Dauerbuchungen

Dauerbuchungen

Allgemein

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erfassung | weitere | Dauerbuchen

Programmzweck

Mit diesem Programmteil haben Sie die Möglichkeit, wiederkehrende Buchungen zu erfassen. Diese Buchungen können dann jeden Monat für die laufende Buchhaltung automatisch erzeugt werden, so dass ein nochmaliges Erfassen der Buchungen nicht mehr nötig ist.

Die Dauerbuchungen können in unterschiedlichen Dauerbuchungsstapeln erfasst werden. Für die Erfassung der Dauerbuchungen stehen Ihnen die gleichen Buchungsmasken wie im Buchungsprogramm zur Verfügung. Zusätzlich zu einer Buchung werden noch Dauerbuchungsinformationen erfasst, wie z.B. Intervalle sowie Beginn und Ende der Dauerbuchung.

Vorlaufprogramm Dauerbuchungen

Vorlauf

Über die Schaltfläche "Neu" legen Sie einen neuen Dauerbuchungsstapel an.

Erfassen

Markieren Sie den Dauerbuchungsstapel, in dem erfasst werden soll und klicken Sie zum Öffnen des Dauerbuchungsstapels auf "Erfassen".

Beschreibung siehe Abschnitt "Dauerbuchungen erfassen"

Verbuchen

Über die Schaltfläche "Verbuchen" starten Sie das automatische Generieren der Buchungen. Hierfür geben Sie ein Buchungsdatum vor. Es werden dann alle Buchungen erzeugt, deren Belegdatum zwischen dem letzten und dem eingegebenen Datum liegt. Es können dabei auch mehrere Buchungen einer Dauerbuchung generiert werden. Pro Buchungsmonat wird dabei ein Buchungsstapel erzeugt.

Markieren Sie einen oder mehrere Dauerbuchungsstapel, für die Sie die Dauerbuchungen verbuchen lassen möchten und ändern ggf. das Datum "Verbuchen Datum bis" entsprechend ab. Durch klicken auf "Verbuchen" werden die Dauerbuchungen erstellt.

Verbuchen Datum bis

Das Datum "Verbuchen Datum bis" geben Sie bitte in der Form TT.MM.JJJJ vor. Anhand von diesem Datum werden die Buchungen erzeugt.

Sollten mehrere Buchungen anhand des Intervalls fällig sein, werden diese auch in einem Lauf erzeugt. Dabei werden gegebenenfalls mehrere Buchungsstapel angelegt. Die Unterscheidung liegt im Buchungsmonat.

Bei der Erzeugung der Buchungen wird das Belegdatum anhand des vorgegebenen Auswertungsdatums geprüft. Kann die Dauerbuchung nicht ausgeführt werden, weil das "Verbuchen Datum bis" nicht zum Auswertungsdatum passt, wird entweder im Protokoll folgender Hinweis gebracht

oder folgender Hinweis wird direkt angezeigt.

Buchen im Dialog – automatisch erstellter Buchungsstapel von Dauerbuchungsstapel

Die erzeugten Buchungsstapel erkennen Sie an der Bezeichnung der Buchungsstapel. Die Bezeichnung beginnt mit "DB". Zusätzlich wird noch die Bezeichnung des Buchungsstapels aus dem Dauerbuchungsprogramm herangezogen.

Rücksetzen

Über die Schaltfläche "Rücksetzen" können Sie bereits erzeugte Dauerbuchungen wieder rückgängig machen. Die Daten werden auf Grund der zum Rücksetzungszeitpunkt bestehenden Stammdaten der einzelnen Dauerbuchungen zurückgesetzt.

Geben Sie das Datum "Rücksetzen Datum bis" ein, ab dem die nächste Dauerbuchung wieder erstellt werden soll.

Markieren Sie einen oder mehrere Dauerbuchungsstapel, geben das "Rücksetzen Datum bis" ein und starten Sie den Lauf über "Rücksetzen".

