Der integrierte DocuWare-Briefkorb

Der integrierte DocuWare-Briefkorb

Allgemein

Programmaufruf	Der Briefkorb kann - über den Seitenbereich Akte / Ablage / Fach DocuWare / Briefkorb im Navigationsbaum des Office Managers im Aktenbereich bzw. - über den Bereich Mandant / DocuWare / DocuWare Briefkorb im Arbeitsbereich geöffnet werden.
Programmzweck	Die Ablage von Dokumenten im DocuWare-Archiv kann aus der ADDISON Software heraus gestartet werden. In ADDISON werden alle Dokumente des DocuWare-Briefkorbs angezeigt, die im DocuWare-Archiv abgelegt werden können. Aus dem Briefkorb können dann weitere Aktionen ausgeführt werden, z.B. Dokument anzeigen, Dokument bearbeiten, Briefkorb wechseln.
Funktionsweise	Aus ADDISON wird über die DocuWare-GAPI-Schnittstelle und über das DocuWare-Toolkit auf DocuWare zugegriffen. In ADDISON wird die gewünschte Ablagemaske konfiguriert und einige weitere Einstellungen durchgeführt. Dadurch kann von ADDISON aus direkt auf den DocuWare-Briefkorb zugegriffen und somit der DocuWare-Briefkorb „ferngesteuert“ bedient werden.
Voraussetzung bis DW 6.7	Voraussetzung für den DocuWare-Briefkorb in ADDISON ist DocuWare Version 5.1b mit SP 2a.
Verwendung der DocuWare-Schnittstellen	Um die aktuellen Schnittstellen von DocuWare verwenden zu können, müssen folgende Aktionen ausgeführt werden: - Kopieren Sie alle Dateien aus dem DocuWare-Client-Installationsverzeichnis**\Gapi** in das ADDISON-Installationsverzeichnis**\Assemblies**. - Kopieren Sie die Datei DocuWare.Toolkit.dll aus dem DocuWare-Client-Installationsverzeichnis in das ADDISON-Installationsverzeichnis**\Assemblies**.

Symbolleiste

		Menübefehle
		Dokument anzeigen
		Dokument bearbeiten
		Dokument drucken
		Dokument ablegen/archivieren
		Dokument löschen
		Dokument heften
		Dokument entheften
		Briefkorb aktualisieren
		Briefkorb auswählen
		Hilfe öffnen

Funktionen des Briefkorbs

Dokument anzeigen	Mit der Schaltfläche Dokument anzeigen wird das im Briefkorb selektierte Dokument im Viewer von DocuWare angezeigt. Der Viewer wird in einem separaten Task gestartet.
Dokument bearbeiten	Mit der Schaltfläche Dokument bearbeiten wird ein im Briefkorb selektiertes Dokument im entsprechenden Bearbeitungsprogramm geöffnet. Sind im Briefkorb mehrere Dokumente markiert, wird ein Auswahldialog gestartet.
	Aus dem Dialog Dokumente bearbeiten können die einzelnen Dokumente zur Bearbeitung im entsprechenden Bearbeitungsprogramm geöffnet werden. Der Dialog wird nach Auswahl eines Dokuments nicht automatisch beendet, so dass alle angezeigten Dokumente nacheinander bearbeitet werden können.
Dokument drucken	Mit der Schaltfläche Dokument drucken wird das im Briefkorb selektierte Dokument im Viewer von DocuWare angezeigt und der Druckdialog geöffnet. Eine Mehrfach-Selektion von Dokumenten ist möglich.
Dokument ablegen	Mit der Schaltfläche Dokument ablegen wird das im Briefkorb selektierte Dokument im DocuWare-Archiv abgelegt.
	Die Ablage eines Dokuments im DocuWare-Archiv über den Briefkorb in ADDISON besteht aus den folgenden Schritten: - Markieren Sie ein Dokument im Briefkorb. - Klicken Sie die Schaltfläche oder über Kontextmenü (rechte Maustaste) Dokument ablegen an. Der Archivierungsvorgang wird gestartet: Das Dokument wird im Viewer von DocuWare angezeigt und der Dialog Indexfelder bearbeiten wird geöffnet. - Erfassen Sie die notwendigen/relevanten Werte im Dialog Indexfelder bearbeiten (siehe unten). - Bei Bestätigung mit OK wird das Dokument mit den erfassten Indexwerten im DocuWare-Archiv abgelegt.
	Werden während der Ablage über den DocuWare Viewer Stempel auf dem Dokument angebracht, so können diese abhängig von den in der DocuWare Administration hinterlegten Einstellungen automatisch gespeichert werden. Auf dem Dokument angebrachte Anmerkungen und andere Zeichenelemente müssen dagegen zwingend vor Bestätigung des Ablagedialogs durch den Anwender im DocuWare Viewer manuell gespeichert werden.
Mehrere Dokumente ablegen	Mehrere Dokumente können zum Ablegen markiert werden. Der Archivierungsvorgang wird dann mehrfach nacheinander gestartet, so dass jedes Dokument einzeln indexiert und abgelegt wird.

