Dialoge/Funktionen Mitarbeiterliste

Dialoge/Funktionen Mitarbeiterliste

Dialog Mitarbeiterstammblatt

Möchten Sie einen neuen selbstbuchenden Mandanten erfassen, betätigen Sie den Menübefehl Bearbeiten | Neu.

Zur Bearbeitung eines vorhandenen selbstbuchenden Mandanten dient der Menübefehl Bearbeiten | öffnen.

In beiden Fällen öffnet sich das Stammblatt, in dem Sie auf folgenden Registerkarten Daten erfassen können.

Register Allgemeines

Dieser Bereich ist für die persönlichen Angaben des Mitarbeiters vorgesehen.

Mitarbeiter-Nr.

Dieses Feld zeigt die Mitarbeiter-Nummer an. Die Nummer wird automatisch vom Programm vorgeschlagen, kann aber von Ihnen verändert werden.

Kurzname

Dieses Feld enthält den Kurznamen des Mitarbeiters. Standardmäßig wird der Eintrag aus dem Feld Name verwendet. Sie können diesen Kurznamen jedoch auch direkt eingeben bzw. nachträglich ändern. Mit dem hier eingegebenen Namen meldet sich der Mitarbeiter am AKTE-Programm an.

Kostenstelle

Die hier eingetragene Kostenstellen-Nummer wird bei der Debitorensollstellung verwendet, wenn im Kanzleistammblatt die Bedeutung der Kostenkreise entsprechend geschlüsselt ist.

Aktivieren

• Die Felder Name und Vorname sind Pflichtfelder.
• Im Feld Geburtstag können Sie das Geburtsdatum des Mandanten eintragen.
• Im Feld Titel geben Sie bitte die entsprechenden Daten ein.
• Im Feld Anrede wählen Sie den entsprechenden Listeneintrag aus.

Weiterhin können Sie Daten in den Feldern Berufsbezeichnung, Beschäftigt seit, Ausgeschieden am, Leistungserfassung und Urlaub in Tagen eingeben.

Die Anmeldung des Mitarbeiters am AKTE-Programm ist ab dem Datum möglich, das im Feld Beschäftigt seit eingetragen wurde.

Im Feld Ausgeschieden am tragen Sie das Datum ein, an dem der Mitarbeiter ausgeschieden ist. Wenn dieses Feld gefüllt wurde, kann der entsprechende Mitarbeiter sich ab diesem Zeitpunkt nicht mehr am AKTE-Programm anmelden.

Hiermit können Sie die Art der Leistungserfassung mitarbeiterspezifisch festlegen. Die Einstellung Kanzleistandard bedeutet, dass die in den Optionen (Siehe das Menü Akte | Optionen) im Register Kanzleiorganisation vorgenommene Einstellung übernommen wird.

Hinweis:

Beachten Sie hierzu auch die Hilfe der Optionen. Siehe Menü Hilfe | Online-Hilfe | AKTE / SBS Software Einführung Bedienung Optionen.

Register Anschrift

Hier erfassen Sie die Adresse des Mitarbeiters.

Hinweis:

Weicht die Postanschrift von der Hausanschrift ab, können Sie diese zusätzlich erfassen. Die doppelte Erfassung einer identischen Anschrift ist nicht notwendig.

Tipp: Durch die Eingabe der PLZ wird der Ort, soweit dieser eindeutig ist, sofort in das Feld Ort übernommen. Sind einer PLZ mehrere Orte zugeordnet, wählen Sie den zutreffenden Eintrag aus der angezeigten Liste aus. Mit der Schaltfläche Vorschau können Sie den Dialog Adressvorschau öffnen.

Register Kommunikation

Hier halten Sie fest, auf welche Art Sie Mitarbeiter erreichen können (siehe Dialog Kommunikationsmittel).

Um beispielsweise die Telefon- oder Faxnummer einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie erhalten dann den Dialog Kommunikationsmittel. Das Kommunikationsmittel kann mit dem Kontrollkästchen als Hauptnummer gekennzeichnet werden.

Register Bankverbindung

Sofern dies notwendig ist halten Sie hier die Daten der Bankverbindung des Mitarbeiters fest.

