Datenlöschung
Datenlöschung
Bereich Datenlöschung
Im Bereich Datenlöschung werden Wirtschaftsjahre aus dem Bereich Finanzbuchhaltung, Lohn und Gehalt und Steuern angezeigt, die aufgrund von abgelaufenen Aufbewahrungs-pflichten, gelöscht werden könnten.
Als Grundlage dient hier der Artikel 5 Abs. 1 lit. c DSGVO (Datenminimierung) und Artikel 5 Abs. 1 lit. e DSGVO (Speicherbegrenzung).
Daten löschen
Gelöschte Wirtschafts- oder Veranlagungsjahre können nicht wieder hergestellt werden.
Führen Sie den Löschvorgang nur aus, wenn Sie sicher sind, dass die Datenbestände nicht mehr benötigt werden.
Bereich Rechnungswesen
Im Bereich Rechnungswesen werden das selektierte Wirtschaftsjahr und alle früheren Wirtschaftsjahre inkl. Belege gelöscht und umfasst die Projekte:
- Anlagenbuchhaltung
- Controlling
- Finanzbuchhaltung
Es werden die Belege im ADDISON Ablageverzeichnis unter Daten / ClientProfile / Mandantennummer / 6 / Buchungsperiode / belege und im SBA-Archiv (Uniarchiv) gelöscht.
Es erfolgt keine Löschung der Belege in einem externen DMS, bspw. Docuware.
Über die OK-Schaltfläche wird der Löschvorgang gestartet.
Anschließend öffnet sich der folgende Dialog:
Durch betätigen der OK-Schaltfläche wird das Protokoll in den Listenmanager abgestellt.
Wird der Dialog über die Abbrechen-Schaltfläche beendet, so wird kein Protokoll über die Datenlöschung erstellt.
Bereich Lohn & Gehalt
Im Bereich Lohn & Gehalt werden das selektierte Wirtschaftsjahr und alle früheren Wirtschaftsjahre gelöscht.
Bereich Steuern
Aufgrund unterschiedlicher Verjährungsfristen im Bereich Steuern, werden Ihnen alle vorhandenen Veranlagungszeiträume des Mandanten zum Löschen angezeigt.
Über die JA-Schaltfläche
wird der Löschvorgang gestartet
Daten löschen
Zur Datenlöschung sind die gewünschten Wirtschaftsjahre zu selektieren. Das Löschen erfolgt über das „Lösch-Symbol“
- Wirtschaftsjahre können nurlückenlos in absteigender Reihenfolge gelöscht werden.
Dauerhafte Aufbewahrung
Darüber hinaus kann es Gründe geben, die eine dauerhafte Aufbewahrung rechtfertigen z.B. Gesellschafterverträge, Grundstücksunterlagen, Baupläne, Patente usw..
Aktuell können Wirtschaftsjahre für die Projekte Rechnungswesen (ANL, Fibu, Controlling), Lohn & Gehalt und Steuern gelöscht werden.
Löschprotokolle
Die Informationen über die gelöschten Wirtschafts-/Veranlagungsjahre wird in einem Löschprotokoll vermerkt.
Das Löschprotokoll kann direkt nach dem Löschvorgang oder aus dem Listenmanager gedruckt werden.
Löschprotokolle Listenmanager
Beispiel Löschprotokoll Rechnungswesen
Beispiel Löschprotokoll Steuern
Beispiel Löschprotokoll Lohn & Gehalt
Bereich Mandant
Das Löschen von Mandantendaten ist aus dem DSGVO-Dashboard noch nicht möglich.
Anleitung Mandantendaten löschen
Eine Löschung von Mandantendaten ist in der ADDISON Software möglich. Hierzu müssen aber immer die Daten der Kanzlei verdichtet werden. Dies bedeutet, dass aus den Ausgangsrechnungen der Kanzlei die Detailwerte der Leistungserfassung entfernt werden. Darüber hinaus können auch die Daten des Post- und Fristenkontrollbuchs verdichtet werden. Einträge mit offenen Fristen werden dabei nie verdichtet.
