Datenübermittlung

Datenübermittlung

Übermittlung von Zahlungsaufträgen

Wichtiger Hinweis

Zahlungen dürfen erst nach Freischaltung der Bankverbindung durch die Bank an das RZ gesendet werden. Die Bank muss die Freischaltung der Bankverbindung dem Mandanten bestätigen.

Das Senden von Zahlungen aufgrund von telefonischen Rückfragen bei der Bank, ob trotz noch nicht eingereichten Antragsformulars gesendet werden kann, darf nicht durchgeführt werden!

Dies führt dazu, dass die Zahlungsdateien vom empfangenen Bankenrechenzentrum abgewiesen werden und nicht bei der betroffenen Bankenfiliale eingehen.

SEPA Lastschriftdateien

Bei der Einreichung von SEPA Lastschriftdateien im SRZ Verfahren darf eine Lastschriftdatei leider nur einen Sammler (Payment Information Block) je Datei enthalten.

Innerhalb einer SEPA Lastschriftdatei müssen jedoch die Lastschriften in unterschiedlichen Sammlern nachfolgenden Kriterien separat aufgeführt werden:

• Einmal-, Erst- und Folgelastschriften
• Fälligkeitsdatum

Dadurch ergeben sich i.d.R. mehrere/viele Sammler je SEPA Lastschriftdatei. Daher wird die SEPA Lastschriftdatei in mehrere SEPA Lastschriftdateien je Sammler auf gesplittet und je Datei ein separater Begleitzettel von EFIS erstellt.

Bitte reichen Sie den Dateibegleitzettel von SEPA Lastschriften unter Beachtung der Cut-Off Zeiten (Einreichungszeiten für die Verarbeitung am Einreichungstag) der bezogenen Hausbank (Gläubigerbankverbindung) rechtzeitig bei Ihrer Hausbank ein, ansonsten können die Einreichungsvorlauftage von SEPA Lastschriften ggf. nicht mehr ausreichen und die Bank verschiebt die Lastschriftfälligkeit.

Dies könnte dazu führen, dass eine Erstlastschrift auf das Fälligkeitsdatum einer Folgelastschrift hoch korrigiert wird und ggf. zur Rückweisung führt.

Erstellen und Senden von Zahlungsaufträgen

• Sie erstellen wie gewohnt Ihre Zahlungsaufträge aus dem Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm oder der Finanzbuchführung.

• Danach rufen Sie das Programm „Allgemeiner Zahlungsverkehr“ auf:
  Lohnprogramm: Menü Datenausgabe / Zahlungsträger erstellen. Finanzbuchhaltung: Menü: OP-Verwaltung / Zahlungsträger erstellen

• Dort wählen den/die gewünschten Zahlstapel aus und wechseln auf den Karteikartenreiter SEPA Datei und betätigen die Schaltfläche .

  Damit wird ein Sendeauftrag bereitgestellt. Dieser ist anschließend nur noch unter dem Karteikartenreiter Service RZ Aufträge sichtbar.

• Jetzt muss der Zahlungsauftrag über den Auftragsmanager in das Service RZ gesendet werden.
  Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Projekt Online / Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Service Rechenzentrum / Service Rechenzentrum / Schaltfläche Senden

• Im Service RZ wird jetzt die SEPA Datei weiterverarbeitet:

  • Die Datei wird für die Übermittlung an die betreffende Bank vorbereitet. Die Übermittlung an die Bank erfolgt im 2 Stunden-Rhythmus.
  • Im Rechenzentrum wird der dazugehörige Datenträgerbegleitzettel erstellt und kann in einem Verarbeitungs-Rhythmus von ca. 2 Minuten abgerufen werden.

  : Verarbeitungszeiten sind: Mo-Fr 7:00 – 17:00 Uhr.
  Sendungen außerhalb dieser Zeiten können nur automatisiert bearbeitet werden, d.h. ohne Supportunterstützung.

• Abruf des Datenträgerbegleitzettels
  Menü Projekt: Online / Service Rechenzentrum / Service Rechenzentrum Schaltfläche Senden

• Drucken des Dateibegleitzettels:
  Der Begleitzettel kann im Programm von 2 Stellen ausgedruckt werden.

  1. Im RZ Auftragsmanager können Sie den Begleitzettel über das Drucken-Symbol und der Auswahl: Begleitzettel drucken erstellen.
     

