Einführung Rechnungseingangsbuch

Einführung Rechnungseingangsbuch

Aufgabe des Rechnungseingangsbuches

Mit dem Rechnungseingangsbuch können Sie schnell und einfach Rechnungen und Gutschriften für Lieferanten erfassen.

Das Rechnungseingangsbuch bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, eingehende Rechnungen und Gutschriften chronologisch zu erfassen, sondern dient auch dazu, gescannte Dokumente automatisch zu archivieren. Die Erfassung der Rechnungen kann dabei arbeitsteilig auch von buchhaltungsfremden Mitarbeitern z.B. aus der Poststelle vorgenommen werden, während die anschließende Verbuchung in der Buchhaltung erfolgt. Dabei sorgt die Texterkennung dafür, dass bestimmte Angaben bereits beim Hochladen des Belegs erkannt werden und für die Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen. Das gescannte Dokument bleibt mit der Buchung verbunden und kann von jeder Stelle der Finanzbuchhaltung aus eingesehen werden.

Die Einträge des Rechnungseingangsbuchs fließen in die Offene-Posten-Verwaltung ein und können dort für den Zahlungsverkehr genutzt werden.

Wesentliche Funktionen einer Kreditoren-Buchhaltung, wie mehrstufiges Freigabe- und Signaturverfahren sowie die Einhaltung des 4-Augen-Prinzips, sorgen dabei für eine reibungslose und schnelle Abarbeitung der Belege.

Besonders vorteilhaft ist die jederzeit nachvollziehbare Dokumentation der Tätigkeiten und Freigaben zur Rechnung aus den Auswertungsprogrammen einer Finanzbuchhaltung bis hin zum digitalisierten Dokument.

Programmzweck

Das Rechnungseingangsbuch ermöglicht einerseits die zeitnahe Erfassung der Rechnungen/Gutschriften und damit einen deutlich besseren Überblick über die Liquiditätssituation als auch eine transparente Steuerung und Beschleunigung des Rechnungsdurchlaufs.

Die folgenden Punkte werden durch die Möglichkeit der automatisierten Rechnungsprüfung gewährleistet:

• transparenter Rechnungsdurchlauf durch integrierbare Workflowsteuerung
• 4-Augen-Prinzip
• Mehrstufiges Freigabe- und Signaturverfahren
• Vorkontierung auf Konten oder Kostenstellenebene
• Dokumentation des Rechnungsdurchlaufs
• ständige Verfügbarkeit der Dokumente an allen Arbeitsplätzen

Prozesssteuerung

Workflow

Für das Finanzwesen lassen sich sogenannte Workflows definieren.

Die Dokumente sind dann in der weiteren Bearbeitung digital verfügbar und werden somit parallel oder auch stufenweise durch die verschiedenen am Prozess beteiligten Personen abgearbeitet. So kann beispielsweise die inhaltliche und sachliche Prüfung der Rechnung zeitgleich mit der Erfassung der Kontierung an anderer Stelle erfolgen. Die Rechnungsfreigabe bzw. die Zahlungsanweisung erfolgt dann in einer nächsten Stufe durch den jeweils Bevollmächtigten.

Für das digitale Rechnungseingangsbuch kann nun auch ein Freigabeverfahren mit individueller betragsabhängiger Berechtigung definiert werden. Jeder Arbeitsschritt kann mit einer Freigabepflicht durch den Anwender oder einer übergeordneten Person versehen werden.

Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen zur Erstellung eines Workflows und der Bearbeitung im Workflow Manager finden Sie in den folgenden Kapiteln.

Neuerungen

Version 5.1.9.0

• Dublettenprüfung im Rechnungseingangsbuch

Beim Hinzufügen eines Belegs in das Rechnungseingangsbuch (REB-Liste) erfolgt automatisch eine Prüfung auf Dubletten. Wird ein doppelter Beleg erkannt, erscheint ein Hinweisfenster, über das Sie das weitere Vorgehen steuern können.

• **Schaltfläche „Ja“**Das ausgewählte Dokument wird in das Rechnungseingangsbuch übernommen und kann anschließend per Workflow zur weiteren Bearbeitung oder Freigabe versendet werden.
• Schaltfläche „Nein“
  Das ausgewählte Dokument wird nicht in das Rechnungseingangsbuch übernommen.
• Hinweis:

Belegdubletten müssen manuell aus der Belegliste entfernt werden.

