Dokument JobAgent-Aufträge
Dokument JobAgent-Aufträge
Die Aufträge des JobAgent legen Sie im Dokument JobAgent-Aufträge an.
Im Regelfall werden die Aufträge in der Folge automatisch durch den JobAgent ausgeführt bzw. gestartet.
Das Dokument können Sie in der Dauerakte bzw. im Bereich Stammdaten folgender Akten anlegen:
- Mandanten- / Firmenakte
- Kanzleiakte
- Zentralakte / Zentrale Stammdaten
- Im Mandanten / Firmen können Sie die Aufträge des entsprechenden Mandanten / Firma
- anlegen, bearbeiten und verwalten.
- In der Kanzleiakte können Sie können Sie die Aufträge der entsprechenden Kanzlei
- anlegen, bearbeiten und verwalten.
- In der Zentralakte / den Zentralen Stammdaten können Sie können Sie die Aufträge aller
- Mandanten / Firmen und Kanzleien anlegen, bearbeiten und verwalten.
Dokument öffnen: Zentralakte / Zentrale Stammdaten -> Register Dauerakte / Jahresunabhängig -> Register Allgemeine Stammdaten -> JobAgent-Aufträge öffnen
Dokument neu anlegen: Zentralakte / Zentrale Stammdaten -> Register Dauerakte / Jahresunabhängig -> Kontextmenü Neu -> Untermenü Neues Dokument oder Registerkarte Start -> Symbol 
Symbole / Menü Dokument JobAgent-Aufträge
| Dokument | |||||
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Eigenschaften Die Eigenschaften des aktuellen Dokuments werden geöffnet. Sie können die gewählten Einstellungen prüfen oder ändern. | ||||
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Aktualisieren Das Dokument wird gemäß den Einstellungen in den Dokumenteigenschaften neu aufbereitet. Einstellungen der Arbeitsansicht werden bei dieser Aktualisierung zurückgesetzt. | ||||
| Bearbeiten | |||||
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Neu Ein neuer Datensatz wird angelegt. | ||||
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Bearbeiten Der markierte Datensatz wird geöffnet und kann bearbeitet werden. Üblicherweise steht diese Funktion auch über Doppelklick zur Verfügung. | ||||
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Löschen Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird der aktuelle Datensatz gelöscht. | ||||
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Kopieren Der markierte Datensatz wird kopiert. Anschließend können Sie ihn mit einer anderen Bezeichnung wieder einfügen. | ||||
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Einfügen Der Inhalt der Zwischenablage wird eingefügt. Die Funktion ist erst aktiv, nachdem Sie einen Datensatz ausgeschnitten oder kopiert haben. | ||||
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Deaktivieren/Aktivieren Der markierte Auftrag wird aktiviert bzw. deaktiviert. Sie können mehrere Aufträge wählen. | ||||
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Auftrag ausführen Der markierte Auftrag wird gestartet. Der Direktstart setzt voraus, dass für den Auftrag ein Zeitplan hinterlegt ist. | ||||
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Logdaten Dienst löschen Die dienstrelevanten Logdaten des markierten Auftrags werden gelöscht. Sie können mehrere Aufträge wählen. | ||||
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Logdaten Auftrag löschen Die Logdaten des markierten Auftrags werden gelöscht. Sie können mehrere Aufträge wählen. | ||||
| Ansicht | |||||
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Auftragsverlauf Der Auftragsverlauf des markierten Auftrags wird angezeigt. | ||||
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Logdaten Dienst Die dienstrelevanten Logdaten des markierten Auftrags werden angezeigt. Sie können mehrere Aufträge wählen. | ||||
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Logdaten Auftrag Die Logdaten des markierten Auftrags werden angezeigt. Sie können mehrere Aufträge wählen. | ||||
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Ansichten Über das Untermenü können Sie die Ansichten speichern oder bearbeiten. Nach Speicherung der aktuellen Arbeitsansicht, steht der individuelle Name künftig als benutzerbezogene Auswahlmöglichkeit zur Verfügung. | ||||
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Spalten Über das Untermenü können Sie die Spalten für die Arbeitsansicht wählen. In einigen Dokumenten können Sie auch die Formatierung der Spalten bearbeiten. | ||||
