Datenübernahme Ist-Daten

Datenübernahme Ist-Daten

Programmzweck

Für die Übergabe der Ist-Daten aus der Finanzbuchhaltung und/oder. Lohn & Gehalt in das Controlling gibt es diverse Verfahren.

Wichtiger Hinweis:

Die erfolgreiche Übergabe der Ist-Daten ist regelmäßig, mindestens zur Erstellung des Monatsabschlusses, zu prüfen. Zu diesem Zweck kann eine individuelle Auswertung angelegt werden.

Sofern auf Funktionen mit Data Warehouse-Kennzahlen zugegriffen wird, ist die Definition der Kennzahlen zu prüfen.

Durch eine unvollständige (nicht plausibilisierte) Übergabe der Ist-Daten ist die Datenbasis und damit die Auswertung nicht belastbar!

Einstellungen in ADDISON Finanzbuchhaltung

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Rechnungswesen / Stammdaten / Firmendaten / Grunddaten / Erweiterte Einstellungen.

Für die Controlling-Ausgabe gibt es folgende Verfahren mit Kostenstellen:

• Übergabe Controlling mit vorheriger Journalisierung

• Übergabe Controlling ohne vorherige Journalisierung

• sofortige Übergabe … an Controlling (Durchbuchen)

• Für die Controlling-Ausgabe ohne Kostenstellen gibt es folgende Option:

  : Dieses Verfahren kann im ADDISON Controlling Firmenstamm definiert werden, wenn nur mit einer Kostenstelle gearbeitet wird: Direkter Zugriff auf die ADDISON Finanzbuchhaltung-Salden (Compact), siehe Stammdaten / Einstieg Firmenstamm

Bei der Umstellung des Übergabeverfahrens ist zu beachten, dass bereits übernommene Stapel nicht automatisch gelöscht werden. Das Verfahren sollte nicht unterjährig gewechselt werden oder es sind alle Buchungen des aktuellen Jahres mit dem gewünschten Verfahren erneut zu übernehmen. Die vorhandenen Buchungsstapel sind manuell zu löschen.

gesperrte KSt ablehnen

Gesperrte Kostenstellen sofort beim Buchen ablehnen

Übertragung Kostenstelle/Kostenträger auf Skontokonto

Diese Option betrifft Skontobuchungen, die nicht direkt manuell auf Skontokonten, sondern automatisch über die OP-Ausgleichsdialoge verbucht werden. Ist diese Funktion aktiv, wird der Skonto anteilig, nach der ursprünglichen Aufteilung der Rechnung, auf Kostenstellen verteilt und verbucht.

Gegenkontonummer vor Buchungstext

Mit dieser Option wird die Nummer des Gegenkontos zur Information in den Buchungstext aufgenommen.

alles ausgeben auf KSt

Diese Option übergibt alle Finanzbuchhaltungsbelege, ohne entsprechende Einstellung in den Sachkonto-Zusatzdaten. Voraussetzung ist, dass zum Zeitpunkt der Übergabe eine Zuordnung der Konten zu einer Zeile in ADDISON Controlling existiert.

Kost-Leistungsdatum verwenden

Mit dieser Funktion ist ausschließlich die Übergabe Controlling ohne vorherige Journalisierung möglich. Es kann ein abweichendes Controlling-Buchungsdatum im Kost-Dialog erfasst werden. Mit der Aktivierung des Kost-Leistungsdatums werden die Buchungsstapel im Controlling in einem neuen Format abgestellt. Daher müssen die Stapel, die bisher aus der ADDISON Finanzbuchhaltung übernommen wurden, im Falle einer Wiederholausgabe manuell gelöscht werden, ansonsten sind die Buchungen im Controlling doppelt vorhanden. Dies gilt ggf. auch für Vorjahre, falls für diese eine erneute Übergabe der Daten ins Controlling vorgenommen wird. Sicherheitshalber sollte die Aktivierung des Kost-Leistungsdatums nur in Absprache mit Ihrem Kundenbetreuer erfolgen. Beachten Sie bitte auch den FAQ Wie kann das Leistungsdatum berücksichtigt werden? in der Produktdokumentation Controlling.

Mit der Aktivierung der Funktion "Kost-Leistungsdatum verwenden" steht die Funktion Dokumentenverweis im Controlling nicht mehr zur Verfügung.

