Eingabefelder- und Dialog-Erläuterungen

Eingabefelder- und Dialog-Erläuterungen

BBS-Benutzer

Nachfolgend erhalten Sie eine Beschreibung der Felder der Detailansicht, die in Zusammenhang mit der Einrichtung eines BBS-Benutzers vorkommen bzw. zwingend benötigt werden.

Folgende Einstellungen können im Bereich "Benutzer" hinterlegt werden:

BBS-Benutzername

Name des Benutzers (maximal 20 Zeichen). Unter diesem Namen muss sich der neue Benutzer am System anmelden können (Login).

Der Name wird automatisch in Großbuchstaben umgewandelt.

Wenn der BBS-Benutzername dem Namen eines vorhandenen Windows-Benutzers entspricht, so kann sich der Anwender entweder mit dem BBS-Kennwort oder mit dem Windows-Kennwort anmelden, vorausgesetzt diese Funktionalität wurde generell und für den Benutzer zugelassen. Siehe dazu „BBS-Einstellungen“.

Windows-Benutzerkonto (Optional)

Dem BBS-Benutzer kann ein Windows-Benutzerkonto zugeordnet werden. Diese Möglichkeit steht erst dann zur Verfügung, wenn die allgemeine Option "Verzeichnisschutz" (Datenverzeichnisse mit Windowsrechten schützen) aktiviert ist. In der Regel ist dieses Feld standardmäßig ausgeblendet.

Kommentar (Optional)

Hier können Sie eine kurze Beschreibung für den Benutzer eingeben, z.B. Name und Abteilung des Mitarbeiters. Der Kommentar kann bis über 32.000 Zeichen lang sein, Sie sollten aber bedenken, dass in der Benutzer-Ansicht nicht so viel Platz vorgesehen ist.

Vorname (Pflichtfeld)

Hinterlegen Sie hier bitte den Vornamen des Benutzers. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtangabe.

Nachname (Pflichtfeld)

Hinterlegen Sie hier bitte den Nachnamen des Benutzers. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtangabe.

Benutzertypen

Folgende Benutzertypen können definiert werden. Bitte beachten Sie, dass einige Eigenschaften wie AO-Administrator oder Präsentationsbenutzer nicht bei allen Benutzertypen zur Verfügung stehen bzw. sich auch gegenseitig ausschließen können.

• Sachbearbeiter (Optional)

Bei der Erstellung neuer Benutzer im Benutzer Berechtigungssystem (BBS) wird sofort und automatisch der interne Zugriff aus der ADDISON Software auf ADDISON Online eingerichtet. Außer dem Anlegen des Mitarbeiters sind dafür keine weiteren Schritte notwendig. Die Funktionalität ist im Wesentlichen mit der Eigenschaft Sachbearbeiter verknüpft. Dieser Benutzertyp kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

Wenn Sie über das BBS auch selbstbuchenden Mandanten (z.B. ASP-Mandanten) verwalten, achten Sie bitte bei der Neuanlage dieser Benutzer, dass Sie den Haken bei Sachbearbeiter, der standardmäßig gesetzt ist, entfernen, da diese Benutzer keinen Zugriff auf ADDISON Online erhalten sollten.

• Basisbenutzer (Optional)

Es handelt sich hierbei um einen Benutzer, der seine Tätigkeit nur in der ADDISON Software ausübt und keinen Zugriff auf ADDISON Online benötigt. Dieser Benutzertyp kann nachträglich auch in einen Sachbearbeiter geändert werden.

Es öffnet sich folgender Auswahldialog:

E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)

Hinterlegen Sie hier bitte die E-Mail-Adresse des Benutzers. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtangabe.

Abweichende E-Mail-Adresse AP+ (Optional)

Hier kann eine abweichende E-Mail-Adresse für die Anbindung an das ADDISON Portal Plus angegeben werden, wenn die im Feld "E-Mail-Adresse" angegebene nicht eindeutig ist. Für die Nutzung des ADDISON Portal Plus ist zwingend eine eindeutige E-Mail-Adresse zur Identifizierung des Benutzers erforderlich.

