Einführung und übergreifende Hinweise
Einführung und übergreifende Hinweise
Allgemeine Informationen zu SMART Connect
SMART Connect umfasst die Applikationen SMART Connect Integration bzw. Basic und SMART Connect Box, sowie für Integration das Zusatzmodul SMART Connect Workflow. SMART Connect Integration bzw. Basic dient als Schnittstelle zwischen Drittanbietern und der Steuerberatersoftware, SMART Connect Box mit einer digitalen geordneten Belegablage als digitales Belegarchiv.
- SMART Connect Integration & Workflow
Mit SMART Connect Integration können digitale Belege und Buchungen
- automatisiert bei angebundenen Drittanbietern abgerufen,
- von angebundenen Drittanbietern empfangen,
- Buchungen und Rechnungsdaten im DATEV-Format manuell importiert,
- Belege ohne Buchungsdaten direkt in der Erfassung in SMART Connect hinzugefügt oder
- über die Anbindung des ADDISON Direkt Beleghubs importiert
werden. Mittels Belegerkennung werden Belege ohne Buchungsdaten aus Vorsystemen analysiert und angereichert, so dass die Folgeverarbeitung dadurch erleichtert wird. Aus den extrahierten Daten werden dabei Buchungssätze erstellt und an die Steuerberatersoftware übertragen. Dort werden diese importiert oder gebucht, dabei eventuell noch korrigiert und anschließend nach Upload wieder am ursprünglichen Dokument gespeichert. Zusätzlich ist es möglich, Zahlungen zu erstellen. SMART Connect Workflow ermöglicht auch Sammelzahlungen.
- SMART Connect Basic
SMART Connect Basic ist nur in Verbindung mit der Aktivierung eines Premiumpartners (sevdesk, GetMyInvoices) verfügbar und kann nicht separat lizenziert werden. Mit dieser Lizenz können keine weiteren Datenquellen angebunden und importiert, keine Belege in SMART Connect hinzugefügt und keine Belege aus dem ADDISON Direkt Beleghub angenommen werden.
- SMART Connect Box
Mit SMART Connect Box können zusätzlich alle anderen Buchungen und Belege aus der Steuerberatersoftware in das digitale Belegarchiv übertragen und dem Mandanten als digitales Archiv zur Verfügung gestellt werden. SMART Connect Box kann auch ohne SMART Connect Integration bzw. Basic genutzt werden.
Sie können - sofern beide Applikationen aktiv sind - über das Menü 
Technische Voraussetzungen für SMART Connect Box
Durch den initialen Upload und die regelmäßig durchgeführte Synchronisation von SMART Connect Box werden auch die Belegdateien, die über SBA oder DocuWare (über ADDISON) archiviert worden sind, in der SMART Connect Box bereitgestellt.
Bitte beachten Sie dafür die nachstehend beschriebenen Voraussetzungen und richten Sie das System vor der Initialisierung von SMART Connect Box entsprechend ein.
Anbindungen mit SBA
Die Aufgabe, die Belegdateien aus SBA bereitzustellen und in die SMART Connect Box zu übertragen, wird u.a. vom Windows-Dienst ADDISON Scheduler Server übernommen.
Liegt bei Ihnen eine SBA Server- oder Client-Installation auf einem WTS vor, so wird dabei auf die SBA-Dateien im freigegebenen SBA Datenverzeichnis Uniarchiv zugegriffen. Dieses befindet sich im Standardfall auf Ihrem Datenbank- oder Terminalserver.
Windows Recht einräumen für ADDISON Service
Zwingende Voraussetzung für die Übertragung der in SBA archivierten Dokumente nach SMART Connect Box ist, dass das Windows-Konto, unter dem der Dienst ADDISON Scheduler Server in Ihrem Umfeld läuft (im Standardfall das Konto ADDISON Service), auf das freigegebene Verzeichnis Uniarchiv zugreifen kann.
Dazu ist es notwendig, dass das Konto
- in den erweiterten Freigabeberechtigungen
- und den NTFS-Berechtigungen
die Berechtigungen Ändern und Lesen erhält.
Bitte prüfen Sie vor dem erstmaligen initialen Upload in die SMART Connect Box, ob dieses Konto (i.d.R. ADDISON Service) die entsprechenden Rechte besitzt und räumen Sie diese Windows-Benutzerrechte ggf. im Vorfeld ein.
Weitere Hinweise zur Installation von SBA finden Sie in der Dokumentation Installationsanleitung SBA auf der Hauptversions-DVD.
Anbindungen mit DocuWare (über ADDISON)
Dem BBS-Benutzer ADMIN muss über DocuWare-Recherche / Menü / Konfiguration bearbeiten ein DocuWare-Benutzer zugeordnet werden.
Der zugeordnete DocuWare-Benutzer muss mindestens folgende Berechtigungen besitzen:
- Archiv - allgemeine Berechtigungen: Suchen, Dokumente anzeigen sowie Exportieren
- Dialoge: Suche und Ergebnis
- Indexwertprofile: Zugriff auf die relevanten Dokumente der Fibu-Mandate muss gegeben sein.
Es wird empfohlen, dem DocuWare-Benutzer eine eigene (named) Benutzerlizenz für DocuWare zuzuordnen.
Bitte prüfen Sie vor dem erstmaligen initialen Upload in die SMART Connect Box, ob ein DocuWare-Benutzer, der die entsprechenden Rechte besitzt, dem BBS-Benutzer ADMIN zugeordnet ist und richten Sie dies ggf. im Vorfeld ein.
