Einführung

Einführung

Aufgaben der Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens ist ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Informationswesens. Dies bedeutet, dass neben der Bereitstellung der buchhalterischen Daten vor allem die Aufbereitung der betriebswirtschaftlichen Informationen für Unternehmensentscheidungen in den Vordergrund rückt. Die Dokumentations- und Verwaltungsaufgaben werden um Funktionen für das Planen, Steuern und Kontrollieren betrieblicher Abläufe erweitert.

An erster Stelle ist, ausgehend von den gesetzlichen Erfordernissen, ist die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle zu nennen. Damit ist der Geschäftsverlauf auch im Nachhinein noch eindeutig nachvollziehbar.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Grundsätze Ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beim Einsatz von Informationstechnologie

Die externe Rechenschaftslegung auf der Grundlage der Finanzbuchhaltung dient im Wesentlichen dem Schutz der Interessen von Gläubigern und Fiskus. Um hinsichtlich der Dokumentation des betrieblichen Geschehens eine möglichst hohe Einheitlichkeit in formeller und materieller Hinsicht zu erreichen, wurden vielfältige gesetzliche Regelungen geschaffen. Diese Regeln werden als Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bezeichnet.

Basis aller Grundsätze für das Rechnungswesen sind das HGB und die AO (Abgabenordnung). Ausgangspunkt ist die im HGB festgelegte Buchführungspflicht für Kaufleute. "Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen."

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei IT-gestützter Rechnungslegung sind nur erfüllt, wenn das Rechnungslegungssystem die Einhaltung der folgenden allgemeinen Ordnungsmäßigkeitskriterien bei der Erfassung, Verarbeitung, Ausgabe und Aufbewahrung der rechnungsrelevanten Daten über die Geschäftsvorfälle sicherstellt.

Vollständigkeit

Der Grundsatz betrifft die lückenlose Erfassung aller rechnungslegungsrelevanten Geschäftsvorfälle. Der Grundsatz umfasst auch, dass ein und derselbe Geschäftsvorfall nicht mehrfach gebucht wurde.

Richtigkeit

Nach dem Grundsatz der Richtigkeit haben die Belege und Bücher die Geschäftsvorfälle inhaltlich zutreffend abzubilden.

Zeitgerechtigkeit

Die Geschäftsvorfälle sind zeitgerecht zu den einzelnen Buchungsperioden zuzuordnen.

Ordnung

Das Buchführungsverfahren muss gewährleisten, dass die Buchungen sowohl in zeitlicher Ordnung als auch in sachlicher Ordnung dargestellt werden können. Die Buchungen müssen in angemessener Zeit festgestellt und optisch lesbar gemacht werden können.

Nachvollziehbarkeit

Ein sachverständiger Dritte muss in angemessener Zeit in der Lage sein, sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens zu verschaffen.

Unveränderlichkeit

Nach dem Buchungszeitpunkt darf entsprechend dem Grundsatz der Unveränderlichkeit eine Eintragung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

Belegfunktion

Die Belegfunktion verlangt, dass jede Buchung vollständig durch einen Beleg nachgewiesen ist oder nachgewiesen werden kann. Sie ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung. Über die Belegfunktion wird der Nachweis der zutreffenden Abbildung der internen und externen Geschäftsvorfälle im Rechnungswesen geführt.

Auch bei automatisch erzeugten Buchungen in einem IT-System muss die Belegfunktion über den verfahrensmäßigen Nachweis des Zusammenhangs zwischen dem einzelnen Geschäftsvorfall und seiner Buchung oder Sammelbeleg erfüllt werden. Der verfahrensmäßige Nachweis ist in solchen Fällen regelmäßig durch die folgenden Funktionen zu führen:

• Dokumentation der programminternen Vorschriften zur Generierung der Buchungen
• Nachweis, dass die in der Dokumentation enthaltenen Vorschriften einem autorisierten Änderungsverfahren unterlegen haben
• Nachweis der Anwendung des genehmigten Verfahrens Nachweis der tatsächlichen Durchführung der einzelnen Buchungen

Ein Geschäftsvorfall muss mit folgenden Angaben erfasst werden:

• Buchungstext (Erläuterung des Geschäftsvorfalles)
• Buchungsbetrag bzw. Wertangaben, aus die sich der Betrag ergibt
• Zeitpunkt des Geschäftsvorfalles
• Bestätigung durch den Buchführungspflichtigen
• (Autorisierung)

Ein Geschäftsvorfall gilt als gebucht, wenn er um folgende Angaben ergänzt wurde:

• Kontierung (Konto und Gegenkonto)
• Ordnungskriterium (Belegnummer)
• Buchungsdatum (zeitliche Zuordnung des Beleges)

Journalfunktion

Die Journalfunktion verlangt, dass alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle möglichst bald nach ihrer Entstehung vollständig und verständlich in zeitlicher Reihenfolge aufgezeichnet werden.