Durch Klicken auf Neu legen Sie eine neue Bankverbindung an (siehe hierzu die allgemeine Beschreibung des Dialogs Bankkonto). Die bevorzugte Bankverbindung wird mit * im Feld vor der Kontonummer markiert.

Schaltfläche Bearbeiten

Öffnet den Dialog Bankkonto, mit den Daten des ausgewählten Bankkontos. Hier können Sie dann die gewünschten Änderungen vornehmen.

Schaltfläche Löschen

Entfernt das ausgewählte Bankkonto ohne weitere Sicherheitsabfrage aus der Liste. Endgültig gelöscht wird das Bankkonto jedoch erst, wenn Sie die geänderten Einstellungen speichern (Symbol Stammblatt speichern oder schließen des Stammblatts über OK).

Mitarbeiterstammblatt - Register Stundensätze

Im Mitarbeiter- und Mandantenstammblatt im Register Stundensätze können für Mitarbeiter und Mandanten Stundensätze auftragsbezogen hinterlegt werden. Diese Informationen werden von der Kanzleiorganisation benötigt bzw. verwendet.

Standardstundensatz

Die Verwaltung der Stundensätze ist mehrstufig aufgebaut. An oberster Stelle steht der Standardstundensatz des Mitarbeiters im Mitarbeiterstammblatt, der über alle Mandanten und Angelegenheiten gilt, solange keine abweichenden Stundensätze gepflegt sind. Auf dieser Stufe werden folgende Daten hinterlegt:

Gültig ab

Datum, ab dem die Angaben für die Stundensätze gültig sind.

Gehalt

Durchschnittliches monatliches Gehalt des Mitarbeiters in Euro.

Stunden

Sollarbeitsstunden pro Monat für den Mitarbeiter.

Beachten Sie bitte, dass hier nur eine fiktive Stundenanzahl erfasst wird. Für eine Vollzeitkraft (40-Stundenwoche) sind 170 Stunden pro Monat zu erfassen, für Teilzeitkräfte den entsprechenden Bruchteil von 170 Stunden.

Stundensatz extern

Externer Stundensatz des Mitarbeiters.

Mit dem hier erfassten externen Stundensatz werden im Sachgebiet Auftragswesen die erfassten Leistungen berechnet und als Soll-Umsatz ausgegeben.

Die Ausgabe der Stundensätze kann über die Benutzerrechte individuell eingestellt werden.

Stundensatz intern

Interner Stundensatz des Mitarbeiters.

Mit dem hier erfassten internen Stundensatz werden im Sachgebiet Auftragswesen die erfassten Leistungen berechnet und als Ist-Kosten ausgegeben.

Die Ausgabe der Stundensätze kann über die Benutzerrechte individuell eingestellt werden.

Abweichende Stundensätze

Für die abweichenden Stundensätze wird lediglich der externe Stundensatz erfasst, da der interne Stundensatz, der die Kosten des Mitarbeiters abbildet, auf allen Stufen gleich ist.

Abweichende Stundensätze können Auftragsbezogen und / oder Mandantenbezogen hinterlegt werden. Dabei gilt, je detaillierter die Informationen hinterlegt werden, desto niedriger die Gültigkeitsstufe.

Wird z.B. für auftragsartbezogene Stundensätze im Mitarbeiterstammblatt nur die Auftragsart hinterlegt, so gilt der Stundensatz für alle Mandanten und alle Angelegenheiten dieser Auftragsart. Wurde auch eine Angelegenheit erfasst, so gilt dieser Stundensatz für genau diese Angelegenheit bei allen Mandanten.

Soll für einen Mandanten grundsätzlich ein Stundensatz gelten, ist diese Information im Mandantenstammblatt zu erfassen. Alle hier eingestellten Stundensätze gelten dann nur für diesen Mandanten. Auch hier trifft die oben beschriebene Logik der Stufen zu.

Die für bestimmte Mandanten im Mitarbeiterstammblatt hinterlegten Stundensätze erscheinen auch im Register Stundensätze im Mandantenstammblatt. Dies gilt auch umgekehrt für Mitarbeiter, die im Mandantenstammblatt Stundensätze hinterlegt haben, so dass die korrekte Sicht auf die Stundensätze von beiden Seiten aus möglich ist.

