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DMS-Schnittstelle Easy

ADDISON Grundfunktionen
Letzte Aktualisierung: Lesezeit 5 Minuten

    DMS-Schnittstelle Easy

    Konfigurationseinstellungen

    Allgemein

    Programmaufruf

    Der Dialog für die Einstellungen kann im Listenmanager über Konfiguration DMS-Schnittstelle aufgerufen werden.

    Programmzweck

    Für die korrekte Archivierung von Listen und Dokumenten sind verschiedene Konfigurationseinstellungen vorzunehmen.

    Import

    #3487680: Software boexthlp image7.png

    Lagerort / Archiv Für die Übergabe von Listen/Dokumenten an Easy muss der Lagerort und das Archiv ausgewählt werden, in das die Dateien importiert werden sollen. Verzeichnis für zu importierende Dateien Verzeichnis, in das die Dateien von ADDISON für den Easy-Import abgestellt werden. Listendateien nach TIFF / PDF konvertieren LST-Dateien aus dem Listenmanager können von keiner Fremdsoftware angezeigt werden. Aus diesem Grund besteht die Möglichkeit, LST-Dateien in ein anderes Format zu konvertieren. Die konvertierten Listen können dann im Easy angezeigt werden.

    Die Listen können nach TIFF oder/und nach PDF konvertiert werden. Die konvertierten Dateien werden dann in das Verzeichnis für zu importierende Dateien abgestellt. Entheften Mit der Option Entheften können bestimmte Auswertungen aus ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung beim Archivieren nach einem vordefinierten Ordnungsmerkmal in mehrere Auswertungen aufgeteilt werden. Beispiel: In der Auswertung Verdienstabrechnung sind 10 Arbeitnehmer enthalten. Mit der Option Entheften wird die Auswertung Verdienstabrechnung beim Archivieren in 10 Auswertungen aufgeteilt: eine Auswertung je Arbeitnehmer.

    Auswertungen mit Entheftfunktion Diese Funktion steht für folgende Auswertungen zur Verfügung:

    Auswertung Ordnungsmerkmal
    Verdienstabrechnung Arbeitnehmer
    Lohnkonto Arbeitnehmer
    Lohnsteuerbescheinigung Arbeitnehmer
    Entgeltnachweis zur Sozialversicherung Arbeitnehmer
    Beitragsnachweis Krankenkasse
    Beitragsabrechnung Krankenkasse
    Beitragssummen Krankenkasse

    Dateien zum Importieren verschieben Ist diese Option aktiviert, werden Dateien, die in der ADDISON-Struktur gespeichert sind (z.B. Bilanzen, Erläuterungen Steuern, Rechnungen), beim Abstellen zum Archivieren verschoben. Die Dateien stehen danach nicht mehr in der ADDISON Software zur Verfügung.

    Ist die Option nicht aktiviert, bleiben die Dateien nach dem Archivieren in der ADDISON Software erhalten.

    Export

    #3487678: Software boexthlp image8.png

    Verzeichnis für exportierte Dateien

    Archivierte Dokumente, die aus ADDISON Software heraus aufgerufen werden, werden in das hier angegebene Verzeichnis kopiert.

    Diese Funktion ist z.Zt. noch nicht implementiert.

    Dateien nach dem Anzeigen löschen

    Ist diese Option gesetzt, werden die Dateien im Export-Verzeichnis wieder automatisch gelöscht.

    Ablagestruktur

    Programmzweck

    Unter Ablagestruktur wird definiert, welche Eigenschaften aus der ADDISON Software in welches Feld von Easy übernommen werden.

    #3487679: Software boexthlp image9.png

    Lagerort / Archiv

    Auswahl von Lagerort und Archiv, für das die Zuordnung vorgenommen werden soll.

    Spalten Feldname und Belegung

    In der Spalte Feldname wird die Feldstruktur des unter Lagerort/Archiv ausgewählten Archivs angezeigt.

    In der Spalte Belegung kann mittels einer Auswahlbox eine Eigenschaft aus ADDISON Software hinterlegt werden.