Dokument löschen	Mit der Schaltfläche Dokument löschen wird das selektierte Dokument aus dem Briefkorb entfernt und von der Festplatte gelöscht. Das Löschen mehrerer Dokumenten ist möglich.
Dokument heften	Mehrere Dateien können als ein Dokument im DocuWare-Archiv abgelegt werden. Um mehrere Dateien zu einem Dokument zu heften, gehen Sie bitte wie folgt vor:
	- Markieren Sie die gewünschten Dateien windowstypisch mit Maus und Umschalt- oder Strg-Taste. - Klicken Sie die Schaltfläche oder über Kontextmenü (rechte Maustaste) Dokument heften an.
Dokument entheften	Geheftete Dokumente (siehe oben) können mittels dieser Funktion wieder entheftet werden.
Briefkorb aktualisieren	Mit der Schaltfläche Briefkorb aktualisieren werden alle Dokumente des aktuell geöffneten Briefkorbs neu geladen. Neue zur Archivierung bereitstehende Dokumente werden hinzugefügt.
Auswahl des Briefkorbs	Der zuletzt geöffnete Briefkorb von DocuWare bzw. der für die Integration als Standard-Briefkorb angegebene Briefkorb wird beim Start des DocuWare-Briefkorbs in ADDISON angezeigt. Die restlichen Briefkörbe, die dem angemeldeten Benutzer in DocuWare zugeordnet sind, stehen in einer Auswahlliste zur Verfügung. Somit kann ad hoc zwischen den verschiedenen Briefkörben gewechselt werden.
Standard-Briefkorb festlegen	Über Menü / Standard-Briefkorb festlegen werden alle dem angemeldeten Benutzer in DocuWare zugeordnete Briefkörbe zur Festlegung eines Standard-Briefkorbs aufgelistet. Wird ein Briefkorb durch Klicken als Standard-Briefkorb markiert, so wird dieser ab dem nächsten Aufruf des integrierten DocuWare-Briefkorbs automatisch beim Start angezeigt.
Dokument kopieren nach	Dokumente können im Briefkorb dupliziert oder in einen weiteren dem Benutzer zur Verfügung stehenden Briefkorb kopiert werden. Die Vorgehensweise dazu ist wie folgt: - Klicken Sie ein Dokument im Briefkorb an. - Zeigen Sie über Kontextmenü (rechte Maustaste) auf den Menüpunkt Dokument kopieren nach. - In einem Untermenü werden die für diesen Benutzer zur Verfügung stehenden Briefkörbe angezeigt. Klicken Sie den gewünschten Briefkorb an. Das Dokument wird in diesen Briefkorb kopiert.
Dokument verschieben nach	Dokumente können in einen weiteren dem Benutzer zur Verfügung stehenden Briefkorb verschoben werden. Die Vorgehensweise dazu ist wie folgt: - Klicken Sie ein Dokument im Briefkorb an. - Zeigen Sie über Kontextmenü (rechte Maustaste) auf den Menüpunkt Dokument verschieben nach. - In einem Untermenü werden die für diesen Benutzer zur Verfügung stehenden Briefkörbe angezeigt. Klicken Sie den gewünschten Briefkorb an. Das Dokument wird in diesen Briefkorb verschoben.

