Der integrierte DocuWare-Briefkorb
Der integrierte DocuWare-Briefkorb
Allgemein
Die Ablage von Dokumenten im DocuWare-Archiv kann aus der ADDISON Software heraus gestartet werden.
Der Briefkorb kann
- über den Seitenbereich Akte / Ablage / Fach DocuWare / Briefkorb im Navigationsbaum des Office Managers im Aktenbereich
bzw.
- über den Bereich Mandant / DocuWare / DocuWare Briefkorb im Arbeitsbereich
geöffnet werden.
In ADDISON werden alle Dokumente des DocuWare-Briefkorbs angezeigt, die im DocuWare-Archiv abgelegt werden können. Aus dem Briefkorb können dann weitere Aktionen ausgeführt werden, z.B. Dokument anzeigen, Dokument bearbeiten, Briefkorb wechseln.
Funktionsweise
Aus ADDISON wird über die DocuWare Platform Services (REST-Schnittstelle) auf DocuWare zugegriffen. In ADDISON wird die gewünschte Ablagemaske konfiguriert und einige weitere Einstellungen durchgeführt. Dadurch kann von ADDISON aus direkt auf den DocuWare-Briefkorb zugegriffen und somit der DocuWare-Briefkorb „ferngesteuert“ bedient werden.
Voraussetzung
Voraussetzung für den DocuWare-Briefkorb in ADDISON ist DocuWare Version 6.8.
Verwendung der DocuWare-Schnittstellen (ab DW 7.3)
Um die aktuelle Schnittstelle von DocuWare verwenden zu können, ist kein Kopieren von Dateien aus einem DocuWare-Installationsverzeichnis in das SBA-zu-DocuWare-Installationsverzeichnis notwendig.
Die folgenden weiteren Dateien, die für die Verwendung der Schnittstelle benötigt werden, werden bei Ausführen des Setups für ADDISON Archivierung DocuWare automatisch installiert und dürfen nicht aus der DocuWare-Installation kopiert werden:
- DocuWare.Platform.ServerClient.dll
- DocuWare.Platform.ServerClient.DotNet.dll
- DocuWare.RestClient.dll
- DocuWare.WebIntegration.dll
Verwendung der DocuWare-Schnittstellen (ab DW 6.8 bis DW 7.3)
Um die aktuelle Schnittstelle von DocuWare verwenden zu können, kopieren Sie folgende Datei aus dem gelisteten DocuWare-Installationsverzeichnis in das ADDISON-Installationsverzeichnis**\Assemblies**:
- [DocuWare-Installation]\Setup Components*DocuWare.Common.dll*
Die folgenden weiteren Dateien, die für die Verwendung der Schnittstelle benötigt werden, werden bei Ausführen des Setups für ADDISON Archivierung DocuWare automatisch installiert und dürfen nicht aus der DocuWare-Installation kopiert werden:
- DocuWare.Platform.ServerClient.dll
- DocuWare.Platform.ServerClient.DotNet.dll
- DocuWare.RestClient.dll
- DocuWare.WebIntegration.dll
Symbolleiste
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Menübefehle |
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Briefkorb aktualisieren |
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Briefkorb auswählen |
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Hilfe öffnen |
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Standard-Briefkorb |
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Dateien einlesen |
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Dokumente mit DocuWare Scan App scannen |
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Dokument ablegen |
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Optionen |
Funktionen des Briefkorbs
Briefkorb aktualisieren
Mit der Schaltfläche Briefkorb aktualisieren werden alle Dokumente des aktuell geöffneten Briefkorbs neu geladen. Neue zur Archivierung bereitstehende Dokumente werden hinzugefügt.
Auswahl des Briefkorbs
Der für die Integration als Standard-Briefkorb angegebene Briefkorb wird beim Start des DocuWare-Briefkorbs in ADDISON angezeigt.
Die restlichen Briefkörbe, die dem angemeldeten Benutzer in DocuWare zugeordnet sind, stehen in einer Auswahlliste zur Verfügung. Somit kann ad hoc zwischen den verschiedenen Briefkörben gewechselt werden.