BBS-Attribut der Fibu

Für die Übergabe muss die Benutzerberechtigung für das Attribut "Buchen Export/Import" vorliegen.

Steuerung Sachkonten

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Rechnungswesen |Stammdaten / Sachkonten / Zusatzdaten

Übergabe Controlling

Diese Auswahlbox steuert die Zuordnung zu KOST 1 und/oder KOST 2, siehe ADDISON Finanzbuchhaltung-Abstimmung

Stammkostenstelle

Diese Kostenstelle wird beim Buchen zunächst vorgeschlagen.

KSt-Eingabe … Pflicht

Die Eingabe einer Kostenstelle wird beim Buchen erzwungen.

Controlling-Zeile

Diese Felder zeigen die Zuordnung aus ADDISON Controlling, die im Controlling-Zeilenstamm zu definieren ist. Nur wenn in der Fibu unter "Erweiterte Einstellungen" das Durchbuchen aktiviert ist, kann die Zuordnung hier auch direkt erfolgen.

Für die gleichzeitige Übergabe von Mengen ist das Sachkonto im Register Grunddaten als Mengenkonto zu definieren.

ADDISON Finanzbuchhaltung greift beim Buchen auf die Kostenstellen und Kostenträger von ADDISON Controlling über einen Suchdialog zu und kann dabei auch neue Kostenstellen und Kostenträger in ADDISON Controlling anlegen. Die Eingabe von Bereichsnummern ist nicht möglich.

Schnittstelle zu ADDISON Finanzbuchhaltung mit vorheriger Journalisierung

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Rechnungswesen / Erfassung / weiter / Übergabe Controlling. ADDISON Finanzbuchhaltung gibt Buchungsstapel für KOST 1 und ggf. auch für KOST 2 aus (d.h. ein ADDISON Finanzbuchhaltung-Buchungsstapel erzeugt ggf. zwei Kost-Buchungsstapel). Es können mehrere Buchungsstapel aus ADDISON Finanzbuchhaltung gleichzeitig übergeben werden.

Buchungsstapelanzeige

Diese Auswahl definiert, welche Buchungsstapel zur Auswahl angeboten werden (noch nicht ausgegeben/bereits ausgegeben).

journalisierte Buchungsstapel

Diese Auswahl zeigt alle journalisierten Buchungsstapel, entsprechend der zuvor beschriebenen Selektion. Die Journalisierung in ADDISON Finanzbuchhaltung ist bei diesem Verfahren Voraussetzung für die Übergabe an ADDISON Controlling.

ausgewählte Buchungsstapel

Die Auswahl der Buchungsstapel erfolgt per Doppelklick oder über die Schaltflächen.

Ausgabe

• direkt in Controlling: Diese Option ist zu wählen, wenn ADDISON Controlling mit derselben Datenbank wie ADDISON Finanzbuchhaltung arbeitet.
• jeden Stapel separat: Diese Option legt für alle ausgewählten Buchungsstapel jeweils einen separaten Controlling-Buchungsstapel an. Ansonsten werden alle Buchungsstapel eines Monats in ADDISON Controlling zusammengefasst.
• in Datei (CSV-Format): z.B. falls ADDISON Controlling auf einem separaten Rechner läuft. Dateiname: KBxxxxxx.csv (x = Mandantennummer)

Schnittstelle zu ADDISON Finanzbuchhaltung ohne vorherige Journalisierung

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Rechnungswesen / Erfassung / weiter / Übergabe Controlling. Alternativ zur Übernahme von journalisierten Buchungsstapeln der Fibu können auch nicht journalisierte Buchungsstapel in besondere Systembuchungsstapel des Controllings übernommen werden. Die Systembuchungsstapel sind nicht manuell änderbar. Damit ist jederzeit eine Aktualisierung der Übernahme, mit automatischer Löschung der alten Systembuchungsstapel, möglich. Änderungen sind bei diesem Verfahren im Buchungsstapel der Finanzbuchhaltung durchzuführen.

Hinweis:

Bei Umstellung auf dieses Verfahren ist zu beachten, dass die mit Journalisierung übernommenen Stapel nicht automatisch gelöscht werden. Es ist empfehlenswert das Verfahren nicht unterjährig zu wechseln oder alle Stapel des aktuellen Jahres mit dem gewünschten Verfahren erneut zu übernehmen.