Kennwort ändern (…)

Darüber kann das Kennwort eines BBS-Benutzers geändert/zurückgesetzt werden. Wird auf die Schaltfläche geklickt öffnet sich ein entsprechender Dialog. In diesem Dialog muss:

• Das bisherige Kennwort bzw. das ADMIN-Kennwort eingegeben werden, wenn das aktuelle Kennwort nicht bekannt ist.
• Das neue Kennwort des Benutzers (wird bei der Eingabe nicht angezeigt) eingegeben werden. Beachten Sie, dass dabei auch die Groß-/Kleinschreibung von Bedeutung ist. Mit diesem Kennwort muss sich der neue Benutzer am System anmelden (Login).
• Das neu eingegebene Kennwort muss zur Prüfung der korrekten Eingabe wiederholt werden.

Folgende Einstellungen können im Bereich "Einstellungen" hinterlegt werden:

Mandant(en) zugelassen (Optional)

Werden hier Mandantennummer hinzugefügt, so können nur diese Mandantennummer verarbeitet werden.

Einstellungen, die ggf. auf Gruppenebene getroffen wurden, gelten nicht mehr.

Administrator (Systemverwaltung) (Optional)

Ist das Feld aktiviert, so wird der selektierte BBS-Benutzer als Administrator deklariert und kann selbst Änderungen am BBS vornehmen, wie z.B. Benutzer und Gruppen selbst verwalten.

AO-Administrator (Optional)

Ist ein BBS-Benutzer als „Administrator“ konfiguriert worden, so wird er standardmäßig ebenfalls als „ADDISON Online-Administrator“ zugeordnet und kann Funktionen in Zusammenhang mit "ADDISON Online" bzw. „ADDISON Direkt“ ausführen. Wenn dies nicht erwünscht ist, so muss das Kontrollkästchen entfernt werden.

Eingeschränkter Administrator (Optional)

Diese Einstellung wird im Zusammenhang mit der Mandantenpräsentation verwendet. Einzelheiten zur Verwendung finden Sie in diesem Kapitel.

Präsentationsbenutzer (Optional)

Diese Einstellung wird im Zusammenhang mit der Mandantenpräsentation verwendet. Einzelheiten zur Verwendung finden Sie in diesem Kapitel.

Konto ist deaktiviert (Optional)

Ist das Feld aktiviert, so ist eine Anmeldung mit dem selektierte BBS-Benutzer nicht mehr möglich.

Wenn das Benutzerkonto gesperrt ist, kann sich der Anwender innerhalb der ADDISON Software nicht mehr anmelden. In dem Fall wird eine entsprechende (Fehler-)Meldung ausgegeben.

Anmeldung mit Windows-Kennwort nicht zulassen (Optional)

Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden für die Anmeldung in der Datenbank sowohl das BBS- als auch das Windows-Kennwort des Benutzers akzeptiert.

Ausnahme: BBS-Benutzer ADMIN: die Anmeldung kann nur mit dem BBS-Kennwort erfolgen.

Diese benutzerspezifische Option ist in Verbindung mit der generellen BBS-Einstellung „Anmeldung mit Windows-Kennwörter zulassen“ zu setzen.

BBS-Gruppen

Reiter Gruppeneigenschaften

Nachfolgend erhalten Sie eine Beschreibung der Felder der Detailansicht, die in Zusammenhang mit der Einrichtung einer BBS-Gruppe vorkommen bzw. zwingend benötigt werden.

Name

Name der Gruppe, wird automatisch in Großbuchstaben umgewandelt. Dieser Name kann Benutzern zugewiesen werden, um sie zu Mitgliedern dieser Gruppe zu machen und ihnen deren Rechte zu verleihen.

Kommentar (Optional)

Hier können Sie eine kurze Beschreibung für die Gruppe eingeben, z.B. Zweck der Gruppe, Umfang der Rechte usw. Der Kommentar kann bis über 32.000 Zeichen lang sein, Sie sollten aber bedenken, dass in der Gruppen-Ansicht nicht so viel Platz vorgesehen ist.

Reiter Rechteverwaltung

Hier können Sie die Projekte und deren Attribute für die selektierte Gruppe freigeben bzw. sperren, sowie die Bearbeitung von Mandanten zulassen oder verbieten.

Projekt

Projekte und somit Funktionen innerhalb der ADDISON Software werden freigegeben, indem sie durch das Häkchen vor dem Projektnamen selektiert werden.

Attribute/Zusatzdaten

Attribute und somit Funktionen innerhalb eines Projektes werden freigegeben, wenn sie durch das Häkchen vor dem Attributnamen selektiert werden.

Attribute, die es in einer älteren Version der Anwendung noch nicht gab, sind nach einer Aktualisierung der Anwendung zunächst freigegeben.

Mandant sperren

Darüber können Sie Mandanten für ein bestimmtes Projekt innerhalb einer Gruppe sperren, d.h. Sie bestimmen, welche Mandanten und Bereiche in die Liste der gesperrten Mandanten aufgenommen werden. Diese Mandanten dürfen innerhalb des Projekts in dieser Gruppe nicht bearbeitet werden.

• Von Nr.: Nummer des Mandanten, der gesperrt werden soll bzw. Nummer des ersten Mandanten innerhalb eines Bereichs, der gesperrt werden soll.
• Bis Nr.: Nummer des letzten Mandanten innerhalb eines Bereichs, der gesperrt werden soll (optional). Wenn dieser Wert nicht eingegeben wird, wird nur ein einzelner Mandant gesperrt.

Bei der Eingabe wird nicht geprüft, ob eine bestimmte Nummer oder ein bestimmter Bereich schon gesperrt ist.

Die gesperrten Mandanten bzw. Bereiche können sich überschneiden oder gar ganz überdecken. Die tatsächlichen Sperren ergeben sich dabei aus der Summe aller Sperren.

Benutzerrechte übertragen

Über die Funktion "Benutzerrechte übertragen" steht Ihnen folgende Funktionalität zur Verfügung:

Dialog "Rechte auf bestehenden Benutzer übertragen"

In diesem Dialog können Sie nur einen bestehenden BBS-Benutzernamen eingeben, der die Benutzerrechte eines zuvor selektierten Benutzers erhalten soll. Bei dieser Funktion werden die Zuordnungen der BBS-Gruppen und die Einstellungen eines Benutzers wie z.B. das Attribut "AO-Administrator" auf den ausgewählten Benutzer kopiert.

Die Funktion dient zur Übertragung der Berechtigungen des ausgewählten Benutzers auf einen bestehenden Benutzer.

Die einzelnen Dialogelemente haben folgende Bedeutung:

BBS-Benutzername

Name des bestehenden Ziel-Benutzers

Kommentar (Optional)

Hier können Sie eine kurze Beschreibung für den Benutzer eingeben, z.B. Name und Abteilung des Mitarbeiters. Der Kommentar kann bis über 32.000 Zeichen lang sein, Sie sollten aber bedenken, dass in der Benutzer-Ansicht nicht so viel Platz vorgesehen ist.

Beim Verlassen des Einrichtungsdialogs erscheint die Sicherheitsabfrage, dass der verwendete BBS-Benutzer bereits in der Datenbank vorhanden ist und überschrieben werden soll. Diese ist mit JA zu bestätigen, sofern es sich um den korrekten Benutzer handelt.

Dialog Gruppe kopieren

In diesem Dialog können Sie Name und Kommentar für die Kopie einer zuvor selektierten Gruppe festlegen. Die einzelnen Dialogelemente haben folgende Bedeutung:

Gruppen-Name

Name der Gruppe, wird automatisch in Großbuchstaben umgewandelt. Einer Gruppe können Benutzer zugewiesen werden, um sie zu Mitgliedern dieser Gruppe zu machen und ihnen deren Rechte zu verleihen.

