Dialoge Selbstbuchende Mandanten

Dialog Selbstbuchender Mandant

Möchten Sie einen neuen selbstbuchenden Mandanten erfassen, betätigen Sie den Menübefehl Bearbeiten | Neu.

Zur Bearbeitung eines vorhandenen selbstbuchenden Mandanten dient der Menübefehl Bearbeiten | Stammblatt öffnen.

In beiden Fällen öffnet sich das Stammblatt, in dem Sie auf folgenden Registerkarten Daten erfassen können.

Register Allgemeines

Dieser Bereich ist für die persönlichen Angaben des selbstbuchenden Mandanten vorgesehen.

Nummer

Jeder selbstbuchende Mandant muss eine eindeutige Nummer haben. Sie muss nicht mit seiner Mandantennummer im Mandantenstammblatt identisch sein. Allerdings darf sie nicht bereits für einen Kanzleimitarbeiter vergeben worden sein.

Es empfiehlt sich, für Kanzleimitarbeiter und selbstbuchende Mandanten jeweils eigene Nummernkreise zu verwenden.

Kurzname

Jeder selbstbuchende Mandant muss einen Kurznamen besitzen. Diesen Kurznamen benötigt er, um sich in tse:nit / cs:Plus anzumelden.

aktivieren

Je nach Status des selbstbuchenden Mandanten hat diese Option eine andere Bezeichnung.

a) Ist der selbstbuchende Mandant inaktiv, heißt die Option aktivieren. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn er bei der nächsten Lizenzanforderung freigeschaltet werden soll.

b) Ist der selbstbuchende Mandant aktiv, heißt die Option deaktivieren. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn er bei der nächsten Lizenzanforderung deaktiviert werden soll.

Die Felder Name und Vorname sind Pflichtfelder.

Im Feld Geburtstag können Sie das Geburtsdatum des Mandanten eintragen.

Im Feld Anrede wählen Sie bitte den entsprechenden Eintrag aus.

Die Felder Aktiv von und bis dienen zu Ihrer Information. Sie können den Inhalt nicht ändern. Sie geben an, seit wann der selbstbuchende Mandant aktiv ist bzw. wann er deaktiviert wurde.

Register Anschrift

Hier erfassen Sie die Adresse des selbstbuchenden Mandanten.

Hinweis: Weicht die Postanschrift von der Hausanschrift ab, können Sie diese zusätzlich erfassen. Die doppelte Erfassung einer identischen Anschrift ist nicht notwendig.

Tipp: Durch die Eingabe der PLZ wird der Ort, soweit dieser eindeutig ist, sofort in das Feld Ort übernommen. Sind einer PLZ mehrere Orte zugeordnet, wählen Sie den zutreffenden Eintrag aus der angezeigten Liste aus.

Mit der Schaltfläche Vorschau können Sie den Dialog Adressvorschau öffnen.

Register Kommunikation

Hier halten Sie fest, auf welche Art Sie den selbstbuchenden Mandanten erreichen können (siehe Dialog Kommunikationsmittel).

Um beispielsweise die Telefon- oder E-Mail-Adresse des selbstbuchenden Mandanten einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Sie erhalten dann den Dialog Kommunikationsmittel. Das Kommunikationsmittel kann mit dem Kontrollkästchen als Hauptnummer gekennzeichnet werden.

Register Teams

Hier werden alle Teams aufgelistet, zu denen der selbstbuchende Mandant gehört. Ein selbstbuchender Mandant kann in beliebig vielen Teams Mitglied sein.

Das Zusammenfassen von selbstbuchenden Mandanten in Teams ist vor allem sinnvoll, wenn Sie für mehrere selbstbuchende Mandanten identische Benutzerrechte vergeben möchten. Sie müssen nur noch dem Team die Rechte zuweisen und nicht jedem einzelnen selbstbuchenden Mandanten.

Über die Schaltfläche Zuordnen können Sie den selbstbuchenden Mandanten weiteren Teams zuordnen.

Durch Anklicken von Löschen beenden Sie die Zugehörigkeit des selbstbuchenden Mandanten zum markierten Team.

