Einführung

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Checkliste Einrichtung des Gesamtsystems

RZ Kundennummer beantragen (SNummer)

Ihre Kanzlei wird im Service Rechenzentrum unter einer eigenen Service-RZ Kundennummer geführt.

Diese müssen Sie bei Ihrem Vertriebspartner beantragen. Die Nummer beginnt immer mit einem kleinen s. Beispiel: s01102001.

Lizenz für SRZ Modul einholen

Für die Kommunikation zwischen dem Service RZ und Ihrer Kanzlei benötigen Sie das Programmmodul:

SRZ für die Akte / SBS Rewe neo® Damit Sie dieses freigeschaltet werden kann, müssen Sie eine entsprechende Lizenz bei Ihrem Vertriebspartner beantragen. Nachdem Sie die Lizenz-Datei erhalten haben, installieren Sie diese mit dem administration tool (siehe Aufgabe Setup Lizenzeinstellungen), damit Sie das Dokument Service-Rechenzentrum in die Akte-Struktur einfügen können.

sNummer verwalten (Optionen)

Nach der Lizenzierung hinterlegen Sie die sNummer und die Kanzlei-Faxnummer unter folgendem Punkt:

Zentralakte (Zentrale Stammdaten) / Optionen | Rewe | Service-RZ

An die Kanzlei-Faxnummer wird ggf. im Fehlerfall vom SRZ ein Protokoll übermittelt.

Dokument "Service-Rechenzentrum" in die Akte(n) / (Firmen) auf-nehmen Die Kommunikation mit dem SRZ erfolgt über das Dokument Service-Rechenzentrum.

Dieses kann in der Zentral-, Kanzlei- und Mandantenakte im Ordner "Dauerakte" angelegt werden. Standardmäßig gehen wir davon aus, dass es sich im Unterordner "Transfer /Drucklisten" befindet.

• Bei einem Aufruf aus der Zentralakte / Zentralen Stammdaten können Sie die Bankverbindungen aller Mandanten/Firmen bearbeiten.
• Bei einem Aufruf aus der Kanzleiakte können Sie nur die Bankverbindungen von Mandanten bearbeiten, die der aktuellen Kanzlei zugeordnet sind.
• Bei einem Aufruf aus der Mandantenakte/Firma können Sie nur die Bankverbindungen des aktuellen Mandanten/Firma bearbeiten.

Einrichtung und Freischaltung von Mandanten-Bankverbindungen

• Bankverbindung im Mandantenstammblatt erfassen

Mandant / Bank / Bankverbindung Hier erfassen Sie die Bankleitzahl und Kontonummer der Mandantenbankverbindung.

Wechseln Sie auf das Register Service-RZ:

Das Kontrollkästchen Teilnahme am beleglosen Datenaustausch muss aktiviert werden.

Danach geben Sie ein, ob Sie Zahlungsaufträge übermitteln und/oder Kontoauszugsdaten aus dem Service-RZ abrufen möchten, indem Sie jeweils die Auswahl beantragt auswählen.

Zusätzlich erfassen Sie einen Ansprechpartner beim Mandanten (für Rückfragen aus dem RZ) und einen Ansprechpartner in der Kanzlei.

Wenn Sie diese Daten eingegeben haben, wird automatisch im Hintergrund ein Sendeauftrag mit diesen Antragsdaten für die Übermittlung bereitgestellt.

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• Bankverbindungen beim Service Rechenzentrum anmelden

Dazu rufen Sie das Dokument Service-Rechenzentrum auf:

Dauerakte / Service-Rechenzentrum
Hinweis: Neue oder geänderte Bankverbindungen werden in Blau hervorgehoben.

Um Bankverbindungen zu senden und die Datenübertragung zu starten, klicken Sie auf das Symbol .

• SRZ Verbindungsdialog

Im folgenden Dialog sehen Sie die Aufgaben, die durchgeführt werden können, wobei die Aufgaben "Bankverbindungen anmelden" und "Anmeldeformulare abrufen" schon ausgewählt sind. Die Aufgabe "Software aktualisieren" sollten Sie deaktivieren und nur nach Aufforderung durch unseren Support durchführen.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Übernehmen werden die Aufgaben ausgeführt.

Damit sind die Bankverbindungen im SRZ gemeldet.

• Passworteingabe

• Passwort der ersten Kommunikation mit dem SRZ

Das Initialpasswort (Passwort für die erste Kommunikation mit dem SRZ) ist Ihre Service-RZ-Kundennummer, die auch in der Titelzeile des Dialoges angezeigt wird, ohne das führende "s". Es muss vor der ersten Übertragung eingegeben werden.

Dabei müssen Sie zwingend gleich ein neues Passwort vergeben bzw. eingeben und dieses bestätigen (wiederholen).

Das Passwort gilt für alle Mitarbeiter, die mit dem Dokument arbeiten.

