Einführung in die prozessorientiere Software

Einführung in die prozessorientiere Software

Die Idee der prozessorientieren Software

Die Idee

Mitarbeiter im Rechnungswesen oder in einer Steuerkanzlei nutzen Softwarefunktionen, um Aufgaben zu erfüllen: sie verbuchen Belege, drucken Saldenlisten oder bearbeiten Steuererklärungen.

Alle diese Arbeiten sind durch „Aufgaben“ motiviert – im Zusammenhang bilden sie Prozessschritte als Bestandteil der Prozesse des Rechnungswesens oder der Bearbeitungsprozesse innerhalb einer Steuerkanzlei.

Software ist aber heute ganz anders aufgebaut: alleine innerhalb der ADDISON Produkte gibt es über 1600 unterschiedliche Menübefehle (zu startende Programmteile), die in einer nach Tätigkeitsbereichen geordneten Hierarchie in Symbolleisten und Menüs angeordnet sind.

Untersuchungen zeigen, dass Benutzer heute nur noch einen Teil dieser Funktionen überhaupt kennen (man spricht von 50-70 % unbekannten Funktionen – durch schnelle Folge von Updates werden diese Lücken immer grösser).

Die Entwicklung von Software durchläuft verschiedene Generationen, die sich u.a. auf Grund der Anforderungen aus der Praxis, den gestiegenen Wettbewerbsbedingungen und den sich ständig verändernden Zielsetzungen ergeben.

Zeitliche Übersicht der Produktgenerationen

Funktionsorientierte Software

Ursprünglich wurden für die einzelnen Tätigkeitsbereiche des Rechnungswesens und der Steuerberater separate Programme bereitgestellt. So gab es u.a. voneinander getrennte Programme für Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Jahresabschluss. Nach Fertigstellung der Finanzbuchhaltung wurden die Salden in ein separates Jahresabschlussprogramm übertragen.

Anhand der genannten Beispiele ist aber erkennbar, dass diese Daten zusammengehören. Aus diesen separaten Programmen und Datenbanken ergaben sich u.a. folgende Nachteile:

• Daten waren mehrfach vorhanden und mussten somit abgeglichen und bei Veränderungen wieder entsprechend an die anderen Programme rückübertragen werden.
• Qualitätsprobleme, da die Daten in keinem logischen Zusammenhang standen.
• Performanceverlust durch die mehrfache Bereitstellung gleicher Daten.
• Start mehrerer Programme.

Integrierte Software

Hieraus entwickelte sich die Integrierte Softwaregeneration, die alle – bisher separaten – Programme unter einer einheitlichen Softwareumgebung/ Oberfläche vereint und die Daten in nur einer Datenbank zur Verfügung stellt.

Daten müssen somit nicht abgeglichen werden, da diese nur einmal vorhanden sind und allen anderen Programmteilen zur Verfügung gestellt werden. Unterschiede zwischen „gleichen“ Daten können somit nicht auftreten und die Bedienung erfolgt über eine Oberfläche.

Die Nachteile der funktionsorientierten Software waren damit beseitigt, jedoch richtet sich das Programm nicht an der zu erledigenden Aufgabe, sondern weiterhin an den Funktionen aus. Der Zusammenhang zwischen den einzelnen Arbeitsschritten/ Programmfunktionen wird im Kopf des Anwenders hergestellt. Der Anwender muss wissen, wo er den nächsten Schritt in der Software findet, er muss sich durch eine Menüstruktur arbeiten und die entsprechende Funktion starten.

Vorgangsorientierte Software

Die im Kopf des Anwenders hergestellte Arbeitsschrittabfolge wird als Vorgang direkt in der Software zur Bearbeitung bereitgestellt. Somit kann für die zu erledigende Aufgabe die entsprechende Aufgabenfolge ausgewählt und die einzelnen Arbeitsschritte nacheinander abgearbeitet werden, ohne das Programm wechseln oder den nächsten Schritt suchen zu müssen.

Die Software weiß somit, welcher Vorgang gerade läuft, passt sich diesem an und der Anwender wird dabei optimal unterstützt.

