Dokumentvorlagenverwaltung
Dokumentvorlagenverwaltung
Allgemein
Programmaufruf
Der Aufruf der Dokumentvorlagenverwaltung erfolgt in ADDISON über den Seitenbereich Ablage / Verwaltung / Dokumentvorlagen.
Programmzweck
Über die Dokumentvorlagenverwaltung können Vorlagen für die Funktionen Brief erstellen und Excel-Dokument erstellen angelegt und bearbeitet werden.
Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche besteht aus:
Vorlagenbereich
Baumstruktur mit Kategorien
Tabelle mit vorhandenen Dokumentvorlagen in der ausgewählten Kategorie
BBS-Attribut
Der Aufruf der Dokumentvorlagenverwaltung und damit die Bearbeitung der Vorlagen kann über BBS gesperrt werden: Projekt Office Manager / BBS-Attribut Dokumentvorlagenverwaltung.
Die Symbolleiste der Dokumentvorlagenverwaltung
Bearbeitung von Dokumentvorlagen
Bereiche und Kategorien
Vorlagenbereich
Im Vorlagenbereich wird der Bereich der Vorlagen ausgewählt, der bearbeitet werden soll. Zwei Vorlagenbereich stehen zur Auswahl:
Briefvorlagen (für die Funktion Brief erstellen und Serienbrief erstellen)
Excelvorlagen (für die Funktion Excel-Dokument erstellen)
Kategorien
Die Kategorien unterscheiden sich in 2 Bereiche:
ADDISON Briefvorlagen bzw. Excelvorlagen
Eigene Briefvorlagen bzw. Excelvorlagen
Die im Bereich ADDISON Briefvorlagen / ADDISON Excelvorlagen enthaltenen Dokumentvorlagen können nicht verändert werden. Die von ADDISON ausgelieferten Dokumentvorlagen in den ADDISON-Standard-Kategorien werden bei Updates überschrieben, so dass immer die aktuellen Dokumentvorlagen vorhanden sind.
Im Bereich der Eigenen Briefvorlagen / Eigenen Excelvorlagen können Kategorien und Dokumentvorlagen angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Die eigenen Kategorien werden bei Updates nicht überschrieben.
Standard-Dokumentvorlagen können bearbeitet werden, in dem diese von der ADDISON-Standard-Kategorie in eine eigene Kategorie kopiert werden.
Kategorien bearbeiten
Die eigenen Kategorien können bearbeitet werden. Eigene Kategorien können neu angelegt, umbenannt und gelöscht werden. In den eigenen Kategorien können mehrere Ebenen in der Baumstruktur angelegt werden.
Benutzen Sie zur Bearbeitung der Kategorien die Schaltflächen Neue Kategorie anlegen, Kategorie umbenennen und Kategorie löschen.
Dokumentvorlagen bearbeiten
Dokumentvorlage neu anlegen
Für die Neuanlage einer Dokumentvorlage gehen Sie bitte wie folgt vor:
Wählen Sie in der Baumstruktur der Kategorien eine eigene Kategorie unter der Kategorie Eigene Briefvorlagen / Eigene Excelvorlagen aus.
Klicken Sie die Schaltfläche Neue Vorlage anlegen an.
Geben Sie eine Bezeichnung für diese Dokumentvorlage ein. Die Bezeichnung sollte eindeutig sein, so dass Sie die Dokumentvorlage aufgrund dieser Bezeichnung wiedererkennen können.
Die neue Dokumentvorlage wird jetzt in der Liste der vorhandenen Dokumentvorlagen angezeigt und gleich in Microsoft Word bzw. Microsoft Excel geöffnet.
Gestalten Sie die Dokumentvorlage in Microsoft Word bzw. Microsoft Excel nach Ihren Vorstellungen. In Microsoft Word fügen Sie die benötigten Felder aus der Felderauswahl ein.
Speichern und schließen Sie die Dokumentvorlage in Microsoft Word bzw. Microsoft Excel.
Dokumentvorlagen
Neu erstellte Vorlagen werden als .dotm abgespeichert.
Dokumentvorlage bearbeiten
Zur Bearbeitung einer vorhandenen Dokumentvorlage gehen Sie bitte wie folgt vor:
Wählen Sie den Vorlagenbereich aus, aus dem Sie eine Dokumentvorlage bearbeiten möchten.
Wählen Sie die Kategorie aus, in der die zu bearbeitende Dokumentvorlage angelegt ist.
