Datenlöschung
Datenlöschung
Bereich Datenlöschung
Im Bereich Datenlöschung werden Wirtschafts-/Plan-/Konzern-/Kalenderjahre und ggfls. KOrg-Daten angezeigt, die aufgrund von abgelaufenen Aufbewahrungspflichten, gelöscht werden könnten.
Als Grundlage dient hier der Artikel 5 Abs. 1 lit. c DSGVO (Datenminimierung) und Artikel 5 Abs. 1 lit. e DSGVO (Speicherbegrenzung).
Daten löschen
Gelöschte Wirtschafts- oder Veranlagungszeiträume können nicht wieder hergestellt werden.
Führen Sie den Löschvorgang nur aus, wenn Sie sicher sind, dass die Datenbestände nicht mehr benötigt werden.
Jahre Datenlöschung
Es werden Jahre aufgeführt, die ausgehend vom aktuellen Kalenderjahr älter als 10 Jahre sind.
Diese Anzeige steht in Mandantenakten und der Zentralakte/ den Zentralen Stammdaten zur Verfügung.
Wird das Dashboard in Mandanten/Firmen geöffnet, so werden die Jahre des entsprechenden Mandanten anzeigt. In der Zentralakte werden die löschbaren Jahre aller Mandanten angezeigt.
Voraussetzung
Die Löschfunktion setzt voraus, dass der angemeldete Mitarbeiter / Benutzer das Recht besitzt, den entsprechenden Mandanten/Firma zu löschen (siehe Rechteverwaltung).
Daten löschen
Das Löschen erfolgt über das „Lösch-Symbol“ oder über das Kontextmenü.
Die Auswahl, was gelöscht werden soll, erfolgt für das Kalenderjahr. Es werden alle Wirtschaftsjahre, die zu dem Kalenderjahr vorhanden sind, gelöscht. Bei der Auswahl des Jahres wird immer das gewählte Jahr und alle Jahre vor diesem gewählt (zur Einhaltung der Chronologie).
Wird z.B. das Jahr 2005 zum Löschen gewählt und es gibt auch die Jahre 2004, 2003, so werden diese automatisch mit gelöscht.
Bei Rumpfjahren oder abweichenden Wirtschaftsjahren liegen u.U. mehrere WJ in einem Kalenderjahr. Diese werden bei Auswahl des Kalender-Jahres automatisch markiert und gelöscht.
Die Daten aller Wirtschaftsjahre, Kalenderjahre (Veranlagungszeiträume), die in dem ausgewählten Kalenderjahr enden, werden von der Löschroutine erfasst und entfernt.
Durch den Löschvorgang werden alle Daten des Mandats, die für die ausgewählten Jahre gespeichert sind unwiderruflich d.h. physikalisch entfernt.
Es werden alle Typen von Wirtschaftsjahren gelöscht (Planjahre, Konzernjahre, Steuerfälle, Aktenstruktur, Dokumente des Schriftverkehrs, Anlagegüter usw.).
Besonderheiten Löschen Jahre Kunden- Lieferantenstamm Offene Posten
Hinweis zur Löschung von Kunden-/Lieferantenstammdaten:
In AKTE/SBS Rewe neo® sind Kunden- und Lieferanten-Stammdaten grundsätzlich ohne Jahresbezug gespeichert. Die jahresbezogene Löschroutine des DSGVO – Dashboards erkennt, ob für Jahre, die nach dem ausgewählten Lösch-Jahr liegen, für die Kunden- und Lieferanten noch Daten in der Offenen-Posten-Buchhaltung und dem Zahlungsverkehr vorliegen. Die Kunden-/Lieferanten werden nur dann gelöscht, wenn für diese keine Daten in den Folgejahren vorliegen.