Die Register Stundensätze im Mandanten- und im Mitarbeiterstammblatt stellen also dieselben Informationen dar, lediglich aus der Sicht des jeweiligen Stammblatts.

Bearbeiten der Stundensätze

Mit den Befehlen des Kontextmenüs (rechte Maustaste) können Sie über die Funktion Neu einen neuen Stundensatz anlegen bzw. über die Funktion Löschen einen markierten Stundensatz löschen.

Auswertung durch die Leistungserfassung

Bei der Leistungserfassung werden die Stundensätze automatisch ausgewertet. Dabei wird zunächst nach Informationen auf der niedrigsten Stufe gesucht. Wurden keine Stundensätze gefunden, wird die nächsthöhere Stufe abgefragt, bis endgültig ein Stundensatz gefunden wurde. Um Ihnen die Übersicht etwas zu vereinfachen, wurde eine Übersicht über die zur Anwendung kommenden Stundensätze erstellt. Diese ist in der Leistungserfassung über die Funktionstaste F12 (Stundensatzherkunft) aufzurufen und zeigt Ihnen, je nach bereits eingegebenen Informationen, den dann gültigen Stundensatz an. So können Sie immer genau feststellen, welcher Stundensatz gerade zum Einsatz kommt.

Beim Umbuchen oder Korrigieren von Leistungen wird der Stundensatz aufgrund des Leistungsdatums, des Mitarbeiters, des Mandanten und der Angelegenheit ggf. aktualisiert.

Wochenarbeitszeit

In diesem Bereich geben Sie die Daten der Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters ein. Diese ist u.a. auch eine Grundlage der Mitarbeiterplanung.

Beachten Sie auch die ausführlichen Informationen zur Mitarbeiterplanung in der Online Hilfe. Siehe Menü Hilfe / Online-Hilfe /AKTE Kanzleiorganisation / Mitarbeiterplanung.

Register Teams

Hier werden alle Teams aufgelistet, zu denen der Mitarbeiter gehört. Ein Mitarbeiter kann in beliebig vielen Teams Mitglied sein.

Die erste Spalte enthält den Namen des jeweiligen Teams, in der zweiten Spalte wird der Name des Teamleiters angezeigt.

Das Zusammenfassen von Mitarbeitern in Teams ist vor allem sinnvoll, wenn Sie für mehrere Mitarbeiter identische Benutzerrechte vergeben möchten. Sie müssen nur noch dem Team die Rechte zuweisen und nicht jedem einzelnen selbstbuchenden Mandanten.

Über die Schaltfläche Zuordnen können Sie den selbstbuchenden Mandanten weiteren Teams zuordnen.

Durch Anklicken von Löschen beenden Sie die Zugehörigkeit des selbstbuchenden Mandanten zum markierten Team.

Hinweis:

Das Team wird ohne Nachfrage aus der Liste entfernt. Die Änderung wird jedoch erst wirksam, wenn Sie das Stammblatt speichern.

Register Rechte

Auf dieser Registerkarte werden die aktuell eingetragenen Rechte für den Mitarbeiter angezeigt. Zusätzlich können alle Rechte, die aus den Teams des Mitarbeiters bzw. aus dem Basisteam Alle Mitarbeiter stammen (und damit ebenfalls auf den Mitarbeiter einwirken), mit den Kontrollkästchen Alle Mitarbeiter und Teams zur besseren Übersicht eingeblendet werden.

Der Inhalt dieser Registerkarte ist nur für Mitarbeiter sichtbar, die das Benutzerrecht für den Datenbereich Rechteverwaltung besitzen.

Bereich Rechte

In diesem Bereich finden Sie alle für diesen Mitarbeiter vergebenen Benutzerrechte.

Die Liste kann durch Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift sortiert werden.

Anzeige zusätzlicher Rechte

Die Daten im Bereich Benutzerrechte können Sie zur besseren Übersichtlichkeit durch diese beiden Felder einschränken.

Setzen Sie das Häkchen im Feld Alle Mitarbeiter, wenn Sie die Benutzerrechte sehen wollen, die der Mitarbeiter vom systeminternen Team Alle Mitarbeiter erbt.

Setzen Sie das Häkchen im Feld Teams, wenn Sie die Benutzerrechte sehen wollen, die der Mitarbeiter von den Teams erbt, denen er angehört.

