Einführung
Einführung
Kurzbeschreibung
Mit dem Elster Projekt DIVA (Digitaler Verwaltungsakt) gibt die Finanzverwaltung Verwaltungsakte elektronisch bekannt. Die elektronische Bekanntgabe ist rechtsverbindlich und ersetzt den Papierbescheid – Grundlage ist § 122a Abgabenordnung.
Das DIVA-Verfahren wurde im Jahr 2025 zügig weiterentwickelt.
Mit der zum 01.01.2026 in Kraft tretenden Gesetzesänderung hat der Gesetzgeber zudem eine Priorisierung des Verfahrens ermöglicht, um dessen Etablierung als Standardverfahren zu fördern.
DIVA-Kenner in den Vollmachtsdatenbanken: Um an dem DIVA-Verfahren teilnehmen zu können, ist für die Mandanten der DIVA-Kenner in einer der Vollmachtsdatenbanken (Elster oder Steuerberaterkammer) zu setzen. Ist der DIVA-Kenner in einer der Vollmachtsdatenbanken (Elster oder Steuerberaterkammer) für Mandanten gesetzt, sendet die Finanzverwaltung für diesen Mandanten keine Papierbescheide mehr an die Steuerkanzlei.
Unterschied zwischen dem DIVA 1 und dem DIVA 2 Verfahren
Mit der Auslieferung der Version 1/2023 wurde eine neue Elster-Version geliefert. Mit dieser Elster Version hat die Finanzverwaltung das DIVA 1 Verfahren eingestellt bzw. das DIVA 1 Verfahren wurde nicht mehr unterstützt.
Im DIVA 1 Verfahren konnte im Einkommensteuer-Mantelbogen zusätzliche DIVA-Informationen erfasst werden (die sogenannte Einmalbekanntgabe Vollmacht). Diese Informationen waren Bestandteil vom Elsterauftrag.
Der ADDISON Datenservice versendet die Elsteraufträge mit seinem Elster-Zertifikat. Daher war es möglich, dass der ADDISON Datenservice über sein Elster-Zertifikat alle DIVA-Bescheide von allen Mandanten abholen konnte und den Steuerkanzleien per Portalnachricht zur Verfügung gestellt hat.
Im DIVA 2 Verfahren hat die Finanzverwaltung die Information, ob ein Mandant am DIVA 2 Verfahren teilnimmt in die Vollmachtsdatenbanken Elster oder Steuerberaterkammer gelegt.
In den Vollmachtsdatenbanken (Elster oder Steuerberaterkammer) besteht die Möglichkeit für jeden Mandanten einen DIVA-Kenner zu setzen. Ist dieser DIVA-Kenner gesetzt, werden von der Finanzverwaltung für diesen Mandanten keine Papierbescheide etc. mehr zur Verfügung gestellt.
Hinweis: Im DIVA 2 Verfahren kann der ADDISON Datenservice, die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten elektronischen DIVA-Daten nicht mehr von der Finanzverwaltung abholen!
Im DIVA 2 Verfahren befinden sich die Informationen, ob ein Mandant am DIVA-Verfahren teilnimmt, in den Vollmachtsdatenbanken Elster oder Steuerberaterkammer. Die Verbindung zu den Vollmachtsdatenbanken Elster oder Steuerberaterkammer erfolgt über das jeweilige Zertifikat, das die Steuerkanzlei verwendet.
Das kann der Kammerausweis, eine Signaturkarte oder ein USB- Stick sein.
Unser ADDISON Datenservice kennt die verwendeten Zertifikate der Steuerkanzleien nicht. Daher ist es nicht möglich, dass unser ADDISON Datenservice die DIVA 2 Daten von der Finanzverwaltung abholt.
Wichtig: Im DIVA 2 Verfahren kann nur die Steuerkanzlei mit dem eigenen Zertifikat die DIVA-Daten von der Finanzverwaltung abholen.
Voraussetzung für einen Aufruf der Funktionen ist eine Lizenz des Kanzleimoduls, die das Post- und Fristenkontrollbuch enthält.
