Dokumente und Auswertungen der Kanzlei nutzen

Overview

In Dokumente können Sie Dokumente Ihrer Kanzlei finden, ansehen und herunterladen. Nutzen Sie die Suche, wenn Sie den Dateinamen kennen, oder grenzen Sie die Liste mit Filtern ein. Sie benötigen einen angemeldeten Mandantenzugang mit aktivierter App Dokumente.

Steps

Dokumente öffnen

1. Öffnen Sie auf der Startseite im Bereich Von meiner Kanzlei die Kachel Dokumente.
2. Scrollen Sie bei Bedarf nach unten, um den Bereich zu erreichen.

Die App öffnet sich im selben Tab. Über der Dokumentliste finden Sie Filter und rechts das Feld Suche.

Nur wenn die Kanzlei die Funktion freigeschaltet hat, stehen Ordner anlegen und Einfügen zur Verfügung. Mit diesen Schaltflächen können Sie eigene Ordner anlegen und Dokumente hochladen.

Ein Dokument finden

Geben Sie den Dateinamen in Suche ein oder grenzen Sie die Liste mit einem Filter ein:

• Status: Nach gelesen, ungelesen oder archiviert eingrenzen. Alle zeigt auch archivierte Dateien.
• Eingegangen: Nach dem Zeitpunkt filtern, zu dem die Datei hochgeladen wurde.
• Sachbereich: Nach dem Thema des Dokuments filtern, zum Beispiel Finanzbuchhaltung oder Lohn & Gehalt.
• Zeitraum: Nach dem Zeitraum filtern, auf den sich der Inhalt bezieht. Dieser kann vom Uploadzeitpunkt abweichen.
• Autor: Nach Dokumenten filtern, die von der Kanzlei oder Ihrem Unternehmen bereitgestellt wurden.
• eSignatur & Freigabe: Dokumente finden, die signiert oder freigegeben werden müssen.

1. Klicken Sie unter der gewünschten Filterüberschrift auf den angezeigten Wert.
2. Wählen Sie das passende Kriterium aus der Liste.

Wenn eine Datei nicht erscheint, prüfen Sie Suche und Filter. Wählen Sie Gelesen, wenn Sie eine bereits gelesene Datei suchen, Archiviert oder Alle für archivierte Dateien und Alle bei nicht benötigten Filtern. Leeren Sie bei Bedarf das Suchfeld.

Die Sichtbarkeit wird außerdem über Berichtskreise gesteuert. Sie sehen ein Dokument nur, wenn Sie dem zugehörigen Berichtskreis angehören. Fehlt die Datei weiterhin, fragen Sie Ihre Kanzlei nach der Zuordnung.

Ein Dokument lesen und durchsuchen

1. Klicken Sie in der Liste auf den Dateinamen. Rechts öffnet sich die Dokumentansicht.
2. Wählen Sie bei mehrseitigen Dokumenten links eine Seitenminiatur aus.
3. Vergrößern oder verkleinern Sie die Darstellung mit +, - oder der Prozentanzeige.
4. Zum Drucken klicken Sie auf das Drucker-Symbol. Zum Herunterladen klicken Sie auf den Pfeil mit Unterstrich.

Um Text im Dokument zu suchen:

1. Klicken Sie oben in der Dokumentansicht auf das Lupen-Symbol.
2. Geben Sie einen Suchbegriff in Dokument durchsuchen ein.
3. Wechseln Sie mit den Pfeilen neben dem Suchfeld zwischen den Treffern.

Mit den Pfeilen unten im rechten Seitenbereich wechseln Sie zwischen Dokumenten. Das Kreuz oben rechts schließt die Ansicht und führt zurück zur Liste.

Dateien verwalten

Sie können einzelne Dateien über das passende Symbol rechts in der Dokumentzeile bearbeiten:

• Pfeil mit Unterstrich: herunterladen.
• Geöffneter Briefumschlag: als gelesen markieren.
• Durchgestrichenes Auge: für Ihren Zugang archivieren.

Um mehrere Dateien zu bearbeiten:

1. Wählen Sie die Dateien über die Kontrollkästchen links in der Liste aus.
2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Herunterladen, Als gelesen markieren oder Ausblenden (archivieren).

Gelesen, ungelesen und archiviert gelten jeweils pro Nutzer. Wenn Sie den Status ändern, bleibt er für andere Nutzer mit eigenen Zugangsdaten unverändert. Um eine gelesene Datei wieder als ungelesen zu kennzeichnen, öffnen Sie in der Dokumentansicht das Dreipunkt-Menü und wählen Als ungelesen markieren.

Sie können Dateien außerdem in einen Ordner verschieben oder in den Beleghub kopieren:

1. Wählen Sie die gewünschten Dateien über die Kontrollkästchen aus.
2. Klicken Sie auf In Ordner verschieben oder In Beleghub kopieren.
3. Wählen Sie den Zielordner oder die Beleghub-Kategorie aus.

Löschen entfernt Dateien für alle Nutzer. Beim Archivieren werden sie dagegen nur aus Ihrer aktiven Ansicht ausgeblendet.

Eine Notiz oder Rückfrage ergänzen

Eine Notiz ist für alle Nutzer sichtbar, die das Dokument sehen können:

1. Öffnen Sie das Dokument und wechseln Sie zu Details.
2. Geben Sie Ihren Text unter Notiz ein.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Für eine Rückfrage an die Kanzlei:

1. Klicken Sie in der Dokumentansicht auf Kommunikation.
2. Geben Sie Ihre Nachricht unten in das Textfeld ein.
3. Klicken Sie zum Senden auf das Papierflieger-Symbol.

Expected outcome

Sie können das gewünschte Dokument anhand seines Namens oder der Filter finden, in der Vorschau lesen und bei Bedarf drucken oder herunterladen. Änderungen am Lesestatus oder an der Archivierung gelten nur für Ihren Nutzerzugang.

Troubleshooting

Symptom	Lösung
Ein Dokument wird nicht in der Liste angezeigt.	Leeren Sie die Suche, setzen Sie Filter auf Alle und prüfen Sie den Status.
Ein Dokument bleibt trotz zurückgesetzter Filter unsichtbar.	Fragen Sie Ihre Kanzlei, ob Sie dem Berichtskreis des Dokuments angehören.
Sie können keine eigenen Dokumente hochladen oder Ordner anlegen.	Die Kanzlei muss Einfügen und Ordner anlegen für Ihren Zugang freischalten.
Sie können eine Datei nicht löschen.	Prüfen Sie, ob eine Freigabeanforderung besteht. Freigegebene Dokumente können besonderen Einschränkungen unterliegen.