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Optionen Der Dialog zur Konfiguration der Tabelle wird geöffnet. Die hinterlegte Formatierung können Sie als benutzerdefinierte Ansicht speichern. | ||||
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Ausgabe Über das Untermenü stehen verschiedene Ausgabemöglichkeiten zur Verfügung. | ||||
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Seitenansicht (Arbeitsansicht) Die Daten werden mit dem aktuellen Layout der Arbeitsansicht in die Seitenansicht übergeben. In der Seitenansicht können die Daten gedruckt, exportiert oder gespeichert werden. | ||||
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Aktueller Zellwert in die Zwischenablage Die Daten der selektierten Zelle werden in die Zwischenablage übernommen. Aus der Zwischenablage können Sie die Daten in ein beliebiges Programm oder Dokument einfügen. | ||||
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Markierte Zeile(n) in die Zwischenablage Die Daten der selektierten Zeile(n) werden in die Zwischenablage übernommen. Aus der Zwischenablage können Sie die Daten in ein beliebiges Programm oder Dokument einfügen. | ||||
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Excel Eine Excel-Datei wird erzeugt. | ||||
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HTML Eine HTML-Datei wird erzeugt. | ||||
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CSV Eine CSV-Datei wird erzeugt. | ||||
| Suchen | |||||
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Suchen Der Suchdialog wird geöffnet. Die Suche kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen, die Sie im Dialog einstellen können. | ||||
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Weitersuchen Sprung zum nächsten Suchergebnis. Die Schaltfläche wird erst aktiv, wenn bereits ein Ergebnis zu den gewählten Suchkriterien gefunden wurde. |
Arbeitsbereich Dokument JobAgent-Aufträge
Der Arbeitsbereich besteht aus einer Filterzeile und der Tabelle mit den aufbereiteten Daten. Das Kontextmenü bietet in der Regel die gleichen Funktionen wie das Menüband. Beachten Sie, dass sich der Inhalt des Kontextmenüs unterscheidet, je nachdem, ob Sie es auf der Spaltenbezeichnung oder in der Tabelle öffnen. Über das Kontextmenü der Tabelle können Sie zusätzlich über den Eintrag Filter den Zelleninhalt in die Filterzeile übernehmen bzw. die Filtereingaben entfernen. Über den Eintrag Ausrichtung können Sie festlegen, ob der Text der aktuellen Spalte linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ausgerichtet wird.
Dialog Aufträge bearbeiten
Im Dialog Auftrag bearbeiten pflegen Sie die Stammdaten und die allgemeinen Angaben der JobAgent-Aufträge und die dazugehörigen Zeitpläne. Beachten Sie zusätzlich die Auswirkungen der Importoptionen auf die unterschiedlichen Auftragsarten.
Dialog Auftrag bearbeiten öffnen
Aus dem Dokument JobAgent Aufträge
- Symbol
Neu
- Kontextmenü -> Neu
- Auftrag markieren -> Symbol
Öffnen
- Auftrag markieren -> Kontextmenü -> Öffnen
- Auftrag markieren -> Entertaste drücken
- Doppelklick auf Auftrag
Symbole
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Ein neuer Datensatz wird angelegt. |
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Die Änderungen werden gespeichert. |
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Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage wird der aktuelle Datensatz gelöscht. |
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Mit den Pfeilen wechseln Sie zum ersten bzw. letzten Datensatz oder zum vorherigen bzw. nächsten Datensatz. |
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Der Auftrag wird gestartet. |
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Die dienstrelevanten Logdaten des Auftrags werden gelöscht. |
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Die Logdaten des Auftrags werden gelöscht. |
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Der Auftragsverlauf des Auftrags wird angezeigt. |
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Die dienstrelevanten Logdaten des Auftrags werden angezeigt. |
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Die Logdaten des Auftrags werden angezeigt. |
Allgemeine Angaben zum Auftrag
Im Feld Name geben Sie die Bezeichnung des Auftrags an.
