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How To

E-Mail erstellen

ADDISON Grundfunktionen
Letzte Aktualisierung: Lesezeit 5 Minuten
Microsoft Office

    E-Mail erstellen

    Allgemein

    Programmaufruf

    Das E-Mail erstellen kann in der ADDISON Software aus allen Projekten heraus aufgerufen werden:

    Seitenbereich Ablage / Schaltfläche #3486794: Software adoffice image37.png

    Programmzweck

    Mit dieser Funktion kann ein E-Mail an eine oder mehrere E-Mail-Adressen des Mandanten versendet werden.

    Es kann ein E-Mail für mehrere Adressen erzeugt werden. Es kann aber auch jeder der gewählten E-Mail-Empfänger ein separates Mail erhalten.

    Vor der Erstellung des E-Mails können Textbausteine eingefügt und der Brieftext erfasst werden.

    Das E-Mail wird in Microsoft Outlook erstellt und bleibt zur weiteren Bearbeitung geöffnet.

    Diese Funktion ist nur für Microsoft Outlook gültig

    Registerkarte Grunddaten

    Programmzweck

    Auf der Registerkarte Grunddaten wird der Empfänger ausgewählt. Anschrift und Betreff des Empfängers werden angezeigt und können bei Bedarf angepasst werden.

    #3486991: Software adoffice image47.png

    Mandant

    Der Mandant ist die Voraussetzung für die Auswahl der E-Mail-Adressen.

    Es werden die E-Mail-Adressen (aus allen Bereichen), die bei diesem Mandanten angelegt sind, angezeigt

    E-Mail Daten

    Die aufbereiteten Daten zu Anschrift, Betreff und E-Mail-Daten werden angezeigt.

    Sofern in der Registerkarte Text die Felder Empfänger | Anschrift, Empfänger | AnschriftBriefanrede und Empfänger | Betreff vorhanden sind, werden diese Felder im Dokument mit den angezeigten Daten in den Feldern Anschrift, Betreff und Briefanrede gefüllt.

    E_Mail, und Betreff können bearbeitet werden. Es werden die Daten übernommen, die in E-Mail, und Betreff eingetragen sind.

    Schaltfläche

    Schaltfläche !Software adoffice image34.png

    Diese Schaltfläche übernimmt den eingegebenen Text aus dem Feld Betreff auf die Registerkarte Office Manager in das Feld Text/Betreff.

    Weitere Informationen zu den möglichen Feldern in einer Dokumentvorlage und zur Erstellung von Dokumentvorlagen erhalten Sie in den Kapiteln Felderauswahl und Dokumentvorlagenverwaltung.

    Registerkarte Vorlagen/Brieftext

    Allgemein

    Programmzweck

    Auf der Registerkarte E-Mail-Text kann eine beliebige Datei als E-Mail Anhang ausgewählt, ggf. Textbausteine eingefügt und der E-Mail Text erfasst werden.

    #3486992: Software adoffice image48.png

    Über Hinzufügen kann ein Dokument als Anhang aus dem Office-Manager oder eine bestehende Datei ausgewählt werden.

    #3486990: Software adoffice image49.png

    Brieftext

    Im Bereich Brieftext kann der Text für das Dokument erfasst werden. Dieser Text wird im zu erstellenden Mail eingefügt,

    Die Formatierungen des Textes im Bereich Brieftext werden in das zu erstellende Dokument übernommen. Formatierungen im Brieftext können sowohl über die Symbolleiste im Bereich Brieftext als auch über das Menü vorgenommen werden. Der Aufruf des Menüs erfolgt über die Schaltfläche #3486803: Software adoffice image28.png.

    In den Mailtext können auch Textbausteine und Felder aus der Felderauswahl eingefügt werden.

    Textbausteine

    Mit der Schaltfläche Textbaustein wird die Textbausteinverwaltung geöffnet. In der Textbausteinverwaltung kann ein Textbaustein ausgewählt werden..

    Weitere Informationen zur Textbausteinverwaltung erhalten Sie im Kapitel Textbausteinverwaltung.

    Felderauswahl

    Die Felderauswahl wird über die Schaltfläche #3486804: Software adoffice image29.png geöffnet.

    In der Felderauswahl sind alle Felder aufgelistet, über die Daten aus dem Mandantenstamm eingefügt werden können.

    Die Felder aus der Felderauswahl können in den Mailtext eingefügt werden. Nach Einfügen des Textes in das Mail werden die Felder mit den Daten des Mandanten aktualisiert.

    Weitere Informationen zur Felderauswahl erhalten Sie im Kapitel Felderauswahl.

    Registerkarte Office Manager

    Programmzweck

    Auf der Registerkarte Office Manager werden Einstellungen für die Registrierung des Dokuments im Office Manager vorgenommen.

    #3486998: Software adoffice image50.png

    Fachauswahl

    In der Ablagestruktur des Office Managers wird das Fach ausgewählt, in dem der neue Eintrag erstellt werden soll.

    Sofern ein Standardfach für Office-Dokumente eingestellt ist, wird das Fach vorbelegt. Das Standardfach wird über Seitenbereich Ablage / Einstellungen, Option Standardfach für Office-Dokumente eingestellt.

    Eigenschaften des Eintrags

    Neben der Ablagestruktur werden die Eigenschaften-Felder eines Office Manager-Eintrags angezeigt. Die gewünschten Eigenschaften sind in den jeweiligen Feldern einzutragen.

    Der neue Eintrag im Office Manager wird mit den eingegebenen Daten erzeugt.

    Schaltfläche !Software adoffice image51.png

    Diese Schaltfläche übernimmt den eingegebenen Text aus dem Feld Text/Betreff auf die Registerkarte Grunddaten in das Feld Betreff.

    Registrierung im Office Manager aktivieren

    Mit der Option Registrierung im Office Manager aktivieren werden die neuen Dokumente standardmäßig in der ADDISON-Datenstruktur gespeichert und im Office Manager registriert.

    aktuelles Dokument nicht registrieren

    Über die Option aktuelles Dokument nicht registrieren wird das aktuell zu erstellende Dokument nicht gespeichert und nicht im Office Manager registriert.

    Diese Option ist nur aktiv, wenn die Option Registrierung im Office Manager aktivieren gesetzt ist.

    aktuelles Dokument im aktiven Vorgang anzeigen

    Mit dieser Option wird bei Registrierung des Dokuments im Office Manager gleichzeitig ein Link im z.Zt. aktiven Vorgang auf den entsprechenden Office Manager-Eintrag gesetzt.

    Der Verweis des Eintrags kann aus dem Vorgang heraus geöffnet werden. So können Dokumente und sonstige Informationen aus dem Office Manager in Vorgänge aufgenommen werden, sofern diese im jeweiligen Vorgang relevant sind.

    Diese Option kann nur gesetzt werden, sofern ein Vorgang aktiv ist und das Dokument im Office Manager registriert wird.

    Weitere Informationen zu Vorgängen erhalten Sie in den Dokumentationen Bedienung der Oberfläche und Vorgangsorientierte Software.

    Postbucheintrag erstellen

    Sie können zwischen 3 Möglichkeiten wählen:

    • Keinen Postbucheintrag erstellen
    • Postbucheintrag automatisch erstellen
    • Postbucheintrag mit Dialog erstellen

    Automatisch erstellte Postbucheinträge können als vorläufig oder endgültig abgestellt werden.

    In den Kanzleistammdaten / Optionen / Registerkarte Allgemein kann die Option für automatische Postbucheinträge festgelegt werden.

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