Technische Voraussetzungen Beleg-Bearbeitung
Für die Bearbeitung von Belegen innerhalb von SMART Connect ist ein moderner und aktueller Browser Voraussetzung.
Es sind aktuell folgende Browser für die Bearbeitung der Belege freigegeben:
- Microsoft Edge (Windows, Mac OS X)
- Google Chrome (Windows, Mac OS X)
- Opera (Windows, Mac OS X)
- Firefox (Windows, Mac OS X)
- Brave (Windows, Mac OS X)
Bitte beachten Sie: Unter Mac OS X wird der Safari Browser bis Version 16.3 nicht unterstützt. In diesem Fall erhalten Sie bei Aufruf der Beleg-Bearbeitung folgenden Hinweis.
SMART Connect - Funktionsumfang und Berechtigungen
Umfang
In SMART Connect werden alle Belege angezeigt und berücksichtigt, die von externen Datenquellen über SMART Connect abgerufen oder übermittelt, als DATEV Pro/XML-Import manuell importiert, in SMART Connect in der Erfassung hochgeladen oder über den ADDISON Direkt Beleghub übergeben wurden. Mit SMART Connect Integration steht Ihnen der volle Leistungsumfang zur Verfügung. SMART Connect Basic - nur in Verbindung mit der Aktivierung eines Premiumpartners verfügbar - hat einen reduzierten Funktionsumfang. Sie können damit keine weitere externe Datenquelle anbinden, keinen manuellen Datenimport im DATEV Pro/XML Format durchführen, keine Belege direkt in SMART Connect hinzufügen sowie kein Belege über den ADDISON Direkt Beleghub empfangen. Zudem steht die Beleganalyse nicht zur Verfügung. Die Erstellung von Einzelzahlungen ist mit beiden Applikationen möglich. Die Erstellung von Sammelzahlungen nur für SMART Connect Integration mit dem Zusatzmodul SMART Connect Workflow.
Berechtigungen - optionale Funktionen
Zusätzlich können für beide Varianten von SMART Connect einige Berechtigungen optional aktiviert oder deaktiviert werden. Dies ermöglicht es Ihnen, die Zusammenarbeit mit ihren Mandanten individuell auf deren Bedürfnisse und Fähigkeiten anzupassen, um für beide Seiten einen optimalen Workflow zu gestalten. Dabei werden allgemeine und mandantenspezifische Berechtigungen unterschieden. Diese Berechtigungen können in den Firmeneinstellungen / Steuerberater Einstellungen / Berechtigungen aktiviert/deaktiviert werden - siehe 10.8.5 Berechtigungen.
Allgemeine Berechtigungen
Die allgemeine Berechtigungen sind im Standard deaktiviert:
- Erstellen von Zahlungen in SMART Connect
- Bereitstellen von Zahlungsbuchungen bei Zahlungsausführung
- Verwendung von Differenzenkonten als fehlende Pflichteingabe behandeln
- Erfassung von Kostenstellen in der SMART Connect Erfassung
- Erfassung nur vordefinierter Kostenstellen in SMART Connect
Berechtigungen auf Mandantenebene
Die mandantenspezifischen Berechtigungen sind im Standard aktiviert, insofern nicht anders angegeben:
- Bearbeitung von Belegen in SMART Connect
- Hinzufügen von Belegen in SMART Connect
- Löschen von Belegen in SMART Connect (im Standard deaktiviert)
- Anlage von Personenkonten in SMART Connect
- Bearbeiten von Personenkonten in SMART Connect
- Verwaltung der Kostenstellen durch den Mandanten (im Standard deaktiviert und nur aktivierbar, wenn allgemein aktiviert)
Aufbau des Handbuches
In diesem Handbuch werden in den folgenden Kapiteln zunächst die einzelnen Menüpunkte der Applikationen SMART Connect Integration/Basic ausführlich erläutert. Dies erfolgt gemäß der Anordnung der Menüpunkte in der Applikation.
In Kapitel 12 - SMART Connect Integration/Basic: Kurzanleitungen Prozessabschnitte werden einzelne Abläufe - auch im Zusammenspiel mit der jeweiligen Steuerberatersoftware ADDISON oder AKTE (tse:nit/cs:Plus) - anhand von Kurzanleitungen beschrieben.
In Kapitel 14 - SMART Connect Box werden die Menüpunkte und Prozesse der App SMART Connect Box beschrieben.
Aktualisierung des Handbuches
Aufgrund von abweichenden Release-Rhythmen zwischen der Online-Applikation SMART Connect und der jeweiligen Kanzleisoftware kann es unter Umständen vorkommen, dass dieses Handbuch bei Aufruf aus der Kanzleisoftware nicht immer auf dem aktuellen Stand ist.
Darüber hinaus ist es möglich, dass nicht immer alle Bildschirmansichten auf dem aktuellen Stand sind, insbesondere dann, wenn z.B. an einer anderen Stelle ein Menü/Register/Feld hinzugekommen ist, auf welches an der betreffenden Stelle im Handbuch kein Bezug genommen wird.
Dieses Handbuch ist in der aktuellen Version auch immer über den Steuerberaterzugang auf dem Dashboard in SMART Connect aufrufbar.
Über die letzten Neuerungen informieren wir Sie und die Mandanten auch im ADDISON Direkt Hilfecenter.