Einführung Addison Kanzlei Cockpit

Einführung Addison Kanzlei Cockpit

Allgemeine Kurzbeschreibung

Was ist das Kanzlei Cockpit?

Das Kanzlei Cockpit analysiert die Daten der Leistungserfassung und der Auftragsabrechnung einer Kanzlei und stellt die Informationen gruppiert und unterteilbar sowie tabellarisch und grafisch übersichtlich aufbereitet in einem Browserfenster dar.

Entscheider in Steuerberatungskanzleien erhalten mit dem Kanzlei Cockpit ein zentrales, flexibles und zugleich einfach zu handhabendes Auswertungstool zur Steuerung und zur Messung des Erfolgs ihrer Kanzlei. Die innovative und sichere Weboberfläche erlaubt mit wenigen übersichtlichen Schaltflächen eine rasche Navigation bei variabler Auswertungstiefe.

Vorteil & Nutzen

Ein wesentlicher Vorteil liegt in der einfachen und intuitiven Bedienbarkeit des Kanzlei Cockpits. Kacheln vermitteln einen schnellen Überblick und stellen zugleich den Einstieg in die Detailanalyse dar. Spezialkenntnisse wie bspw. der Umgang mit Excel-Pivot-Tabellen oder Datenbankabfragen sind nicht notwendig.

Des Weiteren bietet das Kanzlei Cockpit eine hohe Flexibilität. So lassen sich Daten aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Der Einstieg je Auswertung ist dabei frei wählbar. Die Schnelligkeit ist ein weiteres Plus. Warten auf Report-Erstellungen entfällt, da die Datenaufbereitung im Hintergrund erfolgt.

Das Kanzlei Cockpit wurde auf Basis moderner Web-Technologie entwickelt und lässt sich somit auf allen Endgeräten nutzen.

Technische Voraussetzungen

Server und Prozessor

Der Server, auf dem der Scheduler-Dienst läuft, sollte mindestens 4 GB freien Speicher haben und die Prozessoren müssen eine 64-Bit-Architektur besitzen.

Die Prozessoren des Servers sollten nicht bereits ständig ausgelastet bzw. dauerhaft stark beansprucht sein.

Browser

Voraussetzung für die Nutzung des Kanzlei Cockpits ist der Internet Explorer ab der Version 9.0 oder ein anderer gängiger Browser in der aktuellen Version.

Einsatz des Moduls Kanzleiorganisation und Benutzerberechtigung

Das ADDISON Kanzlei Cockpit verwendet die Leistungserfassungs- und Abrechnungsdaten aus ADDISON Kanzleiorganisation. Voraussetzung zur Nutzung ist somit der Einsatz einer des genannten Moduls.

In der ADDISON Benutzerberechtigung BBS dürfen zudem weder das Projekt „Kanzlei“ noch das Attribut „Kanzleimonitor – Umsatz und Rentabilität“ gesperrt sein.

Installation und Inbetriebnahme

Installation und Inbetriebnahme in ADDISON

!!!Hinweis: Symbol aus linker Tabellenspalte wurde entfernt!!!

Änderungsaktualisierung in ADDISON

ADDISON ist zu starten und im Bereich Erweitert | ADDISON Fernsteuerung ist (1) die Aktion ADDISON | Benutzer in Kanzlei Cockpit aktualisieren einzurichten und auszuführen und (2) die Aktion Kanzlei | Kanzlei Cockpit einzurichten und auszuführen. Es kann einige Minuten dauern bis alle Daten aufbereitet sind.

Anschließend können Benutzerdaten für einen externen Browserzugriff eingerichtet werden. Dazu ist im Bereich Online | Benutzerdaten Kanzlei Cockpit für den angezeigten BBS-Benutzernamen ein Passwort zu vergeben bzw. zu ändern.

Bei der zweiten Aktion kann durch Eingabe des Werts „sync“ unter der Eigenschaft RConnect-SyncType i.V.m. einem ini-Eintrag eine Änderungsaktualisierung aktiviert werden. Diese sorgt dafür, dass ab der nächsten Ausführung der Aktion lediglich Änderungen hochgeladen werden.