Ein Vorgang ist ein „Ticket“, das in der Software abgelegt ist und mehrere Stationen durchläuft: so wird der Vorgang zunächst einmal „geplant“, er wird „vorbereitet“, der Bearbeitungsablauf wird abgearbeitet und in der Kanzleiorganisation werden die Ergebnisse abgerechnet.

Prozessorientierte Software

Die prozessorientierte Softwaregeneration entwickelt diese Philosophie konsequent fort. Der Vorgang selbst beschränkt sich nur auf die darin enthaltenen Arbeitsschritte. Ein Gesamtbild des Mandanten ist hier aber nicht direkt erkennbar, die dazugehörigen Informationen sind vielmehr in auf die verschiedenen Teile der Software verteilt.

Für eine höhere Transparenz bei der Arbeit wird nun innerhalb der Software zwischen dem Mitarbeiterbereich und Mandantenbereich unterschieden. Des Weiteren wird der Mandant mit den entsprechenden Prozessen als sogenannte Akte abgebildet. Die Prozesse sind somit klar in der Software erkennbar und legen die Grundlage für eine stärkere Einbindung des Mandanten in diese Prozesse.

Prozessorientierte Softwaregeneration

Die prozessorientierte Softwaregeneration stellt die konsequente Weiterentwicklung der bisherigen Softwaregenerationen dar.

Für eine höhere Transparenz bei der Bedienung wurde die Software klar nach Mitarbeiterarbeitsplatz (=> ADDISON Desktop) und Mandant (=> Akte) gegliedert. Dies erhöht die Übersicht der zur Verfügung stehenden Funktionen und vereinfacht deutlich die Bedienung der Software.

So muss der Mitarbeiter beim Wechsel auf den ADDISON Desktop den aktuellen Bearbeitungsfall nicht verlassen. Beim Wechsel auf den ADDISON Desktop bzw. die Akte wird der Arbeitsbereich nur überblendet.

Im ADDISON Desktop stehen dem Mitarbeiter Werkzeuge zur Eigenorganisation und die Prozessbeschreibungen der Kanzlei zur Verfügung. Der Chef/Teamleiter bekommt zusätzlich wertvolle aktuelle Daten über seine Kanzlei und Analysewerkzeuge, um u.a. den aktuellen Stand der Buchhaltung und die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Daten abzufragen.

Des Weiteren wird das Gesamtbild Mandant und die damit verbundenen Prozesse über die (virtuelle) Akte dargestellt. Die Prozesse beschränken sich nicht nur auf die reine Arbeitsschrittabfolge des Vorganges, sondern setzen direkt bei der Auftragsvereinbarung mit dem Mandanten an.

Akte – Der Mandant

Übersicht

Der Mandant mit allen allgemeinen Informationen und Prozessen wird in der prozessorientierten Softwaregeneration als (virtuelle) Akte abgebildet. Diese repräsentiert letztlich die Akte/den Aktenordner, der für den Mandanten ggf. in der Kanzlei vorhanden ist.

Die Akte gliedert sich auch hier nach dem Aktendeckel/Aktendeckblatt und den Aktenregistern.

Aktendeckel

Der (virtuelle) Aktendeckel stellt alle allgemeinen Mandantendaten und –informationen übersichtlich zur Verfügung.

• CRM
  Mandantenauskunfts- und Mandantenmanagementsystem.
• Mandantenstammblatt
  Die Mandantenschnellauskunft zeigt alle wichtigen Mandantendaten wie Anschrift, Telefon, Fax und E-Mail sowie die Ansprechpartner der Kanzlei an. Die Mandantenstammdaten und die Bereiche des Mandanten können direkt bearbeitet werden.
• Chefinfo Alle Rechnungen des Mandanten (mit Kosten und Deckungsbeitrag (Rechnungsauskunft)), alle Aufträge des Mandanten (mit den Daten der letzten Fakturierung), alle offenen Leistungen der beim Mandanten angelegten Aufträge und die offenen Posten gegenüber der Kanzlei werden angezeigt.
• Office Manager Die Einträge des Office Managers und die Vorgänge zum aktuell ausgewählten Mandanten werden angezeigt. Die Einträge/Vorgänge können geöffnet und bearbeitet werden.
• Ablage Im Bereich Ablage wird der Navigationsbaum des Office Managers angezeigt. Der Navigationsbaum stellt die Ablagestruktur der Kanzlei dar. In den Fächern der Ablagestruktur werden die Einträge (Dokumente und Notizen) abgelegt. Die Ablagestruktur des Office Managers sollte der Papierablage der Kanzlei angepasst werden, um einen hohen Wiedererkennungseffekt zu gewährleisten.
• Data Warehouse Über den Bereich Data Warehouse stehen alle relevanten betriebswirtschaftlichen Daten des Mandanten auf einen Blick zur Verfügung. Unabhängig vom aktuellen Bearbeitungsfall kann auf die Daten aller Wirtschaftsjahre zugegriffen werden.