Kommentar (Optional)

Hier können Sie eine kurze Beschreibung für die Gruppe eingeben, z.B. Zweck der Gruppe, Umfang der Rechte usw. Der Kommentar kann bis über 32.000 Zeichen lang sein, Sie sollten aber bedenken, dass in der Gruppen-Ansicht nicht so viel Platz vorgesehen ist.

Dialog Gruppe umbenennen

In diesem Dialog können Sie einen neuen Namen oder Kommentar für eine Gruppe festlegen. Die einzelnen Dialogelemente haben folgende Bedeutung:

Gruppen-Name

Neuer Name der Gruppe, wird automatisch in Großbuchstaben umgewandelt. Dieser Name kann Benutzern künftig zugewiesen werden, um sie zu Mitgliedern dieser Gruppe zu machen und ihnen deren Rechte zu verleihen.

Kommentar (Optional)

Der Kommentar kann bis über 32.000 Zeichen lang sein, Sie sollten aber bedenken, dass in der Gruppen-Ansicht nicht so viel Platz vorgesehen ist.

Dialog "Kennwort ändern"

Wird die rechte Maustaste geklickt, wenn man sich auf dem BBS-Benutzername befindet, so wird ein Dialog mit u.a. einer Option Kennwort ändern angezeigt.

Wird diese Option gewählt, so wird ein weiterer Dialog angezeigt. In diesem Dialog können Sie das Kennwort für einen Benutzer ändern. Dazu müssen Sie entweder das bisherige Kennwort des Benutzers oder das Administrator-Kennwort kennen.

Das Kennwort kann auch zusätzlich innerhalb des Dialogs der BBS-Benutzereigenschaften geändert werden.

Die einzelnen Dialogelemente haben folgende Bedeutung:

Altes-/ADMIN Kennwort

Geben Sie hier das bisherige Kennwort des Benutzers oder das Kennwort des BBS-Benutzers ADMIN ein (wird bei der Eingabe nicht angezeigt). Beachten Sie, dass dabei auch die Groß-/Kleinschreibung von Bedeutung ist.

Kennwort

Neues Kennwort für den Benutzer (wird bei der Eingabe nicht angezeigt). Beachten Sie, dass dabei auch die Groß-/Kleinschreibung von Bedeutung ist. Mit diesem Kennwort muss sich der Benutzer künftig am System anmelden (Login).

Wiederholung

Wiederholung des neuen Kennworts zur Prüfung der korrekten Eingabe.

Dialog "BBS-Optionen"

Beim Klicken auf können Sie entweder BBS-Grundeinstellungen oder Arbeitsplatzrechte bearbeiten.

BBS-Optionen Einstellungen

Verwenden Sie diesen Dialog, um Einstellungen für die Arbeit mit BBS festzulegen. Darüber können Sie Grundeinstellungen vornehmen, wie z.B. es zulassen, dass die Windows-Kennwörter verwendet werden dürfen. Beim Klicken auf Einstellungen erscheint folgender Dialog:

Die einzelnen Dialogelemente haben folgende Bedeutung:

Diese Datenbank mit BBS schützen

Gibt an, ob das BBS in der ADDISON Software für die momentan geöffnete Datenbank verwendet werden soll (Standard). Wenn diese Option nicht aktiviert ist, können Sie ohne Kennwortschutz und Rechtevergabe mit der momentan geöffneten Datenbank arbeiten. Die Datenbank bleibt jedoch weiterhin gegen Zugriffe durch andere Programme geschützt: Stichwort „Autorisierung“.

Rechte beim Öffnen einer anderen Datenbank automatisch abgleichen

Sorgt bei der Arbeit mit mehreren Datenbanken dafür, dass die Rechte aus der Hauptdatenbank beim Öffnen einer anderen Datenbank automatisch kopiert werden.

Dadurch arbeiten Sie in allen Datenbanken mit den gleichen Benutzern und Gruppen und müssen sich beim Öffnen einer Datenbank nicht mehrfach einloggen (Standard). Wenn Sie diese Option deaktivieren, müssen Sie die Rechte in anderen Datenbanken getrennt verwalten. Dazu können Sie eine Datenbank über den Befehl Datenbank öffnen (Menü Datei) in BBS laden.