Schaltfläche Löschen

Durch Anklicken löschen Sie das markierte Benutzerrecht.

Achtung: Sie können nur Benutzerrechte löschen, die für den aktuellen Mitarbeiter vergeben wurden (in der Spalte Herkunft steht: eig. Rechte). Benutzerrechte, die der Mitarbeiter aus seiner Zugehörigkeit zu Mitarbeiterteams erbt, können hier nicht gelöscht werden. Dazu müssen Sie das entsprechende Teamstammblatt öffnen.

Hinweis:

Das Team wird ohne Nachfrage aus der Liste entfernt. Die Änderung wird jedoch erst wirksam, wenn Sie das Stammblatt speichern.

Die Schaltflächen Neu und Bearbeiten öffnen das Fenster [Dialog Benutzerrecht hinzufügen / ändern][(nur AKTE)] .

Sichtbare Akten

Über die Auswahlliste können Sie einstellen, welche Akten der Mitarbeiter im Auswahldialog Akte öffnen angezeigt bekommt.

Hinweis: Diese Auswahlliste ist nicht in jeder Lizenzart vorhanden.

Wenn die Auswahl eigene (ohne Mandantenstammblatt), eigene (mit Mandantenstammblatt) oder Kanzlei(en) getroffen wurde kann über die Auswahlschaltfläche der Dialog Aktenzuordnung aufgerufen werden, in dem Sie die Akten auswählen können auf die der Mitarbeiter angezeigt bekommt.

Windows-Konto

In diesem Feld können Sie die Angaben des Windows-Domain – Konto eingeben, mit welchem Sie der entsprechende selbstbuchende Mandant in Ihrer Windows-Domäne anmeldet.

Die Eingabe erfolgt wie folgt:

Domainname\Benutzername z.B. MeineDomain\Vorname.Nachname

Die Erfassung ist notwendig, wenn Sie für diesen Benutzer die Funktion Verzeichnisschutz nutzen möchten.

Nähere Hinweise zum Verzeichnisschutz finden Sie in der dazugehörigen ausführlichen Online-Hilfe, die im Bereich AKTE|SBS Software bereitsteht.

Funktionsrecht Erinnerungen/Nachrichten anderer Mitarbeiter anzeigen Mit dem Funktionsrecht Erinnerungen/Nachrichten anderer Mitarbeiter anzeigen stellen wir Ihnen eine einfache Möglichkeit zur Verfügung eine Stellvertretungsregel zu definieren. Die hier getroffene Rechteeinstellung wirkt sich auf die Filterung der Anzeige der Einträge von Portalnachrichten, Aufträgen, eNachrichten, Fristen/Terminen im Erinnerungsfenster und für die Portalnachrichten im Postkorb der Zentral- und Mitarbeiterakte aus.

Die Konfiguration der Stellvertretung können Sie z.B. durchführen, indem Sie für die entsprechenden Mitarbeiter ein Team anlegen und für dieses den Zugriff auf das Funktionsrecht Erinnerungen/Nachrichten anderer Mitarbeiter anzeigen mit der Auswirkung auf | alle Mitarbeiter verneinen.

Zusätzlich ist es erforderlich für die einzelnen Mitglieder des Teams auf Mitarbeiterebene den Zugriff auf das Funktionsrecht für die Mitarbeiter freizugeben, deren Einträge der Mitarbeiter im Erinnerungsfenster, neben seinen eigenen Nachrichten (zuständig oder hauptzuständig) im Erinnerungsfenster und dem Postkorb der Mitarbeiter- oder Zentralakte sehen bzw. auswählen darf.

Hinweis:

Bis Version 3/2021 war das Funktionsrecht Erinnerungen/Nachrichten anderer Mitarbeiter anzeigen nur global für alle Mitarbeiter definierbar. Das bedeutet, dass ein bereits vorhandenes Recht nach dem Update unter Auswirkung auf automatisch für alle Mitarbeiter verneint oder bejaht ist (je nach dem wie zuvor definiert).