Rücksetzen Datum bis

Geben Sie das Datum "Rücksetzen Datum bis" bitte in der Form TT.MM.JJJJ vor. Die Dauerbuchungen werden bis zum eingegebenen Datum zurückgesetzt.

Durch das Rücksetzen werden die relevanten Stammdaten der Dauerbuchungen wie z.B. nächster Termin zurückgesetzt.

• Wenn die vorhandenen Buchungsstapel, die durch Dauerbuchen entstanden sind, noch nicht journalisiert sind, dann werden die Buchungsstapel gelöscht.
• Sind die Buchungsstapel bereits journalisiert, dann müssen die Buchungen storniert werden.

Wenn Sie auf jeden Fall zurücksetzen müssen, dann können Sie wie folgt vorgehen:

• Erstellen Sie für eine Periode die Dauerbuchungen und löschen Sie danach den automatisch angelegten Buchungsstapel im Buchen im Dialog.
• Anschließend können Sie auf das eingegebene Rücksetzungsdatum zurücksetzen.

Besonders wichtige Hinweise

Voraussetzung ist allerdings, dass für die letzte Periode in diesem Wirtschaftsjahr noch keine Dauerbuchungen erstellt wurden.

Wurde für den Buchungsstapel eine Betragsanpassung vorgenommen, so erfolgt das Rücksetzen nur bis zum Systemdatum der letzten Betragsanpassung. Vor diesem Datum verbuchte Dauerbuchungen können nicht zurückgesetzt werden. Informationen dazu werden ggf. im Protokoll angedruckt.

Löschen

Über die Schaltfläche "Löschen" können Sie einen oder mehrere Dauerbuchungsstapel löschen. Es werden dabei alle erfassten Dauerbuchungen unwiederbringlich gelöscht.

Insofern sollten die Dauerbuchungsstapel über Extras/Export/Dauerbuchungen für ADDISON als Sicherung exportiert werden.

Kopieren

Über die Schaltfläche "Kopieren" können Sie einen oder mehrere Dauerbuchungsstapel kopieren.

Dauerbuchungsstapel, in denen noch keine Dauerbuchung erfasst wurde, werden nicht kopiert.

Drucken

Über die Schaltfläche "Drucken" werden die erfassten Dauerbuchungen in Form eines Erfassungsjournals plus den Dauerbuchungsdaten gedruckt. Der Ausdruck wird im Listmanager abgestellt.

Die Dauerbuchungsdaten und -einstellungen werden immer vor der Dauerbuchung "fett" gedruckt.

Besonders wichtige Hinweise

Generell sind ein oder mehrere Dauerbuchungsstapel zu markieren, wenn Verbuchen, Rücksetzen, Löschen, Kopieren oder Drucken verwendet wird.

Sie können entweder die Dauerbuchungsstapel markieren, indem Sie die Taste "Strg" gedrückt halten und mit der Maus die entsprechenden Dauerbuchungsstapel markieren. Klicken Sie dann z.B. auf Verbuchen.

Oder - wenn die Dauerbuchungsstapel direkt untereinander sind - markieren Sie diese, indem Sie mit der gedrückten linken Maustaste mit der Maus von oben nach unten über die entsprechenden Dauerbuchungsstapel ziehen.

Info

Über die Schaltfläche "Info" gelangen Sie in die Anzeige der Dauerbuchungen, identisch wie im Buchungsprogramm. In diesem Teil können Sie über die Schaltfläche "Dauerb. Einstellung" die Dauerbuchungsangaben der markierten Dauerbuchung anschauen.

Betrag anpassen

Über die Schaltfläche "Betrag anpassen" können die Dauerbuchungsbeträge automatisiert angepasst werden.

Dazu ist der Prozentsatz für die Erhöhung oder Minderung einzugeben. Der Prozentsatz für eine Minderung ist mit Minus einzugeben, die Erhöhung ist ohne Vorzeichen einzugeben.

Mit der Funktion "Rundung des Buchungsbetrags" können die erhöhten bzw. geminderten Beträge kaufmännisch, auf den nächsten Euro oder die nächsten 10 Euro gerundet werden.