Im Feld Auftragsart können Sie in der Auswahlliste einen der Einträge wählen.
Im Feld Beschreibung können Sie eine kurze Erläuterung zum Auftrag erfassen.
Weitere Stammdaten der Aufträge, in Abhängigkeit der Auftragsart:
| Bezeichnung | Inhalt | Erläuterung | Pflichtfeld |
|---|---|---|---|
| Mandant | Mandant/Kanzlei für den/die der Auftrag erfolgt. Bei den Auftragsarten Scan-Dokumente übernehmen und Verschlagwortung Belege bestehen zusätzlich folgende Auswahlmöglichkeiten): - Alle Mandanten - Alle Kanzleien - Alle Mandanten/Kanzleien | Nummer des Mandanten, der Kanzlei bzw. keine Eingabe wenn die Auswahl Alle Mandanten, Alle Kanzleien oder Alle Mandanten/Kanzleien erfolgt ist. | X |
| Importdaten | Datenpfad, unter dem die Importdaten abgestellt sind. | Die MTA-Dateien müssen den ausgewählten Datentyp enthalten und auf den Mandanten/die Kanzlei verweisen | X |
| Backup | Datenpfad, unter dem die Importdaten nach dem Import gesichert werden. | Wird kein Pfad für die Sicherung angegeben, werden die Daten nach erfolgreichem Import gelöscht. | |
| Logfiles | Datenpfad, unter dem die Logfiles abgestellt werden (Es handelt sich hierbei um die Standardprotokollierung wie generell in AKTE / SBS Rewe neo®) | Bei Buchungen (MTA) muss dieser Pfad nicht angegeben werden. Er ist identisch mit dem Pfad der Importdaten. | X |
| Fehler-MTA | Datenpfad, unter dem die Fehler-MTA mit den Buchungen, die nicht importiert werden können abgestellt wird. | Eingabe erfolgt bei Buchungen anstatt dem Datenpfad für „Logfiles“ | X |
| Vereinfachtes Logfile (bei Buchungen) | Durch Aktivierung des Kontrollkästchens vereinfachtes Logfile wird im Benutzerverzeichnis (im Allgemeinen C:\Users\Benutzername\Documents\SBS-Software\SBS-Rewe\Rewe\LogFile) die verkürzte Protokolldatei ImportLogBuchungen.txt erzeugt. | ||
| Fremdformat (bei Buchungen) | Konvertierung aus einem Fremdformat z. B. bestimmte *.CSV-Formate. | Mit dieser Einstellung können Fremdformate importiert werden. Damit können Buchungsdateien, die nicht im MTA-Austauschformat vorliegen importiert werden. Dies ist z.B. der Fall, wenn diese aus einem csv-Format konvertiert werden sollen. Es werden folgende Formate unterstützt: - AldiBGB1 - AldiKG1 | |
| Dateiname (bei Buchungen) | Dateiname bzw. Dateifilter für die zu konvertierenden Dateien. | Z. B. BFI*.CSV oder BUC*.CSV Nur Dateien, die dieser Filterbedingung entsprechend, werden verarbeitet. Der erste zusammenhängende Nummernblock des Dateinamens bezeichnet die Mandanten-/Firmennummer. Der Dateiname < BFI20-100.csv> bedeutet beispielsweise, dass die Daten dieser Datei für den Mandanten 20 importiert werden. Die Datei muss im Importdaten-Verzeichnis liegen | |
| Mapping-Datei (bei Buchungen) | Dateiname der Datei, in der die Konten des Fremdsystems den AKTE / SBS Rewe neo® Konten zugeordnet sind. | Die Mapping-Datei muss im Importdaten-Verzeichnis liegen. Das Format der zu konvertierenden Datei ist in der Mappingdatei zu hinterlegen. Beispiel. | X wenn aus einem Fremdformat konvertiert werden soll. |
| Mitarbeiter (bei lizenziertem Archivsystem) | AKTE / SBS Rewe neo®-Benutzer, mit dem die Anmeldung am Archiv erfolgt. | Eingabe bei Scan-Dokumenten übernehmen, Verschlagwortung Belege, Import Buchungen, Import Buchungen Steps Business Solution(direkt), Textdatei-Import. | |
