Dokument Automatische Aufgaben

Einführung Dokument Automatische Aufgaben

Die Verwaltung und die Konfiguration der automatischen Aufgaben können Sie mit dem Dokument Automatische Aufgaben durchführen.

Dies sind:

Dateiimport Aktenmanager
Automatischer Buchungsimport (aus ADDISON Direkt)
Synchronisation von Benutzerrechten mit ADDISON Online
Dokument öffnen:

Zentral-/Mandanten-/Kanzleiakte -> Register Dauerakte -> Register Stammdaten -> Automatische Aufgaben öffnen

Dokument neu anlegen:
Zentral-/Mandanten-/Kanzleiakte -> Register Dauerakte -> Kontextmenü Neu -> Untermenü Neues Dokument -> Symbol Neu Dokument -> Dialog Dokumentvorlagen -> Register Stammdaten -> im mittleren Bereich Eintrag Automatische Aufgaben -> Doppelklick oder Eintrag markieren -> Schaltfläche OK

Eigenschaften

In den Eigenschaften des Dokuments stellen Sie ein, welche Aufgabenart bearbeitet werden soll. Die Bearbeitungs- und Konfigurationsmöglichkeiten im Arbeitsbereich des Dokuments variieren je Auftragsart.

Folgende Aufgabenarten sind wählbar:

Dateiimport Aktenmanager
Automatischer Buchungsimport (aus ADDISON Direkt)
Synchronisation von Benutzerrechten mit ADDISON Online

HinweisDie Auswahl Dateiimport Aktenmanager steht in Kanzleiakten und der Zentralakte zur Verfügung.

Die Auswahl Automatischer Buchungsimport steht in Mandanten-, Kanzlei- und Zentralakte zur Verfügung. Sofern das Dokument in der Mandanten- oder Kanzleiakten angelegt wurde, werden innerhalb des Dokuments lediglich die Buchungsimporte der entsprechenden Mandanten- bzw. Kanzleiakte anzeigt und verwaltet. Nähere Informationen hierzu finden Sie im nachfolgenden Abschnitt Automatischer Buchungsimport.

Die Auswahl Synchronisation von Benutzerrechten mit ADDISON Online steht in der Zentral-und Kanzleiakte zur Verfügung.

Symbolleiste

In der Symbolleiste des Dokuments sind folgende Funktionen verfügbar:

Funktion	Erläuterung
	Neue Aufgabe anlegen
	Speichert die vorgenommenen Angaben der neuen bzw. bearbeiteten Aufgabe
	Löschen der markierten Aufgabe
	Öffnet die Protokolle der automatischen Aufgaben
	Alte Protokolleinträge löschen: Ermöglicht das vorzeitige Löschen der alten Fehler-Protokolle der ausgewählten Aufgabe

Bitte beachten Sie, dass das Löschen und das Neuanlegen bei der Aufgabenart Synchronisation von Benutzerrechten mit ADDISON Online nicht möglich sind, da es sich um eine Systemaufgabe handelt, welche immer vorhanden ist.

Arbeitsbereich

Einstellungen Ausführung (alle Aufgabenarten)

Im oberen Bereich Einstellungen Ausführung legen Sie grundsätzliche Angaben fest. Diese Einstellungen sind bei allen Aufgabenarten verfügbar.

Ausführung ab
Festlegung des Datums und der Uhrzeit, ab dem die Aufgabe ausgeführt werden soll
AusführungsrhythmusFestlegung der Häufigkeit mit der die Aufgabe ausgeführt wird
Ausführung durch Mitarbeiter

: Festlegung bzw. Information zum Mitarbeiter unter welchem die Aufgabe ausgeführt wird. Hier ist zu beachten, dass der Mitarbeiter hinterlegt werden muss, der gerade an tse:nit / cs:Plus angemeldet ist, damit die Angabe gespeichert werden kann.
AusführungszeitFestlegung des Zeitfensters von bis in dem die Aufgabe täglich laut Rhythmus ausgeführt wird.

: Mit dem Kontrollkästchen ohne Einschränkungen legen Sie fest, dass die Aufgabe permanent ab dem Zeitpunkt, der unter Ausführung ab festgelegt wurde, durchgeführt wird.

Mittig innerhalb des Dokuments sind die für jeweilige Aufgabenart spezifischen Einstellungen vorzunehmen:

Einstellungen Dateiimport Aktenmanager

Standard-SachgebietIn der Auswahlliste stellen Sie ein, in welches Sachgebiet die Dateien im Aktenmanager eingefügt werden, sofern in der XML-Datei, die die Metadaten für die eingefügte Datei enthält, keine Aussage zum Sachgebiet getroffen wurde. Sofern das hier eingestellte Standard-Sachgebiet beim entsprechenden Aktentyp nicht existiert bzw. für diesen nicht passend ist, werden die Dokumente in das Register Dateiimport Aktenmanager eingefügt.