DIVA 2 Belegabholung
In den Vollmachtsdatenbanken Elster oder Kammer VDB muss neben dem DIVA-Kenner eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden. An diese E-Mail-Adresse der Steuerkanzlei sendet die Finanzverwaltung eine Nachricht, wenn für diesen Mandanten DIVA-Daten zur Abholung bereitstehen.
Beim Aufruf der Funktion DIVA-Abruf werden die hinterlegen Zertifikate der Steuerkanzlei angezeigt:
Das gewünschte Zertifikat ist auszuwählen. Für das ausgewählte Zertifikat wird die Finanzverwaltung angefragt, um alle bereitgestellten DIVA-Daten von der Finanzverwaltung abzuholen.
Sofort wird der Dialog Datenabholung DIVA angezeigt. In der Ergebnisspalte kann vom Anwender verfolgt werden, wie die einzelnen DIVA-Datensätze von der Finanzverwaltung abgeholt/heruntergeladen werden:
Während alle DIVA-Datensätze von der Finanzverwaltung abgeholt werden, erfolgt parallel die Verarbeitung der DIVA-Datensätze. Im Dialog wird angezeigt, welcher DIVA-Datensatz sich gerade in der Verarbeitung befindet, um u.a. Postbucheinträge zu erzeugen:
Sind alle DIVA-Daten verarbeitet, wird eine Meldung angezeigt, dass die Abholung an die Finanzverwaltung quittiert/gesendet wird. Diese DIVA-Datensätze werden nicht erneut von der Finanzverwaltung abgeholt.
Nach erfolgreicher Verarbeitung der DIVA-Dokumente ist der Dialog Datenabholung DIVA zu schließen:
DIVA-Verarbeitungsprozess kann abgebrochen werden: Der Verarbeitungsprozess der DIVA-Datensätze kann abgebrochen werden. Das hat zur Folge, dass auch nur die DIVA-Datensätze, die erfolgreich verarbeitet werden konnten, an die Finanzverwaltung quittiert werden.
Alle noch nicht verarbeiteten DIVA-Datensätze werden bei der nächsten Abholung der DIVA-Datensätze erneut abgeholt und verarbeitet.
Ergebnis der verarbeiteten DIVA-Datensätze Für die vollständig abgerufenen DIVA-Daten werden endgültige Postbucheinträge inkl. Fristberechnung erzeugt. Zusätzlich erfolgt ein Eintrag im Erinnerungsfenster für Termin und Fristen.
Dialog Datenabholung DIVA Wird in der Ergebnis-Spalte OK ausgegeben, konnte ein endgültiger Postbucheintrag korrekt erzeugt werden.
Wenn in der Ergebnis-Spalte ein Fehler ausgewiesen wird, könnte es beispielsweise sein, dass kein endgültiger Postbucheintrag erzeugt werden konnte. Ggf. fehlt ein zuständiger Mitarbeiter in den Mandantenstammdaten, um einen Postbucheintrag automatisch erzeugen zu können.
Tritt ein Fehler bei der Verarbeitung des DIVA-Datensatzes auf, wird der DIVA-Datensatz als nicht erfolgreich an die Finanzverwaltung gemeldet. Bei dem nächsten DIVA-Datenabruf wird dieser DIVA-Datensatz von der Finanzverwaltung erneut zur Verarbeitung abgeholt und der DIVA-Datensatz wird erneut versucht zu verarbeiten.
Am rechten Rand vom Ausgabefenster befindet sich ein PDF-Icon. Dort können alle abgeholten PDF-DIVA-Daten angesehen oder als Datei gespeichert werden.
Falls es nicht gelingt, endgültige Postbucheinträge automatisch zu erzeugen, kann der PDF-DIVA Datensatz als PDF-Datei gespeichert werden. Dann kann manuell für diesen DIVA-Datensatz ein Postbucheintrag erzeugen werden.
DIVA - Belegabholung ist weiterhin über die Kammer- oder Elster Vollmachtsverwalter möglich. Steuerkanzlei arbeitet mit der Kammer-Vollmachtsdatenbank Wird in der Steuerkanzlei mit der Kammer-Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammer gearbeitet, können die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten DIVA-Daten über den Vollmachtsverwalter für Kammer-VDB abgerufen werden.