| Kennwort (bei lizenziertem Archivsystem) | Kennwort mit dem sich der Benutzer am Archivsystem anmeldet. | Eingabe bei Scan-Dokumenten übernehmen und Verschlagwortung Belege | X |
| Belegarten (bei Import Buchungen Steps Business Solution) | Auszuwählende Belegarten für die den Direktimport aus der Steps Business Solution | Eingabe bei Scan-Dokumenten übernehmen und Verschlagwortung Belege | |
| Importskript (Bei Textdatei-Import) | Auswahl des Importskriptes für den Textdatei-Import | Es werden lediglich Textdatei-Importe bzgl. Kunden, Lieferanten und Buchungen unterstützt. | X |
| Textdatei (Bei Textdatei-Import) | Auswahl der Textdatei des Textdatei-Imports | Es werden lediglich Textdatei-Importe bzgl. Kunden, Lieferanten, Buchungen und Wirtschaftsgüter unterstützt. Bei Textimporten die lediglich mit einer Import-Datei arbeiten (Standard) kann in der Pfadangabe der Platzhalter * verwendet werden. Bei Textimporten, die mehrere Textdateien benötigen müssen diese gezielt mit der Schaltfläche ausgewählt werden, sofern der Import für einen Mandanten/eine Kanzlei erfolgt. Erfolgt der Import für mehrere Mandanten/Kanzleien, wird automatisch der Platzhalter * verwendet. Der Beginn des Dateinamens kann individuell festgelegt werden. | X |
Auswirkung Importoptionen auf die Auftragsarten
In den Stammdaten der Aufträge werden die globalen Einstellungen der jeweiligen Importe konfiguriert. Zusätzlich wirken sich auf die Importe die Einstellungen aus, die jeweils in den Importoptionen der Firma bzw. pro AKTE / SBS Rewe neo® - Benutzer getätigt wurden.
Bei den Importen von Kunden- und Lieferantenstammdaten im MTA-Format verwendet der JobAgent die spezifischen Importeinstellungen, die jeweils in den einzelnen Firmen in den Importoptionen der Dokumente Kunden- bzw. Lieferantenstamm getätigt wurden.
Bei den Auftragsarten Import Buchungen und Textdatei-Import werden die Importoptionen des AKTE / SBS Rewe neo®-Benutzers verwendet, der im Dokument JobAgent-Aufträge im entsprechenden Auftrag hinterlegt ist.
Register Zeitpläne - Zeitplan anlegen und bearbeiten
Im Register Zeitpläne erfassen Sie die Termine zu denen der Auftrag ausgeführt wird.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um einen neuen Eintrag zu erfassen.
Markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um die Daten zu ändern.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen um den markierten Eintrag ohne weitere Abfrage aus der Liste zu entfernen.
Für vorhandene Aufträge stehen die Schaltflächen Kopieren und Löschen zur Verfügung. Mit der Funktion Kopieren können Sie einen Zeitplan in andere angelegte Aufträge übernehmen. Hier können Sie wählen, ob bestehende Zeitpläne der markierten Aufträge, die die gleiche Bezeichnung haben, überschrieben werden.
Im mittleren Bereich des Registers Zeitpläne werden die Zeitpläne aufgelistet, die in Ihrem Datenbestand vorhanden sind und es werden der Name, die Häufigkeit und der Startzeitpunkt angezeigt. Zudem sehen Sie, ob der Zeitplan aktiv ist oder nicht.
In den Dialogen zum Zeitplan erfassen Sie die Angaben für die Häufigkeit und den Zeitpunkt der Ausführung der Aufträge des JobAgents.
Mit Klick auf die Schaltfläche Neu oder Bearbeiten wird der Dialog Eigenschaften Zeitplan geöffnet.
Im Feld Name steht die Bezeichnung des Zeitplans. Im Kontrollkästchen Aktiviert legen Sie fest, ob der Zeitplan aktiv ist. Unter Zeitplantyp geben Sie an ob die Ausführung Einmal oder Wiederholt durchgeführt wird.