Bitte bewahren Sie dieses Passwort sicher auf, denn es kann nur über das SRZ wieder zurückgesetzt werden.

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• Rückübertragung vom Antragsformular

Das entsprechende Antragsformular wird von Service RZ sofort nach dem Senden (innerhalb der gleichen Sendesitzung) der Erstanmeldung der Bankverbindung im PDF-Format auf Ihr System zurück übertragen. Dieses muss ausgedruckt und dem Mandanten zur Unterschrift vorgelegt werden. Der Mandant muss das Formular bei seiner Hausbank einreichen. Die zurückübertragenen Antragsformulare können Sie über folgendes Programm drucken:

Durch einen Doppelklick auf den Dateinamen kann das Formu-lar angezeigt werden. Der Ausdruck erfolgt über die Schalt-fläche "Anmeldeformular drucken", wobei das Druckdatum in einer weiteren Spalte angezeigt wird.

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• Ausfüllen der Antragsformulare

Es werden 2 Antragsformulare zurück übertragen:

• Formular 1: Vereinbarung zur Datenübermittlung mittels
  Servicerechenzentren
• Formular 2: Anforderung von Zusatz Services

Beide Formulare müssen generell in 2-facher Ausführung bei der Bank eingereicht werden.

• Seite 1:

Dort tragen Sie bitte ein,ob Sie Zahlungsaufträge übermitteln möchten

• -> Kreuz bei IZV Überweisungen

• und/oder ob Sie auch Kontoauszugsinformationenn Ihres Mandanten abrufen möchten

• -> Kreuz bei Kontoauszugsinformationsbereitstellung

Zusätzlich geben Sie unter ab Datum sofort oder ggf. den nächsten Monatsersten (empfohlen beim Wechsel des Rechenzentrums) ein.

Wenn die Datenübermittlung früher bereits über ein anderes Service-RZ (beispielsweise das der DATEV / DATEGO) erfolgt ist, müssen Sie in der Zeile Das bisherige Service-Rechenzentrum ____ wird abgemeldet den Namen des bisherigen Service-RZ eintragen:

Mandantenexemplar Antrag von Bank zurückfordern

Der Mandant soll unbedingt ein unterschriebenes Exemplar des Antrages von seiner Bank zurückverlangen und dieses seiner Steuerkanzlei aushändigen. Sollten keine Auszüge kommen, wird dieses für Rückfragen von Efis bei der betreffenden Bank benötigt.

Freischaltung des Kontos

Der Mandant erhält von seiner Bank die Benachrichtigung der Freischaltung und auch die Faxnummer, an die er bei Übermittlung von Zahlungsdateien das Freigabefax senden soll.

Bitte teilen Sie Ihrem Mandanten mit, dass er Sie unbedingt über die Freigabe in Kenntnis setzen soll und Ihnen dabei auch die Faxnummer, an die die unterschrieben Begleitzettel gefaxt werden muss, mitteilen soll. Diese kann in der Zentralen Mandantenverwaltung mit angegeben werden und wird in einer künftigen Version auf dem Begleitzettel mit andruckt.

• Nach der Freigabe durch die Bank müssen Sie bei den Bankverbindungsstammdaten in der Mandantenstammblatt das Kennzeichen unter Übermittlung Zahlungsaufträge bzw. Abruf Kontoauszug auf genehmigt setzen. Ansonsten werden keine Kontoauszugsdaten zurück übertragen.

  

• Diese Eingabe erzeugt wiederum einen Sendeauftrag an das Service-Rechenzentrum, den Sie jedoch beim Senden der 1. Zahlung mit senden können.