    Die ausgewählte Eigenschaft in der Spalte Belegung wird beim Archivieren aus ADDISON Software heraus an das entsprechende Feld (Spalte Feldname) in Easy übergeben.

    Entheften

    Mit der Option Entheften können bestimmte Auswertungen aus ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung beim Archivieren nach einem vordefinierten Ordnungsmerkmal in mehrere Auswertungen aufgeteilt werden.

    Mögliche Indexfelder

    Folgende Eigenschaften können von der ADDISON Software für die Archivierung bereitgestellt werden:

    Belegung ADDISON Eigenschaft
    Mandant Mandantennummer.
    Mandantname Mandantenname.
    Bezeichnung Bezeichnung der Liste (Listenmanager), Inhalt des Felds „Text“ (Office Manager) oder sonstige Beschreibung des Dokuments.
    Dokument Belegart (z.B. Formular, Bericht.)
    Projekt Programminterner Projektname.
    ProjektID Programminterne ID des Projekts.
    Zeitraum Zeitraum, für den das Dokument erstellt wurde.
    ZeitraumBis
    ZeitraumVonTag Zeitraum, für den das Dokument erstellt wurde. Ausgabe der Daten getrennt nach Tag, Monat und Jahr.
    ZeitraumVonMonat
    ZeitraumVonJahr
    ZeitraumBisTag
    ZeitraumBisMonat
    ZeitraumBisJahr
    Ersteller BBS-Benutzer, der die Liste/das Dokument erstellt hat.
    Erstelldatum Erstellungsdatum der Liste/des Dokuments.
    Erstellzeit Erstellungsuhrzeit der Liste/des Dokuments.
    Zusatzinfo1 Weitere Informationen zur besseren Identifizierung der Liste/des Dokuments.
    Zusatzinfo2
    Veranlagungsjahr Veranlagungs- oder Wirtschaftsjahr, für das die Liste/das Dokument erstellt wurde.
    Dateiname Dateiname der Liste/des Dokuments.
    Hauptvorlage Name der Vorlage, auf der die Liste basiert.
    Seiten Anzahl der Seiten.
    Ordnungsbegriff1 Arbeitnehmernummer
    Ordnungsbegriff2 Arbeitnehmername
    Ordnungsbegriff3 Krankenkassenname

    Sofern das Register Ablagestruktur nicht angezeigt wird, muss die Ablagestruktur direkt durch manuelle Hinterlegung in der easysoft.cfg definiert werden.

    Die Definition der Zuordnung wird in einer Sektion, die mit Lagerort und Archiv gekennzeichnet ist, hinterlegt. Der Aufbau erfolgt hierbei immer durch Angabe des Easy-Felds zum entsprechenden ADDISON-Feld.

    Beispiel

    Im nachfolgenden Beispiel wird dem Easy-Feld mit der ID "1001" das ADDISON-Feld "Mandant" und dem Easy-Feld mit der ID "1002" das ADDISON-Feld "Mandantname" zugeordnet.

    [HD/ADDISON]

    1001=Mandant

    1002=Mandantname

    Konfigurationsdatei Easysoft.cfg

    Allgemein

    Die easysoft.cfg wird im ADDISON-Installationsverzeichnis**\Config** angelegt.

    In der easysoft.cfg werden die Einstellungen des Konfigurationsdialogs gespeichert.

    Beim Speichern der Einstellungen durch Bestätigen des Konfigurationsdialogs mit OK wird die easysoft.cfg automatisch generiert, sofern sie noch nicht vorhanden ist.

    Optionen für Import in Easy

    Zeichensatz

    Für den Import in Easy ist zu beachten, dass in den Import-Optionen im Bereich Zeichensatz das Häkchen im Feld ANSI gesetzt wird. Dies ist notwendig für die korrekte Darstellung der Umlaute.

    Backup-Lagerort

    Der Backup-Lagerort, sollte nicht auf das Temp-Verzeichnis (=Standard-Einstellung von Easy) verweisen, da dieses Verzeichnis auch von ADDISON genutzt wird und dadurch Konflikte entstehen können.

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