Einführung Automatischer Dateiimport Aktenmanager

Kurzbeschreibung

Der automatische Dateiimport in den Aktenmanager ermöglicht es, Dokumente (vornehmlich im PDF-, JPEG-Format) zeitgesteuert und automatisch in die Aktenstruktur zu übernehmen.

Dies erfolgt indem z.B. durch ein externes Programm oder einen Prozess die Dateien (Belege, Bescheide, Rechnungen o.ä.) in einem Verzeichnis, welches sich auf dem Datenbankserver befinden sollte, bereitgestellt werden. Zusätzlich zur Datei muss jeweils eine XML - Datei in dem Verzeichnis beigefügt werden, die weitere Meta-Informationen enthält. Auf Basis der Informationen dieser Xml-Datei erkennt der Import z.B. in welchen Sachbereich, Jahr, Mandanten das Dokument/die Datei eingefügt werden soll.

Der Prozess des automatischen Dateiimports überwacht das Datei-Verzeichnis und fügt die Dateien auf Basis der Informationen der XML Dateien in die Aktenstrukturen der jeweiligen Mandanten, Kanzleien oder der Mitarbeiter- bzw. Zentralakte ein.

Zur Konfiguration des automatischen Dateiimports dient das Dokument Automatische Aufgaben, das Sie in der Dauerakte der Zentralakte anlegen können. Hiermit steuern Sie z.B. ab wann bzw. in welchem Rhythmus der Import durchgeführt wird.

Die Funktionsweise des automatischen Dateiimports wird nachfolgend ausführlich beschrieben.

Nutzen

Die Automatisierung der Ablage der unterschiedlichen Dokumente in der Aktenstruktur vereinfacht und verkürzt Prozesse, die Sie bisher manuell durchführen mussten. Die automatische Ablage kann von Ihnen beeinflusst werden und die Dokumente/Dateien können somit gleich an der gewünschten Stelle im Aktenmanager eingefügt werden. Somit stehen, die Dokumente gleich an der richtigen Stelle für die weitere Bearbeitung in tse:nit / cs:Plus bereit.

Die Bereitstellung der Dokumente kann auch von Drittprodukten - wie beispielsweise digital|bar erfolgen.

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