DV-Zugriff der Finanzbehörde (GDPdU)
DV-Zugriff der Finanzbehörde (GDPdU)
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Nach §147 Abs. 6 AO wurde der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Diese Prüfungsmethode tritt neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung.
Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung sind danach für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten.
Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde nach dem Gesetz drei Möglichkeiten zur Verfügung. Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen; falls erforderlich, kann sie auch mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen.
Gemäß §147 Abs. 6 AO und den Ausführungen des BMF-Schreibens sind im Rahmen einer Außenprüfung drei Möglichkeiten des Datenzugriffs vorgesehen:
- Der Nur-Lesezugriff (auch unmittelbarer Zugriff)
- Der mittelbare Datenzugriff
- Die Überlassung der gespeicherten Daten
Nur- Lesezugriff
Nur - Lesezugriff
Die Finanzbehörde kann im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und hierzu die vom Unternehmen eingesetzte Hard- und Software nutzen. Dies bedeutet, dass dem Außenprüfer ein Computer im Betrieb des Unternehmens samt der im Betrieb installierten Software für den Zeitraum der Prüfung zur Verfügung zu stellen ist.
Wenn der Außenprüfer über einen Nur-Lesezugriff auf die Daten des Unternehmens zugreift, bedeutet dies, dass er die Daten lesen, aber auch filtern und sortieren und gegebenenfalls die im betrieblichen Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten zur Prüfung heranziehen kann. Es ist also nicht möglich, dass der Prüfer etwaige Programme auf einen betrieblichen Computer aufspielt, um diese zur Prüfung einzusetzen.
Mittelbarer Zugriff
Mittelbarer Zugriff
Der Unternehmer kann aber auch aufgefordert werden, die Daten für die Finanzbehörde, also an Stelle des Prüfers, nach dessen Vorgaben maschinell auswerten und anschließend dem Prüfer die ausgewerteten Daten zur Verfügung zu stellen. Es muss hier also der Unternehmer die Daten entsprechend den Vorgaben des Prüfers filtern, sortieren und auswerten. Über die so angeordneten Daten hat der Unternehmer dem Prüfer wiederum einen Nur-Lesezugriff zu gewähren
Datenüberlassung
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Datenüberlassung
Die dritte Möglichkeit für den DV-Zugriff der Finanzbehörde ist die Datenüberlassung.
Im Rahmen der Außenprüfung kann der Prüfer fordern, dass der Unternehmer die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung stellt. Zusätzlich sind dem Prüfer alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen, beispielsweise zur Dateistruktur, zur Verfügung zu stellen. Hier kann der Prüfer die Unternehmerdaten auf einen Computer der Finanzbehörde aufspielen und mit Hilfe von Programmen der Finanzbehörde auswerten. Spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide ist der zur Auswertung überlassene Datenträger dem Steuerpflichtigen zurückzugeben.
ADDISON Lösung
Welche Daten können bereitgestellt werden?
Für die Datenüberlassung können folgende Daten
Ausgegeben werden:
- Finanzbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Abschluss (E-Bilanz)
- Lohnbuchhaltung
- AOC Portal Kassenbuchungen (Original)
Ausgabe neuer Felder
Durch Erweiterungen bei den Bundeskonventionen der Finanzbehörde war es notwendig die GDPdU Ausgabe in Bezug auf USt - Sachverhalte, um neue Felder zu ergänzen, damit die ausgewiesenen Werte nachvollziehbar errechnet werden können.
Diese Erweiterungen stehen ab der DVD 2/2022 zur Verfügung.
Dabei handelt es sich um die folgenden neuen Pflichtfelder:
UStVa-Kennziffern
:
USt-Konto
:
VoSt-Konto
:
Außerdem wurde die bisherige Darstellung der Spalte "Betrag" in
- Betrag_Soll
- Betrag_Haben
- Betrag_Saldo_Soll_Haben
aufgeteilt.