Mit der Schaltfläche Ändern konfigurieren Sie im Dialog Zeitplan für wiederkehrende Aufträge bearbeiten bei wiederholter Ausführung, wie häufig bzw. in welchem Rhythmus der Zeitplan ausgeführt wird.
Dialog Auftragsverlauf
Im Dialog Auftragsverlauf sehen Sie zu welchem Zeitpunkt der entsprechende JobAgent-Auftrag ausgeführt wurde und, ob dieser erfolgreich durchgeführt wurde.
Dialog Auftragsverlauf öffnen
Aus dem Dokument JobAgent-Aufträge
- Auftrag anklicken
- Symbol
Auflistung Aufträge
Im mittleren Bereich wird aufgeführt zu welchem Zeitpunkt der Auftrag ausgeführt wurde. Es ist der Status, der Pfad der Importdaten und Backup, sowie der Logfiles ersichtlich. Durch Doppelklick auf die jeweilige Pfadangabe können Sie jeweils die Anzeige der einzelnen Dateien aufrufen.
Schaltflächen im unteren Bereich
Im unteren Bereich befinden sich diese Schaltflächen:
Verlauf löschen: Mit dieser Schaltfläche können Sie alle Verlaufsinformationen des Auftrags löschen.
Filter: Mit dieser Schaltfläche können die Verlaufsinformationen filtern um sich beispielsweise nur die Einträge eines bestimmten Zeitraums oder eines bestimmten Typs aufzubereiten.
Prüfen Protokolle und Auftragsverlauf
In der Spalte Letzter Ausführungstermin sehen Sie den Termin, zu dem der Auftrag das letzte Mal erfolgreich ausgeführt wurde. Über das Kontextmenü sehen Sie zusätzliche Informationen, die zu diesem Auftrag protokolliert wurden.
Beim Import von Kunden- und Lieferantendaten wird eine Excel-Datei, bei Buchungsdaten eine Logdatei erstellt, die den Import protokolliert. Diese Dateien finden Sie in dem Verzeichnis, das Sie beim Einrichten des Auftrags festgelegt haben.
Wenn Sie in der Spalte Logfiles auf einen Datensatz klicken, wird der Inhalt zu einem Link. Durch einen Doppelklick auf den Link wird ein neues Fenster geöffnet, in dem die entsprechenden Logfiles angezeigt werden.
Durch Doppelklick auf einen Datensatz oder durch Klick auf die Schaltfläche Öffnen wird das Logfile angezeigt. Mit Klick auf die Schaltfläche Explorer wird in den Ordner verzweigt, in dem die Protokolldateien stehen.
Protokoll übernommene Buchungen bzw. Fehlerprotokoll
Bei der Auftragsart Import Buchungen wird im Standardfall lediglich ein Fehlerprotokoll im Dialog Auftragsverlauf abgelegt. Sie können aber auch das Protokoll der übernommenen bzw. importierten Buchungen im Auftragsverlauf ablegen.
Wenn dies gewünscht ist, müssen Sie in der entsprechenden Firma/Mandant im Bereich der Importoptionen für Buchungen die Einstellung Protokoll drucken (Fehlerprotokoll) und Protokoll drucken (übernommene Buchungen) aktivieren. Beachten Sie, dass diese Importoption je AKTE/SBS Rewe neo®-Benutzer gespeichert wird. Daher muss diese Einstellung in der Importoption unter dem gleichen Benutzer gespeichert werden, wie der Benutzer der im Dialog Auftrag bearbeiten hinterlegt ist.
Mit dem Aktivieren der beiden Protokollausgaben in den Importoptionen für Buchungen der entsprechenden Firma kann anschließend im Auftragsverlauf-sowohl das „Fehlerprotokoll“ als auch das „Protokoll der übernommenen Buchungen“ angezeigt werden. Wenn Sie das Import-Logfile per Doppelklick öffnen, wird eine Abfrage geöffnet, ob das „Status/Fehlerprotokoll“ (Schaltfläche Status) oder das „Protokoll der importierten Buchungen“ (Schaltfläche Buchungen) geöffnet werden soll.