Die integrierte DocuWare-Recherche

Die integrierte DocuWare-Recherche

Allgemein

Die Suche in DocuWare kann aus der ADDISON Software heraus gestartet werden.

Die Recherche kann

• über den Seitenbereich Akte / Ablage / Fach DocuWare / Recherche im Navigationsbaum des Office Managers im Aktenbereich,
• über den Bereich Mandant / DocuWare Recherche im Arbeitsbereich

bzw.

• über die ADDISON Schnellstartleiste bzw. über die Tastenkombination ++

geöffnet werden.

In ADDISON wird eine Suchmaske mit den Feldern aus DocuWare angezeigt, über die eine Suche im DocuWare-Archiv ausgeführt werden kann. Die sich daraus ergebende Trefferliste wird ebenfalls in ADDISON angezeigt. Aus der Trefferliste können dann verschiedene Aktionen ausgeführt werden, z.B. Dokument anzeigen, Indexfelder aus DocuWare zu dem Dokument ändern, Dokument bearbeiten und neue Version im Archiv erstellen, Posteingang in ADDISON zum DocuWare-Dokument erstellen.

Funktionsweise

Aus ADDISON wird über die DocuWare Platform Services (REST-Schnittstelle) auf DocuWare zugegriffen. In ADDISON wird die gewünschte Suchmaske, Ablagemaske und Ergebnisliste konfiguriert und einige weitere Einstellungen durchgeführt. Dadurch kann von ADDISON aus direkt auf das DocuWare-Archiv zugegriffen und somit das DocuWare-Archiv „ferngesteuert“ bedient werden.

Voraussetzung

Voraussetzung für die Recherche in DocuWare ist DocuWare Version 6.8.

Verwendung der DocuWare-Schnittstellen (ab DW 7.3)

Um die aktuelle Schnittstelle von DocuWare verwenden zu können, ist kein Kopieren von Dateien aus einem DocuWare-Installationsverzeichnis in das SBA-zu-DocuWare-Installationsverzeichnis notwendig.

Die folgenden weiteren Dateien, die für die Verwendung der Schnittstelle benötigt werden, werden bei Ausführen des Setups für ADDISON Archivierung DocuWare automatisch installiert und dürfen nicht aus der DocuWare-Installation kopiert werden:

• DocuWare.Platform.ServerClient.dll
• DocuWare.Platform.ServerClient.DotNet.dll
• DocuWare.RestClient.dll
• DocuWare.WebIntegration.dll

Verwendung der DocuWare-Schnittstellen (ab DW 6.8 bis DW 7.3)

Um die aktuelle Schnittstelle von DocuWare verwenden zu können, kopieren Sie folgende Datei aus dem gelisteten DocuWare-Installationsverzeichnis in das ADDISON-Installationsverzeichnis**\Assemblies**:

• [DocuWare-Installation]\Setup Components*DocuWare.Common.dll*

Die folgenden weiteren Dateien, die für die Verwendung der Schnittstelle benötigt werden, werden bei Ausführen des Setups für ADDISON Archivierung DocuWare automatisch installiert und dürfen nicht aus der DocuWare-Installation kopiert werden:

• DocuWare.Platform.ServerClient.dll
• DocuWare.Platform.ServerClient.DotNet.dll
• DocuWare.RestClient.dll
• DocuWare.WebIntegration.dll

Einfluss von Auswahllisten auf das Zeitverhalten der DocuWare- Schnittstelle

Je mehr Auswahllisten zugeordnet sind, desto länger dauert der Start der DocuWare-Recherche, da bereits bei Erstellung der Suchmaske in ADDISON alle relevanten Auswahllisten eingelesen werden.

Insbesondere bei Verwendung der Standard-Auswahllisten von DocuWare (selektive Auswahllisten) wird die Startzeit der DocuWare-Recherche deutlich verlängert!

Symbolleiste

	Menübefehle
	Suchen
	Dokument anzeigen
	Dokument im Bearbeitungsprogramm öffnen
	Indexfelder bearbeiten
	Dokument anhängen
	Dateien anhängen und löschen
	Dokument kopieren
	Verlinkte Dokumente anzeigen
	Ausgecheckte Dokumente anzeigen
	Dokument auschecken
	Dokument einchecken
	Posteingang erstellen
	Postausgang erstellen
	Hilfe öffnen

Suchmaske

In der Suchmaske werden die Suchkriterien eingegeben, mit denen eine Suche im DocuWare-Archiv ausgeführt werden soll.

Die Suchmaske wird im linken oberen Bereich der DocuWare-Anbindung angezeigt.

Auswahl der Suchmaske

In den Konfigurationseinstellungen zur DocuWare-Anbindung (siehe unten) wird eine Suchmaske von DocuWare eingetragen. Diese Suchmaske wird bei Start der DocuWare-Recherche in ADDISON angezeigt.

Die restlichen Suchmasken, die dem angemeldeten Benutzer in DocuWare zugeordnet wurden, stehen über der Suchmaske in einer Auswahlliste zur Verfügung. Somit kann ad hoc zwischen den verschiedenen Suchmasken gewechselt werden.

Felder der Suchmaske

Die in der Suchmaske angezeigten Felder sind Indexfelder aus dem DocuWare-Archiv.

Die in der DocuWare-Suchmaske hinterlegten Felder werden in der Suchmaske in ADDISON angezeigt.

Vorbelegung der Suchmaske durch aktuelle Programmeinstellungen

Die Vorbelegung der Suchmaske erfolgt mit den aktuellen Programmeinstellungen. Das bedeutet, dass der aktuelle Mandant, das aktuelle Projekt, das aktuelle Veranlagungsjahr (sofern vorhanden) automatisch als Suchkriterien in die Suchmaske eingetragen werden.

Diese automatische Vorbelegung funktioniert nur, sofern die entsprechenden Felder in den Konfigurationseinstellungen der DocuWare-Anbindung ausgefüllt sind (siehe unten).

Vorbelegung der Suchmaske durch Favoriten

Des Weiteren kann die Suchmaske über Favoriten vorbelegt werden. Durch Anklicken eines Favoriten werden die in dem Favoriten gespeicherten Daten in die Suchmaske übernommen. Die Suchkriterien können dann noch überarbeitet werden, bevor die Suche ausgelöst wird.

