Dokument Bescheidübersicht (Verarbeitung der eBescheide)

Dokument Bescheidübersicht (Verarbeitung der eBescheide)

Allgemeines

Die Verarbeitung aller vom Datenservice abgerufenen eBescheiddaten werden über das Dokument Bescheidübersicht automatisch verarbeitet. Das Dokument Bescheidübersicht steht in der Kanzlei- und Zentralakte zur Verfügung. Nur dort erfolgt die automatische Verarbeitung der eBescheiddaten.

In den Mandanten- und Mitarbeiterakten steht das Dokument BESCHEIDÜBERSICHT ebenfalls zur Verfügung. Dort erfolgt KEINE Verarbeitung der eBescheiddaten.

Wie bisher können Sie in der Mandantenakte oder in der Mitarbeiterakte die Bescheideinträge ansehen oder neue Bescheideinträge manuell erfassen.

Die Verarbeitung von eBescheiddaten beim Start des Dokumentes werden nicht mehr automatisch angezeigt.

Zur Version 3/2024 wurde in das Dokument Bescheidübersicht die Funktion DIVA-Abruf aufgenommen, um den Workflow der Verarbeitung von DIVA und eBescheiddaten zu verbessern:

Nähere Informationen zum Abruf und der Verarbeitung der DIVA-Daten befinden sich im Kapitel 8.3 [DIVA 2 - DIVA - Belegabholung]

Beim Öffnen des Dokumentes Bescheidübersicht in der Kanzlei- und Zentralakte (ab Version 3/2024), werden die zur Verarbeitung anstehenden eBescheiddatensätze, nicht mehr automatisch zur Verarbeitung angeboten.

Für Anwender, die noch nicht am DIVA-Verfahren teilnehmen, ist in der Menüleiste der Bescheidübersicht die Funktion Bescheide verarbeiten aufzurufen, um die Verarbeitung der eBescheiddaten über den Dialog zu starten.

Beim Aufruf der Funktion Bescheide verarbeiten, wird der Dialog für die zur Verarbeitung anstehenden eBescheiddatensätze angezeigt:

Der Dialog kann über die Funktion Schließen oder Später verarbeiten geschlossen werden, sofern die Verarbeitung der eBescheiddatensätze nicht gleich gestartet werden sollte.

Im Regelfall wird die Funktion Jetzt verarbeiten aufgerufen, damit alle eBescheiddatensätze automatisch verarbeitet werden:

Für jeden eBescheiddatensatz wird automatisch ein Bescheideintrag erzeugt. Alle erforderlichen Daten für den Bescheideintrag sind vorhanden:

• Automatischer Postbucheintrag über den Bescheideingang
• Generierung eines Eintrags für das Erinnerungsfenster
• Die allgemeinen Angaben zum Bescheid
• Die Frist zu den Bescheid-Daten
• Die abgerufenen eBescheiddaten
• Die Berechnungswerte aus dem Einkommensteuerfall

Farbliche Darstellung der automatisch angelegten Bescheideinträge

Im Dokument Bescheidübersicht wird Ihnen angezeigt, ob die Bescheidwerte (Erstattungs-, Zahlbetrag) mit den Berechnungswerten übereinstimmen:

Grün bedeutet, dass der Bescheid mit dem Erstattungs- oder Zahlbetrag übereinstimmt.

Orange bedeutet, dass der Bescheid innerhalb einer Toleranzgrenze liegt.

Rot bedeutet, dass der Bescheid abweicht und generell geprüft werden muss.

In den Zentralakte unter Akte Optionen Elster ist die Toleranzgrenze von 10 Euro voreingestellt. Bei der Toleranzgrenze handelt es sich um den Zahl-/ Erstattungsbetrag laut eBescheid und dem Berechnungswert der Steuererklärung:

• Die Toleranzgrenze kann kanzleiweit auf 5 Euro, 10 Euro, 20 Euro, 50 Euro oder 100 Euro eingestellt werden
• Die Toleranzgrenze kann kanzleiweit auf 0 Euro eingestellt werden. Somit gibt es nur rote und grüne Bescheideinträge

Bitte beachten Sie unbedingt die Erläuterungstexte zum Bescheid. Sie finden diese Erläuterungstexte über das Register Erläuterungen in der Bescheidübersicht.

Grüner Bescheideintrag

Stimmt der Erstattungs- oder Zahlbetrag überein, wird der Bescheideintrag automatisch in der Farbe Grün dargestellt. In der Bescheidübersicht hat dieser Bescheideintrag automatisch den Status Geprüft i.O. Wird der Bescheideintrag nach endgültiger Kontrolle auf Erledigt i.O. gesetzt, wird dieser Bescheid im Fristenbuch automatisch ausgetragen.