  2. Rufen Sie den Allgemeinen Zahlungsverkehr auf, Karteikartenreiter Service RZ Aufträge.
     Das Symbol wandelt sich von einem gelben Blitzsymbol in ein PDF-Symbol.
     

  : Mit Doppelklick auf das Symbol können Sie den Begleitzettel drucken.
  Dieser muss von Ihrem Mandanten unterschrieben an seine Hausbank gefaxt werden.

Vorgabe eines Ausführungsdatums für Überweisungsdateien

Sie können für SEPA Überweisungsaufträge im Programmteil Allgemeiner Zahlungsverkehr ein Ausführungsdatum mit aufgeben.

Dieses kann für SRZ SEPA Überweisungen derzeit max. 60 Tage in der Zukunft liegen, wenn die SEPA Überweisungsdatei über Efis an die Bank gesendet wird.

Grundsätzlich darf das Ausführungsdatum, wenn eine SEPA Datei bei der Bank eingereicht wird, maximal nur 15 Kalendertage in der Zukunft liegen.

Wird ein Zahlungsauftrag mit Ausführungsdatum an das Efis Rechenzentrum gesendet, so wird die SEPA Datei im Rechenzentrum geparkt und erst einen Bankarbeitstag vor dem Ausführungsdatum an die Bank weitergeleitet. Das Ausführungsdatum wird nicht an die Bank übermittelt.

Damit kann erreicht werden, dass man beispielsweise Anfang des Monats die Lohn- und Gehaltsabrechnung fertig stellt, die Zahlungsdatei mit Ausführungsdatum sendet und der Mandant dann am Monatsende ab dem Ausführungsdatum selbst entscheiden kann, wann er den Begleitzettel sendet, um die Zahlungen frei zu geben.

Beispiel: Ausführungsdatum 14.11. Versand an die Bank: 13.11 Angaben auf dem Begleitzettel Erste Ausführung: 13.11. (+ 14 Tage ) Letze Ausführung: 27.11

Wie lange die Datei bei der Bank vorgehalten wird, ist Institutsindividuell.

Daher darf der Begleitzettel, wenn dem Zahlungsauftrag ein Ausführungsdatum mitgegeben wurde, nicht vor dem Ausführungstag zur Bank gefaxt werden, da ansonsten bei der Bank ein Begleitzettel ohne Datei vorliegt und zu Rückfragen der Bank führt. Bitte weisen Sie Ihre Mandanten ggf. darauf hin.

Ausführungsdatum SEPA Zahlung

Abruf von Kontoauszugsdaten

Voraussetzung:

Die Bank hat die Bankverbindung Ihres Mandanten für das Verfahren Datenaustausch über Service Rechenzentrum freigeschaltet.

Bei der Hausbank in der zentralen Mandantenverwaltung wurde das Kennzeichen Abruf Kontoauszug auf genehmigt geschlüsselt.

Der Abruf über das Rechenzentrum

• Abruf der Kontoauszugsdaten Bereich: Online / Menü: Service Rechenzentrum / Service Rechenzentrum / Schaltfläche Senden
  Bei jeder Anmeldung im RZ werden immer alle dort vorhandenen Kontoauszugsdaten aller für das Verfahren freigeschaltete Bankkonten in einer Datei zurück übertragen und auf der Festplatte für den jeweiligen Mandanten bereitgestellt.

  Dabei wird je Mandant | Bankverbindung und Buchungsmonat eine Datei erstellt. Diese Datei wird bei täglichen Abrufen vom RZ immer wieder mit den neuesten Kontoauszugsdaten erweitert, bis Sie über ADDISON Banking in die Finanzbuchführung importiert wird.
  Datenpfad der Mandanten-Kontoauszugsdateien:
  [ADDISON Installationspfad] \ Daten \ SRZ \ Import

  Beispieldateien: [BLZ]_(Bankkontonummer.]_[MonatJahr]
  

• Um die Daten bei einem Mandanten importieren zu können, müssen Sie in dem Bereich „Zentrale Mandantenverwaltung“ bei der Hausbankverbindung unter dem Karteikartenreiter ADDISON Banking ein Sachkonto für die Verbuchung zugeordnet haben.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

Buchen / ADDISON Banking Baummenü: Rechenzentrum Kontierungsimport

Dort sehen Sie unter Dateiauswahl die bereitstehenden Kontoauszugsdaten und können diese über den Karteikartenreiter Vorschau im Detail ansehen und importieren.