Die Erstellung und Verwendung von Favoriten ist im Kapitel Favoriten beschrieben (siehe unten).

Eingabemöglichkeiten in die Suchmaske

Die Eingabemöglichkeiten der Suchkriterien in die Suchmaske hängen von den Einstellungen der Indexfelder in DocuWare ab:

• Grundsätzlich ist eine freie Texteingabe möglich.
• Für bestimmte Felder stehen ADDISON-Auswahldialoge zur Verfügung. Die Auswahldialoge können über die Schaltfläche aufgerufen werden.
• Sofern in DocuWare eine oder mehrere Auswahllisten zum Indexfeld in der Suchmaske gesteuert sind, stehen die Werte der Auswahllisten im Indexfeld über die Schaltfläche zur Verfügung.
• Bei Datumsfeldern ist nur eine Datumseingabe möglich. Über die Schaltfläche ist die Auswahl eines Datums aus einem Kalender möglich. Über den Kalender kann ein ausgewähltes Datum auch wieder gelöscht werden.
• Sofern in DocuWare Indexfelder in der Suchmaske gesperrt sind, ist für diese in der Suchmaske in ADDISON keine Bearbeitung möglich.
• Sofern in DocuWare Indexfelder in der Suchmaske mit einem festen Eintrag gesteuert sind, werden diese in der Suchmaske in ADDISON mit dem Wert vorbelegt.

Auswahldialoge und Auswahllisten sind auch in Kombination möglich.

ADDISON-Auswahldialoge in der Suchmaske

Zu bestimmten Feldern können Daten aus ADDISON-Auswahldialogen ausgewählt und eingefügt werden. Des Weiteren sind auch relevante Feldabhängigkeiten zu den Feldern definiert. Im Folgenden sind die entsprechenden Felder und Auswahldialoge aufgelistet:

• Mandantennummer und -name
  In den Indexfeldern zu Mandantennummer und –name kann der Mandantenauswahldialog aufgerufen werden.
• Sachbearbeiter
  Im Indexfeld zum Sachbearbeiter kann ein Dialog zur Auswahl des Ansprechpartners aufgerufen werden. Die Ansprechpartnerauswahl bezieht sich auf die in den Mandantenstammdaten hinterlegten Ansprechpartner des Mandanten. Die Ansprechpartnerauswahl ist nur möglich, wenn das Feld Mandantennummer ausgefüllt ist.
• Arbeitnehmernummer und –name
  In den Indexfeldern zu Arbeitnehmernummer und –name kann ein Personalauswahldialog aufgerufen werden. Die Personalauswahl bezieht sich auf die in ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung angelegten Arbeitnehmer des Mandanten. Die Personalauswahl ist nur möglich, wenn das Feld Mandantennummer ausgefüllt ist.
• Dokumenttypnummer und –name
  In den Indexfeldern zu Dokumenttypnummer und –name kann ein Dialog zur Auswahl eines Dokumenttyps (Bescheidart) aufgerufen werden.
• Auftragsnummer und –name
  In den Indexfeldern zu Auftragsnummer und –name kann ein Auftragsauswahldialog aufgerufen werden. Die Auftragsauswahl bezieht sich auf die in ADDISON Kanzleiorganisation angelegten Aufträge des Mandanten. Die Auftragsauswahl ist nur möglich, wenn das Feld Mandantennummer ausgefüllt ist.
• Tätigkeitsnummer und – name
  In den Indexfeldern zu Tätigkeitsnummer und –name kann ein Dialog zur Auswahl einer Tätigkeit aufgerufen werden. Die Tätigkeitsauswahl bezieht sich auf die in ADDISON Kanzleiorgansiation angelegten Tätigkeiten des Mandanten. Die Tätigkeitsauswahl ist nur möglich, wenn das Feld Mandantennummer ausgefüllt ist.

Die ADDISON-Auswahldialoge funktionieren nur, sofern die entsprechenden Felder in den Konfigurationseinstellungen der DocuWare-Anbindung ausgefüllt sind (siehe unten).

Einfluss von Auswahllisten auf das Zeitverhalten der DocuWare-Schnittstelle

Je mehr Auswahllisten zugeordnet sind, desto länger dauert der Start der DocuWare-Schnittstelle, da bereits bei Erstellung der Suchmaske in ADDISON alle relevanten Auswahllisten eingelesen werden.

Insbesondere bei Verwendung der Standard-Auswahllisten von DocuWare (selektive Auswahllisten) wird die Startzeit der DocuWare-Schnittstelle deutlich verlängert!

Auslösen einer Suche

Das Auslösen einer Suche erfolgt durch Anklicken der Schaltfläche Suchen bzw. über die Tastenkombination +. Die zur Suche gefundenen Dokumente werden in der Ergebnisliste angezeigt (siehe unten).

Favoriten

Allgemein

Zur schnellen Belegung der Suchmaske mit häufig wiederkehrenden Suchkriterien können Favoriten definiert werden.

Die Favoriten sind benutzerabhängig und können über eine Kopierfunktion anderen Benutzern zur Verfügung gestellt werden.

Die Favoriten werden im rechten oberen Bereich des DocuWare-Recherche-Fensters angezeigt.

Verwenden von Favoriten

Durch Anklicken eines Favoriten wird die Suchmaske mit den im Favorit enthaltenen Werten vorbelegt. Im Favorit können auch Variablen (z.B. für Mandant, Projekt oder Benutzer) verwendet werden. Dadurch lässt sich ein Favorit erstellen, der immer z.B. den aktuellen Mandant oder das aktuelle Projekt berücksichtigt

Die Suchkriterien können nach Anklicken eines Favoriten noch überarbeitet werden, bevor die Suche ausgelöst wird.