Klicken Sie die zu bearbeitende Dokumentvorlage in der Liste der vorhandenen Dokumentvorlagen an.
Klicken Sie die Schaltfläche Vorlage bearbeiten an.
Bearbeiten Sie den Inhalt der Dokumentvorlage.
Dokumentvorlage kopieren
Für das Kopieren einer Dokumentvorlage gehen Sie bitte wie folgt vor:
Wählen Sie den Vorlagenbereich aus, aus dem Sie eine Dokumentvorlage kopieren möchten.
Wählen Sie die Kategorie aus, in der die zu kopierende Dokumentvorlage angelegt ist.
Klicken Sie die zu kopierende Dokumentvorlage in der Liste der vorhandenen Dokumentvorlagen an.
Klicken Sie die Schaltfläche Vorlage kopieren an.
Wählen Sie die Kategorie, in die die Dokumentvorlage kopiert werden soll.
Geben Sie im Feld neuer Dateiname den gewünschten Dateinamen für die neue Dokumentvorlage ein.
Geben Sie im Feld Bezeichnung die gewünschte Bezeichnung für die neue Dokumentvorlage ein.
Bestätigen Sie den Dialog Vorlage kopieren mit OK.
Um die Dokumentvorlage zu verändern gehen Sie wie bei Dokumentvorlage bearbeiten vor.
Beim Kopieren von Dokumentvorlagen wird die Vorlage als .dot abgespeichert. Das Kopieren als .dotm kann optional gewählt werden (Datei in neuem Format speichern).
Dokumentvorlage verschieben
Für das Verschieben einer Dokumentvorlage gehen Sie bitte wie folgt vor:
Wählen Sie den Vorlagenbereich aus, aus dem Sie eine Dokumentvorlage bearbeiten möchten.
Wählen Sie die Kategorie aus, in der die zu kopierende Dokumentvorlage angelegt ist.
Klicken Sie die zu verschiebende Dokumentvorlage in der Liste der vorhandenen Dokumentvorlagen an.
Klicken Sie die Schaltfläche Dokumentvorlage verschieben an.
Wählen Sie die Kategorie, in die die Dokumentvorlage verschoben werden soll.
Geben Sie im Feld neuer Dateiname den gewünschten Dateinamen für die neue Dokumentvorlage ein.
Geben Sie im Feld Bezeichnung die gewünschte Bezeichnung für die neue Dokumentvorlage ein.
Bestätigen Sie den Dialog Vorlage verschieben mit OK.
Dokumentvorlage löschen
Für das Löschen einer Dokumentvorlage gehen Sie bitte wie folgt vor:
Wählen Sie den Vorlagenbereich aus, aus dem Sie eine Dokumentvorlage bearbeiten möchten.
Wählen Sie die Kategorie aus, in der die zu löschende Dokumentvorlage angelegt ist.
Klicken Sie die zu löschende Dokumentvorlage in der Liste der vorhandenen Dokumentvorlagen an.
Klicken Sie die Schaltfläche Vorlage löschen an.
Bestätigen Sie die Abfrage für das Löschen der Dokumentvorlage mit Ja.
Eigenschaften von Dokumentvorlagen bearbeiten
Programmzweck
Mit der Schaltfläche 
- Bezeichnung
- Dateiname
- Datenbereiche (für weitere Eigenschaften)
Bezeichnung
Die Bezeichnung ist der Anzeigename für die Dokumentvorlage in der ADDISON Software.
Dateiname
Physikalischer Dateiname der Dokumentvorlage.
Datenbereiche
Im Feld Datenbereiche wird gesteuert, welche weiteren Eigenschaften beim Brief erstellen bei Auswahl dieser Dokumentvorlage angezeigt werden.
Dieses Feld ist nur bei Word-Dokumentvorlagen sichtbar, da für Excelvorlagen keine weiteren Eigenschaften existieren.
Die Auswahl eines Datenbereichs erfolgt durch Anhaken des Bereichs in der Baumstruktur. Alle angehakten Datenbereiche werden in den weiteren Eigenschaften beim Brief erstellen angezeigt.
Nur notwendige Bereiche auswählen
Um in den weiteren Eigenschaften beim Brief erstellen nur die notwendigen Bereiche anzuzeigen, sollten nur Bereiche ausgewählt werden, zu denen auch Felder in der Dokumentvorlage enthalten sind.