Falls die Änderungsaktualisierung genutzt werden soll, empfehlen wir die Aktion Kanzlei | Kanzlei Cockpit zu duplizieren und den „sync“-Eintrag nur in einer (bspw. täglichen) Aktion zu setzen. Die ursprüngliche Aktion Kanzlei | Kanzlei Cockpit kann dann bspw. einmal pro Woche laufen.

Wird eine der folgenden Aktionen angestoßen, ist anschließend zwingend eine komplette Datenbereitstellung vorzunehmen, um das Kanzlei Cockpit auf aktuellem Stand zu bringen:

• Statistikdaten verdichten
• Handler Kanzlei
• Mandanten-Nr. umbenennen
• Reorganisation Kanzlei
• Kanzlei löschen
• Änderung Ansprechpartner (Mandantenstamm)
• Änderung Teamzuordnung (Mitarbeiterstamm)

Optionale Aktivierung Postpauschale in ADDISON

Optional kann die fakturierte Postpauschale bei den Umsätzen eingerechnet werden. Um die Option nutzen zu können, muss in der ADDISON Fernsteuerung das Einrechnen der Postpauschale aktiviert werden. Dazu ist für die Aktion Kanzlei Cockpit unter Eigenschaften für Postpauschale der Wert true (alternativ "1", "ein", "wahr" und "aktiv" möglich) zu hinterlegen.

Einschränkung der Übergabe von Kanzleizeiten in ADDISON

Bei der Übergabe von Kanzleizeiten kann eine Einschränkung vorgenommen werden. Durch Eingabe eines Wertes, bspw. „-2“ unter der Eigenschaft Kanzleizeiten-Jahre in der ADDISON Fernsteuerungsaktion Kanzlei Cockpit werden nur die letzten 2 Jahre der erfassten nicht verrechenbaren Kanzleizeiten übergeben. Dadurch geht der Datenabgleich u.U. schneller. Der Standard ist „-5“.

Bereitgestellte Daten vorhalten

Über die Eigenschaft RConnect-Vorhaltezeit in Tagen unter der Aktion Kanzlei Cockpit innerhalb der Fernsteuerung wird gesteuert, wie lange die zum Kanzlei Cockpit transferierten Daten dort vorgehalten werden, ehe sie gelöscht werden. Der Standard ist 0, d.h. unmittelbar nach der Verarbeitung werden die Daten wieder gelöscht.

Aufruf aus ADDISON

Bereich Kanzlei | Kanzleimonitor | Kanzlei Cockpit

Aufruf aus Webbrowser (extern)

Der externe Aufruf des Kanzlei Cockpits im Webbrowser erfolgt über die Internetadresse „http://Rechnername:8100/“. Der Rechnername ist durch den Namen des Computers zu ersetzen, auf dem das ADDISON Kanzlei Cockpit in Betrieb genommen wurde. Es erscheint folgendes Anmeldefenster.

Im Feld Organisation ist die ADDISON Kundennummer einzugeben. Benutzer und Kennwort sind wie zuvor (s.o.) vergeben einzutippen. Auf Groß- und Kleinschreibung ist zu achten. Leerzeichen im Kennwort sind nicht zulässig. Sind die Daten korrekt, führt die Schaltfläche Anmelden zum Kanzlei Cockpit.

Aufbau und Funktionsweise

Bereichsnavigation

Die Bereichsnavigation befindet sich am linken Bildschirmrand und dient dem Aufruf der verschiedenen Bereiche (Plausibilität, Kanzlei, Mandant und Mitarbeiter). Der aktuell aufgerufene Bereich erscheint in heller Schrift, sodass zu jeder Kachel, Tabelle oder Grafik im Ansichtenfenster der zugehörige Bereich unmittelbar ersichtlich ist.

Menünavigation

Die Menünavigation hat bis zu vier hierarchisch angeordnete Ebenen bzw. Zeilen.

Die oberste - die Bereichsnavigation überlappende - Ebene zeigt an, dass man sich im Kanzlei Cockpit befindet und welcher Zeitraum ausgewählt ist. Durch Klick auf die Periode oder das Jahr (oben rechts) lässt sich ein anderer Auswertungszeitraum auswählen.

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Der Auswertungszeitraum umfasst die Monate Januar bis zur ausgewählten Periode des ausgewählten Jahres. Das heißt, dass Auswertungsdaten kumuliert (maximal ein Jahr) ausgegeben werden.

Die zweite Ebene der Menünavigation enthält verschiedene Auswertungsvarianten. Für die Bereiche Kanzlei, Mandant und Mitarbeiter haben die ersten fünf Auswertungsvarianten (Auf einen Blick, Unfertige Aufträge, Rentabilität, Leistungserfassung und Performance) die gleichen Bezeichnungen. Die Auswertungsvariante Auf einen Blick bietet im Ansichtenfenster einen kachelartigen Überblick des jeweiligen Bereichs. Ist diese Auswertungsvariante ausgewählt, stehen keine weiteren Ebenen zur Verfügung. Auch hier zeigt die in heller Schrift angezeigte Auswertungsvariante, wo man sich gerade befindet.

Die dritte Ebene dient der Auswahl von Ansichten (Tabellen) zur übergeordneten Auswertungsvariante. Mit einem Klick auf den Namen der aktuellen Ansicht, können weitere Ansichten angezeigt und aufgerufen werden.

Daneben sind die komfortablen Exportmöglichkeiten ins Adobe pdf- und Microsoft Excel-Format auswählbar. Zahlreiche Tabellen lassen sich zudem durch einen Klick auf Detailgrafik umgehend grafisch aufbereiten.

Durch Eingabe eines Begriffs ins Suchfeld (ggf. mit * | z.B. *gmbh*) kann auf einzelne oder mehrere Positionen der ersten Spalte der Tabelle im Ansichtenfenster gefiltert werden. Das Fragezeichen hinter dem Dialog Suche zeigt beim Mouseover Zusatzinformation zur aktuellen Ansicht an.

Die vierte Ebene zeigt schließlich an, auf welche Daten nacheinander im Ansichtenfenster - durch Auswahl eines Kriteriums im Untermenü – gefiltert bzw. gruppiert wurde. So kann die Aufbereitung der Daten leicht nachvollzogen werden.

Ansichtenfenster

Im Ansichtenfenster wird die Auswertung angezeigt, die zuvor in der Bereichsnavigation (links) und in der Menünavigation (oben) selektiert wurde.

Zu den Bereichen Kanzlei, Mandant und Mitarbeiter werden zunächst (Auswertungsvariante: Auf einen Blick) Kennzahlen bzw. Steuerungsgrößen mit Vorjahreswerten in Form von Kacheln angezeigt. Erst durch Klick auf eine dieser Kacheln erscheint die zu Grunde liegende Tabelle mit detaillierteren Informationen. Grüne Kacheln deuten auf eine Verbesserung des Wertes im Vergleich zum Vorjahr hin, rote auf eine Verschlechterung.

Tabellen im Kanzlei Cockpit haben eine Überschriftzeile oben (unterhalb der Menünavigation) und eine oder zwei Summenzeilen unten. Die Überschriftzeile enthält regelmäßig ein Kriterium (erste Spalte) und mehrere Merkmale. Die erste Spalte einer Tabelle enthält Positionen zum Kriterium in der Überschriftzeile (z.B. Mandanten, Arbeitsgebiete oder Mitarbeiter). Die weiteren Spalten enthalten die zugehörigen Datenwerte der jeweiligen Merkmale der Überschriftzeile.

Durch Klick auf eine Position der ersten Spalte (z.B. einen Mandantennamen) erscheint ein Untermenü mit weiteren Drill-Down-Kriterien zur markierten Zeile. Diese markierte Zeile kann durch Selektion eines Kriteriums im Untermenü nach diesem Kriterium aufgegliedert werden. Die zuvor markierte Zeile erscheint sodann als (obere) Summenzeile in der neuen Tabelle.

Nicht zu allen Tabellen lassen sich per Drill-Down Untertabellen erstellen. Steht vor den Positionen in der ersten Spalte nicht das dreizeilige Symbol () für ein Untermenü mit Kriterien, kann die angezeigte Ansicht nicht weiter untergliedert werden.