Erstellen von Favoriten

Neue Favoriten für das schnelle Ausfüllen der Suchmaske mit Suchkriterien können angelegt werden.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Menü / Favoritenverwaltung / Favorit erstellen

Allgemeine Angaben

• Bezeichnung
  Die Bezeichnung für den neuen Favoriten wird im Favoritenbereich der DocuWare-Anbindung angezeigt. Diese sollte daher eindeutig und für den Anwender leicht und klar verständlich sein.
• Suchmaske
  Für den Favoriten kann eine feste Suchmaske hinterlegt werden. Diese wird bei Auswahl des Favoriten als Suchmaske eingestellt.
  Alle Suchmasken, die dem angemeldeten Benutzer in DocuWare zugeordnet wurde, stehen in der Auswahlliste zur Verfügung.
• Ergebnisliste
  Für den Favoriten kann eine feste Ergebnisliste hinterlegt werden. Diese wird bei Auswahl des Favoriten als Ergebnisliste eingestellt.
  Alle Ergebnislisten, die dem angemeldeten Benutzer in DocuWare zugeordnet wurde, stehen in der Auswahlliste zur Verfügung.
• Ansicht
  Für den Favoriten kann eine feste Ansicht der Ergebnisliste hinterlegt werden. Diese wird bei Auswahl des Favoriten in der Ergebnisliste eingestellt.
  Alle Ansichten, die sich der angemeldete Benutzer in ADDISON erstellt hat, stehen in der Auswahlliste zur Verfügung.

Suchfelder

Im Bereich Suchfelder werden die Felder der Suchmaske angezeigt. In einem oder mehreren Feldern können die Suchkriterien für den Favoriten eingetragen werden. Die Suchkriterien können auch * als Platzhalter beinhalten.

Verwendung von Variablen

Als Suchkriterien können auch Variablen in Favoriten eingefügt werden. Das bedeutet, dass bei Verwendung des Favoriten die Variablen entsprechend den aktuellen Programmeinstellungen der ADDISON Software oder anderer Kriterien in „echte“ Suchkriterien umgewandelt und in die Suchmaske eingefügt werden.

Folgende von den aktuellen Einstellungen der ADDISON Software abhängige Variablen stehen zur Verfügung:

• aktueller Mandant
  Die Variable wird als $(Mandant) im Favorit ausgewiesen.
• aktuelles Projekt
  Die Variable wird als $(Projekt) im Favorit ausgewiesen.
• aktuelles Jahr
  Die Variable wird als $(Jahr) im Favorit ausgewiesen.
• aktueller Benutzer
  Die Variable wird als $(User) im Favorit ausgewiesen.
  (Nicht für Anwender der DocuWare Cloud über ADDISON Online geeignet.)
• aktueller Benutzer (E-Mail)
  Die Variable wird als $(UserEMail) im Favorit ausgewiesen.
  (I.d.R. nur für Anwender der DocuWare Cloud über ADDISON Online geeignet.)

Neben den Variablen zur Vorbelegung aktueller Programmeinstellungen stehen Variablen zur Ermittlung leerer Archivfelder sowie Tagesdatumabhängigen Suche zur Verfügung.

Folgende von ADDISON-unabhängige Variablen stehen zur Verfügung:

• aktuelles Datum
  Die Variable wird bei der Suche als aktuelles Tagesdatum interpretiert und im Favorit als $(Heute) ausgewiesen. Die Variable kann mit +/-[Anzahl Tage] erweitert werden.
  Beispiele: $(Heute+7) bzw. $(Heute-2)
• ist leer
  Mit Hilfe der Variablen kann nach leeren Einträgen in einem Archivfeld gesucht werden. Die Variable wird als EMPTY() in der Suche und im Favorit ausgewiesen.

Vorgehensweise zum Einfügen von Variablen in einen Favoriten:

• Setzen Sie den Cursor in das Suchfeld, in das eine Variable eingefügt werden soll.
• Klicken Sie die Schaltfläche Variable einfügen an.
• Klicken Sie die gewünschte Variable an.
• Klicken Sie OK im Dialog Variable einfügen an.

Bearbeiten eines Favoriten

Bestehende Favoriten können geändert werden.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Menü / Favoritenverwaltung / Favorit bearbeiten

Bezeichnung, Masken und Suchfelder ändern

Zum Bearbeiten von Favoriten wird der gleiche Dialog angezeigt wie beim Erstellen von Favoriten.

Sowohl die Bezeichnung des Favoriten als auch die in den Suchfeldern eingetragenen Suchkriterien können geändert werden. Suchmaske, Ergebnisliste und Ansicht können geändert oder auch entfernt werden.

Kopieren von Favoriten auf andere Benutzer

Bestehende Favoriten können auf andere Benutzer kopiert werden. Das ist sinnvoll, wenn z.B. für mehrere Mitarbeiter die gleiche Suchabfrage als Favorit zur Verfügung gestellt werden soll.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Menü / Favoritenverwaltung / Favorit auf andere Benutzer kopieren

Auswahl der Favoriten

In der linken Spalte werden die beim angemeldeten Benutzer zur Verfügung stehenden Favoriten angezeigt. Die zu kopierenden Favoriten können durch Setzen des Häkchens vor der Bezeichnung ausgewählt werden.

Auswahl der Benutzer

In der rechten Spalte werden die aktiven BBS-Benutzer angezeigt. Durch Setzen des Häkchens vor dem Benutzernamen werden die Benutzer ausgewählt, auf die Favoriten kopiert werden sollen.

Kopieren der Favoriten

Mit Anklicken der Schaltfläche Kopieren werden die ausgewählten Favoriten auf die ausgewählten Benutzer kopiert.

Favorit existiert bereits

Sofern beim Kopieren von Favoriten festgestellt wird, dass ein Favorit bei einem Benutzer bereits existiert, wird das in einem Dialog gemeldet. In diesem Dialog können Sie festlegen, wie beim Kopieren in diesem Fall weiterverfahren werden soll.

In der Titelzeile wird angezeigt, welcher Favorit gerade kopiert werden soll. In der Zeile darunter wird der Benutzer angezeigt, beim dem der Favorit bereits existiert.

Auswahl

Zur Auswahl stehen 3 Optionen:

• Favorit ersetzen
  Dadurch wird der bereits existierende Favorit überschrieben.
• Favorit kopieren
  Der Favorit wird kopiert, aber mit einem neuen Namen angelegt, so dass der existierende Favorit nicht überschrieben wird.
• Favorit für diesen Benutzer überspringen
  Der bereits existierende Favorit bleibt erhalten und der zu kopierende Favorit steht diesem Benutzer nicht zur Verfügung.

Auf alle Benutzer anwenden

Sofern die Option auf alle Benutzer anwenden gesetzt ist, wird die im Bereich Auswahl getroffene Entscheidung für diesen Favorit für alle weiteren Benutzer angewendet.

Löschen eines Favoriten

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Menü / Favorit löschen

Der selektierte Favorit wird gelöscht.

Ergebnisliste

Allgemein

In der Ergebnisliste werden die Dokumente aus DocuWare angezeigt, die zur ausgeführten Suche gefunden wurden.

Die Ergebnisliste wird im unteren Bereich der DocuWare-Anbindung angezeigt.

Auswahl der Ergebnisliste

In den Konfigurationseinstellungen zur DocuWare-Anbindung (siehe unten) wird eine Ergebnisliste von DocuWare eingetragen. Diese Ergebnisliste wird bei Start der DocuWare-Recherche in ADDISON angezeigt.

Die restlichen Ergebnislisten, die dem angemeldeten Benutzer in DocuWare zugeordnet wurden, stehen über der Ergebnisliste in der linken Auswahlliste zur Verfügung. Somit kann ad hoc zwischen den verschiedenen Ergebnislisten gewechselt werden.

Auswahl einer Ansicht

Alle Ansichten, die sich der angemeldete Benutzer in ADDISON erstellt hat (siehe unten), sowie alle global erstellten Ansichten stehen über der Ergebnisliste in der rechten Auswahlliste zur Verfügung. Somit kann ad hoc zwischen den verschiedenen Ansichten der Ergebnisliste gewechselt werden.

Felder der Ergebnisliste

Die in der Ergebnisliste angezeigten Felder sind Indexfelder aus dem DocuWare-Archiv.

In den Konfigurationseinstellungen zur DocuWare-Anbindung (siehe unten) wird eine Ergebnisliste von DocuWare eingetragen. Die in der DocuWare-Ergebnisliste hinterlegten Felder werden in der Ergebnisliste in ADDISON angezeigt.

Filterzeile

Direkt unterhalb der Spaltenüberschriften wird eine Filterzeile angezeigt. Hier ist die Eingabe von Filterungen in jeder Spalte möglich, um das Suchergebnis weiter einzuschränken.

Weitere Ansichtsfunktionen

Weitere Ansichtsfunktionen stehen über das Kontextmenü (rechte Maustaste) in der Spaltenüberschrift zur Verfügung.

Hierüber können u.a. die aktuelle Bildschirmansicht gespeichert und andere Ansichten aufgerufen werden. Außerdem können über die Verwaltung Namen von Ansichten geändert, gelöscht bzw. global zur Verfügung gestellt werden.

Die Ansichten stehen auch direkt in der rechten Auswahlliste über der Ergebnisliste zur Verfügung.

Weitere Informationen zu Bildschirmauswertungen erhalten Sie in der Dokumentation Bedienung der Oberfläche im Kapitel Bildschirmauswertungen (DevExpress).

Funktionen der Ergebnisliste für DocuWare-Dokumente

Dokument anzeigen

Mit der Schaltfläche Dokument anzeigen wird das in der Ergebnisliste selektierte Dokument im Web-Client von DocuWare angezeigt. Der Web-Client wird als eigenes Fenster in ADDISON angezeigt.

Dokument im Bearbeitungsprogramm öffnen

Das Dokument wird schreibgeschützt im Bearbeitungsprogramm geöffnet. Das kann sinnvoll sein, wenn Funktionen des Bearbeitungsprogramms verwendet werden sollen (z.B. Sortieren und Filtern in Excel-Arbeitsmappen).

Sofern ein Dokument ausgecheckt (siehe unten) ist, wird das Dokument nicht schreibgeschützt geöffnet und kann somit über diese Funktion zur Bearbeitung geöffnet werden.

Dokumente drucken

Dokumente können gedruckt werden.

Sowohl einzelne als auch mehrere Dokumente können aus der DocuWare-Recherche gedruckt werden. Zum Drucken der Dokumente werden dabei die für das jeweilige Dateiformat hinterlegten Windows-Einstellungen verwendet.

Dokumente mit Anmerkungen drucken

Dokumente können mit über DocuWare angebrachten Stempeln und Anmerkungen gedruckt werden.

Sowohl einzelne als auch mehrere Dokumente können aus der DocuWare-Recherche gedruckt werden. Zum Drucken der Dokumente wird dabei die für PDF-Dateien hinterlegte Windows-Einstellung verwendet.

Dokumente per E-Mail versenden Dokumente als ZIP per E-Mail versenden Dokumente als verschlüsseltes ZIP per E-Mail versenden

Dokumente können per E-Mail versendet werden.

Sowohl einzelne als auch mehrere Dokumente können im Anhang einer E-Mail – optional gezippt bzw. in einer passwortgeschützten ZIP-Datei - versendet werden. Der Inhalt der E-Mail kann vor Versand bearbeitet werden.

Werden nur Dokumente eines Mandanten zum Versand ausgewählt, so werden alle im Mandantenstamm hinterlegten Mailadressen in einer Empfänger-Auswahl angeboten. Bei Auswahl mehrerer Empfänger kann hierüber optional je Empfänger eine separate E-Mail erstellt werden.

Die im Archiv-Dokument enthaltenen Dateien werden als E-Mail-Anhang hinzugefügt. Die Dateien können dabei optional im Originalformat, als PDF-Datei oder als PDF-Datei mit über DocuWare angebrachten Stempeln und Anmerkungen beigefügt werden.

Der Dateiname für E-Mail-Anhänge wird abhängig von der in den Konfigurationseinstellungen zur DocuWare-Anbindung (siehe unten) gesetzten Option Dateinamen für Anhänge bei Dokument versenden (E-Mail/ADDISON Direkt) generiert. Zur Generierung der Dateinamen stehen folgende Varianten zur Verfügung:

• Betreff (Bezeichnung zu Schriftstück) und Dateiname
• nur Dateiname
• nur Betreff (Bezeichnung zu Schriftstück)
• Dokumentname und Dateiname
• nur Dokumentname

Indexfelder bearbeiten

Die Werte der Indexfelder des Dokuments aus DocuWare können bearbeitet werden.

Mit der Schaltfläche Indexfelder bearbeiten wird ein Dialog geöffnet, in dem die Indexfelder und deren Werte angezeigt werden.

Weitere Informationen zum Dialog Indexfelder bearbeiten erhalten Sie im Kapitel Dialog Indexfelder bearbeiten.

Massenindexänderung

Die Werte der Indexfelder mehrerer Dokumente aus DocuWare können bearbeitet werden.

Bei Auswahl mehrerer Dokumente in der Trefferliste wird über Indexfelder bearbeiten eine Massenindexänderung angeboten. Hierüber können einzelne Indexfelder für alle markierten Dokumente in einem Schritt geändert werden.

Befindet sich der Dialog im Modus zur Massenindexänderung, so werden nur die in den Konfigurationseinstellungen zur DocuWare-Anbindung (siehe unten) hinterlegten Felder für Massenindexänderung angezeigt.

Die Anzeige der Werte richtet sich nach den ausgewählten Dokumenten:

• Ist bei allen ausgewählten Dokumenten der gleiche Wert für ein Indexfeld hinterlegt, so wird der Wert angezeigt.
• Sind bei den ausgewählten Dokumenten unterschiedliche Werte für ein Indexfeld hinterlegt, so wird der Eintrag angezeigt.

Wird der Wert für ein Indexfeld geändert, so wird dieser bei allen ausgewählten Dokumenten gespeichert.

Dokument anhängen

Zu einem in der Trefferliste markierten Dokument können Dokumente/Dateien hinzugefügt werden.

Mit der Schaltfläche Dokument anhängen wird ein Dialog geöffnet, in dem alle Dokumente des DocuWare-Briefkorbs angeboten werden.

Auswahl des Briefkorbs für das Dokument anhängen

Der zuletzt geöffnete DocuWare-Briefkorb wird beim Öffnen des Dialogs Dokument anhängen angezeigt.

Die restlichen Briefkörbe, die dem angemeldeten Benutzer in DocuWare zugeordnet wurden, stehen im Dialog Dokument anhängen in einer Auswahlliste zur Verfügung. Somit kann ad hoc zwischen den verschiedenen Briefkörben gewechselt werden.

Dokument kopieren

Ein in der Trefferliste markiertes Dokument wird mit allen enthaltenen Dateien dupliziert. Während des Vorgangs wird der Dialog Indexfelder bearbeiten angezeigt, so dass die Verschlagwortung angepasst werden kann.

Enthaltene Verlinkungsinformationen sowie vorhandene Versionen inkl. Historie werden für das kopierte Dokument nicht übertragen.

Ausgecheckte Dokumente anzeigen Dokument auschecken Dokument einchecken

Die Funktionen zur Bearbeitung von Dokumenten mit Erstellung einer neuen Version sind im Kapitel Neue Version eines Archiv-Dokuments in ADDISON erstellen beschrieben.

Zum aktiven Vorgang hinzufügen

In der Trefferliste markierte Dokumente können dem aktiven Vorgang zugeordnet werden. Die Dokumente können anschließend direkt über den Vorgang im Ordner für Dokumente und Postbuch angezeigt werden.

Der Menüpunkt zum aktiven Vorgang hinzufügen steht im Kontextmenü zur Verfügung, sobald ein Vorgang gestartet ist.

Funktionen der Ergebnisliste mit Auswirkung in ADDISON

Verbindung DocuWare und ADDISON

Aus den Indexfeldern von DocuWare-Dokumenten können Vorbelegungen in der ADDISON Software vorgenommen werden. Dies ist allerdings nur unter folgenden Voraussetzungen möglich:

• Im DocuWare-Archiv sind die notwendigen Felder für Vorbelegungen in ADDISON vorhanden.
• In den Konfigurationseinstellungen sind die Zuordnungen von DocuWare-Indexfeldern zu ADDISON-Feldern vorgenommen worden (siehe unten).
• Im jeweiligen Dokument sind die entsprechenden Indexfelder mit Werten gefüllt.

Konkret können für die folgenden Funktionen Werte aus DocuWare in ADDISON verwendet werden.

Posteingang erstellen

Aus der DocuWare-Anbindung können vorläufige Posteingangssätze erstellt werden.

Aus den Indexfeldern erfolgt die Vorbelegung für die (fristbehafteten) Posteingänge.

Postausgang erstellen

Aus der DocuWare-Anbindung können vorläufige Postausgangssätze erstellt werden.

Aus den Indexfeldern erfolgt die Vorbelegung für die Postausgänge.

Dokumente versenden an ADDISON Direkt PDF-Auswertungen Versenden als ADDISON Direkt-Nachricht

Aus der DocuWare-Anbindung können Archiv-Dokumente über PDF-Auswertungen und als ADDISON Direkt-Nachricht an das ADDISON Direkt Mandanten-Portal versendet werden.

Die im Archiv-Dokument enthaltenen Dateien werden dabei optional im Originalformat, als PDF-Datei oder als PDF-Datei mit über DocuWare angebrachten Stempeln und Anmerkungen versendet.

Aus den Indexfeldern werden die zur Anzeige verwendeten Informationen der Portal-Elemente in der App PDF-Auswertung bzw. im Postfach / Posteingang des ADDISON Direkt Mandanten-Portals erstellt.

Der Dateiname für die als Anhang enthaltenen Dateien wird abhängig von der in den Konfigurationseinstellungen zur DocuWare-Anbindung (siehe unten) gesetzten Option Dateinamen für Anhänge bei Dokument versenden (E-Mail/ADDISON Direkt) generiert. Zur Generierung der Dateinamen stehen folgende Varianten zur Verfügung:

• Betreff (Bezeichnung zu Schriftstück) und Dateiname
• nur Dateiname
• nur Betreff (Bezeichnung zu Schriftstück)
• Dokumentname und Dateiname
• nur Dokumentname

Neue Version eines Archiv-Dokuments in ADDISON erstellen

Allgemein

Archiv-Dokumente von DocuWare können in ADDISON über einen schnellen und einfachen Weg abgerufen, bearbeitet und eine neue Version erstellt werden.

Folgende Funktionen werden in ADDISON zur Versionierung von Archiv-Dokumenten angeboten:

• Erstellen einer neuen Version eines bestehenden Archiv-Dokuments aus der Ergebnisliste.
• Anhängen weiterer Dateien an ein bestehendes Archiv-Dokument sowie Löschen einzelner bzw. mehrerer Dateien aus einem bestehenden Archiv-Dokuments.
• Anzeige der Historie eines Archiv-Dokuments aus der Ergebnisliste heraus.
• Aufruf einer früheren Version eines Archiv-Dokuments aus der Historie heraus.

Die beschriebenen Funktionen zur Erstellung einer neuen Version und Anzeige der Historie stehen nur in ADDISON über die ADDISON-DocuWare-Schnittstelle zur Verfügung und sind nicht im DocuWare-Client verfügbar.

Auf dem Dokument angebrachte sogenannte Overlays wie Stempel und Anmerkungen können aus technischen Gründen nicht auf die neue Version eines Dokuments übertragen werden.

Informationen zu verlinkten Dokumenten können aus technischen Gründen nicht auf die neue Version eines Dokuments übertragen werden.

Notwendige Archiv-Felder in DocuWare

Für die Verwendung der Versionierungsfunktionalität über ADDISON werden folgende Archiv-Felder benötigt:

Datenbankfeld	Datentyp	Funktion
Versionsstatus	Text (20)	Status im Versions-management
Checkout-Benutzer	Text(40) o.ä.	Name des Benutzers, der das Dokument bearbeitet. Die Feldlänge richtet sich nach der Länge der Benutzernamen
Checkout-Datum	Date	Zeitpunkt des Auscheckens
Version	Numeric	Versionsnummer
Kommentar	Text (255) o.ä.	Erfassung einer Bemerkung zur Version
Dokumentidentifikation (GUID = weltweit eindeutige Nummer)	TEXT(40)	Alle Dokumente mit der gleichen GUID im Archiv sind verschiedene Versionen eines Dokumentes

Im Feld Versionsstatus werden bestimmte Werte benötigt. Diese Werte dienen der Information über den Status des Archiv-Dokuments in der Versionsgeschichte. Die Werte sind als Auswahlliste in DocuWare zum Feld Versionsstatus anzulegen.

Wert	Bedeutung
Gültig	die aktuelle/neueste Version des Dokuments
Ungültig	Vorgängerversion, es existiert bereits eine neuere Version
In Bearbeitung	Der „Checkout-Benutzer“ bearbeitet dieses Dokument gerade, es existiert noch keine neuere Version im Archiv.

Konfiguration in ADDISON

Die Bezeichnung der Archiv-Felder kann frei gewählt werden. Aus diesem Grund ist eine Zuordnung der Archiv-Felder von DocuWare im Dialog Konfiguration bearbeiten notwendig.

Erstellung einer neuen Version eines Archiv-Dokuments

Die Vorgehensweise zur Erstellung einer neuen Version eines Archiv-Dokuments ist im Folgenden beschrieben. Diese Vorgehensweise ist nur in ADDISON über die ADDISON-DocuWare-Schnittstelle möglich, nicht im DocuWare-Client.

Aufruf zur Bearbeitung Auschecken

Nachfolgend sind der Aufruf eines Dokuments zur Bearbeitung und die damit verbundenen Änderungen im Archiv aufgeführt:

• Markieren Sie das Dokument in der ADDISON-Ergebnisliste, das bearbeitet werden soll.
• Klicken Sie die Schaltfläche Dokument auschecken oder über Kontextmenü (rechte Maustaste) Version bearbeiten / Dokument auschecken an.
• Eine Prüfung erfolgt: nur bei Status Gültig darf das Archiv-Dokument zur Bearbeitung geöffnet werden.
• Sofern das Archiv-Dokument bearbeitet werden darf, wird das Dokument aus dem Archiv heruntergeladen und automatisch im Bearbeitungsprogramm geöffnet.
• Gleichzeitig werden die Datenbankfelder Checkout-Benutzer und Checkout-Datum mit dem Namen des BBS-Benutzers und dem aktuellen Datum gefüllt.
• Des Weiteren wird der Versionsstatus des bestehenden Archiv-Dokuments von Gültig auf In Bearbeitung gesetzt.

Erzeugen einer neuen Version

Im Folgenden wird das Erzeugen einer neuen Version eines in Bearbeitung befindlichen Dokuments dargestellt:

• Nach Bearbeitung des Dokuments speichern und schließen Sie das Dokument.
• Klicken Sie die Schaltfläche Ausgecheckte Dokumente anzeigen an.

Die Checkout-Liste wird angezeigt. Hier können Sie das Dokument auch wiederholt zur Bearbeitung aufrufen.

• Markieren Sie das entsprechende Dokument und klicken Sie die Schaltfläche Dokument einchecken oder über Kontextmenü (rechte Maustaste) Version bearbeiten / Dokument einchecken an.
• Im Dialog Einchecken können Sie einen Kommentar zur Version erfassen. Im Dialog wird auch die neue Versionsnummer angezeigt.
• Nach Eingabe des Kommentars bestätigen Sie den Dialog mit der Schaltfläche Einchecken.

Die neue Version des Dokuments wird abgelegt. Hierbei werden die bisherigen Indexwerte verwendet bis auf folgende Ausnahmen:

• Versionsstatus wird auf Gültig gesetzt.
• Die Werte in den Feldern Checkout-Benutzer und Checkout-Datum werden gelöscht.
• Die Versionsnummer wird um 1 erhöht.

Der Status der bisherigen Version des Dokuments wird auf Ungültig gesetzt.

Bearbeiten bereits ausgecheckter Dokumente

Bereits ausgecheckte Dokumente können wie folgt zur weiteren Bearbeitung aufgerufen werden:

• Klicken Sie die Schaltfläche Ausgecheckte Dokumente anzeigen an.
• Doppelklicken Sie das entsprechende Dokument oder markieren Sie das Dokument und klicken Sie die Schaltfläche Dokument im Bearbeitungsprogramm öffnen an.

