Einführung
Einführung
Checkliste Einrichtung des Gesamtsystems
RZ Kundennummer beantragen (SNummer)
Ihre Kanzlei wird im Service Rechenzentrum unter einer eigenen Service-RZ Kundennummer geführt.
Diese müssen Sie bei Ihrem ADDISON Vertriebspartner beantragen. Die Nummer beginnt immer mit einem kleinen s. Beispiel: s01102001.
Lizenznummer für ADDISON RZ Modul einholen
Für die Kommunikation zwischen dem Service RZ und Ihrer Kanzlei benötigen Sie das ADDISON Programmmodul:
ADDISON Service RZ. Damit Sie dieses installieren können, müssen Sie eine neue Lizenznummer bei Ihrem Vertriebspartner beantragen.
Installation des ADDISON Service-RZ Kommunikationsmoduls
Das ADDISON Service-RZ Programmmodul muss über die ADDISON Programm-CD auf Ihrem System installiert werden.
- Bei der Installation geben Sie die neuen Lizenzdaten (Lizenzschlüssel etc.) ein
- Als zu installierendes Projekt wählen Sie ADDISON Service RZ aus.
Nach der Installation starten Sie den Service RZ Auftragsmanager unter folgenden Menüpunkten:
Bereich: Online / Menü: Service Rechenzentrum / Service Rechenzentrum.
Beim Start werden Sie nach der SNummer gefragt, sollte diese noch nicht eingegeben worden sein.
Während der Installation werden Sie nach Ihrer Service-RZ Kundennummer (Beispiel s01102001) sowie Ihrer Kanzlei-Faxnummer (für eventuelle Rückfragen vom RZ) gefragt. Im Fehlerfall wird ggf. vom Service-RZ an diese Faxnummer ein Protokoll übermittelt.
Einrichtung und Freischaltung von Mandanten-Bankverbindungen
Bereich: Mandant / Menü: Unternehmen / Registerkarte Bankverbindungen Hier erfassen Sie die Bankleitzahl und Kontonummer der Mandantenbankverbindung.
Wechseln Sie auf den Karteikartenreiter Service-RZ.
Der Check Teilnahme am beleglosen Datenaustausch muss aktiviert werden.
Danach geben Sie ein, ob Sie Zahlungsaufträge übermitteln und/oder Kontoauszugsdaten aus dem Service-RZ abrufen möchten, indem Sie jeweils die Auswahl beantragt auswählen.
Zusätzlich erfassen Sie einen Ansprechpartner beim Mandanten (für Rückfragen aus dem RZ) und einen Ansprechpartner in der Kanzlei.
Wenn Sie diese Daten eingegeben haben, wird automatisch im Hintergrund ein Sendeauftrag mit diesen Antragsdaten im RZ-Auftragsmanager bereitgestellt.
Sendeauftrag Mandantenbanken melden an das Service RZ übermitteln
Dazu rufen Sie den RZ-Auftragsmanager auf:
Bereich: Online / Menü: Service Rechenzentrum / Service Rechenzentrum
Hinweis: Die Stammdatenanmeldungsaufträge sind im Auftragsmanager nicht als Sendeaufträge sichtbar, sondern hier werden nur Zahlungs-Sendeaufträge angezeigt.
Über den Auftragsmanager können Sie die Stammdatenmeldung direkt senden, dazu rufen Sie folgendes Symbol auf 
Passworteingabe
Passwort
Das Initialpasswort (Passwort für die Erstanmeldung) ist Ihre RZ-Kundennummer, die auch in der Titelzeile dieses Dialoges angezeigt wird, diese muss als Passwort ohne das s eingegeben werden.
Beispiel: 90100001.
Danach müssen Sie zwingend gleich ein neues Passwort vergeben bzw. eingeben und dieses bestätigen.
Bitte bewahren Sie dieses Passwort sicher auf, denn es kann nur über das Rechenzentrum wieder zurückgesetzt werden.
RZ Verbindungsdialog
Im folgenden Dialog sehen Sie die Dienste, die immer durchgeführt werden.
Gehen Sie auf die Schaltfläche Senden um die Aufträge zu übertragen.
Damit ist die Bankverbindung im Rechenzentrum gemeldet.