• Dublettenprüfung aktivieren/deaktivieren

Die Dublettenprüfung wird über Menü / Verwaltung / Einstellung / Dublettenprüfung aktivieren benutzerbezogen aktiviert/deaktiviert.

• Anmerkungen für die E-Rechnungsansicht

Die Möglichkeiten zum Anbringen von Anmerkungen auf E-Rechnungen wurden erweitert.

Die Positionsansicht ist in drei Bereiche aufgeteilt. Oben werden die Basisdaten der Rechnung zusammengefasst, darunter folgen die einzelnen Rechnungspositionen und ganz unten werden die Anmerkungen zur Rechnung tabellarisch dargestellt.

Die Bereiche mit den Basisdaten und den Positionsdaten verfügen über eine eigene Toolbar, über welche die verschiedenen Anmerkungen angebracht werden können.

Oben bei den Basisdaten der E-Rechnung können Anmerkungen folgenden Typs angebracht werden:

Mit Ausnahme des Eingangsstempels können diese Anmerkungen auch auf den einzelnen Rechnungspositionen angebracht werden:

	Die Toolbar im Bereich der Rechnungspositionen enthält zudem noch drei Schaltflächen, mit denen die Positionen der E-Rechnung einzeln, kumuliert oder kumuliert nach Steuersätzen als Aufteilungsbuchung übernommen werden können. Hinweis: Die direkte Übergabe in die ADDISON Buchungsmaske ist derzeit noch nicht verfügbar und wird ggf.in einer späteren Version implementiert.
	Die Toolbar im Bereich der Anmerkungen beinhaltet Schaltflächen zum Anbringen von einfachen Text-Notizen sowie zum Bearbeiten und Löschen von Anmerkungen. Das grüne Filter-Symbol aktiviert das Filtern beim Positionswechsel. Das bedeutet, dass beim Auswählen einer Rechnungsposition nur die zugehörigen Anmerkungen aufgelistet werden

Beim Wechsel in die (HTML-)Ansicht einer E-Rechnung werden die Anmerkungen rechts grafisch dargestellt. Anmerkungen zu einzelnen Rechnungspositionen werden optisch mit den Positionsdaten auf der (HTML-)Ansicht verbunden, wenn in der Ansicht die Registerkarte „Details“ ausgewählt wird.

Version 5.1.5.0

• Workflow-Start-Dialog: Anzeige der Auto-Gruppen bei gruppenabhängigen Workflows einstellbar

Im Auswahl-Dialog beim Starten von Workflows kann im Falle von gruppenabhängigen Workflows nun die Anzeige der Auto-Gruppen deaktiviert werden. Dadurch wird die Auswahl der gewünschten Gruppe zur Freizeichnung erheblich vereinfacht.

• WorkflowManager: Templates können nun dynamisch erweitert werden beim Hinzufügen komplexer Erfassungs-Aktivitäten, wenn das dazu notwendige Feld im Template fehlt
• Zusätzliche Textmakros $WFNAME$ und $ERSTELLT$ für E-Mail-Aktivitäten

Version 5.1.4.0

• Neu Aktivität "Workflow aus Variable starten" um verschiedene Workflows zu starten
• Funktion zum Ändern von Benutzern / Gruppen in mehreren Aktivitäten
• Eskalation übernehmen beim Speichern unter anderem Namen
• Konfigurierbare E-Mail-Texte für Anfragen und Weiterleitungen
• Gruppenabhängige Workflows
• Ordnerabhängige Workflows in der Unicapture-Dokumentenerfassung

Auswahlmöglichkeit zum Abrufen der Workflows auf Workflowebene über die Tabellenansicht

Durch die neue Abholoption ist es nun möglich, nur die Workflows abzuholen/aktualisieren, wie in der Tabellenansicht gefiltert wurde.

Die Abholoption Aktuelle Filtereinstellung beim Aktualisieren verwenden können Sie im Rechnungseingangsbuch (REB) / Menü / Einstellungen Workflows abholen aktivieren: