Ordner mit den Daten ausgewählt und dieser eingelesen wurde.

Wirtschaftsjahr

Die Herkunft, aus der sich der Konverter das Wirtschaftsjahr gezogen hat, werden angezeigt. Das können folgende Quellen sein:

• index.xml
• GDPdU
• Mandanteninfo
• Einstellungen

GDPdU-Kommentar

Der erkannte Programmursprung der Daten inkl. der Exportversion wird angezeigt.