Datenprotokollierungen

Datenprotokollierungen

Bereich Datenprotokollierungen

In diesem Bereich werden unterschiedliche Informationen der in der Datenbank gespeicherten Protokolle angezeigt.

Folgende Protokolle sind aufrufbar:

• Einträge des Auskunftsrechts (Art. 15)
• Datenlöschung über DSGVO-Dashboards lt. §76 BDSG bzw. Art. 17 DSGVO
• Elster – Übermittlung an Finanzbehörden
• Kenntnisnahme Information Steuerverwaltung zu Art. 12-14 DSGVO
• Protokoll der Benutzer-/Mitarbeiteranmeldungen am Programm

Zu § 76 Abs. 2 BDSG

Die Protokolle über Abfragen und Offenlegungen müssen es ermöglichen, die Begründung, das Datum und die Uhrzeit dieser Vorgänge und so weit wie möglich die Identität der Person, die die personenbezogenen Daten abgefragt oder offengelegt hat, und die Identität des Empfängers der Daten festzustellen.

Angezeigte Informationen Auskunftsrecht

In der Auswertung werden beim Auskunftsrecht z.B. folgende Informationen dargestellt:

• Kontonummer
• Kurzbezeichnung
• Herkunft
• Datum
• Kurzname Mitarbeiter
• Name Mitarbeiter
• Mandant Nr. (nur Zentralakte / Zentrale Stammdaten)
• Kanzlei Nr. (nur Zentralakte / Zentrale Stammdaten)

Auskunftsrecht/ Stammdaten Stammdaten-Protokolle Ausgeben

Mit der Schaltfläche Stammdaten Protokolle ausgeben wird das Werkzeug Protausgabe.exe gestartet.

Mit diesem Werkzeug können Sie z.B. eine Excel-Datei erzeugen, die die Änderungen der Kunden- / Lieferanten und Kontenstammdaten enthält.

Aktivierung Protokollierung Stammdaten (empfohlen)

Beachten Sie, dass Sie für die Verwendung dieser Ausgabe die Protokollierung der Fibu-Stammdaten in den administration tools bzw. der SBS Rewe neo® Management Console aktivieren müssen (empfohlen).

Wir empfehlen Ihnen insbesondere die Protokollierung der Stammdaten für Kunden, Lieferanten, Kontenstamm und Mandantenstamm / Kanzleistamm sowie Zugriffsrechte zu aktivieren. Diese Stammdaten - Protokollierungen wurden im Zuge des Datenupdates der Version 3/2018 standardmäßig aktiviert.

Weitere ausführliche Hinweise zur Stammdatenprotokollierung finden Sie unter der Rubrik AKTE/SBS Software -> AKTE / SBS Rewe neo® Leitfaden Protokollierung der Online-Hilfe.

Protokolleinträge Löschung Protokolleinträge löschen

In diesem Bereich werden die Protokolle, der Jahresbezogenen Löschroutine des DSGVO-Dashboards anzeigt und ausgewertet.

In der Zentralakte/den Zentralen Stammdaten steht die Schaltfläche Abgelaufene Einträge löschen zur Verfügung.

Mit Hilfe dieser Schaltfläche können Mitarbeiter/Benutzer, die Zugriff auf das Funktionsrecht „Protokollierung löschen“ besitzen Protokolleinträge löschen, die älter als 2 Jahre sind.

Diese umfassende Löschroutine entfernt folgende Protokoll-Daten, die ausgehend vom aktuellen Systemdatum älter als 2 Jahre sind:

• Protokolleinträge DSGVO-Dashboard (für Auskunftsrecht, Datenlöschung, Elster)
• Protokolleinträge Mitarbeiter-/Benutzeranmeldungen
• Nur SBS Rewe neo® *: Änderungsprotokoll Rechteverwaltung
• Protokolleinträge Buchungssatzänderungen
• Protokolleinträge FiBu-Stammdatenprotokollierung
• Protokolleinträge Branchenvergleich
• Protokoll-Dateien im Bewegungsdatenordner Protokolle mit folgenden Extensions *.log *.html *.htm *.csv *.pdf *.txt älter als 2 Jahre (geändert am Datum).

Auswertung Drucken

Mit dem Drucker-Symbol starten Sie die Druckausgabe der Protokolleinträge.

Kontextmenü Rechte-Maus-Taste

Im Kontextmenü stehen die folgenden Funktionalitäten zur Verfügung: