Dienstfahrzeug

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Allgemein

Hintergrund

Die lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer ist in § 8 Absatz 2 Satz 2 bis 5 EStG sowie R 8.1 Absatz 9 und 10 LStR geregelt.

In der ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung werden beide Methoden der Nutzungswertermittlung unterstützt:

• Die pauschale Nutzungswertmethode (1 %-Regelung) gemäß § 8 Absatz 2 Satz 2, 3 und 5 EStG sowie R 8.1 Absatz 9 Nummer 1 LStR.
• Die individuelle Nutzungswertmethode (Fahrtenbuchmethode) gemäß § 8 Absatz 2 Satz 4 EStG sowie R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 LStR.

Ein Wechsel der Nutzungswertmethode ist ausschließlich zu Beginn eines Kalenderjahres oder bei Fahrzeugwechsel zulässig.

Des Weiteren sind zu versteuern:

• Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte
• Bestimmte Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung
• Gelegentliche Nutzung des Fahrzeugs zu einem bestimmten Anlass
• Bestimmte Fahrten zum Erreichen eines wechselnden Einsatzortes

Die Monatsbeträge brauchen indes nicht angesetzt zu werden für volle Kalendermonate, in denen dem Arbeitnehmer kein betriebliches Kraftfahrzeug zur Verfügung steht, oder wenn dem Arbeitnehmer das Kraftfahrzeug aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck nur gelegentlich (von Fall zu Fall) für nicht mehr als fünf Kalendertage im Kalendermonat überlassen wird. In diesem Fall (ausschließlich gelegentliche Nutzung) ist der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten und der pauschale Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte je Fahrtkilometer mit 0,001 % der Bemessungsgrundlage zu bewerten.

Bei der individuellen Nutzungswertmethode (Fahrtenbuchmethode) besteht die Möglichkeit einen vorläufigen Km-Satz mit 0,001 % der Bemessungsgrundlage anzusetzen sofern noch kein Km-Satz gemäß Fahrtenbuch ermittelt werden kann (z.B. im Erstjahr der Nutzung).

Die Ermittlung der Pauschalbeträge erfolgt durch Multiplikation der vorgegebenen %-Sätze (1 %, 0,03 %, 0,001 % oder 0,002 %) mit der Bemessungsgrundlage.

Bemessungsgrundlage ist gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG der inländische Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer. Für Fahrzeuge, die rein elektrisch angetrieben werden und nach dem 31. Dezember 2018 angeschafft wurden, gilt die Vergünstigung gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 Nr. 2 EStG, wonach lediglich der hälftige Listenpreis zu Grunde zu legen ist. In der ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung ist dies für die Fahrzeugarten „E-PKW“ und „E-Bike (> 25 Km/h)“ bereits vorbelegt.

Für reine Elektrofahrzeuge gelten besondere, steuervorteilhafte Regelungen:

• Für zwischen 01.01.2019 und 31.12.2023 angeschaffte Kraftfahrzeuge, die keine Kohlendioxidemission haben und deren Bruttolistenpreis <= 60.000 EUR beträgt, gilt nur ein Viertel des Listenpreises als Bemessungsgrundlage für die Versteuerung des geldwerten Vorteils für die private Nutzung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 EStG) bzw. für anderweitige Nutzung des Dienstfahrzeuges, z. B. für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
• Für zwischen 01.01.2024 und 30.06.2025 angeschaffte Kraftfahrzeuge, die keine Kohlendioxidemission haben und deren Bruttolistenpreis <= 70.000 EUR beträgt, gilt nur ein Viertel des Listenpreises als Bemessungsgrundlage für die Versteuerung des geldwerten Vorteils für die private Nutzung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 EStG) bzw. für anderweitige Nutzung des Dienstfahrzeuges, z. B. für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
• Für zwischen 01.07.2025 und 31.12.2030 angeschaffte Kraftfahrzeuge, die keine Kohlendioxidemission haben und deren Bruttolistenpreis <= 100.000 EUR beträgt, gilt nur ein Viertel des Listenpreises als Bemessungsgrundlage für die Versteuerung des geldwerten Vorteils für die private Nutzung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 EStG) bzw. für anderweitige Nutzung des Dienstfahrzeuges, z. B. für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Für Fahrzeuge mit Hybridantrieb gelten besondere, steuervorteilhafte Regelungen. Für extern aufladbare Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge, die die Voraussetzungen für die 25 %ige Bemessungsgrundlage nicht erfüllen, gelten zukünftig die folgenden Regelungen:

• Für zwischen 01.01.2022 und 31.12.2024 angeschaffte Kraftfahrzeuge, bei denen die Kohlendioxidemission maximal 50 Gramm pro Kilometer oder die Reichweite des Fahrzeugs unter ausschließlicher Nutzung des elektrischen Antriebs mindestens 60 Kilometer beträgt, gilt die Hälfte des Listenpreises als Bemessungsgrundlage für die Versteuerung des geldwerten Vorteils für die private Nutzung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 4 EStG) bzw. für anderweitige Nutzung des Dienstfahrzeuges, z. B. für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
• Für zwischen 01.01.2025 bis 31.12.2030 angeschaffte Kraftfahrzeuge, bei denen die Kohlendioxidemission maximal 50 Gramm pro Kilometer oder die Reichweite des Fahrzeugs unter ausschließlicher Nutzung des elektrischen Antriebs mindestens 80 Kilometer beträgt, gilt die Hälfte des Listenpreises als Bemessungsgrundlage für die Versteuerung des geldwerten Vorteils für die private Nutzung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 5 EStG) bzw. für anderweitige Nutzung des Dienstfahrzeuges, z. B. für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Analog zu den bisherigen Regelungen gelten die oben beschriebenen neuen Regelungen zur erweiterten Förderung für Kraftfahrzeuge, d. h. damit sind auch E-Bikes (Fahrräder mit elektrischem Hilfsmotor, die Geschwindigkeiten von mehr als 25 Km/h erreichen können und verkehrsrechtlich nicht als Fahrrad einzuordnen sind, u. a. Kennzeichen- und Versicherungspflicht) betroffen. Als weitere steuerliche Vergünstigung wurde zum 1. Januar 2019 die Steuerfreiheit für zur privaten Nutzung überlassenen Fahrrädern und Pedelecs eingeführt. Die Regelung gemäß § 3 Nr. 37 EStG wird in der ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung bei Wahl der Fahrzeugart „Fahrrad/Pedelec“ berücksichtigt.

Die Bemessungsgrundlage ist grundsätzlich auf volle 100,00 Euro abzurunden. Die Rundung wird in der ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung automatisch vorgenommen.

Die verwendete ertragssteuerliche Bemessungsgrundlage und der sich daraus ergebende Nutzungswert weichen ggf. von den umsatzsteuerlichen Werten ab und sind in der Finanzbuchführung entsprechend anzupassen. Dies ist z.B. bei Steuervorteilen für Elektrofahrzeuge und bei der Steuerfreistellung für Fahrräder/Pedelecs der Fall. Diese Vergünstigungen sind nicht auf das Umsatzsteuerrecht übertragbar.

Die Berücksichtigung einer solchen abweichenden umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage ist ab DVD 3/2020 direkt in ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung möglich und kann bei der Buchungsbelegerstellung berücksichtigt werden. Die Erfassung der dafür notwendigen Daten entnehmen Sie bitte dem Dokument Stammdaten | Personaldaten | Fahrzeuge der Dokumentation.

Allgemeine Daten

Allgemeine Daten

In den allgemeinen Daten sind die Prozentsätze und sonstige zur Errechnung des geldwerten Vorteils notwendigen Angaben auf der Registerkarte geldwerter Vorteil zu finden. Diese werden automatisch aktualisiert.

Stammdaten

Zur automatischen Berechnung des geldwerten Vorteils und Übernahme in die Entgeltabrechnung ist das Fahrzeug im Menü Stammdaten / Personal / Fahrzeug anzulegen.

Bei der Neuanlage eines Fahrzeugs muss zunächst die Fahrzeugart und die Nutzungswertmethode der Abrechnung ausgewählt werden. Abhängig von der Fahrzeugart und der Methode werden in der Folgemaske die entsprechenden Erfassungsfelder angezeigt.

Die in der Eingangsmaske (Neuanlage) erfassten Werte für Fahrzeugart, Nutzungswertmethodenart und Kennzeichen bzw. Bezeichnung (z.B. bei Fahrrädern) können nach erfolgter Anlage nicht mehr verändert werden. Eine Korrektur ist dann nur über Löschen und erneute Neuanlage möglich.