Hinweis: Weitere Information zur Auswirkung des Rechts Erinnerungen/Nachrichten anderer Mitarbeiter anzeigen finden Sie in der Online-Hilfe der Erinnerungsfunktion bzw. des Postkorbes:

• Siehe Menü Hilfe>Online-Hilfe>AKTE Kanzleiorganisation > Dokumente und Funktionen > Erinnerungsfunktion
• Siehe Menü Hilfe>Online-Hilfe>ADDISON Direkt>Benutzerhandbücher AKTE>ADDISON Direkt für Steuerberater und Kanzleimitarbeiter

Register Stempeltext

Hier können Sie Stempeltexte hinterlegen, die auf Ihre Steuerformulare gedruckt werden sollen.

Hinweis:

Wenn Sie in den Stempeltext eine Grafik integrieren, sollten Sie darauf achten, dass diese nicht größer als 100 KB ist. Umfangreiche Grafiken mit hoher Farbtiefe führen dazu, dass die Verarbeitung der Steuerformulare verlangsamt wird. Bitte ersetzen Sie Grafiken innerhalb des Stempeltextes durch Grafiken mit einer geringeren Farbtiefe. Wir empfehlen Ihnen, die Grafiken für die Stempeltexte mit 256 Farben zu erstellen.

Verfügbare Stempeltexte

Hier finden Sie eine Auflistung der Namen aller Ihnen zur Verfügung stehenden Stempeltexte. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des Stempeltexts, der standardmäßig verwendet werden soll. Ist für einen Mitarbeiter ein Standard-Stempeltext definiert, wird dieser verwendet. Anderenfalls wird der für die Kanzlei als Standard definierte Stempel in das Formular gedruckt. Wurde gar kein Stempeltext als Standard festgelegt, wird der erste genommen, der gefunden wird. Selbstverständlich können Sie in jedem Steuerformular einen anderen als den vorgeschlagenen Stempeltext auswählen. Das Definieren eines Standards dient lediglich dazu, den Aufwand zu minimieren.

Schaltfläche Neu

Über die Schaltfläche Neu können Sie einen neuen Stempeltext anlegen. Es wird der Bearbeitungsdialog für Stempeltexte geöffnet.

Schaltfläche Bearbeiten

Über die Schaltfläche Bearbeiten können Sie den ausgewählten Stempeltext verändern. Es wird der Bearbeitungsdialog für Stempeltexte geöffnet.

Schaltfläche Löschen

Über die Schaltfläche Löschen können Sie einen Stempeltext löschen.

Register Elster

Die ELSTER-Datenübermittlungen an die Finanzbehörden werden mittlerweile über den ADDISON Datenservice (ADDISON Direkt) abgewickelt und erfordern kein lokales ELSTER Zertifikat mehr. Die vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt) stellt hier eine Ausnahme dar. Für deren Übermittlung ist auf Ihrem Rechner derzeit noch ein ELSTER Software Zertifikat notwendig.

In der in Mitarbeiterliste und der Liste selbstbuchender Mandanten können Sie für jede Person festlegen, welches ELSTER-Zertifikat bei der Übermittlung von ELSTER-Daten verwendet werden soll. Ist hier keine individuelle Einstellung für die Elstersignatur vorgenommen, so galt beim Versenden der Kanzleistandard:

ohne Signatur

Der Bearbeiter darf/kann nur Fälle ohne Signatur versenden. Versucht der Bearbeiter einen signierten Fall zu versenden, wird die Versendung abgebrochen.

Elster Basis (Softwarezertifikat)

Beim Versenden wird auf das hier angegebene Softwarezertifikat zurückgegriffen.

Elster-Spezial (Zertifikat auf USB-Stick)

Beim Versenden wird auf den hier angegebenen USB-Stick zurückgegriffen.

Elster-Plus (Zertifikat auf Karte)

Beim Versenden wird auf die hier angegebene Signaturkarte zurückgegriffen.

Teams Mitarbeiterliste

Der Menübefehl Ansicht | Liste der Teams zeigt eine Liste an, in der Sie für Ihre Mitarbeiter Teams anlegen können.

Möchten Sie ein neues Team anlegen, betätigen Sie den Menübefehl Bearbeiten / Neues Team.

Zur Bearbeitung eines vorhandenen Teams dient der Menübefehl Bearbeiten / Stammblatt öffnen.

In beiden Fällen öffnet sich der Dialog Teamstammblatt, in dem Sie auf folgenden Registerkarten Daten erfassen.