Die bisherige Spalte "Steuerbetrag" in
- Steuerbetrag_UST
- Steuerbetrag_VOST
aufgeteilt.
Datenausgabe durchführen
Die Datenausgabe erfolgt im Bereich Mandant
Programmaufruf
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Bereich Mandant Menü Stammblätter / Datenausgaben / GDPdU-Ausgabe
Programmzweck
Erstellen der Exportdateien im gewünschten Format der Finanzbehörde.
Das Export - Daten - Format basiert, auf dem von der Finanzbehörde veröffentlichten Beschreibungsstandard.
Damit die Daten von verschiedenen Bereichen und Wirtschaftsjahren in einem Arbeitsgang bereitgestellt werden können, wurde die GDPdU-Ausgabe im Bereich Mandant aufgenommen.
Benutzerberechtigung
Die Datenausgabe kann nur durchgeführt werden, wenn im Benutzerberechtigungssystem (BBS) entsprechende Rechte für den Benutzer eingerichtet sind.
Weitere Infos zum BBS finden Sie in der Dokumentation zum BBS.
GDPdU-Datenausgabe-Dialog
Bearbeitungsdialog
Ausgabeverzeichnis
Für die Auswahl des Ausgabeverzeichnisses stehen 3 Varianten zur Vorbelegung zur Verfügung:
- mit Standardpfad
Ausgabe erfolgt in das ADDISON Installationsverzeichnis \Daten\Mandantennummer
- immer leeren
Hier wird das per Standard vorgeschlagene Ausgabeverzeichnis geleert und es muss ein individuelles Ausgabeverzeichnis ausgewählt werden. Diese Auswahl gilt nur für die aktuelle Ausgabe und wird nicht gespeichert.
- Zuletzt gespeicherter Pfad
Wird die Auswahl bei zuletzt gespeicherter Pfad gesetzt, dann wird das aktuell gewählte Verzeichnis mandantenspezifisch gespeichert und bei der nächsten GDPdU Ausgabe dieses Mandanten wieder vorgeschlagen. Die Speicherung des Pfades erfolgt nach ausgeführter GDPdU Ausgabe.
Im jeweiligen Ausgabeverzeichnis werden dann die Daten aus den gewählten Projekten gespeichert.
Wirtschaftsjahr
Hier ist das jeweilige Wirtschaftsjahr anzugeben. Es können auch mehrere Wirtschaftsjahre in einer Ausgabe erstellt werden.
Wird nicht das Kalenderjahr gewählt, werden für die Anlagenbuchhaltung trotzdem die Anlagendaten für ein Kalenderjahr exportiert.
Die Ausgabe erfolgt im Standard nun mit der Einstellung: ZIP Archiv erstellen.
zusätzlich zur Standardausgabe (GDPdU.zip) gibt es weiterhin Ausgabedateien im csv-Format im Ordner GDPdU
:
.
Aufgrund von Vorgaben der Finanzbehörde ist die Ausgabe als selbstextrahierende exe-Datei nicht mehr zulässig.
Diese wird ebenfalls im ausgewählten Ausgabeverzeichnis gespeichert.
Durch die zusätzliche Auswahl ZIP Archiv mit Passwort schützen wird ein unbefugter Zugriff auf die Archivdatei unterbunden.
Für die Passwortvergabe ist die Verwendung von Umlauten nicht zulässig.
Liste der Beteiligten im Protokoll ausgeben
Für interne Zwecke können Sie hier die Namen der beteiligten Benutzer und die Anzahl der Datensätze (Kontierzeilen), aktuell für die Projekte Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchführung, auf dem Protokoll zur GDPdU Ausgabe andrucken lassen.
Im Bereich der Finanzbuchhaltung wird der Erfasser und der Benutzer, welcher die Buchung als Letzter verändert hat, aufgeführt.
Im Bereich der Anlagenbuchführung wird der Benutzer aufgeführt, welcher die Buchung/ das Anlagegut zuletzt bearbeitet hat.