Lohnarten

Lohnarten

Für die einzelnen Bereiche stehen im Basis-Lohnartenplan folgende Lohnarten zur Verfügung:

• 5100-PKW private Nutzung
• 5101-PKW zur 1. Tätigkeitsstätte
• 5102-Fahrz. pausch.St. AG
• 5103-Fahrz. pausch.St. AN
• 5104-PKW Fam.Heimfahrten
• 5105-PKW Einsatzwechseltät.
• 5106 PKW nur gelegentl.Nutzung
• 5107 Fahrz. lfd. Zuzahlung st/svpfl.
• 5108 Fahrz. lft. Zuzahlung PSt
• 5110 Fahrten zw. W/T PSt AG
• 5111 Fahrten zw. W/T PSt AN
• 5112 Fahrten zw. W/T st/svfrei
• 5117 Fahr/Ped priv. Nutz st/svfrei
• 5118 E-Bike priv. Nutzung st/svpfl.
• 5119 E-Bike 1. Tätigk.st st/svpfl.
• 5124 Fahr/Ped 1. Tät.st st/svfrei

Die Lohnarten stehen in Abhängigkeit von der gewählten Fahrzeugart zur Verfügung.

Zu beachten sind die Steuerungen der Lohnarten 5102 und 5103 für die pauschale Versteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte mit 15 %. Die Lohnart 5102 wird zusätzlich in die Lohnsteuerbescheinigung übernommen (pauschal besteuerte Arbeitgeberleistung für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte).

Berechnung

Berechnung

Die folgenden Berechnungen werden im Menü Stammdaten / Personal / Registerkarte Fahrzeug zur Ermittlung des geldwerten Vorteils durchgeführt.

Berechnungen nach der pauschalen Nutzungswertmethode

Private Nutzung

Die reine private Nutzung des Fahrzeugs durch den Mitarbeiter wird mit 1 % der Bemessungsgrundlage ermittelt.

Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte

Der geldwerte Vorteil wird mit 0,03 % der Bemessungsgrundlage multipliziert mit den einfachen Entfernungskilometern zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berechnet.

Hierbei kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil bis zur Höhe der Entfernungspauschale (0,38 EUR) mit 15 % pauschal versteuern (aus Allgemeine Daten Pauschaler Steuersatz 3). Eine Abwälzung der Pauschalsteuer auf den Arbeitnehmer ist möglich.

Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber die Benutzung an 15 Tagen monatlich unterstellen und die einfache Entfernung mit 0,38 EUR je Kilometer verrechnen. Dieser pauschal zu versteuernde Betrag wird vom oben errechneten geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers abgezogen.

Einzelbewertung (180-Fahrten-Methode)

Innerhalb der pauschalen Nutzungswertmethode kann für Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte die Einzelbewertung (180-Fahrten-Methode oder 0,002 %-Methode) gewählt werden.

Vorteilhaft ist diese Methode, wenn an weniger als 15 Tagen monatlich Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte durchgeführt werden. Es wird dann die tatsächliche Anzahl der Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte multipliziert mit 0,002 % der Bemessungsgrundlage versteuert. Im Höchstfall jedoch nicht mehr als 180 Fahrten pro Kalenderjahr. Der Arbeitnehmer hat gegenüber dem Arbeitgeber kalendermonatlich fahrzeugbezogen schriftlich zu erklären, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er das betriebliche Fahrzeug tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat.

Die Einzelbewertung (180-Fahrten-Methode) bindet für das gesamte Jahr, darf also unterjährig nicht gewechselt werden. Wird innerhalb eines Jahres auf die 180-Fahrten-Methode umgestellt, wird jeder verstrichene Monat mit 15 Fahrten angerechnet.

Werden die 180 Fahrten im Laufe des Jahres überschritten, erfolgt ein Hinweis bei der Abrechnung, bzw. beim Prüfen des Personalstammes. Eine eventuelle Anpassung der Fahrten erfolgt nicht automatisch.

Beispiel:

Januar bis Juni jeweils 14 Fahrten x 0,002 % = 0,028 %

Juli bis November jeweils 19 Fahrten x 0,002 % = 0,038 %

Verbleibt 1 Fahrt x 0,002 % im Dezember

Familienheimfahrten

Die Familienheimfahrten werden mit 0,002 % der Bemessungsgrundlage multipliziert mit den Entfernungskilometern zwischen der Zweitwohnung und der Familienwohnung und der Anzahl der monatlichen Heimfahrten berechnet.