Hinweis zur Löschung von Offenen Posten:
In AKTE/SBS Rewe neo® sind Offene-Posten jahresübergreifend gespeichert. Damit der Status „ausgeglichen“ für die Offenen Posten beibehalten wird, prüft die Löschroutine des DSGVO-Dashboards, vor dem Löschen der OP-Buchung (in der Regel Rechnung), ob diese durch eine OP-Buchung (in der Regel die Zahlung) in Folgejahren ausgeglichen wurde. Wenn dies zutrifft, bleibt die OP-Buchung im zum Löschen ausgewählten Jahr erhalten. Durch dieses Vorgehen wird sichergestellt, dass die jahresübergreifenden Offenen Posten auch nach dem Löschvorgang noch den Status „ausgeglichen“ haben.
Achtung: Dauerhafte Aufbewahrung
Es kann es Gründe geben, die eine dauerhafte Aufbewahrung rechtfertigen z.B. Gesellschafterverträge, Grundstücksunterlagen, Baupläne, Patente usw..
AKTE (tse:nit / cs:Plus)- Mit Kanzleiorganisation
Im AKTE (tse:nit / cs:Plus)- Umfeld mit Kanzleiorganisation wird vom Löschvorgang die Aktenoption endgültig ohne Korg Daten aus Datenbestand löschen berücksichtigt. D.h. beim Löschvorgang bleiben die Daten der Kanzleiorganisation für den entsprechenden Mandanten und die ausgewählten Jahre erhalten.
Sofern Sie die Daten der Kanzlei-Organisation im Nachgang eines bereits durchgeführten Löschvorgangs ebenso so entfernen möchten, können Sie diese nochmals gezielt im Dashboard auswählen. Den Lösch-vorgang dieser Daten starten Sie über das Kontextmenü KOrg-Daten löschen:
Protokollierung Löschvorgang
Der Löschvorgang wird protokolliert. Das dazugehörige Protokoll können Sie im DSGVO-Dashboard im Bereich Datenprotokollierungen / Datenlöschung aufrufen. Weiterhin wird eine Protokolldatei im Bewegungsdaten-Ordner\Protokolle erzeugt: (z.B. C:\10it_Daten\PROTOKOLLE\ Mandanten/Firmen-Loeschen_JJJJ_MM_TT_hh-mm-ss.log)
Löschbestätigung
Unter Datenlöschung / Rechnungswesen befindet sich das Register Office-Anbindung. Hier können Sie mit dem Symbol Bearbeiten können Sie direkt eine Löschbestätigung erstellen. Es wird dann der Dialog Löschbestätigung zur Eingabe der Adressdaten der Betroffenen Person geöffnet.
Über das Symbol Bearbeiten ist es somit möglich, komfortabel eine Löschbestätigung zu erstellen, wenn Sie z.B. zuvor Daten eines Kunden, Lieferanten, Personenkontos (Kontenstamm) gelöscht haben. Die Bearbeitung und Anpassung der Word-Vorlage erfolgen auf gleiche Art und Weise, wie beim Auskunftsrecht.
Frage nach Löschen aus Dashboard
Nach einem erfolgreichen Löschvorgang im DSGVO-Dashboard (z.B. Ältere Wirtschaftsjahre; Kalenderjahre) wird eine Abfrage durchgeführt, ob eine Löschbestätigung erstellt werden soll. Wenn Sie diese bejahen, wird automatisch das Schreiben der Löschbestätigung erzeugt.
Bereich Stammdaten Mitarbeiterliste / Benutzer
Ein in AKTE / SBS Rewe neo® angelegter Mitarbeiter / Benutzer muss zwingend eine Mitarbeiternummer und einen Kurznamen besitzen. Alle weiteren Felder sind keine Pflichtangaben und können der jederzeit manuell entfernt werden.
Zu Beachten: Vorgehensweise Manuelles Anonymisieren
Alternativ können die personenbezogenen Daten auch anoymisiert oder pseudonymisiert werden. Die Mitarbeiter / Benutzer müssen dazu z.B. in der Zentralakte / den Zentralen Stammdaten im Dokument Mitarbeiterliste bzw. Benutzer entsprechend nachbearbeitet werden.
Sie können die Datensätze in den nachfolgend umrandeten Bereichen des Mitarbeiter- / Benutzerstammblattes entsprechend überschreiben, um diese zu anonymisieren / pseudonymieren.