- Das Protokoll ist kein Bestandteil der GDPdU Ausgabe, welche den Finanzbehörden zur Verfügung gestellt wird.
Bereich Finanzbuchhaltung
Das Programm bietet drei Möglichkeiten von Datenexporten an. Sie können entscheiden, welche Daten exportiert werden sollen.
- Konten-Stammdaten -> alle Konten mit Bezeichnung
- Buchungen -> alle Buchungen des ausgewählten Zeitraumes
- OPs ->die offenen Posten zum jeweiligen Jahresende
Auswahldialog Ausgabeschemen
Über die Auswahlbox können die vorhandenen Exportschemen bereits im Vorlaufdialog ausgewählt werden.
Bisher musste dies über die Schaltfläche "Optionen" erfolgen.
Sollen neue, individuelle Exportschemen angelegt oder bestehende Schemen angepasst werden, so ist dies wie bisher über die Schaltfläche "Optionen" durchzuführen.
Auswahldialog Auswertungskreise
Über den Auswahldialog wählen Sie den für die GDPdU-Ausgabe bestimmten Auswertungskreis aus.
Wurde in der Finanzbuchhaltung mit Buchungskreisen gearbeitet, so können Sie nun, die für die GDPdU-Ausgabe relevanten Buchungskreise, z.B. in einen Auswertungskreis GDPdU zusammenfassen.
In der Finanzbuchhaltung können bis zu 31 Buchungskreise zusätzlich zum Standardbuchungskreis verwaltet werden.
Werden keine Buchungskreise festgelegt, fließen alle Buchungen in den Standardbuchungskreis und werden über den Standardauswertungskreis ausgewertet.
Die Buchungskreise können später für das Auswerten zu Auswertungskreisen zusammengefasst werden.
Weitere Informationen zu den Buchungs-/Auswertungskreisen entnehmen Sie bitte der Dokumentation STAMMDAT.PDF.
Schaltfläche Optionen Variable GDPdU-Ausgabe
Über die Schaltfläche „Optionen“ können Sie anhand von Vorlagen die Ausgabe der zur Verfügung stehenden Datenfelder frei konfigurieren.
Darüber hinaus sind die Vorlagen Standard (Ausgabe aller Datenfelder) und Pflicht (Ausgabe nur Pflichtfelder) im Auslieferungsumfang enthalten.
Bisher wurden bei der GDPdU-Ausgabe immer alle verfügbaren Datenfelder bereitgestellt.
Für eine ordnungsgemäße Aufbereitung durch die Finanzbehörde mittels der Prüfersoftware IDEA und der ADDISON HSS (Herstellerspezifische Schnittstelle) wird die Ausgabe von Pflichtfeldern vorausgesetzt.
Die ausgewählten Felder gelten nur für die Bereitstellung der Buchungen (Buchung.csv) und der offenen Posten (OP.csv)
Die GDPdU Ausgabe darf nur erfolgen, wenn alle Buchungsstapel journalisiert (festgeschrieben) sind.
Ausgabe nur mit festgeschriebenen Buchungsstapeln
Bei der Ausgabe erfolgt eine Prüfung mit dem Hinweis auf die nicht festgeschriebenen Ausgabezeiträume.
Über die Schaltfläche Abbrechen wird die GDPdU Ausgabe abgebrochen.
Durch betätigen der Schaltfläche OK wird die GDPdU Ausgabe durchgeführt, aber keine Buchungen in die Buchung.csv exportiert.
Protokoll im Listenmanager
Ausgabe ohne Journalisierung
Wird der Check entfernt, so wird die GDPdU Ausgabe auch ohne Journalisierung/Festschreibung durchgeführt.
GDPdU mit Belegausgabe
Die GDPdU Ausgabe wurde um die Möglichkeit der Belegausgabe erweitert.