Hinweis: Das Team wird ohne Nachfrage aus der Liste entfernt. Die Änderung wird jedoch erst wirksam, wenn Sie das Stammblatt speichern.

Register Rechte

Hier werden die aktuell eingetragenen Rechte für den selbstbuchenden Mandanten angezeigt.

Für selbstbuchende Mandanten gelten standardmäßig bereits verschiedene Einschränkungen (siehe Zugriffsbeschränkungen), die sie auch über die Vergabe von Benutzerrechten nicht außer Kraft setzen können. Möchten Sie darüber hinaus noch weitere Einschränkungen definieren, können Sie das auf dieser Registerkarte tun.

Übersicht Benutzerrechte

In diesem Bereich finden Sie alle für diesen selbstbuchenden Mandanten vergebenen Benutzerrechte.

Die Liste kann durch Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift sortiert werden.

Anzeige zusätzlicher Rechte

Die Daten im Bereich Benutzerrechte können Sie zur besseren Übersichtlichkeit durch die Option Teams einschränken.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Feld Teams, wenn Sie die Benutzerrechte sehen wollen, die der selbstbuchende Mandant von den Teams erbt, denen er angehört.

Schaltflächen Neu, Bearbeiten, Löschen

Durch Anklicken von Löschen entfernen Sie das markierte Benutzerrecht.

Die Schaltflächen Neu und Bearbeiten öffnen den Dialog Benutzerrecht hinzufügen / ändern.

Hinweis: Sie können nur Benutzerrechte löschen, die für den aktuellen selbstbuchenden Mandanten vergeben wurden (in der Spalte Herkunft steht: eig. Rechte). Benutzerrechte, die er aus seiner Zugehörigkeit zu Teams erbt, können hier nicht gelöscht werden. Dazu müssen Sie das entsprechende Teamstammblatt öffnen.

Hinweis: Das Benutzerrecht wird ohne Nachfrage aus der Liste entfernt. Die Änderung wird jedoch erst wirksam, wenn Sie das Stammblatt speichern.

Windows-Konto

In diesem Feld können Sie die Angaben des Windows-Domain-Konto eingeben, mit welchem sich der entsprechende selbstbuchende Mandant in Ihrer Windows-Domäne anmeldet.

Die Eingabe erfolgt wie folgt:

Domainname\Benutzername z.B. MeineDomain\Vorname.Nachname

Die Erfassung ist notwendig, wenn Sie für diesen Benutzer die Funktion Verzeichnisschutz nutzen möchten.

Nähere Hinweise zum Verzeichnisschutz finden Sie in der dazugehörigen ausführlichen Online-Hilfe, die im Bereich AKTE|SBS Software bereitsteht.

Register zulässige Akten

Einem selbstbuchenden Mandanten werden im Dialogfenster Akte öffnen nur die Akten angeboten, die Sie ihm hier zugewiesen haben. Damit er mit dem Programm arbeiten kann, müssen Sie ihm also mindestens eine Akte zuweisen.

Die Schaltfläche Neu öffnet die Mandaten Auswahl, aus dem Sie die Akten auswählen können, die Sie dem selbstbuchenden Mandanten zuweisen möchten.

Mit der Schaltfläche Löschen entfernen Sie die selektierten Akten aus der Liste.

Achtung: Wenn Sie die Aktenzuordnung eines aktiven selbstbuchenden Mandanten mehr als zehnmal ändern, dann wird dieser deaktiviert und Sie müssen eine neue Lizenz anfordern.

Register Elster

Die ELSTER-Datenübermittlungen an die Finanzbehörden werden mittlerweile über den ADDISON Datenservice (ADDISON Direkt) abgewickelt und erfordern kein lokales ELSTER Zertifikat mehr. Die vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt) stellt hier eine Ausnahme dar. Für deren Übermittlung ist auf Ihrem Rechner derzeit noch ein ELSTER Software Zertifikat notwendig.