Rückübertragung vom Antragsformular
Das entsprechende Antragsformular wird von Service RZ sofort nach dem Senden (innerhalb der gleichen Sendesitzung) der Erstanmeldung der Bankverbindung im PDF-Format auf Ihr System zurück übertragen. Dieses muss ausgedruckt und dem Mandanten zur Unterschrift vorgelegt werden. Der Mandant muss das Formular bei seiner Hausbank einreichen. Die zurückübertragenen Antragsformulare können Sie über folgendes Programm drucken:
Bereich: Online /
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Service Rechenzentrum / Service RZ Anträge Service Rechenzentrum / Service RZ Anträge
Ausfüllen der Antragsformulare
Es werden 2 Antragsformulare zurück übertragen:
- Seite 1: Vereinbarung zur Datenübermittlung mittels
Servicerechenzentren - Seite 2: Anforderung von Zusatz Services
Beide Seiten müssen generell in 2-facher Ausführung bei der Bank eingereicht werden.
- Seite 1:
Dort tragen Sie bitte ein, ob Sie Zahlungsaufträge übermitteln möchten
- (Kreuz bei IZV Überweisungen)
- und/oder ob Sie auch Kontoauszugsinformationen
Ihres Mandanten abrufen möchten (Kreuz bei Kontoauszugsinformationsbereitstellung)
Zusätzlich geben Sie unter ab Datum sofort oder ggf. den nächsten Monatsersten (empfohlen beim Wechsel des Rechenzentrums) ein.
Wenn die Datenübermittlung früher bereits über ein anderes Service-RZ (beispielsweise das der DATEV / DATEGO) erfolgt ist, müssen Sie in der Zeile Das bisherige Service-Rechenzentrum …….. wird abgemeldet den Namen des bisherigen Service-RZ eintragen
Mandantenexemplar Antrag von Bank zurückfordern
Der Mandant soll unbedingt ein unterschriebenes Exemplar des Antrages von seiner Bank zurückverlangen und dieses seiner Steuerkanzlei aushändigen. Sollten keine Auszüge kommen, wird dieses für Rückfragen von Efis bei der betreffenden Bank benötigt.
Freischaltung des Kontos
Der Mandant erhält von seiner Bank die Benachrichtigung der Freischaltung und auch die Faxnummer, an die er bei Übermittlung von Zahlungsdateien das Freigabefax senden soll.
Bitte teilen Sie Ihrem Mandanten mit, dass er Sie unbedingt über die Freigabe in Kenntnis setzen soll und Ihnen dabei auch die Faxnummer, an die die unterschrieben Begleitzettel gefaxt werden muss, mitteilen soll. Diese kann in der Zentralen Mandantenverwaltung mit angegeben werden und wird in einer künftigen Version auf dem Begleitzettel mit andruckt.
Nach der Freigabe durch die Bank müssen Sie bei den Bankverbindungsstammdaten in der zentralen Mandantenverwaltung das Kennzeichen unter Übermittlung Zahlungsaufträge bzw. Abruf Kontoauszug auf genehmigt setzen. Ansonsten werden keine Kontoauszugsdaten zurück übertragen.
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Oberfläche
Projekt: Mandant / Menü: Unternehmen / Registerkarte Bankverbindungen / Karteikartenreiter Service RZDiese Eingabe erzeugt wiederum einen Sendeauftrag an das Service-Rechenzentrum, den Sie jedoch beim Senden der 1. Zahlung mit senden können.