Wir empfehlen dieses Vorgehen. Somit kann kontrolliert werden, ob auch die grünen Bescheideingänge korrekt von den Bearbeitern geprüft worden sind.

eBescheiddaten mit Zinsen, Säumniszuschlägen, 5. Vorauszahlung etc.

Bei der automatischen eBescheiddatenverarbeitung konnte es vorkommen, dass der Bescheideintrag in der Farbe ROT mit Abweichung dargestellt wurde. Nach Prüfung stellte sich aber heraus, dass es keine Abweichung zwischen den Werten der Steuererklärung und den Werten laut eBescheiddaten gibt. Die Abweichung ergab sich nur daraus, dass die Finanzverwaltung in den Betrag der Gesamtnachzahlung /-erstattung Beträge wie Zinsen, Säumniszuschläge, 5. Vorauszahlung etc. mit eingerechnet hatte.

Damit solche Fälle leichter geprüft werden können, wurde in den Eckwerten der Bescheidübersicht eine neue Funktion aufgenommen. Liegen in den eBescheiddaten Zinsen, Säumniszuschlägen oder eine 5. Vorauszahlung etc. vor, wird in der Zeile Gesamtnachzahlung/-erstattung die Funktion Zinsen etc. angezeigt:

In unserem Beispiel ergibt sich eine Differenz in Höhe von 150,00 Euro zwischen der Gesamtnachzahlung /-erstattung laut Erklärung und den eBescheiddaten.

Beim Aufruf der Funktion Zinsen etc. wird die Detailprüfung angezeigt. Die Detailprüfung wurde um den Bereich Sonstiges erweitert:

Da die Finanzverwaltung Säumniszuschläge in Höhe von 100,00 Euro und Zinsen im Beispiel in Höhe von 50,00 Euro festgesetzt hatte, ist die Differenz von 150,00 Euro leicht zu erklären. Tatsächlich stimmen die eBescheidwerte mit den Berechnungswerten überein. Die Prüfung vom Steuerbescheid wird in diesen Fällen stark vereinfacht.

Automatische E-Mail-Benachrichtigung über den eBescheideingang

Während der Verarbeitung der eBescheiddaten im Dokument Bescheidübersicht (Kanzlei- oder Zentralakte) wird automatisch eine E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter der Akte generiert. Somit ist der zuständige Mitarbeiter gleich informiert, dass ein neuer eBescheid eingegangen und verarbeitet worden ist:

Zusätzlich gibt es einen Eintrag über den eBescheideingang im Erinnerungsfenster für den zuständigen Mitarbeiter der Akte.

Bei der Verarbeitung der eBescheiddaten in der Kanzlei- oder Zentralakte wird automatisch eine E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter der Akte generiert. In der Zentralakte kann über Akte Optionen Elster zentral eingestellt werden, dass keine E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter der Akte erzeugt wird:

Die E-Mail Benachrichtigung ist im Standard auf Ja eingestellt.

eBescheidwerte stehen als API zur Verfügung

Ausgesuchte eBescheidwerte der Einkommensteuer stehen als API zur weiteren Verwendung in Ihren Schriftverkehrsdokumenten zur Verfügung.

Beispiel:

• Die Einkünfte der Einkunftsarten
• GdE und zvE
• Die Werte der Abrechnung (ESt, SolZ, KiSt)
• Die Vorauszahlungswerte

Damit haben Sie die Möglichkeit sich eigene Kanzleitexte mit den zur Verfügung stehenden API-ESt Bescheidwerten zu erstellen.

Zahlungsmanagement

Bisher müssen die Einkommensteuerbescheiddaten manuell im Zahlungsmanagement der Akte erfasst werden.

Mit den eBescheiddaten der Einkommensteuer stehen Ihnen jetzt auch die Informationen für das Zahlungsmanagement zur Verfügung.

Die benötigten eBescheiddaten werden automatisch an das Zahlungsmanagement übergeben:

Im Zahlungsmanagement ist ein neuer Kenner E für Elster Zahlungseintrag aufgenommen:

Über den neuen Kenner E sind die automatisch angelegten Elster Zahlungseinträge leicht zu erkennen.

Sobald ein automatisch angelegter Zahlungseintrag manuell geändert wird, wird der Kenner E vom Programm entfernt.

Bescheidübersicht – Anzeige Bescheid Notiz aus Einkommensteuerfall

Ab Version 2/2020 kann im Einkommensteuerfall eine Bescheid Notiz erfasst werden. Die neue Funktion der Bescheid Notiz steht Ihnen in allen Veranlagungszeiträumen der neuen Einkommensteuer zur Verfügung.