Wenn das gewählte Standard-Sachgebiet zur entsprechenden Akte passt, aber dieses noch nicht im Aktenmanager vorhanden ist, so legt der Dateiimport dieses Register automatisch an und fügt die entsprechenden Dateien in das Register ein.

Ausführliche Hinweise hierzu finden Sie auch im Kapitel XML-Datei mit Zuweisungskriterien (Dateiimport Aktenmanager).
Standard-KanzleiakteSofern als Ziel der einzufügenden Dateien der Aktentyp Kanzlei gewählt wurde (siehe Abschnitt Beispieldatei), können Sie hier auswählen, in welche Kanzleiakte die Dokumente konkret eingefügt werden. Diese Hinterlegung ist in dem Fall notwendig, wenn für ein und dieselbe Kanzlei Nr. mehrerer Kanzleiakten vorhanden sind.
Überwachtes VerzeichnisHier wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem die zu importierenden Dateien und die dazugehörigen XML - Dateien mit den Zuweisungskriterien bereitgestellt werden.
Achten Sie darauf, dass das Verzeichnis für den Windows-Benutzer, der den ADDISON Scheduler Server - Dienst ausführt zugänglich ist, denn der automatische Datei-Import wird betriebssystemseitig im Kontext dieses Kontos durchgeführt.

Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie das Verzeichnis durch Windows-Berechtigungen gegen nicht autorisierte Zugriffe schützen, damit verhindert wird, dass ggf. unbeabsichtigt Dateien in den Aktenmanager von cs:Plus / tse:nit eingefügt werden.
SicherungsverzeichnisDateien, die bereits vom Dateiimport in den Aktenmanager eingefügt wurden, werden temporär in diesem Verzeichnis gesichert, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten und ggf. im Falle eines Problems, diese Dateien für ein erneutes Einfügen verfügbar zu haben.
: Hinsichtlich der Windowszugriffe und -berechtigungen gelten bei diesem Verzeichnis die gleichen Kriterien bzw. Regeln wie beim Überwachten Verzeichnis.
Sicherungsdateien löschen nach Hier stellen Sie die Dauer in Tagen ein, die die Sicherungsdateien im Sicherungsverzeichnis verbleiben, bis diese vom Prozess des automatischen Dateiimports gelöscht werden.

Einstellung Mandanten/Kanzleien (Automatischer Buchungsimport)

Die Auswahl von Mandanten und Kanzleien steht nur bei der Aufgabenart Automatischer Buchungsimport in der Zentralakte zur Verfügung. Die Aufgaben Synchronisation von Benutzerrechten mit ADDISON Online und Dateiimport Aktenmanager sind systemweit gültig, sodass eine individuelle Auswahl der Mandanten nicht notwendig ist.

Detail Angaben im unteren Tabellenbereich

Im unteren Tabellenbereich wird eine Übersicht der angelegten Aufgaben angezeigt, die die Detailinformationen der Aufgabe ausweist. Hier wird unter anderem in der Spalte zuletzt gestartet oder Fehler zuletzt protokolliert am dargestellt, wann die letzte Ausführung der Aufgabe stattgefunden hat bzw. wann Fehler aufgetreten sind. Nur bei der Aufgabenart Automatischer Buchungsimport können in der Zentralakte mehrere Aufgaben z.B. für unterschiedliche Mandanten angelegt werden, um den Ausführungsrhythmus oder ggf. die ausführenden Mitarbeiter zu differenzieren. In diesem Fall befinden sich dann mehrere Zeilen im unteren Tabellenbereich. Nach dem Klick auf die jeweilige Zeile können die dazugehörigen Angaben im oberen Bereich geändert und anschließend gespeichert werden.

Über das Kontextmenü des unteren Tabellenbereichs können Sie weiterhin das Fehlerprotokoll der jeweiligen Aufgabe öffnen.

Bei den Aufgabenarten Synchronisation von Benutzerrechten mit ADDISON Online und Dateiimport Aktenmanager existiert bzw. kann jeweils systemweit max. eine Aufgabe angelegt werden. Beim Dateiimport Aktenmanager wird über die XML-Datei der jeweiligen Datei geregelt, in welche Mandanten-, Kanzlei- bzw. sonstige Akte das Dokument eingefügt wird, daher ist die gezielte Auswahl bestimmter Mandate nicht notwendig.

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