Aktenregister

Die Aktenregister der (virtuellen) Akte gliedern sich automatisch auf Grund der Auftragsvereinbarung zwischen Berater und Mandant. Jede Auftragsvereinbarung (z.B. Lohnabrechnung, Buchhaltung, Jahresabschluss) stellt somit ein eigenes Register dar.

Die Auftragspositionen eines Auftrages definieren detailliert die Tätigkeiten, die mit dem Auftrag verbunden sind.

Aus diesen Auftragspositionen ergeben sich schließlich die periodenbezogenen Aufgaben (=> Vorgänge), die durch die Mitarbeiter zu erledigen sind. Bei der Fertigung der monatlichen Buchhaltung als Beispiel, sind dies jeweils 12 Vorgänge je Wirtschaftsjahr. Der Vorgang stellt die für einen Arbeitsablauf benötigten Arbeitsschritte zusammen und leitet den Anwender durch eine bestimmte Aufgabe.

Zukünftig wird der periodenbezogene Vorgang noch durch eine periodenübergreifende Dauerakte je Bereich (z.B. Finanzbuchhaltung) unterstützt. Die Dauerakte stellt alle relevanten Stammdaten und Dokumente zur Verfügung. Hierbei kann es sich z.B. um Verträge oder Notizen für die Bearbeitung des Mandanten handeln.

Der Zusammenhang zwischen Auftrag -> Auftragsposition -und Vorgang

Allgemein

Die Prozesse mit dem Mandanten beschränken sich nicht nur auf die reine Arbeitsschrittabfolge eines Vorganges, sondern setzen direkt bei der Auftragsvereinbarung mit dem Mandanten an.

Vorgänge haben einen Lebenszyklus

Folgt man diesem Gedanken, ist zu erkennen, dass Vorgänge nicht einfach nur Abläufe sind, die in der Software hinterlegt sind.

Ein Vorgang ist ein „Ticket“, das in der Software abgelegt ist und mehrere Stationen durchläuft: so wird der Vorgang zunächst einmal „geplant“, er wird „vorbereitet“, der Bearbeitungsablauf wird abgearbeitet. In der Steuerkanzlei werden die Ergebnisse abgerechnet.

Daher ist ein Vorgang auch nicht einfach eine Ablage, oder ein anpassbarer Menübaum, sondern er ist ein Element, das viele Bestandteile der Software an einem Punkt zusammenführt.

Verknüpfung Kanzleihandbuch

Der Vorgang ist über den zugeordneten Bereich direkt mit ADDISON Kanzleihandbuch verknüpft. Durch den aktiven Vorgang „weiß das Programm“, was der Benutzer erreichen will und kann sich an dieses Ziel anpassen.

Zuständiger Mitarbeiter

Der Vorgang ist einem Mitarbeiter zugeordnet, der für den Vorgang zuständig ist. Dadurch kann seine Belastung im Planungsmanager berechnet und angezeigt werden. Der Vorgang erscheint im Vorgangsmanager – der Aufgabenliste des Mitarbeiters.

Start-, Endezeit, Plandaten

Über Vorgangsbeginn, Vorgangsende, Plandaten, Zeitstatistik kann der Vorgang zeitlich eingeordnet werden. Die Verwaltung der Plandaten am Vorgang bildet die Grundlage für den Planungsmanager.