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Ansichten können durch Klick auf ein Merkmal der Überschriftzeile nach diesem Merkmal (Überschrift) aufsteigend sortiert werden. Hinter dem Merkmal erscheint dann ein nach oben zeigender Pfeil. Durch nochmaliges Klicken auf dieselbe Überschrift zeigt der Pfeil nach unten und die Sortierung der Tabelle erfolgt absteigend nach diesem Merkmal der Überschriftzeile.

Durch Klick auf ein weiteres Merkmal der Überschriftzeile in einer sortierten Ansicht, wird die Tabelle nach diesem weiteren Merkmal sortiert, soweit die Werte des ersten Sortierkriteriums identisch sind. Ein dritter Klick auf dasselbe Merkmal entfernt die Sortierung wieder. Standardmäßig sind Ansichten grundsätzlich nach dem Kriterium in der Überschriftzeile, also der ersten Spalte, angeordnet.

Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz

Qualität der Leistungserfassung

Die Voraussetzungen einer aussagefähigen Leistungserfassung gelten in gleichem Maße auch für das Kanzlei Cockpit. Das heißt, die Qualität der Leistungserfassung wirkt sich unmittelbar auf ihre Aussagefähigkeit aus. Alle Zeitaufwendungen, die im Zusammenhang mit der Mandantenbearbeitung oder -beratung entstehen, sind zunächst einmal Kosten für das jeweilige Mandat. Dabei ist nicht entscheidend, ob der entstandene Aufwand direkt abgerechnet wird oder nur indirekt, durch andere Gebühren gedeckt sein soll.

Sollten mandatsbezogene Zeiten nicht direkt abgerechnet werden, so sollten solche Kosten zumindest mit anderen Gebühren für den gleichen Mandanten kompensiert sein.

Zur Qualität der Leistungserfassung gehören deshalb:

• Vollständige Erfassung (aller Beschäftigen, auch Chefs)
• Zeitnahe Erfassung
• Richtige Zuordnung auf alle abzurechnenden Aufträge
  (auch mandatsbezogene Zeiten, die nicht direkt abgerechnet werden)
• Keine Rechnungspositionen ohne Leistungen
  (außer echte Vorauszahlungen, wie z.B. zum Jahresabschluss)
• Richtig kalkulierte Stundensätze im Mitarbeiterstamm
  (für jeden Beschäftigten gesondert)
  • intern = (Voll-)Kosten je Stunde
  • extern = Sollumsatz je Stunde

Die zu einer Rechnungsposition erfassten Stunden werden mit den jeweils hinterlegten internen Stundensätzen multipliziert und als Kosten der Rechnungsposition ausgewiesen.

Eine unvollständige oder verspätete Leistungserfassung führt auch zur unvollständigen Darstellung der Kosten. D.h. nur wenn alle mandatsbezogenen Zeiten (auch Chef-Zeiten), zeitnah erfasst sind, erhalten Sie aussagefähige Analysen.

Das Kanzlei Cockpit wertet nur die Umsätze aus, die mit der Honorarschreibung fakturiert worden sind.

Interne Stundensätze (= Kosten je Stunde)

Für eine aussagefähige Kostenbasis empfehlen wir die internen Stundensätze (Kosten je Stunde) auf der Basis von Vollkosten zu kalkulieren und als Stammdaten zu hinterlegen.

Zu den Vollkosten gehören alle Kosten aus dem laufenden Kanzleigeschäft, inklusive kalkulatorischer Posten wie z.B. Unternehmerlohn/Partnervergütung und Personalkosten für interne bzw. unproduktive Zeiten.

Formel:

Kanzleikosten inkl. Kalkulatorische /verrechenbare Stunden

Eine vollständige Leistungserfassung nützt wenig, wenn die Stundensätze zu niedrig sind.

Externe Stundensätze (= Sollumsatz je Stunde)

Um eine aussagefähige Ziel-Ist-Abweichung der abgerechneten Aufträge zu erhalten, sollten die externen Stundensätze aller Beschäftigten auf Basis der jeweiligen individuellen Umsatzziele ermittelt werden.

Formel:

(Kosten + Gewinnaufschlag) / produktive Stunden

Die Summe erfasster Stunden mal externer Stundensätze ergibt damit einen Richtwert für den zu erreichenden Umsatz.