Änderungen verwerfen

Sofern während einer Bearbeitung auffällt, dass doch keine neue Version erzeugt werden soll, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Schließen Sie das Dokument.
• Klicken Sie die Schaltfläche Ausgecheckte Dokumente anzeigen an.
• Markieren Sie das entsprechende Dokument und klicken Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) Version bearbeiten / Änderungen verwerfen an.

Dadurch wird das bearbeitete Dokument gelöscht, der Status der bisher letzten Version des Dokumentes auf Gültig zurückgesetzt und die Werte in den Feldern Checkout-Benutzer und Checkout-Datum der bisher letzten Version wieder gelöscht.

Anhängen und Entfernen von Dateien aus Archiv-Dokumenten

Allgemein

Die Vorgehensweise zur Erstellung einer neuen Version durch Anhängen und Entfernen einzelner bzw. mehrerer Dateien eines Archiv-Dokuments ist im Folgenden beschrieben. Diese Vorgehensweise ist nur in ADDISON über die ADDISON-DocuWare-Schnittstelle möglich, nicht im DocuWare-Client.

Aufruf zum Anhängen bzw. Löschen von Dateien

Nachfolgend sind der Aufruf eines Dokuments zum Anhängen bzw. Entfernen von Dateien und die damit verbundenen Änderungen im Archiv aufgeführt:

• Markieren Sie das Dokument in der ADDISON-Ergebnisliste, das bearbeitet werden soll.
• Klicken Sie die Schaltfläche Dateien anhängen und löschen oder über Kontextmenü (rechte Maustaste) Dateien anhängen und löschen an.
• Eine Prüfung erfolgt: nur bei Status Gültig darf das Archiv-Dokument zur Bearbeitung geöffnet werden.
• Sofern das Archiv-Dokument bearbeitet werden darf, wird das Dokument aus dem Archiv heruntergeladen und automatisch der Dialog Dokument bearbeiten mit einer Auflistung aller enthaltenen Dateien geöffnet.
• Gleichzeitig werden die Datenbankfelder Checkout-Benutzer und Checkout-Datum mit dem Namen des BBS-Benutzers und dem aktuellen Datum gefüllt.
• Des Weiteren wird der Versionsstatus des bestehenden Archiv-Dokuments von Gültig auf In Bearbeitung gesetzt.

Erzeugen einer neuen Version durch Anhängen und Löschen

Im Folgenden wird das Erzeugen einer neuen Version durch Anhängen und/oder Löschen von Dateien eines in Bearbeitung befindlichen Dokuments dargestellt:

• Im Dialog Dokument bearbeiten können Dateien aus dem Dateisystem über die Schaltfläche Anhängen hinzugefügt sowie enthaltene Dateien über die Schaltfläche Löschen entfernt werden. Zudem können Dateien über die Schaltfläche Bearbeiten im Bearbeitungsprogramm geöffnet und direkt bearbeitet werden.
• Klicken Sie die Schaltfläche OK an, um das Dokument mit den geänderten Dateien im Archiv abzulegen.
• Im Dialog Einchecken können Sie einen Kommentar zur Version erfassen. Im Dialog wird auch die neue Versionsnummer angezeigt.
• Nach Eingabe des Kommentars bestätigen Sie den Dialog mit der Schaltfläche Einchecken.

Die neue Version des Dokuments wird abgelegt. Hierbei werden die bisherigen Indexwerte verwendet bis auf folgende Ausnahmen:

• Versionsstatus wird auf Gültig gesetzt.
• Die Werte in den Feldern Checkout-Benutzer und Checkout-Datum werden gelöscht.
• Die Versionsnummer wird um 1 erhöht.

Der Status der bisherigen Version des Dokuments wird auf Ungültig gesetzt.

Während der Bearbeitung einer Version können aus technischen Gründen nicht alle im Archiv-Dokument enthaltenen Dateien ausgetauscht werden.

Änderungen verwerfen

Sofern während einer Bearbeitung auffällt, dass doch keine neue Version erzeugt werden soll, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Verlassen Sie den Dialog Dokument bearbeiten mit Abbrechen.

Dadurch wird das bearbeitete Dokument gelöscht, der Status der bisher letzten Version des Dokumentes auf Gültig zurückgesetzt und die Werte in den Feldern Checkout-Benutzer und Checkout-Datum der bisher letzten Version wieder gelöscht.

Anzeige von Archiv-Dokumenten in der ADDISON-Ergebnisliste

Anzeige nur aktueller Versionen von Dokumenten

In der ADDISON-Ergebnisliste werden alle Archiv-Dokumente angezeigt, deren Versionsstatus Gültig oder In Bearbeitung ist.

Die aktuelle Versionsnummer der Dokumente in der Ergebnisliste wird in der entsprechend konfigurierten Spalte angezeigt. Dadurch kann auch erkannt werden, ob es bereits mehrere Versionen gibt.

Ausgecheckte Dokumente anzeigen

Jeder Benutzer kann eine Liste der ausgecheckten Dokumente aufrufen. In dieser Liste werden alle Dokumente angezeigt, in denen der Versionsstatus In Bearbeitung gesetzt und der Checkout-Benutzer der aktuelle BBS-Benutzer ist.

Anzeige der Historie eines Archiv-Dokuments

In der ADDISON-Ergebnisliste kann zu einem Dokument die Versionsgeschichte angezeigt und eine frühere Version des Dokuments aufgerufen werden.

Anzeige der Historie

Die Anzeige der Historie eines Dokuments erfolgt über Kontextmenü (rechte Maustaste) Versionsgeschichte anzeigen zu einem Dokument in der Ergebnisliste. Dieser Menüpunkt kann nur angeklickt werden, sofern es mehrere Versionen des Dokuments gibt.

Ermittlung der Historie und Anzeige einer früheren Version

Nach Anklicken des Menüpunkts Versionsgeschichte anzeigen werden folgende Schritte durchgeführt:

• Zur Ermittlung aller zugehörigen Archiv-Dokumente wird eine Suchabfrage über das Feld Dokumentenidentifikation ausgeführt. Alle Archiv-Dokumente mit der gleichen Identifikationsnummer wie das in der Ergebnisliste markierte Dokument werden in der Historie angezeigt.
• Die Historie wird im Dialog Versionsgeschichte angezeigt. In diesem Dialog werden folgende Spalten angezeigt:
  Versionsnummer, Versionsstatus, Checkout-Datum, Checkout-Benutzer.
• Zur Anzeige einer früheren Version markieren Sie die Version und klicken Sie die Schaltfläche Anzeigen oder Öffnen an.