Import
Über die Schaltfläche Import können Dateien aus einem beliebigen Verzeichnis in den Briefkorb eingelesen werden.
Scannen
Ist die DocuWare Scan App installiert und eingerichtet, so können über die Schaltfläche Scannen Dokumente direkt in den Briefkorb gescannt werden.
Ablegen
Über die Schaltfläche Ablegen wird eine Ablagemaske zum Ablegen des im Briefkorb selektierten Dokuments ausgewählt und der Archivierungsvorgang gestartet.
Die Ablage eines Dokuments im DocuWare-Archiv über den Briefkorb in ADDISON besteht aus den folgenden Schritten:
- Markieren Sie ein Dokument im Briefkorb.
- Klicken Sie die Schaltfläche Ablegen an und wählen Sie eine Ablagemaske aus.
Der Archivierungsvorgang wird gestartet: Das Dokument wird im Web Client Viewer von DocuWare angezeigt und der Dialog Indexfelder bearbeiten wird geöffnet.
- Erfassen Sie die notwendigen/relevanten Werte im Dialog Indexfelder bearbeiten (siehe unten).
- Bei Bestätigung mit OK wird das Dokument mit den erfassten Indexwerten im DocuWare-Archiv abgelegt.
Werden während der Ablage über den DocuWare Web Client Viewer Stempel, Anmerkungen und andere Zeichenelemente auf dem Dokument angebracht, so können diese abhängig von den in der DocuWare Administration hinterlegten Einstellungen automatisch gespeichert werden
Mehrere Dokumente ablegen
Mehrere Dokumente können zum Ablegen markiert werden. Der Archivierungsvorgang wird dann mehrfach nacheinander gestartet, so dass jedes Dokument einzeln indexiert und abgelegt wird.
Datensatz erstellen
Über die Schaltfläche Datensatz erstellen kann ein Dokument, das im DocuWare-Archiv nur aus Indexwerten besteht und keine Datei enthält, erzeugt werden.
Optionen
Über die Schaltfläche Optionen
Tabellenansicht Miniaturansicht Indexkartenansicht
Über die Menüpunkte Optionen
Sortieren nach …
Über den Menüpunkt Optionen
Zum Standard-Briefkorb machen
Über Optionen
Der als Standard-Briefkorb eingestellte Briefkorb ist mit einem Stern vor der Bezeichnung gekennzeichnet.
Ablagedialoge immer anzeigen Ablagedialoge verbergen
Über den Menüpunkt Optionen
Kontextmenü
Mit der rechten Maustaste kann ein Kontextmenü mit weiteren Funktionen für das selektierte Dokument aufgerufen werden.
Im Viewer öffnen In neuem Viewer-Fenster öffnen
Über die Menüpunkte Im Viewer öffnen bzw. in neuem Viewer-Fenster öffnen wird das im Briefkorb selektierte Dokument im Web Client Viewer von DocuWare angezeigt. Der Viewer wird in einem separaten Task gestartet.
Bearbeiten
Über den Menüpunkt Bearbeiten wird ein im Briefkorb selektiertes Dokument im entsprechenden Bearbeitungsprogramm geöffnet.
Löschen
Über den Menüpunkt Löschen wird das selektierte Dokument aus dem Briefkorb entfernt und von der Festplatte gelöscht. Das Löschen mehrerer Dokumente ist möglich.
Umbenennen
Über den Menüpunkt Umbenennen kann die im Briefkorb sichtbare Bezeichnung des Dokuments geändert werden.
Klammern
Mehrere Dateien können als ein Dokument im DocuWare-Archiv abgelegt werden. Um mehrere Dateien zu einem Dokument zu klammern, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten Dateien windowstypisch mit Maus und Umschalt- oder Strg-Taste.
- Klicken Sie über Kontextmenü (rechte Maustaste) Klammern an.
Entklammern
Geklammerte Dokumente (siehe oben) können mittels dieser Funktion wieder getrennt werden.