Es wird automatisch geprüft, ob für diese oder ältere Perioden des Wirtschaftsjahres neue oder geänderte Buchungsstapel vorliegen, um dann auch die Übernahme dieser Stapel anzubieten. Bei diesem Verfahren gibt es keine Ausgabe in eine CSV-Datei, da dabei alte Stapel nicht aktualisiert werden können.

Verarbeitungsmonat

Sind mehrere Monate zu übernehmen, dann ist hier der letzte zu übernehmende Monat einzugeben, um die oben genannte automatische Übernahme der Vormonate zu nutzen.

mit vorherigen Monaten

Die Funktion "alles ausgeben auf KSt …" überwacht die Buchungen der Vormonate nicht automatisch. Ggf. sind diese Option und der letzte Monat des Wirtschaftsjahres auszuwählen.

Monat nochmals komplett ausgeben

Die Aktualisierung von Buchungsstapeln, die in ADDISON Finanzbuchhaltung geändert wurden, erfolgt wie oben beschrieben in der Regel automatisch. Falls jedoch die Systembuchungsstapel in Kost/Controlling manuell gelöscht wurden, kann mit dieser Option eine Wiederholung der Ausgabe erfolgen.

jeden Stapel separat übernehmen

Diese Option erzeugt für alle Buchungsstapel aus ADDISON Finanzbuchhaltung jeweils einen separaten Systembuchungsstapel. Ansonsten fasst ein Systembuchungsstapel alle Buchungsstapel der Finanzbuchhaltung eines Monats zusammen.

Schnittstelle zu ADDISON Finanzbuchhaltung direkte Übergabe (Durchbuchen)

Das Verfahren ist sinnvoll, wenn im Controlling mehrmals im Monat Daten für Zwischenauswertungen benötigt werden. Beim Buchen in ADDISON Finanzbuchhaltung werden die Buchungen sofort automatisch an ADDISON Controlling weitergereicht (durchgebucht) und mit einer eindeutigen ID verbunden. Die Änderung oder Löschung einer ADDISON Finanzbuchhaltung-Buchung wirkt sich direkt auf die Controlling-Buchung aus.

Bei Bedarf können alle Belege aus ADDISON Finanzbuchhaltung erneut übergeben werden: Rechnungswesen / Erfassung / weitere / Übergabe Controlling. Das Verfahren sollte nicht unterjährig gewechselt werden oder es sind alle Stapel dieses Jahres erneut zu übernehmen.

ADDISON Finanzbuchhaltung-Abstimmung

automatische Steuerung

Bei Anlage neuer Sachkonten wird in ADDISON Finanzbuchhaltung auf Basis der Kostenartenzuordnung des Controllings das Kennzeichen für KOST 1 bzw. KOST 2 automatisch gesetzt.

Pflegeprogramm im Rechnungswesen

Die Funktion "Extras / Pflegeprogramme / Kontenzuordnung aus Controlling holen" setzt automatisch in allen Konten auf Basis der Kostenartenzuordnung das Kennzeichen für KOST1 und KOST2. Der Start dieser Funktion wird automatisch angemahnt, wenn im Controlling eine Kostenartenzuordnung geändert wurde.

Die Option "Kostenstelleneingabepflicht setzen" aktiviert bei allen im Controlling zugeordneten Sachkonten die Eingabepflicht.

Beim Start des Pflegeprogramms wird u.U. die Empfehlung angezeigt: "Bitte setzen Sie im Fibu-Firmenstamm ggf. die Option: Übertragung Kostenstelle/KTr auf Skontokonto/Steuerkonto"

Kontenintervalle prüfen

Zur Kontrolle ist im Controlling unter Stammdaten | Stammdatenlisten eine Liste der Kostenartenzuordnungen zu starten, die am Ende alle nicht zugeordneten Kontenintervalle zeigt.

Salden-Abstimmung

Unter Druckjobs | Liste der Einzelbelege bietet ADDISON Controlling eine Option, die die Einzelbelege des Controllings automatisch mit den Kontensalden der Finanzbuchhaltung vergleicht und bei Differenzen alle Einzelbelege auflistet.