Unter dem Menü Extras gibt es eine neue Menüpunkt Bescheid Notiz:

In der Bescheid Notiz kann ein beliebiger Text erfasst werden:

Diese Bescheid Notiz wird in der Bescheidübersicht über den neuen Reiter Notiz aus Steuerfall angezeigt:

Im Fall, das keine Notiz im Einkommensteuerfall erfasst wurde, wird in der Bescheidübersicht unter Notiz aus Steuerfall ein entsprechender Hinweistext ausgegeben:

Postbucheinträge

Aus dem Postbucheintrag kann die Bescheidübersicht und die Bescheidprüfung aufgerufen werden. Ebenfalls ist es möglich, dass aus dem Bescheid heraus der Postbucheintrag geöffnet werden kann.

Für jeden eBescheid wird automatisch ein Postbucheingang erzeugt. In der Zentralakte unter Akte Optionen Elster kann eingestellt werden, ob für diese Postbucheinträge ein vorläufiger oder ein endgültiger Posteintrag erzeugt werden soll. Voreingestellt ist, dass ein vorläufiger Postbucheintrag erstellt wird.

Die Finanzverwaltung stellt aktuell immer einen Papierbescheid zur Verfügung. Im normalen Kanzleiablauf wird auch für den Papierbescheid im Postbuch ein Posteingang manuell erstellt werden.

Dies hat zur Folge, dass für einen Vorgang z.B. für einen Einkommensteuerbescheid zwei Postbucheingänge vorhanden sein können. Somit laufen zwei Fristberechnungen.

Wie mit diesem Sachverhalt in der Praxis umgegangen wird zeigen die folgenden Beispiele auf. Jede Kanzlei muss entscheiden, welche dieser Varianten die sinnvollste Variante für den eigenen Kanzleiablauf ist.

Variante 1 - zwei endgültige Postbucheinträge mit Fristberechnung

Da es sich bei dem zuvor beschriebenen Sachverhalt tatsächlich um zwei separate Postbucheingänge handelt, wird in der Kanzlei auch mit zwei Postbucheingängen für den gleichen Sachverhalt (z.B. Einkommensteuerbescheid) gearbeitet.

Variante 2 - ein vorl. Posteingang (Papierbescheid) und ein endg. Posteingang (eBescheid)

Der Papierbescheid wird als vorläufiger Posteingang angelegt. Damit keine Fristberechnung erfolgt, wird im Posteintrag bei Rechtsbehelfsfrist Standard eingestellt. Somit erfolgt für diesen Postbucheintrag KEINE eigene Fristberechnung.

Die Fristberechnung läuft in diesem Fall NUR mit dem automatisch angelegten Postbucheigang der eBescheiddaten.

Wird in der Bescheidübersicht der Bescheideintrag nach Kontrolle durch den Bearbeiter auf Erledigt i.O. gesetzt, wird dieser Bescheid im Fristenbuch automatisch ausgetragen.

Diese Variante hat den Vorteil, dass es nur einen Postbuchtrag mit einer einzigen Fristberechnung gibt.

In dieser Variante ist zu prüfen, ob der Posteingang vom eBescheid mit dem Papierbescheid (das Datum der Bescheidbekanntgabe) überstimmt. Falls nicht, ist der Posteingang vom eBescheid auf das Datum des Papierbescheides anzupassen. Die Fristberechnung läuft derzeit mit der Bekanntgabe des Papierbescheides. Zum Abschluss ist dieser Posteingang als endgültiger Posteingang zu markieren.

Variante 3 - ein vorl. Posteingang (eBescheid) wird zu einem endg. Posteingang (eBecheid)

In dieser Variante wird für den Papierbescheid gar KEIN Postbucheingang erstellt. Es wird nur mit dem automatisch erstellten vorläufigen Postbucheingang des eBescheides gearbeitet.

Bei Verwendung der Archivierungssoftware DocuWare kann der eingescannte papierene Bescheid über die Schaltfläche Archiv im Posteingang hinzugefügt werden.

Wird der Papierbescheid ohne Archivsystem eingescannt, kann das eingescannte Dokument dem Bescheideintrag einfach hinzugefügt werden. In der Bescheidübersicht steht die Funktion Verknüpfungen zur Verfügung. Dort kann über die Schaltfläche am rechten Rand Anlegen eines neuen Dokumentes der eingescannte Bescheid angefügt werden. Diese Möglichkeit hat den Vorteil, dass mit dem angelegten eBescheid auch der Papierbescheid verknüpft ist.

Andere Kanzleien verschieben den eingescannten Bescheid in die Mandantenakte (per Drag und Drop) z.B. in das Register, in dem auch der Steuerfall liegt. Auch dieses Vorgehen wird häufig verwendet.

Beachten Sie bitte, dass auch in dieser Variante zu prüfen ist, ob der Posteingang vom eBescheid mit dem Papierbescheid (das Datum der Bescheidbekanntgabe) übereinstimmt. Falls nicht, ist der Posteingang vom eBescheid auf das Datum des Papierbescheides anzupassen. Denn die Fristberechnung läuft mit der Bekanntgabe des Papierbescheides. Zum Abschluss ist dieser Posteingang als endgültiger Posteingang zu markieren.