Heften
Mehrere PDF-Dateien können als ein Dokument im DocuWare-Archiv abgelegt werden. Um mehrere PDF-Dateien zu einem Dokument mit einer einzigen PDF-Datei zu heften, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Markieren Sie die gewünschten PDF-Dateien windowstypisch mit Maus und Umschalt- oder Strg-Taste.
- Klicken Sie über Kontextmenü (rechte Maustaste) Heften an.
Entheften
Eine mehrseitige PDF-Datei kann mittels dieser Funktion in mehrere einseitige PDF-Dateien getrennt werden.
Indexbegriffe anzeigen
Über den Menüpunkt Indexbegriffe anzeigen können die bereits für das Dokument hinterlegten Indexwerte sowie die Systemeinträge eingesehen werden.
Senden…
Über den Menüpunkt Senden können Dokumente per E-Mail versendet werden.
Sowohl einzelne als auch mehrere Dokumente können im Anhang einer E-Mail versendet werden. Der Inhalt der E-Mail kann vor Versand bearbeitet werden.
Die Dokumente werden wahlweise im Originalformat, als PDF mit Anmerkungen sowie als PDF ohne Anmerkungen angehängt.
Herunterladen…
Über den Menüpunkt Herunterladen können Dokumente lokal gespeichert werden.
Die Dokumente werden wahlweise im Originalformat, als PDF mit Anmerkungen sowie als PDF ohne Anmerkungen gespeichert.
Eine Mehrfach-Selektion von Dokumenten ist möglich.
Drucken…
Über den Menüpunkt Drucken wird das im Briefkorb selektierte Dokument im Web Client Viewer von DocuWare angezeigt und der Druckdialog geöffnet.
Das Dokument kann wahlweise mit und ohne Anmerkungen gedruckt werden.
Eine Mehrfach-Selektion von Dokumenten ist möglich.
Kopieren nach …
Dokumente können im Briefkorb dupliziert oder in einen weiteren dem Benutzer zur Verfügung stehenden Briefkorb kopiert werden. Die Vorgehensweise dazu ist wie folgt:
- Klicken Sie ein Dokument im Briefkorb an.
- Zeigen Sie über Kontextmenü (rechte Maustaste) auf den Menüpunkt Kopieren nach.
- In einem Untermenü werden die für diesen Benutzer zur Verfügung stehenden Briefkörbe angezeigt. Klicken Sie den gewünschten Briefkorb an. Das Dokument wird in diesen Briefkorb kopiert.
Verschieben nach …
Dokumente können in einen weiteren dem Benutzer zur Verfügung stehenden Briefkorb verschoben werden. Die Vorgehensweise dazu ist wie folgt:
- Klicken Sie ein Dokument im Briefkorb an.
- Zeigen Sie über Kontextmenü (rechte Maustaste) auf den Menüpunkt Verschieben nach.
- In einem Untermenü werden die für diesen Benutzer zur Verfügung stehenden Briefkörbe angezeigt. Klicken Sie den gewünschten Briefkorb an. Das Dokument wird in diesen Briefkorb verschoben.
Automatisch ablegen
Über die Schaltfläche Automatisch ablegen wird das im Briefkorb selektierte Dokument ohne Einblendung einer Ablagemaske bzw. des Dialogs Indexfelder bearbeiten im DocuWare-Archiv abgelegt. Zur Ablage wird der in DocuWare definierte Standard-Ablagedialog verwendet.
Dialog Indexfelder bearbeiten
Programmzweck
Der Dialog Indexfelder bearbeiten dient zur Erfassung der Beschreibungswerte der Indexfelder zu einem Archiv-Dokument. Bei Archivierung von Dokumenten über den integrierten Briefkorb können zudem Postbucheinträge (mit und ohne Anzeige des Postbuchdialogs) erzeugt werden.
Auswahl der Ablagemaske für Indexfelder bearbeiten
In den Konfigurationseinstellungen zur DocuWare-Anbindung (siehe unten) wird eine Ablagemaske von DocuWare eingetragen. Diese Ablagemaske wird beim Öffnen des Dialogs Indexfelder bearbeiten angezeigt.