Dadurch können Sie dem Betriebsprüfer zur GDPdU Ausgabe die verknüpften Belege zur Verfügung stellen und das Heraussuchen einzelner, vom Prüfer angeforderter Belege, entfällt somit.
Ordner Dokumente
Belege aus SBA werden im tif-Format (neu ab DVD 2/2020), Dateianhänge oder Dateiverknüpfungen im Ursprungsformat im Ordner Dokumente unterhalb des jeweiligen Ausgabejahres abgestellt.
Die Belegausgabe kann im Standard- oder Pflichtschema nicht ausgewählt werden.
Hierzu ist es notwendig ein individuelles Schema anzulegen
Mit dieser Version werden nur Belege exportiert, die im SBA Archiv oder als Verzeichnisanhänge abgestellt wurden.
Docuware
Die Ausgabe von Belegen aus dem Docuware Archiv ist ab der DocuWare Version DW 6.8 möglich.
Smart Connect und Bascone
Die Ausgabe von Belegen aus Smart Connect oder Basecone ist ab der DVD 1/2024 möglich.
Bitte beachten Sie hierbei, dass die Bereitstellung der Belege aus Smart Connect und Basecone für die GDPdU Ausgabe mehr Zeit in Anspruch nehmen kann.
GDPdU Ausgabe mit Kontenschwärzung
Wenn personenbezogene Daten von Berufsgeheimnisträgern z.B. von Ärzten bei einer Betriebsprüfung nicht offengelegt werden dürfen, können diese über die neue Funktion Kontenschwärzung künftig unkenntlich machen.
Die Schwärzung bezieht sich auf die folgenden Daten:
- Kontenbeschriftung mit Adresse
Personenbezogene Daten in der Kontenbeschriftung
(Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten).
- Buchungstext
Die Buchungstexte werden im ausgewählten Kontenbereich geschwärzt. Dabei wird eine Prüfung auf den Text P: vorgenommen und die dahinter liegende Kontobezeichnung geschwärzt.
- Sachkontenbeschriftungen werden nicht geschwärzt.
Voraussetzung
Um die Kontenschwärzung zu nutzen, muss ebenfalls ein individuelles Schema angelegt werden.
Ergebnis der Kontenschwärzung
Buchung.csv
Konto.csv
Feldauswahl
In der Liste werden alle für die Datenausgabe bereitgestellten Datenfelder aufgeführt.
Die Wahl / Abwahl der für die Ausgabe gewünschten Datenfelder erfolgt durch Doppelklick mit der linken-Maus-Taste in die entsprechende Zeile.
Die für die Ausgabe gewählten Felder sind in der Spalte Ausgabe durch einen „Haken“ gekennzeichnet.
Abgewählte Felder haben in der Spalte Ausgabe keinen Haken gesetzt.
Das Markieren und Löschen mehrerer Datenfelder ist nicht möglich.
Pflichtfelder *
Die Pflichtfelder sind in der Auswahlbox mit einem * vor der Bezeichnung gekennzeichnet.
| - Buchungsnummer - Buchungsdatum - Kontonummer - Belegdatum - Belegnummer 1 - Betrag - Währung - Gegenkonto - Buchungstext - Steuerschlüssel - Steuerprozent - Steuerbetrag - USt-ID - Generalumkehr-buchung | - USt-Voranmeld-ungszeitraum - Erfassungsdatum - USt-Betrag IGE - USt-Betrag 13b - Kontonr. USt-Konto - Erfassungsuhrzeit - Abweichendes WJ - Erf.datum-Vorsystem - Erf.uhrzeit-Vorsystem - Erfasser-Vorsystem | - AB-Buchung - Erfasser - Festschreibung - Änderungsdatum - Änderungsuhrzeit - Änderung Benutzername - UStVa-Kennziffern - USt-Konto - VoSt-Konto | |
| Kann-Felder | - Belegnummer 2 - Steuerart - Journalseite - Menge - Land-Kennzeichen | - Land-Name - Buchungskreis - Valutadatum - Nettofälligkeit - Kost 1 | - Kost 2 - Herkunft |
Schaltflächen
Über die Schaltfläche Neu erstellen Sie eigene, variable Vorlagen.