• KEINE = berechneter Betrag wird lediglich kaufmännisch gerundet
• 1 = berechneter Betrag wird auf den nächsten Euro gerundet (z. B. 101,05 wird 102,00)
• 10 = berechneter Betrag wird auf die nächsten 10 Euro gerundet (z. B. 101,05 wird 110,00)

Durch den Check bei "Gesamtbetrag mit anpassen" wird der erfasste Gesamtbetrag der jeweiligen Dauerbuchung entsprechend dem erfassten Prozentsatz angepasst.

Ist eine Dauerbuchung als Aufteilung erfasst, wird die Erhöhung Minderung für alle Gegenbuchungen ebenfalls vorgenommen.

Auch für Kostaufteilung wird die Erhöhung vorgenommen.

Eventuelle Rundungsdiffrenzen bei Aufteilungsbuchung und Kostaufteilungen werden auf den höchsten Betrag dazu addiert.

Für Aufteilungsbuchungen mit Währung können die Beträge nicht angepasst werden.

Systemseitig wird vor der betragsmäßigen Anpassung der Dauerbuchungsstapel im Installationsverzeichnis unter folgendem Pfad exportiert:

Daten\ClientProfile\MandantenNr\6\0\ExportDB

Bei Bedarf kann ein exportierter Dauerbuchungsstapel über Extras\Import\Dauerbuchungen für ADDISON wieder importiert werden.

Wird eine Betragsanpassung vorgenommen, wird am Dauerbuchungsstapel automatisch das Systemdatum angehängt (ist nicht sichtbar). D. h., ein Rücksetzen der Dauerbuchungen ist nur bis zu diesem Systemdatum möglich.

Wird ein Dauerbuchungsstapel geöffnet, für den bereits eine Betragsanpassung vorgenommen wurde, kommt folgende Meldung – das Datum entspricht dem Systemdatum z.B. 03.09.2018:

Für diesen Buchungsstapel wurde die letzte Betragsanpassung am 03.09.2018 durchgeführt.

Ein Rücksetzen von Dauerbuchungen ist somit nur bis zum 03.09.2018 möglich.

 Für die Erfassung von neuen Dauerbuchungen [mit Beginn vor dem 03.09.2018] ist daher ein neuer Buchungsstapel zu bevorzugen.

Alle auswählen

Wenn "Alle auswählen" angeklickt wird, werden alle Dauerbuchungsstapel markiert.

Auswahl entf.

Wenn die Schaltfläche "Alle auswählen" angeklickt wird, dann heißt diese "Auswahl entf.". Wird diese angeklickt, werden alle Checks und Markierungen wieder entfernt.

Dauerbuchungen erfassen

Erfassen

Durch Klicken auf die Schaltfläche Erfassen im Vorlaufdialog Dauerbuchungen gelangen Sie in die entsprechende Erfassungsmaske.

Wurde für einen Buchungsstapel eine Betragsanpassung vorgenommen, empfiehlt es sich, für die Neuerfassung von Dauerbuchungen einen neuen Buchungsstapel zu verwenden, da ein Rücksetzen von Dauerbuchungen nur bis zum Systemdatum der letzten Betragsanpassung möglich ist. Beim Öffnen eines Buchungsstapels mit Betragsanpassung erscheint ein entsprechender Hinweis.

Zuerst erfassen Sie wie gewohnt die eigentliche Buchung. Sie können Buchungen auf Personenkonten erfassen, genauso wie reine Sachkontobuchungen sowie Aufteilungsbuchungen und Buchungen mit Kostenstellen- bzw. Kostenträgern. Auch können entsprechende Werte in den freien Feldern erfasst werden. Diese werden, durch die Verbuchung der Dauerbuchungen, der Buchung mitgegeben.