Ablauf Antragsverfahren
| Thema | Kanzlei | Mandant | Bank | ok |
|---|---|---|---|---|
| =====Anmeldeformulare ausdrucken (2 fach)===== - Vereinbarung zur Datenübermittlung mittels Servicerechenzentren - Anforderung von Zusatz-Services | x | |||
=====Anzumeldende Dienste ankreuzen===== Formular: Vertrag zur Anforderung von Zusatzdiensten - Wenn Zahlungsaufträge mit Überweisungen gesendet werden sollen, bitte folgendes ankreuzen  |
x | |||
| Anmeldeformulare unterschreiben in 2-facher Ausfertigung | x | |||
| =====Ausgefüllte Anmeldeformulare (2-fach) bei der kontoführenden Stelle einreichen.===== Zuständig ist i.d.R. der Firmenkundenbetreuer oder der Electronic-Banking Berater der Bank | x | |||
| =====Kontakt mit der Person in der Bank herstellen, die die Einträge in den Kundenstammdaten der Bank vornimmt. ===== Firmenkundenbetreuer der Bank: I.d.R. ist das nicht der Firmenkundenbetreuer, sondern eine Person aus dem Electronic Banking-Bereich. | x | |||
| =====Eintrag der A6A Kennung===== In die Kundenstammdaten ist die A6A-Kennung der EFiS AG einzutragen (Geno), bzw. aus einer Auswahlliste das Service-Rechenzentrum EFiS auszuwählen (Sparkassen). | x | |||
| =====Terminwünsche===== Die in den Formularen geäußerten Terminwünsche werden i.d.R. vom Institut spezifiziert. Je nachdem wann die Änderungen in den Kundenstammdaten aktiviert werden können, ergibt sich ggf. ein anderer Termin. Dieses variiert von Bank zu Bank. | x | |||
| =====Unterschrift der Kundenexemplare===== Die Bank unterschreibt das Kundenexemplar der Verträge entweder vor Ort direkt, oder sendet diese nach Prüfung mit der Briefpost dem Kunden zurück. Damit steht dann der Termin fest. | x | |||
| Der Kunde ist bankseitig für den Betrieb freigeschaltet | x | |||
| =====Information der Steuerkanzlei ===== Der Mandant muss seine Steuerkanzlei über den Freigabetermin/die Freigabe informieren, damit diese die Datenübermittlung aufnehmen kann. Dabei soll er das von der Bank unterschriebene Antragsformular für Rückfragen von Efis, wenn beispielsweise keine Kontoauszugsdaten angeliefert werden, seiner Steuerkanzlei aushändigen und bei Datenübermittlung von Zahlungsdateien auch die Faxnummer der Bank, wo der Datenträgerbegleitzettel hingefaxt werden soll. | x |
Mögliche Rückfragen / Aussagen der Bank:
Wie heißt die SRZ-Kennung?
Die Kennung der EFiS AG als Servicerechenzentrum lautet EFIS, mit Blanks (Leerzeichen) aufgefüllt bis zum Feldende.
„Ich kenne EFiS nicht“
Die EFIS AG übernimmt die SRZ Funktion für ADDISON und bildet das Tor zu den Banken. Das Verfahren ist identisch zum Datev-Verfahren.
„Muss ich erst im Rechenzentrum nachfragen“
Für den Sparkassensektor ist unser zentraler Eintrittspunkt die WestLB und die HELABA. Wir liefern die Daten direkt dorthin, die Verteilung an die verschiedenen Sparkassenrechenzentren (SI, IZB-Soft, FinanzIT) übernimmt die WestLB, bzw. die HELABA. Daher ist eine Nachfrage beim Rechenzentrum nicht zielführend.
Die Kontoauszüge werden im Sparkassensektor über die IZB Soft und die Finanz-It. abgewickelt.
Für den Genossenschaftssektor liefern direkt folgende Rechenzentren: An die FIDUCIA (Süddeutschland) und die GAD (Norddeutschland).
Die Großbanken (Deutsche Bank, HypoVereinsbank, Dresdner Bank, Commerzbank, Postbank) werden direkt beliefert.
Mit den sonstigen Privat- und Geschäftsbanken existieren gesonderte Zugangsregularien.
„Für die Kontoauszüge ist ein gesonderter Vertrag notwendig“
Bei manchen Bankengruppen ist ein gesonderter Vertrag nur für den Abruf der Kontoauszugsdaten notwendig.
Werden die Formulare von ADDISON/EFIS nicht akzeptiert, füllt der Bankmitarbeiter "eigene" Formulare aus.
Abmeldung von Bankverbindungen
Bankverbindungen, für die keine Kontoauszüge und/oder Zahlungsdateien gesendet werden sollen, müssen zwingend bei der betreffenden Bankfiliale vom Kontoinhaber (Mandant) für das Verfahren Datenaustausch über Service Rechenzentrum wieder abgemeldet werden.
Ansonsten fallen die monatlichen Abrechnungsgebühren weiterhin an und werden weiter als vereinbarte Dienstleistung an den Kontoinhaber / Steuerberater berechnet.
Eine Aufhebung der Freigabe durch ADDISON, Efis oder die Steuerkanzlei ist nicht möglich.