Steuerkanzlei arbeitet mit der Elster-Vollmachtsdatenbank Wird in der Steuerkanzlei mit der Elster- Vollmachtsdatenbank gearbeitet, können die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten DIVA-Daten über den Vollmachtsverwalter - Elster- Verfahren abgerufen werden.
Hinweis: Für Anwender, die bereits mit dem DIVA 1 Verfahren gearbeitet haben, ändert sich der notwendig gewordene Abruf der von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten DIVA-Daten.
Nach der automatischen Erzeugung der endgültigen Postbucheinträge für die abgerufenen DIVA-Daten bleiben alle weiteren Bearbeitungsschritte, die aus dem DIVA 1 Verfahren bekannt sind, erhalten.
DIVA 2 - Neue DIVA-Spalte in Elster-VDB und in Kammer-VDB
Für jeden Mandanten kann in der Vollmachtsdatenbank (Elster oder Steuerberaterkammer) die Teilnahme am DIVA-Verfahren gesetzt werden.
Vollmachtsverwalter Elster (Elster-VDB) Über die Funktion Abruf Rechteliste werden u.a. auch die DIVA-Informationen abgerufen. Ist bei einem Mandanten in der Elster VDB die DIVA-Information vorhanden, wird der DIVA-Kenner in der neuen Spalte im Vollmachtsverwalter Elster gesetzt.
Vollmachtsverwalter Kammer (Kammer-VDB) Über die Funktion Alle VDB Vollmachten abrufen werden u.a. auch die DIVA-Informationen abgerufen. Ist bei einem Mandanten in der Kammer VDB die DIVA-Information vorhanden, wird der DIVA-Kenner in der neuen Spalte im Vollmachtsverwalter für Kammer VDB gesetzt.
In den Vollmachtsverwaltern (Steuerberaterkammer oder Elster) kann nach diesem DIVA-Kenner gefiltert werden, um z.B. die Information zu bekommen, bei welchem Mandanten sich das DIVA 2 Verfahren im Einsatz befindet.
DIVA 2 - Postbucheintrag und Anzeige des PDF-Bescheids
Allgemein: Bei der Verarbeitung der DIVA-Datensätze werden automatisch endgültige Postbucheinträge inkl. Fristberechnung erzeugt. Zusätzlich erfolgt ein ADDISON-Eintrag beim zuständigen Mitarbeiter unter Fristen und Bescheide.
Wichtig hierbei sind die freigeschalteten Mandate innerhalb der Vollmachtsdatenbanken.
Sollen standort- /Rechtsträgerbezogene Postbucheinträge erzeugt werden, muss der Abruf eben mit jenem Zertifikat erfolgen, für das auch nur der ausgewählte Mandantenkreis freigeschaltet ist.
Weiterhin ist die Zuordnung und Verwaltung der Ansprechpartner innerhalb der Kanzleiverbindung entscheidend, damit z.B. private und gewerbliche Steuerbescheide beim entsprechenden Sachbearbeiter zugeordnet werden.
Die Postbucheinträge werden in der Kanzlei erzeugt, in der sich der Anwender zum Zeitpunkt des Abrufs befindet.
Im DIVA 2 Verfahren stellt die Finanzverwaltung u.a. alle möglichen Einkommensteuer-Bescheide zur Verfügung. Weitere Steuerarten und Schreiben oder Mitteilungen der Finanzverwaltung werden folgen.
Die drei wichtigsten PDF-Einkommensteuerbescheide lauten:
- Einkommensteuerbescheid (EStB)
- Vorauszahlungsbescheid (VZB ESt)
- Verlustfeststellungsbescheid (VF-ESt)
Der Postbucheintrag: Bei der Verarbeitung der DIVA-Datensätze werden automatisch endgültige Postbucheinträge erzeugt. Sobald ein entsprechender Postbucheintrag ausgewählt wird, erscheint die Anzeige des Postbuches mit den automatisch ausgefüllten Feldern inkl. der berechneten Fristen. Unter dem hier rot umrandeten Reiter Verbundene Einträge befindet sich der angehängte PDF-Bescheid zum Aufruf per Doppelklick oder Öffnen-Schaltfläche.