Die Journalfunktion ist nur erfüllt, wenn die gespeicherten Aufzeichnungen gegen Veränderung oder Löschung geschützt sind. Im Journal sind die Geschäftsvorfälle mit allen für die Erfüllung der Belegfunktion erforderlichen Angaben nachzuweisen.

Die Sicherung der Journale über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist kann durch eine Protokollierung auf Papier oder auf maschinell lesbaren Datenträgern erfüllt werden. Sofern das Journal in ausgedruckter Form aufbewahrt wird, muss die Vollständigkeit der Druckliste über fortlaufende Seitennummern bzw. Summenvorträge nachweisbar sein.

Kontenfunktion

Die Kontenfunktion verlangt, dass die im Journal in zeitlicher Reihenfolge aufgezeichneten Geschäftsvorfälle auch in sachlicher Ordnung auf Konten abgebildet werden. Bei IT-gestützten Buchführungsverfahren werden Journal- und Kontenfunktion in der Regel gemeinsam wahrgenommen, indem bereits bei der erstmaligen Erfassung des Geschäftsvorfalls alle für die sachliche Zuordnung notwendigen Angaben erfasst werden.

Zur Erfüllung der Kontenfunktion sind die Geschäftsvorfälle getrennt nach Sach- und Personenkonten mit folgenden Angaben darzustellen:

• Kontenbezeichnung
• Kennzeichnung der Buchungen
• Summen und Salden nach Soll und Haben
• Buchungsdatum
• Belegdatum
• Gegenkonto
• Belegverweis
• Buchungstext

Beim Ausdruck der Konten muss die Vollständigkeit der Kontoblätter z.B. über fortlaufende Seitennummern je Konto oder Summenvorträge nachweisbar sein.

Dokumentation

Auch in einer IT-gestützten Rechnungslegung muss die Buchführung einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln und müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Buchführungsverfahrens ist eine ordnungsmäßige Verfahrensdokumentation. Die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit – insbesondere komplexer Verfahren – ist für einen sachverständigen Dritten nur dann möglich, wenn ihm neben den Eingabedaten und Verarbeitungsergebnissen auch eine aussagefähige detaillierte Dokumentation zur Verfügung steht.

Bei Einsatz von Standardsoftware ist die vom Produkthersteller gelieferte Dokumentation um die Beschreibung der anwendungsspezifischen Anpassungen und die Dokumentation des eingerichteten Kontrollsystems zu ergänzen.

Die Betriebsdokumentation dient der Dokumentation der ordnungsgemäßen Anwendung des Verfahrens. Dies betrifft u.a.

• Datensicherungsverfahren
• Verarbeitungsnachweise (Verarbeitungsprotokolle und Abstimmprotokolle)
• Art und Inhalt des Freigabeverfahrens für neue und geänderte Programme Auflistung der verfügbaren Programme mit Versionsnachweisen

Aufbewahrungspflichten

Um die Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen über die gesetzlich vorgesehenen Zeiträume zu gewährleisten, müssen die Anforderungen an die Art der Aufbewahrungsmedien (Original, Datenträger) beachtet werden.

Journale, Konten, Belege und Abschlüsse sind gemäß §257 HGB für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren.

Bei Einsatz von Standardsoftware sind die Programmbeschreibungen, aus denen der Leistungsumfang der Software hervorgeht, aufzubewahren.

Unternehmensspezifische Einstellungen und Anpassungen, Parametrisierungen und Änderungen in den Tabellen und Stammdaten, die für die Verarbeitung aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle erforderlich sind, zählen zu den zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Unterlagen und unterliegen daher ebenfalls der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Datensicherheit in einem IT-Umfeld

Voraussetzungen für ein geeignetes IT-Umfeld sind eine angemessene Grundeinstellung zum Einsatz von IT und ein Problembewusstsein für mögliche Risiken aus dem IT-Einsatz bei den gesetzlichen Vertretern und Mitarbeitern.

Die Überwachung der Umsetzung der IT-Strategie durch die Implementierung eines angemessenen und wirksamen IT-Kontrollsystems ist Aufgabe der gesetzlichen Vertreter. Die Anforderungen an die Gestaltung der IT-Organisation betreffen die Aufbau- und Ablauforganisation.

Das Sicherungskonzept muss in Übereinstimmung mit der IT-Strategie und der IT-Organisation stehen und eine Bewertung der spezifischen Sicherheitsrisiken des Unternehmens enthalten. Ein solches Sicherheitskonzept wird durch Ausführungsanweisungen etwa im Bereich des IT-Betriebes, des Netzbetriebes und der Administration sowie bei der Gestaltung von Zugriffsschutzverfahren konkretisiert.