Voreinstellungen Programme

An jedem Vorgang werden Voreinstellungen für die einzelnen Programme zugeordnet. Der Vorgang „weiß“ für welche Periode, welches Bilanzschema, welchen Kostkreis er vorgesehen ist und verwaltet diese Eigenschaften. Alle Programme richten sich in ihrer Voreinstellung nach diesen Eigenschaften.

Arbeitsschritte

Dem Vorgang ist eine gegliederte Arbeitsanweisung zugeordnet, die nur noch abgearbeitet werden kann. Beim Öffnen des Vorgangs wird die Arbeitsanweisung eingeblendet und braucht nur noch abgearbeitet zu werden.

Automatische Zeitmessung

Über den Mechanismus der automatischen Zeitmessung wird für jeden Vorgang einerseits eine Protokollierung der verbrauchten Zeit erreicht, andererseits wird darüber die Möglichkeit der Nachkalkulation der Vorgänge ermöglicht.

Seitenbereich

Über den Seitenbereich Bearbeitung kann die entsprechende Bearbeitung des Prozesses bis zum vorgangsorientierten Arbeiten – d.h. letztlich die Abarbeitung der vereinbarten Aufgabe - durchgeführt werden.

Im Seitenbereich Bearbeitung werden für den aktuellen Mandanten die Kanzleiaufträge und Auftragspositionen, sowie bereits bestehende Vorgänge angezeigt.

Sind keine Kanzleiaufträge vorhanden, ist dieser Bereich leer. Es wird nur der Ordner Weitere Vorgänge angezeigt. Die Neuanlage von Aufträgen und Auftragspositionen ist hier jederzeit möglich.

Der Hauptposition des Auftrages ist automatisch der voreingestellte Standardarbeitsablauf für diesen Bereich vorbelegt. Eine entsprechende Steuerung, welcher Vorgang für welchen Bereich grundsätzlich verwendet werden soll, finden Sie im Kapitel Vorgangsteuerung.

Neuen Vorgang erstellen

Soweit noch kein Vorgang angelegt wurde, kann über Doppelklick auf die Auftragsposition oder über das Kontextmenü Vorgänge erstellen dieser generiert werden. Es muss der entsprechende Vorgangszeitraum erfasst werden, für den Vorgänge generiert werden sollen.

Beispiel: Bei der monatlichen Finanzbuchhaltung für das Jahr 2010 muss 01.2010 bis 12.2010 erfasst werden. In diesem Fall wird für jeden Monat ein entsprechender Vorgang generiert.

Bestehenden Vorgang aktivieren

Soweit bereits ein Vorgang angelegt wurde, kann über Doppelklick auf die Auftragsposition oder über das Kontextmenü Vorgang starten dieser aufgerufen werden.

Beim erstmaligen Aufruf des Vorgangs werden zunächst die Eigenschaften angezeigt. Alle Programmfunktionen, die aus dem aktiven Vorgang aufgerufen werden, erhalten automatisch die entsprechenden Voreinstellungen aus den Vorgangseigenschaften.

Der Vorgang in der Übersicht

Der Vorgang bildet den Dreh- und Angelpunkt zwischen Auftragsvereinbarung auf der einen Seite und der Arbeitsschrittabfolge, Dauerakte und Dokumenten des Mandanten auf der anderen Seite.

Inhalt/ Möglichkeiten des Vorgangs

Der Vorgang setzt sich aus mehreren Elementen zusammen, die den Anwender optimal bei der Bearbeitung unterstützen sollen. Dies sind u.a.:

• Arbeitsschritte beinhalten ADDISON Programmfunktionen, aber auch manuelle Arbeitsschritte, die z.B. außerhalb der Software stattfinden oder Arbeitsanweisungen sein können.
• Checklisten unterstützen die Dokumentation/Qualitätssicherung bei der Abarbeitung.
• Vorgangseinstellungen dienen u.a. der korrekten Zuordnung des Vorgangs zu Mandant, Mitarbeiter, Auftragsposition und zur Vorbelegung der Programmschritte, bei der Abarbeitung des Vorgangs aufgerufen werden.