DIVA 2 - DIVA-Daten werden automatisch an DocuWare weitergeleitet
Nachdem Abholen der DIVA-Daten erfolgt eine interne Prüfung, ob ein endgültiger Postbucheintrag erzeugt werden könnte. Ist das der Fall, wird zunächst automatisch der DIVA-Datensatz an DocuWare weitergeleitet. Dadurch entsteht ein DocuWare-Eintrag für diesen DIVA-Datensatz.
Im Anschluss erfolgt die automatische Erzeugung des endgültigen Postbucheintrags. Unter Verbundene Einträge steht bei Art dann Archiv Eintrag.
DIVA 2 - DIVA-Daten können manuell an die Finanzverwaltung quittiert werden:
Die von der Finanzverwaltung bereitgestellten DIVA-Daten werden abgeholt und es wird versucht endgültige Postbucheinträge zu erzeugen. Das gelingt nicht in jedem Fall. Wird beispielsweise der Mandant im System nicht gefunden, kann kein Postbucheintrag erzeugt werden. Diese DIVA-Fälle werden nicht als erfolgreich an die Finanzverwaltung quittiert. Das hat zur Folge, dass diese DIVA-Datensätze bei jeder neuen DIVA-Abholung erneut zur Verarbeitung vorgelegt werden.
Damit diese DIVA-Datensätze nicht mehr zur Verarbeitung vorgelegt werden, wurde eine Möglichkeit geschaffen, diese DIVA-Datensätze manuell an die Finanzverwaltung zu quittieren:
Im Dialog Datenabholung DIVA werden alle erfolgreich verarbeiteten DIVA-Datensätze (Ergebnis OK) und alle nicht erfolgreich DIVA-Datensätze angezeigt.
Bei den DIVA-Datensätzen, die nicht erfolgreich verarbeitet werden konnten (in der Ergebnisspalte steht beispielsweise das der Mandant nicht gefunden wurde) kann über die rechte Maustaste die Funktion Abholung des DIVA-Dokument der Finanzverwaltung quittieren aufgerufen werden:
Nach erfolgreicher manueller Quittierung des DIVA-Datensatzes an die Finanzverwaltung steht in der Ergebnisspalte OKManuell:
Die Quittierung der DIVA-Datensätze an die Finanzverwaltung erfolgt, wenn der Dialog Datenabholung DIVA geschlossen wird. Folgende Hinweismeldung wird angezeigt:
Die manuell quittierten DIVA-Datensätze werden bei einem nächsten DIVA-Abruf nicht mehr erneut zur Verarbeitung vorgelegt.
DIVA 2 - Die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten DIVA-Daten sollen auch über Mein Elster abrufbar sein
Die Finanzverwaltung hat eine Möglichkeit zur Verfügung gestellt, um DIVA-Daten auch über Mein Elster abrufen zu können.
Voraussetzung ist, dass das verwendete Zertifikat/Token der Steuerkanzlei bei Mein Elster registriert ist.
Dabei spielt es keine Rolle, ob der DIVA-Kenner für den Mandanten in der Elster-Vollmachtsdatenbank oder der Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammer gesetzt ist.
Hinweis: Wenn DIVA-Daten über Mein Elster abgeholt werden, sind diese DIVA-Daten für die Finanzverwaltung erfolgreich abgerufen und entsprechend quittiert.
Diese quittierten DIVA-Daten können wir in der ADDISON Software nicht mehr von der Finanzverwaltung abholen.
DIVA-Belegabruf über Mein Elster:
Die Finanzverwaltung gibt in Mein Elster folgenden Hinweis:
DIVA 2 - DIVA-Abrufe, die keinen endgültigen Postbucheintrag erzeugen können
In den Fällen, dass die Finanzverwaltung Datensätze übermittelt, die aufgrund unvollständiger Stammdaten nicht eindeutig zugeordnet werden können, wird kein endgültiger Postbucheintrag erzeugt.