Die restlichen Ablagemasken, die dem angemeldeten Benutzer in DocuWare zugeordnet wurden, stehen im Dialog Indexfelder bearbeiten in einer Auswahlliste zur Verfügung. Somit kann ad hoc zwischen den verschiedenen Ablagemasken gewechselt werden.
Eingabemöglichkeiten im Dialog Indexfelder bearbeiten
Die Eingabemöglichkeiten der Werte im Dialog Indexfelder bearbeiten hängen von den Einstellungen der Indexfelder in DocuWare ab:
- Grundsätzlich ist eine freie Texteingabe möglich.
- Ist One-Click-Indexing im Web Client Viewer aktiviert, wird durch Markieren auf dem Dokument der selektierte Text in das aktive Indexfeld übertragen.
One-Click-Indexing kann im Seitenbereich des Web Client Viewers im Abschnitt Werkzeuge über die Schaltflächeaktiviert/deaktiviert.
- Für bestimmte Felder stehen ADDISON-Auswahldialoge zur Verfügung. Die Auswahldialoge können über die Schaltfläche
aufgerufen werden. Für diese Felder sind auch relevante Feldabhängigkeiten definiert.
- Sofern in DocuWare eine oder mehrere Auswahllisten zum Indexfeld gesteuert sind, stehen die Werte der Auswahllisten im Indexfeld über die Schaltfläche
zur Verfügung.
- Sofern das Indexfeld in DocuWare mit der Option Nur aus Auswahlliste gesteuert ist, kann in diesem Fall die Eingabe nur über die Auswahlliste erfolgen. Eine freie Texteingabe ist dann nicht möglich.
- Bei Datumsfeldern ist nur eine Datumseingabe möglich. Über die Schaltfläche
- Sofern in DocuWare Indexfelder in der Ablagemaske gesperrt sind, ist für diese im Dialog Indexfelder bearbeiten keine Bearbeitung möglich.
- Sofern in DocuWare Indexfelder in der Ablagemaske mit einem festen Eintrag gesteuert sind, werden diese im Dialog Indexfelder bearbeiten mit dem Wert vorbelegt.
- Sofern in DocuWare Indexfelder in der Ablagemaske mit einer Feldmaske gesteuert sind, sind freie Texteingaben nur abhängig von den hinterlegten Feldmasken möglich.
Änderungen an Indexfeldern werden während der Bearbeitung mit einem * gekennzeichnet. Einzelne Änderungen können je Indexfeld mit rechter Maustaste in der Bezeichnungsspalte zurückgenommen werden.
ADDISON-Auswahldialoge in der Ablagemaske
Zu bestimmten Feldern können Daten aus ADDISON-Auswahldialogen ausgewählt und eingefügt werden. Des Weiteren sind auch relevante Feldabhängigkeiten zu den Feldern definiert. Im Folgenden sind die entsprechenden Felder und Auswahldialoge aufgelistet:
- Mandantennummer und -name
In den Indexfeldern zu Mandantennummer und –name kann der Mandantenauswahldialog aufgerufen werden. Bei manueller Eingabe in eines der beiden Felder wird das andere Feld entsprechend gefüllt. Sofern die Eingabe nicht eindeutig ist, wird automatisch der Mandantenauswahldialog vorselektiert geöffnet. - Sachbearbeiter
Im Indexfeld zum Sachbearbeiter kann ein Dialog zur Auswahl des Ansprechpartners aufgerufen werden. Die Ansprechpartnerauswahl bezieht sich auf die in den Mandantenstammdaten hinterlegten Ansprechpartner des Mandanten. Die Ansprechpartnerauswahl ist nur möglich, wenn das Feld Mandantennummer ausgefüllt ist. - Arbeitnehmernummer und –name
In den Indexfeldern zu Arbeitnehmernummer und –name kann ein Personalauswahldialog aufgerufen werden. Bei manueller Eingabe in eines der beiden Felder wird das andere Feld entsprechend gefüllt. Sofern die Eingabe nicht eindeutig ist, wird automatisch der Personalauswahldialog geöffnet. Die Personalauswahl bezieht sich auf die in ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung angelegten Arbeitnehmer des Mandanten. Die Personalauswahl ist nur möglich, wenn das Feld Mandantennummer ausgefüllt ist. - Dokumenttypnummer und –name