In der in Mitarbeiterliste und der Liste selbstbuchender Mandanten können Sie für jede Person festlegen, welches ELSTER-Zertifikat bei der Übermittlung von ELSTER-Daten verwendet werden soll. Ist hier keine individuelle Einstellung für die Elstersignatur vorgenommen, so galt beim Versenden der Kanzleistandard.

Individuelle Einstellung

Bedeutung:

ohne Signatur

Der Bearbeiter darf/kann nur Fälle ohne Signatur versenden. Versucht der Bearbeiter einen signierten Fall zu versenden, wird die Versendung abgebrochen.

Elster Basis (Softwarezertifikat)

Beim Versenden wird auf das hier angegebene Softwarezertifikat zurückgegriffen.

Elster-Spezial (Zertifikat auf USB-Stick)

Beim Versenden wird auf den hier angegebenen USB-Stick zurückgegriffen.

Elster-Plus (Zertifikat auf Karte)

Beim Versenden wird auf die hier angegebene Signaturkarte zurückgegriffen.

Teams selbstbuchender Mandanten

Der Menübefehl Ansicht | Liste der Teams zeigt eine Liste an, in der Sie für Ihre selbstbuchenden Mandanten Teams anlegen können.

Möchten Sie ein neues Team anlegen, betätigen Sie den Menübefehl Bearbeiten / Neues Team.

Zur Bearbeitung eines vorhandenen Teams dient der Menübefehl Bearbeiten / Stammblatt öffnen.

In beiden Fällen öffnet sich der Dialog Teamstammblatt, in dem Sie auf folgenden Registerkarten Daten erfassen.

Dialog Teamstammblatt

Register Teammitglieder

Die Liste zeigt die Namen und Vornamen aller selbstbuchenden Mandanten an, die Mitglieder des Teams sind.

Schaltfläche Zuordnen

Über diese Schaltfläche können Sie dem Team weitere selbstbuchende Mandanten zuordnen.

Durch Anklicken erhalten Sie einen Dialog, der Ihnen alle selbstbuchenden Mandanten auflistet, die noch nicht Mitglied in diesem Team sind. Wählen Sie die gewünschten selbstbuchenden Mandanten aus und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche Hinzufügen.

Schaltfläche Löschen

Durch Anklicken entfernen Sie den markierten selbstbuchenden Mandanten aus dem Team.

Der selbstbuchende Mandant wird ohne Nachfrage aus der Liste entfernt. Die Änderung wird jedoch erst wirksam, wenn Sie das Teamstammblatt speichern.

Register Rechte

Hier werden die aktuell eingetragenen Rechte für das Team angezeigt.

Die Liste kann durch Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift sortiert werden.

Übersicht Benutzerrechte

In diesem Bereich finden Sie alle für dieses Team vergebenen Benutzerrechte.

Standardeinschränkungen, die für selbstbuchende Mandanten gelten, können hier nicht außer Kraft gesetzt werden. D.h. ein selbstbuchender Mandant kann beispielsweise keine Einkommensteuerdokumente bearbeiten (und diese in der Akte auch nicht sehen), auch wenn Sie ihm explizit das Recht auf das Sachgebiet Einkommensteuer zuweisen.

Die Standardeinschränkungen finden Sie im Abschnitt Zugriffsbeschränkungen für selbstbuchende Mandanten.

Schaltfläche Neu

Durch Anklicken erscheint der Dialog Benutzerrecht hinzufügen / ändern.

Schaltfläche Bearbeiten

Durch Anklicken erscheint der Dialog Benutzerrecht hinzufügen / ändern.

Schaltfläche Löschen

Durch Anklicken löschen Sie das markierte Benutzerrecht.

Das Benutzerrecht wird ohne Nachfrage aus der Liste entfernt. Die Änderung wird jedoch erst wirksam, wenn Sie das Teamstammblatt speichern

Dialog Benutzerrecht hinzufügen / ändern (nur AKTE)

Hier werden die Rechte für den selbstbuchenden Mandanten bzw. das Team eingetragen.

Beim Eintragen eines Rechts kann wie folgt vorgegangen werden.