Folgende Voraussetzung müssen gegeben sein, damit automatisch ein endgültiger Postbucheintrag erzeugt werden kann:
Es muss eine lizenzierte Kanzleiorganisation mit Postbuch eingerichtet sein.
Das Transferticket muss eindeutig einem Mandanten zuordenbar sein
Liegt kein Transferticket vor, prüft das System, ob eine Steuernummer im Mandantenstamm vorliegt. Hierbei wird die Mandantennummer verknüpft, die numerisch den kleineren Wert enthält. Inaktive Mandanten werden mit einbezogen.
Unter Mandant | Allgemeine Daten | Kanzleiverbindung müssen die entsprechenden Ansprechpartner gepflegt sein (mind. Hauptansprechpartner)
Die Ansprechpartner müssen mit ihrem entsprechenden BBS-Benutzer innerhalb der Mitarbeiterstammdaten verknüpft sein.
Das Dokumentendatum darf zum Zeitpunkt des Abrufes nicht in der Zukunft liegen.
Der Dokumententyp muss im System zuordenbar sein (z.B. "1101" ESt-Bescheid) Abgerufene DIVA-Daten werden im Themenmanager unter der neuen Art
„DIVA-Dokument“ angelegt.
Konnten die Dokumente keinem Mandanten eindeutig zugeordnet werden, sind diese mit der Mandantennummer 0 im Themenmanager sichtbar. Diese sind auch über den Schnellfilter „Meine Mandanten“ sichtbar.
Bei abgerufenen DIVA-Dokumenten ist es möglich, die Mandantennummer über die Mandantenauswahl zu ändern. Der dazugehörige Eintrag im Office Manager Fach ADDISON | Steuern wird bei Änderung der Mandantennummer automatisch auf die richtige Mandantennummer umgezogen.
Änderungen der Eigenschaften und Löschungen im Office Manager Fach ADDISON | Steuern sind für DIVA-Einträge nicht möglich. Für diese Einträge wird im Kontextmenü das Öffnen des Themenmanagers – vorgefiltert auf DIVA-Dokumente - angeboten.
Nur innerhalb des Themenmanagers dürfen die Eigenschaften und die Zuordnung zum Mandanten geändert werden. Das Löschen von DIVA-Dokumenten ist jedoch auch hier nicht möglich.
Die Archivierung des Dokumentes ggf. in Docuware und eine Erzeugung des Postbucheintrages ist immer manuell nachzuholen. Es ist immer anhand des eingeblendeten Notizfensters zu prüfen, warum ein
Postbuch-/Archiveintrag nicht erzeugt werden konnte.
Handlungsempfehlung
Zur Sicherstellung eines vollständig geführten Postbuches müssen die Schritte im
Themenmanager in folgender Reihenfolge durchgeführt werden:
Zunächst ist der richtige Mandant für den DIVA-Datensatz auszuwählen.
Die Aktion ist durch die Schaltfläche "Änderungen übernehmen" zu bestätigen.Im Anschluss ist der Postbucheintrag für diesen Datensatz vorzunehmen.
Es kann an dieser Stelle kein automatisch erstellter endgültiger Postbuch-Eintrag genutzt werden, da Angaben manuell nachzuholen sind. Hierfür empfiehlt sich immer die Nutzung der Schaltfläche "Postbuch mit Dialog erstellen".
Im darauffolgenden Dialogfenster werden wie gewohnt alle Angaben zum Erzeugen eines endgültigen Postbuch-Eintrages festgehalten.
DocuWare-Anwender Bei der Nutzung von DocuWare muss der Eintrag (nachdem die richtige Mandantennummer ausgewählt wurde) zuerst archiviert und danach aus der Indexfeldmaske heraus ein Postbucheintrag mit Dialog erzeugt werden. Die Archivierung mit Indexfeld Bearbeitung erfolgt über die Schaltfläche Ablegen. Alternativ kann auch das Kontextmenü genutzt werden.