Sichtbare Akten

Mit der Funktion Sichtbare Akten können Sie im Dokument Mitarbeiterliste im Register Rechte einstellen, welche Akten der Mitarbeiter im Auswahldialog Akte öffnen angezeigt bekommt.

Hinweis:

Diese Auswahlliste ist nicht in jeder Lizenzart vorhanden.

Sichtbare Akten: eigene (ohne Mandantenstammblatt)

Durch Auswahl des Eintrags eigene (ohne Mandantenstammblatt) legen Sie fest, dass der betreffende Mitarbeiter nur die Akten sieht, die ihm explizit zugewiesen wurden. Wenn Sie die Option aktivieren, können Sie über die daneben liegende Schaltfläche die Aktenzuordnung vornehmen.

Diese Option ist nur dann verfügbar, wenn das Modul Mehrkanzleimanagement lizenziert ist.

Im Dialog Akte öffnen werden dann nur noch die zugewiesenen Akten angezeigt. Alle anderen Akten werden ausgeblendet. Auf diese Weise können Sie Ihren Mandanten den Zugriff auf die eigene Akte ermöglichen (beispielsweise über einen Windows Terminal Server), ohne dass dieser Mandant sieht, welche Mandanten Sie außer ihm betreuen.

Um den Zugriff auf vertrauliche Daten umfassend zu sperren, sollten Sie außerdem folgende Benutzerrechte einstellen (diese werden automatisch eingetragen, wenn Sie die Option aktivieren und sollten übernommen werden):

Kein Zugriff auf die Sachgebiete

• Stammdaten
• Auftragswesen
• Rechnungsausgang Post / Fristen / Archiv
• Schriftverkehr
• Transfer-/Drucklisten und
• Jahresabschluss

Sperren der Funktionen Akten neu anlegen / löschen, Aktenstruktur ändern und Aktenvorlagen bearbeiten.

==

Hinweis:

Mitarbeiter, für die nur die eigenen Akten ohne Mandantenstammblatt sichtbar sind, können das Mandantenstammblatt nicht öffnen.

Sichtbare Akten: eigene (mit Mandantenstammblatt)

Dieser Eintrag entspricht weitestgehend der Beschreibung von [Sichtbare Akten: eigene (ohne Mandantenstammblatt)] mit der Ergänzung, dass betreffende Mitarbeiter mit der Zuordnung Sichtbare Akten: eigene (mit Mandantenstammblatt) auch das Mandantenstammblatt öffnen und bearbeiten können. Das gilt aber nur für die eigenen Akten.

Sichtbare Akten: Kanzlei(en)

Wenn Sie in Ihrem System mehrere Kanzleien und Partner verwalten, können Sie durch diese Option festlegen, dass der Mitarbeiter nur die Akten einer oder mehrerer Kanzlei(en) bzw. Partner sieht.

Diese Option ist nur dann verfügbar, wenn das Modul Mehrkanzleimanagement lizenziert ist.

Folgende Benutzerrechte werden für Mitarbeiter dieses Typs empfohlen und automatisch in die Liste eingetragen:

Kein Zugriff auf den Datenbereich Rechteverwaltung, da sich die Mitarbeiter sonst selbst wieder Zugriff auf alle Akten verschaffen können.

Verbot der Neuanlage und des Löschens von Kanzleiakten.

Erläuterung: Der Mitarbeiter könnte sonst eine neue Kanzlei anlegen, diese aber nicht im Browser öffnen, weil sie ihm erst zugewiesen werden muss.

Wenn Sie die Schaltfläche mit den drei Punkten betätigen, öffnet sich ein Auswahldialog, in dem die Kanzlei(en)/Partner ausgewählt werden können, deren Akten der Mitarbeiter sehen darf.

Eine Akte wird als Akte einer Kanzlei betrachtet, wenn die Kanzlei für den Mandanten als zuständige Kanzlei hinterlegt ist oder im Mandantenstammblatt auf der Registerkarte Auftragswesen einer Auftragsart zugewiesen wurde.

Eine Akte wird als Akte eines Partners betrachtet, wenn der Partner für den Mandanten als zuständiger Partner hinterlegt ist oder im Mandantenstammblatt auf der Registerkarte Auftragswesen einer Auftragsart zugewiesen wurde.