Über das Feld Bezeichnung betiteln Sie Ihre individuelle Vorlage und bestätigen diese über die Schaltfläche OK.
Über die Schaltfläche Speichern wird Ihre individuelle Vorlage gespeichert.
Über die Schaltfläche Löschen können die selbst erstellen Vorlagen gelöscht werden.
Die von ADDISON bereitgestellten Vorlagen Standard und Pflicht können nicht gelöscht werden.
Beim Versuch diese beiden Schemen zu löschen, erhalten Sie die folgende Hinweismeldung, welche durch Betätigen der Schaltfläche OK geschlossen wird.
Bereitgestellte Vorlagen
Schema Standard
Über das Schema Standard werden wie bisher alle verfügbaren Datenfelder bereitgestellt.
Das Schema ist fix und kann nicht verändert werden
Schema Pflicht
Über das Schema Pflicht erstellen Sie eine Ausgabe unter Verwendung aller Pflichtfelder. Die Pflichtfelder sind im Auswahldialog mit einem * vor der Feldbezeichnung gekennzeichnet.
Dieses Schema genügt den Minimalanforderungen für eine ordnungsgemäße Aufbereitung mittels der Prüfersoftware IDEA.
Eigene Vorlagen erstellen
Wählen Sie ein vorhandenes Schema aus
Über die Schaltfläche NEU vergeben Sie eine Bezeichnung
Wählen Sie Sie die gewünschten Felder aus der Auswahlbox
Über die Schaltfläche Speichern wird Ihre individuelle Vorlage gespeichert.
Auswahl der Datenfelder
Die individuellen Vorlagen können jederzeit durch Hinzufügen bzw. Abwahl von Datenfeldern verändert werden.
Dies erfolgt durch Doppelklick mit der Linken-Maus-Taste in die entsprechende Zeile.
Die Änderungen an der Vorlage werden durch die Speichern-Schaltfläche übernommen.
Prüfung auf Pflichtfelder
Für eine ordnungsgemäße Verarbeitung Ihrer GDPdU-Daten durch die Finanzbehörde werden Pflichtfelder vorausgesetzt.
Diese sind in der Auswahlbox mit einem * vor der Bezeichnung gekennzeichnet.
Erstellen Sie eine Vorlage, ohne die Verwendung aller Pflichtfelder, so erhalten Sie die folgende Hinweismeldung.
Die Ausgabe der GDPdU-Daten erfolgt dennoch anhand Ihrer gewählten Zusammenstellung (ohne Pflichtfelder).
Ausgabe Kostdaten
Wenn die erfassten Kostenstellen mit ausgegeben werden sollen, so sind diese nun in einer individuellen Vorlage über die Datenfeldauswahl zu markieren.
In den Vorlagen Standard und Pflicht sind die Kostenstellen nicht enthalten.
Anlagenbuchhaltung
Daten der Anlagenbuchhaltung für das angegebene Wirtschaftsjahr werden ausgegeben.
AfA-Variante
Für die Datenausgabe kann die gewünschte Anlagenbuchhaltungsvariante gewählt werden.
Bereich Abschluss E-Bilanzdaten
Mit dem Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens (Steuerbürokratieabbaugesetz vom 28.12.2008, BGBl I S. 2850) hat der Gesetzgeber die Vorschrift des § 5b EStG eingeführt: Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung sind auf elektronischem Weg im Finanzamt einzureichen. Dabei kann der Steuerpflichtige wählen, ob er eine Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung (§ 5b Abs. 1 Satz 2 EStG) oder eine Steuerbilanz (§ 5b Abs. 1 Satz 3 EStG) abgibt.