Dialog Indexfelder bearbeiten

Programmzweck	Der Dialog Indexfelder bearbeiten dient zur Erfassung der Beschreibungswerte der Indexfelder zu einem Archiv-Dokument. Bei Archivierung von Dokumenten über den integrierten Briefkorb können zudem Postbucheinträge (mit und ohne Anzeige des Postbuchdialogs) erzeugt werden.
Auswahl der Ablagemaske für das Indexfelder bearbeiten	In den Konfigurationseinstellungen zur DocuWare-Anbindung (siehe unten) wird eine Ablagemaske von DocuWare eingetragen. Diese Ablagemaske wird beim Öffnen des Dialogs Indexfelder bearbeiten angezeigt. Die restlichen Ablagemasken, die dem angemeldeten Benutzer in DocuWare zugeordnet wurden, stehen im Dialog Indexfelder bearbeiten in einer Auswahlliste zur Verfügung. Somit kann ad hoc zwischen den verschiedenen Ablagemasken gewechselt werden.

Eingabemöglichkeiten im Dialog Indexfelder bearbeiten	Die Eingabemöglichkeiten der Werte im Dialog Indexfelder bearbeiten hängen von den Einstellungen der Indexfelder in DocuWare ab: - Grundsätzlich ist eine freie Texteingabe möglich. - Für bestimmte Felder stehen ADDISON-Auswahldialoge zur Verfügung. Die Auswahldialoge können über die Schaltfläche ist die Auswahl eines Datums aus einem Kalender möglich. Über den Kalender kann ein ausgewähltes Datum auch wieder gelöscht werden. - Sofern in DocuWare Indexfelder in der Ablagemaske gesperrt sind, ist für diese im Dialog Indexfelder bearbeiten keine Bearbeitung möglich. - Sofern in DocuWare Indexfelder in der Ablagemaske mit einem festen Eintrag gesteuert sind, werden diese im Dialog Indexfelder bearbeiten mit dem Wert vorbelegt. - Sofern in DocuWare Indexfelder in der Ablagemaske mit einer Feldmaske gesteuert sind, sind freie Texteingaben nur abhängig von den hinterlegten Feldmasken möglich. Änderungen an Indexfeldern werden während der Bearbeitung mit einem * gekennzeichnet. Einzelne Änderungen können je Indexfeld mit rechter Maustaste in der Bezeichnungsspalte zurückgenommen werden.
ADDISON-Auswahldialoge in der Ablagemaske	Zu bestimmten Feldern können Daten aus ADDISON-Auswahldialogen ausgewählt und eingefügt werden. Des Weiteren sind auch relevante Feldabhängigkeiten zu den Feldern definiert. Im Folgenden sind die entsprechenden Felder und Auswahldialoge aufgelistet: - Mandantennummer und -name In den Indexfeldern zu Mandantennummer und –name kann der Mandantenauswahldialog aufgerufen werden. Bei manueller Eingabe in eines der beiden Felder wird das andere Feld entsprechend gefüllt. Sofern die Eingabe nicht eindeutig ist, wird automatisch der Mandantenauswahl-dialog vorselektiert geöffnet. - Sachbearbeiter Im Indexfeld zum Sachbearbeiter kann ein Dialog zur Auswahl des Ansprechpartners aufgerufen werden. Die Ansprechpartnerauswahl bezieht sich auf die in den Mandantenstammdaten hinterlegten Ansprechpartner des Mandanten. Die Ansprechpartnerauswahl ist nur möglich, wenn das Feld Mandantennummer ausgefüllt ist. - Arbeitnehmernummer und –name In den Indexfeldern zu Arbeitnehmernummer und –name kann ein Personalauswahldialog aufgerufen werden. Bei manueller Eingabe in eines der beiden Felder wird das andere Feld entsprechend gefüllt. Sofern die Eingabe nicht eindeutig ist, wird automatisch der Personalauswahldialog geöffnet. Die Personalauswahl bezieht sich auf die in ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung angelegten Arbeitnehmer des Mandanten. Die Personalauswahl ist nur möglich, wenn das Feld Mandantennummer ausgefüllt ist. - Dokumenttypnummer und –name In den Indexfeldern zu Dokumenttypnummer und –name kann ein Dialog zur Auswahl eines Dokumenttyps (Bescheidart) aufgerufen werden. Bei manueller Eingabe in eines der beiden Felder wird das andere Feld entsprechend gefüllt. Sofern die Eingabe nicht eindeutig ist, wird automatisch der Dialog zur Dokumenttypenauswahl geöffnet.
	- Auftragsnummer und –name In den Indexfeldern zu Auftragsnummer und –name kann ein Auftragsauswahldialog aufgerufen werden. Bei manueller Eingabe in eines der beiden Felder wird das andere Feld entsprechend gefüllt. Sofern die Eingabe nicht eindeutig ist, wird automatisch der Auftragsauswahldialog geöffnet. Die Auftragsauswahl bezieht sich auf die in ADDISON Kanzleiorganisation angelegten Aufträge des Mandanten. Die Auftragsauswahl ist nur möglich, wenn das Feld Mandantennummer ausgefüllt ist. - Tätigkeitsnummer und – name In den Indexfeldern zu Tätigkeitsnummer und –name kann ein Dialog zur Auswahl einer Tätigkeit aufgerufen werden. Bei manueller Eingabe in eines der beiden Felder wird das andere Feld entsprechend gefüllt. Sofern die Eingabe nicht eindeutig ist, wird automatisch der Dialog zur Tätigkeitsauswahl geöffnet. Die Tätigkeitsauswahl bezieht sich auf die in ADDISON Kanzleiorganisation angelegten Tätigkeiten des Mandanten. Die Tätigkeitsauswahl ist nur möglich, wenn das Feld Mandantennummer ausgefüllt ist. Die Feldabhängigkeiten und ADDISON-Auswahldialoge funktionieren nur, sofern die entsprechenden Felder in den Konfigurationseinstellungen der DocuWare-Anbindung ausgefüllt sind (siehe unten).
Einfluss von Auswahllisten auf das Zeitverhalten der DocuWare-Schnittstelle	Je mehr Auswahllisten zugeordnet sind, desto länger dauert der Start des Dialogs, da bereits beim Öffnen alle relevanten Auswahllisten eingelesen werden. Insbesondere bei Verwendung der Standard-Auswahllisten von DocuWare (selektive Auswahllisten) wird die Startzeit deutlich verlängert!
Abweichende Feldbezeichnung	In DocuWare können bei den Ablagemasken abweichende Beschriftungen für die Indexfelder vergeben werden. Diese abweichende Beschriftung wird im Dialog Indexfelder bearbeiten berücksichtigt.
Vorläufigen Postbucheintrag erstellen	Übernimmt zur Erstellung eines Posteingangs/Postausgangs alle im Dialog Indexfelder bearbeiten erfassten Daten. Der Posteintrag erhält den Status vorläufig. Diese automatische Vorbelegung des Postbucheintrags funktioniert nur, sofern die entsprechenden Felder in den Konfigurationseinstellungen der DocuWare-Anbindung ausgefüllt sind (siehe unten).
Postbucheintrag mit Dialog erstellen	Öffnet den Postbuchdialog und übernimmt dabei alle im Dialog Indexfelder bearbeiten erfassten Daten zur Erstellung des Posteingangs/Postausgangs. Der Posteintrag erhält den Status vorläufig. Diese automatische Vorbelegung des Postbucheintrags funktioniert nur, sofern die entsprechenden Felder in den Konfigurationseinstellungen der DocuWare-Anbindung ausgefüllt sind (siehe unten).
	Weitere Informationen zur Erstellung von Postbucheinträgen erhalten Sie in der Dokumentation Postbuch und Fristenkontrolle.