Alle Benutzerkonten sind deaktiviert

Wenn Sie diese Option aktivieren, können innerhalb der ADDISON Software keine BBS-Benutzer die Datenbank öffnen. Diese Option kann z.B. vor der Durchführung von Wartungsarbeiten (Prüfung der Datenbank, Aktualisierung der Software usw.) angewandt werden. In dem Fall wird eine entsprechende (Fehler-)Meldung ausgegeben.

Die Option lässt sich dann nur noch mit Hilfe vom Enterprise Management Tool „EMT“ zurücksetzen.

Anmeldung mit Windows-Kennwörtern zulassen

Wenn Sie diese generelle Option aktivieren (Standardeinstellung), werden für die Anmeldung in der Datenbank sowohl das BBS- als auch das Windows-Kennwort des Benutzers akzeptiert mit Ausnahme des BBS-Benutzers ADMIN. In dem Fall kann die Anmeldung nur mit dem BBS-Kennwort erfolgen.

Eine weitere Voraussetzung für die Anmeldung mit dem Windows-Kennwort ist, dass der BBS-Benutzername dem Windows-Benutzernamen entspricht und in der Detailansicht der Benutzerverwaltung der Haken bei „Anmeldung mit Windows-Kennwort nicht zulassen“ nicht gesetzt ist.

Passwortkomplexität für BBS-Kennwörter deaktivieren

Die Komplexitätsanforderung an Kennwörter ist standardmäßig aktiv. Bei einer Neuanlage von BBS-Benutzern oder der Vergabe neuer BBS-Kennwörter bei Änderung werden diese daraufhin geprüft, ob das eingegebene Kennwort folgender Komplexitätsrichtlinie entspricht:

• mind. 12 Zeichen
• ein Großbuchstabe
• ein Kleinbuchstabe
• ein Sonderzeichen ! @ % ( ) { } [ ]
• eine Zahl

Sofern die BBS-Option "Anmeldung mit Windows-Kennwörtern zulassen" aktiviert ist, können auch kürzere Kennwörter zur Anmeldung eines BBS-Benutzers verwendet werden, da diese mittels API-Prüfung z.B. vom Active Directory validiert werden. Bitte beachten Sie hierzu auch den vorstehenden Abschnitt.

Sofern Sie die höhere Komplexitätsanforderung für BBS-Kennwörter nicht nutzen möchten, können Sie diese durch Setzen des Hakens abschalten.

Datenverzeichnisse mit Windowsrechten schützen Wenn Sie diese Option aktivieren, so können Sie Vorkehrungen treffen, um die sogenannten Datenverzeichnisse der ADDISON Software so zu schützen. Nicht jeder Windows-Benutzer kann damit in ein Mandantenverzeichnis reinschauen, wenn er es nicht darf.

Zuletzt geändert am

Zeigt das Datum und die Uhrzeit der letzten Rechte-Änderung in der momentan geöffneten Datenbank an.

Wenn die o.g. Optionen aktiviert sind, ist das Änderungsdatum in allen Datenbanken durch den automatischen Rechteabgleich identisch.

BBS-Optionen Arbeitsplatzrechte

Verwenden Sie diesen Dialog, um den Datenbankzugriff an diesem Arbeitsplatz einzuschränken, sodass diese nur zum Lesen geöffnet wird. Dies kann z.B. im Fall einer Prüfung durch Dritte sinnvoll sein.

Die einzelnen Dialogelemente haben folgende Bedeutung:

Datenbanken an diesem Arbeitsplatz mit Schreibschutz öffnen

Öffnet alle Datenbanken durch die ADDISON Software mit Schreibschutz. Die Daten können somit zwar ausgewertet, aber nicht verändert werden.

Wirtschaftsjahr einschränken

Verhindert den Zugriff auf Daten außerhalb des genannten Zeitraums an diesem Arbeitsplatz.

• Von Datum: Beginn der Einschränkung für das Wirtschaftsjahr.
• Bis Datum: Ende der Einschränkung für das Wirtschaftsjahr.