Was tun, wenn für neu beantragte Konten keine Auszugsdaten vorliegen?

Kontrollieren Sie bitte zuerst über den RZ Auftragsmanager, ob wirklich bislang keine Daten angekommen sind.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Bereich: Online / Menü: Service Rechenzentrum / Service Rechenzentrum / Symbol Info

Über die Info Schaltfläche werden die noch nicht importierten Kontoauszugsdateien angezeigt.

Sollten hier keine Daten vorhanden sein, kontaktieren Sie bitte zuerst den zuständigen Kundenberater der Bank und fragen nach, bzw. lassen überprüfen, ob die Freischaltung von Bankseite vorgenommen wurde.

Ist diese vorgenommen worden, richten Sie bitte unter Angabe der folgenden Daten eine Supportanfrage an Ihren Vertriebspartner. Wichtig ist, dass dabei unbedingt die Kontaktdaten der Bank angegeben werden.

Angaben:

• Name Steuerkanzlei
• SNummer der Steuerkanzlei
• Je Bankverbindung
• Name des Mandanten (Kontoinhaber)
• Name der Bank
• BLZ
• Kontonummer
• Name Bankmitarbeiter
• Bankmitarbeiters Telefonnummer

Seit wann liefert die Bank Daten an Efis?

Angaben zu fehlenden Kontoauszugsdaten

• Erstanlieferung der Auszugsdatenwird vermisst seit
• Kontoauszugsdaten wurden bis Datum bereitgestellt:
• fehlen ab Datum:

Antragsformular

Das von der Bank unterschriebene Antragsformular soll möglichst der Supportanfrage beigelegt werden.

Abruf Rechnungseinzelnachweis SRZ Gebührenrechnung

Siehe Kapitel SRZ Auftragsmanager - Druck

Dateinamen und Pfade

Datei mit SRZ Kundennummer

Unter dem Verzeichnis ADDISON Installationspfad\Daten\SRZ sind die gesamten Daten und Programme RZ Einstellungen hinterlegt.

Dateiname: Property.xml

In der Datei Property.xlm sind die Kundennummer (Beispiel: s01102001), sowie die Faxnummer der Kanzlei gespeichert.

Beispiel:

s01102001 0711/888888

Rückübertragene Datenträgerbegleitzettel

Pfad: LW:\ [ADDISON Installationspfad] \Daten \Send_SRZ\BGL

Dateiname: [KD-Nr. SRZ] [Datum] [BLZ] [Kontonr.] [Datei-ID vergeben vom SRZ aus A-Satz] [4 Stellen lfd. ADDISON-Nr.].pdf

Beispiel: bgl.s01009973.20100419_60070070_0024242424_0107856109-0001.pdf

Über die lfd. ADDISON Nr. wird der zurückübertragene SEPA-Begleitzettel bei dem entsprechenden Zahlstapel im Programm Allgemeiner Zahlungsverkehr angezeigt.

Rückübertragene Antragsformulare

Pfad: LW:\ [ADDISON Installationspfad] \Daten\SRZ\Send_SRZ \Formulare

Dateiname: Anmeldung [KD-Nr. SRZ] [BLZ] [Kontonr.].pdf

Abruf von Kontoauszugsdaten

Die Original Abrufdatei wird vor dem Aufteilen in die einzelnen Mandantendateien unter folgendem Pfad gesichert:

LW:\ [ADDISON Installationspfad] \Daten\SRZ\Send_SRZ \ Sicherung

Dateiname: prev01042010_1752.txt

[prev] (Abrufdatum]_[Abrufuhrzeit tt.mm].txt

Kontoauszugsdateien für den Import über ADDISON Banking

Pfad: LW:\ [ADDISON Installationspfad] \Daten\SRZ\Import

Dateiname: [BLZ]_[Bankkontonummer]_[Buchungsmonat und_ Jahr].

Beispiel:

60070070_24242424_112013.txt

Einzelrechnungsnachweis

LW:\ADDISON Installationspfad Daten SRZ\Send_srz\

Dateiname: BillingMM.JJJJ.csv