Die aus dem Sicherheitskonzept abgeleiteten Sicherungsmaßnahmen umfassen physische Sicherungsmaßnahmen und logische Zugriffskontrollen, Datensicherungs- und Auslagerungsverfahren.

Physische Sicherungsmaßnahmen dienen dem Schutz der Hardware sowie der Programme und Daten vor Verlust, Zerstörung und unberechtigter Veränderung. Hierzu zählen u.a. Zugangskontrollen und Datensicherungskonzepte.

Über logische Zugriffskontrollen unter Verwendung von Benutzer-ID und Passwörtern ist die Identität der Benutzer von IT-Systemen eindeutig festzustellen, um damit nicht autorisierte Zugriffe zu verhindern.

Die Durchführung regelmäßiger Datensicherungen ist im allgemeinen Voraussetzung für

• Die Rekonstruktion historischer Bestände
  (Programme und Daten)
• Rekonstruktion aktueller Software- und Datenbestände bei Funktionsstörungen der Hardware

Im Rahmen des Datensicherungsverfahrens für die Wiederherstellbarkeit des IT-Systems sind die Zahl bzw. die regelmäßige Wiederkehr der Sicherungen (Generationskonzept), die verwendeten Sicherungsmedien und die Art der Aufbewahrung der Sicherungen festzulegen. Für die Erstellung eines Datensicherungskonzeptes sowie die Einhaltung des Konzeptes sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich.

Protokollierung Stammdaten und Buchungen

Änderungen/Löschungen protokollieren

Mit dieser Funktion können verschiedene Änderungen und Löschungen protokolliert werden. Dazu sind nachfolgende Einstellungen erforderlich.

BBS – Projekt ZMIS

Um die geänderten bzw. gelöschten Daten anzuzeigen, ist das BBS-Recht Protokoll der Anwenderaktionen anzeigen (Projekt ZMIS) freizugeben.

ADDISON Optionen

In den übergreifenden Optionen sind die Checks zu setzen bei:

• Stammdatenänderungen protokollieren
• Änderungsprotokoll in DB speichern
• Buchungsänderung/-löschung in DB protokollieren

Stammdatenänderungen

Änderungen bei Sach- und Personenkonten werden protokolliert.

Buchungsvorlauf

Wird ein oder mehrere Buchungsstapel gelöscht wird dies protokolliert.

Buchungen löschen

Löschung einer Buchung → wenn eine Buchung gelöscht wird, wird diese einzeln protokolliert mit den Angaben wie sie zuletzt gebucht war:

Belegdatum, Belegnr. 1, Konto, Gegenkonto (bei Aufteilung = 0, Gegenbuchungen werden nicht protokolliert), Betrag (Währungsbuchungen – der Euro-Betrag wird angezeigt) und Buchungstext.

Löschung mehreren markierten Buchungen → es wird nicht jede einzelne Buchung protokolliert. Protokolliert wird der Buchungsstapelname, wie viele Buchungen gelöscht wurden und die laufende Nr. zwischen von/bis. Die laufende Nr. von ist die kleinste laufende Nr. von allen markierten Buchung und die laufender Nr. bis ist die höchste laufende Nr. aller markierten Buchungen.

Buchung ändern

Wird eine Buchung geändert oder über Suchen/Ersetzen mehrere Buchungen geändert → wird jede Buchung einzeln, so wie sie vor der Änderung war, mit den Angaben Belegdatum, Belegnr. 1, Konto, Gegenkonto (bei Aufteilung = 0, Gegenbuchungen werden nicht protokolliert), Betrag (Währungsbuchungen – der Euro-Betrag wird angezeigt) und Buchungstext protokolliert.

Änderung einer Bankingbuchung wird erst protokolliert, wenn diese zum zweiten Mal durch den Anwender geöffnet und geändert wurde.

Hinweis: Änderungen an einer Buchung werden ausschließlich nur dann protokolliert, wenn die Buchung tatsächlich zum geändert geöffnet wird.

Programmbedienung der Finanzbuchhaltung

Programmoberfläche

Die Bedienung der Programmoberfläche entnehmen Sie bitte der Dokumentation:
Bedienung der Benutzeroberfläche.

Finanzbuchhaltungsspezifische Bedienungselemente

Wirtschaftsjahr wechseln

Das Wirtschaftsjahr können Sie über den folgenden Symbolbereich wechseln:

GDPDU Ausgabe

Die GDPDU Ausgabe ist im Programm ADDISON Mandantendaten integriert.

Menü: Mandant / Menü: Stammdatenblätter / Datenausgaben / GDPDU Ausgabe.