Ablauf Antragsverfahren

Thema	Kanzlei	Mandant	Bank	ok
Anmeldeformulare ausdrucken (2 fach) Vereinbarung zur Datenübermittlung mittels Servicerechenzentren (=Neuantrag) oder Wechsel des Servicerechenzentrums Anforderung von Zusatz-Services	x
Anzumeldende Dienste ankreuzen Formular: Vertrag zur Anforderung von Zusatzdiensten Wenn Zahlungsaufträge mit Überweisungen gesendet werden sollen, bitte folgendes ankreuzen Wenn Zahlungsaufträge mit Lastschriften gesendet werden sollen (z.B. Lastschrifteinzüge der Kanzlei) , dann bitte folgendes ankreuzen Wenn Kontoauszugsinformationen abgeholt werden sollen, dann bitte folgendes ankreuzen Auf diesem Formular die Wunschtermine (ab Datum, ggf. ab sofort angeben) vermerken. Die genaue Terminzusage erhält der Mandant von seiner Bank. Diese Dienste auch auf Seite 2 ankreuzen Bei Wechsel des Service-Rechenzentrums: Bei einem Wechsel des Rechenzentrums, beispielsweise von DATEV, DATEGO bitte unter: das bisherige Service-Rechenzentrum … wir abgemeldet… den Namen des bisherigen Rechenzentrums eintragen.	x
Anmeldeformulare unterschreiben in 2-facher Ausfertigung		x
Ausgefüllte Anmeldeformulare (2-fach) bei der kontoführenden Stelle einreichen. Zuständig ist i.d.R. der Firmenkundenbetreuer oder der Electronic-Banking Berater der Bank.		x
Firmenkundenbetreuer der Bank: Kontakt mit der Person in der Bank herstellen, die die Einträge in den Kundenstammdaten vornimmt. I.d.R. ist das nicht der Firmenkundenbetreuer, sondern eine Person aus dem Electronic Banking-Bereich.			x
Eintrag der A6A Kennung In die Kundenstammdaten ist die A6A-Kennung der EFiS AG einzutragen (Geno), bzw. aus einer Auswahlliste das Service-Rechenzentrum EFiS auszuwählen (Sparkassen).			x
Terminwünsche Die in den Formularen geäußerten Terminwünsche werden i.d.R. vom Institut spezifiziert. Je nachdem wann die Änderungen in den Kundenstammdaten aktiviert werden können, ergibt sich ggf. ein anderer Termin. Dieses variiert von Bank zu Bank.			x
Unterschrift der Kundenexemplare Die Bank unterschreibt das Kundenexemplar der Verträge entweder vor Ort direkt, oder sendet diese nach Prüfung mit der Briefpost dem Kunden zurück. Damit steht dann der Termin fest.			x
Der Kunde ist bankseitig für den Betrieb freigeschaltet.			x
Information der Steuerkanzle: Der Mandant muss seine Steuerkanzlei über den Freigabetermin/die Freigabe informieren, damit diese die Datenübermittlung aufnehmen kann. Dabei soll er das von der Bank unterschriebene Antragsformular für Rückfragen von Efis, wenn beispielsweise keine Kontoauszugsdaten angeliefert werden, seiner Steuerkanzlei aushändigen und bei Datenübermittlung von Zahlungsdateien auch die Faxnummer der Bank, wo der Datenträgerbegleitzettel hingefaxt werden soll.		x

Mögliche Rückfragen / Aussagen der Bank

"Wie heißt die SRZ-Kennung ?"

Die Kennung der EFiS AG als Servicerechenzentrum lautet

"EFIS", mit Blanks (Leerzeichen) aufgefüllt bis zum Feldende.

"Ich kenne EFiS nicht !"

Die EFIS AG übernimmt die SRZ Funktion für ADDISON und bildet das "Tor" zu den Banken. Das Verfahren ist identisch zum DATEV-Verfahren.

• "Wie lautet die Kundennummer der EFiS bei der GAD?"

Die Kundennummer der EFiS bei der GAD lautet M0004680.
"Muss ich erst im Rechenzentrum nachfragen ?"

Für den Sparkassensektor ist unser zentraler Eintrittspunkt die WestLB und die HELABA. Wir liefern die Daten direkt dorthin, die Verteilung an die verschiedenen Sparkassenrechenzentren (SI, IZB-Soft, FinanzIT) übernimmt die WestLB bzw. die HELABA. Daher ist eine Nachfrage beim Rechenzentrum nicht zielführend.

Die Kontoauszüge werden im Sparkassensektor über die IZB Soft und die Finanz-It. abgewickelt.

Für den Genossenschaftssektor liefern direkt folgende Rechenzentren: An die FIDUCIA (Süddeutschland) und die GAD (Norddeutschland).

Die Großbanken (Deutsche Bank, HypoVereinsbank, Dresdner Bank, Commerzbank, Postbank) werden direkt beliefert.

Mit den sonstigen Privat- und Geschäftsbanken existieren gesonderte Zugangsregularien.

"Für die Kontoauszüge ist ein gesonderter Vertrag notwendig ?"

Bei manchen Bankengruppen ist ein gesonderter Vertrag nur für den Abruf der Kontoauszugsdaten notwendig.

Werden die Formulare des Service-Rechenzentrums (EFIS) nicht akzeptiert, füllt der Bankmitarbeiter "eigene" Formulare aus.

Abmeldung von Bankverbindungen

Achtung: Bankverbindungen, für die keine Kontoauszüge und/oder Zahlungsdateien gesendet werden sollen, müssen zwingend bei der betreffenden Bankfiliale vom Kontoinhaber (Mandant) für das Verfahren „Datenaustausch über Service Rechenzentrum“ wieder abgemeldet werden. Ansonsten fallen die monatlichen Abrechnungsgebühren weiterhin an und werden weiter als vereinbarte Dienstleistung an den Kontoinhaber / Steuerberater berechnet. Eine Aufhebung der Freigabe durch ADDISON, Efis oder die Steuerkanzlei ist nicht möglich. Zusätzlich müssen diese Bankverbindungen im Mandantenstammblatt von „genehmigt“ auf „nein“ geschlüsselt werden.