In den Indexfeldern zu Dokumenttypnummer und –name kann ein Dialog zur Auswahl eines Dokumenttyps (Bescheidart) aufgerufen werden. Bei manueller Eingabe in eines der beiden Felder wird das andere Feld entsprechend gefüllt. Sofern die Eingabe nicht eindeutig ist, wird automatisch der Dialog zur Dokumenttypenauswahl geöffnet. - Auftragsnummer und –name
In den Indexfeldern zu Auftragsnummer und –name kann ein Auftragsauswahldialog aufgerufen werden. Bei manueller Eingabe in eines der beiden Felder wird das andere Feld entsprechend gefüllt. Sofern die Eingabe nicht eindeutig ist, wird automatisch der Auftragsauswahldialog geöffnet. Die Auftragsauswahl bezieht sich auf die in ADDISON Kanzleiorganisation angelegten Aufträge des Mandanten. Die Auftragsauswahl ist nur möglich, wenn das Feld Mandantennummer ausgefüllt ist. - Tätigkeitsnummer und – name
In den Indexfeldern zu Tätigkeitsnummer und –name kann ein Dialog zur Auswahl einer Tätigkeit aufgerufen werden. Bei manueller Eingabe in eines der beiden Felder wird das andere Feld entsprechend gefüllt. Sofern die Eingabe nicht eindeutig ist, wird automatisch der Dialog zur Tätigkeitsauswahl geöffnet. Die Tätigkeitsauswahl bezieht sich auf die in ADDISON Kanzleiorganisation angelegten Tätigkeiten des Mandanten. Die Tätigkeitsauswahl ist nur möglich, wenn das Feld Mandantennummer ausgefüllt ist.
Die Feldabhängigkeiten und ADDISON-Auswahldialoge funktionieren nur, sofern die entsprechenden Felder in den Konfigurationseinstellungen der DocuWare-Anbindung ausgefüllt sind (siehe unten).
Einfluss von Auswahllisten auf das Zeitverhalten der DocuWare-Schnittstelle
Je mehr Auswahllisten zugeordnet sind, desto länger dauert der Start des Dialogs, da bereits beim Öffnen alle relevanten Auswahllisten eingelesen werden.
Insbesondere bei Verwendung der Standard-Auswahllisten von DocuWare (selektive Auswahllisten) wird die Startzeit deutlich verlängert!
Abweichende Feldbezeichnung
In DocuWare können bei den Ablagemasken abweichende Beschriftungen für die Indexfelder vergeben werden. Diese abweichende Beschriftung wird im Dialog Indexfelder bearbeiten berücksichtigt.
Vorläufigen Postbucheintrag erstellen
Übernimmt zur Erstellung eines Posteingangs/Postausgangs alle im Dialog Indexfelder bearbeiten erfassten Daten. Der Posteintrag erhält den Status vorläufig.
Diese automatische Vorbelegung des Postbucheintrags funktioniert nur, sofern die entsprechenden Felder in den Konfigurationseinstellungen der DocuWare-Anbindung ausgefüllt sind (siehe unten).
Postbucheintrag mit Dialog erstellen
Öffnet den Postbuchdialog und übernimmt dabei alle im Dialog Indexfelder bearbeiten erfassten Daten zur Erstellung des Posteingangs/Postausgangs. Der Posteintrag erhält den Status vorläufig.
Diese automatische Vorbelegung des Postbucheintrags funktioniert nur, sofern die entsprechenden Felder in den Konfigurationseinstellungen der DocuWare-Anbindung ausgefüllt sind (siehe unten).
Weitere Informationen zur Erstellung von Postbucheinträgen erhalten Sie in der Dokumentation Postbuch und Fristenkontrolle.