Statistikdaten verdichten
Der Aufruf erfolgt aus der Kanzlei unter Kanzlei / Extras / Statistikdaten verdichten.
Weitere Informationen zu Statistikdaten verdichten erhalten Sie in der Dokumentation ADDISON Kanzleiorganisation.
Verdichten von Rechnungsdaten
Die Option Verdichten von Rechnungsdaten ist zu setzen und der zu löschende Mandant ist in den Feldern Mandant von und Mandant bis einzutragen. Ebenfalls sind die Felder Datum von und Datum bis zu befüllen.
Sollten Daten für einen Mandanten in mehreren Kanzleien vorkommen, so sind die Daten in allen Kanzleien zu verdichten.
Löschung
Zur Löschung eines Mandanten ist sicherzustellen, dass der Mandant nicht bearbeitet wird. Der Aufruf erfolgt unter Erweitert / Mandanten verwalten und kann mittels BBS-Recht gesteuert werden.
In diesem Aufruf des Dialogs Mandantenauswahl ist die zusätzliche Schaltfläche Löschen enthalten. Bei Betätigung der Schaltfläche Löschen wird der markierte Mandant gelöscht.
Sicherheitsabfrage zur Löschung
Die Sicherheitsabfrage ist mit der Schaltfläche Ja zu bestätigen, ansonsten wird der Löschvorgang abgebrochen.
Sicherheitsabfrage zur Kanzleiorganisation
Die Sicherheitsabfrage ist mit der Schaltfläche Ja zu bestätigen, ansonsten wird der Löschvorgang abgebrochen.
Sicherheitsabfrage zu Aufträgen
Die Sicherheitsabfrage ist mit der Schaltfläche Ja zu bestätigen, ansonsten wird der Löschvorgang abgebrochen.
Sicherheitsabfrage zum Postbuch
Die Sicherheitsabfrage ist mit der Schaltfläche Ja zu bestätigen, ansonsten wird der Löschvorgang abgebrochen.
Sicherheitsabfrage zu Bescheiden
Die Sicherheitsabfrage ist mit der Schaltfläche Ja zu bestätigen, ansonsten wird der Löschvorgang abgebrochen.
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Sicherheitsabfrage zu Vorjahreswerte
Die Sicherheitsabfrage bezieht sich darauf, dass noch Rechnungen im Rechnungsausgangsbuch Vorjahr enthalten sind. Durch Betätigung der Schaltfläche Ja werden auch diese Einträge gelöscht, ansonsten bleiben diese Einträge erhalten.
Sicherheitsabfrage zu Vorjahreswerte (Postbuch)
Die Sicherheitsabfrage bezieht sich darauf, dass noch Einträge im Postbuch Vorjahr enthalten sind. Durch Betätigung der Schaltfläche Ja werden auch diese Einträge gelöscht, ansonsten bleiben diese Einträge erhalten.
Sicherheitsabfrage zu Vorjahreswerte (Fristen)
Die Sicherheitsabfrage bezieht sich darauf, dass noch Einträge im Fristenkontrollbuch Vorjahr enthalten sind. Durch Betätigung der Schaltfläche Ja werden auch diese Einträge gelöscht, ansonsten bleiben diese Einträge erhalten.
Bereich Kanzlei
Ein Kanzleimitarbeiter besteht zwingend aus einer Mitarbeiternummer. Alle weiteren Felder sind keine Pflichtangaben und können daher jederzeit manuell entfernt werden.
Alternativ können die personenbezogenen Daten auch anonymisiert oder pseudonymisiert werden. Mitarbeiter sind je Kanzlei getrennt verwaltet, somit erfolgt die Nachbearbeitung in jeder Kanzlei.
Wechseln Sie in die Kanzlei und rufen Sie die Mitarbeiterstammdaten
Kanzlei / Stammdaten / Mitarbeiter auf.
Entfernen oder überschreiben Sie die Datensätze in den rot umrandeten Bereichen der Stammdaten.
Ist im unteren rechten Bildschirmbereich ein Mitarbeiterfoto zu sehen, so entfernen Sie dieses mit der Schaltfläche 