Für Mitarbeiter mit Sicht auf die Akten einer Kanzlei gelten folgende Regeln:

• Sie haben keinen Zugriff auf die Zentralakte, da hier kanzleiübergreifende Daten verwaltet werden.
• Sie haben neben den entsprechenden Mandantenakten auch Zugriff auf die Kanzleiakten der zugeordneten Kanzlei(en)/Partner sowie die Mitarbeiterakte.
• Sie können neue Mandantenakten anlegen.
• Sie können das Mandantenstammblatt entsprechenden Akten öffnen und bearbeiten, sofern dies nicht durch weitere Benutzerrechte eingeschränkt ist.

Hierbei ist folgendes zu beachten:

• Ist im Mandantenstammblatt eine zuständige Kanzlei hinterlegt, auf die der Mitarbeiter keinen Zugriff hat, wird diese angezeigt, kann aber nicht geändert werden.
• Ist im Mandantenstammblatt ein zuständiger Partner hinterlegt, auf den der Mitarbeiter keinen Zugriff hat, wird dieser angezeigt, kann aber nicht geändert werden.
• Nutzt der Mandant den Kundenstamm eines Mandanten, auf den der Mitarbeiter keinen Zugriff hat, wird dieser Mandant angezeigt. Möchte der Mitarbeiter diese Einstellung ändern, kann er jedoch nur den Kundenstamm eines ihm freigegebenen Mandanten auswählen.
• Sind auf der Registerkarte Auftragswesen Kanzleien/Partner hinterlegt, auf die der Mitarbeiter keinen Zugriff hat, werden diese angezeigt. Möchte der Mitarbeiter diese Einstellungen ändern, kann er aber nur Kanzleien/Partner auswählen, die für ihn freigegeben sind.
• Sie sehen im Dokument Mandatsverzeichnis in der Liste der Mandantengruppen alle Gruppen. Im Bearbeitungsdialog für Mandantengruppen werden jedoch nur die freigegebenen Mandanten angezeigt.

Dialog Teamstammblatt

Register Teammitglieder

Die Liste zeigt die Namen und Vornamen aller Mitarbeiter an, die Mitglieder des Teams sind.

Schaltfläche Zuordnen

Über diese Schaltfläche können Sie dem Team weitere Mitarbeiter zuordnen.

Durch Anklicken erhalten Sie einen Dialog, der alle Mitarbeiter auflistet, die noch nicht Mitglied in diesem Team sind. Wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter aus und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche Hinzufügen.

Schaltfläche Löschen

Durch Anklicken entfernen Sie den markierten Mitarbeiter aus dem Team.

Der Mitarbeiter wird ohne Nachfrage aus der Liste entfernt. Die Änderung wird jedoch erst wirksam, wenn Sie das Teamstammblatt speichern.

Dialog Benutzerrecht hinzufügen / ändern (nur AKTE)

Hier werden die Rechte für den Mitarbeiter bzw. das Team eingetragen.

Beim Eintragen eines Rechts kann wie folgt vorgegangen werden.

• Wählen Sie den Rechtebereich aus .
• Wählen Sie den Eintrag aus der linken Liste Hier können auch mehrere Einträge markiert werden.
• Wählen Sie den Eintrag aus der Auswahlliste Auswirkung auf
• Wählen Sie den Eintrag aus der rechten Liste Hier können auch mehrere Einträge markiert werden.
• Definieren Sie den Zugriff

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK (speichert den Rechteeintrag und schließt das Fenster) oder die Schaltfläche Übernehmen (speichert den Rechteeintrag, lässt aber das Fenster für weitere Eintragungen geöffnet).

Zugriffsmöglichkeiten

Folgende Zugriffsmöglichkeiten können vergeben werden:

• Zugriff: Hiermit wird der eigentliche (Lese-) Zugriff gewährt bzw. verweigert
• Neu: Dies beinhaltet z.B. die Neuanlage von Dokumenten in den Akten
• Löschen: Dies beinhaltet z.B. das Löschen von Dokumenten und Registern in den Akten
• Daten ändern: Das Recht zum Ändern von Daten kann für folgende Dokumente festgelegt werden: Banken, Finanzämter, Gemeinden, Krankenkassen, Kundenstamm, Lieferantenstamm, Kontenstamm, Liste der Kostenstellen und Sonstige Adressen.