1. Anzeigen: Das Dokument wird im Web-Client von DocuWare geöffnet, so dass Overlays wie Stempel und Anmerkungen eingesehen werden können.

• Öffnen: Das Dokument wird schreibgeschützt im Bearbeitungsprogramm geöffnet.

Archiv-Dokumente in ADDISON verlinken

Allgemein

Archiv-Dokumente von DocuWare können in ADDISON über einen schnellen und einfachen Weg miteinander verlinkt werden. Sachlich zusammengehörende Archiv-Dokumente können so direkt verbunden werden.

Folgende Funktionen werden in ADDISON zur Verlinkung von Archiv-Dokumenten angeboten:

• Verlinken von Archiv-Dokumenten aus der Ergebnisliste heraus.

• Anzeige verlinkter Archiv-Dokumente über eine spezielle Ansicht der Ergebnisliste.

• Aufruf verlinkter Archiv-Dokumente aus der speziellen Ansicht der Ergebnisliste heraus.

Die beschriebenen Funktionen zur Verlinkung von Archiv-Dokumenten stehen nur in ADDISON über die ADDISON-DocuWare-Schnittstelle zur Verfügung und sind nicht im DocuWare-Client verfügbar.

Notwendige Archiv-Felder in DocuWare

Für die Verwendung der Verlinkungs-Funktionalität über ADDISON wird das folgende Archiv-Feld benötigt:

Datenbankfeld	Datentyp	Funktion
Dokumentidentifikation (GUID = weltweit eindeutige Nummer)	TEXT(40)	Über die GUID werden die Dokumente verlinkt.

Konfiguration in ADDISON

Die Bezeichnung der Archiv-Felder kann frei gewählt werden. Aus diesem Grund ist eine Zuordnung der Archiv-Felder von DocuWare im Dialog Konfiguration bearbeiten notwendig.

Das Archiv-Feld muss dem Feld Dokumentenidentifikation im Abschnitt Feld-Einstellungen Versionierung zugeordnet werden.

Verlinken von Archiv-Dokumenten

Die Vorgehensweise zum Verlinken von Archiv-Dokumenten ist im Folgenden beschrieben. Diese Vorgehensweise ist nur in ADDISON über die ADDISON-DocuWare-Schnittstelle möglich, nicht im DocuWare-Client.

Dokumente verlinken

Bei der Verlinkung wird zu einem Archiv-Dokument (Quell-Dokument) ein weiteres Archiv-Dokument (Link-Ziel) verlinkt. Für das Quell-Dokument können über die Ansicht Verlinkte Dokumente anzeigen alle dazu gelinkten Archiv-Dokumente (Link-Ziele) angezeigt und aufgerufen werden.

• Markieren Sie das Dokument in der ADDISON-Ergebnisliste, das zu einem weiteren Dokument verlinkt werden soll.

• Klicken Sie die Schaltfläche Verlinkung / Dokument als Link-Ziel vermerken in der Toolbar oder über Kontextmenü (rechte Maustaste) an.

• Sofern das Datenbankfeld Dokumentidentifikation für das Archiv-Dokument noch keine GUID enthält, wird diese automatisch vergeben und eingetragen.

• Führen Sie ggf. eine erneute Suche durch und markieren Sie das Dokument in der ADDISON-Ergebnisliste, zu dem das vorgemerkte Dokument (Link-Ziel) verlinkt werden soll.

• Klicken Sie die Schaltfläche Verlinkung / Mit ausgewähltem Dokument verlinken an, um die Verlinkung abzuschließen.

Versionsabfrage

Bei aktivierter Versionierung von Archiv-Dokumenten erfolgt eine Abfrage auf welche Version des Dokuments verlinkt werden soll.

Die Verlinkung erfolgt

• immer auf die neueste Version
  Auf das Dokument wird unabhängig von Versionen verlinkt, so dass immer die zum Zeitpunkt des Aufrufs aktuelle Version angezeigt wird.

• auf die aktuell eingecheckte Version
  Auf das Dokument wird unter Berücksichtigung der zum Zeitpunkt der Verlinkung aktuellen Version verlinkt, so dass bei späteren Aufrufen genau diese Version des Dokuments angezeigt wird.

Die Versionsabfrage kann in der Konfiguration im unter Globale Archiv-Einstellungen deaktiviert werden. Bei deaktivierter Abfrage erfolgt die Verlinkung immer auf die neueste Version des Dokuments.

Verlinkung abbrechen

Das als Link-Ziel vermerkte Dokument wird freigegeben.

Anzeige von Archiv-Dokumenten in der ADDISON-Ergebnisliste

Anzeige von Dokumenten mit hinterlegten Links

In der ADDISON-Ergebnisliste werden alle Archiv-Dokumente angezeigt, die zur ausgeführten Suche passen. Existieren zu den Archiv-Dokumenten verlinkte Dokumente, so werden diese nicht zusätzlich angezeigt.

Verlinkte Dokumente anzeigen

Für Dokumente mit Links kann eine Liste der verlinkten Dokumente aufgerufen werden. In dieser Liste werden alle Dokumente angezeigt, die zu diesem Dokument verlinkt wurden. Das Quell-Dokument ist durch Fettschrift gekennzeichnet.

Verlinkung aufheben

Die Verlinkung von Dokumenten kann in der Liste der verlinkten Dokumente aufgehoben werden.

Die Auswirkungen der Funktion richten sich nach der Selektion der Dokumente in der Liste der verlinkten Dokumente:

• Das Quell-Dokument ist selektiert:
  Sämtliche Link-Ziele werden entfernt, so dass das Quell-Dokument danach keine verlinkten Dokumente enthält.

• Ein verlinktes Dokument ist markiert:
  Das selektierte Dokument wird aus der Linkliste des Quell-Dokuments entfernt.

• Mehrere verlinkte Dokumente sind markiert:
  Die selektierten Dokumente werden aus der Linkliste des Quell-Dokuments entfernt.