In ADDISON Finanzbuchhaltung können unter Stammdaten / Firmendaten / Steuern/.. / Buchungs- und Auswertungskreise Buchungskreise angelegt und für die Ausgabe an das Controlling aktiviert werden. Eine nachträgliche Änderung dieser Steuerung kann Abstimmdifferenzen bewirken.

Schnittstelle zu ADDISON Anlagenbuchhaltung

Integration Kostenrechnung

Für die Anbindung zur Kostenrechnung können dem Wirtschaftsgut Kostenstellen und/ oder Kostenträger zugeordnet werden. Dies kann zum einen über eine Stammkostenstelle bzw. –träger erfolgen, aber auch für einen Gültigkeitszeitraum mit prozentualer Verteilung. Ist die "Integration Kostenrechnung" (Rechnungswesen | Stammdaten | Firmendaten) aktiviert, wird direkt auf die Stammdaten aus ADDISON Controlling zugegriffen.

Rechnungswesen | WG bearbeiten Registerkarte Kost

Kostenstelle/ Kostenträger tauschen

Grundsätzlich erfolgt die Übergabe der Kostenstellen an KOST 1 und der Kostenträger an KOST 2. Ist unter "Monatsabschluss Anlagenbuchhaltung" das Kontrollkästchen aktiviert, kann dies umgedreht werden, d.h. Kostenstellen werden an KOST 2 und Kostenträger an KOST 1 übergeben.

Schnittstelle zu ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung

ADDISON Lohn & Gehaltsabrechnung gibt Buchungsstapel für KOST 1 und KOST 2 aus. Voraussetzung für die Übernahme ist, dass im Lohnartenstamm die Kostenart aus ADDISON Controlling zugeordnet wurde (=Standardverfahren, siehe unten). Der Menüeintrag "Datenausgabe / Export Kost-Stapel" gibt die Buchungsstapel aus, siehe Welche Lohn-Einstellungen betreffen die Datenübergabe?

mit Protokoll

Das Protokoll zeigt die für Controlling relevanten Bewegungen.

bereits exportierte Bewegungen ...

Diese Funktion ist notwendig, wenn eine Wiederholungsabrechnung nach der Stapelerstellung durchgeführt wurde.

Wurde ein Stapel bereits an ADDISON Controlling übergeben, ist der Buchungsstapel aus ADDISON Lohn & Gehalt dort erst zu löschen, bevor er über diese Funktion nochmals erstellt wird.

Ausgabe ohne Kost-Verarbeitung

Diese Option ist nur zu aktivieren, wenn die Ausgabe in eine Textdatei .txt erfolgen und zusätzlich die Lohnart nach dem Mengenfeld ausgegeben werden soll.

Stapel nach Erstellung sofort automatisch ausgeben

Stapelerstellung und -übergabe in einem Arbeitsschritt

Ausgabe in Datei (Standardformat: csv)

Die Bewegungen werden in eine Textdatei ausgegeben. Pfad:

Stammdaten / Mandanten / Adressdaten / Kost / Details

Stapel erstellen

… erstellt ggf. 2 Stapel mit Istdaten für KOST 1 und KOST 2.

Stapel ausgeben

… übergibt die markierten Stapel an ADDISON Controlling oder erstellt die eingestellte Ausgabedatei.

Stapel stornieren

… mit umgekehrtem Vorzeichen, um einen bereits an ADDISON Controlling übergebenen und journalisierten Stapel zu neutralisieren.

Einstellungsmöglichkeiten in ADDISON Controlling unter Stammdaten / Einstieg Firmenstamm

Personalnummer als Belegnummer aus ADDISON Lohn

Für Buchungen aus dem Lohn-Programm wird bei dieser Option die Personalnummer als Belegnummer übernommen.

keine direkte Zuordnung der Kostenart aus ADDISON Lohn

Ist im ADDISON Lohn-Lohnartenstamm eine Kostenart eingetragen, dann wird sie mit dieser Option nicht übernommen sondern wie eine Lohnart über die Kostenartenzuordnung im Zeilenstamm von ADDISON Controlling zugeordnet.

Diese Option entspricht nicht dem Standard, ist mit erheblichen Einschränkungen verbunden und ist daher nur in Ausnahmefällen anzuwenden.