Für alle anderen Rechtebereiche und Dokumente ist das Änderungsrecht an das Zugriffsrecht gekoppelt. Wer auf einen Bereich Zugriffsrechte besitzt, darf auch Daten darin verändern.

Ja = das Recht wird gewährt; Nein = das Recht wird verweigert.

Kein Eintrag bedeutet, dass auf dieser Rechteebene keine Aussage getroffen wird. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn ein Mitarbeiter immer Lesezugriff auf einen Bereich haben soll; ob er Daten neu anlegen, löschen oder verändern darf, hängt davon ab, ob er in einem Team ist, dem dieses Recht eingetragen wurde. Dieser Eintrag sollte nur in Ausnahmefällen verwendet werden, da er die Übersicht für den Administrator erschwert.

Dialog Kommunikationsmittel

Im Dialogfenster Kommunikationsmittel werden die Kommunikationsdaten für Mandanten, Firmen, Finanzämter usw. angelegt. Für das Kommunikationsmittel, das die Daten enthält, muss ein passender Kommunikationstyp vorhanden sein.

Dialog Kommunikationsmittel öffnen

Aus diversen Dokumenten im Register Kommunikation

• Schaltfläche Neu

• Schaltfläche Bearbeiten für markiertes Kommunikationsmittel

• Doppelklick auf Kommunikationsmittel

• Feld Kommunikationstyp:

  : Im Feld Kommunikationstyp wählen Sie den gewünschten Eintrag in der Auswahlliste, z. B. Telefon (geschäftlich) -> im Eingabefeld Nummer, E-Mail-Adresse, URL (je nach Typ) Daten eintragen.

Die üblichen Kommunikationstypen wie Telefon, Telefax oder E-Mail sind standardmäßig eingetragen. Individuelle Kommunikationstypen können Sie im Dokument Kommunikationsmittel erfassen.

Für jeden Kommunikationstyp können Sie mehrere Kommunikationsmittel erfassen.

Feld Bemerkung

Im Feld Bemerkung können Sie einen kurzen Text eingeben, beispielsweise: "Nur vormittags zu erreichen".

Option Hauptnummer, Hauptadresse usw.

Die Option Hauptnummer, Hauptadresse usw. wird benutzt, wenn mehrere Kommunikationsmittel des gleichen Typs (z. B. mehrere Telefonnummern) erfasst werden. Je Kommunikationsart muss zwingend eine Hauptnummer angegeben werden. Pro Kommunikationsart kann nur eine Hauptnummer festgelegt werden.

Beispiel:

Kommunikationsart: Telefon

Kommunikationstypen: Telefon (privat), Telefon (geschäftlich)

Kommunikationsmittel: Telefon (privat) 04711/123456, Telefon (privat) 04711/345678,

Telefon (geschäftlich) 04711/987654

Kennwörter anderer Mitarbeiter ändern

Wenn Sie das Benutzerrecht Datenbereich Rechteverwaltung besitzen, können Sie die Login-Kennwörter anderer Mitarbeiter ändern. Markieren Sie in der Mitarbeiterliste den entsprechenden Datensatz und wählen Sie hierzu den Menüpunkt Bearbeiten | Kennwort ändern...aus.

Diese Funktion ist dann hilfreich, wenn ein Mitarbeiter sein Kennwort vergessen hat.

Sie erhalten den Dialog Kennwortänderung, mit dem Sie – ohne Kenntnis des aktuellen Kennworts Ihres Mitarbeiters – einfach durch Eingeben und Bestätigen ein neues Kennwort vergeben können oder den Mitarbeiter freischalten können, sofern dessen Zugang zum AKTE-Programm ggfls. durch mehrmalige Falscheingabe des Kennworts gesperrt wurde.

Hinweis: Beachten Sie hierzu auch die Ausführungen zur Sicherheit in der Hilfe der Optionen: Siehe Menü Hilfe / Online-Hilfe / AKTE/SBS Software / Einführung Bedienung Optionen / Optionen für grundlegende Einstellungen / Register der Optionen / Register Sicherheit.