Folgende Platzhalter können im Buchungstext angegeben werden:

[BUCHUNGSMONAT_TEXT] → z.B. "Februar"

[BELEGMONAT_TEXT] → z.B. "Februar"

[BUCHUNGSMONAT] → z.B. "2"

[BELEGMONAT] → z.B. "2"

[BUCHUNGSJAHR] → z.B. "2017"

[BELEGJAHR] → z.B. "2017"

[BELEGDATUM] → z.B. "01.10.2017"

[BUCHUNGSDATUM] → z.B. "10.2017"

Die eckigen Klammern müssen im Buchungstext bei Dauerbuchungen miterfasst werden. Beim Generieren der Buchungen wird der Platzhalter durch den jeweiligen Text ersetzt.

Nachdem das letzte Feld in der Buchungsmaske bestätigt wurde, gelangen Sie automatisch in die Dauerbuchungsangaben. Hier sind die entsprechenden Eingaben für die Dauerbuchung einzugeben.

Buchungsstapel

Im Erfassen von Dauerbuchungen kann der Buchungsstapel nicht über das Fernglas gewechselt werden. Die Funktion ist deaktiviert.

Dauerbuchungsdaten

Mit diesen Daten werden einige Möglichkeiten geboten, um Dauerbuchungen für die eigentliche Verbuchung in der Finanzbuchhaltung entsprechend aufbereiten zu können.

Beginn Datum

Hier erfassen Sie, ab welchem Datum die Dauerbuchung gelten soll.

Ende Datum

Bis zu diesem Datum wird eine Dauerbuchung erzeugt. Wird kein Datum eingegeben, bedeutet dies ein offenes Ende, d.h. die Buchung wird ohne Ende-Prüfung bei jedem Intervall erzeugt.

Erste Ausführung

An diesem Tage wird die erste Dauerbuchung erzeugt. Dieses Datum wird als Beleg-Datum für die erzeugte Buchung verwendet.

Intervall

Hier geben Sie bitte einen numerischen Wert ein. Dieser Wert steht in Verbindung mit dem darauffolgenden Feld: Tage, Wochen, Monate, Jahre. Z.B.:

• 1 Monat: diese Buchung wird jeden Monat 1-mal erzeugt
• 2 Monate: diese Buchung wird alle 2 Monate erzeugt
• 1 Jahr: diese Buchung wird 1-mal im Jahr erzeugt
• 2 Wochen: diese Buchung wird alle 2 Wochen erzeugt

Nächste Buchung

An diesem Tag wird die nächste Buchung erzeugt.

Verbucht bis zum

An diesem Tag wurde die letzte Buchung erzeugt.

Belegnummern anpassen

In diesem Bereich können die Belegnummern für die zu erzeugenden Dauerbuchungen angepasst werden.

Belegnummer 1 und 2

Die Belegnummern 1und 2 können unterschiedlich für die Ausführung der Dauerbuchung aufbereitet werden. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten bzw. Funktionen:

• Nicht ändern
• um Wert erhöhen
• Belegnr.+Datum

nicht ändern

Die erfassten Belegnummern 1 und 2 werden so übernommen.

Beispiel

um Wert erhöhen

Die Belegnummer kann bei jeder neuen Erstellung automatisch

mit der Funktion "um Wert erhöhen" erhöht werden.

Beispiel

In der Vorschau wird der nächste Wert angezeigt.

Nach Ausführung der Dauerbuchung wird immer die Belegnummer mit aktualisiert.

Belegnr.+Datum

Mit der Funktion "Belegnr.+Datum" werden zur Belegnummer aufgrund des Datums "Erste Ausführung" Tag und Monat in der Form TT-MM hinzugefügt.

Beispiel

Nach Ausführung der Dauerbuchung wird immer das Datum an der Belegnummer mitaktualisiert.

Dauerbuchungsbeträge

Im Zusammenhang mit einer Dauerbuchung gibt es folgende Betragsfelder:

Betrag

Dieser Wert wird vom Betragsfeld aus der Buchungsmaske übernommen.

Gesamtbetrag

Hier kann der Gesamtbetrag z.B. vom Kreditvertrag erfasst werden.

Restbetrag

Ein Restbetrag wird nur im Zusammenhang mit einem Gesamtbetrag ermittelt. Ist der Gesamtbetrag durch den erfassten Betrag teilbar und kein Ende Datum gesetzt, gibt es keinen Restbetrag.

In diesem Beispiel werden es 6 Dauerbuchungen.

Ist der Gesamtbetrag durch den erfassten Betrag teilbar und ein Ende Datum gesetzt, dass die Anzahl der geplanten Buchungen verringert, ergibt es einen Restbetrag. Der Restbetrag wird mit der letzten Dauerbuchung ausgeführt.

In diesem Beispiel werden 5 Dauerbuchungen erzeugt. Mit der 5. Dauerbuchung werden 100 EUR gebucht.

Ist der Gesamtbetrag nicht durch den erfassten Betrag teilbar, ergibt es einen Restbetrag. Der Restbetrag wird mit der letzten Dauerbuchung ausgeführt.

In diesem Beispiel werden es 6 Dauerbuchungen, der Restbetrag von 30 EUR wird mit der 6. Dauerbuchung ausgeführt.

Anzahl Buchungen geplant

Hier wird die Anzahl der auszuführenden Dauerbuchungen ausgewiesen.

Diese ergeben sich aus dem "Ende Datum" und/oder dem "Gesamtbetrag" im Zusammenhang mit dem Betrag.

verbucht

Hier wird die Anzahl der bereits ausgeführten Dauerbuchungen ausgewiesen.

verbleibend

Hier wird die Anzahl der noch auszuführenden Dauerbuchungen ausgewiesen.

Bisher verbucht

Hier wird die Addition der Beträge von den bereits ausgeführten Dauerbuchungen ausgewiesen.

Verbleibend

Hier wird der gesamte restliche Betrag für die noch auszuführenden Dauerbuchungen ausgewiesen.

Nützliche Tipps und Tricks

Prinzipiell kann mit der Enter-Taste von einem ins andere Feld

weitergegangen werden, jedoch gibt es folgende Ausnahmen:

Soll nach Eingabe des Intervalls die Ausführung "Monat"

geändert werden, dann ist das Intervall anstatt mit Enter mit den Tasten TAB oder Pfeil nach unten zu bestätigen.

Die Auswahl kann dann mit Strg+Pfeil oben oder Pfeil unten geändert werden.

Mit Pfeil links/rechts kann die Belegnummernanpassung ausgewählt werden.

Mit Suchen und Ersetzen (Strg + H oder über das Kontextmenü) können - wie im Buchen - über mehrere Dauerbuchungen hinweg einzelne oder mehrere Eingabefelder verändern, ohne dass Sie dazu jede Dauerbuchung einzeln aufrufen und ändern müssen.

Bitte beachten Sie, dass Suchen und Ersetzen nicht in Verbindung mit Aufteilungsbuchungen erfolgen kann.

In den erweiterten Einstellungen gibt es für die Dauerbuchungsdaten folgende Spalten:

Diese werden in der Erfassung der Dauerbuchungen (nach dem gebucht ist) mit den erfassten Daten in der Ansicht "Buchungsjournal" angezeigt.

Besonders wichtige Hinweise

Vor Änderungen oder einfach als Datensicherung von Dauerbuchungen können die Dauerbuchungsstapel gesichert werden über:

Extras\Export\Dauerbuchungen für ADDISON

Eine erfasste Dauerbuchung ist mit diesem Symbol markiert, weil es sich um eine vorerfasste Buchung handelt.

Durch nachträgliche Änderungen wie z.B. des Intervalls oder durch Verschieben der planmäßigen nächsten Buchung, bzw. des Buchungs-/Gesamtbetrag, kann es zu Diskrepanzen u.a. zwischen geplanten/verbuchten und verbleibenden Buchungen kommen. Insofern soll die bestehende Dauerbuchung besser gelöscht und neu erfasst werden.

Wird die Dauerbuchung mit Währung gebucht, werden die Dauerbuchungsbeträge generell in der Hauswährung angezeigt bzw. alle Berechnungen erfolgen in Hauswährung.