Wählen Sie den Rechtebereich aus.
Wählen Sie den Eintrag aus der linken Liste. Hier können auch mehrere Einträge markiert werden.
Wählen Sie den Eintrag aus der Auswahlliste Auswirkung auf.
Wählen Sie den Eintrag aus der rechten Liste. Hier können auch mehrere Einträge markiert werden.
Definieren Sie den Zugriff.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK (speichert den Rechteeintrag und schließt das Fenster) oder die Schaltfläche Übernehmen (speichert den Rechteeintrag, lässt aber das Fenster für weitere Eintragungen geöffnet).

Zugriffsmöglichkeiten

Folgende Zugriffsmöglichkeiten können vergeben werden:

Zugriff: Hiermit wird der eigentliche (Lese-) Zugriff gewährt bzw. verweigert
Neu: Dies beinhaltet z.B. die Neuanlage von Dokumenten in den Akten
Löschen: Dies beinhaltet z.B. das Löschen von Dokumenten und Registern in den Akten
Daten ändern: Das Recht zum Ändern von Daten kann für folgende Dokumente festgelegt werden: Banken, Finanzämter, Gemeinden, Krankenkassen, Kundenstamm, Lieferantenstamm, Kontenstamm, Liste der Kostenstellen und Sonstige Adressen.

Für alle anderen Rechtebereiche und Dokumente ist das Änderungsrecht an das Zugriffsrecht gekoppelt. Wer auf einen Bereich Zugriffsrechte besitzt, darf auch Daten darin verändern.

Ja = das Recht wird gewährt; Nein = das Recht wird verweigert.

Kein Eintrag bedeutet, dass auf dieser Rechteebene keine Aussage getroffen wird. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn ein selbstbuchender Mandant immer Lesezugriff auf einen Bereich haben soll; ob er Daten neu anlegen, löschen oder verändern darf, hängt davon ab, ob er in einem Team ist, dem dieses Recht eingetragen wurde. Dieser Eintrag sollte nur in Ausnahmefällen verwendet werden, da er die Übersicht für den Administrator erschwert.

Dialog Kommunikationsmittel

Im Dialogfenster Kommunikationsmittel werden die Kommunikationsdaten für Mandanten, Firmen, Finanzämter usw. angelegt. Für das Kommunikationsmittel, das die Daten enthält, muss ein passender Kommunikationstyp vorhanden sein.

Dialog Kommunikationsmittel öffnen

Aus diversen Dokumenten im Register Kommunikation

Schaltfläche Neu
Schaltfläche Bearbeiten für markiertes Kommunikationsmittel
Doppelklick auf Kommunikationsmittel
Feld Kommunikationstyp:

: Im Feld Kommunikationstyp wählen Sie den gewünschten Eintrag in der Auswahlliste, z. B. Telefon (geschäftlich) -> im Eingabefeld Nummer, E-Mail-Adresse, URL (je nach Typ) Daten eintragen.

Die üblichen Kommunikationstypen wie Telefon, Telefax oder E-Mail sind standardmäßig eingetragen. Individuelle Kommunikationstypen können Sie im Dokument Kommunikationsmittel erfassen.

Für jeden Kommunikationstyp können Sie mehrere Kommunikationsmittel erfassen.

Feld Bemerkung

Im Feld Bemerkung können Sie einen kurzen Text eingeben, beispielsweise: "Nur vormittags zu erreichen".

Option Hauptnummer, Hauptadresse usw.

Die Option Hauptnummer, Hauptadresse usw. wird benutzt, wenn mehrere Kommunikationsmittel des gleichen Typs (z. B. mehrere Telefonnummern) erfasst werden. Je Kommunikationsart muss zwingend eine Hauptnummer angegeben werden. Pro Kommunikationsart kann nur eine Hauptnummer festgelegt werden.

Beispiel: Kommunikationsart: Telefon

Kommunikationstypen: Telefon (privat), Telefon (geschäftlich)

Kommunikationsmittel: Telefon (privat) 04711/123456, Telefon (privat) 04711/345678, Telefon (geschäftlich) 04711/987654