Die erste (wöchentliche) Familienheimfahrt mit einem Dienstfahrzeug ist lt. ertragssteuerrechtlicher Vorschrift nach § 8 Abs. 2 Satz 5 EStG i.V.m. § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5 S. 5 EStG zwar lohnsteuerfrei, aber umsatzsteuerpflichtig. Diese abweichende umsatzsteuerrechtliche Behandlung kann durch Erfassung der Anzahl der Fahrten (nur USt) bei der Erzeugung des Buchungsbelegs berücksichtigt werden. Hierzu ist die Gruppe "Buchungsbelegsteuerung" in der Maske "Fahrzeuge" der Personalstammdaten auszufüllen.

Ausschließlich gelegentliche Nutzung

Der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten und der pauschale Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind auch dann anzusetzen, wenn dem Arbeitnehmer das Kraftfahrzeug tatsächlich nur gelegentlich überlassen wird. Die Monatsbeträge brauchen nicht angesetzt zu werden für volle Kalendermonate, in denen dem Arbeitnehmer kein betriebliches Kraftfahrzeug zur Verfügung steht, oder wenn dem Arbeitnehmer das Kraftfahrzeug aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck nur gelegentlich (von Fall zu Fall) für nicht mehr als fünf Kalendertage im Kalendermonat überlassen wird. In diesem Fall sind der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten und der pauschale Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte je Fahrtkilometer mit 0,001 % der Bemessungsgrundlage zu bewerten (Einzelbewertung). Zum Nachweis der Fahrstrecke müssen die Kilometerstände festgehalten werden.

Einsatzwechseltätigkeit

In Zusammenhang mit den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte muss die Überlassung eines Dienstwagens für Fahrten zu regelmäßig wechselnden Einsatzorten nur dann versteuert werden, wenn dieselbe Einsatzstelle länger als drei Monate benutzt wird und/oder weniger als 30 km vom Wohnort des Mitarbeiters entfernt liegt. Trifft eines der beiden Bedingungen zu, so müssen die Entfernungskilometer mit 0,002 % der Bemessungsgrundlage multipliziert werden.

Durch Wahl des Kontrollkästchens "Individuell" und Erfassung eines Wertes oder des Kontrollkästchens "Unterdrücken" wird der jeweils errechnete Wert übersteuert.

Berechnungen nach der individuellen Nutzungswertmethode

Die Individual-Methode stellt die Abrechnungsmethode nach Einzelnachweisen dar, d.h. nach tatsächlich entstandenem Aufwand. Hierzu muss für alle Arten der Nutzung (also für reine Privatnutzung, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, Familienheimfahrten und Einsatzwechseltätigkeit) zunächst der echte Kilometersatz ermittelt werden.

Im ersten Jahr der Nutzung kann ein vorläufiger Kilometersatz, der aus 0,001 % der Bemessungsgrundlage ermittelt wird, angewendet werden.

Durch Wahl des Kontrollkästchens "Individuell" und Erfassung eines Wertes oder des Kontrollkästchens "Unterdrücken" wird der jeweils errechnete Wert übersteuert.

Zuzahlung des Arbeitnehmers

Beteiligt sich der Arbeitnehmer an den Kosten für das ihm zur Privatnutzung überlassene Fahrzeug, mindert dies den von ihm zu versteuernden Nutzungsvorteil.

In der ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung mindert die erfasste laufende monatliche Zuzahlung zunächst die Summe der individuell zu versteuernden Beträge. Übersteigt die Zuzahlung diesen Betrag, wird ein etwaiger pauschal versteuerter Nutzungswert gemindert. Die Aufteilung erfolgt programmseitig automatisiert.

Eine den gesamten Nutzungswert übersteigende Zuzahlung (Monatsbetrachtung) wird von der ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung nicht unterstützt.

Eine Zuzahlung in Form einer Einmalzuzahlung, z.B. durch Übernahme eines Teils der Anschaffungskosten durch den Arbeitnehmer, kann im Programm nicht erfasst werden. Sie ist manuell zu ermitteln und als Monatsbetrag zu erfassen.

Auswertung

Für Dienstfahrzeuge besteht unter Steuerungsdaten / Weitere Auswertungen die Auswertung Dienstwagen. Diese enthält eine Aufstellung der Dienstfahrzeuge für die selektierten Arbeitnehmer, dessen Laufzeiten und den abzurechnenden geldwerten Vorteil.

Mit aktiviertem Kontrollkästchen Detailinformation wird die Liste um die einzelnen Berechnungen ergänzt.

Die Liste kann auch zeitraumbezogen ausgegeben werden.

Die detaillierte Berechnungsdarstellung erfolgt aus Platzgründen immer nur für den aktuellen Ausgabemonat.

Individualisierte Auswertungen sind über das Lohn Datencenter möglich.