Die der E-Bilanz zu Grunde liegende Finanzbuchhaltung wird in der Regel in standardisierten Kontenrahmen erstellt; erst im Rahmen des Jahresabschlusses erfolgt eine Überleitung der Bewegungsdaten/Kontensalden in die Taxonomie der E-Bilanz. Dabei werden die verwendeten Finanzbuchhaltungskonten häufig in anderer Form gegliedert, zusammengefasst und teilweise anders aufgeteilt, als im verwendeten Kontenrahmen.
Der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB) fordert, dass sich Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit).
E-Bilanzdaten
Zur Ausgabe der E-Bilanzdaten ist der Check E-Bilanz Daten zu aktivieren.
Bestandsmanager
Über die Schaltfläche Optionen öffnet sich der Bestandsmanager und es werden alle E-Bilanzen des ausgewählten Exportzeitraumes mit dem Status gesendet angezeigt.
Status gesendet
Die E-Bilanz mit dem aktuellsten Sendedatum ist bereits vorausgewählt.
Über die Kontrollkästchen Auswahl können Sie weitere E-Bilanzen für die Ausgabe markieren.
Welche Daten werden bereitgestellt
Folgende Informationen werden in der EBilDatenE.csv zur Verfügung gestellt:
- Kontonummer
- Kontobezeichnung
- Taxonomieart
- Bilanzierungsstd
- Taxonomieposition
- TaxPosBezeichnung
- Saldo
- Saldo Überleitung
- Saldo Überleitung Vj
Ausgabeverzeichnis
Die Daten werden in dem gewählten Ausgabeverzeichnis unterhalb des Verzeichnisses GDPdU/Fibu/ und dem entsprechenden Wirtschaftsjahr gespeichert.
Für jede ausgewählte E-Bilanz wird jeweils eine separate Ausgabedatei ausgegeben.
Bereich Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
Das Programm bietet vier Möglichkeiten von Datenexporten an. Sie können entscheiden, welche Daten exportiert werden sollen.
- Personalstammdaten
- Lohnbewegungen
- Lohnarten
- Ausgabe aller Abrechnungsversionen
Über die Schaltfläche Optionen können die gewünschten Datenexporte über die Kontrollkästchen ausgewählt werden.
Zeitraum
Es werden immer die Daten des gesamten Kalenderjahres ausgegeben.
Die Datenausgabe kann zu jeder Zeit und beliebig oft wiederholt werden.
Bei der Datenausgabe wird automatisch ein Protokoll erzeugt.
Speicherung der Exportdaten
Ausgabeverzeichnis
Die Daten werden in dem gewählten Ausgabeverzeichnis gespeichert.
Ablagestruktur
Für jedes Projekt wird ein Verzeichnis angelegt, darunter die Wirtschaftsjahre.
Auf gleicher Ebene wie die Projektverzeichnisse wird eine Datei INDEX.XML erstellt. Diese Datei enthält die Strukturbeschreibungen aller Exporte.
Ausgabe von Anl., Fibu und Lohn für den Zeitraum 01.2005 bis 12.2006
AOC Portalkassenbuch
Portal Kassenbuch
Die GDPdU Ausgabe wurde um den Export der Originalbuchungen aus dem Portalkassenbuch erweitert.
Die Ausgabe erfolgt automatisch mit der Ausgabe der Buchungen, sofern Kassenbuchungen aus dem Portal übermittelt wurden.
Voraussetzung:
Bei der GDPdU-Ausgabe muss im Bereich Finanzbuchhaltung / Buchungen ausgewählt werden.
Im Portalkassenbuch:
Erfassungen festschreiben
Versendet an den StB
Jahresübersicht Status festgeschrieben und bestätigt
Welche Daten werden bereitgestellt
Es werden die Buchungen des Kassenbuches im CSV-Format sowie ein Report pro Monat als PDF-Datei bereitgestellt.
Ausgabeverzeichnis
Die Daten werden in dem gewählten Ausgabeverzeichnis unterhalb des Verzeichnisses GDPdU gespeichert.
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